Valtion seurantakohdemallin yhteisten toimintojen kehittäminen Taloushallinnon kevätseminaari 4.6.2015 Tytti Huopainen 4.6.2015 Sisältö Yhteisten toimintojen kehittämisen taustaa ja tavoitteet Yhteisten toimintojen kehittämisehdotuksia 1. Yhteisten toimintojen käyttäjät 2. Htv- ja tuottavuuskyselyn toteutus ja vaikutukset yhteisiin tukitoimintoihin 3. Tietohallinnon yhteiset toiminnot 4. Muut tukitoiminnot Muutosten toimeenpano 4.6.2015 2 1
Yhteisten toimintojen kehittämisen taustaa ja tavoitteet 4.6.2015 3 Yhteisten toimintojen kehittäminen - Taustaa Valtion taloushallinnon strategian mukaan vuoteen 2020 mennessä tavoitteena on käyttää valtion virastoissa yhtenäisiä tietorakenteita ja hyödyntää niitä laajasti. Yhteistä seurantakohdemallia ja Kieku-tietojärjestelmää hyödynnetään koko talousarviontalouden yhteisissä tietotarpeissa (mm. toimitilat, IT, hankinnat ja sisäinen palvelutuotanto). - Seurantakohteet määrittelevät sen mitä tietoa konserniraportoinnin avulla on hyödynnettävissä. - Luotettavan tietopohjan edellytys on seurantakohteiden yhdenmukainen käyttö. 4.6.2015 4 2
Yhteisten toimintojen kehittäminen 2015 - Tavoitteet 1) Valtiotason yhteisten tietotarpeiden raportoinnin kehittäminen. - Seurantakohteiden sisällön ja käytön kehittäminen siten, että niiden avulla saadaan tarvittavat pohjatiedot tuottavuustietojen ja -mittareiden laskentaan ja seurantaan sekä muihin yhteisiin tietotarpeisiin. Mm. Htv- ja tuottavuuskysely, Tietohallintokysely - Tuottavuustietojen raportoinnin toteuttaminen mahdollisimman keskitetysti konserniraportointioikeuksia hyödyntäen. 2) Valtiotason tietotarpeiden tarkennus ja sitä vastaavan tiedon tuottamisen varmistaminen. - Valtiotason tietotarpeiden tarkennus yhteystyössä valtiovarainministeriön kanssa. - Seurantakohteiden sisällön kehittäminen siten, että ne vastaavat valtiotason tietotarpeisiin. 3) Tietojen tuottaminen mahdollisimman yhtenäisellä tavalla ja tehokkaasti. - Varmistetaan yhteisten toimintojen yhtenäinen käyttö. - Vähennetään yhteisten seurantakohteiden määrää. 4.6.2015 5 Yhteisten toimintojen kehittäminen 2015 - Työn eteneminen 2 3 4 5 6 7 8 9 Htv- ja tuottavuuskyselyn suunnittelu Valtiotason tietotarpeiden tarkennus Seurantakohteiden kehittämisehdotusten suunnittelu Työpajat kpy:den kanssa Työpajat 7. ja 8.9.2015 Yhteisten toimintojen käyttökuvauksen päivitys Kpy:den kommentit Käyttökuvauk sen julkaisu. Voimaan 1.1.2016. 4.6.2015 6 3
Yhteisten toimintojen kehittämisehdotuksia Nykyiset yhteiset toiminnot ja niiden käyttökuvaus löytyy Valtiokonttorin kotisivuilta: http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja/public/default.aspx?nodeid=17287&contentlan=1 4.6.2015 7 1. Yhteisten toimintojen käyttäjät 4.6.2015 8 4
Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Yhteiset toiminnot ovat käytössä kaikilla Kiekun käyttöönottaneilla kirjanpitoyksiköillä. Raportoinnin avulla saadaan tietoon kirjanpitoyksikön yhteisten toimintojen tekemiseen sitoutunut tehollinen työaika ja menot. Haasteena se, että - yhteisiä toimintoja ei käytetä tällä hetkellä yhtenäisellä tavalla, - kaikkia tekijöitä (esim. esimies) ei saada kirjaamaan osaa työajastaan yhteisille tukitoiminnoille (esim. lomien käsittely, menojen käsittely) ja - kirjanpitoyksikön organisointi vaikuttaa yhteisille toiminnolle kirjattavan työpanoksen määrään. - Yhteisten toimintojen raportoinnin avulla ei saada tietoon yhteisiin prosesseihin kokonaisuutena sitoutunutta työpanosta. 4.6.2015 9 Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Luotettavan tietopohjan varmistamiseksi, yhteisten tukitoimintojen käyttöä ehdotetaan muutettavaksi siten, että niitä käyttävät pääosin vain taha-, heha- ja muut ns. tukitoimintojen ammattilaiset. - Esimies ja ns. perusvirkamies kirjaavat hallinnollisiin tehtäviin kuluneen työajan yleishallinto ja johtaminen -tukitoiminnolle. Yhteisiä tietotarpeita varten (erityisesti htv- ja tuottavuuskysely) voidaan esimiehen ja virkamiehen osuus prosessin työpanoksesta arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla. - Esim. x tuntia / virkamies = TUKE-keskustelun työpanos. - Esim. x min / tilauksellinen lasku ja x min / sopimuksellinen lasku (huomioiden automaattisen kohdistumisen asteen). Taustakyselyllä kartoitetaan htv- ja tuottavuuskyselyn tiedonkeruuta tukevia asioita (mm. kirjanpitoyksikön organisointi, taha- ja hehaammattilaisten määrä jne.). 4.6.2015 10 5
Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Jokaisen prosessin kokonaistyöaika jakaantuu periaatteessa kolmeen osaan, Viraston substanssivirkamiehet (1) Viraston ammattikäyttäjät (2) Palkeet palvelutuotanto (3) joiden työaikatiedot kootaan Kieku-virastoja koskien: 1) suoritemäärillä ja standardityöaikalaskennalla 2) työaikaseurannalla ja konserniraportoinnilla 3) tuotannon työaikaseurannan perusteella ja joiden perusteella, suoritemääriin suhteuttaen, ohjataan tuottavuuden kehittämistä, tavoitteiden asettamista ja niiden toteutumisen seurantaa. 4.6.2015 Tukitoimintojen käyttäminen - Esimies ja virkamies Esimies kirjaa työaikansa mahdollisuuksien mukaisesti substanssitoiminnoille. Muut hallinnolliset ja esimiestehtävät kirjataan Yleishallinto ja johtaminen toiminnolle. Virkamies kirjaa työaikansa pääosin substanssitoiminnoille ja käyttää ainoastaan Yleishallinto ja johtaminen tukitoimintoa hallinnollisiin tehtäviin. Virkamiehen tukitoiminnot Käyttökuvaus 9999600000 Yleishallinto ja johtaminen Hallinnolliset ryhmä/yksikkö/osasto-kokoukset, TUKE-keskustelut (ml. valmistautuminen), rekrytointiin tai osaamiskartoituksiin osallistuminen, työaikojen kohdentaminen ym. hallinnolliset tehtävät. Vain poissaoloilmoitus (ei tuntikirjausta) Koulutuksessa olo. 9999800200 Sairauspoissaolot Lääkärissä käynti, mikäli se on määritelty työajaksi. Vain poissaoloilmoitus (ei tuntikirjausta) Virkistystoimintaan osallistuminen. 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta Huom. Lisäksi käytetään luottamusmiestoimintaan, yhteistoimintaan ja työsuojeluun liittyviä poissaololajeja / tukitoimintoja ohjeen mukaan. 4.6.2015 12 6
Taha-, heha- ja muu ns. tukitoimintojen ammattilaisen määritelmä Henkilöt, jotka tekevät jatkuvasti joko koko työajan tai vain osan työajastaan talous- tai henkilöstöhallinnon (tai muun tukitoiminnon) tehtäviä. Talous- tai henkilöstöhallinnon tehtävät / tehtävä ovat osa työnkuvaa ja tekemiseen liittyy usein puolesta tekeminen tai keskitetty tekeminen. Esimerkkejä vain osan työajastaan käyttävästä talous/henkilöstöhallinnon ammattilaisesta: - ajanhallinnan vastuuhenkilön tehtävät - henkilö, joka vastaa tiettyjen laskujen tai tietyn tulosyksikkökokonaisuuden laskujen tiliöinnistä - ns. matkasihteerin tehtävät - ns. hankintavastaavan tehtävät Virkamiehet, esimiehet tai projektipäälliköt, jotka tiliöivät, asiatarkastavat tai hyväksyvät vastuualueensa laskuja, eivät ole taha-ammattilaisia. 4.6.2015 13 2. Htv- ja tuottavuuskyselyn toteutus ja vaikutukset yhteisiin tukitoimintoihin 4.6.2015 14 7
Henkilötyövuosi- ja tuottavuusseuranta - Talous- ja henkilöstöhallinto Henkilötyövuosi ja tuottavuusseurannassa siirrytään hyödyntämään Kieku-konserniraportointia, seurantakohteita sekä prosessikohtaisia mittaritietoja (esim. tapahtumamäärät). - Aiemmin toteutettu tiedonkeruu kirjanpitoyksiköistä Excellomakkeiden avulla. Pääpaino ammattilaisten työpanoksen seurannassa. - Tukitoiminnoille kohdennettu tehollinen työaika saadaan konserniraportoinnista. Joidenkin prosessien kohdalla Valtiokonttori arvioi eiammattilaisten (esimies ja ns. perusvirkamies) työpanosta. - Hyödynnetään tapahtumamäärätietoja ja muita mittareita. - Esitetään raportoinnissa erillään ammattilaisten työpanoksesta. - Arviointia voidaan tehdä esim. menojen käsittelystä, työaikojen hallinnasta, tuke-keskusteluista. 4.6.2015 15 Henkilötyövuosi- ja tuottavuusseuranta - Talous- ja henkilöstöhallinto Toimintamalli edellyttää kirjanpitoyksiköille osoitettavaa vuosittaista taustakyselyä. - Selvitetään eri prosessien / tehtävien organisointia (keskitetty hajautettu). Ymmärrys tuntikirjausten sisällöstä. - Kyselyn tietoja tarvitaan myös, jotta voidaan tehdä eiammattilaisten työpanoksen arviointi. - Huomioidaan vastaamisen helppous. 4.6.2015 16 8
Esimerkki ei-ammattilaisten työmäärien arvioinnista - Menojen käsittely Kirjanpitoyksikön ostolaskut lkm Taustakysely: Miten suuri osa laskuista tiliöidään ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ tiliöinnissä Taustakysely: Miten suuri osa laskuista asiatarkastetaan ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ asiatarkastuksessa Taustakysely Miten suuri osa laskuista hyväksytään ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Automaattisesti käsitellyt tilaukselliset laskut Manuaalisesti käsitellyt tilaukselliset laskut Automaattisesti käsitellyt sopimukselliset laskut Manuaalisesti käsitellyt sopimukselliset laskut Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut 0 min Asiatark x min Hyväksyntä x min 0 min Asiatark x min Hyväksyntä x min Asiatark x min Hyväksyntä x min Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ hyväksymisessä Peruslaskut / muut menotositteet Tiliöinti x min Asiatark x min Hyväksyntä x min 4.6.2015 17 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Taloushallinto Taloushallinnon prosessi Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Yhteinen toiminto 9999624000 Talouden suunnittelu ja seuranta (UUSI NIMI, yhdistetty 2 toimintoa) Pl. Tulosohjaus ja strateginen suunnittelu seurataan osana johtamista. 9999622000 Menojen käsittely Muiden menotositteiden kuin ostolaskujen käsittely muihin taloushallinnon tehtäviin. 9999694000 Hankintatoimi Sisältää Tilha-tehtävät. 9999621000 Tulojen käsittely Pl. Ajoneuvo- ja kiinteistöverot. Maksatushakemusten käsittely muihin taloushallinnon tehtäviin. Seurantakohteet käytössä vain ammattilaisilla. Kirjauksesta tilinpäätökseen 9999623000 Kirjanpito 4.6.2015 18 9
Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon prosessi Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus Yhteinen toiminto Ei seurata kyselyssä. 9999613100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen 9999616100 Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen 9999612000 Palkan ja palkkionlaskenta 9999613000 Palvelussuhteen hallinta 999961xxxx Työaikojen hallinta (UUSI TOIMINTO) 9999611000 Henkilöstön kehittäminen 9999695000 Matkahallinto 999969xxxx Matka- ja kululaskujen käsittely (UUSI TOIMINTO) Seurantakohteet käytössä vai ammattilaisilla. 4.6.2015 19 3. Tietohallinnon yhteiset toiminnot 4.6.2015 20 10
Tietohallinnon yhteiset toiminnot Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminto ehdotetaan siirrettäväksi ydintoimintojen puolelle, sillä toiminta tukee enemmän yksittäisiä ydintoimintoja / ydintoimintokokonaisuuksia, kuin yleisesti koko kirjanpitoyksikköä. Tuotiin esille, että VM:n Tietohallintokyselyssä tullaan jatkossa tarvitsemaan tietoa ylläpidosta ja kehittämisestä. Tultiin siihen tulokseen, että yhteisiä tietohallinnon tukitoimintoja ei tarvita lisää. - Valtorin tuottamat palvelut voidaan kirjata tukitoiminnolle Perustietotekniikka ja käyttäjätuki, sillä VM:n Tietohallintokyselyyn saadaan tarkemmat tiedot suoraan Valtorilta. 4.6.2015 21 4. Muut tukitoiminnot 4.6.2015 22 11
Muut tukitoiminnot Kiekun tuotannossa 2014 234 126 436 125 18 56 31 28 78 123 494 17 14 9 2 Htv 790 724 Henkilöstöhallinto Tietohallinto Johtaminen Kiinteistöhallinto Muut tukitoiminnot Taloushallinto Toimistopalvelut Tietopalvelu Viestintä Logistiikka Hankintatoimi Matkahallinto Turvallisuus ja riskienhallinta Asiakkuuden hallinta Oikeudelliset palvelut Tarkastustoiminta Ympäristönsuojelu 4.6.2015 23 Muut tukitoiminnot Muiden tukitoimintojen osalta esitettiin kehitysehdotuksia joidenkin toimintojen yhdistämisestä ja lakkauttamisesta. - Yhdistämisehdotuksia: Ulkoinen viestintä ja Sisäinen viestintä -> Viestintä Tarkastustoiminta ja Turvallisuus ja riskienhallinta -> Esim. Riskienhallinta ja sisäinen tarkastus - Lakkautusehdotuksia: Asiakkuudenhallinta, Oikeudelliset palvelut, Ympäristönsuojelu, Muu osaamisen kehittäminen Todettiin, että mieluummin vähemmän yhteisiä toimintoja, kun kirjanpitoyksiköllä on mahdollisuus tehdä tarvittaessa omia lisäjaotteluja. 4.6.2015 24 12
Yhteisten toimintojen kehitysehdotukset Kaikkiin yhteisten toimintojen kehittämisehdotuksiin pääset tutustumaan viikolla 22 julkaistusta uutiskirjeestä Uutisia valtion taloushallinnosta 2/2015, joka sisältää työpajamateriaalit. - http://www.valtiokonttori.fi/uutiskirjeet/public/default.aspx?nodeid= 28757&culture=fi-FI&contentlan=1 4.6.2015 25 Muutosten toimeenpano 4.6.2015 26 13
Muutosten toimeenpano Uusi käyttökuvaus julkaistaan syyskuun aikana ja se tulee voimaan 1.1.2016 alkaen. Valtiokonttori huolehtii yhteisiin toimintoihin ja niiden yhteisiin hierarkioihin tehtävien muutosten toimeenpanosta Kiekuun. Kirjanpitoyksiköiden tulee varautua omien sisäisten työajan kohdentamista ja seurantakohteita koskevien ohjeiden päivittämiseen ja huolehdittava työaikojen kohdentamisen toteutumisesta uudistettujen periaatteiden mukaisesti vuoden 2016 alusta lukien. 4.6.2015 27 Muutosten toimeenpano Tunnistettuja kirjanpitoyksikön tehtäviä: - Sisäinen viestintä muutoksesta - Omien seurantakohdeohjeiden päivitys - Omien tukitoimintojen linkitys oikeiden yhteisten toimintojen hierarkioiden alle - Työajankohdennusohjeiden päivitys - Tukitoimintojen ammattilaisten tunnistaminen ja ohjeistus - Ajanhallinnan / CATS:n mallipohjien päivitys - Sopimuskohdistuksessa, tiliöintikoodeissa (ja tiliöintimalleissa) käytettävien seurantakohteiden päivitys - Budjetointipohjien päivitys - Mahdolliset vaikutukset kustannuslaskennan määrityksiin 4.6.2015 28 14
Kiitos! Tytti Huopainen Tytti.Huopainen@valtiokonttori.fi 4.6.2015 29 15