Henkilöstövoimavarojen johtaminen muutoksessa Käytännön keinoja Kokkolassa 1
Muutoksen hallinnan keinoja Kehittämiskohdekohtaiset toimenpiteet Muutosjohtamisen malli Koulutukset esimiehille Miten toimia esimiehenä muutoksen eri vaiheissa Oma osaaminen Omasta jaksamisesta huolehtiminen Ihmisten johtamisen painottaminen Tunteiden huomioiminen Viestinnän tärkeys: info vs. vuorovaikutus Muutosvalmennus henkilöstölle 2
Kokkolan muutoksen hallinnan malli lyhyesti MIKSI: Tarve Kokkolan kaupungin yhteiselle, järjestelmälliselle muutoksenhallinnan mallille Mallin avulla voidaan toteuttaa muutos laadukkaasti ja onnistuneesti Kun painopistettä siirretään enemmän ihmisten johtamiseen, myös muutosprosessi nopeutuu MITÄ: Ihmisten oikea-aikainen mukaan ottaminen takaa muutoksen läpiviennin onnistumisen organisaatiossa Muutoskyvyn ja nopeuden lisääntyminen organisaatio- ja yksilötasolla 3
MITEN: Vahva muutosjohtajuus Koulutus muutosta tukemaan Muutosviestinnän tärkeys kaikissa vaiheissa Yksinkertaiset ja helpot prosessit & työkalut 4
Jalkauttaminen vs. käyttöönotto Muutoksen tuloksellisuus Jalkauttaminen Käyttöönotto Mahdollisuus Aika Muutoksen tarjoamat mahdollisuudet toteutuvat, jos ihmiset saadaan sitoutettua muutokseen ja siten aidosti muuttamaan omaa toimintaansa. 5
MUUTOSKÄYRÄ mukaellen Kaski & Kiander 2005; Woods 1994 KIELTÄMINEN kiukku, vastustus perusteiden etsiminen UUTEEN KIINNITTYMINEN HÄTÄ muutosshokki huoli tulevasta MUUTOKSEN VÄLTTÄMÄTTÖMYYS suru- ja luopumistyötä MUUTOKSEEN SOPEUTUMINEN ilo, innostus tulevaan kiinnittyminen hallinnan tunne MENNEISYYS MUUTOKSEN HYVÄKSYMINEN nöyrtyminen uutta toiveikkuutta TULEVAISUUS 6
Toimintajärjestelmämalli (Engeström 1987) TEKIJÄ VÄLINE Yksilö tai ryhmä, jonka näkö-/tekokulmasta asiaa tarkastellaan Käsitteellisiä malleja, toimintaohjeita ja työkaluja, joiden avulla käsitellään kohdetta; työvälineet KOHDE Ihmisten, esineiden tai ilmiöiden kokonaisuus, jossa työyhteisö pyrkii aikaan saamaan halutunlaisia muutoksia TULOS Muutoksia/ vaikutuksia, joita tavoitellaan tai saadaan aikaan toiminnan avulla SÄÄNNÖT Tärkeimmät toimintaa ohjaavat lait/ säännöt/ ohjeet/ normit/ kirjoittamattomat säännöt YHTEISÖ Samaa kohdetta käsittelevät ihmiset/ tahot TYÖNJAKO Kohteen käsittelyyn liittyvien tehtävien jakoa yhteisön eri osapuolten tai eri tahojen kesken 7
MUUTOKSEN JOHTAMINEN MUUTOKSEN VALMISTELU MUUTOKSEN TOTEUTTAMINEN MUUTOKSEN VAKIINNUTTAMINEN Hätä, kieltäminen Muutoksen välttämättömyys, muutoksen hyväksyminen Muutoksen sopeutuminen, uuteen kiinnittyminen MUUTOSVIESTINTÄ 8
Tunnereaktioita aiheuttavat asiat Neutraalit asiat Muutosviestintä Kasvokkaisviestintä - kahdenkeskiset keskustelut - esimiesviestintä - henkilöstöpalaverit - tilannekatsaukset - jne. Sähköinen viestintä - uutena yhteisöllinen media Painettu viestintä uskottavin vuorovaikutteinen kun halutaan saada aikaan muutoksia 9
4. Tarkistetaan sitoutuminen (Will): Mitä haluat tehdä seuraavaksi? Milloin? Miten? Mitä tukea tarvitset? Valmentavan johtamisen G-R-O-W -malli 1. Luodaan Tavoite (Goal): Mitä haluat saavuttaa? Mikä on sinun tavoitteesi? Mitä haluat saavuttaa? Miten: Anna palautetta 3. Luodaan vaihtoehtoja (Options) Mitä vaihtoehtoa näet tilanteessa? Miten: Kerro oma näkemyksesi, jos se sopii tilanteeseen 1. Goal: Mitä haluat saavuttaa? 2. Reality: Missä olet nyt? 3. Options: Mitä ideoita sinulla on? 4. Will: Mitä aiot tehdä seuraavaksi? Miten: Kuuntele & kysy tarkentavia kysymyksiä 2. Kartoitetaan nykytila (Reality): Missä olet nyt? Miten: Vedä yhteen & yhteinen käsitys tilanteesta 10
HENKILÖSTÖVOIMAVAROJEN JOHTAMINEN MUUTOKSESSA Prof. Riitta Viitala Henkilöstöjohtamisen tutkimusryhmä Vaasan yliopisto Kuntamarkkinat 15.9.2016
HAASTEENA MUUTOSTIHENTYMÄ Toiminnot, prosessit ja toimintamallit Organisaation rakenne Organisaation perustehtävä Organisaation vastuu- ja valtasuhteet Ryhmien ja tiimien kokoonpanot Työnjako Johtamisjärjestelmä ja välineet (esim. palkitsemisjärjestelmä) ORGANISAATIO- KULTTUURI Työnkuvat Osaamistarpeet 14.9.2016
HENKILÖSTÖVAHVUUTEEN VAIKUTTAVISSA ORGANISAATIOMUUTOKSISSA Tutkimusten mukaan henkilöstön turvattomuuden tunne lisääntyy epävarmuus kasvaa (oma osaaminen, yksikkö, organisaatio), organisaatioon sitoutuminen heikentyy työtyytyväisyys alenee luottamus heikentyy lähtöaikeet lisääntyvät 14.9.2016
HENKILÖSTÖJOHTAMINEN MUUTOKSESSA Organisaatiomuutokset ovat pääosin henkilöstöjohtamista Henkilöstöjohtamisen laatu ratkaisee organisaatiomuutosten onnistumisen Henkilöstöjohtamisen erityisesti henkilöstökäytäntöjen kehittäminen on parasta muutosten ennakointia 14.9.2016 Vaasan yliopisto Riitta Viitala Henkilöstöjohtamisen tutkimusryhmä 4
HENKILÖSTÖJOHTAMISEN ARVOKETJU (Viitala, 2015) Päämäärä HRM-resurssit HRM strategia HRM-funktion organisointi ja resurssointi HR-ammattilaisten ja esimiesten kompetenssit HRM-investoinnit HRM johtamisjärjestelmässä HRM-käytännöt Henkilöstösuunnittelu ja resurssointi Rekrytointi ja perehdyttäminen Osaamisen kehittäminen Hyvinvoinnin johtaminen Suorituksen johtaminen Palkitseminen Out-placement Ilmapiirin ja organisaatiokulttuurin kehittäminen Osallistamiskäytännöt Esimiestoiminnan periaatteet HRM:n tulokset Työvoiman riittävyys ja oikea kohdentuminen Osaaminen Hyvinvointi Työtyytyväisyys Motivaatio, sitoutuminen Yksilötavoitteiden saavuttaminen Innovaatiot, ideat Ilmapiiri, kulttuuri Työnantajakuva Esimiestyön laatu Kustannustehokkuus Palvelujen laatu Kuntalaisten tyytyväisyys palveluihin Alueen hyvinvointi Toiminnan kehitys Onnistunut muutos 5
Henkilöstöjohtamisen tehtäväalueet Henkilöstösuunnittelu (tarpeen ennakointi) Yhdistämiset Henkilösiirrot Irtisanomiset Työvoiman hankinta ja Perehdyttäminen Rekrytointi Vuokraus Alihankinnat HRM:N JOHTAMIS- JÄRJESTELMÄ (HR-funktio, IT-infra, strategia ja toimintamallit, jne.) ESIMIESTYÖ Palkitseminen Suoriutumisen arviointi Osaamisen kehittäminen Urajohtaminen Työhyvinvoinnista huolehtiminen 6
MUUTOSJOHTAMINEN Muodostetaan MUUTOSTIIMI muutostilanteisiin vetäjänä nimetty muutosjohtaja mukana muutoksen läpimenon tuen kannalta keskeiset henkilöt Kehitetään JOHTAMISJÄRJESTELMÄÄ Kehitetään johtoryhmän työskentelyä Projektoidaan muutos Kehitetään henkilöstön osallistamiskäytäntöjä Viritetään henkilöstöjohtamisen käytäntöjä ennakointiin ja läpivientiin Vahvistetaan ESIMIESTEN VALMIUKSIA JA MAHDOLLISUUKSIA prosessin ennakoivaan suunnitteluun ja läpivientiin Kehitetään MUUTOSVIESTINTÄÄ Muutosviestintäsuunnitelma Selkeät viestintävastuut ja viestinnän tuki (materiaalit, valmennus) 14.9.2016 7
MUUTOSKETTERYYS JA KESTÄVYYS ENNAKOIDAAN LAITTAMALLA KUNTOON: Sujuvat toimintaprosessit & laadukas esimiestoiminta HENKILÖSTÖSUUNNITTELU meillä on ajantasainen tieto henkilöstöstä, hyvä näppituntuma luonnollisesta poistumasta ja siitä, minkälaiset voimavarat mihinkäkin tekemiseen tarvitaan SUORIUTUMISEN JOHTAMINEN: selkeät tavoitteet ja tieto omasta suoriutumisesta OSAAMISTEN HALLINTA: osaaminen tehtävien vaatimusten tasalla ja työmarkkina-arvo kunnossa. Mahdollisuudet kehittää osaamista kohti uusia haasteita. SISÄITEN URIEN JA TYÖKIERRON HALLINTA: Tiedämme ihmisten toiveista työuransa jatkon suhteen. Sisäiset työmarkkinat & henkilöstösiirtoja ja vähennyksiä tukevat palvelut
Kun viisas johtaja johtaa kansan päämääräänsä, kansa sanoo: me teimme sen! Kiinalainen viisaus 14.9.2016 Vaasan yliopisto Riitta Viitala Henkilöstöjohtamisen tutkimusryhmä 9