Tarjouspyyntö siivouspalveluista D/192/ /2016 Liite 7. Sopimuksen keskeisiä ehtoja. Sopijaosapuolten vastuut

Transkriptio

1 Sopimuksen keskeisiä ehtoja Sopijaosapuolten vastuut Tilaaja vastaa siitä, että - se luovuttaa korvauksetta Palveluntuottajan käyttöön kylmän ja lämpimän veden sekä sähkön. - se luovuttaa Palveluntuottajalle tarpeellisen määrän avaimia kuittausta vastaan. - se luovuttaa Palveluntuottajalle riittävän määrän säilytys-, sosiaali- ja huoltotilaa. Tilat ovat Palveluntuottajan käytössä ja vastuulla. - yhteyshenkilö ilmoittaa Palveluntuottajalle kohteen käytössä tapahtuvista poikkeustilanteista, kuten juhlat ja muu käyttö, joilla on vaikutusta kohteen siivottavuuteen. Palveluntuottaja vastaa siitä, että - se huolehtii siivousalueen kohteiden ylläpitosiivouspalveluista sopimuksen mukaisesti - se suorittaa Tilaajan yhteyshenkilön/-öiden tilaamat lisäsiivouspalvelutyöt sovittuna ajankohtana ja laajuudessa. Muut kuin yhteyshenkilö eivät voi tilata lisäsiivouspalveluja. - Palveluntuottajan työnjohto johtaa ja valvoo työtä siivouskohteessa. - yhteisille laadunarviointikäynneille osallistuu Palveluntuottajan kohteesta vastaava esimies. - Palveluntuottaja tai sen edustaja on tavoitettavissa siivoustyönaikana - se hankkii siivousaineet ja käyttää vain mahdollisimman ympäristöystävällisiä ja siivottavaan tilan ja pinnan puhdistukseen soveltuvia siivousaineita - se hankkii siivouskoneet, -laitteet ja -välineet sekä niiden huollon. - siivouskoneet ovat asianmukaisia, nykyaikaisia ja niitä on riittävästi - palvelukohteissa on riittävästi henkilökuntaa. - siivousvälineet ovat puhtaat ja niitä on riittävästi kohteen kokoon nähden Tilaajan omistamat pyykinpesukoneet, jos kohteessa sellaisia katselmushetkellä on, luovutetaan Palveluntuottajan käyttöön. Palveluntuottaja vastaa sopimusaikana koneiden kunnosta. Koneiden rikkoonnuttua uusien hankinnasta neuvotellaan erikseen. Palveluntuottaja vastaa toimintansa ja henkilöstönsä osalta siitä, että - se ilmoittaa sekä vakinaisten että sijaistavien työntekijöiden nimet Tilaajan yhdyshenkilöille. - mikäli nimetty esimies ei sopijapuolista riippumattomista syistä voi enää osallistua palvelutuotantoon, Palveluntuottaja pyrkii ensitilassa löytämään hänen tilalleen tarjouspyynnössä mainitun riittävän ammattitaidon omaavan uuden henkilön - työntekijät pitävät esillä kuvallista henkilökorttia, josta käy ilmi henkilön ja Palveluntuottajan / yrityksen nimi. Edellä mainittu koskee myös Palveluntuottajan mahdollisia alihankkijoita. - kaikista työntekijöistä (myös alihankkijoiden) on toimitettava rikostaustaselvitys (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä /504) - ulkopuolisia henkilöitä ei liiku työntekijöiden mukana siivouskohteessa.

2 - kiinteistön ovet ja ikkunat suljetaan ja valot sammutetaan, mikäli Palveluntuottaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä eikä muuta ole sovittu. - se perehdyttää työntekijänsä siivottaviin tiloihin. Palveluntuottaja vastaa työnjohtovelvollisuuksista. Palveluntuottaja perehdyttää itse myös uudet työntekijänsä. - se palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä siivouskohteen yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on Palveluntuottaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. - se ilmoittaa sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta. - se noudattaa työsuojelu- ja turvallisuusmääräyksiä, -asetuksia ja -ohjeita. Tilaaja ja Palvelun tuottaja tekevät yhteistyötä lain ja asetuksien mukaisissa työsuojelukysymyksissä. Palvelutuottajan työntekijät on velvoitettu osallistumaan Tilaajan mahdollisesti järjestämiin turvallisuusinfoihin ja muihin vastaaviin tilaisuuksiin. - sen työntekijöillä on siivottavan kohteen turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen riittävä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito. - se vastaa työntekijöiden työnantajana henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työehtosopimusten noudattamisesta, työntekijöiden palkoista, lakisääteisistä vakuutuksista ja kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta. Siivottavan tilan tavaroiden, puhelimien ja henkilökunnan välineiden käyttö Palveluntuottajalla ei ole oikeutta käyttää siivottavassa tilassa olevia kodinkoneita, tavaroita tai henkilökunnan välineitä. Palveluntuottajalla ei ole myöskään oikeutta käyttää Tilaajan puhelimia tai tietokoneita. Siivoojien mahdollisen taukotilan ja sen välineistön käytöstä sovitaan siivouskohdekohtaisesti. Jätteiden lajittelu Palveluntuottaja vastaa jätteiden lajittelusta sen mukaan, miten sitä kussakin kiinteistössä kerätään. Palveluntuottaja hankkii lajittelun mukaiset biojätepussit, roskapussit ja jätesäkit sekä huolehtii jätteiden toimittamisesta asianmukaisiin jäteastioihin. Mahdollisesta lajittelusta ja erilliskeräilystä aiheutuvat kustannukset tulee ottaa huomioon hinnoittelussa, sillä ne eivät saa aiheuttaa muutoksia palvelumaksuun sopimuskauden aikana. Siivottavien tilojen roska-astiat tyhjennetään kiinteistön jäteastioihin. Tilojen käyttäjät huolehtivat isot pahvit lajitteluun. Tilaajavastuulaki Palveluntuottaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta lain asettamissa määräajoissa. Palveluntuottaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan.

3 Hinnat Siivouspalvelusta maksettavat korvaukset on eritelty liitteessä 5. Siivouspalvelumaksuun sisältyvät kaikki siivouspalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut kuten siivousaineet, -välineet ja -koneet, työpalkat, vakuutukset, hallinnolliset kulut ja verot sekä muut siivouksesta aiheutuvat kulut. Jos siivottavassa pinta-alassa tai tilojen käyttötarkoituksessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopijaosapuolet sopivat yhdessä palvelumaksun muutoksesta. Muutoksen suuruus määritellään käyttäen tarjouspyynnön hintaliitteen tunnuslukuja. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä Palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Laskennassa käytetään tarjouksen hintaliitteen tietoja. Tilaaja ja Palveluntuottaja neuvottelevat palvelumaksun muutoksesta, jos yksittäisen siivouskohteen siivoustarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Laskennassa käytetään tarjouksen hintaliitteen tietoja. Tähän sopimukseen kuulumattomista mahdollisista ylimääräisistä töistä Tilaaja ja Palveluntuottaja sopivat yhdessä ja niistä laskutetaan erikseen. Hintojen tarkistaminen Kaikki siivouksesta maksettavat hinnat ovat kiinteät vähintään ensimmäisen sopimusvuoden siivouksen aloittamisajankohdasta lukien. Sopijaosapuolet voivat tämän jälkeen esittää hintoihin tarkistuksia kerran vuodessa. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme (3) kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, on kummallakin osapuolella oikeus irtisanoa sopimus sopimuksessa määritellyn käytännön mukaisesti.

4 Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Palvelut laskutetaan jälkikäteen toimittajan lähettämän laskun perusteella. Tilaajilla on mahdollisuus vastaanottaa muilta kuin Lappiahallin osalta vain verkkolaskuja. Laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa jälkikäteen ja maksuehto on 21 pv netto. Siivouksesta laskutetaan kalenterikuukausi kerrallaan. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Lisäsiivouksen lasku voidaan lähettää ja maksaa vasta, kun palvelu on vastaanotettu ja hyväksytty. Viivästyskorko on voimassa olevan korkolain mukainen. Seuranta ja reklamaatioiden käsittely Palveluntuottaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita ja tarjouspyynnön mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palveluntuottajalta. Jos palvelu poikkeaa edellä esitetystä, siinä on virhe. Jos palvelussa on virhe, Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä Palveluntuottajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Jos palvelussa on virhe, Palveluntuottajan tulee korjata se viivytyksettä. Palveluntuottaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu Palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tilaajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta. Mikäli Palveluntuottaja ei pysty hoitamaan ylläpito- tai lisäsiivousta tai Tilaajan omien siivoojien sijaistusta Tilaajan edellyttämänä aikana tai muusta perustellusta syystä, Tilaaja pidättää itsellään oikeuden käyttää tällöin sopimuksen ulkopuolisia palveluntuottajia. Edellä mainittu ei rajoita Tilaajan oikeuksia muun muassa päättää sopimus tai vaatia vahingonkorvausta. Lisäsiivouksen kuten esimerkiksi ikkunanpesun tms. tarkka valmistumis- ja tarkistusajankohta sovitaan erikseen. Sopimuksen irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia.

5 Sopimuksen purkaminen Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 pv) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen, toistuvat, perustellut valitukset Palveluntuottajan toiminnasta tai Palveluntuottajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa kohteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuus- ja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos Palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Tilaajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle tilaajan tehtävä siirtyvät. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.

6 Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Osapuolella on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan.