Palkeiden palvelutoiminnan kehittäminen ja tuloksia Kieku-hankkeen loppuseminaari 29.11.2016 Pirjo Pöyhiä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Sisältö Palkeiden palvelutoiminnan kehittämisen vaiheita Tuloksia hintakehitys, tuottavuus, laatu Kansainvälinen vertailu Investoinnin takaisinmaksu Tulossa Robotiikka Kiti Alatunnisteen tekstit 04.07.2013
Palvelukeskustoiminnan vaiheita 2010 2015
Palkeet vaikuttava suunnannäyttäjä hallinnon palveluratkaisuissa 2009-2020 Asiakaskohtaiset toimintamallit -> yhtenäiset toimintamallit Toimintamallit (huomio sisäänpäin) -> asiakassuuntautuneisuus Asiakaspalvelu ja palvelut keskiössä -> asiakaskokemuksen vahvistaminen Asiakaskohtaiset palvelut ja prosessit -> Kohti yhtenäistä Kieku-toimintamallia Yhtenäiset toimintamallit, transaktiopainotteisuus -> Asiakassuuntautuneisuus, asiantuntijuus Asiakastarpeita vastaavat digitalisoidut palveluratkaisut -> toimialan muutoksen mukaisen kehityksen toteutus Erilaiset toimintatavat -> Yhtenäiset toimintatavat ja johtamiskäytännöt Yhtenäiset toimintatavat ja johtamiskäytännöt -> Henkilöstön osaaminen palvelemaan asiakkaita Henkilöstön asiantuntijuus palvelemaan asiakkaita ja valtionhallinnon kokonaisuutta -> työn muutos Tiedon hajanaisuus -> Yhtenäinen tieto johtamisen tukena Yhtenäinen tieto johtamisen tukena -> Tieto palvelemaan asiakasta Tiedon yhdistäminen ja automatisointi palvelemaan asiakasta ja johtamista Neljä palvelukeskusta -> Yksi yhtenäinen palvelukeskus Yksi yhtenäinen palvelukeskus -> Monialaiset palvelut, järjestelmäomistajuus, taloudellinen autonomia Pienentyvä yhtenäinen, kustannustehokas palvelukeskus -> Digitaalinen palvelukeskus 2009-2012 2013-2016 2017-2020
Matkalla erinomaisuuteen. Palkeet aloittaa toimintansa (palvelukeskusten yhdistyminen) Laatutyön suunnitelma vuosille 2013-2016 Järjestetään laatukoulutusta prosessinomistajille Työohjeita (Kieku) yhtenäistetään Henkilöstöpalvelut auditoidaan järjestelmätoimittajan toimesta Palkeet aloittaa Green Office toiminnan Siirtyminen matriisiorgansiaatioon Tyohjeiden yhtenäistäminen Prosessiarvioinnit jatkuvat 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Palkeiden strategia luodaan ja sen toteuttaminen organisoidaan Palkeet Parhaaksi hankkeeksi Organisoituminen prosessiorganisaatioksi Prosessien tunnistaminen, prosessinomistajien nimeäminen, prosessien mittaaminen ja kuvaaminen aloitetaan QPR:n ProcessGuide ohjelma otetaan käyttöön EFQM-malli valitaan laatujärjestelmäksi Laatukäsikirjan ensimmäinen versio kirjoitetaan Yhtenäisen toimintamallin varmistaminen palvelutuotannossa Itsearvioinnit aloitetaan prosesseittain Vuosittainen Ideat ja innovaatiot Palkeiden sisäinen kilpailu aloitetaan Green Office- merkin käyttöoikeus 18.11.2016 5 Arviointi matriisiorganisaation toimivuudesta Ulkoinen arviointi ja osallistumien laatupalkintokilpailuun Green office - tarkastukset läpi hyvin arvosanoin (Joensuu, Mikkeli)
Työn tuloksia 2010-2016 Kokonaistuottavuus Asiakastyytyväisyys Työtyytyväisyys Toteuma 2011-2015 100 105,6 Ennuste 2016 110 30.11.2016 6
Hinnoittelu 2017 Kokonaiskustannusten muutos Kustannusten muutos 2016-2017 Muutos % Talouspalvelut 1) - 1 935 371-11,1 Henkilöstöpalvelut - 1 183 073-7,9 Tuki- ja ylläpitopalvelut + 1 414 385 + 25,2 Tietojärjestelmäkustannukset - 3 995 878-24,4 Tuki- ja ylläpito + tietojärjestelmät - 2 581 493-11,7 Kokonaiskustannukset - 5 699 936-10,5 1) Kirjanpidon siirron kustannukset eivät sisälly hinnoitteluun. Tältä osin hinnoittelu toteutetaan sen jälkeen, kun siirtyvistä tehtävistä voidaan tehdä työmääräarviot ja siirtyvien henkilöiden määrä on tiedossa 7
Neljän tähden tunnustus Palkeille Suomen laatupalkintokilpailuun liittyvä ulkoisen arvioinnin palauteraportti on valmistunut. Palkeiden kokonaispisteet ovat 400 449 pisteen tasolla. Suomen laatupalkinto -kilpailuun osallistuneiden organisaatioiden keskimääräinen pistetaso on ollut 404 pistettä vuosina 1995 2014. Pistemäärä myös oikeuttaa EFQM Recognised for Excellence -tunnustukseen neljällä tähdellä. Arvioijien mukaan Palkeiden keskeisiä vahvuuksia ovat mm. strategian laadinta, sen viestintä ja toimeenpano, johtamisjärjestelmä, jatkuvan parantamisen kulttuuri, Kieku-projektien onnistunut läpivienti, tietoturvallisuus henkilöstöjohtaminen, henkilöstöresurssien ja vaadittavan osaamisen suunnittelu kustannustehokkuuden tavoittelu sekä yhtenäiset ja standardoidut toimintatavat. 8
KANSAINVÄLINEN KATSAUS SYKSY 2016 Suomen tilanne muihin maihin verrattuna Keskitetyt järjestelmät. Kieku-palveluihin kuuluvat sekä talous- että henkilöstöhallinnon keskitetyt järjestelmät, jotka ovat käytössä virastoissa. Järjestelmien keskittämisen aste on suuri. Keskitetyt prosessit. Suomessa on keskitytty harmonisoimaan tietojärjestelmäratkaisun lisäksi myös prosesseja, mikä on poikkeuksellista tutkitussa ryhmässä. Ratkaisun toiminnallinen laajuus. Kiekun toiminnallinen laajuus on laajimmasta päästä suhteutettuna muihin tutkittuihin ratkaisuihin; se sisältää sekä talous- että henkilöstöhallinnon toiminnallisuuksia. Joissain vertailumaissa myös hankinta ja rekrytointi on sisällytetty keskitettyjen palvelujen piiriin. Käyttäjämäärä ja pakollisuus. Suomen Kieku-palvelun piiriin kuuluu lähes koko valtionhallinto, mikä on huomattavasti enemmän kuin monissa muissa maissa tämä johtuu suureksi osaksi poliittisestä päätöksestä, jossa virastot pakotetaan mukaan Kiekuun. Myös pakottavuuden aste on siis Suomessa laajempi kuin muissa maissa. Toimintamallin kypsyys. Suomessa on menossa keskitettyjen palvelujen ensimmäinen aalto, osassa maissa on käynnissä keskitetyn palvelutuotannon ja/tai ratkaisujen toinen aalto. Kiekun implementointi on valmis vuoden 2016 loppuun mennessä, jonka jälkeen palvelutuotanto siirretään Palkeisiin. Ottaen huomioon palvelutuotannon varhaisen asteen ja tulevat suuret muutokset, ei Suomen ratkaisua voi vielä sanoa kypsäksi. CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY ProjectNumber 330036728 1.8.2016 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. 9
Investoinnin taloudellinen kannattavuus (Kieku) Yhteinen Kiekumme 30.11.2016 10
Palkeet on aktiivisesti valtionhallinnon ja työelämän muutoksessa mukana Varmistamme asiakashyödyn ja tarjoamme joka kohtaamisessa hyvän asiakaskokemuksen. Lunastamme kasvavan vastuumme tarjoamalla laadukkaita palveluja sekä toimimalla sujuvasti ja kustannustehokkaasti. Palkeet on aktiivisten osaajien hyvin johdettu, innostava työyhteisö. Parannamme jatkuvasti tuottavuutta ja taloudellisuutta Strategiset hankkeet 2015-2020:* Palvelutuotannon organisointi Kiekun siirto Palkeisiin Tuotantoprosessien automatisointi Kirjanpidon siirto Palkeisiin Asiakaskunnan laajennus *tilanne 12/2015
Ohjelmistorobotiikka palvelutuotantoon - Palkeet työn ja tuottavuuden muutoksen kynnyksellä Prosessien tehostuminen ja kustannusten alentuminen lisäävät asiakastyytyväisyyttä. Ohjelmistorobotiikka suorittaa rutiininomaiset manuaalitehtävät ja vapauttaa henkilöstöä asiakaspalvelu- ja asiantuntijatehtäviin. Virheiden väheneminen ja prosessin uudelleen suunnittelu parantavat prosessin laatua. Prosessien monitorointi ja analysointi mahdollistavat tiedolla johtamisen prosessien kehittämisessä ja työnjohdossa
Kokonaisaikataulu Projektin tarkistuspiste Q1/2016 Q2/2016 Q3/2016 Q4/2016 Q1/2017 Q2/2017 Q3/2017 Q4/2017 RPAesiselvitys RPA-tavoitetilan kuvaus Prosessien monitoroinnin ja analysoinnin esiselvitys Tietotyön muutoksen selvitys RPA-hankinta Monitorointi ja analysointivälineen pilotointi ja hankinta Tietotyön muutoksen toimeenpano ja ohjaus Käyttöönottoprojektin RPA-toteutukset: Henkilöstöpalvelut 1) Henkilön palvelussuhteen tietojen vertailu järjestelmissä 2) Henkilön poissaolotietojen tallentaminen nimikirjatietoihin Hankinnasta maksuun 1) Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus 2) Toimittajarekisterin ylläpito RPA-käyttöönotto RPA-jatkokehitys ja tuotantoon siirto 30.11.2016 13
Kirjanpidon siirto Palkeisiin - hallitusohjelma Pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelman mukaan kirjanpitoyksiköiden kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen keskitetään Palkeiden lakisääteiseksi tehtäväksi. Tavoitteena on palvelukeskustoimintamallin loppuunsaattaminen, taloushallinnon järjestelmien voimakkaampi hyödyntäminen ja kustannusten vähentäminen sekä laadukkaiden taloushallintopalveluiden varmistaminen ja optimointi. Muutoksen sääntelyrakenne:
VM: Kiti hankkeen kokonaisaikataululuonnos Hallituksen esitys eduskunnalle talousarviolain muuttamiseksi 29.9.2016 Aikataulu Valtiokonttorin määräysluonnosten lausuntokierros 6.10. - 28.10.2016 Tiedotustilaisuus virastojen työnantajien edustajille 1.11.2016 klo 14-16 Valtiokonttorin määräysluonnosten julkaisu 15.11.2016 Virastokohtaiset yhteistoimintaneuvottelut 15.11.2016-16.1.2017 Tiedotustilaisuus virastojen henkilöstölle 21.11.2016 Valtiokonttorin voi antaa määräykset, kun laki on hyväksytty ja vahvistettu - Valtiokonttori voi aloittaa poikkeuslupien käsittelyn, kun määräykset on annettu Palkeiden ja virastojen väliset siirtovalmistelut 1.2. - 30.9.2017 Siirtyvät henkilöt tiedossa ja ilmoitettu Palkeille 15.2.2017 Palkeiden ja siirtyvien henkilöiden kesken sovittavat asiat 16.2. - 30.9.2017 Laki ja Valtiokonttorin määräykset sekä poikkeusluvat tulevat voimaan 1.10.2017 Siirtyvä henkilöstö aloittaa Palkeiden virkamiehinä 1.10.2017 Lakia sovelletaan Puolustusvoimiin 1.1.2019 Työskentelypaikkaa koskeva siirtymävaihe päättyy 30.9.2019
Palkeiden kiti -projekti VM:n hankkeeseen liittyen Palkeet asetti tammikuussa 2016 oman sisäisen projektin, jonka tehtävänä on VM:n hankkeen päätösten toimeenpano Palkeissa Palkeiden palvelutuotannossa noudatettavat toimintatavat Henkilöstöä koskeva organisointi Tarvittavat toimitila- ja laitehankinnat Tavoitteena varmistaa Palkeiden asiakkaiden, henkilöstön, palveluiden ja palvelutuotannon näkökulmasta hankkeen tehtävien ja hallitusohjelman mukaisten tavoitteiden toimeenpano Projekti jakautuu 2 osaprojektiin: Palvelu- ja tuotantoratkaisu osaprojekti Henkilöstö- ja muutoksen tuki osaprojekti 30.11.2016 16
Osaprojektien tehtävät ja tavoitteet Palvelu- ja tuotantoratkaisun osaprojekti Palkeiden palvelutuotteiden määrittely VM:n hankkeessa valmistuneen tehtävä- ja vastuunjakoperiaatteiden pohjalta Taloushallintopalveluissa otetaan käyttöön uusi palvelu- ja tuotantomalli Tehtävien siirtokonseptin määrittely ja siirtojen sujuva, laadukas toteutus Henkilöstö- ja muutoksen tuki osaprojekti Hanke tuo muutoksia Palkeiden nykyisen taloushallinnon henkilöstön ja virastoista siirtyvän henkilöstön tehtäviin ja työnkuviin Päivitettyjen työroolien mukaiset tehtävänkuvaukset Osaamiskartoitukset Palvelu- ja tuotantomallin mukainen osaamisen tuki, koulutus-/perehdytyssuunnitelma Virastoista siirtyvien henkilöiden muutospolkujen suunnittelu ja hallittu toteutus Muutosjohtamisen tuki Palkeissa 30.11.2016 17
Pienkehittämisen painopisteet valittu palvelukeskuksen asiakkaita kuunnellen kehitysehdotukset palvelukeskuksen asiakastyytyväisyyskysely Kieku-ratkaisun kehittämisen aivoriihi turvasektorin tapaamiset tutkimuslaitosten palaute ulkoiset arvioinnit TÄRKEIMMÄT KEHITTÄMISKOHTEET Raportoinnin kehittäminen Prosessien yhtenäistäminen virastoissa Kiekun käyttöliittymän kehittäminen Virastojen osallistuminen palveluiden kehittämiseen Kumppanuuksien kehittäminen ja kokonaisuuksien hallinta Kehitysehdotusten ja ongelmakohtien nopeampi käsittely Palvelukanavien kehittäminen Kiekun toimintavarmuuden parantaminen Järjestelmän tulee ohjata käyttäjää paremmin Rajapinnat ja vastuut selviksi viraston ja palvelukeskuksen välillä Tilaisuus, Esittäjä 18
Palkeet - vaikuttava suunnannäyttäjä hallinnon palveluratkaisuissa Palvelukeskuksen kehittyminen asiakkaiden kumppanina asiakkaiden ydintoimintojen tueksi Perusta kuntoon Proaktiivinen yhteistyökumppani Menestyksen tekijä Palvelemme asiantuntevasti ja sovitusti 2014 Kehitämme ja kehitymme yhdessä 2015-2016 Yhdessä jatkuvaa lisäarvoa 2017-19
Odotettavissa 2017-2020 Kokonaistuottavuus Ennuste 2016 Tavoite 2020 110 Palkeet on aktiivisesti työelämän muutoksessa mukana 130 Asiakaslupaus Kehitämme ja kehitymme yhdessä asiakkaidemme kanssa Kattava palveluvalikoimamme on vaivattomasti käytössäsi Olemme luotettava ja asiantunteva kumppani - aikasi vapautuu ydintehtävääsi 30.11.2016 20
Kiitos! etunimi.sukunimi@palkeet.fi www.palkeet.fi 30.11.2016 21