TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) Uimahallikemikaalien hankinta Espoon uimahalleihin Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta Espoon kaupungin kolmeen eri uimahalliin (Tapiola, Espoonlahti ja Leppävaara) hankittavista uimahallikemikaaleista. Hankinnan yksilöinti on liitteessä 1. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi tai useampi uimahallikemikaalien sopimustoimittaja siten, että kullakin hankittavalla uimahallikemikaalilla on yksi toimittaja. Sopimuskausi Sopimuskausi on 2 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.9.2013. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1 optiovuosi. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan noin 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa ja Espoon internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 4.7.2013 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Uimahallikemikaalien hankinta. Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa uimahallikemikaalia. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2013 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa:
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen hintaliitteelle (liitteet 3A/3B/3C). Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat (alv 0 %) on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3A/3B/3C. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Kontit/kanisterit ovat toimittajan omia, Espoo ei vuokraa niitä. Tyhjien konttien/kanistereiden palautus/nouto toimittajan kustannuksella, sisältyy tarjottuihin hintoihin. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.12.2014 asti.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailu suoritetaan erikseen natriumhypokloriitin (A), rikkihapon (B) ja flokin (C) osalta. Flokkauskemikaalina tulee olla Kempac18. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa hankittavaa uimahallikemikaalia. Hinta A - natriumhypokloriitti 15 % Vertailtavana hintana on natriumhypokloriitin yhteislitrahinta, toimitettuna noin 1m³ / 800 l kontissa (uimahallin toimitustavan mukaisesti) Tapiolan, Espoonlahden ja Leppävaaran uimahalleihin. Uimahallikohtaiset litrahinnat lasketaan yhteen ja halvimman yhteislitrahinnan tarjonnut valitaan natriumhypokloriitin sopimustoimittajaksi. Hinta B - rikkihappo 20 % Vertailtavana hintana on rikkihapon litrahinta, toimitettuna lavalla 30 l:n kanistereissa (12 kanisteria/lava). Halvimman litrahinnan rikkihapolle tarjonnut valitaan rikkihapon sopimustoimittajaksi. Hinta C - flokki, Kempac 18 Vertailtavana hintana on flokin litrahinta, toimitettuna lavalla 30 l:n kanistereissa (12 kanisteria/lava). Halvimman litrahinnan flokille tarjonnut valitaan flokin sopimustoimittajaksi. Tilaaminen Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Tuote- ja hintatiedot annetaan liitteenä olevalla Excel -taulukolla. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 19.6.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sito@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 25.6.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Martti Merra Liikuntajohtaja
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Liitteet 1. Hankinnan yksilöinti 2. Kelpoisuusehdot (palautettava tarjouksen mukana) 3A. Hintaliite - natriumhypokloriitti (palautettava tarjouksen mukana) 3B. Hintaliite - rikkihappo (palautettava tarjouksen mukana) 3C Hintaliite - flokki, kempac18 (palautettava tarjouksen mukana) 4. Sopimusehdot