SOPIMUSEHDOT ESPOON KAUPUNGIN KUNTOJUMPPIEN HANKINNASTA. Espoon kaupunki (jäljempänä Asiakas ) Osoite Y

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (10) SOPIMUSEHDOT ESPOON KAUPUNGIN KUNTOJUMPPIEN HANKINNASTA 1. Sopijaosapuolet 2. Sopimuksen yhteyshenkilöt: Espoon kaupunki (jäljempänä Asiakas ) Osoite Y ja Yritys (jäljempänä Toimittaja ) Osoite Y-tunnus Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot 3. Sovellettavat yleiset sopimusehdot 4. Sopimuskausi Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan JYSE 2009 Palvelut (jäljempänä JYSE ) -ehtoja. Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi (1) + yksi (1) optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 4 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

2 5. Sopimuksen kohde ja tavoitteet 6. Palvelun sisältö ja laatu TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (10) Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalle oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Tämä sopimus ja sen alaiset liitteet koskevat Toimittajan Asiakkaalle toimittamia Palveluita. Sopimuksen kohteena on pp.kk.vvvv päivätyn tarjouspyynnön mukaisen palvelun (jäljempänä Palvelun ) hankinta. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1, hankinnan yksilöinti = Palvelukuvaus. Tämä sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Toimittajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Asiakkaalle. Sopimuksen tavoitteena on toteuttaa korkealaatuisten palvelujen hankinta kilpailukykyisin hinnoin Asiakkaan käyttöön. Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu liitteessä 1, hankinnan yksilöinti = Palvelunkuvaus. Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä. Palveludokumentaation sekä Palveluun liittyvän koulutuksen tulee olla suomenkielistä. Palveluiden on oltava tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisia, sovelluttava sovittuun käyttötarkoitukseen ja toimittava sovitulla tavalla. Tuotteen ja siihen liittyvien Palveluiden on toimitushetkellä täytettävä sellaiset lainsäädännössä ja viranomaismääräyksissä asetetut vaatimukset, jotka ovat voimassa sopimuksen tekohetkellä tai jotka on sopimuksen tekohetkellä säädetty tulemaan voimaan sopimuskauden aikana. Ellei toisin ole kirjallisesti sovittu, sisältyy Palveluun myös Palvelun välitöntä käyttöä tai hyödyntämistä varten tarvittava tai Palvelulle sovitut lopputulokset, dokumentaatio, todistukset, luvat, ohjeet ja muut asiakirjat.

3 7. Sopijaosapuolten vastuut TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (10) Asiakas vastaanottaa ilmoittautumiset. Asiakas päättää, osallistuuko kullekin tunnille kuntalaisia vai koostuuko ryhmä ainoastaan kaupungin henkilöstöstä. Asiakas vastaa siitä, että henkilöstöä ja kuntalaisia tiedotetaan kuntojumppa toiminnasta kuntojumppia varten on olemassa tarkoitukseen sopivat tilat ja välineet (matot ja musiikkilaite) Toimittajalla on pääsy kuntojumppa tiloihin yhdessä Toimittajan kanssa on sovittuna toiminnan tilastoinnista ja seuraamisesta mahdollisista aikataulujen, tilojen ja ryhmien muutoksista ilmoitetaan nimetylle yhteyshenkilölle ajoissa kuntojumpparyhmän käynnistävä tilauslomake lähetetään Toimittajalle se suorittaa palvelusta tämän sopimuksen mukaisen vastikkeen sovitun maksuehdon mukaisesti. Toimittaja vastaa siitä, että kuntojumppatunnit on suunniteltu Asiakkaan määritysten mukaisesti kuntojumppatunnit vastaavat niiden tarkoitusta sijaisjärjestelyt (varaohjaajat) on hoidettu mahdollisista ohjaajien (myös varaohjaajien) pois jäänneistä ilmoitetaan Asiakkaan yhteyshenkilölle välittömästi ohjaajat täyttävät vaaditut koulutus ja kokemus vaatimukset. Mikäli vastuuhenkilöt vaihtuvat, tulee uusien työntekijöiden täyttää em. vaatimukset toiminnan tilastointi ja seuranta suoritetaan sovitun mukaisesti kuntojumppaohjaajat vastaavat kursseihin liittyvien tietojen välittämisestä kuntojumpparyhmäläisille palvelu täyttää tässä sopimuksessa tai sen liitteissä yksilöidyt vaatimukset ja määritykset palvelu tehdään sovitun mukaisesti, huolellisesti sekä tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla ja että palvelusta vastaavilla henkilöillä on tehtävien edellyttämä koulutus ja pätevyys tehtäviinsä. Toimittajan on nimettävä sopivan kelpoisuuden omaavaa ja kokenutta henkilökuntaa toteuttamaan ja täyttämään tästä sopimuksesta johtuvat velvoitteet.

4 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (10) huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta Asiakkaalle vähintään lain asettamissa määräajoissa. Toimittaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. 8. Palvelun tuottamiseen osallistuva henkilökunta 9. Sopimuksen käyttö 10. Alihankkijoiden käyttö 11. Tilaaminen 12. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa tarjouksessa nimettyjä henkilöitä. Toimittajalla on oman henkilöstönsä työnjohto- ja valvontavastuu. JYSE kohdan 8.1 tarkoittamassa henkilön vaihtamistilanteessa Toimittajan on ennen henkilön vaihtamista ilmoitettava Asiakkaalle aikeestaan vaihtaa henkilö. Vaihtamiseen on ryhdyttävä myös Asiakkaan perustellusta vaatimuksesta. Kaupungilla voi olla tätä sopimusta vastaava sopimus useamman palveluntuottajan kanssa. Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Yksittäinen kuntojumpparyhmä käynnistyy tilauslomakkeella, jonka Tilaaja lähettää palveluntarjoajalle. Lomakkeesta ilmenee ryhmän kokoontumiseen liittyvät aika- ja paikkatiedot sekä laskutus- ja yhteyshenkilötiedot. Tilaukset tehdään erikseen liikuntakausiksi (syksy ja kevät). Sopimuksen hinnat ovat ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Hinta on kiinteä sopimuskauden, jonka jälkeen noudatetaan JYSE kohdassa 10 määriteltyjä hinnanmuutosehtoja. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Asiakkaalle

5 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (10) osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, ESPOON KAUPUNKI. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksinuutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. 13. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko 14. Vakuutukset Laskutus tapahtuu kuukausittain, jälkikäteen, tilattujen kuntojumppatuntien mukaisesti. JYSE kohtien 11.1., ja selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. Asiakas vastaanottaa ostolaskuja verkkolaskuna. Laskut muunnetaan Asiakkaalle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja laskutuksesta liitteellä 6, Laskutusohje. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Toimittajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.

6 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (10) 15. Sanktiot 16. Vahingonkorvaus Sopimuskauden aikana Toimittaja sitoutuu maksamaan Asiakkaalle jokaisesta Asiakkaan ja Toimittajan kesken sovitusta mutta kokonaan tai osittain suorittamatta jääneestä kuntojumppatunnista korvauksen, joka on puolet ohjatun kuntojumppatunnin tuntihinnasta. Korvaus hyvitetään Asiakkaalle seuraavan laskutusjakson yhteydessä. Kokonaan tai osittain suorittamatta jääneestä kuntojumppatunnista ei laskuteta. Kuntojumppatunti katsotaan kokonaan suorittamatta jääneeksi myös silloin, jos ohjaajan/varaohjaajan pois jäänti ilmoitetaan vähemmän kuin 1 arkipäivää ennen ko. kuntojumppatuntia. Palveluntuottajan todetessa, että se ei voi noudattaa sovittua palvelutoiminnan aloitusajankohtaa (tähän voidaan lisätä sopimusta tehtäessä päivämäärä) tai että tällainen viivästys on todennäköinen, on sen viipymättä ilmoitettava Espoon kaupungille viivästyksen syy ja uusi aloitusajankohta. Mikäli palvelutoiminnan aloitus viivästyy alun perin sovitusta, on Espoon kaupungilla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos viivästys johtuu Espoon kaupungista. Viivästyssakko on suuruudeltaan 50 % jokaisesta alun perin sovitun aloitusajankohdan jälkeen toteuttamatta jääneestä kuntojumppatunnista. Viivästyssakko lasketaan jokaisen ryhmän osalta erikseen. Espoon kaupungilla on oikeus vähentää sopimussakot Palveluntuottajalle maksettavista korvauksista. Viivästyssakkoa peritään enintään viidestätoista (15) kuntojumppatunnista. JYSE-ehtojen kohdan 16 lisäksi sovelletaan seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. 17. Sopimusseuranta Toimittaja huolehtii kurssien osallistumismerkintöjen ja asiakaskäyntimäärien kirjaamisesta Asiakkaan laatimalle ja toimittamalle seurantalomakkeelle. Lomake palautetaan ryhmän päätyttyä Liikuntapalveluille. Ryhmän tai liikuntakauden (syksy ja kevät) päättyessä Toimittaja toimittaa kirjallisen palautteen ryhmästä Asiakkaalle (Espoon kaupungin liikuntatoimeen).

7 18. Sopimuksen siirtäminen 19. Ylivoimainen este 20. Sopimuksen muutokset 21. Sopimuksen irtisanominen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (10) Asiakas ja Toimittaja sopivat palvelunlaadun seurannasta tarpeen mukaan. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus kolmen kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kahta (2) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia.

8 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (10) 22. Sopimuksen purkaminen 23. Sopimuksen päättyminen Asiakas saa aina purkaa sopimuksen irtisanomisajasta riippumatta, mikäli sopimuksen täyttäminen viivästyy, tällä on Asiakkaalle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta JYSE kohdan 12.2 mukaisen viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa palvelun hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen purkamisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuksen voimassaolon päättymistä tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.

9 TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 9 (10) 24. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Sen lisäksi mitä JYSE 20 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 25. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

10 26. Sopimuskappaleet TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 10 (10) Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 27. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Palvelunkuvaus (tarjouspyynnön liite 1) Tarjouspyyntö Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjous (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa Espoon kaupunki Toimittaja