TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 1 (10) Kotiateriakuljetuspalvelun hankinta Sopijaosapuolet Espoon kaupunki PL 640 02070 ESPOON KAUPUNKI Puh. vaihde (09) 81621 Espoon internet-sivut: www.espoo.fi Y 0101263-6 Sopimuksen yhteyshenkilöt ja Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yritys Oy, jäljempänä Palveluntuottaja Osoite: Puh. Fax. Internet-sivut: Y-tunnus: Espoon kaupungin yhteyshenkilöt: Palveluntuottajan yhteyshenkilö: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä sopimus koskee kotiaterioiden kuljettamista kuljetuspakkauksissa Espoon Catering -liikelaitoksen tuotantokeittiöstä kotihoidossa olevien asiakkaiden koteihin Espoon alueella. Kotiaterioiden kuljetus on palvelukokonaisuus, joka sisältää reittien suunnittelun, aterioiden kuljetuksen tuotantokeittiöstä kotihoidon asiakkaille, asiakkaan voinnin huomioimisen ja siitä tarpeen mukaan kotihoidolle raportoinnin sekä reitin lopuksi kuljetuspakkausten palauttamisen keittiölle. Espoon kaupungilla on oikeus lisätä, vähentää ja muuttaa nouto- ja jakelupisteitä sekä kuljetuspakkausten määrää sopimuskauden aikana. Kuljetuksissa noudatetaan voimassaolevaa lainsäädäntöä, sen perusteella annettuja määräyksiä sekä Espoon kaupungin toimivaltansa puitteissa antamia ohjeita.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 2 (10) Sopijaosapuolten vastuut Espoon kaupunki vastaa siitä, että kuljetettavat ateriat on pakattu kuljetuksiin soveltuviin ruokapakkauksiin ja ne ovat noudettavissa sovittuna ajankohtana tuotantokeittiöstä ateriapakkausten toimitustiedot on toimitettu Palveluntuottajalle sopimuksen mukaisesti ja toimitustietoja koskevat muutokset ilmoitetaan Palveluntuottajalle sovittuihin määräaikoihin mennessä kaupungin yhteyshenkilöiden tiedot päivitetään Palveluntuottaja vastaa siitä, että käytettävät ajoneuvot soveltuvat kotiaterioiden kuljetukseen ja täyttävät tarjouksessa ilmoitetut päästökriteerit kuljetuskalusto on hygienialtaan elintarvikekuljetuksiin sopivaa ja kuljetustilassa on riittävät kiinnityslaitteet reitit on suunniteltu kaupungin antamien kuljetuskohteiden mukaisesti kuljetukset toimivat sovitun aikataulun tai Espoon kaupungin ilmoittamien poikkeusten mukaisesti palvelun laatu pystytään turvaamaan auton rikkoontuessa tai kuljettajan sairastuessa kuljettajat on perehdytetty kotiaterioiden kuljetuksiin asiakkaiden avaintenhallintaohjetta noudatetaan kuljettajat ja Palveluntuottajan muut toimihenkilöt noudattavat salassapitovelvollisuutta kotihoidon ateriapalveluiden asiakkaista, heitä koskevista tiedoista sekä asiakkaan luona kuulluista tiedoista palvelu on kaikilta osiltaan tarjouspyynnön kelpoisuusehtojen ja Palvelun yksilöinti -liitteen mukaista (sopimuksen liite 1). Espoon kaupungin edustajilla on oikeus osallistua tarvittaessa kuljetusreiteille. Osallistumisesta sovitaan etukäteen Palveluntuottajan kanssa. Espoon kaupungin edustajilla on oikeus tarkistaa kuljetusajoneuvojen sisätilat. Tarkistamisesta ei tarvitse sopia etukäteen Palveluntuottajan kanssa. Kaikki edellä mainitut asiat koskevat myös mahdollisia alihankkijoita.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 3 (10) Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen 1.3.2013-28.2.2015. Sopimuskautta voidaan jatkaa lisäksi 1+1 optiovuodella. Päätös option käytöstä tehdään vuosi kerrallaan. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Espoon kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja, on Espoon kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Espoon kaupungin oikeus on voimassa, tulee Espoon kaupungin ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Reitityssuunnitelma ja ajolistat Hinnat ja hintojen tarkistaminen Mikäli Palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa Palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Palveluntuottajan on ilmoitettava Espoo Cateringille käyttämänsä alihankkijat reiteittäin sopimuksen alkaessa. Jos Palveluntuottajan alihankkijoissa tapahtuu muutos, on siitä viipymättä kirjallisesti ilmoitettava sopimuksen yhteyshenkilöille sekä samalla vakuuttavasti osoitettava sopimuksen täyttämisen edellytysten jatkuva voimassaolo. Espoon kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Palveluntuottaja reitittää kuljetuskohteet annettujen toimitusosoitteiden mukaan logistisesti parhaaksi katsomallaan tavalla. Palveluntuottajan reitityssuunnitelman perusteella tuotantokeittiö pitää yllä ajolistoilla asiakastietoja ja pakkaa ko. reitin ateriat. Sopimuskaudella ajolistoissa tai reittijärjestyksessä tapahtuvista muutoksista on informoitava Espoo Cateringia kaksi viikkoa ennen niiden toteutumisajankohtaa. Veroton hinta arkisin on xx euroa/pv/ateria. Veroton hinta sunnuntaina ja arkipyhänä on xx euroa/pv/ateria. Mahdolliset paikkoajot veloitetaan tuntihinnan mukaan. Paikkoajon hinta on arkisin xx eur/h ja sunnuntaisin/arkipyhinä xx eur/h (alv 0 %). Minimiveloitus on 30 min.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 4 (10) Hinnat ovat palveluntuottajan tarjouksessaan ilmoittamat ja kiinteinä voimassa ajalle 1.3.2013-28.2.2014. Ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen sekä mahdollisten optiovuosien osalta hintoja voidaan tarkistaa enintään kuorma-autoliikenteen kustannusindeksin (paketti- ja kevyet kuorma-autot) muutosta vastaavasti. Mahdollinen hinnantarkistusesitys on toimitettava viimeistään edellisen vuoden joulukuun loppuun mennessä. Ensimmäinen perusindeksi on sopimuksen alkamiskuukauden indeksiluku ja tarkistusindeksinä tarkistusajankohtana tiedossa oleva viimeksi julkaistu indeksiluku. Palveluntuottajan tulee yksilöidä ne kustannustekijät, joihin hinnanmuutoksessa vedotaan. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Palveluntuottaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti ja ne astuvat voimaan aina maaliskuun alusta. Espoon kaupungilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskutus tehdään kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden kotiateriakuljetusten mukaan. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta, ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna laskun päiväyksestä. Laskut osoitetaan Espoo Catering -liikelaitokselle ja lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki /Talouspalvelut Espoo Catering/ BRP4 PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Espoon kaupungille ensisijainen laskutustapa on verkkolasku. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 5 (10) Vakuutukset Palveluntuottaja huolehtii alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Palveluntuottaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntuottaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Palveluntuottajan on vastattava kirjallisiin asiakaspalautteisiin ja reklamaatioihin viiden päivän sisällä kirjallisesti. Sopimusrikkomukset Mikäli kuljetuksissa tapahtuu palveluntuottajasta johtuva häiriö, Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan aiheutuneen vahingon Espoon kaupungille. Edellä mainituksi häiriöksi katsotaan aterian toimittaminen asiakkaalle myöhästyneenä, aterian toimittamatta jättäminen tai kokonaan ajamatta jäänyt reitti. Aterian toimittaminen asiakkaalle myöhästyneenä tai aterian toimittamatta jättäminen Jos ateriaa ei ole toimitettu asiakkaalle klo 13.30 mennessä Palveluntuottajasta johtuvasta syystä (esim. kuljettaja unohti aterian keittiöön, kuljettajalta putosi ruokalaatikko maahan ja ateria tuhoutui, kuljettaja unohti asiakkaan reitiltä, avain ei ollut kuljettajalla tms.), - Palveluntuottajan on ilmoitettava kotihoidolle myöhästymisestä välittömästi klo 13.30 jälkeen - Palveluntuottajalla on velvollisuus toimittaa ateria paikkoajona saman päivän aikana klo 14.30 mennessä asiakkaalle. Palveluntuottaja ei voi veloittaa myöhästyneenä toimitetun aterian tai toimittamatta jätetyn aterian kuljetuksesta eikä paikkoajosta. Lisäksi Palveluntuottaja on velvollinen maksamaan Espoon kaupungille: - 150 euron suuruisen kertakorvauksen jokaisesta myöhästyneenä, klo 13.30 14.30 välillä, toimitetusta ateriasta - 300 euron suuruisen kertakorvauksen jokaisesta myöhästyneenä, klo 14.30 jälkeen, toimitetusta ateriasta - 400 euron suuruisen kertakorvauksen jokaisesta toimittamatta jätetystä ateriasta Kokonaan ajamatta jäänyt reitti Palveluntuottaja ei voi laskuttaa kokonaan ajamatta jääneestä reitistä. Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan Espoon kaupungille 2000 euroa/ajamatta jäänyt reitti.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 6 (10) Palveluntuottajasta johtuva toistuva häiriö Mikäli kuljetuspalveluissa on jokin em. häiriö toistuvasti, Espoon kaupungilla on oikeus ostaa kateostona palvelu toiselta palveluntuottajalta siihen saakka kunnes Palveluntuottaja osoittaa aukottomasti pystyvänsä toimittamaan palvelun sopimusehtojen mukaisesti. Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan Espoon kaupungille kateoston ja sovitun ateriakuljetusmaksun välisen hinnanerotuksen. Häiriö katsotaan toistuvaksi, kun se on tapahtunut kolme kertaa 30 päivän aikana. Espoon kaupungista johtuvat häiriöt Mikäli häiriö on johtunut Espoon kaupungin tai kotihoidon asiakkaan syystä, on palveluntuottaja oikeutettu velottamaan toimitetuista aterioista normaaliin tapaan. Palveluntuottaja voi veloittaa ns. paikkoajosta, jos lisävienti on johtunut kotihoidon tai keittiön toiminnasta. Selvyyden vuoksi sopijaosapuolet toteavat, että Palveluntuottaja vastaa kaikista ylimääräisistä kustannuksista, jotka syntyvät lakon, sulun tai muun työtaistelutoimenpiteen vuoksi ja aiheuttavat häiriöitä kuljetuksiin. Vahingonkorvaus Palveluntuottaja korvaa kaikki Espoon kaupungille kuljetuksesta Palveluntuottajan syystä aiheutuneet välittömät henkilö- ja esinevahingot tiekuljetussopimuslain mukaisilla rajoituksilla. Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan myös viivästyksestä tai kotiaterian kuljettamatta jättämisestä aiheutuneet välittömät kulut ja vahingot, jos viivästys johtuu Palveluntuottajan tuottamuksesta. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Palveluntuottaja sitoutuu sopimusaikana käyttämään vähintään tarjouksessaan ilmoittamiensa päästökriteerien tasoista tai ympäristöystävällisempää kalustoa. Sopimusseuranta Sopijapuolet sitoutuvat järjestelmällisesti seuraamaan sopimuksen ja sen tavoitteiden toteutumista ja yhteistoiminnassa kehittämään sopimuksen piiriin kuuluvia asioita. Sopimuksen vastuu- ja yhteyshenkilöt ja mahdolliset muut asiantuntijat kokoontuvat 1-2 kertaa vuodessa tai tarvittaessa yhteiseen seurantapalaveriin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 7 (10) Seurantapalaverien yhteydessä tarkastetaan kelpoisuusehtojen täyttyminen, kuljetusreittien toimivuus ja seurataan kotiateriakuljetusten omavalvonnan ja laadun osa-alueiden toteutumista. Sopimuksen siirtäminen Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Espoon kaupungilla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimainen este Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Lakkoa, sulkua tai muuta työtaistelutoimenpidettä ei kuitenkaan lueta ylivoimaiseksi esteeksi. Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja heidän toimivaltaiset edustajansa ne allekirjoittaneet. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 8 (10) (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimuksen purkaminen Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Espoon kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on sille olennainen merkitys ja Palveluntuottaja käsitti tämän, tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Espoon kaupunki saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos a) Palveluntuottajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista, eikä virhettä Espoon kaupungin huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; b) Palveluntuottaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa, eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai Espoon kaupungin syystä, c) Palveluntuottajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa, tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa palveluntuottajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Espoon kaupungilla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Palveluntuottajalta viivästyssakon (JYSE kohta 10.4) lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa palvelun hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu palveluntuottajan törkeästä tuottamuksesta. Sopimuksen päättyminen Espoon kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Palveluntuottaja sitoutuu Espoon kaupungin niin halutessa jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes Espoon kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Palveluntuottaja valitaan Espoon kaupungin palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 9 (10) Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista, tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta, tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy, tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samansanaisena kappaleena, yksi kummallekin sopimuspuolelle.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 10 (10) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Espoossa ESPOON KAUPUNKI PALVELUNTUOTTAJA LIITTEET 1. Palvelun yksilöinti 2. Kelpoisuusehdot 3. Kotiateriapalvelun prosessikuvaus 4. Asiakkaan avaimen hallintaohje 5. Palveluntuottajan omavalvontasuunnitelma 6. Reitityssuunnitelma