HENKILÖSTÖNÄKÖKULMA JA ESIMIESTOIMINTA RAKENNEUUDISTUKSISSA

Transkriptio

1 HENKILÖSTÖNÄKÖKULMA JA ESIMIESTOIMINTA RAKENNEUUDISTUKSISSA Riitta Viitala Vaasan yliopisto Kuntaliiton ja Keski-Pohjanmaan liiton tilaisuus Kokkolassa

2 2

3 Muutosten moninaisuus Organisaation perustehtävä Johtamisjärjestelmä ja välineet Organisaation rakenne Organisaation toiminnot ja tapa toimia Organisaation vastuu- ja valtasuhteet Ryhmien ja tiimien kokoonpanot Työnjako TOIMINTAKULTTUURIT Työnkuvat Osaamistarpeet

4 Henkilöstömuutokset Määrälliset ja kohdentumiseen liittyvät muutokset: Henkilöstöä siirrettään organisaatiosta toiseen Henkilöstöä/työpanosta voidaan vähentää: irtisanomiset, määräaikaisuuksien päättämiset, eläkejärjestelyt, osaaikaistamiset, vapaaehtoisten vapaiden tukeminen Henkilöstöjä yhdistetään (fuusiot) 4

5 Henkilöstömuutokset Osaamista uudistetaan Osaamisesta voidaan luopua ja ostaa jatkossa ulkoa Hankitaan uutta osaamista kehittämällä olemassa olevaa, rekrytoimalla tai luomalla kumppanuuksia Luodaan uusia osaamisen kombinaatioita: esim. monialaiset tiimit 5

6 Henkilöstömuutokset Palkitsemisjärjestelmiä yhdistetään ja uudistetaan Tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen kriteerit ja arviointi Hyvinvointiohjelmaa suunnitelmallistetaan 6

7 Integraatioiden vaikutus henkilöstöön Tutkimukset osoittavat, että: turvattomuuden tunne lisääntyy epävarmuus kasvaa (oma osaaminen, yksikkö, organisaatio), Työtyytyväisyys alenee organisaatioon sitoutuminen heikentyy luottamus heikentyy Lähtöaikeet lisääntyvät

8 Selviytyjän syndrooma (Appelbaum ym:. 2000; Gandolfi: 2009; Van Dierendock, Jakobs: 2012) Syyyllisyys, Ahdistus Pelko tulevasta Katkeruus epäreiluiksi koetuista prosessin käytännöistä. Stressi Heikentynyt motivaatio Sitoutumisen puute ja vapaaehtoisen vaihtuvuuden lisääntyminen

9 ESIMIES ON MUUTOSTILANTEISSA PALJON VARTIJANA 9

10 ESIMIEHEN HUONEENTAULU Muutoksissa tarvitaan aktiivista vuoropuhelua : KYSY, KUUNTELE, KESKUSTELE Muutokset onnistuvat todennäköisemmin ja paremmin, jos ne ihmiset, joita muutos koskee, otetaan mukaan muutoksen suunnitteluun: OSALLISTA! Sekavuus rassaa: LUO SELKEYTTÄ! Ahdistus hyydyttää: RAUHOITA TILANNETTA!

11 IHMISET OVAT ERILAISIA Työ ja terveys Suomessa tutkimus % Suhtautuu erittäin tai melko myönteisesti muutoksiin työpaikalla 25% suhtautuu neutraalisti muutoksiin työpaikalla 27% suhtautuu erittäin tai melko kielteisesti muutoksiin työpaikalla 11

12 MUUTOS OPITAAN MATKALLA Kestämme huonosti sen, että muutosta ei voi suunnitella etukäteen kovinkaan tarkasti Kestetään huonosti se, että myös johtajat oppivat muutoksen matkalla Siinä joudutaan tekemään (ja pitäisi tehdä) joskus myös korjausliikkeitä 12

13 Muutoksen kolme vaihetta Uuden alku Bridges 2003 Välivaihe, kaaos Loppuminen, menettäminen taaksejättäminen 13

14 Muutosprosessien sekamelska 14

15 Pakottaa Muutos Oppiminen Asiat, olosuhteet, infrastruktuuri Mahdollistaa Ihmiset 15

16 HALLITSE OSAAMISTA & JOHDA OPPIMISTA Mitä osaamista tarvitaan? Minkä verran? Missä mitäkin osaamista on oltava? Mitä tarvitaan tulevaisuudessa? Kenellä ja missä sitä on? Mitä osaamista puuttuu? Mistä osaamista hankintaan? Mitä osaamista kehitämme seuraavaksi? Miten sen teemme? Mitä osaamista kukakin kehittää? Millä aikataululla, millä keinoilla, millä resursseilla? Miten seuraamme kehittymistä? 16

17 MUUTOKSESSA TARVITAAN SUORIUTUMISEN JOHTAMISTA Tiedot ja taidot Mitä osaa? Toiminta Miten tekee? Tavoitteet Mihin pitäisi päästä? Tulokset Mitä saa aikaan? Palkitseminen Mistä ja miten palkitaan? 17

18 ESIMIEHET, MUUTOSAGENTIT! He tarvitsevat tietoa, osallisuutta, omistajuutta ja tukea Säännölliset keskustelufoorumit Valmennusta, neuvontaa, koulutusta Hyvät välineet tiedottamiseen Ohjeet muutosjohtamiseen (viikkopalaverit, kehityskeskustelut, tavoiteasetanta, osallistamiskäytännöt ) Esimiesten tehtävä on liittyä johdon tekemiin muutoslinjauksiin ulkopuolelle ei voi jättäytyä

19 Meillä on meneillään iso organisaatiomuutos ja siihen liittyy hankalia henkilöstöratkaisuja. Minua on auttanut se, että olemme kokoontuneet esimieskollegojen kanssa 4-5 hengen porukalla kerran kuussa pariksi tunniksi vaihtamaan kokemuksia ja keventämään henkisiä reppuja. Työnantajan kanssa on sovittu, että näin tehdään. Esimies, julkisen sektorin organisaatio

20 HR-päällikkö on pitänyt kerran kuussa esimiespalaverin. Siinä on käyty läpi monenlaisia henkilöstöasioita mitä tähän muutokseen liittyy. Vastuualuejohtaja ja muitakin on käynyt siellä välillä kertomassa. On ollu semmonen olo, ettei ole tarvinnut jäädä yksin ihmettelemään. Ei ole aikaisemmin ollut näin isoa muutosta. Esimies, julkisen sektorin organisaatio

21 VALMENTAVA JOHTAJUUS Mm. McCarthy & Milner 2013: 768; Bond & Seneque 2013: 58 Esimiesten kannattaisi muutostilanteissa identifioitua valmentajiksi: Miten saan tehtävät ja kyvyt vastaamaan toisiaan? Miten varmistan osaamisen riittävyyden uudessa rakenteessa? Miten autan selkiyttämään tavoitteita? Miten edistän yhteistyötä? Miten pidän yllä rakentavaa palautekulttuuria? Miten luon innostusta? 21

22 Suosititeltavat toimenpiteet Muodostetaan MUUTOSTIIMI muutostilanteisiin vetäjänä muutosjohtaja esim. HR-johtaja mukana muutoksen läpimenon tuen kannalta keskeiset henkilöt muutosprosessin omistajana toimitusjohtaja Kehitetään JOHTAMISJÄRJESTELMÄÄ Selkeytetään strategiaa ja kehitetään implementointikäytäntöjä Lisätään toiminnan kehittämisen proaktiivisuutta ja suunnitelmallisuutta Kehitetään henkilöstön osallistamiskäytäntöjä Vahvistetaan ESIMIESTEN VALMIUKSIA JA MAHDOLLISUUKSIA prosessin ennakoivaan suunnitteluun Kehitetään MUUTOSVIESTINTÄÄ Muutosviestintäsuunnitelma Selkeät viestintävastuut ja viestinnän tuki (materiaalit, valmennus) 22

23 ORGANISAATION MUUTOSKETTERYYTTÄ JA KESTÄVYYTTÄ VARMISTAVIEN JÄRJESTELMIEN VAKIINNUTTAMINEN suoriutumisen johtaminen osaamisten hallinta henkilöstösuunnittelu sisäiset työmarkkinat outplacement-palvelut downsizing-prosessin konseptointi muutosprojektien perustana olevien arvojen määrittely ORGANISAATION JÄSENTEN MUUTOSKYVYKKYYDEN VAHVISTAMINEN Muutosten onnistunut läpivienti on kaikkien vastuulla! Muutoskyvykkyys = muutokseen liittyvä tieto + työn ja toiminnan kehittämisen taidot + eteenpäin suuntaava asenne

24 Kun viisas johtaja johtaa kansan päämääräänsä, kansa sanoo, me teimme sen! Kiinalainen viisaus 24