Sopijaosapuolet Yritys jäljempänä Toimittaja osoite Y-tunnus. Suupohjan seudun hankintarenkaan kunta jäljempänä Asiakas Osoite Y-tunnus

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 1 (9) Sopijaosapuolet Yritys jäljempänä Toimittaja osoite Y-tunnus ja Suupohjan seudun hankintarenkaan kunta jäljempänä Asiakas Osoite Y-tunnus Sopimuksen yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilöiden vaihtuminen ei ole varsinainen sopimusmuutos. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämän sopimuksen kohteena on Suupohjan kuntien hankintarenkaan kunnan koulutarvikkeiden ja varhaiskasvatustarvikkeiden hankinta. Tuotteiden sekä niiden tilaamisen tulee noudattaa tarjouspyynnön liitteenä ollutta hankinnan yksilöintilomaketta, joka on sopimuksen liitteenä 3. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimuksen käyttö Suurin sopimusta käyttävä asiakasryhmä on hankintarenkaan kunnan peruskoulut. Myös muut yksiköt kuten esim. päiväkodit, esiopetus. nuorisopalvelut ja lukiot voivat tehdä hankintoja tämän sopimuksen perusteella. Sopijaosapuolten vastuut Asiakas vastaa siitä, että o perustilaukset ovat määräaikaan mennessä Toimittajalla o toimitusosoitteet ilmoitetaan oikein Toimittajalle o koulujen ja varhaiskasvatuksen yhteishenkilöiden yhteystiedot toimitetaan Toimittajalle Toimittaja vastaa siitä, että o toimitukset ovat sovittuina aikoina sovitussa paikassa o Toimittajan järjestelmässä olevat hinnat ovat oikeat o ainakin kouluille ja varhaiskasvatuksen toimistoon toimitetaan aina uusi tuotekuvasto heti sen valmistuttua o asiakaspalvelu tarjotaan suomeksi o perustilausten suhteen toimitusvarmuus on vähintään 90 % tilausrivitasolla mitattuna. A-tuotteiden toimitusvarmuus on

2 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 2 (9) kuitenkin 100 %. Toimittaja huolehtii toimitusvarmuuden seurannasta ja raportoinnista vuosittain mennessä. Raportin tulee kuvata tilannetta Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on määräaikainen. Sopimuskausi alkaa ja on voimassa kolme (3) vuotta saakka. Tämän jälkeen on mahdollista ottaa käyttöön 1 vuoden optio. Hankintarenkaan kunta ilmoittaa option käyttämisestä erikseen viimeistään kuusi kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kunnan vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Tilaaminen Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Asiakas voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään toimittajan järjestelmää käyttäen. Hinnat ja hintojen tarkastaminen Hinnat kirjataan ilman arvonlisäveroa. Mahdollisia hinnantarkistusesityksiä voidaan tehdä kerran kalenterivuodessa. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään asti. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme (3) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Suupohjan kuntien hankintarenkaalle (Kauhajoen kaupunki, kehityspäällikkö, PL 500, Kauhajoki). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleisen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Ensimmäisen hinnantarkistuksen vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi.

3 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 3 (9) Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Hintaneuvottelut käydään hintaliitteellä olevista tuotteista. Hintaliitteen ulkopuolisten tuotteiden tulee noudattaa hintaliitteen tuotteiden hinnanmuutoksia. Tuotteen saatavuusongelmat eivät ole syy hinnanmuutoksille. Toimittaja takaa hintaliitteessä esitettyjen vertailutuotteiden tai vastaavien korvaavien tuotteiden saatavuuden koko sopimuskauden ajan. Jos Toimittaja ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta, Toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla. Tuote on ensin hyväksytettävä tilaajalla. Siinä tapauksessa, että tuotteen kampanjahinta on alhaisempi kuin sopimuksen mukainen hinta, on tilaajan saatava tuote kampanjahinnalla. Toimitusehto TOP (toimitettuna perillä) Suupohjan hankintarenkaan kunnan nimi Tuotteen hinta sisältää kaikki kulut. Alle 30 euron (alv 0%) suuruisista tilauksista Toimittaja voi veloittaa pientoimituslisän, mutta ei mitään muita kustannuksia. Jälkitoimituksista ei voi veloittaa kuluja. Toimitusaika Perustilaukset Asiakas ja Toimittaja sopivat syksyisin perustilauksen viimeiset jättöpäivämäärät seuraavaksi vuodeksi. Ensimmäinen toimitusajankohta on touko-kesäkuun vaihteessa ja toinen elokuun alussa ennen koulujen alkamisajankohtaa. Lisätilaukset Lisätilausten toimitusaika tilauksesta toimitukseen on vakiotuotteilla enintään 5 arkipäivää Jälkitoimitukset Jälkitoimituksia pyritään välttämään. Toimittamattomista tuotteista ei saa laskuttaa. Perustilausten jälkitoimitusten on oltava kouluilla tai varhaiskasvatusyksiköissä viimeistään elokuun loppuun mennessä. Mikäli tavaraa ei saada toimitettua elokuun loppuun mennessä, on toimittajan otettava yhteyttä tilaajaan ja neuvoteltava tilanteesta, onko myöhäisempi toimitus mahdollisen vai perutaanko tilaus, jolloin Asiakas mahdollisesti hankkii tuotteen muualta (kateosto.)

4 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 4 (9) Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta toimituksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisälain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Hankintarenkaan kunnan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Hankintarenkaan kunta vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Verkkolaskuihin merkitään laskun saajaksi: Hankintarenkaan kunta Skannaus PL XX XXXXX Kunnan nimi Kauhajoen OVT tunnus on Kauhajoen operaattori on Logica Suomi Oy (tunnus ). Laskutuksesta saa lisätietoja osoitteesta: Suupohjan Seutupalvelukeskus PL Kauhajoki Vakuutukset Virhetilanteiden hoito Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa tilaajan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Perustoimituksen viivästyminen Perustoimitukset on toimitettava koululle ja varhaiskasvatusyksikköön sovittuna aikana.

5 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 5 (9) Mikäli perustilauksesta oleellinen osa viivästyy sovitusta toimitusajankohdasta, on Asiakkaalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on Asiakkaalle vahinkoa. Perustilauksen oleellisena viivästymisenä pidetään sitä, että perustilauksen tuotteista on toimitettuna koululle alle 90 % tilausrivitasolla mitattuna, tai että jonkin A-tuotekokonaisuuden tilausmäärästä on toimitettu alle 90 %. Viivästyssakko on suuruudeltaan kaksi (2) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakkoa peritään korkeintaan asti kunakin perustilauskautena. Viivästyssakko lasketaan koko perustilauksen arvosta. Asiakkaalla on oikeus vähentää sopimussakot Toimittajalle maksettavista korvauksista. Perustilauksen jälkitoimituksen viivästyminen Mikäli jälkitoimitus toimitetaan jälkeen, on Asiakkaalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta että viivästyksestä on Asiakkaalle vahinkoa. Viivästyssakko jälkitoimituksen osalta on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Sopimussakkoa peritään korkeintaan kymmeneltä viikolta. Viivästyssakko lasketaan jälkitoimituksen yhteydessä tavaran tai sen osan hinnasta, joka on viivästyksen vuoksi jäänyt saamatta. Asiakkaalla on oikeus vähentää sopimussakot toimittajalle maksettavista korvauksista. Lisätilaustoimituksen viivästyminen Lisätilausten toimitusaika on vakiotuotteiden osalta viisi arkipäivää. Mikäli lisätilauksen toimitusaika vakiotuotteiden kohdalla ylittää viisi arkipäivää, on Asiakkaalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta että viivästyksestä on Asiakkaalle vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia viivästyneen tavaran tai sen arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän vuorokauden pituisen ajanjakson osalta, jolla toimittaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä viikolta. Asiakkaalla on oikeus vähentää sopimussakot toimittajalle maksettavista korvauksista. Kateosto Asiakkaalla on viivästyssakon sijasta oikeus kateoston suorittamiseen kolmannelta osapuolelta, mikäli toimittaja ilmoittaa, että Asiakkaan tilaamaa tuotetta ei ole saatavilla kohtuullisessa ajassa. Toimittaja sitoutuu näissä tilanteissa korvaamaan Asiakkaalle kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Korvausvastuu virheellisen tuotteen aiheuttamasta vahingosta Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen aiheuttamasta vahingosta sekä Asiakkaalle että kolmannelle osapuolelle. Tapauksissa, joissa Asiakas on laillisessa korvausvastuussa kolmanteen henkilöön nähden, vahinkotapaukset hoidetaan siten, että Asiakas hoitaa korvauskäsittelyn oman hallintomenettelynsä mukaisesti. Mikäli vahinko on edellä mainitussa tapauksessa aiheutunut siitä, että

6 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 6 (9) Toimittaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa, on Asiakkaalla oikeus kohdistaa korvausvaade Toimittajaan. Kestävä kehitys Sopimusseuranta Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Sopimuksen seurantakokous pidetään vähintään kerran vuodessa. Sopimuksen siirtäminen Toimittajan tulee toimittaa raportti kaikista edellisvuoden ostoista tammikuussa. Lisäksi Toimittajan on toimitettava raportti perustilauksista. Sopimusseurannasta sovitaan tarkemmin sopimuksenteon yhteydessä. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakamisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Kauhajoen käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimainen este Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimuksen muutokset Sopijaosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vai kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat

7 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 7 (9) sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Sopimuksen irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijaosapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijaosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijaosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitettaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Asiakas osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut Asiakkaan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Asiakkaalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa (JYSE tavarat 2009, kohta 12.2). Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu Toimittajan törkeästä tuottamuksesta. Sopimuksen päättyminen

8 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 8 (9) Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, Asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes Asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Hankintarenkaan kunta noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Noudatettavat sopimusehdot Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys

9 TARJOUSPYYNTÖ/LIITE 5 9 (9) Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) Kauhajoella allekirjoitus allekirjoitus LIITTEET: Liite 1, yhteyshenkilöt Liite 2, hintaliite Liite 3, hankinnan yksilöinti