PIANONVIRITYSPALVELU HLP206 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia pianonvirityspalvelusta Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy 2.12.2016
2 (11) Sisällys 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY... 3 2 HANKINNAN KOHDE... 3 3 HANKINNAN VAATIMUKSET... 4 4 HANKINTAMENETTELY... 4 5 SOPIMUSKAUSI***... 4 6 HANKINNAN ARVO... 4 7 OSATARJOUKSET***... 4 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET***... 5 9 PALVELUN VAATIMUKSET***... 5 10 TILAAMINEN JA TILAAJAT***... 5 11 PALVELUN SUORITTAMISAIKA JA -PAIKKA***... 5 12 VIIVÄSTYSSAKKO***... 5 13 PALVELUN HINNOITTELU***... 6 13.1 ALENNUSPROSENTTI... 6 13.2 HINNANMUUTOKSET... 6 14 LISÄT JA KULUT***... 7 15 MAKSUEHTO JA LASKUTUS***... 7 16 TARJOUKSET***... 7 17 TARJOTTAVA PALVELU... 7 18 TARJOAJAN KELPOISUUS***... 7 19 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET... 8 20 SOPIMUSEHDOT***... 8 21 HANKINTAPÄÄTÖS... 9 22 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA***... 9 23 TARJOUKSEN SISÄLTÖ***... 9 24 TARJOUSTEN PALAUTUS***... 10 25 LISÄTIEDOT... 10 26 ALLEKIRJOITUS... 11 27 LIITTEET... 11
3 (11) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Asiakas on hankintalain 11 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kehyskuntien (jäljempänä Tilaaja) tarvitsemat viritys-, huolto- ja korjauspalvelut (jäljempänä Palvelu) Tilaajien omistamille pianoille ja flyygeleille. Pianojen ja flyygelien määrä sekä niiden arvioitu viritys-, huolto- ja korjaustarve on eritelty Tilaajittain tarjouspyynnön osakohtaisilla tarjouslomakkeilla (liitteet 1-7). Palvelun tarkempi määrittely sekä sille esitetyt vaatimukset on esitetty tämän tarjouspyynnön Kohdassa 9 Palvelun vaatimukset*** sekä tarjouspyynnön osakohtaisilla tarjouslomakkeilla (liitteet 1-7). Hankinta on jaettu seitsemään (7) osaan. Tarjouspyynnössä Tilaajat muodostavat seuraavat osakokonaisuudet: OSA 1: NOKIA (Nokian koulut, päiväkodit, Pirkan Opisto ja Nokian kaupungin omistamat muut pianot) OSA 2: PIRKKALA (Pirkkalan koulut ja päiväkodit, Pirkan Opisto ja Pirkkalan kunnan omistamat muut pianot) OSA 3: LEMPÄÄLÄ (Lempäälän koulut ja päiväkodit, Pirkan Opisto ja Lempäälän kunnan omistamat muut pianot) OSA 4: VESILAHTI (Vesilahden koulut ja päiväkodit, Pirkan Opisto ja Vesilahden kunnan omistamat muut pianot) OSA 5: KANGASALA (Kangasalan koulut ja päiväkodit sekä Kangasalan kunnan omistamat muut pianot) OSA 6: ORIVESI (Oriveden koulut ja päiväkodit sekä Oriveden kaupungin omistamat muut pianot) OSA 7: YLÖJÄRVI (Ylöjärven koulut ja päiväkodit sekä Ylöjärven kaupungin omistamat muut pianot)
4 (11) 3 HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavan Palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 4 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA -palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 2.12.2016. 5 SOPIMUSKAUSI*** 1.3.2017 28.2.2020 + 2 vuoden optio. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailussa voittaneen / voittaneiden tarjoajan / tarjoajien (jäljempänä Toimittaja) kesken 1.9.2019 mennessä. Mikäli optiokausi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin 28.2.2022 saakka. 6 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu arvo on noin 43 500 euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin 217 500 euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Hankinnan arvioitu arvo jakautuu vuositasolla osien mukaan seuraavasti: OSA 1 NOKIA: 7 000 OSA 2 PIRKKALA: 3 000 OSA 3 LEMPÄÄLÄ: 9 000 OSA 4 VESILAHTI: 2 500 OSA 5 KANGASALA: 10 000 OSA 6 ORIVESI: 4 000 OSA 7 YLÖJÄRVI: 8 000 7 OSATARJOUKSET*** Tarjoaja voi tarjota erikseen osia 1, 2, 3, 4, 5, 6 ja 7. Mikäli tarjoaja tarjoaa useampaa osaa, tulee tarjoajan täyttää kaikkien tarjoamiensa osien osakohtainen tarjouslomake (liitteet 1-7) tarjouksensa liitteeksi.
5 (11) 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9 PALVELUN VAATIMUKSET*** Palveluun kuuluvia pianojen ja flyygelien huolto- ja korjaustarpeita ovat esim. koneiston kiristys, pyörien kiinnitys ja korjaus, vasarakoneiston huolto ja korjaus sekä flyygelien kostutusjärjestelmien tarkastelu. Huoltoja korjauspalvelu sisältää myös uusittavien osien esim. pianojen ja flyygelien vasaroiden ja tappien vaihdon. Kaikki huollot- ja korjaukset tehdään Tilaajan kohteessa ja Tilaajan tarpeen mukaan. Tarjoajan on nimettävä tarjouksessaan suomenkielinen vastuuhenkilö, johon Asiakas ja Tilaajat voivat olla yhteydessä tilauksiin ja toimituksiin liittyvissä asioissa. Osakohtaisilla tarjouslomakkeilla (liitteet 1-7) on ilmoitettu Palvelun tarve arvio. Kesäisin ja koulujen loma-aikoina Palvelun tarve on vähäisempi. Palvelun tarpeen määräarviot ovat arvioita eivätkä sido Asiakasta tai Tilaajaa. 10 TILAAMINEN JA TILAAJAT*** Tilaajina ovat Kehyskuntien toimipisteet tai vastaavat. Tilaajina voivat olla myös Kehyskuntien määräysvallassa olevat Oy:t, säätiöt ja muut yhteisöt. Tämän tarjouskilpailun perusteella Tilaajat tilaavat tarvitsemansa Palvelun (virityspalvelun sekä huolto- ja korjauspalvelut) suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Toimittajilta. 11 PALVELUN SUORITTAMISAIKA JA -PAIKKA*** Palvelun suorittamisaika Palvelun tuottamiselle on enintään neljätoista (14) vuorokautta tilauksen jättämisestä Toimittajalle. Palvelun suorittamisaika sovitaan tilauskohtaisesti Tilaajan ja Toimittajan kesken. Palvelun suorituspaikat ovat Kehyskunnissa sijaitsevat eri toimipisteet tai vastaavat. 12 VIIVÄSTYSSAKKO*** Jos Palvelu viivästyy Toimittajasta johtuvasta syystä, Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa.
6 (11) Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) arkivuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan Palvelun tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 13 PALVELUN HINNOITTELU*** 13.1 Alennusprosentti 13.2 Hinnanmuutokset Tarjottavan Palvelun hinnat tulee ilmoittaa euroina kahden (2) desimaalin tarkkuudella ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat tulee ilmoittaa tarjoajan tarjoaman osan tarjouslomakkeella (liitteet 1-7). Tarjoajan on tarjottava kaikkea osakohtaisella tarjouslomakkeella ilmoitettua Palveluun sisältyvää palvelua (viritys-, huolto- ja korjauspalvelua). Tarjoaja voi halutessaan myöntää tarjoamansa osan tarjouslomakkeella (liitteet 1-7) alennusprosentin pianojen ja flyygelien varaosille. Palvelun hintojen tulee olla kiinteät vähintään 28.2.2019 asti. Mikäli tämän jälkeen alan yleisessä hintatasossa on tapahtunut oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Toimittajalla mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Asiakkaan kanssa yhden (1) kerran varsinaisen sopimuskauden aikana ja yhden (1) kerran mahdollisen optiokauden aikana. Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan 1.2.2019. Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on Asiakkaan puolesta hyväksytty. Asiakkaan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. Toimittajan tulee taata, että sopimuspalveluiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan virallinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta.
7 (11) 14 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut. Toisin sanoen laskutus-, pakkaus-, toimitus-, pientoimitus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja ei hyväksytä. 15 MAKSUEHTO JA LASKUTUS*** Laskun maksuehto on 21 päivää netto Palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta Tilaajille. Jos Tilaajat eivät maksa hyväksyttävää laskua viimeistään eräpäivänä, on Toimittajalla oikeus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa. Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa Kehyskunnittain. 16 TARJOUKSET*** Tarjous tulee tehdä tarjoajan tarjoaman osan Palvelusta tarjouspyynnön osakohtaisella tarjouslomakkeella (liitteet 1-7). Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjoamansa osan osakohtaisella tarjouslomakkeella hintatiedot kaikelle tarjouslomakkeella määritellylle Palvelulle. Tarjoaja voi halutessaan tarjota useampaa osaa. Tällöin tarjoajan tulee täyttää jokaiselle tarjoamalleen osalle oma osakohtainen tarjouslomake (liitteet 1-7). Liitteissä 1-7 on mainittu niiden tarkemmat täyttöohjeet. 17 TARJOTTAVA PALVELU Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan palvelua, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. 18 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
8 (11) Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan Palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomenkielellä. Tarjoajan tai Palvelun suorittajan tulee olla Suomen Pianonvirittäjät ry:n jäsen. 19 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjoukset vertaillaan osittain, osat 1-7 kukin osa erikseen. Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy halvimman hinnan perusteella. Vertailuhinta määräytyy seuraavalla laskentakaavalla: Pianon viritys /soitin * virityskertojen määrä /vuosi + Flyygelin viritys /soitin * virityskertojen määrä / vuosi + Huolto- ja korjaustyöt /tunti * soittimien yhteenlaskettu huolto- ja korjaustuntien määrä / vuosi = vertailuhinta 20 SOPIMUSEHDOT*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 8 mukaisia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1 8) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika).
9 (11) 21 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 22 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä. 23 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä vähintään: Tarjoajan tarjoaman osan / osien tarjouspyynnön tarjouslomake (liitteet 1-7) Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa todistus Suomen Pianonvirittäjät ry:n jäsenyydestä. Tarjoajan sähköpostiosoite tai postisoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjoaja voi liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset tai Tilaajavastuu.fi sivuilta tulostetut tilaajavastuu raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat tiedot: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot mahdollisesta ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Yllämainitut selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia.
10 (11) Mikäli tarjoaja ei ole yllämainittuja selvityksiä liittänyt tarjoukseensa, tulee tarjoajan sitoutua toimittamaan selvitykset Asiakkaan niin pyytäessä. Yllämainitut selvitykset tullaan tarkistamaan tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta ennen hankintapäätöksen tekoa, mikäli tarjoaja ei ole selvityksiä tarjoukseensa liittänyt. Tarjoajan tulee tarjoamansa osan osakohtaisella tarjouslomakkeella (liitteet 1-7) ilmoittaa sitoutuvansa toimittamaan Asiakkaan pyytäessä kyseiset selvitykset, mikäli tarjoaja ei ole selvityksiä tarjoukseensa liittänyt. Tarjoaja voi käyttää halutessaan myös yhteistä eurooppalaista hankintaasiakirjaa, ESPD-todistusta, alustavan osoituksena, että tarjoaja täyttää yllämainitut vaatimukset. 24 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava 13.1.2017 klo 15.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy, Suupantie 2,. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Pianonvirityspalvelu HLP206 Kirjallisesti lähetettävään paperiseen tarjoukseen voi liittää mukaan muistitikun, johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF-tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia Asiakkaan esittämistä tarjouspyynnön ehdoista. 25 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään 19.12.2016 mennessä alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla Lisätietopyyntö: Pianonvirityspalvelu HLP206. lisatiedot@kuhaoy.fi Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla viimeistään 22.12.2016 osoitteessa: http://www.kuhaoy.fi/tarjouspyynnot/
11 (11) 26 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Marjatta Heikkilä Hankinta-asiantuntija 27 LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Liite 7 Liite 8 Tarjouslomake NOKIA Tarjouslomake PIRKKALA Tarjouslomake LEMPÄÄLÄ Tarjouslomake VESILAHTI Tarjouslomake KANGASALA Tarjouslomake ORIVESI Tarjouslomake YLÖJÄRVI JYSE 2014 PALVELUT