Espoon kaupunki Asiakas Osoite Y ja. Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus. Asiakkaan yhteyshenkilö: Toimittajan yhteyshenkilö:

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 1 Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Espoon kaupunki Asiakas Osoite Y ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Asiakkaan yhteyshenkilö: Toimittajan yhteyshenkilö: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tämän sopimuksen kohteena ovat hammashoitokoneyksiköiden (myöh.hammashoito-unitien) ja niiden huoltojen hankintaehdot, joita sovelletaan sopimuskauden aikana tehtäviin hankintoihin. Sopimuksen kohteena olevien laitteiden hinnasto on ilmoitettu tarjouksessa nro XXX Toimittaja vastaa laitteiden toimituksesta, niiden kuljetuksesta ja asennuksesta sekä käyttöönoton koulutuksesta. Takuu alkaa asennuksen ja koekäytön hyväksymisen jälkeen KTS. takuu. Toimittaja sitoutuu suorittamaan Asiakkaan tilaamat huollot/korjaukset tarjouksessa mainitsemassaan (XX) vasteajassa tilauksen vastaanotettuaan. Asiakas tilaa huollon puhelimitse, jolloin sovitaan huollon/korjauksen ajankohta.

2 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 2 Sopimuksen käyttö Kevennetty kilpailutus järjestetään niiden puitesopimustoimittajien välillä, jotka hankintapäätöksen mukaisesti on valittu puitesopimustoimittajiksi ja jotka voivat toteuttaa tilaajan määrittelemän tilaustarpeen, ottaen huomioon tilauksen kohteeseen liittyvät vaatimukset. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 2 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1optiovuosi. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava/hyväksytettävä asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita/palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP - järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Hinnat Hammashoitokoneiden ja niiden huoltojen/korjauksien hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan eikä niitä voida korottaa. Hinnat sisältävät toimituksen, asennuksen ja käyttöopastuksen Espoon kaupungin yksikössä. Toimittaja tiedottaa Asiakkaalle etukäteen markkinoinnin edistämiskampanjoistaan sekä muista vastaavista erityistilanteista ja an-

3 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 3 taa Asiakkaalle automaattisesti vastaavat edut mikäli ne ovat Asiakkaalle tämän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Kevennetyn kilpailutuksen tarjoushinnat voivat olla alemmat kuin alkuperäiset tarjoushinnat. Takuu Tuotteiden takuuaika on x vuotta. Takuu alkaa siitä päivästä, jona Asiakas on hyväksynyt asennuksen ja koekäytön. Takuuaikaa jatketaan sillä ajalla, jolla tavara ei ole ollut Asiakkaan käytettävissä johtuen tavaran virheen korjaamisesta. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tavaran virheellisen tilalle. Toimittajan vastuu ei ulotu virheisiin, jotka ovat aiheutuneet tavanomaisesta kulumisesta tai Asiakkaan tuottamuksesta. Tavaran virhe Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan sellaiset tavarassa ilmenevät virheet, jotka ovat olleet tavarassa vaaranvastuun siirtyessä ja joita Asiakas ei ole kohtuudella voinut havaita vastaanottotarkastuksessa. Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle kohtuullisessa ajassa siitä kun Asiakas on havainnut virheen. Mikäli Toimittaja ei oikaise virhettä kohtuullisessa ajassa Asiakkaan reklamaatiosta, on Asiakas oikeutettu tekemään tai teettämään tarpeelliset korjaukset Toimittajan vastuulla ja kustannuksella. Korvausvastuu virheellisen tuotteen aiheuttamasta vahingosta Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen sekä Asiakkaalle että kolmannelle mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. Tapauksissa, joissa Asiakas on laillisessa korvausvastuussa kolmanteen henkilöön nähden, vahinkotapaukset hoidetaan siten, että Asiakas hoitaa korvauskäsittelyn oman hallintomenettelynsä mukaisesti. Mikäli vahinko on edellä mainitussa tapauksessa aiheutunut siitä, että Toimittaja on laiminlyönyt sopimusvelvoitteensa, on asiakkaalla oikeus kohdistaa Toimittajaan korvausvaade.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 4 Toimitusehto TOP Espoo Finnterms 2001 (vapaasti perillä purettuna ja asennettuna Asiakkaan osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna Toimittajan lukuun, ei pientoimituslisiä, pakkausjätteet pois kuljetettuina). Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksyntä siitä alkaen kun laitteet on käyttökuntoon asennettu ja koekäytetty ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna laskun päiväyksestä. Laskutuskauden on päätyttävä vuodenvaihteessa. Espoon laskun sisäinen kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Tilaajan viitteet: reskontratunnus, tilaajan koko nimi, tilaajan puhelinnumero Toimitusosoite: Espoon kaupunki, toimitusosoite Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupungilla on valmius vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutuksen yhteyshenkilö: Ghita Svensson, ghita.svensson@espoo.fi, puh Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen.

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 5 Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensatuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi omahenkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Kestävä kehitys Sopimusseuranta Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Kaupunki ja Asiakas sopivat sopimusseurannasta tarpeen mukaan. Toimittaja raportoi kohdekohtaiset tilaukset tilaajittain kerran vuodessa kesäkuussa Hankintapalveluun osoiteeseen. Hankintapalvelut PL 640, ESPOON KAUPUNKI Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva OYL mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimuksen purkaminen Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 6 Asiakas saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Asiakas saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee tavaraa/palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos Toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä Asiakkaan huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Asiakas saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää; Toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa Toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon (JYSE 2009 TAVA- RAT ja JYSE 2009 PALVELUT) lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

7 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 7 Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen purkaminen Sopimuksen päättyminen Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Mikäli toimittaja rikkoo oleellisesti sopimusvelvollisuuksiaan, on Asiakkaalla oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi silloin, kun Asiakas on siitä kirjallisesti ilmoittanut toiselle osapuolelle. Toimittaja voi purkaa sopimuksen välittömästi, mikäli Asiakas on rikkonut oleellisesti sopimusvelvollisuuksiaan, eikä ole korjannut menettelyään 30 päivän kuluessa Toimittajan kirjallisesta ilmoituksesta. Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 8 Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viran omaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen hävittäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009).

9 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 9 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT ja JYSE 2009 PALVELUT). Tarjous pvm Espoossa ESPOON KAUPUNKI, nimi ja titteli Liitteet:- Toimittaja