Tämä liitteen, keskeiset sopimusehdot on tehty Espoon kaupungin malliin ja Kirkkonummen kunta tekee oman saman sisältöisen sopimuksen

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 1 (12) Tämä liitteen, keskeiset sopimusehdot on tehty Espoon kaupungin malliin ja Kirkkonummen kunta tekee oman saman sisältöisen sopimuksen Urologisten hoitotarvikkeiden hankinta Espoon kaupungille Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Espoon kaupunki jäljempänä Kaupunki Osoite Y ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä sopimus koskee urologisten hoitotarvikkeiden hankintaa Espoon kaupungille. Toimittaja toimittaa seuraavat urologisten hototarvikkeiden kohderyhmät Espoon kaupungille: - - Täydennetään ja tarkennetaan päätöksen jälkeen. Sopimustuotteet ovat kohderyhmittäin mainittu tämän sopimuksen liitteellä 1. Liite 1, tehdään sopimuksen teon yhteydessä.

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 2 (12) Urologisten hoitotarvikkeiden tulee olla kestäviä ja laadukkaista sekä niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu. Jos tuote ei sovellu siihen tarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on tilaajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että Toimittaja on ilmoittanut tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset yksiselitteisesti ennen tuotteen käyttöönottoa. Sopimuksen käyttö Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Kaupunki on solminut urologisten hoitotarvikkeiden hankintaa koskevan sopimuksen useamman puitesopimustoimittajan kanssa. Tämän sopimuksen kohteena olevia urologisia tuotteita voidaan tilata perustellusta syystä satunnaisesti muilta toimittajilta esim. huomioiden potilaan hoitoon liittyvä erityinen tarve. Kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Kaupungin konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Kaupungin sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Kaupungin ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Kaupungilla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Luettelo Espoon kaupungin konserniyhteisöistä on tämän sopimuksen lopussa.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 3 (12) Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi optiovuosi. Option käyttöönotosta ilmoitetaan neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Kaupungin oikeus on voimassa, tulee Kaupungin ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Kaupungille käyttämänsä alihankkijat. Kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijat: Tilaaminen Kaupunki voi tilata urologisia hoitotarvikkeita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Sopimuskaudella urologisista hoitotarvikkeista Espoon kaupungin logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3, Espoo) tekee tilauksen. Maksuttoman hoitotarvikejakelun käyttäjille kunnat tilaavat tuotteet toimittajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Tarvittaessa tilaaminen on oltava mahdollista myös puhelimitse tai telefaxilla esim. vuosilomien aikana. Toimittajan sähköisen tilausjärjestelmän tulee olla käyttäjäystävällinen ja ongelmatilanteisiin tulee olla nimetty yhteyshenkilö. Käyttäjätunnusten saaminen tulee olla helppoa ja nopeaa.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 4 (12) Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja ole selvittänyt epäselvää asiaa. Toimitukset on toimitettava täysinä tilauksina. Sanktiot Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta toimittaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0%, jokaiselta alkavalta viikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla/Asiakkaalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kaksi (2) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. Toimitusehto TOP -Espoo Finnterms 2001 (vapaasti perille purettuna tilaajan osoittamaan paikkaa, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun). Ei kuljetusmaksua. Espoon kaupungin logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3, Espoo) vastaan ottaa toimituksen. TOP -Espoo, kotijakeluna potilaiden koteihin (Finnterms 2001) vapaasti perille purettuna tilaajan osoittamaan paikkaa, kuljetus vakuutettuna toimittajan lukuun). Kasupunki maksaa toimittajalle yhtä kotijakeluasiakasta kohden kuljetusmksun 4 kertaa vuodessa maksaa kaupunki. Kotijakelukuljetukset, toimittaja reitittää kuljetukset. Toimitusaika Toimitusaika on enintään viisi (5) arkipäivää tilauksesta.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 5 (12) Käyttökoulutus Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittaja järjestää tuotteiden käyttökoulutusta ja opastusta toimipisteiden henkilökunnalle ja tarvittaessa loppuasiakkaalle. Tämä ei aiheuta kustannuksia Kaupungille. Urologisten hoitotarvikkeiden sopimushinnat ovat Toimittajan tarjouksen xx.xx.xxxx mukaiset. Sopimuksen kaikki hinnat ovat kiinteät asti. Hintoihin sisältyy kaikki kulut, kuljetus, laskutus-, käsittely-, kierrätys, kuljetusvastuu-, pakkaus-, toimitus-, pientoimitus-, laskutus- ja toimistokulut sekä tuote- ja käyttökoulutuskulut. Ainoastaan kotiin jaettavien tuotteiden kuljetusmaksu ei sisälly hintoihin. Toimittaja on sitoutunut tarjouksen antaessaan siihen, että sopimuksen kohteena olevien tuotteiden ja palvelujen hintoja voidaan laskea sopimuskauden aikana liikkuvan markkinatilanteen mukaisesti. Tarjoaja/toimittaja sitoutuu antamaan automaattisesti Kaupungille kampanjoihin tai muihin vastaaviin perustuvat hinnat, mikäli nämä hinnat ovat Kaupungille sopimushintoja edullisimmat. Espoon kaupunki tekee mahdollisen option käyttöönoton yhteydessä hinnantarkistusesityksen. Option käyttöönoton yhteydessä hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoitus kuukausi. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Hinnoissa tulee myös huomioida kustannusten lasku. Mikäli jonkin tuotteen tuotanto lopetetaan ja toimittaja tarjoaa tilalle vaihtoehtoisen tuotteen, ei korvaavan tuotteen hinta voi ylittää alkuperäisen tuotteen hintaa. Kaupunki varaa oikeuden olla jatkamatta sopimusta kaikkien sopimustoimittajien kanssa optiokaudelle.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 6 (12) Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna laskun saapumispäivästä. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoon kaupungin logistiikkapalvelut / varaston tilaamien tutteiden laskut lähetetään osoitteella: Logistiikkapalvelut / varasto (Luomannotko 3) PL ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupungin kotiin jaettavien (kotijakelu) tuotteiden laskutus lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Talouspalvelut Ostolaskut sotet PL Espoon kaupunki Kotijakelun laskutuksen reskontratunnukset tarkennetaan sopimuksen teon yhteydessä. Vakuutukset Reklamaatiot Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Kaupungin tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa tilaajan / vastaanottajan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan

7 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 7 (12) yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä reklamaation antaneelle henkilölle ja hankintapalvelulle (helli.eskola@espoo.fi) sähköpostilla. Vahingon korvaus Kaupungilla on oikeus saada Toimittajan sopimusrikkomuksesta korvaus kaikista välittömistä kuluista ja vahingosta sekä virheellisen tuotteen aiheuttamasta vahingosta. Raportointi Toimittajan tulee toimittaa Espoon kaupungin hankintapalvelun yhteyshenkilölle (helli.eskola@espoo.fi) urologisten hoitotarvikkeiden kulutus- ja eurotiedot kerran vuodessa sopimuksen liitteen 1:n mukaisesti. Sopimusseuranta Sopijapuolet sitoutuvat seuraamaan sopimuksen toteutumista ja kokoontuvat tarvittaessa neuvottelemaan tulleesta asiakaspalautteesta. Kaupungilla on oikeus valvoa sopimuksen mukaista toimintaa ja suorittaa sen edellyttämiä tarkastuksia esim. tarjouspyynnössä ja tarjouksessa mainitun toiminnan toteutumista. Toimittaja varautuu ja sitoutuu sopimuskauden aikana Kaupungin kanssa pidettäviin seurantakokouksiin. Seurantakokouksissa käsitellään Toimittajan tuottaman palvelun ja tuotteiden laatua, virhetilanteita sekä tilausprosessia. Toimittaja esittelee yhteenvedon keräämästään oman toimintansa palautteesta ja palvelujen laadusta. Kaupunki esittelee yhteenvedon asiakaspalautteesta sekä sisäisten toimijoiden palautteesta. Seurantakokouksissa sovitaan ja vedetään yhteen Toimittajan palvelutoiminnassa esiintyneiden virheiden korjaavat toimenpiteet sekä mahdolliset kehittämiskohteet. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 8 (12) Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Kaupungilla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.

9 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 9 (12) Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (4 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet

10 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 10 (12) Sopimuksen päättyminen Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi.

11 Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 11 (12) Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT). Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa xx.xx.2013 Espoon Kaupunki Toimittaja LIITTEET: Liite 1. Sopimustuotteet ja hinnat

12 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 2 12 (12) Espoon kaupungin konserniyhteisöt: Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia, Espoonkruunu Oy, Espoon Toimistotalo Oy, Espoon Virastotalo Oy, Tapiolan Urheilutalo Oy, Kaupinkallion Paikoitustalo Oy, Koy Espoon Keskuksen Pysäköintitalo, Leppävaaran Pysäköinti Oy, Koy Sokinsuonkuja 4, WeeGee Oy, Espoon Matkailu Oy, Koy Koskelonteollisuus (1, 2 ja 3), Koy Espoon toimitilat, Länsimetro Oy, Koy WLC, Koy Otaniemen tiedeasunnot, Espoon Taide- ja Tietotekniikkasäätiö, Espoon Kaupunginteatterisäätiö, Helinä Rautavaaran etnografisen museon säätiö sekä Espoon taidemuseosäätiö - EMMA.