Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 1 (10) KIRJASTOAUTON HANKINTA 1. Sopijaosapuolet Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y Sopimuksen yhteyshenkilöt: 3. Sopimuksen kohde ja tavoitteet 4. Sopimuskausi ja tilaus 5. Korityön muutokset Sopimuksen yhteyshenkilöt tulevat tämän sopimuksen liitteeksi. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on tämän sopimuksen ja sen liitteen x (tekninen erittely) mukainen kirjastoauto. Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Asiakas tekee tilauksen sen jälkeen, kun Asiakas ja Toimittaja ovat sopineet työn tekemisestä kohdassa 5. mainitulla tavalla. Ennen korityön aloittamista käydään Asiakkaan ja Toimittajan kesken kirjastoauton kokonaisuus läpi, jossa asiakas voi esittää tarvittavia muutoksia. Kokouksiin voi osallistua myös muut Asiakkaan nimeämät tahot, jotka ovat mukana kirjastoauton toteutuksessa (katso kohta 6). Asiakkaan vaatimat muutokset eivät oikeuta Toimittajaa lisähintaan siinä tapauksessa, että muutokset ovat toiminnallisesti samanarvoisia ja vastaavat erittelyn vaatimuksia. Mikäli Asiakas haluaa työn aikana tehdä sellaisia muutoksia, jotka ylittävät erittelyn vaatimukset ja joista aiheutuu lisäkustannuksia

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 2 (10) 6. Yhteistyö Aalto-yliopiston kanssa Toimittajalle, on Toimittajan viipymättä ilmoitettava muutosten aiheuttamat lisäkustannukset ja työstä aiheutuva mahdollinen toimituksen viivästyminen Asiakkaalle. Muutostyö voidaan suorittaa vasta kun Asiakas on kirjallisesti hyväksynyt siitä aiheutuvan lisäkustannuksen ja mahdollisen toimituksen viivästyksen. Toimittaja tekee lopulliset rakennepiirustusten suunnitelmat ja niihin liittyvät selvitykset, jotka lähetetään Asiakkaan hyväksyttäväksi ennen koritöiden aloittamista. Aalto-yliopiston kanssa tehtävä työ on erillishinnoittelun piirissä ja tarjouksessa on annettava tuntiveloitushinta (ei vaikuta vertailuun). Kokousten määristä sovitaan Aalto-Yliopiston kesken erikseen. Asiakas tekee innovaatioyhteistyötä Aalto-yliopiston kanssa. Aalto-yliopiston Taideteollisen korkeakoulun median laitos työstää uuden auton konseptia innovatiivisten mediateknisten välineiden ja sisältöjen suunnittelulla. Aalto-Yliopiston Muotoilun laitos suunnittelee tilankäytön, ikkunat, teettää kirjastotilan hyllyt, pöydät, kaapistot ja moduulit. Aalto-yliopiston median laitos sekä muotoilun laitos esittävät tila-, sisustus- ja laiteratkaisut Toimittajalle ennen korityön rakentamista. Toimittajan on velvollisuus osallistua suunnitteluyhteistyöhön projektiryhmien ja kalusteiden toteuttajan kanssa, jotta tarvittavat muutokset korityöhön voidaan tehdä kohdan 5 mukaisesti. Taideteollisen korkeakoulun muotoilun laitoksen kanssa suunniteltavia asioita ovat: auton tilankäytön suunnittelu: työtila, kirjastotila, hyllyjen ja laitteiden sijoittelu mitä on sijoitettavissa auton mahdollisesti porrastettuun takaosaan, jossa suuri monikäyttöinfotaulu osallistuminen lapsenomaisten nousukaiteiden suunnitteluun ohjaamon ja kirjastotilan välisen seinän ja oven sisustuksellinen suunnittelu.

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 3 (10) auton erilaisten hyllyjen ja moduulihyllyjen suunnittelu ja toteutus sekä vakaan, toimintavarman kiinnitysjärjestelmän suunnittelu ja toteutus. auton kirjastotilan pöytien/moduulipöytien/moduulisohvien, istuinten suunnittelu ja toteutus sekä vakaan, toimintavarman kiinnitysjärjestelmän suunnittelu ja toteutus. kirjastoauton ulkoasun suunnittelu (tarroitussuunnitelma/maalaussuunnitelma, näyttötaulu ym.) ikkunasuunnitelma sisustuksen värisuunnittelu (lattia, seinät, hyllyt, pöydät, sisustuskankaat) teknisten varusteiden sijoituksen ja kiinnityksen suunnittelu 7. Alihankkijoiden käyttö 8. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Hinnat ovat toimittajan tarjouksessaan xx.xx.2012 antamat ja tämän sopimuksen liitteellä. Hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteänä voimassa. Kirjastoauton kokonaishinnan tulee sisältyä käyttökoulutus, alusta ja korityö varusteltuna, asennettuna, rekisteröitynä, katsastettuna ja toimitettuna tilauksessa mainittuun osoitteeseen (Top Espoo, Finterms 01). Hintojen tulee sisältää kaikki käyttöönottoa edeltävät kustannukset. Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä. Kirjastoauton hintaan tulee sisältyä kirjastoauton valmistuttua viimeistelyhuolto sekä alustan ja korityön ensimmäisen vuoden jälkeinen vuosihuolto. 9. Toimitusehto Toimitusehto on Top Espoo, Finnterms 01. Kirjastoauto luovutetaan ostajalle rekisteröitynä ja katsastettuna, täysin toimintakuntoisena, laitteet ja varusteet paikoilleen asennettuina sekä toimintavalmiina.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 4 (10) Kirjastoauton toimitukseen tulee sisältyä yhden työpäivän mittainen käyttökoulutus Espoon kaupunginkirjaston kirjastoautojen henkilökunnalle Espoossa kirjastoauton valmistuttua kokonaisuudessaan. Kaluston dokumentit (mukaan luettuna käyttö- ja huolto-ohjeet sekä oppaat) suomenkielisinä toimitetaan kirjastoauton mukana kahtena (2) kirjallisena kappaleena kansioihin pakattuina sekä sähköisessä muodossa muistitikulla tai muulla yleisellä tallennusvälineellä. Luovutuksen yhteydessä Asiakas suorittaa luovutustarkastuksen ja koeajon. Asiakkaalla on oikeus käyttää tarkastuksessa apuna ulkopuolista konsulttia. Asiakas antaa hyväksytystä lopputarkastuksesta kirjallisen dokumentin. 10. Työn valvonta Asiakas on oikeutettu asettamaan tarpeelliseksi katsomansa määrän valvojia seuraamaan korityön rakennustyötä. Asiakas voi käyttää apuna ulkopuolista konsulttia. Työn valvontaa suoritetaan seuraavasti: 11. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Tarkastetaan, että alusta on tilaajasopimuksen mukainen Ennen korityön aloitusta tarkastetaan mahdollisten muutosten tarve Tarkastetaan korikehikko sen valmistuttua Luovutuksen yhteydessä Asiakas suorittaa luovutustarkastuksen ja koeajon. Valvojilla on oikeus tarkastaa kaikki tämän sopimuksen piiriin kuuluvat työt vakuuttuakseen siitä, että ne suoritetaan sopimuksen mukaisesti ja tarkoitustaan vastaavalla tavalla noudattaen hyväksyttyjä piirustuksia ja teknisiä vaatimuksia. Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 5 (10) Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoon kaupungin sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Espoon OVT-tunnus on Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. 12. Toimitusaika 13. Viivästyssakko Toimitusaika sovitaan tilauksen yhteydessä. Tavoitteena on, että toimitus tapahtuu vuoden 2012 aikana. Mikäli tavaran toimittaminen viivästyy sovitusta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan kirjastoauton kokonaishinnasta ja sitä peritään enintään 10 viikolta.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 6 (10) 14. Takuu 15. Vakuutukset Korityön takuun on oltava vähintään kaksi (2) vuotta. Alustan takuu on oltava vähintään yksi (1) vuosi, paitsi voimansiirtolinjalla on oltava vähintään kahden (2) vuoden takuu. Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 16. Kestävä kehitys 17. Huolto ja varaosien saatavuus Moottorin on oltava Euro 5 moottori tai tiukemmat normit täyttävä moottori. Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Kirjastoauto on otettava huoltoon kohtuullisen ajan kuluessa tilaajan ilmoituksesta. Toimittaja on velvollinen toimittamaan alustan varaosia vähintään 15 vuoden ajan toimituspäivästä lukien. Kulutusluonteiset alustan osat on toimitettava yhden viikon toimitusajalla ja harvemmin tarvittavat alustan osat kuukauden toimitusajalla. Autoon ei saa asentaa sellaisia alihankkijoiden valmisteita joiden varaosan saannin jatkuvuus näyttää epävarmalta. Huoltopaikkojen tarkemmat tiedot ja varaosien saatavuus täsmennetään sopimuksentekovaiheessa. 18. Sopimusseuranta Toimittaja on velvollinen osallistumaan seurantakokouksiin kohtien 5, 6 ja 10 mukaisesti. 19. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa.

7 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 7 (10) Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. 20. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Ylivoimainen este Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. 22. Sopimuksen muutokset 23. Sopimuksen purkaminen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 8 (10) Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 24. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 25. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.

9 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 9 (10) 26. Noudatettavat sopimusehdot Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). 27. Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 28. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys 1. Tämä sopimus 2. Tarjouspyyntö pvm 3. Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT).

10 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 10 (10) Espoossa xxx xxx LIITTEET: - Yhteyshenkilöt - Hintaliite - Tekninen erittely - Huolto- ja varaosien saatavuustiedot