Ohjelmistorobotiikka - kokemuksia

Transkriptio

1 Ohjelmistorobotiikka - kokemuksia Pia Lehto Prosessipäällikkö

2 Tavoitteita digitalisaatiolle Palkeissa Palvelukeskuksen prosessien manuaalityötä voidaan arviomme mukaan vähentää prosessialueesta riippuen prosenttia vuoteen 2025 mennessä. - Prosessien uudelleen määrittely ja niihin liittyvät sovellusratkaisut - Ohjelmistorobotiikan ja muiden automaatiota lisäävien uusien tekniikoiden hyödyntäminen - Vaiheittainen eteneminen: 1. vaihe ja 2. vaihe Ketterä toimeenpano ja jatkuva oppiminen Parannetaan palveluiden laatua, riskienhallinta, kehittämistä ja tuotantoprosessien johtamista tiedolla Vaikuttaa alenevasti prosessikustannuksiin ja virastoilta veloitettavan asiakaslaskutuksen kehitykseen. 2

3 Tuotantoprosessien automatisointi Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet Palkeet strategia 2020: Prosessien automatisointi Ohjelmistorobotiikka (RPA = Robotic Process Automation) Muut automatisoinnin välineet Prosessien monitorointi ja analysointi Digitalisaation vaikutus työelämän muutokseen Työkulttuurin ja työtehtävien muutos, kyvykkyyksien muutos Oppimisen näkökulma RPAverkostojen ja sidosryhmäyhteistyön kautta Toiminta-arkkitehtuuri Prosessit, palvelut, sidosryhmät Tietoarkkitehtuuri Tiedon hallinta ja tietovirtojen optimointi Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäsalkku Teknologiaarkkitehtuuri Rajapinnat ja tietoliikenne 3

4 Palkeiden eteneminen Tuotantokäytön laajennukset vaiheittain Tiedon keruu ja esiselvitys Hallituksen kärkihanke, hankintavaihe, määrittely Käyttöönottoprojekti Osaamisen kasvatus Määrittely jatkuu Työn muutos Osaamisen vahvistaminen Ohjausmalli Automatisointi jatkuu. Työ muuttuu Manuaalityö vähenee Syksy 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi

5 Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa? RPA (Robotic Process Automation) Mitä ohjelmistorobotit ovat? Tietokoneohjelmia, jotka jäljittelevät käyttäjän suoritusta tehtävässä, jota suoritetaan toistuvasti olemassa olevilla tietojärjestelmillä Sähköisessä muodossa olevan tiedon käsittelijöitä Ohjelmia, jotka kykenevät käyttämään tietojärjestelmää (esim. käyttäjälle näkyvää järjestelmäikkunaa tai excel-taulukkoa) samalla tavoin kuin ihminen tekee. Mitä ohjelmistorobotit eivät ole? Käveleviä ja puhuvia robotteja Koneita, jotka käsittelevät paperia Äänen tunnistusta käyttäviä ohjelmistoja Ongelmia ratkaisevia ohjelmia Päätöksiin kykeneviä tai asiantuntijatyötä korvaavia ohjelmia Esim. kohdistimen siirtäminen ja kirjoittaminen johonkin käyttöliittymän kenttään tai painikkeen painaminen hiirellä. Ohjelmia, joille nauhoitetaan toistuva rutiinitehtävä 5

6 Automatisoinnin tuotantomalli Vaatimukset automatisoinnille Prosessin muutostarve Prosessin tai palvelun kehittämistarve Kohteiden arviointi Uudet ideat Välinevalinta ja aikataulutus Toteutussuunnitelman hyväksyntä Kohteiden automatisointi, ylläpito ja hallinta Muutos- ja julkaisuhallinta Vaikuttavuus, hyöty, priorisointi, manuaalisen työmäärän kehitys Vaikutukset tuotantomalliin ja ryhmien toimintaan TPA-virtuaalitiimi Kohteiden pilkkominen automatisoinnille ja välinevalinta Toteutusten työmääräarvio ja tavoiteaikataulu Palveluratkaisujen kehittämisen ohjausryhmä Etenemissuunnitelmat Käyttöönottoaikataulut Vaikutukset tuotantomalliin ja ryhmien toimintaan Vaikutusten seuranta ja arviointi TPA-virtuaalitiimi Tehtävien määrittely, toteutus ja käyttöönotto palvelutuotannon näkökulmasta huomioiden prosessien kehittämisen (prosessikuvaukset, työohjeet) Automatisoitujen kohteiden ylläpito ja hallinta Prosessikuvausten ja työohjeiden päivitys, koulutukset PILOTOINTI TPA-virtuaalitiimi 22 hlöä: Talous- ja palkkapalvelusihteeri Sovellusvastaava Palveluasiantuntija Suunnittelija Tiimin työvälineet: Palkeiden tietojärjestelmät Automatisoinnin välineet, esim. UiPath, Winshuttle, Access Käyttöönotot palvelutuotannossa 6

7 Palvelutuotanto ja asiakaspalvelu Menossa olevat automatisoinnit prosessitasolla Palkanlaskenta ja siihen liittyvä henkilöstöhallinto Matkustus Hankinnasta maksuun 3 Tilauksesta perintään Rekrytointi Kirjauksesta tilinpäätökseen Suunnitelmista tuloksiin 21 Lukumäärä prosesseissa Tuotannossa Toteutuksessa 7

8 Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita Palkeissa Tehtävät ja prosessit, jotka ovat määriteltyjä, toistettavia, sääntöpohjaisia ja tietokonepohjaisia suorittavat esim. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta käyttävät yhtä tai useampaa järjestelmää tehtävän suorittamiseen ja jossa syötteet ovat sähköisessä muodossa Esim. alla mainitut tehtävät. Hankinnasta maksuun Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus Toimittajarekisterin ylläpito Menotositteiden reititys Menotositteiden täsmäytys Lähetettyjen aineistojen täsmäytys pankin tiliotteeseen Tilauksesta perintään Substanssijärjestelmistä tulevien myyntitilausten sisäänluku, tarkastus ja laskujen muodostus Uusien asiakkaiden lisäys asiakasrekisteriin Asiakastietojen muutokset asiakasrekisteriin Vakiomuotoiseen päätökseen perustuvat manuaalilaskutus, myyntitilauksen muodostaminen ja tiliöinti Kirjauksesta tilinpäätökseen Seurantakohteiden ylläpito Aineiston sisäänluku kirjanpitoon sekä täsmäytys ja virheiden käsittely Budjetin sisäänluku Talousarvion tilijaottelu Jakamattomien määrärahojen täsmäytys Palkanlaskenta ja siihen liittyvä henkilöstöhallinto Palvelussuhteen tietojen vertailu Palkkiolaskujen käsittely Palkka-ajojen automatisointi Tilitysten täsmäytys Lomajaksot palkkaan ajon automatisointi Palkoista lomasuunnitteluun ajon automatisointi 8

9 Automatisointi muuttaa työtehtäviä TPA-virtuaalitiimin kehittäjät Kouluttavat digityöntekijöitä Palvelujen tuottaminen asiakkaalle Tietotyöntekijät + Digityöntekijät Työtehtävät ja roolit muuttuvat, kun digityöntekijät huolehtivat rutiinitehtävistä Perus-, täydennys- ja jatkokoulutus =Uusi kohde, ylläpito ja jatkokehitys 9

10 Työskentelyajan muutos h Automatisointi Menotositteiden tarkastus Menotositteiden reititys 8 h Välitaulun käsittely Toimittajarekisterin ylläpito 8-16 Lähiviikkoina robotit työskentelevät myös työpäivän aikana Manuaalityö 10

11 Valvontatyö lisääntyy automaatioasteen kasvun myötä 11

12 Mitä uutta muutos on tuonut Palkeisiin? Työskentelytavan ja ajattelumallin muutos Nopea osaamisen kehittäminen Yhteistyö prosessin, palvelutuotannon ja välineosaajan kesken Avoin viestintä ja vuorovaikutus Läpinäkyvyys liiketoimintaan Kokeilua ja epävarmuuden sietämistä: kaikkea ei voi suunnitella! Näitä taitoja tarvitaan: Talous- ja henkilöstöhallinnon laaja osaaminen Prosessin määrittely ja kuvaaminen Prosessien kehittäminen Innovointiosaaminen Ketterät työmenetelmät Systeemiajattelu Prosessien monitorointi ja analysointi Automatisoinnin välineiden osaaminen Tuotannon järjestelmien osaaminen Koulutusta RPA Academy koulutus: 44 henkilöä UiPath verkko-oppimisympäristö: 50 lisenssiä Winshuttle, Access ja Visual Basic -koulutusta tarpeen mukaan 12

13 Opittua tähän mennessä Käyttöönotto edellyttää Prosessit ja työnkulku ovat hyvin dokumentoituja ja kuvattuja Prosessien tietosisällöt ovat standardoidut Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia Hallittua tuotantoon siirtoa ja ohjausta sekä työprosessien muutoksen tukea Teknologia Käyttöpalvelun toteuttamiselle varattava 3-4 kk aikaa ennen toteutusprojektin aloittamista RPA-teknologian kypsyys on riittävä prosessien automatisoinnille ja se on kehittyvää teknologiaa Muutos Liiketoimintalähtöinen muutos: kysymys on prosessien kehittämisestä ja uudelleen määrittelystä. Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia päätöksiä ja niiden toimeenpanoa organisaation resurssisuunnittelussa (HR & HRD mukana) Kyse on työn, johtamisen, työkulttuurin muutoksesta. Muutoksesta, joka tulee johtaa ja dialogiin osallistua koko henkilöstö. 13

14 Tuloksia Q3/2017 Laatu +++ Laatuerot manuaalityössä näkyväksi Robotti tekee työt systemaattisesti ja samalla laadulla Työn muutos Valmistautuminen pitkällä Seurattava osa-alue vuonna 2017 Nopeus ++ Perusjärjestelmät vaikuttavat robotin työskentelynopeuteen Läpimenoajat lyhentyneet: hepa-pilotti: 4 min 30 s -> 1 min 15 s hama-pilotti: 31 s - > 11 s Volyymien myötä nähdään todelliset läpimenoajat Robotiikan investointi Hinta/robotti keskimäärin /v Kustannukset Business case suunniteltu, ensimmäinen tarkastelu tehdään Q4/2017 Liiketoimintavaikutus 14

15 Kiitos! Lisätietoja: