TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) Avustavien tehtävien hankinta Espoon kaupunki on mukana työllisyydenhoidon Kuntakokeiluhankkeessa, jonka tarkoituksena on löytää uusia kumppanuuteen perustuvia malleja rakennetyöttömyyden alentamiseksi. Tavoitteena on edistää pitkään työttömänä olevien henkilöiden ammattitaitoa, osaamista ja työmarkkinaasemaa. Tällä tarjouspyynnöllä Espoon kaupunki kilpailuttaa Toimittajan, jolta voidaan tilata työntekijöitä avustaviin tehtäviin. Avustavat tehtävät koostuvat lähinnä koulujen ja päiväkotien sekä Espoo kiinteistöhoito ja Espoo Catering - liikelaitosten tukitehtävistä. Avustavien tehtävien sisältö ja arvioidut määrät on kuvattu tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteellä 1 Hankinnan yksilöinti. Avustavien tehtävien tekemiseen osallistuvien henkilöiden tulee olla yhtäjaksoisesti yli vuoden työttömänä olevia henkilöitä, joilla on oikeus palkkatukeen. Työntekijöille on maksettava työehtosopimuksen mukaista palkkaa. Hankinnan tavoitteena on, että avustaviin tehtäviin työllistetyt henkilöt työllistyisivät mahdollisimman pian avoimille työmarkkinoille. Palveluntuottajan tulee tukea sopimuskauden aikana työllistettyjen henkilöiden työmarkkinavalmiuksia sekä aktiivisesti etsiä yhdessä työntekijän kanssa väyliä avoimille työmarkkinoille pääsemiseksi eri kontakteja hyödyntäen. Sopimuskauden aikana seurataan sitä, kuinka moni henkilö on työllistynyt avoimille työmarkkinoille tämän sopimuksen ansiosta. Työllistämisen lisäksi hankinnan tavoitteena on hyvä työn jälki. Hankinnan kohteena oleviin avustaviin tehtäviin osallistuvilla henkilöillä tulee olla työtehtävien kannalta riittävät työelämätaidot ja pätevyydet suoriutua tehtävistä, jotta varsinainen henkilökunta voi keskittyä ydintehtäviinsä. Tarvittaessa asiakkaalla tulee olla mahdollisuus vaikuttaa hankinnan kohteisiin osallistuvien työntekijöiden valintaan. Toimittajalla on avustavien tehtävien tekemiseen osallistuvien henkilöiden perehdytys-, työnjohto- ja valvontavastuu hankinnan kohteissa. Työn seuranta kohteissa on oltava tiivistä, säännönmukaista ja toimittajan tulee raportoida Asiakasta työn laadusta sekä mitata kohteiden asiakastyytyväisyyttä. Laadun seurantaan osallistuvilla henkilöillä tulisi olla mahdollisimman paljon toimialatuntemusta hankinnan kohteiden töistä. Toimittajan tulee vastata riittävästä yhteydenpidosta kohteiden yhteyshenkilöihin sekä vastata tarvittavista sijaisjärjestelyistä. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Toimittajien määrä Sopimuskausi Hankintapäätös Sopimusmenettely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia hankintasopimus yhden toimittajan kanssa. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimuskauden pituus on neljä vuotta. Sopimus on suunniteltu alkavaksi 1.1.2014. Tämän jälkeen palvelut otetaan käyttöön porrastetusti mahdollisimman lyhyellä aikataululla. Tarjoajan on tarjouksen yhteydessä toimitettava tuotepakettien (kohteiden) käyttöönottosuunnitelma. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalle oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa sopimuksen irtisanomisesta ennen kalenterivuoden päättymistä. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 2.12.2013 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Avustavien tehtävien hankinta 4033/02.08.00/2013. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.4.2014 saakka. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Espoon kaupunki on määritellyt arkipäivinä tuntihinnaksi 16 /h. Lauantaista maksetaan 24 /h ja pyhäpäivistä 32 /h. Uudet kohteet ja muut lisätilaukset on veloitettava saman hinnan mukaan. Tarjoaja ei voi tarjouksessaan esittää muita hintoja. Hinnat veloitetaan toteutuneiden tuntimäärien mukaan (minimilaskutus 4h). Toimittaja ei ole oikeutettu veloittamaan asiakasta kohteen ollessa suljettuna. Mikäli tilattavat lisätyöt vaativat erikoistyökaluja, kuljetuskalustoa, erikoisosaamista tai tilattavien töiden vakuutusmaksut (esim. rakennusala) ovat korkeampia kuin liitteen 1 tuotepaketeissa 1-3, niin hinnasta voidaan neuvotella tältä osin Toimittajan ja Asiakkaan kesken. Hintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.12.2015 asti. Tämän jälkeen hintoihin voidaan esittää tarkistuksia keskeisten sopimusehtojen mukaisesti, liite 3.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Tuntihintaan tulee sisältyä kaikki kulut mm. palkka-, työvaate-, matka-, laskutus-, toimisto- ja työnjohtokuluineen. Matka-ajoilta tai työnjohdon käyttämästä ajasta ei tuntiveloitusta hyväksytä. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti: Työsuunnitelma ja sen pisteytys Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa nelikohtaisen työsuunnitelma. Työsuunnitelman kohdat pisteytetään seuraavien kysymysten perusteella: 1) Toimintamalli sosiaalisesta työllistämisestä - miten tarjoaja saa kohderyhmään kuuluvat henkilöt aktivoitua ja edelleen sijoitettua työmarkkinoille toisten työnantajien palvelukseen, palkkatyöhön, vuokratyöhön tai oppisopimukseen? Arviointiryhmä arvioi, kuinka laaja-alaisesti ja monipuolisesti tarjottu toimintamalli vastaa hankinnan tavoitteisiin? Toimintamallin enimmäispituus on kaksi sivua (A4). 2) Perehdytyssuunnitelma - miten työntekijät perehdytetään yleisiin työelämän taitoihin ja hankinnan kohteen työtehtäviin? Arviointiryhmä arvioi, kuinka toteuttamiskelpoinen suunnitelma on? Miten suunnitelmassa on tuotu esiin asiakkaan rooli, keskeisimmät haasteet ja niihin varautuminen? Perehdytyssuunnitelma enimmäispituus on kaksi sivua (A4). 3) Asiakkaiden (hankinnan kohteiden) laadunvarmistussuunnitelma - millä toimenpiteillä tarjoaja varmistaa työn laadun asiakkaalle? Arviointiryhmä arvioi laadunvarmistussuunnitelman laaja-alaisuutta ja monipuolisuutta hankinnan tavoitteet huomioon ottaen. Laadunvarmistussuunnitelman enimmäispituus on kaksi sivua (A4).
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) 4) Tuotepakettien käyttöönottosuunnitelma - Käyttöönottovaiheen toimenpiteet ja aikataulu Arviointiryhmä arvioi käyttöönottosuunnitelman monipuolisuutta ja realistisuutta. Tuotepakettien käyttöönottosuunnitelman enimmäispituus on kaksi sivua (A4). Kysymyskohtainen enimmäispistemäärä on 10,0 p. kohdassa 1 ja 5,0 p. kohdissa 2-4. Pisteiden jakoperusteet kunkin kysymyksen osalta: Kohta 1: 0 = huono 6 = melko hyvä 2 = tyydyttävä 8 = hyvä 4 = kohtalainen 10 = kiitettävä Kohdat 2-4: 0 = huono 3 = melko hyvä 1 = tyydyttävä 4 = hyvä 2 = kohtalainen 5 = kiitettävä Lopullisessa vertailussa laatupisteet lasketaan yhteen ja eniten yhteenlaskettuja pisteitä saanut tarjoaja on tarjouskilpailun voittaja. Mikäli useampi tarjoaja saa samat laatupisteet, niin tarjouskilpailun ratkaisevat aikaisemmat näytöt yli vuoden työttömänä olleiden henkilöiden työllistämisestä avoimille työmarkkinoille toisen yrityksen palvelukseen viimeisen kolmen vuoden ajalta (henkilöiden lukumäärä). Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi). Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Asiakirjojen julkisuus Lisätiedot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 14.11.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinnanohjaus@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 21.11.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa 6.11.2013 Reijo Tuori Rahoitusjohtaja Liitteet 1. Hankinnan yksilöinti (palvelukuvaus) 2. Kelpoisuusehdot (täytettävä ja palautettava tarjouksen mukana) 3. Sopimusehdot