Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt

Ohje on päivitetty Valtiokonttori Ohje 1 (41) 20.10.2016 Talous ja henkilöstö 11.2.2015 Dnro VK/44/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c :n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa ohjeen hankinnasta maksuun prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Tavoitteena on jakaa hyviä käytäntöjä, joiden mukaisesti kirjanpitoyksiköiden tulee kehittää talouden suunnittelun, hankintojen ja tilaamisen sekä menojen käsittelyn tehtävien toteutusta. Valtiokonttorin tarkoituksena on täydentää ohjetta vuoden 2015 aikana käynnissä olevan prosessien kehitystyön valmistuttua. Kirjanpitoyksiköitä pyydetään myös antamaan palautetta, jota voidaan hyödyntää ohjeen päivittämisessä. Voimaantulo Lisätiedot Tämä ohje tulee voimaan välittömästi Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta paperiton (at) valtiokonttori.fi Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liitteet 4a ja 4b: Liite 5: Tiedoksi Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Lomakepohja toimittajainformointiin Lomakepohjat (.doc ja.xlsx) menotositteiden toimittamiseen skannauspalveluun Rondon Kierron syy -kentän hyödyntäminen Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi

Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset 1.0 11.2.2015 Ensimmäinen julkaisu 2 (41)

3 (41) Sisällys 1 Yleistä... 5 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö... 5 1.2 Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohdat... 6 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä... 8 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun prosessiin... 9 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta... 9 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa... 13 3 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu... 15 3.1 Hankintatoimen analysointi... 15 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana... 16 4 Hankintojen kilpailuttaminen... 17 5 Sopimushallinta... 18 5.1 Sopimuksen laadinta... 18 5.1.1 Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitys... 18 5.1.2 Verkkolaskun hyödyntäminen... 19 5.1.2.1 Ostolaskujen skannauspalvelu... 20 5.1.2.2 Muut menotositteet ja skannauspalvelu... 21 5.1.3 Maksuehdot... 21 5.1.4 Koontilaskujen käyttö... 22 5.2 Tilaaminen... 22 5.2.1 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 22 5.2.2 Tilha-tilaaminen... 24 5.2.2.1 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen... 25 5.2.2.2 Tuoteluettelotilaus... 26 5.2.2.3 Vapaatekstitilaus... 27 5.2.2.4 KOM-käsittely Kieku-toimintamallissa... 27 5.2.2.5 Vastaanottomerkinnän tekeminen... 28 5.2.3 Maksuaikakorttihankinnat... 29 5.2.4 Muu tilaaminen... 30 5.3 Sopimusten ja tilausten seuranta... 31 5.3.1 Tilha raportoinnin hyödyntäminen... 31 5.3.2 Muu raportoinnin hyödyntäminen... 31 6 Menojen käsittely... 32 6.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 32 6.2 Palvelukeskuksen palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä... 34 6.3 Perustietojen ylläpito... 35 6.4 Menotositteiden käsittely... 35

4 (41) 6.4.1 Toistuvien laskujen käsittely... 35 6.4.1.1 Sopimuskohdistuksen käyttö... 36 6.4.1.2 Tiliöintikoodin käyttö... 37 6.4.1.3 Tiliöintimallin käyttö... 38 6.4.2 Tilauksellisen laskun manuaalikierto... 39 6.4.3 Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut... 39 6.5 Maksuunpano... 41 6.6 Menotiliotteiden käsittely... 41

5 (41) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö Ohje kuvaa hankinnasta maksuun prosessin hyviä käytäntöjä. Ohje on laadittu Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen -hankkeessa yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden, Valtion talousja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja Hansel Oy:n kanssa. Hyvien käytäntöjen kuvaamisen lähtökohtana on ollut Kieku-toimintamalli ja muiden yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttö (esim. M2 ja Tilha). Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä. Tarkoitus on, että ohjeessa kuvattuja hyviä käytäntöjä hyödynnetään laajasti. Hyvien käytäntöjen tavoitteena on yksinkertaistaa ja sujuvoittaa hankinnasta maksuun prosessin tehtävien toteutusta kirjanpitoyksiköissä siten, että tehtävät voidaan toteuttaa oikealla laatutasolla nykyistä vähemmällä henkilötyöllä. Tavoitteena on myös kannustaa kirjanpitoyksiköitä keskittämään tehtävien toteutusta ja yhtenäistämään toimintatapoja. Hyvät käytännöt tukevat myös kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden yhteistyötä. Kirjanpitoyksiköiden tulee tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä mahdollisesti vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Ohjeen kattama prosessikokonaisuus on kuvattu kuviossa 1. Ohjeen alussa (luku 2) on kuvattu talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyviä hyviä käytäntöjä, joilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin sujuvuuteen. Hankinnasta maksuun prosessia käsitellään ohjeen luvuissa 3-6 kaaviossa 1 esitettyjen prosessijaon mukaisesti. Hankintojen suunnittelun ja valmistelun osalta ohjeen luvussa 3 on käsitelty hankintatoimen analysointia ja hankintaluokkiin perustuvaa hankintojen tarkastelua. Hankintojen vuosisuunnittelua, kilpailutuskalenterin suunnittelua ja yksittäisten hankintojen suunnittelua ei käsitellä ohjeessa. Vastaavasti hankintojen kilpailuttamista käsitellään luvussa 4 vain lyhyesti. Sopimushallinta -prosessin osalta ohjeen luvussa 5 painopisteenä ovat laskutuksen sisällöistä ja ehdoista sopiminen osana sopimuksen laadintaa sekä hyvät käytännöt tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan hyödyntämisessä ja maksuaikakorttihankinnoissa. Ohjeen luvussa 6 on kuvattu menojen käsittelyn hyviä käytäntöjä sekä kehittämisen painopistealueita kirjanpitoyksiköissä. Menojen käsittelyn osalta ohjeessa tarkastelun lähtökohtana on ostolaskujen (veloitus- ja hyvityslasku, korkolasku ja maksumuistutus) käsittely. Mahdollisuuksien mukaan ohjeessa kuvattuja periaatteita voi soveltaa myös muiden menotositteiden käsittelyyn (esim. hakemukset, korvaukset).

6 (41) Kuvio 1. Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa käsiteltävä prosessikokonaisuus 1.2 Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohdat Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohtana ovat valtiovarainministeriön asettamat strategiset tavoitteet. Kehittämistä ohjaavat myös Valtiokonttorin aiemmin antamat ohjeet ja valtiovarainministeriön hankintatoimea koskevat linjaukset. Valtiovarainministeriö on asettanut hankinnasta maksuun prosessin valtion taloushallinnon strategiassa (VM julkaisuja 7/2014 1 ) keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Strategiassa tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä. Hankinnasta maksuun prosessin sujuvoittamisessa kirjanpitoyksiköillä on merkittävä rooli, sillä valtaosa prosessiin sitoutuvasta työstä tehdään kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä on strategian tavoitteiden mukaisesti huomioitava mahdollisuudet palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamiseksi 2. Valtiokonttori on antanut aiemmin hankinnasta maksuun prosessin osalta erillisiä ohjeita menojen käsittelystä (esim. maksuliike, laskujen välityspalvelut, maksamisratkaisun käyttöönotto). Annetut ohjeet on koottu tämän ohjeen liitteeseen 1, johon on listattu myös muuta prosessia ohjaavaa normistoa. Ohjeessa käsiteltävistä Tilhan käytöstä sekä talouden suunnittelusta ja seurannasta sisäinen budjetoinnin ja seurantakohdemallin käytön osalta Valtiokonttori ei ole aiemmin antanut määrämuotoisia ohjeita. Tilhasta ja seurantakoh- 1 valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3a 2 valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3

7 (41) demallista on julkaistu kuitenkin muita dokumentteja, jotka omalta osaltaan ohjaavat toimintatapojen kehittämistä. Valtion hankintatoimen yleiset tavoitteet ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet on tuotu esille valtion hankintastrategiassa (VM julkaisuja 35/2009). Valtion konsernitason hankintastrategian päämääränä on muun muassa selkeyttää ja vahvistaa hankintatoimen ohjausmallia, vahvistaa hankintojen suunnitelmallisuutta ja kannustaa virastotasolla tapahtuvaan hankintatoimen tehtävien keskittämiseen ja osaamisen kehittämiseen. Valtion hankintakäsikirjan 2010 (VM julkaisuja 48/2010) tarkoituksena on puolestaan toimia sekä valtion virastojen ja laitosten hankintaohjeiden sisältöä ja hankinnan menettelyitä ja toimintatapoja yhtenäistävänä ja kehittämistä tukevana mallina että valtionhallinnon hankintatoimen konserniohjauksen välineenä. Lisäksi hankinnasta maksuun prosessin kehittämisessä on huomioitava Valtioneuvoston periaatepäätös 4.2.2010 3, jossa on tuotu esille tavoite konsernipalveluiden käytön voimakkaasta lisäämisestä valtionhallinnossa. Tavoite koskee muun muassa Hansel Oy:n yhteishankintasopimusten hyödyntämistä. Valtion hankintatoimen kehittämisen ja tehostamisen osalta päätöksessä on tavoitteeksi asetettu tilaustenhallintajärjestelmä Tilhan käyttöönotto (puolustushallinnossa oma SAP-pohjainen järjestelmä) ja käytön laajuus siten, että hankintayksiköt tekevät kaikki tavarahankinnat ja yli puolet palveluhankinnoista käyttöönottamansa sähköisen tilaustenhallinnan järjestelmän kautta jo vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi päätöksessä nostetaan esille sähköisen tilaustenhallinnan käyttöönoton ja laskujen automaattisen täsmäyttämisen edellyttävän, että virastot ja laitokset uudistavat ja ottavat käyttöön tilaustenhallinnassaan järjestelmän tilausprosessia tukevan toimintamallin. Edellä kuvattujen lähtökohtien lisäksi kirjanpitoyksikön on toimintatapojen kehittämisessä huomioitava taloushallinnon prosessien keskinäiset riippuvuudet sekä niiden yhteys hankintatoimeen. Toiminnan kehittämisen tulee tapahtua kokonaisuus huomioiden siten, ettei yhden prosessin tehostaminen heikennä toisen prosessin laatua tarpeettomalla tavalla. Taloushallinnon ja hankintatoimen kehittäminen edellyttää kirjanpitoyksikössä myös keskustelua siitä, millaista taloustietoa prosessien on tuotettava johtamisen tueksi, ja miten näitä tietoja hyödynnetään. Tämä tarkoittaa talous- ja hankintatoimen asiantuntijoiden sekä johdon yhteistyötä mm. tarvittavan seurantatason määrittämiseksi. Kirjanpitoyksiköissä tulee arvioida sekä taloushallinnon että hankintatoimen toiminta- ja organisointitapoja ja tarkastella niitä kokonaisuuden johtamisen näkökulmasta. Toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin kehittämistä tukee se, että taloushallinnon ja hankintatoimen prosesseista vastaavat henkilöt on kirjanpitoyksikössä nimetty ja heidän toimintavaltuutensa varmistettu. 3 Valtion pysyvien toimintamenosäästöjen ja muiden vuoden 2010 erillisten toimintamenosäästöjen aikaansaaminen

8 (41) 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä Ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on esitetty yhteenveto alla taulukossa 1. Taulukkoon on merkitty ohjeen sivunumero, jolta hyvä käytäntö löytyy. Hyvät käytännöt on merkitty ohjeen tekstissä lihavoidulla fontilla. Hyvä käytäntö Sivunumero Talouden suunnittelu ja seuranta Esimerkkejä sisäisen budjetoinnin keventämisestä 10 Tukitoimintojen menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle 11 Seurantakohteiden käyttöönoton ja käytön periaatteet 14 Uusien seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti 15 Seurantakohteiden käytön laajuuden tarkastelu 15 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintatoimen analysointi hankintaluokittain 15 Tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain 16 Hankintojen kilpailuttaminen Tilhan käytön, maksuehtojen ja laskutuksen huomioiminen kilpailutuksessa 17 Laskutuksesta sopiminen Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden varmistaminen 19 Lomake toimittajayhteistyöhön (laskutus- ja viitetiedot) 19 Paperilaskujen palauttaminen 19 Verkkolaskun käytön seuranta 19 Paperilaskuja ei skannata kirjanpitoyksiköissä tai Palkeissa 20 Perusteet ostolaskujen skannauspalvelun käytölle 21 Muut menotositteet kuin ostolaskut ja niiden toimitus skannauspalveluun 21 Maksuehdon tulee olla vähintään 21 päivää 21 Koontilaskujen käsittely 22 Tilhan hyödyntäminen Hankintatoimen ja Tilha-tilaamisen tehtävien keskittäminen 23,24 Tilaussuunnitelman käytön periaatteet 25 Tuoteluettelotilaukset 26 Vapaatekstitilaukset 27 KOM-käsittely Kieku-toimintamallissa 27 Summavastaanoton käyttäminen 28 Määrävastaanoton käyttäminen 28 Osavastaanoton käyttäminen 29 Tilha-raportoinnin hyödyntäminen 31 Maksuaikakorttihankinnat Maksuaikakorttihankintojen suositellut tuote- ja palveluryhmät 29 Henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien käyttö 30 Tiliöintikoodin hyödyntäminen korttiyhtiön laskuilla 30 Menojen käsittely Menojen käsittelyn tavoitteiden määrittäminen, kehittämisen projektointi 32-34 sekä menojen käsittelyn tehtävien keskittäminen Palvelukeskuksen perus- ja lisäpalveluiden hyödyntäminen 34-35 Rondon reititysryhmien hyödyntäminen 34-35 Kierronvalvonta 35 Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotto 36,37 Sopimuskohdistuksen käytön seuranta 37

9 (41) Hyvä käytäntö Sivunumero Henkilökohtaisten tiliöintimallien muuttamien järjestelmätasoisiksi malleiksi 38 ja mahdollisesti yhdistäminen tiliöintikoodiin Järjestelmätasoisten tiliöintimallien käyttö 38 Tilauksellisten laskujen käsittelyn seuranta 39 Manuaaliseen kiertoon tulevien tilauksellisten laskujen käsittely 39 Vähäisen summaeron vuoksi manuaalisesti käsiteltävien tilauksellisten 39 laskujen käsittely Esimerkki kokoustarjoilulaskujen käsittelyn sujuvoittamisesta 39 Automaattitiliöintisääntöjen käyttäminen menotiliotteilla 41 Taulukko 1. Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun prosessiin Tässä luvussa tarkastellaan talouden suunnittelun ja seurannan yhtymäkohtia hankinnasta maksuun prosessiin. Tarkastelu on tarpeen, sillä talouden suunnittelussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat oleellisesti siihen, miten hankintoja ja tilaamista toteutetaan, ja miten toiminnasta aiheutuvat menot käsitellään. Vastaavasti talouden seurannan toimintatavat vaikuttavat esimerkiksi Tilhatilauksien ja ostolaskujen tiliöinteihin. 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Kirjanpitoyksikön talouden suunnittelun tulee perustua talousarviolakiin ja - asetukseen sekä valtiovarainministeriön antamiin talousarvion laadintaa ja soveltamista koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin (www.vm.fi). Valtiovarainministeriön ohjeita täydentävät hallinnonalakohtaiset ohjeet. Seuraavassa tarkastellaan talouden suunnittelun kehittämistä sisäisen budjetoinnin osalta. Tarkastelu perustuu taloushallintonäkökulmaan, mutta samalla on hyvä tunnistaa kirjanpitoyksikössä käytetyt menettelyt hankintasuunnitelman laadinnassa. Valtion hankintastrategiassa ja hankintakäsikirjassa todetaan, että viraston hankinnat tulisi perustaa vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan ja sen laadinta tulisi kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Kirjanpitoyksikön sisäinen budjetti ja hankintasuunnitelma ohjaavat määrärahan käyttöä ja vaikuttavat siten hankintojen toteuttamiseen, tilaamiseen ja menojen käsittelyyn. Tilha-tilaamisen ja menojen käsittelyn tehtävien järjestämisen osalta on lisäksi ratkaisevaa, miten kirjanpitoyksikön sisäisissä päätöksissä, kuten taloussäännössä ja työjärjestyksessä, on ratkaistu toimivalta ja tehtävien organisointi näissä asioissa. Sisäistä budjettia laadittaessa tulee kirjanpitoyksiköissä tarkastella, miten budjetoinnilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun prosessin toimintatapojen kehittämiseen. Samalla kirjanpitoyksikön toimivaltapäätöksiä on tarkasteltava tästä näkökulmasta. Sisäisessä budjetoinnissa tulee tunnistaa mahdollisuuksia: keventää sisäistä budjetointia (seurantakohteiden suppeampi käyttö suunnittelussa)

10 (41) yksinkertaistaa tilausten ja laskujen tiliöintejä vähentää käsiteltävien laskujen määrää keskittää laskujen käsittelyä tiliöinnin, asiatarkastamisen ja/tai hyväksymisen osalta keskittää hankintoja ja/tai tilaamista. Sisäisen budjetoinnin keventämistä tulee lähestyä varmistamalla, että suunnittelua tehdään tarpeellisella tarkkuustasolla seurantakohdemallia hyödyntäen. Käytännössä keventäminen tarkoittaa, että sisäistä budjetointia tehdään suppeammalle määrälle seurantakohteita. Tällöin määrärahoja budjetoidaan esimerkiksi harvemmille toimintayksiköille. Kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida, ettei Kiekuun määritetty organisaatiorakenteen tarvitse ohjata sisäistä budjetointia eli budjetointia voidaan tehdä suppeammalle määrälle toimintayksiköitä. Tällöin raportoinnissa seurataan toimintojen kustannuksia (ei pelkästään toimintayksikön kustannuksia). Seuraavat esimerkit kuvaavat, miten sisäistä budjetointia voidaan keventää, ja mitkä ovat sen vaikutukset Tilha-tilaamiselle ja menojen käsittelylle. Esimerkki 1. Kirjanpitoyksikön työterveyshuollon menot on jaettu sisäisessä budjetoinnissa viidelle toimintayksikölle. Ostolaskujen käsittelyssä täytyy palveluntuottajalta saada oma lasku kullekin toimintayksikölle tai vaihtoehtoisesti koontilasku tulee tiliöidä viidelle eri yksikölle. Mikäli eri yksiköiden työterveyshuollon kuluja ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti, kiertää koontilasku käsiteltävänä viidessä toimintayksikössä. Vaihtoehtoinen tapa on budjetoida kaikki työterveyshuollon menot yhdelle toimintayksikölle. Tällöin palveluntuottajalta tarvitaan vain yksi ostolasku, joka voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (tiliöintikoodin avulla). Samalla laskun käsittely voidaan tehdä keskitetysti myös asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta (ostolaskun kierto lyhenee). Esimerkki 2. Kirjanpitoyksikön muut kuin täyttöpalvelusopimukseen sisältyvät toimistotarviketilauksien menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille. Tilauksia ja laskuja on käsitelty kaikissa yksiköissä. Suhteutettuna kokonaismenoihin tilausten yhteenlaskettu arvo ei ole merkittävä. Vaihtoehtoinen tapa on tehostaa Tilhan käyttöä ja samalla keskittää menojen budjetointi esimerkiksi hallintoyksikölle. Täyttöpalvelusopimusta täydentävät toimistotarviketilaukset voidaan tehdä keskitetysti hallintoyksikössä Tilhalla, jossa tilaukset tiliöidään vain yhdelle toimintayksikölle ja toiminnolle. Kirjanpitoyksikkö pystyy vielä vähentämään prosessiin kuluvaa aikaa ottamalla käyttöön Tilhan tilaussuunnitelman, jolloin tilausten tiliöintikerrat ja hyväksymiskierrot vähenevät. Esimerkki 3. Kirjanpitoyksikön puhelinpalveluihin liittyvät menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille ja kukin yksikkö on käsitellyt puhelinmenot omilla laskuillaan. Tiliöintikäytännöt ovat vaihdelleet yksiköissä.

11 (41) Vaihtoehtoinen tapa on muuttaa puhelinmenojen budjetointi siten, että menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle (hallintoyksikkö). Toimittajalta pyydetään yksi koontilasku aiempien erillisten toimintayksikkökohtaisten laskujen tilalle. Koontilasku tiliöidään yhdelle toimintayksikölle ja yhdelle toiminnolle (tiliöintikoodin avulla). Koontilasku asiatarkastetaan ja hyväksytään hallintoyksikössä. Toimintatavan muutoksella käsiteltävien laskujen määrä vähenee ja tiliöinnit yhtenäistyvät ja yksinkertaistuvat. Yleisesti talouden suunnittelussa tulisi yhtenä lähtökohtana olla se, mitä tietoa tarvitaan toiminnan johtamisessa. Talouden suunnittelussa ja seurannassa tulisi siirtyä perinteisestä kustannuspaikka-ajattelusta (toimintayksikön menojen ja tulojen seuranta) kohti toiminnan lopputulosten kustannusten seurantaa. Kirjanpitoyksikön sisäisen budjetoinnin menettelyjen uudelleen tarkastelu voi vaikuttaa positiivisesti myös määrärahan käytön seurannan ja määrärahan käytön ennustamisen sujuvuuteen ja laatuun, mikä edelleen kehittää kirjanpitoyksikön taloudenhallintaa. Sisäisen budjetoinnin keventämisessä kirjanpitoyksikön tulee arvioida vaihtoehtoisia toimintatapoja aiheuttamisperiaatteen ja tiedon taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmista. Arvioinnissa on pyrittävä tunnistamaan aiheuttamisperiaatteen noudattamisen taso, joka on toimintaan nähden riittävä ja on saavutettavissa mielekkäällä henkilötyöpanoksella. Arviointia voi tehdä esimerkiksi suhteuttamalla tarkastelussa olevaa menoerää kokonaiskustannuksiin ja tarkastelemalla, millainen vaikutus menoerän käsittelytavan muutoksella olisi kustannuslaskentaan. Mikäli budjetoinnin ja menojen käsittelyn muutokset johtavat merkittäviin muutoksiin talouden seurannassa ja raportoinnissa, on muutosten vaikutuksia hyvä käsitellä toimintaa ohjaavan ministeriön kanssa. Sisäistä budjetointia kevennettäessä tarkoituksena on, että suppeammalle seurantakohdejoukolle kirjattavien menojen tarkempi kohdennus toteutetaan kirjanpitoyksikön sisäisen laskennan keinoin osana kustannuslaskentaa. Toimintatavassa on lähtökohtana se, ettei kaikkea taloustietoa tarvitse tuottaa kirjanpidon avulla. Kirjanpitoyksikön on budjetoinnissa, menojen käsittelyssä ja kustannuslaskennassa huomioitava mahdollisen yhteisrahoitteisen toiminnan ja maksullisen toiminnan asettamat vaateet. Samalla on kuitenkin huomioitava se, voidaanko esim. yhteisrahoitteisen ja toimintamenorahoitteisen toiminnan osalta menetellä osin eri tavoin talouden suunnittelussa ja seurannassa. Tukitoimintojen osalta sisäistä budjetointia suositellaan kevennettäväksi siten, että budjetointi tehdään vain yhdelle toimintayksikölle ainakin alla taulukossa 2 lueteltujen menojen osalta, ellei kirjanpitoyksiköllä ole perusteltua syytä toisenlaiselle toimintatavalle. Taulukkoon on merkitty myös todennäköisin yhteisen seurantakohdemallin mukainen tukitoiminto, jolle meno kohdennetaan, mikäli se käsitellään tukitoimintojen kustannuksena. Tarkastelussa tulee huomioida, että Kieku-toimintamallissa toimitilakulut kirjataan kiinteistökohtaisille kustannuspaikoille. Meno Toimitilojen vuokrat Lämmitys, sähkö ja vesi Siivouspalvelut Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto

Meno Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut Toimistokalusteet Postikulut Puhelinkulut Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Työasemakustannukset 12 (41) Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut (9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki) 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki Polttoaineet 9999698000 Muut tukitoiminnot (9999693000 Logistiikka / ydintoiminta) Työterveyspalvelut ja niihin liittyvät palautukset Virkistyspalvelut Koulutuspalvelut Työsuhdematkaliput Vaatteisto Turvallisuusselvitykset Rekrytointiin liittyvät menot, kuten lehti-ilmoitukset ja soveltuvuusarvioinnit Viestintämenot kokonaan tai osittain (esim. intranet, kotisivut, painatuspalvelut, käännöspalvelut) Palkeilta ostetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut 9999614000 Työterveyshuolto 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta 9999615200 Koulutus oppilaana 9999698000 Muut tukitoiminnot 9999698000 Muut tukitoiminnot / ydintoiminta 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta 9999613100 Rekrytointi ja perehdyttäminen 9999660000 Viestintä / 9999660100 Sisäinen viestintä, käännöspalveluiden osalta 9999650000 Tietopalvelu Talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoiminnot sekä 9999645000 Tukitoimintojen tietojärjestelmät Taulukko 2. Tukitoimintojen kustannuksina käsiteltävien menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Arvioitaessa sisäisen budjetoinnin keventämismahdollisuuksia voidaan tarkastelun lähtökohdaksi ottaa myös se, voiko toimintayksikkö aidosti vaikuttaa menon määrään (harkinnanvaraisten menojen budjetointi substanssitoiminnan toimintayksikölle) vai määräytyykö meno muilla perusteilla (ns. pakollisten menojen budjetointi hallintoyksikölle). Ensimmäisen vaihtoehdon osalta esimerkkinä voidaan pitää joissakin tapauksissa matkustusmenoja ja toisen osalta työterveyshuoltomenoja. Myös kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan sisäistä budjetointia on mahdollista tarkastella keventämisen näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan menettelyä, jossa kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan budjetti keskitetään yhdelle toimintayksikölle, eikä budjettia jaeta usealle toimintayksikölle (vastuualueelle). Tällöin budjetoinnissa suunnittelu tehdään toimintojen avulla ja toimintayksiköt vastaavat ydintoiminnoille kohdistettavista kustannuksista. Kuvattu budjetointitapa yksinkertaistaa Tilha-tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä siten, että substanssiyksikön tilaukset/ostolaskut voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksiköl-

13 (41) le (toiminnot eritellään tarvittaessa eri tiliöintiriveille). Menettely yksinkertaistaa myös mm. ostolaskujen viitetietoja ja niiden ilmoittamista toimittajalle. Substanssitoiminnan budjetoinnin keventämisen esimerkkeinä voidaan käyttää esimerkiksi yhteiskäyttöisten järjestelmien lisenssimaksuja, jotka voidaan budjetoida ja tiliöidä yhdelle toimintayksikölle. Toisena esimerkkinä voidaan pitää matkustusmenojen budjetoimista aiempaa harvemmalle toimintayksikölle (jos ei koko kirjanpitoyksikkö, niin muu mielekäs kokonaisuus) kuitenkin siten, että toteumat voivat kirjaantua useammalle toimintayksikölle (matkatilin ja henkilökohtaisen maksuaikakortin käytön kulujen tiliöinti M2-ohjelmassa matkalaskuina). Tässä toimintatavassa suunnittelu ja budjetointi tehdään vain kerran ja seurannassa voidaan hyödyntää toimintayksikkökohtaisia toteumia. Toimintamalli voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun matkustusmenot ovat vähäiset. Tilanteessa voi myös pohtia sitä, onko matkustukseen liittyviä menoja tarpeen jakaa tiliöintien kautta esim. eri projekteille. 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikkö ottaa käyttöön rakenteeltaan yhteisen seurantakohdemallin, joka korvaa aiemmat tilipuitteet. Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ja hierarkioita. Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- että hallinnonalatasoilla. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat tuki- ja ohjaustoiminnot, palkallisen poissaolon toiminnot, liikekirjanpidon tilit, talousarviokirjanpidon tilit, alue/kunta ja kumppani. Kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ovat toimintayksikkö, toiminto, suorite, projekti, valtuus, seurantakohde 1 ja seurantakohde 2. Seurantakohteiden käyttöön liittyvä tukimateriaali on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta Kieku käyttöönottojen materiaalipankista. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriön tulee koordinoida hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Näin toimittaessa luodaan riittävä yhtenäisyys ja yhteisymmärrys seurantakohteiden hyödyntämisestä hallinnonalalla esim. raportoinnissa ja tulosohjauksessa. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Seurantakohteet tulisi pitää olennaisella tasolla ja yksinkertaisina. Kaikkia eri seurantakohteita ei pidä ottaa käyttöön, jos tämä ei ole tiedon tuottamisen näkökulmasta välttämätöntä. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti palvelukeskuksessa. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Sisällön suunnittelussa on keskeistä tunnistaa yhdessä johdon kanssa, millaisia asiakokonaisuuksia (mitä tietoja) on tarpeen seurata ja mikä on mielekkäin seurantatapa (esim. kirjanpito, työajat, kustannuslaskenta). Samalla on arvioitava, mitkä seurantatarpeista ovat pitkäaikaisia, ja mitkä tarpeet on mahdollista täyttää kertaluonteisella raportoinnilla hyödyntäen Kieku BI-raportointia.

14 (41) Kirjanpitoyksikön seurantakohdepuitteiston loogisuus ja kirjausten yksinkertaisuus vaikuttaa taloushallinnon tehtäviin sitoutuvaan työpanokseen. Lisäksi seurantakohdemallin käyttötavoilla on vaikutusta: tiliöintirivien määrään (mm. Tilha-tilaukset, osto-, kulu- ja matkalaskut) tiliöintien laatuun (vähemmän korjaustositteita kirjanpitoon) työaikakirjausten helppouteen ja laatuun (vähemmän korjauksia ajanhallintaan) sisäisen laskennan ja raportoinnin toteuttamisen sujuvuuteen ja automaation lisäämiseen valtion yhteisen kohdennusmallin soveltamiseen Esimerkiksi arvioitaessa työajan kirjaamisessa käytettäviä toimintoja, on tunnistettava, ettei ole tarpeen seurata kirjanpitoyksikön kaikkia yksittäisiä tehtäviä. Mielekkäämpää on tunnistaa riittävä seurantataso ja muodostaa seurattavia toimintokokonaisuuksia. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden ja yhtenäisyyden kannalta on myös tärkeää, ettei kirjanpitoyksiköihin muodostu liian yksityiskohtaista tai monimutkaista laskentakoodistoa. Tämän vuoksi kirjanpitoyksikön tulee käyttää valtion yhteisiä ohjaus- ja tukitoimintoja. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa lisäksi omia ohjaus- ja tukitoimintoja yhteiseen hierarkiaan. Seurantakohteita käyttöönotettaessa ja käytettäessä kirjanpitoyksikössä tulee noudattaa seuraavia periaatteita. Tällöin seurantakohdepuitteisto mahdollistaa toiminnan riittävän seurannan ilman, että sen laajuus vaikeuttaa taloustiedon tuottamista ja hyödyntämistä. Mieluummin vähemmän, kuin enemmän seurantakohteita (ainakin käyttöönoton yhteydessä). o Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. o Seurannassa hyödynnetään seurantakohdekombinaatioita Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon (seurantakohteiden puhtaus). Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on alku ja loppu. Lisäksi seurantakohdemallin rakentamisessa on huomioitava, että: ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita samaan toimintoon voi liittyä useampi samantyyppinen suorite (suoriteryhmä)

15 (41) koodien määrittely tehdään alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). Edellä kuvattujen periaatteiden toteutumisen varmistamiseksi seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen on kirjanpitoyksiköissä syytä noudattaa mallia, jossa uusien seurantakohteiden tilaaminen tehdään keskitetysti taloushallintoyksikön toimesta. Seurantakohdemallin hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että taloushallintoyksikkö voi tarvittaessa kyseenalaistaa kirjanpitoyksikön sisältä esitettyjen seurantatarpeiden toteuttamisen seurantakohteiden lisäyksillä. Tilanteessa voi olla mahdollista ratkaista seurantatarve esimerkiksi seurantakohdekombinaatioita hyödyntämällä tai seurantatarvetta ei ole järkevää toteuttaa kirjanpidon kautta. Kirjanpitoyksikön tulee seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen tarkastella seurantakohteiden käytön laajuutta säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Eri seurantakohteiden tai seurantakohde-kombinaatioiden kirjanpidon ja työaikojen toteuma voi tuoda esille tarpeita keventää seurantakohdepuitteistoa, siirtää seurannan painopistettä tai luopua joistakin seurantakohteista. Toteumien tarkastelu tukee taloushallinnon ja johdon välistä keskustelua seurantaan kohdistuvista tarpeista. 3 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 3.1 Hankintatoimen analysointi Hankintojen suunnittelun ja valmistelun vaiheita ja menettelytapoja on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa 4, minkä lisäksi kirjanpitoyksiköissä noudatetaan oman organisaation hankintaohjeita. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu voi sisältää hankintavarojen vuosisuunnittelun, kilpailutuskalenterin suunnittelun sekä yksittäisten hankintojen suunnittelun ja valmistelun. Hankintojen suunnittelulla on myös yhteys ohjeen luvussa 2.1. käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin kehittämiseen. Hankintojen suunnittelua ja valmistelua kehitetään käynnissä olevassa valtion hankintatoimen kehittämishankkeessa. Seuraavassa on tarkasteltu hankintatoimen analysointia ja hankintojen luokittelua, joilla voidaan tukea hankintojen suunnittelua. Osana hankintojen suunnittelua ja Tilhan käytön laajentamista kirjanpitoyksiöitä suositellaan tekemään analyysia hankintatoimesta tarkastelemalla eri hankintaluokkien painoarvoa, toimittajien määrää hankintaluokittain ja laskujen määrää toimittajittain. Kieku-toimintamallissa analyysiin tarvittavat tiedot on saatavilla BI-raportoinnin avulla. Tietoja on hyvä tarkastella hyödyntäen esim. LKP-tilien rajausta, jotta käsiteltävien tietojen määrä ei kerralla kasva liian suureksi. Kiekun BI-raporttia ajettaessa (esim. seuranta- ja vertailuraportti suppea) valitaan ensin tarkasteltava ajanjakso ja toimintayksiköt. Avautuvalla raportilla valitaan halutut suodatukset, kuten TAKP- ja LKP-tilit. Seuraavaksi raportille lisätään toimittaja-tieto. Ostolaskujen lukumäärä toimittajittain saadaan näkyviin siirtymällä liikekirjanpidon rivit tasolle ja valitsemalla avautuvassa uudessa ikkunassa raportille ensin toimittaja-tieto ja suodattamalla tositelajitiedosta näkyviin Rondo ostolaskut. Tietojen lajitteluperusteita on helppo 4 Valtion hankintakäsikirja 2010 (VM julkaisuja 48/2010), luku 1.6 Hankintatoimen organisointi ja hankintaosaaminen

16 (41) muuttaa BI-raportilla, minkä jälkeen tiedot voi siirtää Excel-taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten. Taulukossa 3 on esitetty kuvitteellinen esimerkki BIraportilta poimittavista tiedoista. LKP LKP Nimi Toimittajia (kpl) Laskuja (kpl) 43920000 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 150.000 25 56 43300000 Koulutuspalvelut 75.000 15 140 43210000 Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut 15.000 8 15 40020000 Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet 5.000 5 90 Taulukko 3. Esimerkki hankintojen analysoinnista Kiekun BI-raportoinnin tietoihin pohjautuen Tarkastelun avulla kirjanpitoyksikkö voi tunnistaa euromäärältään suurimmat hankintaluokat, euromäärältään suurimmat toimittajat ja ostolaskuja lähettävien toimittajien määrän hankintaluokittain. Tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa avaintoimittajat sekä erilaisia hankintatoimen kehitystarpeita, kuten hankintojen keskittämisen tarve jossakin hankintaluokassa (LKPtiliryhmässä). Tarkastelu tuo tärkeää tietoa myös menojen käsittelyn kehittämisen tueksi, sillä sen avulla on mahdollista tunnistaa esimerkiksi eniten laskuja lähettävät toimittajat. Analyysissa yhden toimittajan lähettämää laskumäärää voi suhteuttaa toimittajan euromääräiseen painoarvoon. Tarkastelun tietoja voidaan hyödyntää sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotossa menojen käsittelyn kehittämiseksi (ohjeen kappale 6.4.1). Edellä kuvattua Kieku BI-raportointiin perustuvaa analysointia voi täydentää vertaamalla sen tietoja Tilhan raportoinnin tietoihin, jolloin on saatavissa kuva mm. Tilhan käytön laajuudesta hankintaluokittain ja toimittajittain. Tilhassa on käyttöönotettavissa uudet Analytics-raportit vuoden 2015 alussa. Käytettävissä olevat raportit on kuvattu ohjeen kappaleessa 5.3.1. Edellä esitettyyn kirjanpidon tietoihin kirjanpitoyksikkö voi analyysissään yhdistää tietoja Tilhasta esim. ostot lkp-tileittäin raportilta, minkä jälkeen on mahdollista analysoida Tilha-tilauksien osuutta kaikista tarkasteltavan LKP-tilin hankinnoista ja verrata Tilha-toimittajien ja kaikkien toimittajien lukumääriä. 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Kirjanpitoyksiköiden hankintojen tekemisen ja tilaamisen tapoja on hyvä tarkastella hankintaluokittain. Tarkastelussa voidaan tunnistaa hankintaluokittain mahdollisuudet Hanselin puitesopimusten, maksuaikakorttihankintojen ja Tilha-tilaamiseen hyödyntämiseen. Samalla hankintaluokittain on arvioitavissa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytön hyödyntäminen menojen käsittelyssä (kappale 6.4.1.) Valtiokonttori on laatinut kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi taulukon, johon on koottu suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (ohjeen liite 2). Taulukossa hankintojen luokittelu pohjautuu unspsc-luokitukseen, joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Taulukkoon on merkitty hankintaluokkien kohdalle mahdollinen Hanselin puitesopimus sekä suositus siitä, tulisiko kirjanpitoyksikön hankintaluokkaan kuuluvat ostot tehdä Tilhalla. Tau-

17 (41) lukkoon on merkitty myös ne hankintaluokat, joiden kohdalla laskujen käsittely sopimuskohdistuksella on todennäköistä. Lisäksi taulukkoon on merkitty suositukset maksuaikakorttihankinnoista ja tiliöintikoodin käytöstä. Tarkoituksena on, että kirjanpitoyksikkö kehittäisi hankintatoimeaan liitteessä 2 esitettyjen suositusten mukaisesti. Mikäli Tilhan käytön laajentaminen ja laskujen käsittely tilauksellisina laskuina ei ole jonkin hankintaluokan kohdalla mahdollista, tulee kirjanpitoyksikön selvittää mahdollisuudet hyödyntää tiliöintikoodia ja siihen liittyvää tiliöintimallia menojen käsittelyn sujuvoittamiseksi. Keskeistä on, että kirjanpitoyksikkö tunnistaa hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen laskujen käsittelyyn (kuvio 2). Hankinta- ja tilaustavalla voidaan vaikuttaa siihen, miten paljon ostolaskuja tulee käsiteltäväksi, ja miten laskujen käsittelyä voidaan automatisoida. Ostolaskujen eri käsittelytapoja on kuvattu ohjeen luvussa 6. 4 Hankintojen kilpailuttaminen Kuvio 2. Hankinta-/tilaustavan vaikutus laskujen käsittelyyn Hankintojen kilpailuttamista käsitellään tässä ohjeessa vain lyhyesti, lähinnä Tilhan näkökulmasta. Hankintojen kilpailuttamista on ohjeistettu Valtion hankintakäsikirjassa ja kirjanpitoyksikön omissa hankintaohjeissa. Lisäksi kilpailuttamiseen liittyvää tietoa on saatavilla Työ- ja elinkeinoministeriön kotisivuilla (www.tem.fi) sekä valtiovarainministeriön valtion hankintatoimea koskevista julkaisuista (www.vm.fi). Hankintojen kilpailutuksissa kirjanpitoyksiöiden tulisi lainsäädännön ja yleisten ohjeiden lisäksi huomioida sopimuskauden aikana toimittajalta vaadittavat Tilhan käyttöön liittyvät toimenpiteet liittämällä Tilhaa koskeva dokumentaatio kilpailutusasiakirjoihin. Kirjanpitoyksikkö voi käyttää tässä apuna Valtiokonttorin julkaisemaa Tilha_liite_kilpailutukseen dokumenttia, joka on saatavissa Paperiton-ekstranetista. Liitteessä on vaatimukset Tilhan toimittajaportaaliin rekisteröitymisestä, tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) toimittamisesta sekä tarvittavista laskutustiedoista. Kirjanpitoyk-

5 Sopimushallinta 5.1 Sopimuksen laadinta 18 (41) sikkö voi muokata mallipohjaa omien tarpeidensa mukaisesti esimerkiksi sen osalta, vaatiiko kirjanpitoyksikkö toimittajalta toimittajaportaalin käyttöä. Kilpailutuksissa on huomioitava myös tarvittavilta osin maksuehtoja ja laskutusta koskevat seikat, kuten verkkolaskutuksen käyttö. Näitä asioita on käsitelty tarkemmin ohjeen luvussa 5.1. Sopimuksen laadinta. Tässä ohjeessa sopimuksen laadintaa käsitellään vain siltä osin, kuin sillä voidaan vaikuttaa menojen käsittelyn sujuvuuteen. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksesta ja myös tarvittaessa Tilhan käytöstä riittävän yksityiskohtaisesti. Laskutusehdoista sovittaessa on keskeistä sopia myös laskulle tarvittavista tiedoista, kuten tilaus- tai sopimusnumerosta. Seuraavissa kappaleissa on tarkasteltu erikseen laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitystä, verkkolaskutuksen hyödyntämistä, maksuehtoja ja koontilaskujen käyttöä. 5.1.1 Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitys Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin kannalta oikeat laskutus- ja viitetiedot ovat ratkaisevan tärkeitä. Oikeat tiedot ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät myös manuaalisesti käsiteltävien laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus- ja viitetietojen saaminen laskuille edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. Samalla on huomioitava se, että tiedot tulee usein saada laskulle oikeaan xml-elementtiin, josta ne voidaan automatisoidussa käsittelyssä lukea. Ostolaskun tiedot vaikuttavat sekä kirjanpitoyksikön että palvelukeskuksen tehtäviin menojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavasti: Oikea verkkolaskutusosoite vaikuttaa siihen, että lasku saadaan käsittelyyn mahdollisimman nopeasti sen lähettämisen jälkeen. Oikean sisältöinen tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintikoodi oikeassa laskun xml-elementissä (kentässä) laukaisevat automatisoidun laskun käsittely. o Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytöstä on kerrottu tarkemmin ohjeen kappaleessa 6.4.1. Toistuvien laskujen käsittely. Laskun viitetiedot (esim. organisaatioyksikkö, henkilö) nopeuttavat laskun reitittämistä seuraavalle käsittelijälle. Laskun viitetiedot nopeuttavat tiliöinnin tekemistä (esim. tiliöintimallit). Kun kirjanpitoyksiköllä on kattava kuva siitä, millaisista ja keiden toimittajien laskuista ostolaskuvolyymi koostuu, on laskuissa käytettävien laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen helpompaa. Tärkeää on varmistaa, että tilauksellisissa ja toistuvissa laskuissa sekä

5.1.2 Verkkolaskun hyödyntäminen 19 (41) esimerkiksi laskumäärältään suurimpien toimittajien laskuissa on tarvittavat tiedot oikein. Laskutus- ja viitetietojen sopiminen liittyy kirjanpitoyksikön kilpailutuksiin ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaan. Laskutus- ja viitetietojen ilmoittamiseen vaikuttaa myös se, mitä tilaustapaa on käytetty (vrt. ohjeen kappale 3.2). Tilauksellisten laskujen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä. Esimerkkeinä voidaan mainita se, ettei laskutuslisiä hyväksytä, tuntiveloituksissa käytetään kiinteää hintaa ja laskutusrytmi on tiedossa (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely. Laskutus- ja viitetietojen sopimiseen vaikuttaa se, onko kirjanpitoyksikössä hankintatoimea keskitetty. Keskitetyssä mallissa on helpompaa varmistaa tarvittava osaaminen laskutus- ja viitetietojen sopimisessa. Hajautetun mallin haasteena on se, miten kaikki hankintoja (ja tilauksia) tekevät virkamiehet saadaan ohjeistettua laskutuksen vaatimuksista. Ostolaskujen puutteelliset tiedot aiheuttavat ylimääräistä työtä ja tehottomuutta laskujen käsittelyssä. Viitetietojen yksinkertaisuuden ja helppouden näkökulmasta on myös merkitystä sillä, onko kirjanpitoyksikössä tehty sisäisen budjetoinnin keventämistä siten, että menoja voidaan kirjata suppeammalle joukolle seurantakohteita (vrt. ohjeen kappale 2.1). Sovittujen laskutusehtojen ja viitetietojen oikeellisuuden valvontaa ja tarvittavaa korjaamista tukee toimintamalli, jossa ostolaskujen käsittely on keskitetty tiliöintien tekemisen osalta ja tiliöintien tekijät on ohjeistettu tarkkailemaan myös esim. maksuehtoja. Ostolaskujen keskitetty tiliöinti ei sulje pois sitä, että laskuja asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä hajautetusti. Mikäli laskutusehtoja ei tarkkailla keskitetyn tiliöintityön yhteydessä, jää tietojen tarkastaminen ainoastaan asiatarkastajan ja hyväksyjän vastuulle. Toimintatapa voi olla haastava mm. tarvittavan ohjeistuksen näkökulmasta. Ohjeen liitteenä 3 on julkaistu uusi lomake kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi toimittajayhteistyössä koskien verkkolaskun, tilausnumeron, sopimuskoodin ja tiliöintikoodin käyttöä. Kirjanpitoyksiköiden tulee täyttää lomakkeelle omat yhteystiedot, joiden mukaisesti toimittajat voivat kysyä lisätietoja. Valtiokonttori on aiemmin ohjeistanut kirjanpitoyksiköitä verkkolaskun hyödyntämisestä (ks. ohjeen liite 1). Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että ostolaskuista verkkolaskuina vuonna 2015 käsitellään 90 prosenttia ja vuoteen 2017 mennessä 95 prosenttia. Hansel Oy on huomioinut verkkolaskutusta koskevan vaateen kilpailutuksissaan ja kirjanpitoyksikön on huomioitava tämä omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyvästä laskutuksesta. Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisen yhteydessä on käynyt ilmi, että kirjanpitoyksiköissä on edelleen vastaanotettu paperilaskuja. Tämän vuoksi kirjanpitoyksiköitä muistutetaan siitä, että Valtiokonttorin aiemmin ohjeistama menettely suoraan kirjanpitoyksikköön tulevien paperilaskujen palauttamisesta toimittajille on edelleen voimassa (pois lukien luottamukselliset laskut ja niiden liitteet). Ostolaskujen skannauspalvelun hyödyntämismahdollisuuksia on kuvattu seuraavassa kappaleessa (5.1.2.1).

5.1.2.1 Ostolaskujen skannauspalvelu 20 (41) Kirjanpitoyksikkö voi ohjata toimittajiaan käyttämään verkkolaskutukseen valtion tarjoamaa toistaiseksi maksutonta Baswaren verkkolaskutuspalvelua (linkki palveluun). Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin kotisivustolta (www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus). Verkkolaskutuspalvelu on selainpohjainen ja palvelussa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivuston englanninkielinen versio (www.statetreasury.fi/e-invoicing). Toimittajat voivat käyttää toisena vaihtoehtona verkkolaskun tekemiseen ja lähettämiseen Itellan tarjoamaa selainpohjaista Verkosto-palvelua, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi (linkki palveluun). Verkosto-palvelun käyttö edellyttää, että toimittajan edustama yritys tai yhteisö on merkitty Suomessa Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhdessä ylläpitämään yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Verkkolaskun lähettäminen Verkosto-palvelun kautta valtion virastoille on toimittajalle maksutonta. Verkostopalvelun kautta toimittaja voi lähettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Verkosto-palveluun kirjautuminen ja palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot löytyvät edelle linkitetyltä Verkosto-palvelun sivustolta. Mikäli toimittaja haluaa lähettää laskun pdf-muodossa sähköpostin liitteenä, tulee toimittajaa informoida siitä, että valtio ei vastaanota sähköpostilla tulevia laskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku (JHS 155 5 ). Valtiokonttori julkaisee kuukausittain Maksuliike-ekstranetissa verkkolaskun vastaanottoon liittyvää tilastoa valtionhallinto, hallinnonala ja kirjanpitoyksikkö -tasoilla. Tiedot raportoidaan kuukausi- ja vuositasolla. Kirjanpitoyksiköiden tulee seurata tilaston avulla omaa kehitystään ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin verkkolaskujen osuuden kasvattamiseksi. Hyvä käytäntö on seurata Rondon arkistohaun avulla (aiemmin julkaistu ohje haun käyttämisestä), ketkä toimittajat ovat lähettäneet laskuja skannauspalveluun ja verrata tietoja Tieken verkkolaskutusosoitteistoon ja ottaa yhteyttä toimittajiin, joilla olisi valmius verkkolaskutukseen. Kirjanpitoyksikkö voi tehdä seurantaa esimerkiksi joidenkin kuukausien osalta muutamia kertoja vuodessa, ellei ole syytä tehdä seurantaa joka kuukausi. Toimittajien informoinnissa verkkolaskun lähettämiseen voi hyödyntää ohjeen liitettä 3 tai Valtiokonttorin aiemmin julkaisemia kirjepohjia (Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi VK 66/03/2012 Liite 2 ja Liite 3). Kirjanpitoyksiköt voivat ottaa vastaan paperimuotoisia ostolaskuja vain poikkeustapauksissa ja tällöin laskuttajalle annetaan laskutusosoitteeksi skannauspalvelun postilokero-osoite. Paperilaskujen skannausta ei saa tehdä kirjanpitoyksikössä tai Palkeissa. Skannauspalvelun käyttö automatisoi laskujen perustietojen käsittelyä. Myös palveluntuottajan (OpusCapita) kanssa tehty sopimus velvoittaa tähän toimintatapaan. 5 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa (JUHTA, versio 1.2 5.10.2012)

21 (41) Kirjanpitoyksikkö voi vastaanottaa laskuja skannauspalvelun kautta vain perustellusta syystä. Tällaisia syitä voivat olla: Toimittaja, jolla ei ole y-tunnusta ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin hän ei voi tehdä laskuja valtion laskutusportaalin kautta. Toimittaja on yksityishenkilö. 5.1.2.2 Muut menotositteet ja skannauspalvelu 5.1.3 Maksuehdot Sellainen ulkomainen toimittaja, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää valtion laskutusportaalia. Skannauspalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää alv-direktiivin vaatimukset sekä muut tarvittavat toimittajan tunnistamiseen Rondossa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (muun muassa teksti lasku, laskuttajan y-tunnus, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Skannauspalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla. Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Käsikirja on saatavilla Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetista. Muiden SEPA-maksuina maksettavien menotositteiden, kuin ostolaskujen (esim. lupamaksut), toimittamisessa skannauspalveluun kirjanpitoyksikkö voi toistaiseksi hyödyntää valmiita lomakepohjia (liitteet 4a ja 4b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka vaaditaan tositteiden automatisoituun käsittelyyn skannauspalvelussa. Skannauspalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokeroosoite muodossa: Virasto XXX PL XX XXXXX Laskut Skannauspalveluun lähetettävä kirjekuori saa sisältää vain yhden menotositteen liitteineen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteelle. Mahdollisten liitteiden olisi hyvä olla A4- kokoisia. Valtiokonttori tulee myöhemmin tarkentamaan ohjeistusta muiden menotositteiden kuin ostolaskujen käsittelystä. Käynnissä olevassa selvityksessä kartoitetaan eri menotositetyyppejä ja selvitetään niihin liittyvien toimintatapojen muuttamista huomioiden myös valmisteilla olevat säädösmuutokset. Kirjanpitoyksiköiden tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa ja sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyen laskutuksesta. Maksuehto perustuu valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa.

5.1.4 Koontilaskujen käyttö 5.2 Tilaaminen 22 (41) 21 päivän maksuehdolla varmistetaan riittävä aika ostolaskujen käsittelyyn ja maksuunpanoon. Toimintatavalla voidaan vaikuttaa viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuviin kustannuksiin. Kirjanpitoyksikön ei tulisi ilman perusteltua syytä hyväksyä 21 päivää lyhyempää maksuehtoa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on voimassa sopimuksia, joissa on käytössä 21 päivää lyhyempi maksuehto, tulisi toimittajan kanssa keskustella maksuehdon muuttamisesta. Maksuehdot on tarkistettava vähintään uusia sopimuksia laadittaessa. Kirjanpitoyksikkö voi sopia toimittajan kanssa koontilaskutuksen käytöstä. Koontilaskulla tarkoitetaan tässä ohjeessa laskua, jolla veloitetaan useita tapahtumia tietyltä aikajaksolta. Koontilaskulla on ilmoitettu varsinaisella laskusivulla maksettava (yhteensä) summa sekä muut laskun maksamiseen liittyvät tiedot. Erittely koontilaskun sisällöstä voi olla osana laskusivua tai laskun liitteinä. Esimerkiksi kokoustarjoiluja koskevan laskun liitetiedoissa on kerrottu, mistä tilauksista lasku koostuu. Koontilaskujen käyttö on suositeltavaa silloin, kun laskut voidaan käsitellä keskitetysti niin tiliöinnin, asiatarkastuksen, kuin hyväksynnän osalta. Koontilaskujen käytössä on suositeltavaa, että ne tiliöidään mahdollisimman suppealle määrälle seurantakohteita eli tiliöintiä ei eriteltäisi esimerkiksi eri toiminnoille. Mikäli koontilasku on tarpeen tiliöidä esimerkiksi eri toiminnoille tai toimintayksiköille, tulisi sen tiliöinti, asiatarkastus ja hyväksyntä tehdä kuitenkin keskitetysti. Toimintatapa tulee huomioida esimerkiksi kirjanpitoyksikön taloussäännössä, jossa voidaan määrittää keskitetysti hyväksyttäviä menoja. Koontilaskua ei tule käyttää tilanteissa, joissa laskua on tarve käsitellä useiden käsittelijöiden (esim. hyväksyntä eri toimintayksiköissä) toimesta. Hajautettu käsittely pitkittää laskun käsittelyaikaa ja lisää virheiden mahdollisuutta. Koontilaskujen käyttöä on tarkasteltava myös suhteessa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin hyödyntämiseen. Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöä on kuvattu tämän ohjeen kappaleessa 6.4.1 Kirjanpitoyksiköissä koontilaskuja on hyödynnetty mm. seuraavissa menoissa: puhelinlaskut, postilaskut, siivouslaskut, leasing-laskut, kokoustarjoilulaskut, tietosuojatun materiaalin hävityspalvelut. Tilaamisen osalta ohjeen painopistealueena on Tilha-tilaaminen ja Tilha käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä sekä maksuaikakorttihankintoihin liittyvät hyvät käytännöt. 5.2.1 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Tilha-tilaustenhallintapalvelun käyttö tulee nähdä osana kirjanpitoyksikön koko hankintatoimen kehittämistä. Tilha tukee prosessien laadun, yhtenäisten käytäntöjen ja osaamisen kehittämistä, parantaa läpinäkyvyyttä sekä automatisoi laskujen käsittelyä. Tilhan käyttöä ei kuitenkaan tule ottaa suoraan osaksi aiempia hankinta- ja tilausprosesseja, vaan järjestelmän tehokas hyödyntäminen edellyttää toimintatapojen ja -valtuuksien tarkastelua ja muuttamista.

23 (41) Tilhan käytön keskeisenä etuna hankintatoimen kehittämisessä on tilausten siirtyminen sähköiseen muotoon ja tilaustietojen tallentuminen järjestelmään, josta ne ovat helposti saatavilla ja raportoitavissa. Järjestelmän hyödyntäminen tukee siten myös tiedonkulkua (esim. sijaistaminen). Tilhan käyttö lisää hankintatoimen läpinäkyvyyttä ja parantaa edellytyksiä tarvittavalle valvonnalle verrattuna tilanteeseen, jossa tilauksia tehdään puhelimitse tai sähköpostitse. Tilha tukee myös kulutuksen ja tilauskannan ajantasaista seurantaa, mikä vaikuttaa positiivisesti taloudenhallintaan esim. määrärahan käytön ennustamisen helpottumisella. Kokonaisuudessaan Tilhan käyttö tukee hankintatoimen hallintaa ja ohjaamista (esim. Hanselin puitesopimusten hyödyntämisen seuranta). Vuonna 2014 käynnistyneessä HAMA-kehittämishankkeessa toteutettiin Tilha ja Rondo järjestelmiin sekä prosesseihin liittyviä muutoksia, joiden myötä tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste kehittyi merkittävästi. Hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden kohdalla tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste kasvoi 4 %:sta 24 %:in (lokakuun 2014 tilanne). Tilhan käytön kehittämiseen panostaneilla kirjanpitoyksiköillä täysin automaattisesti käsiteltyjen tilauksellisten laskujen osuus on hankkeen aikana noussut jopa yli 40 %:iin ja ilman kirjanpitoyksikössä tapahtuvaa kiertoa on käsitelty jopa 60 %:a tilauksellisista laskuista. Hankkeessa toteutetuista teknisistä parannuksista ja prosessimuutoksista hyötyvät suoraan kaikki Tilhaa käyttävät kirjanpitoyksiköt. Kirjanpitoyksikön omilla toimilla on myös merkittävä vaikutus siihen, miten korkealle tasolla tilauksellisten laskujen automaattinen käsittely nousee. Kirjanpitoyksikössä Tilha käytön laajentamista on hyvä kehittää kokonaisuutena perustuen hankintaluokkien tarkasteluun. Ohjeen kappaleessa 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana on tuotu esille Valtiokonttorin suositus Tilha-käytön laajuudesta. Kirjanpitoyksikön tulee ratkaista, millaisia menettelyjä sovelletaan eri hankintaluokissa. Valittaviin toimintatapoihin voi vaikuttaa esimerkiksi kirjanpitoyksikön toiminnan luonne, eri hankintaluokkien painoarvo sekä se, miten hankintaluokan menot on budjetoitu. Kun kirjanpitoyksikkö tekee päätöksen Tilha-tilaamisen hyödyntämisestä tietyssä hankintaluokassa, tulee kirjanpitoyksikön lisäksi ratkaista, miten Tilhatilaaminen organisoidaan. Tilha-tilaaminen voidaan toteuttaa kirjanpitoyksikössä hajautettuna tai keskitettynä mallina tai näiden yhdistelmänä. Hajautetussa toimintamallissa kirjanpitoyksikön (kaikki) virkamiehet voivat käyttää Tilhaa hankintaehdotusten tekemiseen. Keskitetyssä mallissa hankintaehdotukset tehdään hankintavastaavien toimesta. Kirjanpitoyksiköissä on hyvänä käytäntönä nähty sekä hankintatoimen että Tilha-tilaamisen keskittäminen, jolloin on nähty mahdolliseksi saavuttaa suuremmat hyödyt, kuin hajautetussa toimintamallissa. Hankintatoimea voi organisoida keskitetysti myös alueittain, mikäli kirjanpitoyksiön toiminta-alue on laaja ja hankintojen luonne edellyttää sitä. Seuraavassa on kuvattu ensin keskitettyä toimintamallia ja sen jälkeen on lyhyesti kuvattu hajautettua mallia. Hyvänä käytäntönä ja suosituksena pidetään keskitettyä mallia. Tilhan käytön keskitetyssä mallissa on kirjanpitoyksiköissä rajattu Tilhakäyttäjien määrää. Tällöin tilaamistarve ilmoitetaan sovitulla menettelyllä hankintavastaavalle, joka tekee hankintaehdotuksen Tilhaan mukaan lukien sen tiliöinnin ja siirtää ehdotuksen suoraan ratkaisijalle käsiteltäväksi (ei erillisenä

5.2.2 Tilha-tilaaminen 24 (41) vaiheena tiliöintien tarkastusta). Tässä toimintamallissa hankintavastaava vastaa myös vastaanottokuittauksen tekemisestä Tilhaan. Tilhan keskitetty käyttö voidaan toteuttaa kirjanpitoyksikössä esimerkiksi seuraavanlaisella organisoinnilla. Hankintaryhmä/-yksikkö ohjeistaa ja koordinoi organisaation hankintoja ja tilaamista. Hankintaryhmä/-yksikkö toteuttaa/osallistuu kilpailutuksiin sovitulla laajuudella. Hankintaryhmä/-yksikkö vastaa keskitetysti osasta hankinnoista ja tilauksista, esim. tukitoimintoihin liittyvät hankinnat/tilaukset. Ydintoiminnan toimintayksiköt vastaavat osasta hankintoja/tilauksia ja hankintaryhmän lisäksi nimettyjä hankintavastaavia voi olla ydintoiminnan yksiköissä. Hankintaryhmä laatii heidän käyttöönsä tilaussuunnitelmia ja opastaa Tilhan käyttöä. Hankintatoimen ja tilaamisen keskitetyllä toimintamallilla on useita etuja. Tehtävien keskittäminen parantaa osaamisen hallintaa niin hankintaosaamisen, Tilha-osaamisen kuin tiliöinteihin tarvittavan osaamisen näkökulmasta. Lisäksi keskitetty toimintamalli tarjoaa paremmat mahdollisuudet tilauksien hallintaan (esim. tilaustarpeiden arviointi, tilausten yhdistäminen), toimittajakentän ja tuote-/palveluvalikoiman tuntemiseen, sopimusten hallintaan ja seurantaan sekä hankintojen seurannan keskittämiseen (ml. toimittajaseuranta, reklamaatiot). Valtion hankintatoimen käsikirjassa on käsitelty yleisesti hankintatoimen organisoinnin tapoja ja kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida käsikirjan linjaukset omien toimintatapojen kehittämisessä. Hankintatoimen kehittämisessä on huomioitava myös mahdollisuudet määrärahojen keskittämiseen, esimerkiksi ohjeen kappaleessa 2.1 esitettyjen tukitoimintojen menojen osalta. Hajautettua toimintamallia on toteutettu kirjanpitoyksiköissä siten, että kaikki virkamiehet voivat tehdä hankintaehdotuksia tietyissä tuote- ja palveluryhmissä. Esimerkkeinä näistä ovat työtehtäviin liittyvät tarvikkeet. Jos hankintaehdotuksen tekeminen toteutetaan hajautetusti, on hyväksi käytännöksi todettu toimintatapa, jossa hankintaehdotus lähetetään tarkastettavaksi sisällön ja tiliöinnin osalta ennen hyväksyntää. Hajautetussa mallissa tulee kiinnittää erityisesti huomiota siihen, että hankintaehdotuksen laatija huolehtii myös vastaanottokuittausmerkinnästä Tilhassa. Tilha-tilaaminen muodostuu alla luetelluista osaprosesseista. Niistä tässä ohjeessa käsitellään tilaamisen eri tapoja eli tilaussuunnitelman hyödyntämistä sekä tuoteluettelo ja vapaatekstitilauksen käyttöä. Lisäksi on käsitelty käyttöomaisuus- ja irtaimistohankintoja Kieku-toimintamallissa ja vastaanottomerkinnän tekemistä. Tilauksellisten laskujen manuaalikäsittelyä on käsitelty osana menojen käsittelyä ohjeen kappaleessa 6.4.2. Käyttäjätietojen ylläpito Toimittajatietojen aktivointi Tuotetietojen ylläpito

25 (41) Tilaaminen 5.2.2.1 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Vastaanottomerkinnän tekeminen Tilhassa voidaan hyödyntää tilaussuunnitelmaa, jota käytettäessä hyväksytyn suunnitelman kautta tehtäviä tilauksia ei tarvitse uudelleen hyväksyä. Tilaussuunnitelman käyttö nopeuttaa tilausprosessia myös siten, että tilauksen tiliöinnit siirtyvät automaattisesti suunnitelmasta tilaukselle ja tilaus saadaan nopeasti toimittajalle. Tilaussuunnitelman käyttö luo edellytyksiä seurannalle tilaussuunnitelman budjetin seurannan kautta. Esimerkiksi projektille voidaan tehdä tilaussuunnitelma ja tilaussuunnitelman toteuma kertoo projektin tilauskannan suuruuden suhteessa budjettiin. Tilaussuunnitelman kautta tehtävät tilaukset voidaan tehdä ilman uutta hyväksyntää, koska menopäätös (TaA 38 ) on syntynyt jo tilaussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Tilaussuunnitelman hyväksyminen täyttää menopäätöksen kriteerit, kun hyväksyminen tapahtuu esittelystä (tilaussuunnitelman laatija on eri henkilö kuin hyväksyjä), ja jos menopäätöksen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity. Menojen määräytymisperuste voi olla esimerkiksi sopimuksen mukaiset hinnat. Lisäksi on yksilöitävä toimittaja/toimittajat. Tarvittaessa, tilaussuunnitelman arvosta riippuen, voidaan suunnitelmaan liittää erillinen liite tai kuvaus menoerien jakautumisesta suunnitelman voimassaoloajalle. Tilaussuunnitelmaa hyödynnettäessä on huomioitava kirjanpitoyksikön taloussäännön määräykset koskien kirjanpitoyksikön hankintatoimea 6. Taloussäännön määräykset koskevat mm. hankintavaltuuksia, hankintatapoja, tarjouskilpailumenettelyn periaatteita, hankintapäätösten perusteluja sekä niitä menettelytapoja, joilla varmistetaan hankintojen tekeminen säännösten ja määräysten mukaisesti. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen kirjanpitoyksikkö tekee menopäätöksen, jolla se sitoutuu menon maksamiseen. Tätä ennen kirjanpitoyksikön on varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä määrärahan ja valtuuden riittävyys. Myös tilaussuunnitelman toimiessa menopäätöksenä on em. seikat varmistettava. Myös tilaussuunnitelmaa hyödynnettäessä tavaran/palvelun saapuessa on tehtävä vastaanottotarkistus, Vastaanottotarkistuksessa tulee varmistaa, että tuote tai palvelu on toimitettu, ja että meno on perusteeltaan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen (ks. ohjeen kappale 5.2.2.5 Vastaanottomerkinnän tekeminen). Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää sekä tuoteluettelo- että vapaatekstitilauksissa. Tilaussuunnitelmaa käytettäessä tulee varmistaa, että käyttäjällä on riittävät valtuudet tehdä tilauksia. Lisäksi tilaussuunnitelma tulee rajata ja käyttää seuraavin periaattein. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille on tiedossa (tiliöinti). 6 Valtiokonttorin määräys Dnro 481/03/2010 Taloussäännön laatiminen ja päivittäminen

5.2.2.2 Tuoteluettelotilaus 26 (41) Tilaussuunnitelma rajataan aina tietylle aikavälille, korkeintaan kuluvan vuoden loppuun. Tilaussuunnitelman käyttäjät tulee aina rajata. Tilaussuunnitelmaan tulee merkitä sallittu toimittaja/toimittajat. Tilaussuunnitelmaan tulee aina tehdä tiliöinnit, joita tulee käyttää tilauksissa. Tilaussuunnitelmasta tilaukselle siirtyviä tiliöintejä ei siis tule muuttaa. Tilaussuunnitelman hyväksyjä ei saa itse tilata hyväksymänsä suunnitelman kautta. Toisin sanoen tilaussuunnitelmaa käyttävän tilaajan ja sen hyväksyjän tulee olla eri henkilö. Tilaussuunnitelman sisällä ei voi käyttää kohdejakoa. Mikäli tilaussuunnitelman kautta tehtäviä tilauksia on tarve jakaa usealle eri tiliöinnille, tulisi tilaussuunnitelmaan sisällyttää tarvittava määrä budjetteja. Mikäli hyväksyttyä tilaussuunnitelmaa on tarve muuttaa, voi tilaussuunnitelman hyväksyjä tehdä muutokset. Tällöin suunnitelmaa ei hyväksytä uudelleen. Tilaussuunnitelmaa on mahdollista rajata edellä kuvattujen seikkojen lisäksi seuraavilla tiedoilla: tuoteryhmä, tilaustapa (tuoteluettelo tai vapaateksti). Kirjanpitoyksiköissä tilaussuunnitelmia on hyödynnetty mm. toimistokaluste- ja tarvikehankinnoissa sekä asiantuntijapalveluissa. Tilaussuunnitelmaa voi hyödyntää myös esimerkiksi projektitasolla (projektille tehdään oma tilaussuunnitelma). Sopimustoimittajilta hankituista tuotteista tai palveluista suuri osa voidaan tuottaa tuoteluettelomuotoon. Erityisesti kiinteähintaisten tuotteiden osalta suositellaan tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) käyttöä. Tuoteluetteloiden käyttö edistää hankintojen keskittämistä, sujuvuutta sekä tilauksen ja laskun tietojen yhdenmukaista sisältöä (esim. tuotenumerot). Tuoteluetteloiden hyödyntämisen lähtökohtana on voimassa oleva sopimus, johon perustuen tuoteluettelo laaditaan. Tuoteluettelon sisältö tulee sopia toimittajan kanssa, jolloin voidaan varmistaa tarpeellinen tuotevalikoiman laajuus. Tuoteluetteloon tulee sisällyttää vain sellaiset tuotteet tai palvelut, jotka sisältyvät sopimukseen. Liian laaja tuoteluettelo ei myöskään ole käyttäjäystävällinen ja vaikeuttaa tuote-/palveluhallintaa. Tuoteluetteloiden hyödyntämisessä tarvitaan esim. hankintaluokkiin perustuvaa harkintaa siitä, mitä tuotteita tai palveluja on tarve hankkia, ja miten hankintoja voidaan keskittää. Rajaamalla tuotteiden, palveluiden ja toimittajien määrää on mahdollista saavuttaa taloudellisia hyötyjä. Kirjanpitoyksikkö voi tehdä käyttöönsä tuoteluetteloita myös itse, ilman että niitä tarvitsee pyytää toimittajalta. Toimintapa voi olla hyvä käytäntö tilan-

5.2.2.3 Vapaatekstitilaus 5.2.2.4 KOM-käsittely Kieku-toimintamallissa 27 (41) teissa, joissa on tarve muutaman tuotteen tuoteluettelolle. Esimerkiksi toimittajan kanssa on sovittu konsultoinnista kahdella eri hinnalla (päivä- ja tuntihinta). Tilhassa on otettavissa käyttöön vuoden 2015 alussa uusi väline tuoteluetteloiden käsittelyyn. Uuden välineen käyttöönottoon ja käyttöön liittyvät ohjeet julkaistaan Paperiton-ekstranetissa. Uudella välineellä tuoteluettelon tuottaminen on toimittajalle helpompaa, sillä toimittajan ei tarvitse kirjautua toimittajaportaaliin, vaan tietojen toimitus tapahtuu määrämuotoisella Exceltaulukolla. Uusi väline on kirjanpitoyksiköille helppokäyttöinen. Hanselin puitesopimusten osalta Hansel tarkastaa puitesopimustoimittajien tuoteluettelot ennen kuin ne toimitetaan kirjanpitoyksikköön hyväksyttäväksi ja julkaistavaksi Tilhaan. Vapaatekstitilauksessa ei haeta tuotteita/palveluita luetteloista, vaan tuoterivit täytetään hankintaehdotukselle manuaalisesti. Vapaatekstitilauksia suositellaan sellaisiin tilauksiin, joita ei voi toteuttaa tuoteluettelomuodossa. Vapaatekstitilauksia käytettäessä toimittajalta pyydetään tarjous (esimerkiksi painatuspalvelut) ja tilaus tehdään tarjouksen mukaisin tiedoin. Tarjous liitetään hankintaehdotukseen. Kieku-toimintamallissa käyttöomaisuusrekisterissä seurattavia käyttöomaisuus- tai irtaimistohankintoja tehtäessä on Tilha-tilauksessa huomioitava seuraavat seikat, jotta tilauksellisten laskujen automaattinen käsittely on mahdollista. Käyttöomaisuusyksikkö tulee perustaa ennen siihen liittyvän tilauksen tekemistä, jotta tilauksen tiliöinneissä voidaan käyttää KOM-yksikköä ja sen mukaista tiliöintiä. Kirjanpitoyksiköissä suositellaan käytettäväksi toimintamallia, jossa hankintaorganisaatio esittää tarpeen KOM-yksiköstä taloushallintoyksikölle, joka perustaa KOM-yksikön. Vaihtoehtoinen toimintatapa on, että taloushallintoyksikkö tilaa KOM-yksikön perustamisen palvelukeskukselta. Kun KOM-yksikkö on perustettu Kiekuun, siirtyy se Rondon kautta Tilhaan käytettäväksi. KOM-yksikön perustamisprosessi on huomioitava ja KOM-yksikön tilaus tehtävä riittävän ajoissa ennen tilaustarvetta. KOM-yksikön tilaamisen yhteydessä taloushallintoyksikkö määrittää KOMyksikön taustalle tiliöintitietoja. Tilhassa tilausta tiliöitäessä on varmistettava, että KOM-yksikköä käytettäessä tilauksen tiliöinti vastaa yksikön tiedoissa olevaa tiliöintiä. Myös Tilhassa tuoteryhmän takaa tuleva kulutusmenojen LKP-tili tulee tarvittaessa muuttaa. Hankintaorganisaatio saa nämä tarvittavat tiedot taloushallintoyksiköstä. Mikäli Tilhalla tehtävä tilaus (hankintameno) rekisteröidään Kiekun irtaimistotoiminnallisuudella, on tiliöinneissä käytettävä LKP-tileinä teknisiä hankintatilejä, joista kirjaukset ohjautuvat varsinaisille kulutileille ensimmäisessä poistoajossa. Irtaimiston 010-loppuinen hankintatili on luonteeltaan tuloslaskelmatili, eikä sillä saa olla saldoa tilinpäätöksessä. Nämä tekniset hankintatilit on esitetty alla taulukossa 4.

28 (41) LKP-tili (hankintatili) LKP-tilin nimi 40000010 Arvoltaan vähäiset koneet, kalusteet ja kuljetusvälineet, irtaimisto 40090010 Muut aineet, tarvikkeet ja tavarat, irtaimisto 45200010 Patentti- ja lisenssimaksut, irtaimisto 45210010 Ohjelmistojen käyttöoikeusmaksut, irtaimisto 45290010 Muut käyttöoikeusmaksut, irtaimisto 45600010 Maanpuolustuskalusto Taulukko 4. Irtaimiston 010-loppuiset hankintatilit (Kieku) 5.2.2.5 Vastaanottomerkinnän tekeminen Tilhassa tehtävä vastaanottomerkintä on edellytys tilauksellisen laskun automaattiselle käsittelylle. Tilauksen tiedot siirtyvät Rondoon laskujen käsittelyyn vastaanottomerkinnän tekemisen jälkeen. Valtiokonttorin seurannan mukaan vastaanottokuittauksen puuttuminen on yksi merkittävimmistä syistä siihen, ettei tilauksellisia laskuja voida käsitellä automaattisesti (estää laskun ja tilauksen kohdentamisen). Kirjanpitoyksikön tulee osana tilaamisen organisointia huomioida myös se, miten ja kenen toimesta Tilhan vastaanottomerkinnät tehdään. Tilhassa vastaanottaja voi olla tilauksen tekijä tai tilausvaiheessa vastaanottajaksi merkitty henkilö. Vastaanottomerkinnät voidaan tehdä Tilhassa myös keskitetysti, jolloin valituille käyttäjille annetaan oikeus tehdä vastaanottoja haluttuun organisaation osaan. Tilha-tilaukselle määritetään aina vaadittu vastaanottopäivä ja päivämäärän umpeuduttua saa Tilhaan merkitty vastaanottaja sähköpostimuistutuksen puuttuvasta vastaanottomerkinnästä. Vastaanottamattomat tilauksen näkyvät myös käyttäjän omassa näkymässä Tilhassa. Tavaran tai palvelun vastaanotto voidaan tehdä joko summa- tai määräperusteisesti. Vastaanotto voidaan tehdä enintään tilatulle määrälle. Tilhassa on käytettävissä myös osittainen vastaanotto. Seuraavassa on kuvattu eri vastaanottotapoja tarkemmin. Summavastaanottoa käytettäessä tilaus vastaanotetaan euromäärään perustuen. Summavastaanottoa käytetään tyypillisesti palvelutilauksien yhteydessä ja siihen liittyy usein osavastaanotto, jolloin loppuosa tilauksesta jää odottamaan seuraavaa toimitusta. Esimerkiksi laajan käännöspalvelutilaus toimitetaan (ja laskutetaan) osissa ja Tilhassa vastaanotetaan työn valmistumista vastaava määrä, jonka toimittaja laskuttaa. Määrävastaanotto on normaali vastaanottotapa tavarahankinnoissa. Määrävastaanottoa käytettäessä vastaanotetaan se määrä, jonka toimittaja on toimittanut. Mikäli vastaanotettava määrä on tilattua määrää pienempi, käytetään osavastaanottoa. Vastaanottamattomat tuotteet voivat jäädä odottamaan jälkitoimitusta. Mikäli toimittajan kanssa on sovittu, ettei jälkitoimitusta tehdä, pitää tilaus sulkea. Tilauksen sulkemisen jälkeen sille ei voi enää tehdä vastaanottoja.

5.2.3 Maksuaikakorttihankinnat 29 (41) Osavastaanottoa voidaan käyttää sekä summa- että määrävastaanotoissa. Osavastaanottoa käytetään, kun on toimitettu vain osa tilauksesta. Osavastaanottoa käytettäessä on huomioitava, ettei vastaanottotapaa (summa- tai määrävastaanotto) voi muuttaa vastaanottojen välillä. Valtiolle on keskitetysti kilpailutettu maksuaikakorttiratkaisu ja valtionhallinnon käytössä on kolme eri maksuaikakorttituotetta: kansainvälinen maksuaikakortti, hankintakortti ja ajoneuvokortti. Kansainvälinen maksuaikakortti on tarkoitettu käytettäväksi sekä Suomessa että ulkomailla. Lisäksi korttia voi käyttää internetin kautta tehtävissä hankinnoissa kansainvälisesti. Henkilökohtainen maksuaikakortti on suositeltavaa hakea kaikille niille henkilöille, joilla on maksettavanaan säännöllisesti työ-/virkatehtävistä aiheutuvia kuluja (esimerkiksi matkustukseen liittyviä kuluja). Valtiolle keskitetysti kilpailutettua Valtion maksuaikakorttia pidetään valtionhallinnossa ensisijaisesti käytettävänä maksukorttivaihtoehtona. Jos valtion maksuaikakortin käyttöalue osoittautuu kirjanpitoyksikön toiminnan kannalta riittämättömäksi, eikä sitä voida laajentaa kohtuullisessa ajassa tarvetta vastaavaksi, Valtiokonttori voi myöntää luvan muun maksukortin hankinnalle ja käyttöönotolle. Maksuaikakortteja voidaan käyttää kustannustehokkaana maksuvälineenä. Maksuaikakorttien hyödyntämisen hyvänä käytäntönä esitetään niiden käyttöä seuraavissa tuote- ja palveluryhmissä. Polttoainehankinnat Ajoneuvojen tarvikehankinnat, pysäköintimaksut ja huollot/pesut Matkustukseen liittyvät kustannukset siltä osin, kuin kuluja ei makseta matkatilin kautta, esimerkiksi: o hotellit o taksit o juna-, lento- yms. liput o vuokra-autojen käyttö o osallistumismaksut Internetin kautta tehtävät hankinnat ja muu etämyynti o Hankintakortilla voi tehdä hankintoja internetin kautta vain, jos myyjän verkkokaupan fyysinen kotipaikka on Suomessa Pienhankinnat silloin, kun o osto tehdään paikan päällä kauppiaan tiloissa (pl. kauppiaat, joilta hankintoja tehdään säännöllisesti, ja joiden kanssa voidaan sopia verkkolaskutuksesta ilman laskutuslisiä) o kauppiaalla ei ole verkkolaskutusmahdollisuutta ja maksuaikakortit ovat tavanomainen maksuväline muiden asiakkaiden osalta

30 (41) o maksuaikakortilla maksaminen tukee kirjanpitoyksikön prosessia hankinnan kiireellisyyden ja/tai kirjanpitoyksikön toimintaympäristön huomioiden. 5.2.4 Muu tilaaminen Maksuaikakorttia voidaan hyödyntää myös muiden, kuin edellä mainittujen palvelu- ja tuoteryhmiin kuuluvien hankintojen osalta, jos kirjanpitoyksikön toimintaympäristö tai tuotteen/palvelun hankinnan kiireellisyys niin vaatii. Valtion maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kirjaaminen kuluksi kirjanpitoon tapahtuu joko korttiyhtiön laskulta Rondossa kuukausittain tai matka- ja kuluhallintajärjestelmään konekielisesti siirrettyjen ostotapahtumien kautta. Matkaja kuluhallintajärjestelmässä ostotapahtumina voidaan käsitellä henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien ja henkilölle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumat. Hankintakorttien ja organisaatiolle nimettyjen ajoneuvokorttien ostotapahtumista ei voida siirtää ostotapahtumia matka- ja kuluhallintajärjestelmään ja ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon aina korttiyhtiön laskulta Rondossa. Hyvänä käytäntönä kirjanpitoyksiköissä on koettu henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien käytön lisääminen ja hankintakorttien käytön vähentäminen. Kansainvälisten maksuaikakorteilla tehtyjen ostojen kulujen käsittely matka- ja kulunhallintajärjestelmässä on todettu tehokkaaksi toimintatavaksi. Kortin käyttäjällä eli kulu- tai matkalaskun tekijällä on tällöin valmiina kaikki tarvittavat tiedot (kuitit, tiliöinnit jne.) Hankintakorttien käytöstä aiheutuvien laskujen käsittely Rondossa voi olla merkittävästi hitaampaa mm. liitteiden määrän ja useiden eri tiliöintirivien vuoksi. Niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat käsitellään kuluksi kirjanpitoon matka- ja kuluhallintajärjestelmällä (matka- tai kululaskuna), käytetään tiliöintikoodia. Tällöin korttiyhtiön laskulle muodostuu tarvittava (välitilin) tiliöinti automaattisesti. Myös niillä korttiyhtiön laskuilla, joiden ostotapahtumat kirjataan kuluksi kirjanpitoon Rondossa, voidaan hyödyntää tiliöintikoodia. Näillä laskuilla tiliöintikoodi ilmaisee laskutettavan korttityypin. Lisäksi tiliöintikoodia voidaan käyttää automaattisen tiliöinnin muodostamiseen, mikäli kortilla tehtävät hankinnat tiliöidään aina samankaltaiselle seurantakohdekombinaatiolle (esimerkiksi polttoainehankinta). Valtiokonttori ohjeistaa korttiyhtiön laskuille määriteltävät tiliöintikoodit ja tiliöintimallit erikseen. Tarkemmin maksuaikakorttien käyttöönotosta ja käytöstä ohjeistetaan seuraavissa Valtiokonttorin dokumenteissa: Valtion maksukortin käyttö -määräys, 46/03/2012, julkaistu 13.2.2012 ja Nordean maksamisratkaisun käyttöönotto - ohje, VK 1180/00.01/2013, julkaistu 28.11.2013. Kirjanpitoyksiköllä voi olla tarpeita hoitaa kertaluonteisia tilauksia muutoin kuin hyödyntämällä Tilhaa tai maksuaikakorttihankintoja tai ilman, että laskuja käsitellään sopimuskohdistuksella, tiliöintikoodilla tai tiliöintimallilla. Tällaiset kertaluonteiset tilaukset tehdään tilanteeseen parhaiten soveltuvalla menettelyllä. Tilaukset voivat liittyä ydintoiminnan luonteeseen, esimerkiksi kiireellinen teiden auraaminen.

31 (41) 5.3 Sopimusten ja tilausten seuranta 5.3.1 Tilha raportoinnin hyödyntäminen Valtion hankintakäsikirjassa on kuvattu sopimuksen laatimiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät mukaan lukien toimituksen valvonta ja siihen kuuluva toimituksen vastaanottaminen. Toimituksen valvonta ja vastaanottaminen ovat keskeisiä tehtäviä kaikissa hankinta- ja tilausprosesseissa, jotta voidaan varmistua vaatimuksen mukaisesta toimituksesta tai tarpeellisista jatkotoimista (esim. reklamaatiot). Tässä ohjeessa tarkastellaan lyhyesti eri raportointivälineiden hyödyntämistä sopimusten ja tilausten seurannassa. Tilhassa on otettavissa käyttöön vuoden 2015 alussa uudet Analyticsraportit, joita on määritetty sekä valtionhallintotason että kirjanpitoyksiköiden tarpeisiin. Uudet raportit mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan tilauksista ja vastaanotetuista tilauksista sekä ennusteraporttien laadinnan. Valmisraportteina on saatavilla seuraavat raportit. Valtiohallintotaso (ns. konsernitaso): ostot organisaatioittain tuotekategoriaraportti valtion Tilha-toimittajat Kirjanpitoyksikön raportit: tilaussuunnitelmat kuukausiennuste ostot kategorioittain ostot lkp-tileittäin ostot toimittajittain tilatut ja vastaanotetut 5.3.2 Muu raportoinnin hyödyntäminen kirjanpitoyksikön Tilha-toimittajat Raporttien tavoitteena on tukea hankintatoimen kehittämistä ja seurantaa sekä Tilha-käytön laajentamista. Valtiokonttori julkaisee erikseen raporttien käyttöön liittyvän koulutus-/ohjemateriaalin. Kirjanpitoyksikkö voi hyödyntää sopimusten ja tilausten seurannassa Tilharaportoinnin lisäksi muita tarvittavia välineitä huomioiden myös Tilha-käytön laajuuden. Ohjeen kappaleessa 3.1. on kuvattu Kiekun BI-raportoinnin hyödyntämistä hankintatoimen laajuuden analysoinnissa. Mikäli kirjanpitoyksikkö ei ole Kiekun käyttäjä, tulee sen hyödyntää käytössä olevan taloudenohjausjärjestelmän tietovarantoa. Lisäksi kirjanpitoyksiköt ja ministeriöt voivat hyödyntää Valtiokonttorin Netraraportointipalvelun (www.netra.fi) Hallinnonalojen hankintamenot valmisraporttia.

32 (41) 6 Menojen käsittely Menojen käsittely on asetettu Valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Prosessin kehittämispotentiaali on suuri, sillä menojen käsittelyn on arvioitu sitovan noin 40 prosenttia valtion taloushallinnon työstä. Menojen käsittelyn kehittämisessä keskeistä on käsiteltävien ostolaskujen määrän kehittyminen, käsittelyn automatisointi ja tehtävien tehokas organisointi. Valtion taloushallinnon strategian kaudella vuoteen 2020 mennessä tavoitteena on palvelukeskuksen roolin kasvattaminen menojen käsittelyssä. Menojen käsittelyn kehittämisen yhtenä tavoitteena on jatkaa toimintatapojen yhtenäistämistä. Kirjanpitoyksiköiden tulisi kiinnittää tässä kehittämistyössä huomiota erityisesti ostolaskujen hyväksymiskiertoon liittyviin tehtäviin, joita ovat tiliöinti, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Toimintatapojen yhtenäistämistä tukee myös palvelukeskuksen perus- ja lisäpalveluiden vakiointi. Palvelukeskuksen rooli korostuu menojen käsittelyn kehittämisessä muun muassa maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn osalta. Menojen käsittely -prosessi muodostuu alla kuvatuista osa- ja aliprosesseista. Yksityiskohtaiset prosessikuvaukset on luettavissa Kieku-hankkeen materiaalipankista Valtiokonttorin kotisivuilta. Perustietojen ylläpito o Toimittajarekisterin ylläpito Menotositteiden käsittely o Menotositteen esikäsittely o Menotositteen hyväksymiskierto o Ostoreskontraan siirrot o Ostoreskontran hoitaminen o Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Menojen käsittely -prosessissa menotositteiksi luetaan ns. tavallisten ostolaskujen lisäksi myös tilaukselliset laskut ja sopimuskohdistuksella käsiteltävät laskut. Menojen käsittely kattaa myös muiden menotositteiden, kuin ostolaskujen käsittelyn, mutta tässä ohjeessa päähuomio on laskujen käsittelyssä. Menojen käsittelyä ohjaa muun muassa lainsäädäntö, Valtiokonttorin antamat ohjeet ja määräykset (liite 1) sekä kirjanpitoyksikön taloussääntö, työjärjestys ja muut mahdolliset kirjanpitoyksikön sisäiset päätökset. 6.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Menojen käsittelyn määrätietoinen kehittäminen edellyttää, että kirjanpitoyksiköissä asetetaan työlle selkeät seurattavat tavoitteet, joiden toteutus vastuutetaan. Menojen käsittelyn kehittämisellä ja tavoitteiden asettamisella on yhteys ohjeen kappaleessa 3.1 kuvattuun hankintatoimen analysointiin. Menojen käsittelyn tavoitteiden määrittämiseksi kirjanpitoyksikkö voi tarkastella seuraavia kysymyksiä:

33 (41) Mikä on ostolaskujen määrä ja miten määrää voidaan vähentää? Mikä on ostolaskuja lähettävien toimittajien määrä? Voidaanko toimittajien määrään vaikuttaa? Ketkä ovat laskumäärältään suurimmat toimittajat? Millaiset laskut ovat toistuvia? Mitä laskuja voidaan käsitellä esim. tilauksellisina ja sopimuskohdistuksellisina laskuina tai tiliöintikoodin avulla (kuvio 2, s. 16) Miten talouden suunnittelun tietoja voidaan hyödyntää menojen käsittelyssä? Miten yhteistyö taloushallintoyksikön/palvelukeskuksen ja substanssitoiminnan toimintayksiköiden kanssa järjestetään; esimerkiksi tulevien hankintojen ja projektien läpikäynti? Tavoitetilan määrittämiseksi kirjanpitoyksikön tulisi edelleen tarkastella, miten ostolaskujen käsittelyä on mahdollista keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta. Tarkastelussa on huomioitava myös ohjeen kappaleessa 2.1 kuvatut sisäisen budjetoinnin kehittämisen toimenpiteet. Ostolaskujen käsittelyn organisointia voidaan tarkastella myös toimintojen näkökulmasta. Tukitoimintoja koskevien laskujen käsittelyssä on hyvä käytäntö pyrkiä keskittämään niin laskujen tiliöinti, asiatarkastus kuin hyväksyntä. Ydintoimintaan liittyvien laskujen osalta hyvä käytäntö on keskittää laskujen tiliöinti. Tärkeää on myös muodostaa mahdollisimman yhtenäiset käytännöt kirjanpitoyksikön sisällä, esimerkiksi alueellisessa toimintamallissa. Yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista, taloushallinnon läpinäkyvyyttä, sisäistä valvontaa ja osaamisen hallintaa. Pidemmällä aikavälillä menojen käsittelyn kehittämisen tavoitetilassa on hyvä huomioida Valtion taloushallinnon strategiassa esitetty tavoite palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamisesta. Palvelukeskuksen työn osuus menojen käsittelyssä voi kasvaa joko vähentämällä kirjanpitoyksiköiden prosessissa tekemää työtä tai kasvattamalla palvelukeskuksen roolia prosessissa. Jälkimmäisen osalta keskusteluun nousee mahdollisuudet siirtää laskujen tiliöintityötä kirjanpitoyksiköistä palvelukeskukseen. Mikäli ostolaskujen käsittely on toteutettu kirjanpitoyksikössä laajalti hajautetusti, on suositeltavaa koota tehtäviä yhteen ensin kirjanpitoyksikön sisällä. Samalla on helpompi muodostaa kokonaiskuva kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelystä ja kehittämistarpeista, minkä jälkeen palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen on helpompaa. Tarkasteltaessa menojen käsittelyn tehtävien keskittämistä on tarpeen erottaa kirjanpitoyksiköissä tehtävät ostolaskujen käsittelyn eri vaiheet eli laskun tiliöiminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Näistä vaiheista erityisesti tiliöintityön keskittämisellä voidaan saavuttaa useita hyötyjä, kuten laskujen käsittelyn nopeuttaminen, tiliöintien virheettömyys ja laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden kontrollointi. Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisessä kirjanpitoyksikön on hyvä edetä osissa, esimerkiksi aloittamalla kehittäminen laskumäärältään suurim-

34 (41) pien toimittajien laskujen käsittelytavoista tai hankintaluokasta, jonka painoarvo on suuri. Hyvä käytäntö on, että kirjanpitoyksikkö asettaa numeerisia tavoitteita esimerkiksi toimittaja- ja laskumäärille sekä eri käsittelytapojen käytön laajuudelle (tilaukselliset laskut, sopimukselliset laskut ja tiliöintikoodin käyttö). Hyvä käytäntö on, että kehittämistehtävät projektoidaan kirjanpitoyksikössä. Projektityöskentely tukee tehtävien aikataulutuksen, vastuutuksen ja seurannan toteuttamista. 6.2 Palvelukeskuksen palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Palvelukeskus tuottaa asiakkailleen Kieku-toimintamallissa menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluita. Tavoitteena on, että niin perus- kuin lisäpalvelut tuotetaan kaikille asiakkaille saman sisältöisinä. Menojen käsittelyn palveluvalikoima on esitetty kuviossa 3. Tarkemmin kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välinen työnjako on kuvattu palvelukuvauksissa sekä palvelusopimuksessa ja vastuunjakotaulukoissa. Kuvio 3. Palvelukeskuksen perus- ja lisäpalvelut menojen käsittelyssä (Lähde: Palkeiden vuoden 2014 talouspalvelujen palvelukuvaus). Kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen yhteistyön näkökulmasta menojen käsittelyn tehtävien keskittämisen tavoitetilan hyvänä käytäntönä voidaan pitää seuraavia toimintatapamalleja. Malleja on hyvä pitää pääperiaatteina, joiden soveltaminen käydään läpi kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen yhteistyönä. Molemmissa toimintamalleissa on mahdollista hyödyntää Rondon reititysryhmiä, joita käyttämällä lasku voidaan reitittää työjonoon kaikille niille henkilöille, jotka on ryhmään kiinnitetty. 1. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelut. Palvelukeskus reitittää kaikki käsittelyyn tulevat laskut sovituille yhteyshenkilöille, jotka tekevät laskujen tiliöinnin. Laskujen reitittämisessä voidaan hyödyntää Rondon reititysryhmiä, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä kirjanpitoyksikköön, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Kirjanpitoyksikössä keskitetysti tehtävän tiliöinnin jälkeen lasku reititetään asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Mikäli esim. laskun tiedoissa on

6.3 Perustietojen ylläpito 6.4 Menotositteiden käsittely 6.4.1 Toistuvien laskujen käsittely 35 (41) puutteita, selvittää tiliöijä korjaukset asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän kanssa. 2. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelujen lisäksi menotositteiden tiliöinti -lisäpalvelu. Laskut reititetään palvelukeskuksessa kirjanpitoryhmälle, missä tehdään laskujen täydelliset tiliöinnit (myös sisäisen laskennan seurantakohteille). Toimintamallia tukee kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen tiivis yhteistyö sekä laskuilla olevat riittävät tiedot, jotka ohjaavat tiliöintejä. Laskujen reitittämisessä kirjanpitoyksikköön voidaan hyödyntää Rondon reititysryhmiä, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Koska laskujen tiliöinnit on tehty palvelukeskuksessa, kirjanpitoyksikössä ei enää tarvita keskitettyä laskujen käsittelyä (vrt. edellinen esimerkki). Palvelukeskus tuottaa kierronvalvontaa kaikille asiakkaille ilman erillistä sopimista vuoden vaihteessa. Sen sijaan muina aikoina hyvä käytäntö on ostaa kierronvalvonta palvelukeskukselta lisäpalveluna, mikäli sille on tarvetta. Kierronvalvontaa ei saa tehdä kirjanpitoyksikössä, sillä siihen vaadittavaa Rondon käyttäjäroolia ei voida antaa kirjanpitoyksikön käyttöön. Ilman tätä kierronvalvontaa tarvittavaa käyttäjäroolia valvonnan tekeminen vaatii manuaalityötä. Palvelukeskuksen tuottamien menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluiden sujuvuutta varmistetaan palvelukeskuksen ja kirjanpitoyksikön säännöllisillä tapaamisilla, joissa voidaan käydä läpi mm. kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelyn periaatteita (esim. reititykset, tiliöinnit), havaittuja haasteita (esim. tietyn toimittajan laskulla toistuvasti tilausnumero väärässä kentässä) ja palveluiden laajennustarpeita. Perustietojen ylläpidon osalta ohjetta täydennetään myöhemmissä versioissa. Toistuvien laskujen käsittelyyn kirjanpitoyksikön tulee käyttää mahdollisimman laajasti Rondon sopimuskohdistus- ja tiliöintikoodi-toiminnallisuuksia Rondo R8:n Kieku- ja Raindance instansseissa. Molemmat toiminnallisuudet automatisoivat laskujen käsittelyä. Mahdollisia sopimuskohdistuksella ja tiliöintikoodilla käsiteltäviä laskuja on tunnistettu ohjeen liitteenä 2 olevassa taulukossa. Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttö tehostavat merkittävästi ostolaskujen käsittelyä, koska ne vähentävät tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa henkilötyötä. Tiliöinnin, asiatarkastuksen ja hyväksymisen on arvioitu vastaavan keskimäärin yli puolta yhden laskun käsittelyyn käytetystä ajasta. Sopimuskohdistusta hyödynnettäessä ostolaskun käsittelystä jää hyväksymiskierto -vaihe (tiliöinti, asiatarkastus, hyväksyntä) kokonaan pois, kun lasku ja sopimus kohdentuvat automaattisesti. Tiliöintikoodia käytettäessä ostolaskun käsittelystä jää pois tiliöinti, sillä se muodostuu automaattisesti.

6.4.1.1 Sopimuskohdistuksen käyttö 36 (41) Kirjanpitoyksikön tulee ottaa sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi toiminnallisuudet käyttöön vuoden 2015 aikana Valtiokonttorin erikseen ohjeistaman aikataulun mukaisesti. Tarkoitus on, että molempien toiminnallisuuksien käyttöönotto aloitetaan kirjanpitoyksiköissä samanaikaisesti. Käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksiköiden tulee käydä läpi, mitkä ostolaskuista on mahdollista käsitellä tiliöintikoodilla tai sopimuskohdistuksella. Valtiokonttori tulee seuraamaan toiminnallisuuksien käyttöönottoa ja hyödyntämisen laajuutta. Osalla kirjanpitoyksiköistä on aiemmin ollut käytössä Rondossa henkilökohtaisia tai järjestelmätasoisia tiliöintimalleja. Henkilökohtaiset mallit ovat nimensä mukaisesti olleet vain asianomaisen henkilön käytettävissä, kun taas järjestelmätasoisia malleja ovat voineet hyödyntää kaikki käyttäjät. Sopimuskohdistusta ja tiliöintikoodia käyttöönotettaessa on aiemmat tiliöintimallit käytävä läpi ja selvitettävä niillä käsiteltyjen laskujen soveltuvuus sopimuskohdistuksen tai tiliöintikoodin piiriin. Käynnissä olevan siirtymäajan vuoksi seuraavassa on sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin lisäksi kuvattu lyhyesti tiliöintimallien käyttöä. Sopimuskohdistus-toiminnallisuus on tarkoitettu kirjalliseen sopimukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyyn tapauksissa, joissa toistuvan laskutuksen suuruus on ennakkoon tiedossa. Esimerkkejä ovat vuokralaskut kuukausitasolla ja sähkönsiirtolaskut vuositasolla. Kirjanpitoyksikkö tallentaa sopimuksen tiedot, laskutussuunnitelman ja ostolaskuille haluttavan tiliöinnin Rondoon. Tallennetut sopimustiedot on asiatarkastettava ja hyväksyttävä kirjanpitoyksikössä ennen kuin laskuja voidaan käsitellä sopimuskohdistuksella. Kun tallennetun sopimuksen ja siihen liittyvän laskun tiedot vastaavat toisiaan, kohdistuu lasku sopimukseen automaattisesti. Tällöin sopimukseen kohdistuva ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Sopimuskohdistus-toiminnallisuus ei teknisesti rajoita käytettävää tiliöintiä. Sen avulla on mahdollista käsitellä esimerkiksi vuokralaskuja, jotka on jaettava useille tiliöintiriveille. Toiminnallisuuden käytössä on kuitenkin hyvä pitää tallennettavat tiliöinnit yksinkertaisina aina, kun mahdollista. Tällöin sopimustietojen tallentaminen ja myöhempi ylläpito esim. muuttuvien seurantakohteiden vuoksi on sujuvampaa. Sopimuskohdistuksen käytön tehokkuudella on yhtymäkohta aiemmin ohjeessa käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin keventämiseen (kappale 2.1). Sopimuskohdistuksen käyttöönotto voi vaatia muutoksia laskutukseen esim. siten, että toimittajaa tulee pyytää purkamaan aiempi koontilasku erillisiksi laskuiksi. Sopimuksellisen laskujen automaattisen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että sopimusnumero on laskulla oikean sisältöisenä ja oikeassa kentässä. Tämän vuoksi toimittajainformointiin on kiinnitettävä riittävästi huomioita. Kirjanpitoyksikkö voi hyödyntää informoinnissa valmiita kirjepohjia, mutta informointia ei tulisi jättää vain kirjallisen viestinnän varaan. Sopimuskohdistuksen käyttöönottoon ja käyttöön on kirjanpitoyksikölle saatavilla taulukossa 5 esitetyt tukimateriaalit. Toiminnallisuuden käyttöönoton kirjanpitoyksikkö tekee yhteistyössä palvelukeskuksen kanssa.

37 (41) Dokumentti Sopimuskohdistustoiminnallisuuden käyttöönotto materiaali Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (tämän ohjeen liite 2) Tuotteistuskuvaus, Rondo R8 Valtio Sopimuskohdistus Sopimuskohdistus prosessina Valtio (ohje sopimusten ja sopimuksellisten laskujen käsittelyyn) Rondo R8 Sopimuskohdistus - pikaohje kirjanpitoyksikölle Ohje toimittaja-aktivoinnista sopimuskohdistuksessa Julkaisukanava Jaetaan käyttöönottokoulutuksissa käyttöönottoerälle Valtiokonttorin kotisivut, Valtion talousja henkilöstöhallinnon käsikirja Palkeiden Paletti-ekstranet Palkeiden Paletti-ekstranet Palkeiden Paletti-ekstranet Palkeiden Paletti-ekstranet Taulukko 5. Sopimuskohdistuksen käyttöönoton ja käytön tukimateriaalit 6.4.1.2 Tiliöintikoodin käyttö Kirjanpitoyksikkö pystyy seuraamaan Rondon arkiston avulla sopimuskohdistustoiminnallisuuden käyttöä hyödyntämällä laskulaji ja kierron syy hakuehtoja. Palvelukeskus merkitsee sopimuskohdistuksellisen laskulle sovitun koodiston mukaisen koodin Kierron syy -kenttään, mikäli palvelukeskuksen on täytynyt käsitellä laskua kierron aikana eli tilanteissa, joissa laskun automaattinen käsittely ei ole onnistunut. Kierron syy -kentän koodit ja niihin liittyvät toimenpiteet on kuvattu ohjeen liitteessä 5. Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat puhelinlaskut, käännöspalvelulaskut ja ateriatukilaskut. Tiliöintikoodi-toiminnallisuus perustuu jo joillakin kirjanpitoyksiköillä käytössä olleisiin järjestelmätasoisiin tiliöintimalleihin, joihin liitetään automaatiota lisäävä tiliöintikoodi. Kirjanpitoyksikkö ottaa tiliöintikoodin käyttöön tilaamalla toiminnallisuuden palvelukeskuksesta ja toimittamalla tiliöintikoodin perustamista varten tarvittavat tiedot palvelukeskukseen ohjeistetussa muodossa. Palvelukeskus vastaa tiliöintikoodin tallentamisesta Rondoon. Tiliöintikoodi-toiminnallisuutta käytettäessä ostolaskulle muodostuu automaattisesti tiliöintimallin mukainen tiliöinti, mikä nopeuttaa huomattavasti laskun käsittelyä. Tiliöintikoodia käytettäessä lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä normaalisti. Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on käytettävissä Rondo R8:n Kieku- ja Raindanceinstansseissa. Tiliöintikoodin käyttö on suositeltavampi toimintatapa, kuin aiemmin kirjanpitoyksiköissä hyödynnettyjen Rondon järjestelmäkohtaisten tiliöintimallien käyttö, koska tiliöintikoodin avulla tiliöinti muodostuu laskulle automaattisesti. Pelkkää tiliöintimallia käytettäessä tiliöinti tehdään manuaalisesti mallia hyödyntäen palvelukeskuksessa. Tiliöintimallia käytettäessä laskun käsittelyn tehokkuus ei siten yllä yhtä korkealle tasolle kuin tiliöintikoodia käytettäessä.

38 (41) Tiliöintikoodin käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee käydä läpi mahdolliset aiemmat järjestelmätasoiset ja henkilökohtaiset tiliöintimallit. Järjestelmätasoisten tiliöintimallien kohdalla on tarkasteltava mahdollisuuksia muuttaa ne tiliöintikoodilla käytettäviksi. Mikäli laskujen käsittelijöillä on henkilökohtaisia tiliöintimalleja, joita ei voida korvata tiliöintikoodilla, voi kirjanpitoyksikkö tarkastella niiden laajentamistarvetta järjestelmätasoisiksi malleiksi, jolloin ne ovat useamman henkilön ja myös palvelukeskuksen käytettävissä (sijaistus ja menotositteiden tiliöintipalvelu). Lisäksi tiliöintikoodin käyttöönotossa on otettava huomioon yhteydet sisäisen budjetoinnin keventämiseen (kappale 2.1) eli tarkasteltava, onko joitakin menoja mahdollista budjetoida ja kirjata suppeammalle seurantakohdejoukolle. Tiliöintikoodia käytettäessä laskun automaattisen tiliöitymisen näkökulmasta on ratkaisevaa, että laskun laskuformaatissa on tiliöintimallin laukaiseva tiliöintikoodi oikean sisältöisenä ja oikeassa kentässä. Tämän vuoksi myös tiliöintikoodin käyttöönotossa on panostettava riittävästi toimittajainformointiin mm. hyödyntämällä valmiita kirjepohjia. Tiliöintikoodin käyttöönottoon ja käyttöön on kirjanpitoyksiköille saatavilla taulukossa 6 esitetyt tukimateriaalit. Toiminnallisuuden käyttöönoton kirjanpitoyksikkö tekee yhteistyössä palvelukeskuksen kanssa. Dokumentti Tiliöintikoodin käyttöönotto materiaali Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (tämän ohjeen liite 2) Ohje toimittaja-aktivoinnista tiliöinnin automaatiossa Julkaisukanava Jaetaan käyttöönottokoulutuksissa käyttöönottoerälle Valtiokonttorin kotisivut, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja Palkeiden Paletti-ekstranet Taulukko 6. Tiliöintikoodin käyttöönoton ja käytön tukimateriaalit 6.4.1.3 Tiliöintimallin käyttö Kirjanpitoyksiköillä on ollut käytössä Rondossa sekä järjestelmätasoisia että henkilökohtaisia tiliöintimalleja, kuten edellisissä kappaleissa on todettu. Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikön on hyvä pyrkiä siirtymään tiliöintimallien käytöstä näiden uusien tehokkaampien toiminnallisuuksien käyttöön. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on tarvetta käyttää edelleen tiliöintimalleja, tulisi niiden käytössä suosia järjestelmätasoisia malleja. Niiden käyttö tukee mm. sijaistuksia. Järjestelmätasoisen tiliöintimallin käyttö voi olla jatkossakin suositeltavaa käsiteltäessä sisällöltään monimutkaisia tai suuruudeltaan merkittäviä laskuja, joiden käsittelyä ei voida tehdä sopimuskohdistusta tai tiliöintikoodia hyödyntäen. Tiliöintimallia voidaan hyödyntää esimerkiksi laskuissa, joiden sisällössä ja siten tiliöinneissä on etukäteen tiedettyä vaihtelua. Tällaisesta laskusta esimerkki voi olla järjestelmätoimittajan tekemää kuukausittaista työtä, joka kohdentuu 1-3 eri substanssijärjestelmälle. Tässä tapauksessa tiliöintimalliin avulla voidaan muodostaa alv-tiliöinnin lisäksi 3 eri tiliöintiriviä (yksi per järjestelmä) ja asiatarkastuksen yhteydessä voidaan summien

6.4.2 Tilauksellisen laskun manuaalikierto 39 (41) täydentämisen yhteydessä poistaa tarpeettomat rivit. Tiliöintimallien käyttö sekä nopeuttaa tiliöintiä että tukee tiliöintien oikeellisuutta. Tilauksellisten laskujen manuaalikierron eli kirjanpitoyksikössä tapahtuvan tilauksellisen laskun asiatarkastamisen ja hyväksymisen yleisemmin aiheuttavia syitä ovat: summaerot, esimerkiksi toleranssin ylittävä (>1,00 ) summaero vastaanottokuittauksen puuttuminen tilaukselta tilausnumeron puuttuminen tai virheellinen sijainti laskulla. Hyvä käytäntö on, että kirjanpitoyksikkö seuraa tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn astetta ja ryhtyy seurannan perusteella tarvittaviin toimenpiteisiin. Seurantaa on mahdollista tehdä hyödyntäen Rondo arkistohakuja ja Rondossa vuoden 2014 lopulla käyttöönotetun kierron syy - kentän tietoja. Kierron syy -kentässä käytetyt syykoodit ja niihin liittyvät kirjanpitoyksikön toimenpiteet on kuvattu ohjeen liitteessä 5. Tilauksellisten laskujen manuaalikiertoa ja mahdollisten tilaukseen liittyvien kysymysten selvittämistä tukee toimintamalli, jossa kaikki kiertoon tulevat tilaukselliset laskut reititetään palvelukeskuksesta esim. kirjanpitoyksikön talous- tai hankintayksikköön. Mikäli kierron syynä on esimerkiksi puuttuva vastaanottokuittaus, otetaan talous- tai hankintayksiköstä yhteys Tilhaan merkittyyn vastaanottajaan tilanteen selvittämiseksi ja mahdollisuuksien mukaan lasku palautetaan vastaanottokuittauksen jälkeen palvelukeskukseen automaattista käsittelyä varten. Mikäli kirjanpitoyksikössä havaitaan, että tilauksellisia laskuja tulee manuaaliseen käsittelyyn vähäisten, mutta kuitenkin toleranssin (>1,00 ) ylittävien summaerojen vuoksi, voidaan kirjanpitoyksikössä keskittää tällaisten tilauksellisten laskujen käsittely hyväksymisen osalta. Toimintatapa ja sen soveltaminen on kuvattava esim. kirjanpitoyksikön taloussäännössä. Kuvauksessa on hyvä tuoda esille, minkä suuruisissa ( ) tilauksen ja laskun eroissa toimintatapaa voidaan soveltaa. Toimintatavassa laskun asiatarkastaja tarkastaa Tilhasta tilausnumeron avulla eron syyn (esim. toimituskulu). 6.4.3 Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut Tavanomaiseen tarjoiluun (ei edustamiseen) liittyvien laskujen käsittely on koettu usein kirjanpitoyksiköissä hitaaksi prosessiksi. Tyypillisesti nämä laskut ovat euromäärältään pieniä, mutta niiden käsittelyyn voi mennä paljon aikaa mm. liitteiden käsittelyn vuoksi. Tunnistettujen haasteiden vuoksi seuraavassa on esitetty joitakin näkökulmia ja keinoja, joiden kautta kirjanpitoyksikkö voi pyrkiä tehostamaan tarjoilulaskujen käsittelyä. Ravitsemuspalveluiden ja edelleen tavanomaisen tarjoilun vuosikustannusten tarkastelu suhteessa esim. kaikkiin kulutusmenoihin.

40 (41) Mahdollisen yhteisrahoitteisen tai maksullisen toiminnan erityisseurantatarpeiden tunnistaminen sekä pohdinta siitä, voidaanko toimintamenoille kirjattavat menot käsitellä eri tavoin. Selvitys siitä, voidaanko tavanomaisen tarjoilun menoja budjetoida aiempaa harvemmalle toimintayksikkömäärälle. Mikäli budjetointia ei voida tehdä yhdelle toimintayksikölle hallintoon, voidaan tarkastella keskittämisen mahdollisuuksia esim. alueyksiköiden tasolla. Tilauskäytäntöjen ja tarjoilulaskujen sisältöjen tarkastelu. Onko esimerkiksi mahdollista hyödyntää sähköistä tilauslomaketta, joka sisältää myös tiedot tilaajasta, tilaisuudesta ja tiliöinnistä. Sähköinen tilauslomake tulisi ohjata automaattisesti toimittajan (ravintolan) lisäksi tiedoksi laskujen käsittelyyn (talousyksikkö tai palvelukeskus), jolloin se voidaan liittää laskun liitteeksi. Mikäli toimittajan lähettämälle laskulle on saatavissa tilauslomakkeen tiedot riittävällä tarkkuudella, voisivat pelkät laskun tiedot riittää (liitteitä ei tarvittaisi). Laskun ja/tai sen liitteen tietovaatimusten tarkastelu. Hyvänä käytäntönä pidetään sitä, että laskulta tai sen liitteeltä käy ilmi tilaisuuden ajankohta ja luonne, esim. projektin xx ohjausryhmän kokous, neuvottelukunnan kokous, xx ministeriön vierailu. Näiden tietojen avulla on mahdollista selvittää osallistujat. Osallistujien tai kutsuttujen henkilöiden nimilistaa ei siten tarvitse laskun tietoihin tai liitteisiin täydentää. Selvitys mahdollisuuksista keskittää asiatarkastus ja hyväksyminen. Asiatarkastuksen keskittäminen on mahdollista, kun laskun ja/tai sen liitteiden tiedot mahdollistavat laskun ja tilauksen vertaamisen. Asiatarkastuksen osalta on hyvä tunnistaa, ettei hajautettu toimintayksiköissä tapahtuva asiatarkastus takaa suoraan korkeaa laatutasoa tehtävissä. Hyväksymisen keskittäminen on mahdollista budjetoinnin tai erillisen päätöksen kautta (oikeus hyväksyä menoja muille kuin omalle toimintayksikölle). Arvioitava tuleeko käyttää koontilaskuja vai pyytää toimittajalta lasku/tarjoilu. Koontilaskuja ei tule käyttää, mikäli niitä ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti (ks. luku 5.1.1.4). Koontilaskujen käyttö ei ole myöskään suositeltavaa, jos menot tiliöidään useille eri seurantakohdekombinaatioille. Tiliöintien yksinkertaistaminen myös muiden seurantakohteiden kuin toimintayksikön osalta. Huomioiden menojen suuruuden, onko niitä tarpeen eritellä esimerkiksi eri projekteille? Entä onko tarpeen kirjata menot eri ydintoiminnoille vai voidaanko menot kirjata tukitoiminnoille ja vyöryttää kustannuslaskennassa ydintoiminnoille? Laskujen käsittelyn merkityksen/roolin arviointi. Mikäli nähdään kontrollikeinona, olisiko löydettävissä muita ratkaisuja esim. tilausmenettelyiden kautta. Tarvittaessa selvitys siitä, millä tavoin sisäisen valvonnan näkökulma tulee tarjoilutilausten ja laskujen käsittelyssä huomioiduksi (esim. pistokokeisiin perustuva tarkastus).

41 (41) 6.5 Maksuunpano 6.6 Menotiliotteiden käsittely Maksuunpanon osalta ohjetta täydennetään myöhemmissä versioissa. Kirjanpitoyksiköiden menotilien tiliotteet tulee tiliöidä mahdollisimman automaattisesti maksuliikejärjestelmien automaattitiliöintiin liittyviä toiminnallisuuksia ja automaattitiliöintisääntöjä hyödyntäen. Automaattitiliöintisääntö on mahdollista määritellä kaikille sellaisille tiliotteen veloitustapahtumille, jotka sisältävät jonkin erikseen sovitun, maksuaineistoa (esim. palkat, ostoreskontran SEPA-aineisto) tai maksutapahtumaa (esim. ulkomaanmaksut) yksilöivän tunnistetiedon. Tunnistetietoina voidaan käyttää seuraavia tietoelementtejä. Ultimate debtor. Alkuperäinen maksaja, tapahtumakohtainen tieto Payment Information ID. Maksajan maksuerälle antama tunniste, joka välitetään maksajan palautteelle ja tiliotteelle. Tietoa ei välitetä saajalle. EndToEndId. Pakollinen EndToEndId-viite on maksajan antama tapahtuman yksilöivä tunniste, joka välitetään saajalle aina ja maksajalle vain yksittäin veloitetuista maksuista. Mikäli tietoa ei ole annettu, annetaan arvoksi NOTPROVIDED. Esim. 9834454645554699. Instruction Id. Maksajan tapahtumalle antama tunniste, joka välitetään maksajan palautteelle ja tiliotteelle (asiakkaan omat tiedot). Tieto ei välity saajalle. Tunnistetieto tuotetaan pääsääntöisesti maksuaineiston/maksutapahtuman tuottavassa järjestelmässä. Jos ko. järjestelmä ei tuota yksilöintitietoa, eikä järjestelmään ole tarkoituksenmukaista esimerkiksi kustannussyistä rakentaa yksilöintitiedon tuottavaa toiminnallisuutta, on selvitettävä, onko ao. maksuaineistolle/maksutapahtumille mahdollista lisätä tarvittava tunnistetieto maksuliikejärjestelmän toiminnallisuuksia hyödyntäen.