Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt

Valtiokonttori Ohje Ohje päivitetty 1 (45) Talous ja henkilöstö 20.10.2016 2.12.2015 Dnro VK/44/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt Voimaantulo Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c :n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päivittänyt 11.2.2015 antamansa ohjeen hankinnasta maksuun -prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Kirjanpitoyksikön tulee kehittää talouden suunnittelun, hankintojen ja tilaamisen sekä menojen käsittelyn tehtävien toteutusta hyvien käytäntöjen pohjalta. Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta. Palautteen voi toimittaa osoitteeseen maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liitteet 4a ja 4b: Liite 5: Tiedoksi Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Lomakepohja toimittajainformointiin Lomakepohjat (.doc ja.xlsx) menotositteiden toimittamiseen skannauspalveluun Rondon Kierron syy -kentän hyödyntäminen Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi

2 (45) Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset 1.0 11.2.2015 Ensimmäinen julkaisu 2.0 1.12.2015 Toinen päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa

3 (45) Sisällysluettelo 1 Yleistä... 5 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö... 5 1.2 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat... 6 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä... 8 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun -prosessiin... 10 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta... 10 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa... 14 3 Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu... 16 3.1 Hankintatoimen analysointi... 17 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana... 18 4 Hankintojen kilpailuttaminen... 19 5 Sopimushallinta... 19 5.1 Sopimuksen laadinta... 19 5.1.1 Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot... 19 5.1.1.1 Laskutusosoite... 21 5.1.1.2 Viitetiedot... 21 5.1.1.3 Kohdistustiedot... 21 5.1.2 Verkkolaskuvaade... 22 5.1.3 Verkkolaskun aktivointikampanja... 23 5.1.4 Paperilaskun vastaanotto... 23 5.1.5 Ostolaskujen skannauspalvelu... 23 5.1.6 Muiden menotositteiden käsittely... 24 5.1.7 Hakemusten skannaus... 25 5.1.8 Verkkolaskutilasto... 25 5.1.9 Maksuehdot... 25 5.1.10 Koontilaskujen käyttö... 26 5.2 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 26 5.2.1 Tilha-tilaamisen organisointi... 27 5.2.2 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen... 28 5.2.3 Tuoteluettelotilaukset Catalog Managerilla... 29 5.2.4 Vapaatekstitilaus... 30 5.2.5 Käänteinen ostotilaus... 30 5.2.6 Vastaanottomerkinnän tekeminen... 31 5.2.7 Tilausten seuranta ja raportointi... 32 5.3 Maksuaikakorttihankinnat... 33 6 Menojen käsittely... 35 6.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 35

4 (45) 6.2 Palvelukeskuksen palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä... 37 6.3 Perustietojen ylläpito... 39 6.4 Toistuvien laskujen käsittely... 39 6.4.1 Sopimuskohdistuksen käyttö... 40 6.4.2 Tiliöintikoodin käyttö... 41 6.4.3 Tiliöintimallin käyttö... 42 6.4.4 Muut menotositteet... 42 6.4.5 Tilauksellisten laskujen manuaalikierto... 42 6.4.6 Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut... 43 6.5 Maksuunpano... 44 6.6 Menotiliotteiden käsittely... 45

5 (45) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö Ohje kuvaa hankinnasta maksuun -prosessin hyviä käytäntöjä. Ohje on laadittu Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishankkeessa yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja Hansel Oy:n kanssa. Hyvien käytäntöjen kuvaamisen lähtökohtana on ollut Kieku-toimintamalli ja muiden yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttö (esim. M2 ja Tilha). Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä. Tarkoitus on, että ohjeessa kuvattuja hyviä käytäntöjä hyödynnetään laajasti. Hyvien käytäntöjen tavoitteena on yksinkertaistaa ja sujuvoittaa hankinnasta maksuun -prosessin tehtävien toteutusta kirjanpitoyksiköissä siten, että tehtävät voidaan toteuttaa oikealla laatutasolla nykyistä vähemmällä henkilötyöllä. Tavoitteena on myös kannustaa kirjanpitoyksiköitä keskittämään tehtävien toteutusta ja yhtenäistämään toimintatapoja. Hyvät käytännöt tukevat myös kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden yhteistyötä. Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä mahdollisesti vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Ohjeen kattama prosessikokonaisuus on kuvattu kuviossa 1. Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä on esitetty kohdassa 1.3. Luvussa 2 on kuvattu talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyviä hyviä käytäntöjä, joilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin sujuvuuteen. Hankinnasta maksuun -prosessia käsitellään luvuissa 3-6 kuviossa 1 esitetyn prosessijaon mukaisesti. Hankintojen suunnittelun ja valmistelun osalta luvussa 3 on käsitelty hankintatoimen analysointia ja hankintaluokkiin perustuvaa hankintojen tarkastelua. Hankintojen vuosisuunnittelua, kilpailutuskalenterin suunnittelua ja yksittäisten hankintojen suunnittelua ei käsitellä ohjeessa. Vastaavasti hankintojen kilpailuttamista käsitellään luvussa 4 vain lyhyesti. Sopimushallinta-prosessin osalta luvussa 5 painopisteenä ovat laskutuksen sisällöistä ja ehdoista sopiminen osana sopimuksen laadintaa sekä hyvät käytännöt tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan hyödyntämisessä ja maksuaikakorttihankinnoissa. Ohjeen kohdassa 5.1.6 on ohjeistettu muiden menotositteiden käsittely OpusCapitan skannauspalvelussa. Luvussa 6 on kuvattu menojen käsittelyn hyviä käytäntöjä sekä kehittämisen painopistealueita kirjanpitoyksiköissä. Menojen käsittelyn osalta tarkastelun lähtökohtana on ostolaskujen (veloitus- ja hyvityslasku, korkolasku ja maksumuistutus) käsittely.

6 (45) Kuvio 1. Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa käsiteltävä prosessikokonaisuus 1.2 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat Taloushallinnon hankinnasta maksuun kehittämisprojektin tuotosten toimeenpano on nostettu pääministeri Juha Sipilän hallituksen strategisessa ohjelmassa yhdeksi välittömäksi sopetustoimeksi. Toimenpiteiden tuottavuuspotentiaaliksi on arvioitu 140 293 henkilötyövuotta. 1 Lisäksi hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohtana ovat valtiovarainministeriön asettamat strategiset tavoitteet. Kehittämistä ohjaavat Valtiokonttorin aiemmin antamat ohjeet ja valtiovarainministeriön hankintatoimea koskevat linjaukset. Valtiovarainministeriö on asettanut hankinnasta maksuun -prosessin valtion taloushallinnon strategiassa 2 keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä. Hankinnasta maksuun -prosessin sujuvoittamisessa kirjanpitoyksiköillä on merkittävä rooli, sillä valtaosa prosessiin sitoutuvasta työstä tehdään kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessin 1 Hallituksen julkaisusarja 10/2015: Ratkaisujen Suomi pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma 29.5.2015 (http://valtioneuvosto.fi/documents/10184/1427398/ratkaisujen+suomi_fi_yhdistetty_netti.pdf/801f523e-5dfb- 45a4-8b4b-5b5491d6cc82) 2 Valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3a (http://vm.fi/documents/10623/1107144/taloushallintostrategia_julkaisu_7_2014.pdf/44da5c98-6a64-4a51-ac48- ad98314b683f)

7 (45) kehittämisessä on strategian tavoitteiden mukaisesti huomioitava mahdollisuudet palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamiseksi 3. Valtiokonttori on antanut aiemmin hankinnasta maksuun -prosessin osalta erillisiä ohjeita menojen käsittelystä (esim. maksuliike, laskujen välityspalvelut, maksamisratkaisun käyttöönotto). Annetut ohjeet on koottu liitteeseen 1, johon on listattu myös muuta prosessia ohjaavaa normistoa. Valtion hankintatoimen yleiset tavoitteet ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet on tuotu esille valtion hankintastrategiassa 4. Valtion konsernitason hankintastrategian päämääränä on muun muassa selkeyttää ja vahvistaa hankintatoimen ohjausmallia, vahvistaa hankintojen suunnitelmallisuutta ja kannustaa virastotasolla tapahtuvaan hankintatoimen tehtävien keskittämiseen ja osaamisen kehittämiseen. Valtion hankintakäsikirjan 5 tarkoituksena on puolestaan toimia sekä hankintaohjeiden sisältöä, hankinnan menettelyitä ja toimintatapoja yhtenäistävänä mallina että valtionhallinnon hankintatoimen konserniohjauksen välineenä. Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä on lisäksi huomioitava valtioneuvoston periaatepäätös 4.2.2010 6. Päätöksessä edellytetään, että ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee käynnistää tarvittavat toimenpiteet hankintojen organisoinnin ja ohjauksen tehostamiseksi sekä nimetä hankintatoimen vastuutaho organisaatiossaan. Päätöksessä todetaan myös tavoite konsernipalveluiden käytön voimakkaasta lisäämisestä valtionhallinnossa. Tavoite koskee muun muassa Hansel Oy:n yhteishankintasopimusten hyödyntämistä. Valtion hankintatoimen kehittämisen ja tehostamisen osalta päätöksessä on tavoitteeksi asetettu tilaustenhallintajärjestelmä Tilhan käyttöönotto (Puolustusvoimissa on käytössä oma SAP-järjestelmä) ja käytön laajuus siten, että hankintayksiköt tekevät kaikki tavarahankinnat ja yli puolet palveluhankinnoista käyttöönottamansa sähköisen tilaustenhallinnan järjestelmän kautta jo vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi päätöksessä nostetaan esille sähköisen tilaustenhallinnan käyttöönoton ja laskujen automaattisen täsmäyttämisen edellyttävän, että virastot ja laitokset uudistavat ja ottavat käyttöön tilaustenhallinnassaan järjestelmän tilausprosessia tukevan toimintamallin. Kirjanpitoyksikön on toimintatapojen kehittämisessä huomioitava myös taloushallinnon prosessien keskinäiset riippuvuudet sekä niiden yhteys hankintatoimeen. Toiminnan kehittämisen tulee tapahtua kokonaisuus huomioiden siten, ettei yhden prosessin tehostaminen heikennä toisen prosessin laatua tarpeettomalla tavalla. Taloushallinnon ja hankintatoimen kehittäminen edellyttää kirjanpitoyksikössä keskustelua siitä, millaista taloustietoa prosessien on tuotettava johtamisen 3 Valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3 (http://vm.fi/documents/10623/1107144/taloushallintostrategia_julkaisu_7_2014.pdf/44da5c98-6a64-4a51-ac48- ad98314b683f) 4 Valtiovarainministeriön julkaisuja 35/2009: Valtion hankintastrategia (http://vm.fi/documents/10623/307565/valtion+hankintastrategia+35_2009/cc679a8b-fe34-4c05-9ece- 8bac1a1f210c) 5 Valtiovarainministeriön julkaisuja 35/2009: Valtion hankintakäsikir- ja(http://vm.fi/documents/10623/307565/valtion+hankintak%c3%a4sikirja+2010/a02ceb72-d9c8-41e2-aed1-5de219b1c433) 6 Valtioneuvoston periaatepäätös valtion pysyvien toimintamenosäästöjen ja muiden vuoden 2010 erillisten toimintamenosäästöjen aikaansaamisesta 4.2.2010

8 (45) tueksi, ja miten näitä tietoja hyödynnetään. Se edellyttää talous- ja hankintatoimen asiantuntijoiden sekä johdon yhteistyötä mm. tarvittavan seurantatason määrittämiseksi. Sekä taloushallinnon että hankintatoimen toiminta- ja organisointitapoja tulee arvioida ja tarkastella kokonaisuuden johtamisen näkökulmasta. Toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin kehittämistä tukee se, että taloushallinnon ja hankintatoimen prosesseista vastaavat henkilöt on kirjanpitoyksikössä nimetty ja heidän toimintavaltuutensa varmistettu. 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä Hyvistä käytännöistä on esitetty yhteenveto alla taulukossa 1. Taulukossa on myös sisäiset linkit ohjeeseen. Hyvä käytäntö ja linkki ohjeeseen Talouden suunnittelu ja seuranta Esimerkkejä sisäisen budjetoinnin keventämisestä Tukitoimintojen menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Seurantakohteiden käyttöönoton ja käytön periaatteet Uusien seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti Seurantakohteiden käytön laajuuden tarkastelu Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintatoimen analysointi hankintaluokittain Tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Sopimushallinta Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden varmistaminen Lomake toimittajayhteistyöhön (ohjeen liite 3) Verkkolaskun vastaanoton seuranta Paperilaskuja ei skannata kirjanpitoyksiköissä tai Palkeissa Perusteet ostolaskujen skannauspalvelun käytölle Muiden menotositteiden toimitus skannauspalveluun Maksuehdon tulee olla 21 päivää Koontilaskujen käsittely Tilhan hyödyntäminen Tilhan käytön kehittäminen Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Tuoteluettelotilaukset Catalog Managerilla Vapaatekstitilaukset Käänteinen ostotilaus Vastaanottomerkinnän tekeminen Tilha-raportoinnin hyödyntäminen Maksuaikakorttihankinnat Maksuaikakorttihankintojen suositellut tuote- ja palveluryhmät Henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien käyttö Tiliöintikoodin hyödyntäminen korttiyhtiön laskuilla Menojen käsittely Menojen käsittelyn tavoitteiden määrittäminen, kehittämisen projektointi sekä menojen käsittelyn tehtävien keskittäminen Palvelukeskuksen perus- ja lisäpalveluiden hyödyntäminen Rondon reititysryhmien hyödyntäminen Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotto Sopimuskohdistuksen käytön seuranta Henkilökohtaisten tiliöintimallien muuttamien järjestelmätasoisiksi malleiksi ja mah-

9 (45) Hyvä käytäntö ja linkki ohjeeseen dollisesti yhdistäminen tiliöintikoodiin Järjestelmätasoisten tiliöintimallien käyttö Manuaaliseen kiertoon tulevien tilauksellisten laskujen käsittely Esimerkki kokoustarjoilulaskujen käsittelyn sujuvoittamisesta Automaattitiliöintisääntöjen käyttäminen menotiliotteilla Taulukko 1. Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä

10 (45) 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun - prosessiin Tässä luvussa tarkastellaan talouden suunnittelun ja seurannan yhtymäkohtia hankinnasta maksuun -prosessiin. Tarkastelu on tarpeen, sillä talouden suunnittelussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat oleellisesti siihen, miten hankintoja ja tilaamista toteutetaan, ja miten toiminnasta aiheutuvat menot käsitellään. Vastaavasti talouden seurannan toimintatavat vaikuttavat esimerkiksi Tilhatilauksien ja ostolaskujen tiliöinteihin. 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Kirjanpitoyksikön talouden suunnittelun tulee perustua talousarviolakiin ja - asetukseen sekä valtiovarainministeriön antamiin talousarvion laadintaa ja soveltamista koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin (www.vm.fi). Valtiovarainministeriön ohjeita täydentävät hallinnonalakohtaiset ohjeet. Seuraavassa tarkastellaan talouden suunnittelun kehittämistä sisäisen budjetoinnin osalta. Tarkastelu perustuu taloushallintonäkökulmaan, mutta samalla on hyvä tunnistaa kirjanpitoyksikössä käytetyt menettelyt hankintasuunnitelman laadinnassa. Valtion hankintastrategiassa ja hankintakäsikirjassa todetaan, että viraston hankinnat tulisi perustaa vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan ja sen laadinta tulisi kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Kirjanpitoyksikön sisäinen budjetti ja hankintasuunnitelma ohjaavat määrärahan käyttöä ja vaikuttavat siten hankintojen toteuttamiseen, tilaamiseen ja menojen käsittelyyn. Tilha-tilaamisen ja menojen käsittelyn tehtävien järjestämisen osalta on lisäksi ratkaisevaa, miten kirjanpitoyksikön sisäisissä päätöksissä, kuten taloussäännössä ja työjärjestyksessä, on ratkaistu toimivalta ja tehtävien organisointi näissä asioissa. Sisäistä budjettia laadittaessa tulee tarkastella, miten budjetoinnilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin toimintatapojen kehittämiseen. Samalla kirjanpitoyksikön toimivaltapäätöksiä on tarkasteltava tästä näkökulmasta. Sisäisessä budjetoinnissa tulee tunnistaa mahdollisuuksia: keventää sisäistä budjetointia (seurantakohteiden suppeampi käyttö suunnittelussa) yksinkertaistaa tilausten ja laskujen tiliöintejä vähentää käsiteltävien laskujen määrää keskittää laskujen käsittelyä tiliöinnin, asiatarkastamisen ja/tai hyväksymisen osalta keskittää hankintoja ja/tai tilaamista. Sisäisen budjetoinnin keventämistä tulee lähestyä varmistamalla, että suunnittelua tehdään tarpeellisella tarkkuustasolla seurantakohdemallia hyödyntäen. Käytännössä keventäminen tarkoittaa, että sisäistä budjetointia tehdään suppeammalle määrälle seurantakohteita. Tällöin määrärahoja budjetoidaan esimerkiksi harvemmille toimintayksiköille.

11 (45) Kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida, ettei Kiekuun määritellyn organisaatiorakenteen tarvitse ohjata sisäistä budjetointia eli budjetointia voidaan tehdä suppeammalle määrälle toimintayksiköitä. Tällöin raportoinnissa seurataan toimintojen kustannuksia (ei pelkästään toimintayksikön kustannuksia). Seuraavat esimerkit kuvaavat, miten sisäistä budjetointia voidaan keventää, ja mitkä ovat sen vaikutukset Tilha-tilaamiselle ja menojen käsittelylle. Esimerkki 1. Kirjanpitoyksikön työterveyshuollon menot on jaettu sisäisessä budjetoinnissa viidelle toimintayksikölle. Ostolaskujen käsittelyssä täytyy palveluntuottajalta saada oma lasku kullekin toimintayksikölle tai vaihtoehtoisesti koontilasku tulee tiliöidä viidelle eri yksikölle. Mikäli eri yksiköiden työterveyshuollon kuluja ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti, kiertää koontilasku käsiteltävänä viidessä toimintayksikössä. Vaihtoehtoinen tapa on budjetoida kaikki työterveyshuollon menot yhdelle toimintayksikölle. Tällöin palveluntuottajalta tarvitaan vain yksi ostolasku, joka voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (tiliöintikoodin avulla). Samalla laskun käsittely voidaan tehdä keskitetysti myös asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta (ostolaskun kierto lyhenee). Esimerkki 2. Kirjanpitoyksikön muut kuin täyttöpalvelusopimukseen sisältyvät toimistotarviketilauksien menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille. Tilauksia ja laskuja on käsitelty kaikissa yksiköissä. Suhteutettuna kokonaismenoihin tilausten yhteenlaskettu arvo ei ole merkittävä. Vaihtoehtoinen tapa on tehostaa Tilhan käyttöä ja samalla keskittää menojen budjetointi esimerkiksi hallintoyksikölle. Täyttöpalvelusopimusta täydentävät toimistotarviketilaukset voidaan tehdä keskitetysti hallintoyksikössä Tilhalla, jossa tilaukset tiliöidään vain yhdelle toimintayksikölle ja toiminnolle. Kirjanpitoyksikkö pystyy vielä vähentämään prosessiin kuluvaa aikaa ottamalla käyttöön Tilhan tilaussuunnitelman, jolloin tilausten tiliöintikerrat ja hyväksymiskierrot vähenevät. Esimerkki 3. Kirjanpitoyksikön puhelinpalveluihin liittyvät menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille ja kukin yksikkö on käsitellyt puhelinmenot omilla laskuillaan. Tiliöintikäytännöt ovat vaihdelleet yksiköissä. Vaihtoehtoinen tapa on muuttaa puhelinmenojen budjetointi siten, että menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle (hallintoyksikkö). Toimittajalta pyydetään yksi koontilasku aiempien erillisten toimintayksikkökohtaisten laskujen tilalle. Koontilasku tiliöidään yhdelle toimintayksikölle ja yhdelle toiminnolle (tiliöintikoodin avulla). Koontilasku asiatarkastetaan ja hyväksytään hallintoyksikössä. Toimintatavan muutoksella käsiteltävien laskujen määrä vähenee ja tiliöinnit yhtenäistyvät ja yksinkertaistuvat. Yleisesti talouden suunnittelussa tulisi yhtenä lähtökohtana olla se, mitä tietoa tarvitaan toiminnan johtamisessa. Talouden suunnittelussa ja seurannassa tulisi siirtyä perinteisestä kustannuspaikka-ajattelusta (toimintayksikön menojen ja tulojen seuranta) kohti toiminnan lopputulosten kustannusten seurantaa. Kirjanpitoyksikön sisäisen budjetoinnin menettelyjen uudelleen tarkastelu voi vaikuttaa positiivisesti myös määrärahan käytön seurannan ja määrärahan käytön ennustamisen sujuvuuteen ja laatuun, mikä edelleen kehittää kirjanpitoyksikön taloudenhallintaa.

12 (45) Sisäisen budjetoinnin keventämisessä tulee arvioida vaihtoehtoisia toimintatapoja aiheuttamisperiaatteen ja tiedon taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmista. Arvioinnissa on pyrittävä tunnistamaan aiheuttamisperiaatteen noudattamisen taso, joka on toimintaan nähden riittävä ja on saavutettavissa mielekkäällä henkilötyöpanoksella. Arviointia voi tehdä esimerkiksi suhteuttamalla tarkastelussa olevaa menoerää kokonaiskustannuksiin ja tarkastelemalla, millainen vaikutus menoerän käsittelytavan muutoksella olisi kustannuslaskentaan. Mikäli budjetoinnin ja menojen käsittelyn muutokset johtavat merkittäviin muutoksiin talouden seurannassa ja raportoinnissa, on muutosten vaikutuksia hyvä käsitellä toimintaa ohjaavan ministeriön kanssa. Sisäistä budjetointia kevennettäessä tarkoituksena on, että suppeammalle seurantakohdejoukolle kirjattavien menojen tarkempi kohdennus toteutetaan kirjanpitoyksikön sisäisen laskennan keinoin osana kustannuslaskentaa. Toimintatavassa on lähtökohtana se, ettei kaikkea taloustietoa tarvitse tuottaa kirjanpidon avulla. Kirjanpitoyksikön on budjetoinnissa, menojen käsittelyssä ja kustannuslaskennassa huomioitava mahdollisen yhteisrahoitteisen toiminnan ja maksullisen toiminnan asettamat vaateet. Samalla on kuitenkin huomioitava se, voidaanko esim. yhteisrahoitteisen ja toimintamenorahoitteisen toiminnan osalta menetellä osin eri tavoin talouden suunnittelussa ja seurannassa. Tukitoimintojen sisäinen budjetointi kevyeksi Tukitoimintojen osalta sisäistä budjetointia suositellaan kevennettäväksi siten, että budjetointi tehdään vain yhdelle toimintayksikölle ainakin alla taulukossa 2 lueteltujen menojen osalta, ellei kirjanpitoyksiköllä ole perusteltua syytä toisenlaiselle toimintatavalle. Taulukkoon on merkitty myös todennäköisin yhteisen seurantakohdemallin mukainen tukitoiminto, jolle meno kohdennetaan, mikäli se käsitellään tukitoimintojen kustannuksena. Tarkastelussa tulee huomioida, että Kieku-toimintamallissa toimitilakulut kirjataan kiinteistökohtaisille kustannuspaikoille. Meno Toimitilojen vuokrat Lämmitys, sähkö ja vesi Siivouspalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelut Toimistokalusteet Postikulut Puhelinkulut Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Työasemakustannukset Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999630000 Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut (9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki) 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki Polttoaineet 9999698000 Muut tukitoiminnot (9999693000 Logistiikka / ydintoiminta) Työterveyspalvelut ja niihin liittyvät palautukset 9999614000 Työterveyshuolto

13 (45) Meno Virkistyspalvelut Koulutuspalvelut Työsuhdematkaliput Vaatteisto Turvallisuusselvitykset Rekrytointiin liittyvät menot, kuten lehti-ilmoitukset ja soveltuvuusarvioinnit Viestintämenot kokonaan tai osittain (esim. intranet, kotisivut, painatuspalvelut) Palkeilta ostetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta 9999615200 Koulutus oppilaana 9999613000 Palvelussuhteen hallinta 9999698000 Muut tukitoiminnot / ydintoiminta 9999630000 Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 9999613100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen 9999660000 Viestintä 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät, 9999616000 Muut henkilöstöhallinnon tehtävät, 9999645000 Tukitoimintojen tietojärjestelmät Taulukko 2. Tukitoimintojen kustannuksina käsiteltävien menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Arvioitaessa sisäisen budjetoinnin keventämismahdollisuuksia voidaan tarkastelun lähtökohdaksi ottaa myös se, voiko toimintayksikkö aidosti vaikuttaa menon määrään (harkinnanvaraisten menojen budjetointi substanssitoiminnan toimintayksikölle) vai määräytyykö meno muilla perusteilla (ns. pakollisten menojen budjetointi hallintoyksikölle). Ensimmäisen vaihtoehdon osalta esimerkkinä voidaan pitää joissakin tapauksissa matkustusmenoja ja toisen osalta työterveyshuoltomenoja. Myös kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan sisäistä budjetointia on mahdollista tarkastella keventämisen näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan menettelyä, jossa substanssitoiminnan budjetti keskitetään yhdelle toimintayksikölle, eikä budjettia jaeta usealle toimintayksikölle (vastuualueelle). Tällöin budjetoinnissa suunnittelu tehdään toimintojen avulla ja toimintayksiköt vastaavat ydintoiminnoille kohdistettavista kustannuksista. Kuvattu budjetointitapa yksinkertaistaa Tilha-tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä siten, että substanssiyksikön tilaukset/ostolaskut voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (toiminnot eritellään tarvittaessa eri tiliöintiriveille). Menettely yksinkertaistaa myös mm. ostolaskujen viitetietoja ja niiden ilmoittamista toimittajalle. Substanssitoiminnan budjetoinnin keventämisen esimerkkeinä voidaan käyttää esimerkiksi yhteiskäyttöisten järjestelmien lisenssimaksuja, jotka voidaan budjetoida ja tiliöidä yhdelle toimintayksikölle. Toisena esimerkkinä voidaan pitää matkustusmenojen budjetoimista aiempaa harvemmalle toimintayksikölle (jos ei koko kirjanpitoyksikkö, niin muu mielekäs kokonaisuus) kuitenkin siten, että toteumat voivat kirjaantua useammalle toimintayksikölle (matkatilin ja henkilökohtaisen maksuaikakortin käytön kulujen tiliöinti M2-ohjelmassa matkalaskuina). Tässä toimintatavassa suunnittelu ja budjetointi tehdään vain kerran ja seurannassa voidaan hyödyntää toimintayksikkökohtaisia toteumia. Toimintamalli voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun matkustusmenot ovat vähäiset. Voi myös pohtia sitä, onko matkustukseen liittyviä menoja tarpeen jakaa tiliöintien kautta esim. eri projekteille.

14 (45) 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikkö ottaa käyttöön rakenteeltaan yhteisen seurantakohdemallin, joka korvaa aiemmat tilipuitteet. Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ja hierarkioita. Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- että hallinnonalatasoilla. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat tuki- ja ohjaustoiminnot, palkallisen poissaolon toiminnot, liikekirjanpidon tilit, talousarviokirjanpidon tilit, alue/kunta ja kumppani. Kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ovat toimintayksikkö, toiminto, suorite, projekti, valtuus, seurantakohde 1 ja seurantakohde 2. Seurantakohteiden käyttöön liittyvä tukimateriaali ja voimassa olevat tilikartat löytyvät valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirjasivuilta. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriön tulee koordinoida hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Näin toimittaessa luodaan riittävä yhtenäisyys ja yhteisymmärrys seurantakohteiden hyödyntämisestä hallinnonalalla esim. raportoinnissa ja tulosohjauksessa. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Seurantakohteet tulisi pitää olennaisella tasolla ja yksinkertaisina. Kaikkia eri seurantakohteita ei pidä ottaa käyttöön, jos tämä ei ole tiedon tuottamisen näkökulmasta välttämätöntä. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti palvelukeskuksessa. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Sisällön suunnittelussa on keskeistä tunnistaa yhdessä johdon kanssa, millaisia asiakokonaisuuksia (mitä tietoja) on tarpeen seurata ja mikä on mielekkäin seurantatapa (esim. kirjanpito, työajat, kustannuslaskenta). Samalla on arvioitava, mitkä seurantatarpeista ovat pitkäaikaisia, ja mitkä tarpeet on mahdollista täyttää kertaluonteisella raportoinnilla hyödyntäen Kieku BI-raportointia. Kirjanpitoyksikön seurantakohdepuitteiston loogisuus ja kirjausten yksinkertaisuus vaikuttaa taloushallinnon tehtäviin sitoutuvaan työpanokseen. Lisäksi seurantakohdemallin käyttötavoilla on vaikutusta: tiliöintirivien määrään (mm. Tilha-tilaukset, osto-, kulu- ja matkalaskut) tiliöintien laatuun (vähemmän korjaustositteita kirjanpitoon) työaikakirjausten helppouteen ja laatuun (vähemmän korjauksia ajanhallintaan) sisäisen laskennan ja raportoinnin toteuttamisen sujuvuuteen ja automaation lisäämiseen valtionhallinnon yhteisen kustannusten kohdennusmallin soveltamiseen Esimerkiksi arvioitaessa työajan kirjaamisessa käytettäviä toimintoja, on tunnistettava, ettei ole tarpeen seurata kirjanpitoyksikön kaikkia yksittäisiä tehtä-

15 (45) viä. Mielekkäämpää on tunnistaa riittävä seurantataso ja muodostaa seurattavia toimintokokonaisuuksia. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden ja yhtenäisyyden kannalta on myös tärkeää, ettei kirjanpitoyksiköihin muodostu liian yksityiskohtaista tai monimutkaista laskentakoodistoa. Tämän vuoksi kirjanpitoyksikön tulee käyttää valtion yhteisiä ohjaus- ja tukitoimintoja. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa lisäksi omia ohjaus- ja tukitoimintojen lisäjaotteluja yhteiseen hierarkiaan. Seurantakohteita koskevia periaatteita Jotta seurantakohdepuitteisto mahdollistaa toiminnan riittävän seurannan ilman, että sen laajuus vaikeuttaa taloustiedon tuottamista ja hyödyntämistä, niin seurantakohteita käyttöönotettaessa ja käytettäessä kirjanpitoyksikössä tulee noudattaa seuraavia periaatteita: Mieluummin vähemmän, kuin enemmän seurantakohteita (ainakin käyttöönoton yhteydessä). o Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. o Seurannassa hyödynnetään seurantakohdekombinaatioita. Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon (seurantakohteiden puhtaus). Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on alku ja loppu. Lisäksi seurantakohdemallin rakentamisessa on huomioitava, että: ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita, samaan toimintoon voi liittyä useampi saman tyyppinen suorite (suoriteryhmä), koodien määrittely tehdään alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). Seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti Edellä kuvattujen periaatteiden toteutumisen varmistamiseksi seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen on kirjanpitoyksiköissä syytä noudattaa mallia, jossa uusien seurantakohteiden tilaaminen tehdään keskitetysti taloushallintoyksikön toimesta. Seurantakohdemallin hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että taloushallintoyksikkö voi tarvittaessa kyseenalaistaa kirjanpitoyksikön sisältä esitettyjen seurantatarpeiden toteuttamisen seurantakohteiden lisäyksillä. Seurantatarve voi olla mahdollista ratkaista esimerkiksi seurantakohdekombinaatioita hyödyntämällä tai seurantatarvetta ei ole järkevää toteuttaa kirjanpidon kautta.

16 (45) Seurantakohteiden käytön laajuuden säännöllinen tarkastelu Kirjanpitoyksikön tulee seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen tarkastella seurantakohteiden käytön laajuutta säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Eri seurantakohteiden tai seurantakohdekombinaatioiden kirjanpidon ja työaikojen toteuma voi tuoda esille tarpeita keventää seurantakohdepuitteistoa, siirtää seurannan painopistettä tai luopua joistakin seurantakohteista. Toteumien tarkastelu tukee taloushallinnon ja johdon välistä keskustelua seurantaan kohdistuvista tarpeista. 3 Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun tehtäviä ja menettelytapoja on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa 7, minkä lisäksi kirjanpitoyksiköissä noudatetaan oman organisaation hankintaohjeita. Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun kehittämistoimenpiteitä on kuvattu tarkemmin käynnissä olevassa valtion hankintatoimen kehittämishankkeessa (HANKO-hanke) ja sen osa-alueita 1 ja 2 koskevassa väliraportissa, joka on julkaistu kesäkuussa 2015. HANKO-hankkeessa viraston hankintojen ohjauksen keskeisiksi toimenpideehdotuksiksi on nostettu kolme toimenpide-ehdotusta: virastojen hankintatoimen ohjaus, tarkoittaen sitä, että jokaiseen virastoon on nimettävä hankintatoimesta vastaava henkilö ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät. Toinen keskeinen ehdotus koskee viraston hankintatoimen nykytilan selvittämistä ja analysointia. Hankintalain uudistuksen edellyttämien sähköisten menettelyjen käyttöönottamiseksi viraston on selvitettävä oman yksikkönsä hankintatoimen osalta hankintatoimen taustatiedot. Kolmas toimenpide-ehdotus koskee virastojen määräraharaporttien hyödyntämistä. Viraston on kvartaaleittain seurattava hankintaan liittyvien määrärahojen käyttöä Netra-hankintaraporttien avulla. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu voi sisältää hankintamäärärahojen vuosisuunnittelun, kilpailutuskalenterin suunnittelun sekä yksittäisten hankintojen suunnittelun ja valmistelun. Hankintojen suunnittelussa on keskeistä ensin kartoittaa ja kerätä viraston eri yksiköiden hankintatarpeet, priorisoida ne kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella tärkeysjärjestykseen ja muodostaa sitten niiden perusteella viraston hankintasuunnitelma. Kun hankintasuunnitelmaa laaditaan ja päätetään, mihin kohteisiin hankintoihin myönnettyjä määrärahoja käytetään, otetaan huomioon myös voimassa olevista sopimuksista aiheutuvat pakolliset menot. Hankintasuunnitelma täydennetään kilpailutuskalenteriksi ajoittamalla tulevat kilpailutukset tasaisesti koko vuodelle. Hankintojen suunnittelulla on myös yhteys kohdassa 2.1. käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin kehittämiseen siten, että hankintasuunnitelma perustuu sisäisessä budjetoinnissa yksiköihin jaettuihin määrärahoihin ja sisäisen budjetoinnin kehittämisessä esitetyt keskittämisen näkökulmat tukevat myös hankintojen suunnittelua ja toteutusta. Seuraavassa on tarkasteltu hankintatoimen analysointia ja hankintojen luokittelua, joilla voidaan tukea hankintojen suunnittelua. 7 Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010: Valtion hankintakäsikirja (http://vm.fi/documents/10623/307565/valtion+hankintak%c3%a4sikirja+2010/a02ceb72-d9c8-41e2-aed1-5de219b1c433)

17 (45) 3.1 Hankintatoimen analysointi Osana hankintojen suunnittelua ja Tilhan käytön laajentamista kirjanpitoyksiöitä suositellaan tekemään analyysia hankintatoimesta tarkastelemalla eri hankintaluokkien painoarvoa, toimittajien määrää hankintaluokittain ja laskujen määrää toimittajittain. Kieku-toimintamallissa analyysiin tarvittavat tiedot on saatavilla BI-raportoinnin avulla. Tietoja on hyvä tarkastella hyödyntäen esim. LKP-tilien rajausta, jotta käsiteltävien tietojen määrä ei kerralla kasva liian suureksi. Kiekun BI-raporttia ajettaessa (esim. seuranta- ja vertailuraportti suppea) valitaan ensin tarkasteltava ajanjakso ja toimintayksiköt. Avautuvalla raportilla valitaan halutut suodatukset, kuten TAKP- ja LKP-tilit. Seuraavaksi raportille lisätään toimittaja-tieto. Ostolaskujen lukumäärä toimittajittain saadaan näkyviin siirtymällä liikekirjanpidon rivit -tasolle ja valitsemalla avautuvassa uudessa ikkunassa raportille ensin toimittaja-tieto ja suodattamalla tositelaji-tiedosta näkyviin Rondo ostolaskut. Tietojen lajitteluperusteita on helppo muuttaa BIraportilla, minkä jälkeen tiedot voi siirtää Excel-taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten. Seuraavassa taulukossa on esitetty kuvitteellinen esimerkki BIraportilta poimittavista tiedoista. LKP LKP Nimi Toimittajia (kpl) Laskuja (kpl) 43920000 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 150.000 25 56 43300000 Koulutuspalvelut 75.000 15 140 43210000 Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut 15.000 8 15 40020000 Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet 5.000 5 90 Taulukko 3. Esimerkki hankintojen analysoinnista Kiekun BI-raportoinnin tietoihin pohjautuen Tarkastelun avulla kirjanpitoyksikkö voi tunnistaa euromäärältään suurimmat hankintaluokat, euromäärältään suurimmat toimittajat ja ostolaskuja lähettävien toimittajien määrän hankintaluokittain. Tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa avaintoimittajat sekä erilaisia hankintatoimen kehitystarpeita, kuten hankintojen keskittämisen tarve jossakin hankintaluokassa (LKPtiliryhmässä). Tarkastelu tuo tärkeää tietoa myös menojen käsittelyn kehittämisen tueksi, sillä sen avulla on mahdollista tunnistaa esimerkiksi eniten laskuja lähettävät toimittajat. Analyysissa yhden toimittajan lähettämää laskumäärää voi suhteuttaa toimittajan euromääräiseen painoarvoon. Tarkastelun tietoja voidaan hyödyntää sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotossa menojen käsittelyn kehittämiseksi (ks. kohta 6.4.1). Edellä kuvattua Kieku BI-raportointiin perustuvaa analysointia voi täydentää vertaamalla sen tietoja Tilhan raportoinnin tietoihin, jolloin on saatavissa kuva mm. Tilhan käytön laajuudesta hankintaluokittain ja toimittajittain. Tilhassa on käyttöönotettavissa Analytics-raportit. Käytettävissä olevat raportit on kuvattu kohdassa 5.3.1. Edellä esitettyyn kirjanpidon tietoihin kirjanpitoyksikkö voi analyysissään yhdistää tietoja Tilhasta esim. ostot lkp-tileittäin raportilta, minkä jälkeen on mahdollista analysoida Tilha-tilauksien osuutta kaikista tar-

18 (45) kasteltavan LKP-tilin hankinnoista ja verrata Tilha-toimittajien ja kaikkien toimittajien lukumääriä. 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Kirjanpitoyksiköiden hankintojen tekemisen ja tilaamisen tapoja on hyvä tarkastella hankintaluokittain. Tarkastelussa voidaan tunnistaa hankintaluokittain mahdollisuudet Hanselin puitesopimusten, maksuaikakorttihankintojen ja Tilha-tilaamiseen hyödyntämiseen. Samalla hankintaluokittain on arvioitavissa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytön hyödyntäminen menojen käsittelyssä (ks. kohta 6.4.1.) Valtiokonttori on laatinut kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi taulukon, johon on koottu suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (liite 2). Taulukossa hankintojen luokittelu pohjautuu unspsc-luokitukseen, joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Taulukkoon on merkitty hankintaluokkien kohdalle mahdollinen Hanselin puitesopimus sekä suositus siitä, tulisiko kirjanpitoyksikön hankintaluokkaan kuuluvat ostot tehdä Tilhalla. Taulukkoon on merkitty myös ne hankintaluokat, joiden kohdalla laskujen käsittely sopimuskohdistuksella on todennäköistä. Lisäksi taulukkoon on merkitty suositukset maksuaikakorttihankinnoista ja tiliöintikoodin käytöstä. Tarkoituksena on, että kirjanpitoyksikkö kehittäisi hankintatoimeaan liitteessä 2 esitettyjen suositusten mukaisesti. Mikäli Tilhan käytön laajentaminen ja laskujen käsittely tilauksellisina laskuina ei ole jonkin hankintaluokan kohdalla mahdollista, tulee kirjanpitoyksikön selvittää mahdollisuudet hyödyntää tiliöintikoodia ja siihen liittyvää tiliöintimallia menojen käsittelyn sujuvoittamiseksi. Keskeistä on, että kirjanpitoyksikkö tunnistaa hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen laskujen käsittelyyn (kuvio 2). Hankinta- ja tilaustavalla voidaan vaikuttaa siihen, miten paljon ostolaskuja tulee käsiteltäväksi, ja miten laskujen käsittelyä voidaan automatisoida. Ostolaskujen eri käsittelytapoja on kuvattu luvussa 6. Kuvio 2. Hankinta-/tilaustavan vaikutus laskujen käsittelyyn

19 (45) 4 Hankintojen kilpailuttaminen 5 Sopimushallinta 5.1 Sopimuksen laadinta 5.1.1 Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot Hankintojen kilpailuttamista käsitellään tässä ohjeessa vain lyhyesti, lähinnä Tilhan näkökulmasta. Hankintojen kilpailuttamista on ohjeistettu Valtion hankintakäsikirjassa 8 ja kirjanpitoyksikön omissa hankintaohjeissa. Lisäksi kilpailuttamiseen liittyvää tietoa on saatavilla Työ- ja elinkeinoministeriön kotisivuilla (www.tem.fi) sekä valtiovarainministeriön valtion hankintatoimea koskevista julkaisuista (www.vm.fi). Tilhaa koskeva dokumentaatio kilpailutusasiakirjoihin Hankintojen kilpailutuksissa kirjanpitoyksiöiden tulee lainsäädännön ja yleisten ohjeiden lisäksi huomioida sopimuskauden aikana toimittajalta vaadittavat Tilhan käyttöön liittyvät toimenpiteet liittämällä Tilhaa koskeva dokumentaatio kilpailutusasiakirjoihin. Kirjanpitoyksikkö voi käyttää tässä apuna Valtiokonttorin julkaisemaa Tilha_liite_kilpailutukseen -dokumenttia, joka on saatavissa Paperiton-ekstranetista. Liitteessä on vaatimukset Tilhan toimittajaportaaliin rekisteröitymisestä, tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) toimittamisesta sekä tarvittavista laskutustiedoista. Kirjanpitoyksikkö voi muokata mallipohjaa omien tarpeidensa mukaisesti esimerkiksi sen osalta, vaatiiko kirjanpitoyksikkö toimittajalta toimittajaportaalin käyttöä. Ohjeessa käsitellään sopimuksen laadintaa vain siltä osin, kuin sillä voidaan vaikuttaa menojen käsittelyn sujuvuuteen. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksesta, maksuehdoista ja myös tarvittaessa Tilhan käytöstä riittävän yksityiskohtaisesti. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tulee varmistaa, että tavaroiden tai palveluiden toimittaja on maksanut veronsa ja hoitanut työnantajavelvoitteensa. Laskutusehdoista sovittaessa on keskeistä sopia myös laskulle tarvittavista tiedoista, kuten tiliöintikoodista ja tilaus- tai sopimusnumerosta. Seuraavissa kappaleissa on tarkasteltu erikseen laskutus-, viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden merkitystä, verkkolaskutuksen hyödyntämistä, maksuehtoja ja koontilaskujen käyttöä. Mikäli lasku ei vastaa sopimuksen tai tilauksen ehtoja, tulee kirjanpitoyksikön palauttaa lasku toimittajalle ja veloittaa palautuksesta aiheutuvat kustannukset toimittajalta. Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa oikeat laskutus-, viite ja kohdistustiedot ovat ratkaisevan tärkeitä. Oikeat tiedot ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät myös manuaalisesti käsiteltävien laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus-, viite- ja kohdistustietojen saaminen laskuille sopimuskauden aikana edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. 8 Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010: Valtion hankintakäsikirja (http://vm.fi/documents/10623/307565/valtion+hankintak%c3%a4sikirja+2010/a02ceb72-d9c8-41e2-aed1-5de219b1c433)

20 (45) Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen sopiminen tulee sisällyttää osaksi kirjanpitoyksikön kaikkia kilpailutuksia ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaa. Menojen käsittelyn automatisoinnin näkökulmasta lasku- viite- ja kohdistustiedot tulee huomioida niin pienhankintoja tehtäessä kuin hankintalain kynnysarvot ylittävissä kilpailutuksissa. Laskutus-, viite ja kohdistustietojen ilmoittamiseen vaikuttaa myös se, mitä tilaustapaa on käytetty (vrt. kohta 3.2). Tilauksellisten laskujen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä. Esimerkkeinä voidaan mainita se, ettei laskutuslisiä hyväksytä, tuntiveloituksissa käytetään kiinteää hintaa ja laskutusrytmi on tiedossa (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely. Kun kirjanpitoyksiköllä on kattava kuva siitä, millaisista ja keiden toimittajien laskuista ostolaskuvolyymi koostuu, on laskuissa käytettävien laskutus-, viiteja kohdistustietojen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen helpompaa. Tärkeää on varmistaa, että tilauksellisissa ja toistuvissa laskuissa sekä esimerkiksi laskumäärältään suurimpien toimittajien laskuissa on tarvittavat tiedot oikein. Keskitetty hankintatoimi Laskutus-, viite- ja sopimustietojen sopimiseen vaikuttaa se, onko kirjanpitoyksikössä hankintatoimea keskitetty. Keskitetyssä mallissa on helpompaa varmistaa tarvittava osaaminen laskutus-, kohdistus- ja viitetietojen sopimisessa. Hajautetun mallin haasteena on se, miten kaikki hankintoja (ja tilauksia) tekevät virkamiehet saadaan ohjeistettua laskutuksen vaatimuksista. Ostolaskujen puutteelliset tiedot aiheuttavat ylimääräistä työtä ja tehottomuutta laskujen käsittelyssä. Viitetietojen yksinkertaisuuden ja helppouden näkökulmasta on myös merkitystä sillä, onko kirjanpitoyksikössä tehty sisäisen budjetoinnin keventämistä siten, että menoja voidaan kirjata suppeammalle joukolle seurantakohteita (vrt. kohta 2.1). Ostolaskujen keskitetty tiliöinti Sovittujen laskutusehtojen sekä viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden valvontaa ja tarvittavaa korjaamista tukee toimintamalli, jossa ostolaskujen käsittely on keskitetty tiliöintien tekemisen osalta ja tiliöintien tekijät on ohjeistettu tarkkailemaan myös esim. maksuehtoja. Hyvä käytäntö on ohjeistaa tiliöinnin tekijöitä ilmoittamaan kirjanpitoyksikön hankintavastaavalle, jos laskun mukana tulevassa liitteessä ilmoitetaan yksipuolisesti hinnankorottamisesta. Hankintayksikkö voi tuolloin reagoida hinnankorotusvaateisiin ja pystyy tarvittaessa neuvottelemaan hinnankorotuksen perusteista. Samalla hankintayksikkö ja talousyksikkö ovat tietoisia mahdollisesti kulujen kasvusta hankintaan liittyen. Ostolaskujen keskitetty tiliöinti ei sulje pois sitä, että laskuja asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä hajautetusti. Mikäli laskutusehtoja ei tarkkailla keskitetyn tiliöintityön yhteydessä, jää tietojen tarkastaminen ainoastaan asiatarkastajan ja hyväksyjän vastuulle. Toimintatapa voi olla haastava mm. tarvittavan ohjeistuksen näkökulmasta. Liitteenä 3 on lomake toimittajainformointiin koskien verkkolaskun, tilausnumeron, sopimuskoodin ja tiliöintikoodin käyttöä. Kirjanpitoyksikön tulee täyttää lomakkeelle omat yhteystiedot, josta toimittajat voivat kysyä lisätietoja. Kun kirjanpitoyksiköllä on kattava kuva siitä, millaisista ja keiden toimittajien laskuista ostolaskuvolyymi koostuu, on laskuissa käytettävien laskutus- ja vii-

21 (45) 5.1.1.1 Laskutusosoite 5.1.1.2 Viitetiedot 5.1.1.3 Kohdistustiedot tetietojen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen helpompaa. Tärkeää on varmistaa, että tilauksellisissa ja toistuvissa laskuissa sekä esimerkiksi laskumäärältään suurimpien toimittajien laskuissa on tarvittavat tiedot oikein. Laskutusosoitteeksi annetaan aina verkkolaskuosoite, ellei toimittaja täytä ohjeen kohdassa 5.1.5 olevaa poikkeuslupaa paperilaskun lähettämisestä OpusCapitan skannauspalvelun kautta. Laskutustiedoksi ei saa antaa viraston omaa postiosoitetta. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia, että myös satunnaishankinnoissa, joissa maksuaikakortin käyttö ei ole mahdollista, annetaan toimittajalle verkkolaskuosoite. Viitetietojen osalta kirjanpitoyksikön tulee pyytää laskulle vastaanottavan organisaation nimi ja riittävät yhteyshenkilötiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi tilanteissa, joissa lasku ei kohdistu automaattisesti tilaus- tai sopimusnumeroon. Viitetietoja tarvitaan myös laskuilla, joilla on käytössä tiliöintikoodi tai työmaatieto ja lasku reititetään Palkeista kirjanpitoyksikköön hyväksyttäväksi. Kohdistustiedoilla tarkoitetaan tilausnumeron, sopimusnumeron, tiliöintikoodin tai työmaatiedon välittymistä laskulla. Näille tiedoilla on verkkolaskun xml:ssä omat tietokentät. Tilaus- ja sopimusnumeron perusteella voidaan lasku kohdistaa automaattisesti Rondossa. Tiliöintikoodin avulla lasku saa automaattisen tiliöinnin Rondossa olevan tiliöintimallin mukaisesti. Työmaatietoa käytetään Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvista laskuista. Kohdistustiedoissa käytettävät tietokentät ovat seuraavat (Finvoice formaatti): Sopimusnumero: AgreementIdentifier (laskutasoinen) Tilausnumerolla: OrderIdentifier (laskutasoinen) Tiliöintikoodi: AccountDimensionText (laskutasoinen) Työmaatieto/-avain: BuyerReferenceIdentifier tai DeliverySiteCode (laskutasoinen) Mikäli sopimusnumeron, tilausnumeron tai tiliöintikoodin osalta toimittajan laskutusjärjestelmästä ei löydy oikeaa tietokenttää, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä, joka on Finvoicessa kenttä BuyerReferenceIdentifier. Kohdistustiedossa käytettävä tietokenttä tulee ilmoittaa laskuttajalle, jonka tulee varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajalta oikean tietokentän käyttö laskun tekemisen yhteydessä. Mikäli kohdistustieto ei tule oikeassa tietokentässä, ei lasku kohdistu automaattisesti Rondossa. Jos kohdistustieto tulee

22 (45) vain laskun visuaalisella kuvalla, mutta ei laskun XML:ssä, ei lasku kohdistu Rondossa, koska kohdistustieto haetaan laskun XML:stä. Osalla valtion toimittajista on vielä rajalliset mahdollisuudet toimittaa kohdistustieto laskun XML:ssä oikeassa tietokentässä. Tämän johdosta OpusCapita tarjoaa kirjanpitoyksiköille lisäpalvelua, jossa väärissä tietokentissä olevat kohdistustiedot kopioidaan laskujen XML:ssä oikeisiin tietokenttiin. Valtiokonttori on maksanut palvelun käyttöönoton ja kirjanpitoyksikkö maksaa ns. transaktiokulun jokaisesta kopioidusta tiedosta pois lukien ostajan viite/viitteenne -kentästä kopioidut tiedot. Lisäpalvelu on jo käytössä suurimmalla osalla kirjanpitoyksikköistä. Ostolaskun tiedot vaikuttavat sekä kirjanpitoyksikön että palvelukeskuksen tehtäviin menojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavasti: Oikea verkkolaskutusosoite vaikuttaa siihen, että lasku saadaan käsittelyyn mahdollisimman nopeasti sen lähettämisen jälkeen. Oikean sisältöinen tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintikoodi oikeassa laskun xml tietokentässä laukaisevat automatisoidun laskun käsittely. o Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytöstä on kerrottu tarkemmin kohdassa 6.4. Toistuvien laskujen käsittely. Laskun viitetiedot (esim. organisaatioyksikkö, henkilö) nopeuttavat laskun reitittämistä seuraavalle käsittelijälle. Laskun viitetiedot nopeuttavat tiliöinnin tekemistä (esim. tiliöintimallit). 5.1.2 Verkkolaskuvaade Valtiokonttori on ohjeistanut, että kirjanpitoyksiköiden tulee vastaanottaa vain verkkolaskuja (ks. liite 1). Poikkeustilanteessa toimittajalle voi antaa luvan lähettää paperilasku skannauspalvelun kautta. Poikkeuslupamenettelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa 5.1.5 Ostolaskujen skannauspalvelu. Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen vastaanottoprosentti vuoteen 2017 mennessä on 95 prosenttia. Hansel Oy on huomioinut verkkolaskuvaateen kilpailutuksissa. Kirjanpitoyksikön on huomioitava verkkolaskuvaade myös omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyvästä laskutuksesta. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä sopimuksia, joissa ei ole sovittu verkkolaskuvaadetta. Mikäli toimittajalla ei ole laskutusjärjestelmää, jonka kautta voi lähettää verkkolaskuja, voi toimittajan ohjata käyttämään Postin verkostopalvelua tai Baswaren laskutusportaalia verkkolaskun lähettämiseen. Toimittaja voi lähettää kummankin palvelun kautta verkkolaskuja valtiolle maksutta. Postin Verkostopalvelu on selainpohjainen ratkaisu, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi. Sivustolta löytyvät kirjautumislinkki sekä palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot. Verkostopalvelun käyttö edellyttää, että toimittajan edustama yritys tai yhteisö on merkitty Suomessa Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhdessä ylläpitämään yritysja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Verkosto-palvelun kautta toimittaja voi lä-

23 (45) 5.1.3 Verkkolaskun aktivointikampanja 5.1.4 Paperilaskun vastaanotto 5.1.5 Ostolaskujen skannauspalvelu hettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Baswaren laskutusportaali on myös selainpohjainen ratkaisu verkkolaskun lähetykseen. Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta. Laskutusportaalissa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivuston englanninkielinen versio (www.statetreasury.fi/einvoicing). Mikäli toimittaja haluaa lähettää laskun pdf-muodossa sähköpostin liitteenä, tulee toimittajaa informoida siitä, että valtio ei vastaanota sähköpostilla tulevia laskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku (JHS 155 9 ). Valtiokonttori aloittaa ostolaskut verkkolaskuiksi -aktivointikampanjan. Kampanjan kohderyhmänä ovat laskuttajat, joilla on y-tunnus ja jotka ovat lähettäneet toistuvasti paperilaskuja skannauspalvelun kautta vuonna 2015 kolme kuukautta kestäneen seurantajakson aikana. Valtiokonttori lähettää ennakkoon valituille laskuttajille kirjeen, jossa kerrotaan valtion verkkolaskuvaateesta. Toimittajat ohjataan käyttämään Postin Verkostopalvelua tai Baswaren laskutusportaalia, jotka ovat valtion virastoja laskutettaessa maksuttomia tai sitten omakustanteisesti muita markkinoilla olevia palveluja. Myös kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa, jotta verkkolaskujen määrä saadaan nousemaan. Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisen yhteydessä on käynyt ilmi, että kirjanpitoyksiköt ottavat edelleen vastaan paperilaskuja suoraan kirjanpitoyksikköön ja skannaavat laskut itse Rondoon tai lähettävät Palkeille skannattavaksi. Salaisia laskuja lukuun ottamatta kirjanpitoyksikön tulee palauttaa paperilaskut maksamattomina toimittajille. Palautuksen ulkopuolelle jäävät maksukehotukset. Kirjanpitoyksikkö voi ottaa vastaan OpusCapitan skannauspalvelun kautta paperimuodossa lähetettyjä laskuja vain poikkeustapauksissa eli vain silloin, jos: Laskuttajalla ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yksityishenkilö) ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin laskuttaja ei voi ottaa käyttöön Baswaren Supplier portalia tai Postin verkostopalvelua. Huom. Yksityishenkilö voi jatkossa rekisteröityä Baswaren Supplier portaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksi- 9 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa (http://docs.jhs-suositukset.fi/jhssuositukset/jhs155/jhs155.pdf)

24 (45) tyishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kyseistä ratkaisua pilotoidaan vielä tällä hetkellä, mutta kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen. 5.1.6 Muiden menotositteiden käsittely Kyseessä on ulkomainen yritys/laskuttaja, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää Baswaren Supplier portalia (kyseisessä maassa verkkolaskukäsite on vieras tai internet-yhteydet eivät toimi luotettavasti). Skannauspalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää alv-direktiivin vaatimukset sekä muut tarvittavat toimittajan tunnistamiseen Rondossa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (muun muassa teksti lasku, laskuttajan ja laskun vastaanottajan y-tunnus, alv-erittely, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Skannauspalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla. Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Käsikirja on saatavilla Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetista. Muita SEPA-maksuina maksettavia menotositteita, kuin ostolaskuja (esim. lupamaksut, valtion avut, korvaukset), ei saa toimittaa 1.1.2016 alkaen ostolaskujen skannauspalveluun. Muiden menotositteiden skannaamiseen OpusCapitan skannauspalvelussa avataan Valtiokonttorin toimeksiannosta kirjanpitoyksikkökohtaiset postilokero-osoitteet. Valtiokonttori yhteistyössä Palkeiden kanssa ilmoittaa kirjanpitoyksiköille nämä uudet postilokero-osoitteet sekä ohjeistaa niiden käytön. Postilokero-osoitteiden avauksesta ei aiheudu kustannuksia kirjanpitoyksiköille. Aineiston toimittamisessa muille menotositteille tarkoitettuun postilokeroosoitteeseen käytetään valmiita lomakepohjia (liitteet 4a ja 4b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka mahdollistavat tositteiden automatisoidun käsittelyn skannauspalvelussa. Skannauspalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokero-osoite muodossa: Virasto XXX PL XX XXXXX Laskut Muille menotositteille tarkoitettuun postilokero-osoitteeseen lähetettävä kirjekuori voi sisältää useita menotositteita liitteineen, jotka sisältävät menotositekohtaisen valmiin lomakepohjan. Lomakepohjan avulla skannauksessa voidaan erotella menotositteet toisistaan. Skannauspalvelun postilokeroosoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteelle. Mahdollisten liitteiden tulee olla A4-kokoisia. Vaihtoehtoinen tapa käsitellä muut menotositteet on lähettää tositetiedot Palkeisiin monisaaja-exceliä hyödyntäen. Monisaaja-excelin hyödyntäminen on kuvattu kappaleessa 6.4.2.

25 (45) 5.1.7 Hakemusten skannaus Hyvä käytäntö on käsitellä muut menotositteet tehokkainta toimintamallia hyödyntäen. Ostolaskujen ja muiden menotositteiden skannauksen lisäksi kirjanpitoyksilöllä voi olla käytössä hakemusten skannauspalvelu. Hakemusten skannaukseen toimitettavilla aineistoilla käytetään niihin erikseen määriteltyjä postilokero-osoitteita ja hakemuspohjia. Tulee huomioida, että hakemusten skannauspalveluun ei voi lähettää ostolaskuja tai muita menotositteita. Kirjanpitoyksiköllä voi siis olla käytössä kolmenlaista skannauspalvelua, joissa kaikissa käytetään eri postilokero-osoitteita: Ostolaskujen skannaus Muiden menotositteiden skannaus Hakemusten skannaus 5.1.8 Verkkolaskutilasto 5.1.9 Maksuehdot Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Valtiokonttori julkaisee kuukausittain Maksuliike-ekstranetissa verkkolaskun vastaanottoon liittyvän tilaston valtionhallinto-, hallinnonala- ja kirjanpitoyksikkö-tasolla. Tiedot raportoidaan kuukausitasolla sekä kumulatiivisesti vuositasolla. Raportoinnin kautta selviää muun muassa se, mitkä kirjanpitoyksiköt ovat saavuttaneet valtiolle asetetun verkkolaskutavoitteen ja mitkä ovat jääneet sen alapuolelle. Tilaston seuranta ja toimenpiteet Kirjanpitoyksikön tulee seurata tilaston avulla omaa kehitystään ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin verkkolaskujen osuuden kasvattamiseksi. Hyvä käytäntö on seurata Rondon arkistohaun avulla (ohje haun käyttämisestä), mitkä toimittajat ovat lähettäneet laskuja skannauspalveluun. Tietoja voi verrata Tieken verkkolaskutusosoitteistoon. ja sen perusteella kirjanpitoyksikkö voi ottaa yhteyttä toimittajiin, joilla olisi valmius verkkolaskun lähettämiseen. Ellei seurantaa tehdä joka kuukausi, seurantaa tulee tehdä ainakin joidenkin kuukausien osalta muutaman kerran vuodessa. Toimittajien informoinnissa verkkolaskun lähettämiseen voi hyödyntää liitettä 3. Siihen käy myös Valtiokonttorin 5.3.2012 antaman ohjeen Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi (VK 66/03/2012) Liite 2 ja Liite 3. Kirjanpitoyksikön tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa ja sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta. Maksuehto perustuu valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa 10. 10 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot: JYSE 2014 Palvelut (http://vm.fi/documents/10623/1251267/jyse_2014_palvelut/6ca254d8-aa1b-4089-84da-

26 (45) 5.1.10 Koontilaskujen käyttö 21 päivän maksuehdolla voidaan vaikuttaa viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuviin kustannuksiin ja varmistetaan riittävä aika ostolaskujen käsittelyyn ja maksuunpanoon. Kirjanpitoyksikön ei tule ilman perusteltua syytä hyväksyä 21 päivää lyhyempää maksuehtoa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on voimassa sopimuksia, joissa on tätä lyhyempi maksuehto, tulee toimittajan kanssa keskustella maksuehdon muuttamisesta. Maksuehdot on tarkistettava vähintään uusia sopimuksia laadittaessa. Kirjanpitoyksikkö voi sopia toimittajan kanssa koontilaskutuksen käytöstä. Koontilaskulla tarkoitetaan tässä ohjeessa laskua, jolla veloitetaan useita tapahtumia tietyltä aikajaksolta. Koontilaskulla ilmoitetaan varsinaisella laskusivulla maksettava (yhteensä)summa sekä muut laskun maksamiseen liittyvät tiedot. Erittely koontilaskun sisällöstä voi olla osana laskusivua tai laskun liitteinä. Esimerkiksi kokoustarjoiluja koskevan laskun liitetiedoissa on kerrottu, mistä tilauksista lasku koostuu. Koontilaskun hyödyt ja haitat Koontilaskujen käyttö on suositeltavaa silloin, kun laskut voidaan käsitellä keskitetysti niin tiliöinnin, asiatarkastuksen, kuin hyväksynnän osalta. Koontilaskujen käytössä on suositeltavaa, että ne tiliöidään mahdollisimman suppealle määrälle seurantakohteita eli tiliöintiä ei eriteltäisi esimerkiksi eri toiminnoille. Mikäli koontilasku on tarpeen tiliöidä esimerkiksi eri toiminnoille tai toimintayksiköille, tulisi sen tiliöinti, asiatarkastus ja hyväksyntä tehdä kuitenkin keskitetysti. Toimintatapa tulee huomioida esimerkiksi kirjanpitoyksikön taloussäännössä, jossa voidaan määrittää keskitetysti hyväksyttäviä menoja. Koontilaskua ei tule käyttää, jos laskua on tarve käsitellä useiden käsittelijöiden (esim. hyväksyntä eri toimintayksiköissä) toimesta. Hajautettu käsittely pitkittää laskun käsittelyaikaa ja lisää virheiden mahdollisuutta. Koontilaskujen käyttöä on tarkasteltava myös suhteessa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin hyödyntämiseen. Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöä on kuvattu kohdassa 6.4. Kirjanpitoyksiköissä koontilaskuja on hyödynnetty mm. seuraavissa menoissa: puhelinlaskut, postilaskut, siivouslaskut, leasing-laskut, sähkönsiirtolaskut, kokoustarjoilulaskut, tietosuojatun materiaalin hävityspalvelut. 5.2 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Tilha-tilaustenhallintapalvelun käyttö tulee nähdä osana kirjanpitoyksikön koko hankintatoimen kehittämistä. Tilha tukee prosessien laadun, yhtenäisten käytäntöjen ja osaamisen kehittämistä, parantaa läpinäkyvyyttä sekä automatisoi laskujen käsittelyä. Tilhan käyttö ja sen kehittäminen edellyttää vanhojen toimintatapojen tarkastelua ja muuttamista. Tilhan käytön keskeisenä etuna hankintatoimen kehittämisessä on tilausten siirtyminen sähköiseen muotoon ja tilaustietojen tallentuminen järjestelmään, fb9630aca5a5?version=1.0) ja JYSE 2014 Tavarat (http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+tavarat/2d3cdb9b- 1c4c-4dcd-9ee2-0aa282115c45)

27 (45) 5.2.1 Tilha-tilaamisen organisointi josta ne ovat helposti saatavilla ja raportoitavissa. Raportointiin on myös käytettävissä erillinen Analytics-työkalu, jota voidaan hyödyntää tarkemman spendianalyysin tekemiseen ja ostojen seurantaan. Kesäkuussa 2015 Tilha-laskujen osuus kaikista valtion ostolaskuista (pois lukien puolustusvoimien laskut) oli 2,85 %. Automaattisesti käsiteltyjen laskujen osuus oli noin 37 %. Suurin yksittäinen syy laskujen manuaaliselle käsittelylle on edelleen vastaanottokuittauksen tekemättä jättäminen. Vastaanottokuittaus jää tekemättä noin 20 prosentilla Tilha-laskuista. Valtiokonttori ja Palkeet ovat aloittaneet yhteistyössä toimenpiteet laskujen automaattisen kohdistumisen ongelmien ratkaisemiseksi. Ensimmäinen välitön toimenpide on odotusajan lisääminen seitsemään päivään (saapumispäivä + 6 päivää) kohdentumattomille Tilha-laskuille nykyisen viiden sijaan (saapumispäivä + 4 päivää). Kirjanpitoyksikkö ja Palkeet voivat erikseen sopia muutoksesta; Palkeiden palvelukuvaukseen muutos tulee vuodelle 2016. Valtiokonttori selvittää järjestelmätoimittajien kanssa automaattiseen kohdistumiseen, erityisesti osavastaanoton tilanteissa, liittyviä teknisiä ongelmia. Tilha-tilaamisen organisoinnissa on tärkeää huolehtia hankintatoimen ja taloushallinnon vuoropuhelusta. Hankintatoimen vastuulla on tilaamisen lisäksi varmistaa, että toimittajan kanssa sovitaan maksuehdoista ja laskutustiedoista yhtenäisellä tavalla. Taloushallinnon vastuulla on ostolaskujen käsittely sekä hankintatoimen informointi sopimuskauden aikana ilmenevistä ongelmista toimittajan kanssa, joita voivat olla esimerkiksi sovitun maksuehdon vastaiset laskut tai viitetietojen puuttuminen. Näin hankintatoimen on mahdollista ottaa seikat huomioon tulevissa sopimusneuvotteluissa tai kilpailutuksissa. Valtion hankintatoimen käsikirjassa on käsitelty yleisesti hankintatoimen organisoinnin tapoja ja kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida käsikirjan linjaukset omien toimintatapojen kehittämisessä. Tilha-tilaaminen voidaan toteuttaa kirjanpitoyksikössä keskitettynä tai hajautettuna mallina tai näiden yhdistelmänä. Keskitetyssä mallissa hankintaehdotukset tehdään hankintavastaavien toimesta. Hajautetussa toimintamallissa kirjanpitoyksikön (kaikki) virkamiehet voivat käyttää Tilhaa hankintaehdotusten tekemiseen. Hyvänä käytäntönä ja suosituksena pidetään keskitettyä mallia. Hankintatoimea voi organisoida keskitetysti myös alueittain, mikäli kirjanpitoyksiön toiminta-alue on laaja ja hankintojen luonne edellyttää sitä. Seuraavassa on kuvattu ensin keskitettyä toimintamallia ja sen jälkeen on lyhyesti kuvattu hajautettua mallia. Tilhan käytön keskitetty malli Tilhan käytön keskitetyssä mallissa kirjanpitoyksiköissä on rajattu Tilhakäyttäjien määrää. Tilaamistarve ilmoitetaan sovitulla menettelyllä hankintavastaavalle, joka tekee hankintaehdotuksen Tilhaan. Hankintavastaava hoitaa myös tiliöinnin ja siirtää ehdotuksen suoraan ratkaisijalle käsiteltäväksi (ei erillisenä vaiheena tiliöintien tarkastusta). Tässä mallissa hankintavastaava vastaa myös vastaanottokuittauksen tekemisestä Tilhaan. Keskitetty käyttö voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavalla organisoinnilla:

28 (45) Hankintaryhmä/-yksikkö ohjeistaa ja koordinoi organisaation hankintoja ja tilaamista. Hankintaryhmä/-yksikkö toteuttaa/osallistuu kilpailutuksiin sovitulla laajuudella. Hankintaryhmä/-yksikkö vastaa keskitetysti osasta hankinnoista ja tilauksista, esim. tukitoimintoihin liittyvät hankinnat/tilaukset. Ydintoiminnan toimintayksiköt vastaavat osasta hankintoja/tilauksia ja hankintaryhmän lisäksi nimettyjä hankintavastaavia voi olla ydintoiminnan yksiköissä. Hankintaryhmä laatii heidän käyttöönsä tilaussuunnitelmia ja opastaa Tilhan käyttöä. Keskitetyn toimintamallin edut: Se parantaa osaamisen hallintaa niin hankintaosaamisen, Tilhaosaamisen kuin tiliöinteihin tarvittavan osaamisen näkökulmasta. Se tarjoaa paremmat mahdollisuudet: o o o o tilauksien hallintaan (esim. tilaustarpeiden arviointi, tilausten yhdistäminen), toimittajakentän ja tuote-/palveluvalikoiman tuntemiseen, sopimusten hallintaan ja seurantaan sekä hankintojen seurannan keskittämiseen (ml. toimittajaseuranta, reklamaatiot). Tilhan käytön hajautettu malli 5.2.2 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Hajautettua toimintamallia on toteutettu kirjanpitoyksiköissä siten, että kaikki virkamiehet voivat tehdä hankintaehdotuksia tietyissä tuote- ja palveluryhmissä. Esimerkkeinä näistä ovat työtehtäviin liittyvät tarvikkeet. Jos hankintaehdotuksen tekeminen toteutetaan hajautetusti, on hyväksi käytännöksi todettu, että hankintaehdotus lähetetään tarkastettavaksi sisällön ja tiliöinnin osalta ennen hyväksyntää. Hajautetussa mallissa tulee kiinnittää erityisesti huomiota siihen, että hankintaehdotuksen laatija huolehtii myös vastaanottokuittausmerkinnästä Tilhassa. Tilhassa voidaan hyödyntää tilaussuunnitelmaa, jota käytettäessä hyväksytyn suunnitelman kautta tehtäviä tilauksia ei tarvitse uudelleen hyväksyä. Tilaussuunnitelman käyttö nopeuttaa tilausprosessia myös siten, että tilauksen tiliöinnit siirtyvät automaattisesti suunnitelmasta tilaukselle ja tilaus saadaan nopeasti toimittajalle. Tilaussuunnitelman käyttö luo edellytyksiä seurannalle tilaussuunnitelman budjetin seurannan kautta. Esimerkiksi projektille voidaan tehdä tilaussuunnitelma ja tilaussuunnitelman toteuma kertoo projektin tilauskannan suuruuden suhteessa budjettiin. Tilaussuunnitelman kautta tehtävät tilaukset voidaan tehdä ilman uutta hyväksyntää, koska menopäätös (TaA 38 ) on syntynyt jo tilaussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Tilaussuunnitelman hyväksyminen täyttää menopäätöksen kriteerit, kun hyväksyminen tapahtuu esittelystä (tilaussuunnitelman

29 (45) laatija on eri henkilö kuin hyväksyjä), ja jos menopäätöksen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity. Menojen määräytymisperuste voi olla esimerkiksi sopimuksen mukaiset hinnat. Lisäksi on yksilöitävä toimittaja/toimittajat. Tarvittaessa, tilaussuunnitelman arvosta riippuen, voidaan suunnitelmaan liittää erillinen liite tai kuvaus menoerien jakautumisesta suunnitelman voimassaoloajalle. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää sekä tuoteluettelo- että vapaatekstitilauksissa. Tilaussuunnitelmaa käytettäessä tulee varmistaa, että käyttäjällä on riittävät valtuudet tehdä tilauksia. Tilaussuunnitelmaa koskevat periaatteet: Sitä voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille on tiedossa (tiliöinti). Se rajataan tietylle aikavälille, korkeintaan kuluvan vuoden loppuun. Sen käyttäjät rajataan. Siihen merkitään sallittu toimittaja/toimittajat. Siihen tehdään tiliöinnit, joita käytetään tilauksissa. Tilaussuunnitelmasta tilaukselle siirtyviä tiliöintejä ei siis tule muuttaa. Sen hyväksyjä ei saa itse tilata hyväksymänsä suunnitelman kautta. Ts. tilaussuunnitelmaa käyttävän tilaajan ja sen hyväksyjän tulee olla eri henkilö. Sen sisällä ei voi käyttää kohdejakoa. Jos tilaussuunnitelman kautta tehtäviä tilauksia on tarve jakaa usealle eri tiliöinnille, tulee tilaussuunnitelmaan sisällyttää tarvittava määrä budjetteja. Jos hyväksyttyä tilaussuunnitelmaa on tarve muuttaa, voi tilaussuunnitelman hyväksyjä tehdä muutokset. Tällöin suunnitelmaa ei hyväksytä uudelleen. Sitä on mahdollista rajata edellä kuvattujen seikkojen lisäksi seuraavilla tiedoilla: tuoteryhmä, tilaustapa (tuoteluettelo tai vapaateksti). Kirjanpitoyksiköissä tilaussuunnitelmia on hyödynnetty mm. toimistokaluste- ja tarvikehankinnoissa sekä asiantuntijapalveluissa. Tilaussuunnitelmaa voi hyödyntää myös esimerkiksi projektitasolla (projektille tehdään oma tilaussuunnitelma). 5.2.3 Tuoteluettelotilaukset Catalog Managerilla Catalog Managerilla (jäljempänä) Catmanilla kirjanpitoyksikkö julkaisee halutut tuotteet toimittajan tuoteluettelolta Tilha-hankintajärjestelmään tilausten tekemistä varten. Catmanin käyttäjiä ovat tuoteluettelovastaavat. Käyttäjät vastaavat Catmaniin vietyjen tuoteluetteloiden sisällön tarkastamisesta, vertailusta, hyväksymisestä, julkaisusta ja poistamisesta. Catman korvaa Tilhan vanhat sisäiset tuoteluettelot.

30 (45) 5.2.4 Vapaatekstitilaus 5.2.5 Käänteinen ostotilaus Tuoteluetteloiden edut Sopimustoimittajilta hankituista tuotteista tai palveluista suuri osa voidaan tuottaa tuoteluettelomuotoon. Erityisesti kiinteähintaisten tuotteiden osalta suositellaan Catman-tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) käyttöä. Tuoteluetteloiden käyttö edistää hankintojen keskittämistä, sujuvuutta sekä tilauksen ja laskun tietojen yhdenmukaista sisältöä (esim. tuotenumerot). Tuoteluetteloiden hyödyntämisen lähtökohtana on voimassa oleva sopimus, johon perustuen tuoteluettelo laaditaan. Tuoteluettelon sisältö tulee sopia toimittajan kanssa, jolloin voidaan varmistaa tarpeellinen tuotevalikoiman laajuus. Tuoteluetteloon tulee sisällyttää vain sellaiset tuotteet tai palvelut, jotka sisältyvät sopimukseen. Liian laaja tuoteluettelo ei myöskään ole käyttäjäystävällinen ja vaikeuttaa tuote- ja palveluhallintaa. Tuoteluetteloiden hyödyntämisessä tarvitaan esim. hankintaluokkiin perustuvaa harkintaa siitä, mitä tuotteita tai palveluja on tarve hankkia, ja miten hankintoja voidaan keskittää. Rajaamalla tuotteiden, palveluiden ja toimittajien määrää on mahdollista saavuttaa taloudellisia hyötyjä ja yksinkertaistaa Tilhan käyttöä. Kirjanpitoyksikkö voi tehdä käyttöönsä Catman-tuoteluetteloita myös itse, ilman että niitä tarvitsee pyytää toimittajalta. Tämä voi olla hyvä käytäntö, jos on tarve muutaman tuotteen tuoteluettelolle. Esimerkiksi toimittajan kanssa on sovittu konsultoinnista kahdella eri hinnalla (päivä- ja tuntihinta). Hansel tarkastaa puitesopimustoimittajien tuoteluettelot ennen kuin ne toimitetaan kirjanpitoyksikköön hyväksyttäväksi ja julkaistavaksi Tilhaan. Vapaatekstitilauksessa ei haeta tuotteita/palveluita luetteloista, vaan tuoterivit täytetään hankintaehdotukselle manuaalisesti. Vapaatekstitilauksia suositellaan sellaisiin tilauksiin, joita ei voi toteuttaa tuoteluettelomuodossa. Vapaatekstitilauksia käytettäessä toimittajalta pyydetään tarjous (esimerkiksi painatuspalvelut) ja tilaus tehdään tarjouksen mukaisin tiedoin. Tarjous liitetään hankintaehdotukseen. Käänteiset ostotilaukset on tarkoitettu toimittajan ja kirjanpitoyksikön väliseksi prosessiksi, silloin kun toimittajan kanssa tehdään pitkään jatkuvaa yhteistyötä, johon liittyy toistuvia transaktioita. Käänteinen ostotilausprosessi sopii esimerkiksi palveluiden hankintoihin, joissa toimittaja tekee kuukausittain tuntiperusteista työtä kirjanpitoyksikölle. Toimittajan työntekijä voi tässä tapauksessa kirjata kuukauden tunnit suoraan hankintaehdotukseksi Tilha-järjestelmään ja välittää sen tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi kirjanpitoyksikön henkilöille. Käänteistä ostotilausta käytettäessä tulee toimittajan kanssa sopia siitä, että tehdyt hankintaehdotukset vastaavat ostolaskua. Käänteinen ostotilausprosessi etenee seuraavasti: 1. Toimittaja kirjautuu Tilhaan hänelle toimitetuilla käyttäjätunnuksilla.

31 (45) 2. Toimittaja luo katalogipohjaisen tilauksen ja valitsee esimerkiksi tuotteen Senior järjestelmäkehittäjä ja merkitsee määrä-kenttään kuukauden tunnit. Määräyksikkö ko. tuotteella on tunti (h). 3. Toimittaja lähettää hankintaehdotuksen tarkastettavaksi kirjanpitoyksikön henkilölle. Tarkastaja tarkastaa tilauksen ja välittää sen hyväksyjälle. Tarkastaja voi havaitessaan virheen palauttaa hankintaehdotuksen takaisin toimittajalle. 4. Jos hankintaehdotus palautetaan toimittajalle lisätiedon saamiseksi tai virheen korjaamiseksi, niin toimittaja voi muokata hankintaehdotusta ja välittää sen uudelleen tarkastettavaksi. 5. Hankintaehdotuksen hyväksynnän jälkeen tilaus tilataan ja välitetään toimittajalle. 6. Järjestelmä merkitsee tilaukset automaattisesti vastaanotetuiksi ja siirtää tilauksen vastaanotetut tilaukset -tilaan. 7. Toimittaja lähettää laskun, jossa viitteenä on ostotilausnumero. 8. Palkeet vastaanottaa laskun Rondo-järjestelmään. 9. Lasku siirtyy täsmäytettäväksi. 5.2.6 Vastaanottomerkinnän tekeminen 10. Jos lasku ei täsmää, niin lasku siirtyy asiatarkastettavaksi. 11. Jos lasku täsmää, niin lasku siirtyy hyväksytyksi laskuksi ja on valmis maksettavaksi. Käänteinen ostotilaus edellyttää muutostöitä Tilhaan, joiden hinnoittelu on määritelty järjestelmätoimittajan kanssa. Lisätöiden tilauslomake ja hinnasto (edellyttää Paperiton-tunnuksia). Tilhassa tehtävä vastaanottomerkintä on edellytys tilauksellisen laskun automaattiselle käsittelylle. Tilauksen tiedot siirtyvät Rondoon laskujen käsittelyyn vastaanottomerkinnän tekemisen jälkeen. Vastaanottokuittauksen puuttuminen on merkittävin syy siihen, ettei lasku kohdistu automaattisesti tilaukselle. Kirjanpitoyksikön tulee osana tilaamisen organisointia huomioida miten ja kenen toimesta Tilhan vastaanottomerkinnät tehdään. Tilhassa vastaanottaja voi olla tilauksen tekijä tai tilausvaiheessa vastaanottajaksi merkitty henkilö. Vastaanottomerkinnät voidaan tehdä Tilhassa myös keskitetysti, jolloin valituille käyttäjille annetaan oikeus tehdä vastaanottoja haluttuun organisaation osaan. Tilha-tilaukselle määritetään aina vaadittu vastaanottopäivä ja päivämäärän umpeuduttua saa Tilhaan merkitty vastaanottaja sähköpostimuistutuksen puuttuvasta vastaanottomerkinnästä. Vastaanottamattomat tilaukset näkyvät myös käyttäjän omassa näkymässä Tilhassa. Tavaran tai palvelun vastaanotto voidaan tehdä joko summa- tai määräperusteisesti. Vastaanotto voidaan tehdä enintään tilatulle määrälle. Automaattisen kohdistumisen kannalta on tärkeää, että tilauksella näkyy kaikki tilaukseen liittyvät kustannukset. Tilaukselle (tai sopimukselle) tulee lisätä ehto, jossa todetaan, että tilaukseen liittyvällä laskulla saa laskuttaa vain ti-

32 (45) lauksella tilattuja tuotteita tai palveluita; muita kustannuksia ei saa lisätä. Siitä on sovittava toimittajan kanssa tilaus- ja laskutusehdoista sovittaessa. Tilhassa on käytettävissä myös osittainen vastaanotto. Seuraavassa on kuvattu eri vastaanottotapoja tarkemmin: Summavastaanottoa käytettäessä tilaus vastaanotetaan euromäärään perustuen. Summavastaanottoa käytetään tyypillisesti palvelutilauksien yhteydessä ja siihen liittyy usein osavastaanotto, jolloin loppuosa tilauksesta jää odottamaan seuraavaa toimitusta. Esimerkiksi laaja käännöspalvelutilaus toimitetaan (ja laskutetaan) osissa ja Tilhassa vastaanotetaan työn valmistumista vastaava määrä, jonka toimittaja laskuttaa. Määrävastaanotto on normaali vastaanottotapa tavarahankinnoissa. Määrävastaanottoa käytettäessä vastaanotetaan se määrä, jonka toimittaja on toimittanut. Mikäli vastaanotettava määrä on tilattua määrää pienempi, käytetään osavastaanottoa. Vastaanottamattomat tuotteet voivat jäädä odottamaan jälkitoimitusta. Mikäli toimittajan kanssa on sovittu, ettei jälkitoimitusta tehdä, pitää tilaus sulkea. Tilauksen sulkemisen jälkeen sille ei voi enää tehdä vastaanottoja. Osavastaanottoa voidaan käyttää sekä summa- että määrävastaanotoissa. Osavastaanottoa käytetään, kun on toimitettu vain osa tilauksesta. Osavastaanottoa käytettäessä on huomioitava, ettei vastaanottotapaa (summa- tai määrävastaanotto) voi muuttaa vastaanottojen välillä. 5.2.7 Tilausten seuranta ja raportointi Valtion hankintakäsikirjassa on kuvattu sopimuksen laatimiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät. Ne ovat keskeisiä tehtäviä kaikissa hankinta- ja tilausprosesseissa, jotta voidaan varmistua vaatimuksen mukaisesta toimituksesta tai tarpeellisista jatkotoimista (esim. reklamaatiot). Seuraavassa tarkastellaan lyhyesti eri raportointivälineiden hyödyntämistä sopimusten ja tilausten seurannassa. Tilhassa on käytettävissä Analytics-raportit, joita on määritetty sekä valtionhallintotason että kirjanpitoyksiköiden tarpeisiin. Raportit mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan tilauksista ja vastaanotetuista tilauksista sekä ennusteraporttien laadinnan. Myös tilatut ja vastaanotetut tilaukset saadaan käyttäjätasoisesti, jolloin vastaanottokuittauksien tekemistä on helpompi valvoa. Valmisraportit: Valtiohallintotaso (ns. konsernitaso): ostot organisaatioittain tuotekategoriaraportti valtion Tilha-toimittajat Kirjanpitoyksikön raportit: tilaussuunnitelmat

33 (45) 5.3 Maksuaikakorttihankinnat kuukausiennuste ostot kategorioittain ostot lkp-tileittäin ostot toimittajittain tilatut ja vastaanotetut kirjanpitoyksikön Tilha-toimittajat Raporttien tavoitteena on tukea hankintatoimen kehittämistä ja seurantaa sekä Tilha-käytön laajentamista. Raporttien kuvaukset ja käyttöohjeet löytyvät Paperiton-ekstranetistä. Valtiolle on kilpailutettu keskitetysti maksuaikakorttiratkaisu ja valtionhallinnon käytössä on kolme maksuaikakorttituotetta: kansainvälinen maksuaikakortti, hankintakortti ja ajoneuvokortti. Kansainvälinen maksuaikakortti on aina henkilölle nimetty maksuaikakortti, joka käy maksuvälineenä sekä Suomessa että ulkomailla. Lisäksi korttia voi käyttää internetin kautta tehtävissä hankinnoissa kansainvälisesti. On suositeltavaa hakea kansainvälinen maksuaikakortti kaikille niille henkilöille, jotka maksavat säännöllisesti työ-/virkatehtävistä aiheutuvia kuluja kuten esimerkiksi matkustukseen liittyviä kuluja. Hankintakortti on tarkoitettu Suomessa tapahtuviin pienhankintoihin. Maantieteellinen käyttöalue on teknisesti rajattu Suomeen. Hankintakorttia käytetään tilanteissa, jolloin hankinnan suorittajalla ei ole käytössään henkilökohtaista maksuaikakorttia ja hankinnan luonne puoltaa maksuaikakortin käyttöä (esimerkiksi satunnainen juna- tai taksimatka, pienhankinta). Hankintakortti on myönnettävä aina organisaatiokohtaiseksi kortiksi. Ajoneuvokortti on tarkoitettu Suomessa tapahtuviin ajoneuvotarvike- ja polttoainehankintoihin sekä ajoneuvojen huoltoon liittyviin hankintoihin. Käyttöaluetta on teknisesti rajattu toimialoille, jotka myyvät käyttöalueeseen liittyviä tuotteita/palveluja. Lisäksi maantieteellinen käyttöalue on rajattu Suomeen. Ajoneuvokortin voi myöntää joko henkilö-, organisaatio- tai ajoneuvokohtaiseksi kortiksi. Valtion maksuaikakortti on suositeltava vaihtoehto Valtion maksuaikakorttia pidetään valtionhallinnossa ensisijaisesti käytettävänä maksukorttivaihtoehtona. Jos valtion maksuaikakortin käyttöalue osoittautuu kirjanpitoyksikön toiminnan kannalta riittämättömäksi, eikä sitä voida laajentaa kohtuullisessa ajassa tarvetta vastaavaksi, Valtiokonttori voi myöntää luvan muun maksukortin hankinnalle ja käyttöönotolle. Maksuaikakortit ovat kustannustehokkaita maksuvälineitä. Niitä voi hyödyntää erityisesti seuraavissa tuote- ja palveluryhmissä: Polttoainehankinnat

34 (45) Ajoneuvojen tarvikehankinnat, pysäköintimaksut ja huollot/pesut Matkustukseen liittyvät kustannukset siltä osin, kuin kuluja ei makseta matkatilin kautta, esimerkiksi: o hotellit o taksit o juna-, lento- yms. liput o vuokra-autojen käyttö o osallistumismaksut Internetin kautta tehtävät hankinnat ja muu etämyynti o Hankintakortilla voi tehdä hankintoja internetin kautta vain, jos myyjän verkkokaupan fyysinen kotipaikka on Suomessa Pienhankinnat silloin, kun o osto tehdään paikan päällä kauppiaan tiloissa (pl. kauppiaat, joilta hankintoja tehdään säännöllisesti, ja joiden kanssa voidaan sopia verkkolaskutuksesta ilman laskutuslisiä) o kauppiaalla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta ja maksuaikakortit ovat tavanomainen maksuväline muiden asiakkaiden osalta o maksuaikakortilla maksaminen tukee kirjanpitoyksikön prosessia hankinnan kiireellisyyden ja/tai kirjanpitoyksikön toimintaympäristön huomioiden. Maksuaikakorttia voidaan hyödyntää myös muiden, kuin edellä mainittujen palvelu- ja tuoteryhmiin kuuluvien hankintojen osalta, jos kirjanpitoyksikön toimintaympäristö tai tuotteen/palvelun hankinnan kiireellisyys niin vaatii. Valtion maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kirjaaminen kuluksi kirjanpitoon tapahtuu joko korttiyhtiön laskulta Rondossa kuukausittain tai matka- ja kuluhallintajärjestelmään konekielisesti siirrettyjen ostotapahtumien kautta. Matkaja kuluhallintajärjestelmässä ostotapahtumina voidaan käsitellä henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien ja henkilölle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumat. Hankintakorttien ja organisaatiolle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumista ei voida siirtää ostotapahtumia matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon aina korttiyhtiön laskulta Rondossa. Kansainvälisten maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kulujen käsittely matka- ja kulunhallintajärjestelmässä on todettu tehokkaaksi toimintatavaksi. Kortin käyttäjällä eli kulu- tai matkalaskun tekijällä on tällöin valmiina kaikki tarvittavat tiedot (kuitit, tiliöinnit jne.) Hankintakorttien ja ajoneuvokorttien käytöstä aiheutuvien laskujen käsittely Rondossa voi olla merkittävästi hitaampaa mm. liitteiden määrän ja useiden eri tiliöintirivien vuoksi. Niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat käsitellään kuluksi kirjanpitoon matka- ja kuluhallintajärjestelmällä (matka- tai kululaskuna), käytetään tiliöintikoodia, johon on liitetty tiliöintimalli. Tällöin korttiyhtiön laskulle muodostuu tarvittava (välitilin) tiliöinti automaattisesti. Myös niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon Rondossa, käytetään tiliöintikoodia. Näillä laskuilla tiliöintikoodi ilmaisee ensisijaisesti laskutettavan

35 (45) 6 Menojen käsittely korttityypin. Lisäksi tiliöintikoodia voidaan käyttää automaattisen tiliöinnin muodostamiseen, mikäli kortilla tehtävät hankinnat tiliöidään aina samoille seurantakohteille (esimerkiksi polttoainehankinta). Valtiokonttori on ohjeistanut korttiyhtiön laskuille määriteltävät tiliöintikoodit ja tiliöintimallit erikseen 11. Menojen käsittely on asetettu Valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Prosessin kehittämispotentiaali on suuri, sillä menojen käsittelyn on arvioitu sitovan lähes 45 prosenttia valtion taloushallinnon työstä. Menojen käsittelyn kehittämisessä keskeistä on käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen, käsittelyn automatisointi ja tehtävien tehokas organisointi. Tavoitteena on palvelukeskuksen roolin kasvattaminen menojen käsittelyssä. Menojen käsittelyn kehittämisen yhtenä tavoitteena on jatkaa toimintatapojen yhtenäistämistä. Kirjanpitoyksikön tulee kiinnittää huomiota erityisesti ostolaskujen hyväksymiskiertoon liittyviin tehtäviin, joita ovat tiliöinti, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Toimintatapojen yhtenäistämistä tukee myös palvelukeskuksen perus- ja lisäpalveluiden vakiointi. Palvelukeskuksen rooli korostuu menojen käsittelyn kehittämisessä muun muassa maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn osalta. Menojen käsittely -prosessi muodostuu alla kuvatuista osaprosesseista. Yksityiskohtaiset prosessikuvaukset on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Menojen käsittely -prosessissa menotositteiksi luetaan ns. tavallisten ostolaskujen lisäksi myös tilaukselliset laskut ja sopimuskohdistuksella käsiteltävät laskut. Menojen käsittely kattaa myös muiden menotositteiden, kuin ostolaskujen käsittelyn. Menojen käsittelyä ohjaa muun muassa lainsäädäntö, Valtiokonttorin antamat ohjeet ja määräykset (liite 1) sekä kirjanpitoyksikön taloussääntö, työjärjestys ja muut mahdolliset kirjanpitoyksikön sisäiset päätökset. 6.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Menotositteiden automatisoinnille asetetun tavoitteen mukaisesti vähintään 89 % menotositteista tulee käsitellä automaattisesti (tilaukselliset laskut, sopimukselliset laskut, tiliöintikoodin käyttö) vuoteen 2020 mennessä. Projektityöskentely tukee kehitystyötä 11 Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranet: Maksuaikakortti ja Matkatili (https://maksuliike.valtiokonttori.fi/public/default.aspx?nodeid=8598)

36 (45) Hyvä käytäntö on, että kehittämistehtävät projektoidaan kirjanpitoyksikössä. Projektityöskentely tukee tehtävien aikataulutuksen, vastuutuksen ja seurannan toteuttamista. Taulukko 4. Menotositteiden automatisoinnille asetetut tavoitteet vuosille 2016-2020. Menojen käsittelyn kehittämisellä ja tavoitteiden asettamisella on yhteys kohdassa 3.1 kuvattuun hankintatoimen analysointiin. Kirjanpitoyksikkö voi tarkastella seuraavia kysymyksiä: Mikä on ostolaskujen määrä ja miten määrää voidaan vähentää? Mikä on ostolaskuja lähettävien toimittajien määrä? Voidaanko toimittajien määrään vaikuttaa? Ketkä ovat laskumäärältään suurimmat toimittajat? Millaiset laskut ovat toistuvia? Mitä laskuja voidaan käsitellä esim. tilauksellisina ja sopimuskohdistuksellisina laskuina tai tiliöintikoodin avulla (kuvio 2) Miten talouden suunnittelun tietoja voidaan hyödyntää menojen käsittelyssä? Miten yhteistyö taloushallintoyksikön/palvelukeskuksen ja substanssitoiminnan toimintayksiköiden kanssa järjestetään; esimerkiksi tulevien hankintojen ja projektien läpikäynti? Kirjanpitoyksikön tulisi tarkastella, miten ostolaskujen käsittelyä on mahdollista keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta. Tarkastelussa on huomioitava myös kohdassa 2.1 kuvatut sisäisen budjetoinnin kehittämisen toimenpiteet. Ostolaskujen käsittelyn organisointia voidaan tarkastella myös toimintojen näkökulmasta. Tukitoimintoja koskevien laskujen käsittelyssä on hyvä käytäntö pyrkiä keskittämään niin laskujen tiliöinti, asiatarkastus kuin hyväksyntä. Ydintoimintaan liittyvien laskujen osalta hyvä käytäntö on keskittää laskujen tiliöinti. Tärkeää on myös muodostaa mahdollisimman yhtenäiset käytännöt kirjanpitoyksikön sisällä, esimerkiksi alueellisessa toimintamallissa. Yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista, taloushallinnon läpinäkyvyyttä, sisäistä valvontaa ja osaamisen hallintaa. Menojen käsittelyn kehittämisen tavoitetilassa on hyvä huomioida Valtion taloushallinnon strategiassa esitetty tavoite palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamisesta. Palvelukeskuksen työn osuus menojen käsittelyssä voi kasvaa joko vähentämällä kirjanpitoyksiköiden prosessissa tekemää työtä tai

37 (45) kasvattamalla palvelukeskuksen roolia prosessissa. On siis tarkasteltava mahdollisuuksia siirtää laskujen tiliöintityötä kirjanpitoyksiköstä palvelukeskukseen. Mikäli ostolaskujen käsittely on toteutettu kirjanpitoyksikössä laajalti hajautetusti, on suositeltavaa koota tehtäviä yhteen ensin kirjanpitoyksikön sisällä. Samalla on helpompi muodostaa kokonaiskuva kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelystä ja kehittämistarpeista, minkä jälkeen palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen on helpompaa. Tarkasteltaessa menojen käsittelyn tehtävien keskittämistä on tarpeen erottaa kirjanpitoyksikössä tehtävät ostolaskujen käsittelyn eri vaiheet eli laskun tiliöiminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Erityisesti tiliöintityön keskittämisellä voidaan saavuttaa useita hyötyjä, kuten laskujen käsittelyn nopeuttaminen, tiliöintien virheettömyys ja laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden kontrollointi. Valtiokonttori seuraa kirjanpitoyksiköiden menojen käsittelyn automaatioasteen kehittymistä menojen käsittelyn prosessimittareiden avulla. Mittaritieto on myös kirjanpitoyksikön saatavilla Valtiokonttorin kotisivuilla vuoden 2015 loppuun mennessä. 6.2 Palvelukeskuksen palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Palvelukeskus tuottaa asiakkailleen Kieku-toimintamallissa menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluita. Tavoitteena on, että niin perus- kuin lisäpalvelut tuotetaan kaikille asiakkaille saman sisältöisinä. Menojen käsittelyn palveluvalikoima on esitetty kuviossa 3. Tarkemmin kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välinen työnjako on kuvattu palvelukuvauksissa sekä palvelusopimuksessa ja vastuunjakotaulukoissa. Kuvio 3. Palvelukeskuksen perus- ja lisäpalvelut menojen käsittelyssä (Lähde: Palkeiden vuoden 2014 talouspalvelujen palvelukuvaus).