RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 8 ) 1. YLEISTÄ Eteläisessä Savossa, Saimaan järvialueella sijaitsevalla luonnonkauniilla Ristiinan kunnalla on takanaan kreivillinen ja maanpuolustukseen liittyvä kunniakas menneisyys ja edessään puhtaaseen luontoon, monipuoliseen elinkeinorakenteeseen, vapaa-ajan asutukseen ja matkailuun perustuva valoisa tulevaisuus. Kunta kehittää aktiivisesti palvelujaan, joista vanhusten palvelut ovat yksi keskeisistä kehittämisalueista. 1.1. Kilport Juha - kilpailutuspalvelu Ristiinan kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport Juha -kilpailutuspalvelua. Kilport Juha mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintalain mukaan kilpailutus ilmoitetaan HILMAilmoituskanavalla. Tarjousten jättäminen Kilport Juha - järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Hankinnan perusta Tarjouspyyntö koskee sosiaalihuoltolain 17 :n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettuja ikäihmisten ja muiden ryhmien asumispalveluja ajalle 1.7.2011 30.6.2014. Hankintaan liittyy myös optio kahdeksi vuodeksi (1.7.2014 30.6.2016), josta sovitaan vähintään 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Asiakasvalinnan tekee Ristiinan kunta, joka arvioi asiakkaan toimintakyvyn ja hoidon tarpeen 2.1.1. Tehostettu palveluasuminen Tarjouspyyntö koskee kunnan perusturvalautakunnan osoittamille asiakkaille vähintään 17 tehostetun palveluasumisen hoitopaikan järjestämistä (nyt 24). Tavoitteena on asiakasmäärän vähentäminen nykyisestä määrästä sopimuskauden loppuun mennessä. Asiakasmäärän vähentäminen toteutetaan ns. luonnollisen poistuman kautta. Tehostetun palveluasumisen asiakkaalla on ympärivuorokautinen hoidon ja valvonnan tarve eikä hän kohtuudella selviydy tehostetun kotihoidon turvin. Palveluntuottajan tulee järjestää Ristiinan kunnan kanssa tehdyn ostopalvelusopimuksen mukaiset hoito- ja hoivapalvelut. Palveluntuottajan tulee lisäksi järjestää tukipalvelut, joita ovat ateria-, hygienia-, vaatehuolto- ja siivouspalvelut. Asiakas maksaa tukipalvelut itse. Hankinnan kohteena olevan tehostetun asumispalvelun tarve koskee lähinnä
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 8 ) asiakasta, joka tarvitsee ympärivuorokautista valvontaa, apua ja tukea liikkumisessa sekä itsensä ja terveytensä hoitamisessa muistihäiriöistä asiakasta lievistä mielenterveysongelmista kärsivää asiakasta Tehostetun palveluasumisen tavoitteena on, että asiakkaat pystyvät asumaan kodinomaisissa oloissa mahdollisimman pitkään, mielellään elämänsä loppuun saakka. Palveluntarjoajalla tulee olla valmius saattohoidon järjestämiseen erikseen sovittaessa. 2.2. Maksuperusta Ristiinan kunta määrää osoittamistaan palveluista asiakkaalta perittävät perusturvalautakunnan vahvistamat (1.12.2010 33) asiakasmaksut, perii ne asiakkaalta ja päättää asiakasmaksujen perimättä jättämisestä (Asiakasmaksulaki 3.8.1992/734 ja Asiakasmaksuasetus 9.10.1992/ 912). Asiakkaan itse maksettavaksi jäävät terveydenhuoltomenot, lääkkeet, vaatehankinnat ja muut henkilökohtaiset maksut sekä tukipalvelumaksut. 2.3. Hoito- ja palvelusuunnitelma Asiakkaalle laaditaan yhteistyössä kunnan, palveluntuottajan ja omaisten kanssa hoito- ja palvelusuunnitelma, jossa määritellään asiakkaan palvelun määrä ja sisältö. 2.4. Muuta Hankinta toteutetaan julkisena hankintana avoimella hankintamenettelyllä. Osatarjouksia ei huomioida.tarjous tulee tehdä suomen kielellä. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1. Henkilöstö Henkilöstön osalta noudatetaan sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusehdoista annettua lakia (29.4.2005/272). Hoitohenkilökunnalta edellytetään vanhustenhoitotyön sekä muistihäiriöisen hoitotyön kokemusta ja/tai koulutusta. Toimintayksikössä tulee olla toiminnan edellyttämä henkilöstö palvelujen tarpeeseen ja hoidettavien lukumäärään nähden: henkilökunnasta vähintään kahden on oltava koulutukseltaan sairaanhoitaja/ terveydenhoitaja henkilökunnan määrän on oltava vähintään 0,6 hoitajaa / asiakas koulutetun hoitohenkilökunnan lisäksi tulee palvelutalossa olla 0,1-0,2 työntekijää / asiakas. Henkilökuntamäärää mitoitettaessa lasketaan säännöllistä viikoittaista kokotyöaikaa tekevät hoitotyöntekijät. Henkilökunta on paikalla ympäri vuorokauden. 3.2. Toimitilat
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 8 ) Tehostettu palveluasuminen toteutetaan Ristiinan seudun vanhustentukiyhdistys ry:n omistamissa tiloissa osoitteissa Tuderuksentie 4-6 ja Takojantie 4, 52300 RISTIINA. Palveluntarjoaja tekee vuokrasopimuksen koskien toimistotilaa sekä henkilökunnan tilaa. Tilat sijaitsevat tehostetun palveluasumisen yksikössä. Tilojen vuokra on 1.7.2011 alkaen 15 euroa/m2. Nykyisellä palvelun tarjoajalla on näihin tiloihin viranomaisten hyväksymä lupa kyseistä käyttötarkoitusta varten. Palvelutalon asukkailla on asunnoistaan omat vuokrasopimukset Ristiinan seudun vanhustentukiyhdistys ry:n kanssa. Asukkaiden vuokriin on jyvitetty osuudet asukkaiden yhteisistä tiloista. Ristiinan seudun vanhustentukiyhdistys ry omistaa asukashuoneissa olevista kalusteista sängyn, yöpöydän ja tuolin. Yleiset tilat ja toimistotila on peruskalustettu. 3.3. Palvelun määrittely 3.3.1. Hoito- ja palvelukuvaus Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hoito- ja palvelukuvauksessa määritellään palvelun toteuttamisen vaatimuksista. Valvonnan osalta noudatetaan lakia yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (9.8.1996/603). 3.3.2. Tarjoajan toiminnan palvelukuvaus Tarjoajan tulee laatia tarjouksen liitteeksi omaa palveluaan esittelevän palvelukuvauksen, max 2-3 sivua. Palvelukuvaus on osa kokonaistaloudellista arviointia. 3.4. Referenssit Palveluntuottajalla tulee olla kokemusta ja asiantuntemusta vastaavanlaisesta palveluntuottamisesta vähintään 3 vuoden ajan. Palveluntuottajan tulee antaa selvitys referensseistään. Hyväksyttävät referenssit tulee olla vanhusten asumispalvelujen toteutuksia. 3.5. Alihankinta Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoiden käyttö tulee määritellä tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tuottajaa. Hankintayksikkö hyväksyy alihankinnan soveltuvuuden viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä. 3.6. Raportointi Valitun palveluntuottajan tulee raportoida toiminnastaan Ristiinan perusturvatoimelle asiakkaiden toimintakyvyn arviointiin käytettävän RAVATAR- ja MMSEmuistitestin tulokset puolivuosittain. Muistitestit tehdään myös, kun asukkaan kunnossa tapahtuu oleellisia palvelutarpeen uudelleen arviointia edellyttäviä muutoksia.
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 8 ) asiakas- ja/tai omaiskyselyt ja niiden tulokset vuosittain toimintakertomus vuosittain 3.7. Muuta hankintaan sovelletaan tilaajavastuulakia ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Ristiinan kunta varmistaa tilaajavastuulain toteutumisen viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä hankinnan "Tarjouksen liitteet"-otsikon alla mainitut asiakirjat edellytetään toimitettavaksi tarjouksen mukana. Asiakirjat on mahdollista jättää sähköisessä muodossa (esim. word, excel, pdf, ppt) Kilport Juhassa. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU 4.1. Hyväksyttävä tarjous edellyttää tarjoushintojen ilmoittamista euroina / vrk / asiakas. 4.1.1. Tarjoushintojen tulee sisältää seuraavat asiat: hoidon palvelumaksu kattaa palveluasumisen palvelujen tuottamisen kaikki kulut ateriamaksuun sisällytetään aamupala, lounas, päiväkahvi, päivällinen ja iltapala tarjoushinnat ilmoitetaan tarjousliitteellä euroina, alv 0 %. Tarjousten vertailussa tarjoushintana käytetään hoidon palvelumaksun, ateriapalvelun ja siivoushuollon vuorokausikohtaista yhteishintaa. 4.2. Hinnanmuutokset Palvelujen hinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2012 asti. Hintaa voidaan tarkistaa vuosittain 1.1. lukien ja hinnan on oltava voimassa kyseisen vuoden loppuun asti. Ensimmäistä kertaa hintaa voidaan tarkistaa 1.1.2013 alkaen. Mahdolliset hinnanmuutosperusteet tulee esittää ja määritellä tarjouksessa (esim. palkka-, materiaali, tms. kulujen nousu). Esitykset hintojen muutoksista perusteluineen palveluntuottajan tulee tehdä kirjallisesti viimeistään muutosta edeltävän vuoden syyskuun loppuun mennessä. Hinnanmuutosesitys tulee perustella tarjouksessa mainittujen hinnanmuutosperusteiden mukaisesti. Neuvottelut mahdollisista hintojen muutoksista käydään välittömästi. Kunnalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli hinnanmuutoksissa ei päästä sopimukseen. Irtisanomisaika tällöin on kuusi kuukautta. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN 5.1. Hankinnan valintaperuste Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin perustein alla mainituin arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä.
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 8 ) 5.2. Kokonaistaloudellisuuden arviointi Palvelun kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan sekä tarjousten että mahdollisesti tarjoajien yksiköihin tehtävien tutustumiskäyntien perusteella. Hankintapäätöksen arviointikriteereinä ovat tarjoushinnan lisäksi laadullisina seikkoina henkilöstön osaaminen sekä palvelun kuvaus. Toiminnan palvelukuvaus tulee toimittaa tarjouksen mukana. Tarjousten laadullisten arviointikriteerien arvioinnin perusteita ja painotuksia: Henkilöstön osaaminen (25 %) henkilöstön kehittäminen ja koulutus työyhteisön ilmapiiri, työyhteisön ja johtamisen kehittämisen menetelmät gerontologinen asiantuntemus ja erityisosaaminen Toiminnan palvelukuvaus (25 %) asiakkaan hoidontarpeen muutosten huomioiminen viriketoiminta toimintakyvyn ylläpito kuntouttavan työotteen mukaisesti toiminnan laadunhallinnan järjestäminen ja seuranta Tarjoushinta (50 %) tarjoushintojen edullisuus 5.3. Arvioinnin toteutus Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa henkilöstön osaamisen ja palvelun toimintakuvauksen maksimipistemäärä on 50 ja hinnan 50 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 50 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 50. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 4-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kokonaislukuina kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla. Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. 5.4. Hankintasopimus Hankinnasta tehtävässä hankintasopimuksessa palvelutoiminta määritellään ja sen toteutuksesta sovitaan tarjouspyyntöä yksityiskohtaisemmin. 6. TOIMITUS- JA MAKSUEHDOT Valittu palveluntuottaja erittelee laskunsa tuotekohtaisesti tilaajalle, Ristiinan perusturvalautakunnalle toteutuneiden hoitopäivien mukaan kuukausittain jälkikäteen. Tilaaja maksaa palveluista asiakkaan tilapäisen poissaolon ajalta 7 vuorokaudelta hoidon
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 6 ( 8 ) osalta täyden palvelumaksun. Kuolemantapauksessa laskutus keskeytetään tapahtumaa seuraavana päivänä. Ateriamaksua ja muita tukipalvelumaksuja tehostetussa palveluasumisessa ei poissaolon ajalta makseta. Laskutuskausi alkaa ensimmäisestä varsinaisesta asumispäivästä. Maksuehto on 14 päivää netto. Mahdollinen viivästyskorko tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. 6.1. Hankintasopimus Hankinnasta tehdään hankintasopimus. 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT 7.1. Tilan esittely Palveluntarjoajille järjestetään tilaisuus tutustua toimitiloihin ja tehdä tarkentavia kysymyksiä. Esittelytilaisuus pidetään osoitteessa Tuderuksentie 4-6, RISTIINA 22.12.2010 klo.13.00-15.00. Tilaisuuteen tulee ilmoittautua perusturvajohtaja Niina Helmiselle (niina.helminen@ristiina.fi) 20.12.2010 mennessä. Esittelytilaisuudesta laaditaan muistio, joka liitetään tarjouspyynnön liitteeksi Kilport Juha - järjestelmään. 7.2. Tiedot teknisistä järjestelmistä Tarjoajan tulee määritellä tarjoukseen sisältyvistä teknisistä turva- ja muista laitteista sekä toimintatavoista erillisellä liitteellä. 7.3. Muut lisätiedot Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport Juhassa osoitteessa https:// juha.kilport.fi/ilmoitus 4.1.2011 klo 14.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport Juha - käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla "Näytätoiminnon" alla avoimesti ja anonyymina. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman pian tai viimeistään 7.1.2011 klo 14.00. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN 8.1. Tarjousten jättäminen Tarjoukset jätetään viimeistään 14.1.2011 klo 12.00.
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 7 ( 8 ) 8.1.1. Tarjousten jättäminen sähköisesti Tarjoukset jätetään ensisijaisesti Kilport Juha - palveluun osoitteessa https:// juha.kilport.fi/ilmoitus. Jättääkseen tarjouksen sähköisesti, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juhaan osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Rekisteröinti on ohjeistettu edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport Juhaan on maksutonta. 8.2. Sähköiset yhteystiedot hankintapäätöksen täytäntöönpanoa varten Täytäntöönpano annetaan tiedoksi asianosaisille sähköisesti. Tarjouksessa tulee olla tarjoajan sähköpostiosoite, johon tieto hankintapäätöksestä toimitetaan. 8.3. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. RISTIINAN KUNNAN PERUSTURVALAUTAKUNTA Niina Helminen perusturvajohtaja 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentävät seuraavat liiteasiakirjat: Esittelytilaisuuden muistio (Muistio 22.12.2010.doc) Toimitilan pohjapiirustus (Pohjapiirustus_Takojantie 4.pdf) Toimitilan pohjapiirustus (Pohjapiirustus_Tuderuksentie 4-6.pdf) Ruokalistamalli (Ruokalistamalli.pdf) Siivoussuunnitelma (Siivouksen työohjeita.pdf) Hoito- ja palvelukuvaus (Tehostetun palveluasumisen palvelukuvaus.pdf) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoajan on syytä huomioida, että tarjousta ei voi jättää ilman näitä liitteitä. Tarjouksen hintaliite tulee toimittaa excel-muodossa tai vähintään xls-päätteisenä asiakirjana. Selvitys alihankintoina suoritettavista palveluista Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkemaksujen suorittamisesta, joka saa olla enintään kaksi kuukautta vanha Tiedot teknisistä järjestelmistä kuten turvalaitteista Referenssiluettelo
RISTIINAN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 8 ( 8 ) Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksusta, joka saa olla enintään kaksi kuukautta vanha Selvitys henkilöstön osaamisesta Selvitys raportoinnista Tarjoajan toimintaa kuvaava palvelukuvaus Aluehallintoviranomaisen lupa antaa ja ylläpitää palveluasumista pyydetyissä muodoissa Tarjouksen hintaliite (Tarjousliite_tehostettu.xls)