LEASINGRAHOITUSPALVELU. Tarjouspyyntö. Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia leasingrahoituspalvelusta Nokian kaupungille.

Transkriptio

1 LEASINGRAHOITUSPALVELU Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia leasingrahoituspalvelusta Nokian kaupungille

2 2 (11) 1 LEASINGRAHOITUS NOKIAN KAUPUNGILLE Nokian kaupunki, jäljempänä Tilaaja, pyytää tarjoustanne leasingrahoituksesta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilmailmoituspalvelussa osoitteessa ja Nokian kaupungin internet-sivuilla Nokian kaupungin tilinpäätös löytyy internet-sivuilta kohdasta Kuntainfo, Strategia ja talous, talous. 2 HANKINNAN TAUSTA Nokian kaupungin tarkoituksena on tulevaisuudessa hankkia yhä suurempi osa tarvittavista koneista ja laitteista leasingrahoituksella. 3 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on leasingrahoitus ja siihen liittyvät palvelut. Tarkoituksena on hankkia leasingrahoituksella kaupungin toiminnassaan tarvitsemia laitteita, välineitä, koneita, ajokalustoa. Kyseeseen voi tulla esimerkiksi palvelukeskusten tarvitsema irtain omaisuus kuten terveydenhuollon ja opetuksen laitteet ja välineet, toimistotekniikka, kalusteet ja ajoneuvot. Tällä hetkellä tietotekniset laitteet on jo pääosin hankittu leasingrahoituksella. Tilaaja valitsee itsenäisesti vuokrauksen kohteena olevat hyödykkeet ja toimittajan sekä sopii hyödykkeiden hankintaehdoista. Tilaaja ei sitoudu vakuuttamaan vuokraamiaan kohteita lakisääteisiä vakuutuksia lukuun ottamatta. Hankittava palvelu ja sille asetetut vaatimukset on määritelty tarkemmin tämän tarjouspyynnön kohdassa 10, Hankittava palvelu. 4 VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä

3 3 (11) lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta julkaistaan HILMA -palvelussa ( SOPIMUSKAUSI*** optio mahdollisuus jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassaolevana. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Palveluntuottaja) kesken mennessä. 7 HANKINNAN ARVO Leasingrahoituksella hankittavien hyödykkeiden arvonlisäveroton hankintahinta on yhteensä noin kolme miljoonaa euroa neljän vuoden aikana. Arvio määrästä on suuntaa antava eikä se sido tilaajaa. Leasingrahoituksen arvioitu kokonaisarvo voi ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnan kokonaisarvoa arvioitaessa on luettu mukaan mahdollinen optiokausi ja huomioitu maksettava korvaus hankittavasta palvelusta neljän vuoden ajalta. 8 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä. 9 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 10 HANKITTAVA PALVELU*** Hankittavaan palveluun kuuluvat leasingrahoitus ja laitteiden hallinta- ja raportointipalvelu. Tarjouksia vertailtaessa (ks kohta 18): ehdoton vaatimus tarjouksen hyväksymiselle, ja (ks kohta 18 hallintaja raportointipalvelu) maksimissaan 20 pistettä, (ks kohta 18 hallinta- ja raportointipalvelu lisäominaisuudet) maksimissaan 10 pistettä Palveluvaatimukset ja niistä johtuvien kustannusten tulee sisältyä

4 4 (11) tarjottuun leasingvuokraan, ellei tarjouspyynnössä muuta ilmoiteta. Solmittavaa leasingrahoitussopimusta tulevat käyttämään Tilaajan eri yksiköt. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaukset palveluista. Kuvausten ja niiden liitteiden avulla tarjoaja osoittaa vaatimusten täyttymisen. Mikäli tarjoaja ei pysty täyttämään vaatimuksia tarjouksen tekohetkellä, sen on uskottavasti osoitettava, että vaatimukset täyttyvät sopimuskauden alkaessa LEASINGRAHOITUS Laitteiden leasingrahoituskausi on Tilaajan valinnan mukaan 24, 36, 48 tai 60 kuukautta. Hankittavan laitteen leasingrahoituskausi käynnistyy vuosineljänneksen alussa viimeistään neljän (4) kuukauden kuluessa toimitusvahvistuksen hyväksymisestä. Leasingrahoituksella rahoitettavat laitteet liitetään leasingsopimukseen erillisillä toimitusvahvistuksilla. Tilaaja saa toimitusvahvistuksen sähköisesti hyväksyttäväkseen, kun laite on toimitettu ja laitetoimittaja on lähettänyt sitä koskevan laskun toimittajalle. Toimitusvahvistuksessa on laitteesta yksilöidyt tiedot (ainakin laitetiedot, hankintahinta ja laitteen vuokra) Leasingvuokrat määräytyvät tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Laitteen leasingvuokra on kiinteänä voimassa koko leasingrahoituskauden. Leasingvuokrat maksetaan kolmen (3) kuukauden erissä kvartaaleittain Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle noin 3 kk etukäteen laitteen leasingrahoituskauden päättymisestä. Tilaajalla on oikeus jatkaa laitteiden vuokrausta laitekohtaisesti kolmen (3) kuukauden jaksoissa enintään yhden vuoden ajan laitteen alkuperäisen leasingrahoituskauden päättymisestä Laitteen jatkovuokrauksen kuukausivuokra on korkeintaan 25 % laitteen alkuperäisestä kuukausivuokrasta. Tilaaja voi halutessaan lunastaa laitteen leasingrahoituskauden päätyttyä. Laitteiden palautus, jatkovuokraus ja lunastaminen voidaan tehdä laitekohtaisesti. Tilaajalla on mahdollisuus ilmoittaa toimittajalle viimeistään yhtä kuukautta ennen leasingrahoituskauden päättymistä, jos se jatkaa laitteen vuokrausta tai lunastaa laitteen VAATIMUKSET LAITTEIDEN HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELULLE Palvelu on Tilaajan käytettävissä Internetissä yleisimmillä webselaimilla (ainakin Windows Internet Explorer)

5 5 (11) Palveluun on SSL-suojattu (https) yhteys (sertifikaatti luotetulta myöntäjältä) Palvelu on Tilaajan käytettävissä vähintään jokaisena arkipäivänä klo Toimittaja hoitaa leasingrahoitettavien kohteiden laitetoimittajan laskuilta ja laskujen mahdollisilta liitteiltä ilmenevien käyttäjä-, laite- ja kustannuspaikkatietojen syöttämisen laiterekisteriin. Tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta lisätä/muuttaa tietoja (esim. käyttäjän/sijainnin/kustannuspaikan vaihtuminen) joko itse tai toimittajan myötävaikutuksella Vuokratun laitteen kustannuspaikkaa ja laskutusosoitetta on mahdollista muuttaa kesken vuokrakauden Palveluun voidaan sisällyttää kaikki ne asiakkaan laitteet lisälaitteineen ja -varusteineen, jotka ovat toimittajan tarjoamassa leasingrahoituspalvelussa. Toimittaja hoitaa käyttöoikeuksien hallinnan ja salasanojen antamisen ainakin palvelun pääkäyttäjille. Palvelua käyttävien Tilaajan työntekijöiden määrää ei rajoiteta. Palvelun ja raporttien kieli on suomi Palvelusta saa monipuoliset raportit (laiterekisteri/laiteraportit ja taloushallinnon/laskutuksen raportit hierarkiatasoittain ja laitetyypeittäin) Raporttina saadaan vuokravastuut kustannuspaikoittain Raporttina saadaan tiedot, minkä laitteiden osalta vuokrakausi päättyy seuraavan 3 kk:n, 6 kk:n tai 12 kk:n aikana Asiakkaalla on mahdollisuus tehdä itse hakuja ja raportteja palvelusta Palvelun raportteja voidaan viedä Excel-ohjelmaan Toimittaja järjestää kustannuksellaan hankintayksikön henkilöstölle koulutusta laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelun käytöstä Toimittaja antaa käyttäjille tukea palveluun liittyvissä ongelmissa VAATIMUKSET HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELUSTA SAATAVILLE TIEDOILLE Toimitusvahvistuksen numero Laitteen numero (hankintayksikön antama laitenumero) Laitteen tuoteryhmä (esim. sairaalalaite jne.) Laitteen nimi (laitemerkki ja -malli) Laitteen sarjanumero Laitteen ominaisuudet Käyttäjä Laitteen sijainti Kustannuspaikka (vähintään kaksi tasoa) Hankintahinta Vuokrakauden alkamispäivä

6 6 (11) Vuokrakauden päättymispäivä Vuokra-aika (kk) Vuokra per kk tai kvartaali Maksuväli (eräväli) Muu (vapaa) kenttä hankintayksikön tarvitsemaan käyttöön Leasingsopimuksen numero Laitetoimittaja Tilausviite ja/tai tilausnumero Organisaatioyksikkö Laitetoimituksen hyväksymispäivä Vuokrat per kalenterivuosi Tilinpäätöstä varten tarvittavat vuokratiedot Vuokrat ja muut laitekohtaiset maksut yhteensä Sovittu menettely vuokrakauden päättyessä Laitteen noutopaikka Mahdollisen jatkokauden vuokra Sopimuksen mukainen mahdollinen lunastushinta HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELUN LISÄOMINAISUUDET - palveluun/rekisteriin on mahdollista lisätä tilaajan omia laitteita tai muilta tahoilta vuokrattuja laitteita - palvelu sisältää eri hierarkiatasoja tilaajan tarpeiden mukaan - palvelun käyttöoikeudet on mahdollista rajata käyttäjä- /käyttäjäryhmäkohtaisesti eri hierarkiatasoille 11 HINNOITTELU*** Tarjottavan palvelun hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1, hintalomake. Liitteellä 1 ilmoitettavat tarjoushinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %). Muulla tavalla ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Korkoindikaatiot pyydämme klo 12 korkotason mukaan. Tarjoushintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Hintojen tulee olla kiinteänä voimassa koko sopimuskauden. Optiokaudelle mahdollisesti hyväksyttävistä hinnankorotuksista neuvotellaan valitun Palveluntuottajan kanssa erikseen optioneuvotteluissa. Hinnanmuutosten voimaantulo vaatii aina Tilaajan hyväksynnän.

7 7 (11) 12 LISÄT JA KULUT*** Laskutus- tai muita vastaavia lisiä ja matkakuluja, päivärahoja tai toimistokuluja ei hyväksytä. 13 LASKUTUS JA MAKSUEHTO*** Leasinglaskut toimitetaan sähköisenä verkkolaskuna tilaajan ilmoittamaan verkkolaskuosoitteeseen. Vuokrat laskutetaan tilaajan toivomuksen mukaan yksikkökohtaisesti. Tilaaja maksaa leasingvuokrat neljännesvuosittain. Maksuehto laskulle on 21 päivää netto palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta. 14 ALIHANKKIJAT*** 15 TARJOUKSET*** Palveluntuottajalla ei ole lupaa ilman Tilaajan kirjallista suostumusta teettää sopimuksen voimassaoloaikana sopimuksessa mainittuja töitä kolmannella osapuolella. Tehtäviään kolmannella osapuolella teettävä vastaa toisella teetetystä työstä ja sen tuloksista kuin omastaan. Tarjousten tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä edellytetyt seikat. Hinnoittelu ilmoitetaan liitteellä TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjoukseen on liitettävä: tarjouspyynnön liite 1, hinnoittelu tarjouspyynnön liite 2, referenssit Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus Kilpailuttajalle tarjottavasta leasingrahoituspalvelusta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus leasingrahoituksen prosessista Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus tarjoamastaan laitteiden hallinta- ja raportointipalvelusta, luettelo hallinta- ja raportointipalveluun sisältyvistä tiedoista sekä mallit vakioraporteista. Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä

8 8 (11) tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 17 TARJOAJAN KELPOISUUS*** Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajalta edellytetään liitteen 2 mukaisia referenssejä. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Valituilta Toimittajilta tullaan tarkastamaan tarjouspyynnössä esitettyjen kelpoisuusvaatimusten täyttyminen ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. 18 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vähimmäisvaatimukset, vertaillaan seuraavilla kriteereillä ja periaatteilla: Hinnoittelu Hallinta- ja raportointipalvelu Hallinta- ja raportointipalvelun lisäominaisuudet Palvelun prosessikuvaus Yhteensä enintään 60 pistettä enintään 20 pistettä enintään 10 pistettä enintään 10 pistettä enintään 100 pistettä Alhaisimman vertailuhinnan sisältänyt tarjous (A) saa täydet pisteet (60 pistettä) ja muu tarjous (B) suhteessa siihen A/B x 60 pistettä. Hinnat annetaan liitelomakkeella 1. Hallinta- ja raportointipalvelua pisteytettäessä (enintään 20 pistettä) huomioon otettavat seikat on eritelty kohdassa ja

9 9 (11) Hallinta- ja raportointipalvelun lisäominaisuuksista tarjoaja saa enintään 10 pistettä (kohta ). Palvelun prosessikuvaus arvioidaan tilaajan toimesta ja siitä voi saada enintään 10 pistettä. Kuvauksen yhteispituus liitteineen saa olla korkeintaan 3 sivua. Tarjouksen vertailupisteet saadaan kun edellä taulukossa mainittujen kriteerien pisteet lasketaan yhteen. 19 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen tekee Nokian kaupunginhallitus. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. 20 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. 21 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole

10 10 (11) yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 22 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään saakka. 23 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa paperille tulostettuna ja tallennettuna sähköisessä muodossa USB-tikulle. Tarjoukset liitteineen on palautettava viimeistään klo suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Nokian kaupunki Kirjaamo Harjukatu 23, PL NOKIA Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Tarjous/Leasingrahoituspalvelu Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon. Kilpailuttajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. 24 LISÄTIEDOT Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla viimeistään osoitteeseen kirjaamo@nokiankaupunki.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / Leasingrahoituspalvelu. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Tilaajan verkkosivuilla osoitteessa: ja neuvonta/tarjouspyynnöt viimeistään mennessä ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä.

11 11 (11) 25 PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Nokia Riitta-Leena Rossi Talousjohtaja 26 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Hinnoittelutaulukko Referenssilomake