Ohje on päivitetty Valtiokonttori Ohje 1 (41) 20.10.2016 Talous ja henkilöstö 11.2.2015 Dnro VK/44/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c :n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa ohjeen hankinnasta maksuun prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Tavoitteena on jakaa hyviä käytäntöjä, joiden mukaisesti kirjanpitoyksiköiden tulee kehittää talouden suunnittelun, hankintojen ja tilaamisen sekä menojen käsittelyn tehtävien toteutusta. Valtiokonttorin tarkoituksena on täydentää ohjetta vuoden 2015 aikana käynnissä olevan prosessien kehitystyön valmistuttua. Kirjanpitoyksiköitä pyydetään myös antamaan palautetta, jota voidaan hyödyntää ohjeen päivittämisessä. Voimaantulo Lisätiedot Tämä ohje tulee voimaan välittömästi Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta paperiton (at) valtiokonttori.fi Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liitteet 4a ja 4b: Liite 5: Tiedoksi Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Lomakepohja toimittajainformointiin Lomakepohjat (.doc ja.xlsx) menotositteiden toimittamiseen skannauspalveluun Rondon Kierron syy -kentän hyödyntäminen Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi
Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset 1.0 11.2.2015 Ensimmäinen julkaisu 2 (41)
3 (41) Sisällys 1 Yleistä... 5 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö... 5 1.2 Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohdat... 6 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä... 8 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun prosessiin... 9 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta... 9 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa... 13 3 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu... 15 3.1 Hankintatoimen analysointi... 15 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana... 16 4 Hankintojen kilpailuttaminen... 17 5 Sopimushallinta... 18 5.1 Sopimuksen laadinta... 18 5.1.1 Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitys... 18 5.1.2 Verkkolaskun hyödyntäminen... 19 5.1.2.1 Ostolaskujen skannauspalvelu... 20 5.1.2.2 Muut menotositteet ja skannauspalvelu... 21 5.1.3 Maksuehdot... 21 5.1.4 Koontilaskujen käyttö... 22 5.2 Tilaaminen... 22 5.2.1 Tilhan käytön kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 22 5.2.2 Tilha-tilaaminen... 24 5.2.2.1 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen... 25 5.2.2.2 Tuoteluettelotilaus... 26 5.2.2.3 Vapaatekstitilaus... 27 5.2.2.4 KOM-käsittely Kieku-toimintamallissa... 27 5.2.2.5 Vastaanottomerkinnän tekeminen... 28 5.2.3 Maksuaikakorttihankinnat... 29 5.2.4 Muu tilaaminen... 30 5.3 Sopimusten ja tilausten seuranta... 31 5.3.1 Tilha raportoinnin hyödyntäminen... 31 5.3.2 Muu raportoinnin hyödyntäminen... 31 6 Menojen käsittely... 32 6.1 Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä... 32 6.2 Palvelukeskuksen palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä... 34 6.3 Perustietojen ylläpito... 35 6.4 Menotositteiden käsittely... 35
4 (41) 6.4.1 Toistuvien laskujen käsittely... 35 6.4.1.1 Sopimuskohdistuksen käyttö... 36 6.4.1.2 Tiliöintikoodin käyttö... 37 6.4.1.3 Tiliöintimallin käyttö... 38 6.4.2 Tilauksellisen laskun manuaalikierto... 39 6.4.3 Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut... 39 6.5 Maksuunpano... 41 6.6 Menotiliotteiden käsittely... 41
5 (41) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö Ohje kuvaa hankinnasta maksuun prosessin hyviä käytäntöjä. Ohje on laadittu Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun prosessin kehittäminen -hankkeessa yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden, Valtion talousja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja Hansel Oy:n kanssa. Hyvien käytäntöjen kuvaamisen lähtökohtana on ollut Kieku-toimintamalli ja muiden yhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien käyttö (esim. M2 ja Tilha). Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä. Tarkoitus on, että ohjeessa kuvattuja hyviä käytäntöjä hyödynnetään laajasti. Hyvien käytäntöjen tavoitteena on yksinkertaistaa ja sujuvoittaa hankinnasta maksuun prosessin tehtävien toteutusta kirjanpitoyksiköissä siten, että tehtävät voidaan toteuttaa oikealla laatutasolla nykyistä vähemmällä henkilötyöllä. Tavoitteena on myös kannustaa kirjanpitoyksiköitä keskittämään tehtävien toteutusta ja yhtenäistämään toimintatapoja. Hyvät käytännöt tukevat myös kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden yhteistyötä. Kirjanpitoyksiköiden tulee tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä mahdollisesti vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Ohjeen kattama prosessikokonaisuus on kuvattu kuviossa 1. Ohjeen alussa (luku 2) on kuvattu talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyviä hyviä käytäntöjä, joilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin sujuvuuteen. Hankinnasta maksuun prosessia käsitellään ohjeen luvuissa 3-6 kaaviossa 1 esitettyjen prosessijaon mukaisesti. Hankintojen suunnittelun ja valmistelun osalta ohjeen luvussa 3 on käsitelty hankintatoimen analysointia ja hankintaluokkiin perustuvaa hankintojen tarkastelua. Hankintojen vuosisuunnittelua, kilpailutuskalenterin suunnittelua ja yksittäisten hankintojen suunnittelua ei käsitellä ohjeessa. Vastaavasti hankintojen kilpailuttamista käsitellään luvussa 4 vain lyhyesti. Sopimushallinta -prosessin osalta ohjeen luvussa 5 painopisteenä ovat laskutuksen sisällöistä ja ehdoista sopiminen osana sopimuksen laadintaa sekä hyvät käytännöt tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan hyödyntämisessä ja maksuaikakorttihankinnoissa. Ohjeen luvussa 6 on kuvattu menojen käsittelyn hyviä käytäntöjä sekä kehittämisen painopistealueita kirjanpitoyksiköissä. Menojen käsittelyn osalta ohjeessa tarkastelun lähtökohtana on ostolaskujen (veloitus- ja hyvityslasku, korkolasku ja maksumuistutus) käsittely. Mahdollisuuksien mukaan ohjeessa kuvattuja periaatteita voi soveltaa myös muiden menotositteiden käsittelyyn (esim. hakemukset, korvaukset).
6 (41) Kuvio 1. Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa käsiteltävä prosessikokonaisuus 1.2 Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohdat Hankinnasta maksuun prosessin kehittämisen lähtökohtana ovat valtiovarainministeriön asettamat strategiset tavoitteet. Kehittämistä ohjaavat myös Valtiokonttorin aiemmin antamat ohjeet ja valtiovarainministeriön hankintatoimea koskevat linjaukset. Valtiovarainministeriö on asettanut hankinnasta maksuun prosessin valtion taloushallinnon strategiassa (VM julkaisuja 7/2014 1 ) keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Strategiassa tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä. Hankinnasta maksuun prosessin sujuvoittamisessa kirjanpitoyksiköillä on merkittävä rooli, sillä valtaosa prosessiin sitoutuvasta työstä tehdään kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä on strategian tavoitteiden mukaisesti huomioitava mahdollisuudet palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamiseksi 2. Valtiokonttori on antanut aiemmin hankinnasta maksuun prosessin osalta erillisiä ohjeita menojen käsittelystä (esim. maksuliike, laskujen välityspalvelut, maksamisratkaisun käyttöönotto). Annetut ohjeet on koottu tämän ohjeen liitteeseen 1, johon on listattu myös muuta prosessia ohjaavaa normistoa. Ohjeessa käsiteltävistä Tilhan käytöstä sekä talouden suunnittelusta ja seurannasta sisäinen budjetoinnin ja seurantakohdemallin käytön osalta Valtiokonttori ei ole aiemmin antanut määrämuotoisia ohjeita. Tilhasta ja seurantakoh- 1 valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3a 2 valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaus 3
7 (41) demallista on julkaistu kuitenkin muita dokumentteja, jotka omalta osaltaan ohjaavat toimintatapojen kehittämistä. Valtion hankintatoimen yleiset tavoitteet ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet on tuotu esille valtion hankintastrategiassa (VM julkaisuja 35/2009). Valtion konsernitason hankintastrategian päämääränä on muun muassa selkeyttää ja vahvistaa hankintatoimen ohjausmallia, vahvistaa hankintojen suunnitelmallisuutta ja kannustaa virastotasolla tapahtuvaan hankintatoimen tehtävien keskittämiseen ja osaamisen kehittämiseen. Valtion hankintakäsikirjan 2010 (VM julkaisuja 48/2010) tarkoituksena on puolestaan toimia sekä valtion virastojen ja laitosten hankintaohjeiden sisältöä ja hankinnan menettelyitä ja toimintatapoja yhtenäistävänä ja kehittämistä tukevana mallina että valtionhallinnon hankintatoimen konserniohjauksen välineenä. Lisäksi hankinnasta maksuun prosessin kehittämisessä on huomioitava Valtioneuvoston periaatepäätös 4.2.2010 3, jossa on tuotu esille tavoite konsernipalveluiden käytön voimakkaasta lisäämisestä valtionhallinnossa. Tavoite koskee muun muassa Hansel Oy:n yhteishankintasopimusten hyödyntämistä. Valtion hankintatoimen kehittämisen ja tehostamisen osalta päätöksessä on tavoitteeksi asetettu tilaustenhallintajärjestelmä Tilhan käyttöönotto (puolustushallinnossa oma SAP-pohjainen järjestelmä) ja käytön laajuus siten, että hankintayksiköt tekevät kaikki tavarahankinnat ja yli puolet palveluhankinnoista käyttöönottamansa sähköisen tilaustenhallinnan järjestelmän kautta jo vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi päätöksessä nostetaan esille sähköisen tilaustenhallinnan käyttöönoton ja laskujen automaattisen täsmäyttämisen edellyttävän, että virastot ja laitokset uudistavat ja ottavat käyttöön tilaustenhallinnassaan järjestelmän tilausprosessia tukevan toimintamallin. Edellä kuvattujen lähtökohtien lisäksi kirjanpitoyksikön on toimintatapojen kehittämisessä huomioitava taloushallinnon prosessien keskinäiset riippuvuudet sekä niiden yhteys hankintatoimeen. Toiminnan kehittämisen tulee tapahtua kokonaisuus huomioiden siten, ettei yhden prosessin tehostaminen heikennä toisen prosessin laatua tarpeettomalla tavalla. Taloushallinnon ja hankintatoimen kehittäminen edellyttää kirjanpitoyksikössä myös keskustelua siitä, millaista taloustietoa prosessien on tuotettava johtamisen tueksi, ja miten näitä tietoja hyödynnetään. Tämä tarkoittaa talous- ja hankintatoimen asiantuntijoiden sekä johdon yhteistyötä mm. tarvittavan seurantatason määrittämiseksi. Kirjanpitoyksiköissä tulee arvioida sekä taloushallinnon että hankintatoimen toiminta- ja organisointitapoja ja tarkastella niitä kokonaisuuden johtamisen näkökulmasta. Toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin kehittämistä tukee se, että taloushallinnon ja hankintatoimen prosesseista vastaavat henkilöt on kirjanpitoyksikössä nimetty ja heidän toimintavaltuutensa varmistettu. 3 Valtion pysyvien toimintamenosäästöjen ja muiden vuoden 2010 erillisten toimintamenosäästöjen aikaansaaminen
8 (41) 1.3 Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä Ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on esitetty yhteenveto alla taulukossa 1. Taulukkoon on merkitty ohjeen sivunumero, jolta hyvä käytäntö löytyy. Hyvät käytännöt on merkitty ohjeen tekstissä lihavoidulla fontilla. Hyvä käytäntö Sivunumero Talouden suunnittelu ja seuranta Esimerkkejä sisäisen budjetoinnin keventämisestä 10 Tukitoimintojen menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle 11 Seurantakohteiden käyttöönoton ja käytön periaatteet 14 Uusien seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti 15 Seurantakohteiden käytön laajuuden tarkastelu 15 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintatoimen analysointi hankintaluokittain 15 Tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain 16 Hankintojen kilpailuttaminen Tilhan käytön, maksuehtojen ja laskutuksen huomioiminen kilpailutuksessa 17 Laskutuksesta sopiminen Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden varmistaminen 19 Lomake toimittajayhteistyöhön (laskutus- ja viitetiedot) 19 Paperilaskujen palauttaminen 19 Verkkolaskun käytön seuranta 19 Paperilaskuja ei skannata kirjanpitoyksiköissä tai Palkeissa 20 Perusteet ostolaskujen skannauspalvelun käytölle 21 Muut menotositteet kuin ostolaskut ja niiden toimitus skannauspalveluun 21 Maksuehdon tulee olla vähintään 21 päivää 21 Koontilaskujen käsittely 22 Tilhan hyödyntäminen Hankintatoimen ja Tilha-tilaamisen tehtävien keskittäminen 23,24 Tilaussuunnitelman käytön periaatteet 25 Tuoteluettelotilaukset 26 Vapaatekstitilaukset 27 KOM-käsittely Kieku-toimintamallissa 27 Summavastaanoton käyttäminen 28 Määrävastaanoton käyttäminen 28 Osavastaanoton käyttäminen 29 Tilha-raportoinnin hyödyntäminen 31 Maksuaikakorttihankinnat Maksuaikakorttihankintojen suositellut tuote- ja palveluryhmät 29 Henkilöille nimettyjen kansainvälisten maksuaikakorttien käyttö 30 Tiliöintikoodin hyödyntäminen korttiyhtiön laskuilla 30 Menojen käsittely Menojen käsittelyn tavoitteiden määrittäminen, kehittämisen projektointi 32-34 sekä menojen käsittelyn tehtävien keskittäminen Palvelukeskuksen perus- ja lisäpalveluiden hyödyntäminen 34-35 Rondon reititysryhmien hyödyntäminen 34-35 Kierronvalvonta 35 Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotto 36,37 Sopimuskohdistuksen käytön seuranta 37
9 (41) Hyvä käytäntö Sivunumero Henkilökohtaisten tiliöintimallien muuttamien järjestelmätasoisiksi malleiksi 38 ja mahdollisesti yhdistäminen tiliöintikoodiin Järjestelmätasoisten tiliöintimallien käyttö 38 Tilauksellisten laskujen käsittelyn seuranta 39 Manuaaliseen kiertoon tulevien tilauksellisten laskujen käsittely 39 Vähäisen summaeron vuoksi manuaalisesti käsiteltävien tilauksellisten 39 laskujen käsittely Esimerkki kokoustarjoilulaskujen käsittelyn sujuvoittamisesta 39 Automaattitiliöintisääntöjen käyttäminen menotiliotteilla 41 Taulukko 1. Yhteenveto ohjeen hyvistä käytännöistä 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun prosessiin Tässä luvussa tarkastellaan talouden suunnittelun ja seurannan yhtymäkohtia hankinnasta maksuun prosessiin. Tarkastelu on tarpeen, sillä talouden suunnittelussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat oleellisesti siihen, miten hankintoja ja tilaamista toteutetaan, ja miten toiminnasta aiheutuvat menot käsitellään. Vastaavasti talouden seurannan toimintatavat vaikuttavat esimerkiksi Tilhatilauksien ja ostolaskujen tiliöinteihin. 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Kirjanpitoyksikön talouden suunnittelun tulee perustua talousarviolakiin ja - asetukseen sekä valtiovarainministeriön antamiin talousarvion laadintaa ja soveltamista koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin (www.vm.fi). Valtiovarainministeriön ohjeita täydentävät hallinnonalakohtaiset ohjeet. Seuraavassa tarkastellaan talouden suunnittelun kehittämistä sisäisen budjetoinnin osalta. Tarkastelu perustuu taloushallintonäkökulmaan, mutta samalla on hyvä tunnistaa kirjanpitoyksikössä käytetyt menettelyt hankintasuunnitelman laadinnassa. Valtion hankintastrategiassa ja hankintakäsikirjassa todetaan, että viraston hankinnat tulisi perustaa vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan ja sen laadinta tulisi kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Kirjanpitoyksikön sisäinen budjetti ja hankintasuunnitelma ohjaavat määrärahan käyttöä ja vaikuttavat siten hankintojen toteuttamiseen, tilaamiseen ja menojen käsittelyyn. Tilha-tilaamisen ja menojen käsittelyn tehtävien järjestämisen osalta on lisäksi ratkaisevaa, miten kirjanpitoyksikön sisäisissä päätöksissä, kuten taloussäännössä ja työjärjestyksessä, on ratkaistu toimivalta ja tehtävien organisointi näissä asioissa. Sisäistä budjettia laadittaessa tulee kirjanpitoyksiköissä tarkastella, miten budjetoinnilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun prosessin toimintatapojen kehittämiseen. Samalla kirjanpitoyksikön toimivaltapäätöksiä on tarkasteltava tästä näkökulmasta. Sisäisessä budjetoinnissa tulee tunnistaa mahdollisuuksia: keventää sisäistä budjetointia (seurantakohteiden suppeampi käyttö suunnittelussa)
10 (41) yksinkertaistaa tilausten ja laskujen tiliöintejä vähentää käsiteltävien laskujen määrää keskittää laskujen käsittelyä tiliöinnin, asiatarkastamisen ja/tai hyväksymisen osalta keskittää hankintoja ja/tai tilaamista. Sisäisen budjetoinnin keventämistä tulee lähestyä varmistamalla, että suunnittelua tehdään tarpeellisella tarkkuustasolla seurantakohdemallia hyödyntäen. Käytännössä keventäminen tarkoittaa, että sisäistä budjetointia tehdään suppeammalle määrälle seurantakohteita. Tällöin määrärahoja budjetoidaan esimerkiksi harvemmille toimintayksiköille. Kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida, ettei Kiekuun määritetty organisaatiorakenteen tarvitse ohjata sisäistä budjetointia eli budjetointia voidaan tehdä suppeammalle määrälle toimintayksiköitä. Tällöin raportoinnissa seurataan toimintojen kustannuksia (ei pelkästään toimintayksikön kustannuksia). Seuraavat esimerkit kuvaavat, miten sisäistä budjetointia voidaan keventää, ja mitkä ovat sen vaikutukset Tilha-tilaamiselle ja menojen käsittelylle. Esimerkki 1. Kirjanpitoyksikön työterveyshuollon menot on jaettu sisäisessä budjetoinnissa viidelle toimintayksikölle. Ostolaskujen käsittelyssä täytyy palveluntuottajalta saada oma lasku kullekin toimintayksikölle tai vaihtoehtoisesti koontilasku tulee tiliöidä viidelle eri yksikölle. Mikäli eri yksiköiden työterveyshuollon kuluja ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti, kiertää koontilasku käsiteltävänä viidessä toimintayksikössä. Vaihtoehtoinen tapa on budjetoida kaikki työterveyshuollon menot yhdelle toimintayksikölle. Tällöin palveluntuottajalta tarvitaan vain yksi ostolasku, joka voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (tiliöintikoodin avulla). Samalla laskun käsittely voidaan tehdä keskitetysti myös asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta (ostolaskun kierto lyhenee). Esimerkki 2. Kirjanpitoyksikön muut kuin täyttöpalvelusopimukseen sisältyvät toimistotarviketilauksien menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille. Tilauksia ja laskuja on käsitelty kaikissa yksiköissä. Suhteutettuna kokonaismenoihin tilausten yhteenlaskettu arvo ei ole merkittävä. Vaihtoehtoinen tapa on tehostaa Tilhan käyttöä ja samalla keskittää menojen budjetointi esimerkiksi hallintoyksikölle. Täyttöpalvelusopimusta täydentävät toimistotarviketilaukset voidaan tehdä keskitetysti hallintoyksikössä Tilhalla, jossa tilaukset tiliöidään vain yhdelle toimintayksikölle ja toiminnolle. Kirjanpitoyksikkö pystyy vielä vähentämään prosessiin kuluvaa aikaa ottamalla käyttöön Tilhan tilaussuunnitelman, jolloin tilausten tiliöintikerrat ja hyväksymiskierrot vähenevät. Esimerkki 3. Kirjanpitoyksikön puhelinpalveluihin liittyvät menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille ja kukin yksikkö on käsitellyt puhelinmenot omilla laskuillaan. Tiliöintikäytännöt ovat vaihdelleet yksiköissä.
11 (41) Vaihtoehtoinen tapa on muuttaa puhelinmenojen budjetointi siten, että menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle (hallintoyksikkö). Toimittajalta pyydetään yksi koontilasku aiempien erillisten toimintayksikkökohtaisten laskujen tilalle. Koontilasku tiliöidään yhdelle toimintayksikölle ja yhdelle toiminnolle (tiliöintikoodin avulla). Koontilasku asiatarkastetaan ja hyväksytään hallintoyksikössä. Toimintatavan muutoksella käsiteltävien laskujen määrä vähenee ja tiliöinnit yhtenäistyvät ja yksinkertaistuvat. Yleisesti talouden suunnittelussa tulisi yhtenä lähtökohtana olla se, mitä tietoa tarvitaan toiminnan johtamisessa. Talouden suunnittelussa ja seurannassa tulisi siirtyä perinteisestä kustannuspaikka-ajattelusta (toimintayksikön menojen ja tulojen seuranta) kohti toiminnan lopputulosten kustannusten seurantaa. Kirjanpitoyksikön sisäisen budjetoinnin menettelyjen uudelleen tarkastelu voi vaikuttaa positiivisesti myös määrärahan käytön seurannan ja määrärahan käytön ennustamisen sujuvuuteen ja laatuun, mikä edelleen kehittää kirjanpitoyksikön taloudenhallintaa. Sisäisen budjetoinnin keventämisessä kirjanpitoyksikön tulee arvioida vaihtoehtoisia toimintatapoja aiheuttamisperiaatteen ja tiedon taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmista. Arvioinnissa on pyrittävä tunnistamaan aiheuttamisperiaatteen noudattamisen taso, joka on toimintaan nähden riittävä ja on saavutettavissa mielekkäällä henkilötyöpanoksella. Arviointia voi tehdä esimerkiksi suhteuttamalla tarkastelussa olevaa menoerää kokonaiskustannuksiin ja tarkastelemalla, millainen vaikutus menoerän käsittelytavan muutoksella olisi kustannuslaskentaan. Mikäli budjetoinnin ja menojen käsittelyn muutokset johtavat merkittäviin muutoksiin talouden seurannassa ja raportoinnissa, on muutosten vaikutuksia hyvä käsitellä toimintaa ohjaavan ministeriön kanssa. Sisäistä budjetointia kevennettäessä tarkoituksena on, että suppeammalle seurantakohdejoukolle kirjattavien menojen tarkempi kohdennus toteutetaan kirjanpitoyksikön sisäisen laskennan keinoin osana kustannuslaskentaa. Toimintatavassa on lähtökohtana se, ettei kaikkea taloustietoa tarvitse tuottaa kirjanpidon avulla. Kirjanpitoyksikön on budjetoinnissa, menojen käsittelyssä ja kustannuslaskennassa huomioitava mahdollisen yhteisrahoitteisen toiminnan ja maksullisen toiminnan asettamat vaateet. Samalla on kuitenkin huomioitava se, voidaanko esim. yhteisrahoitteisen ja toimintamenorahoitteisen toiminnan osalta menetellä osin eri tavoin talouden suunnittelussa ja seurannassa. Tukitoimintojen osalta sisäistä budjetointia suositellaan kevennettäväksi siten, että budjetointi tehdään vain yhdelle toimintayksikölle ainakin alla taulukossa 2 lueteltujen menojen osalta, ellei kirjanpitoyksiköllä ole perusteltua syytä toisenlaiselle toimintatavalle. Taulukkoon on merkitty myös todennäköisin yhteisen seurantakohdemallin mukainen tukitoiminto, jolle meno kohdennetaan, mikäli se käsitellään tukitoimintojen kustannuksena. Tarkastelussa tulee huomioida, että Kieku-toimintamallissa toimitilakulut kirjataan kiinteistökohtaisille kustannuspaikoille. Meno Toimitilojen vuokrat Lämmitys, sähkö ja vesi Siivouspalvelut Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto
Meno Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut Toimistokalusteet Postikulut Puhelinkulut Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Työasemakustannukset 12 (41) Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut (9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki) 9999692000 Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut 9999643000 Perustekniikka ja käyttäjätuki Polttoaineet 9999698000 Muut tukitoiminnot (9999693000 Logistiikka / ydintoiminta) Työterveyspalvelut ja niihin liittyvät palautukset Virkistyspalvelut Koulutuspalvelut Työsuhdematkaliput Vaatteisto Turvallisuusselvitykset Rekrytointiin liittyvät menot, kuten lehti-ilmoitukset ja soveltuvuusarvioinnit Viestintämenot kokonaan tai osittain (esim. intranet, kotisivut, painatuspalvelut, käännöspalvelut) Palkeilta ostetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut 9999614000 Työterveyshuolto 9999614200 Työhyvinvointi ja virkistystoiminta 9999615200 Koulutus oppilaana 9999698000 Muut tukitoiminnot 9999698000 Muut tukitoiminnot / ydintoiminta 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta 9999613100 Rekrytointi ja perehdyttäminen 9999660000 Viestintä / 9999660100 Sisäinen viestintä, käännöspalveluiden osalta 9999650000 Tietopalvelu Talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoiminnot sekä 9999645000 Tukitoimintojen tietojärjestelmät Taulukko 2. Tukitoimintojen kustannuksina käsiteltävien menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Arvioitaessa sisäisen budjetoinnin keventämismahdollisuuksia voidaan tarkastelun lähtökohdaksi ottaa myös se, voiko toimintayksikkö aidosti vaikuttaa menon määrään (harkinnanvaraisten menojen budjetointi substanssitoiminnan toimintayksikölle) vai määräytyykö meno muilla perusteilla (ns. pakollisten menojen budjetointi hallintoyksikölle). Ensimmäisen vaihtoehdon osalta esimerkkinä voidaan pitää joissakin tapauksissa matkustusmenoja ja toisen osalta työterveyshuoltomenoja. Myös kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan sisäistä budjetointia on mahdollista tarkastella keventämisen näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan menettelyä, jossa kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan budjetti keskitetään yhdelle toimintayksikölle, eikä budjettia jaeta usealle toimintayksikölle (vastuualueelle). Tällöin budjetoinnissa suunnittelu tehdään toimintojen avulla ja toimintayksiköt vastaavat ydintoiminnoille kohdistettavista kustannuksista. Kuvattu budjetointitapa yksinkertaistaa Tilha-tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä siten, että substanssiyksikön tilaukset/ostolaskut voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksiköl-
13 (41) le (toiminnot eritellään tarvittaessa eri tiliöintiriveille). Menettely yksinkertaistaa myös mm. ostolaskujen viitetietoja ja niiden ilmoittamista toimittajalle. Substanssitoiminnan budjetoinnin keventämisen esimerkkeinä voidaan käyttää esimerkiksi yhteiskäyttöisten järjestelmien lisenssimaksuja, jotka voidaan budjetoida ja tiliöidä yhdelle toimintayksikölle. Toisena esimerkkinä voidaan pitää matkustusmenojen budjetoimista aiempaa harvemmalle toimintayksikölle (jos ei koko kirjanpitoyksikkö, niin muu mielekäs kokonaisuus) kuitenkin siten, että toteumat voivat kirjaantua useammalle toimintayksikölle (matkatilin ja henkilökohtaisen maksuaikakortin käytön kulujen tiliöinti M2-ohjelmassa matkalaskuina). Tässä toimintatavassa suunnittelu ja budjetointi tehdään vain kerran ja seurannassa voidaan hyödyntää toimintayksikkökohtaisia toteumia. Toimintamalli voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun matkustusmenot ovat vähäiset. Tilanteessa voi myös pohtia sitä, onko matkustukseen liittyviä menoja tarpeen jakaa tiliöintien kautta esim. eri projekteille. 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikkö ottaa käyttöön rakenteeltaan yhteisen seurantakohdemallin, joka korvaa aiemmat tilipuitteet. Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ja hierarkioita. Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- että hallinnonalatasoilla. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat tuki- ja ohjaustoiminnot, palkallisen poissaolon toiminnot, liikekirjanpidon tilit, talousarviokirjanpidon tilit, alue/kunta ja kumppani. Kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ovat toimintayksikkö, toiminto, suorite, projekti, valtuus, seurantakohde 1 ja seurantakohde 2. Seurantakohteiden käyttöön liittyvä tukimateriaali on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta Kieku käyttöönottojen materiaalipankista. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriön tulee koordinoida hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Näin toimittaessa luodaan riittävä yhtenäisyys ja yhteisymmärrys seurantakohteiden hyödyntämisestä hallinnonalalla esim. raportoinnissa ja tulosohjauksessa. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Seurantakohteet tulisi pitää olennaisella tasolla ja yksinkertaisina. Kaikkia eri seurantakohteita ei pidä ottaa käyttöön, jos tämä ei ole tiedon tuottamisen näkökulmasta välttämätöntä. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti palvelukeskuksessa. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Sisällön suunnittelussa on keskeistä tunnistaa yhdessä johdon kanssa, millaisia asiakokonaisuuksia (mitä tietoja) on tarpeen seurata ja mikä on mielekkäin seurantatapa (esim. kirjanpito, työajat, kustannuslaskenta). Samalla on arvioitava, mitkä seurantatarpeista ovat pitkäaikaisia, ja mitkä tarpeet on mahdollista täyttää kertaluonteisella raportoinnilla hyödyntäen Kieku BI-raportointia.
14 (41) Kirjanpitoyksikön seurantakohdepuitteiston loogisuus ja kirjausten yksinkertaisuus vaikuttaa taloushallinnon tehtäviin sitoutuvaan työpanokseen. Lisäksi seurantakohdemallin käyttötavoilla on vaikutusta: tiliöintirivien määrään (mm. Tilha-tilaukset, osto-, kulu- ja matkalaskut) tiliöintien laatuun (vähemmän korjaustositteita kirjanpitoon) työaikakirjausten helppouteen ja laatuun (vähemmän korjauksia ajanhallintaan) sisäisen laskennan ja raportoinnin toteuttamisen sujuvuuteen ja automaation lisäämiseen valtion yhteisen kohdennusmallin soveltamiseen Esimerkiksi arvioitaessa työajan kirjaamisessa käytettäviä toimintoja, on tunnistettava, ettei ole tarpeen seurata kirjanpitoyksikön kaikkia yksittäisiä tehtäviä. Mielekkäämpää on tunnistaa riittävä seurantataso ja muodostaa seurattavia toimintokokonaisuuksia. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden ja yhtenäisyyden kannalta on myös tärkeää, ettei kirjanpitoyksiköihin muodostu liian yksityiskohtaista tai monimutkaista laskentakoodistoa. Tämän vuoksi kirjanpitoyksikön tulee käyttää valtion yhteisiä ohjaus- ja tukitoimintoja. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa lisäksi omia ohjaus- ja tukitoimintoja yhteiseen hierarkiaan. Seurantakohteita käyttöönotettaessa ja käytettäessä kirjanpitoyksikössä tulee noudattaa seuraavia periaatteita. Tällöin seurantakohdepuitteisto mahdollistaa toiminnan riittävän seurannan ilman, että sen laajuus vaikeuttaa taloustiedon tuottamista ja hyödyntämistä. Mieluummin vähemmän, kuin enemmän seurantakohteita (ainakin käyttöönoton yhteydessä). o Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. o Seurannassa hyödynnetään seurantakohdekombinaatioita Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon (seurantakohteiden puhtaus). Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on alku ja loppu. Lisäksi seurantakohdemallin rakentamisessa on huomioitava, että: ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita samaan toimintoon voi liittyä useampi samantyyppinen suorite (suoriteryhmä)
15 (41) koodien määrittely tehdään alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). Edellä kuvattujen periaatteiden toteutumisen varmistamiseksi seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen on kirjanpitoyksiköissä syytä noudattaa mallia, jossa uusien seurantakohteiden tilaaminen tehdään keskitetysti taloushallintoyksikön toimesta. Seurantakohdemallin hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että taloushallintoyksikkö voi tarvittaessa kyseenalaistaa kirjanpitoyksikön sisältä esitettyjen seurantatarpeiden toteuttamisen seurantakohteiden lisäyksillä. Tilanteessa voi olla mahdollista ratkaista seurantatarve esimerkiksi seurantakohdekombinaatioita hyödyntämällä tai seurantatarvetta ei ole järkevää toteuttaa kirjanpidon kautta. Kirjanpitoyksikön tulee seurantakohdemallin käyttöönoton jälkeen tarkastella seurantakohteiden käytön laajuutta säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Eri seurantakohteiden tai seurantakohde-kombinaatioiden kirjanpidon ja työaikojen toteuma voi tuoda esille tarpeita keventää seurantakohdepuitteistoa, siirtää seurannan painopistettä tai luopua joistakin seurantakohteista. Toteumien tarkastelu tukee taloushallinnon ja johdon välistä keskustelua seurantaan kohdistuvista tarpeista. 3 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 3.1 Hankintatoimen analysointi Hankintojen suunnittelun ja valmistelun vaiheita ja menettelytapoja on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa 4, minkä lisäksi kirjanpitoyksiköissä noudatetaan oman organisaation hankintaohjeita. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu voi sisältää hankintavarojen vuosisuunnittelun, kilpailutuskalenterin suunnittelun sekä yksittäisten hankintojen suunnittelun ja valmistelun. Hankintojen suunnittelulla on myös yhteys ohjeen luvussa 2.1. käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin kehittämiseen. Hankintojen suunnittelua ja valmistelua kehitetään käynnissä olevassa valtion hankintatoimen kehittämishankkeessa. Seuraavassa on tarkasteltu hankintatoimen analysointia ja hankintojen luokittelua, joilla voidaan tukea hankintojen suunnittelua. Osana hankintojen suunnittelua ja Tilhan käytön laajentamista kirjanpitoyksiöitä suositellaan tekemään analyysia hankintatoimesta tarkastelemalla eri hankintaluokkien painoarvoa, toimittajien määrää hankintaluokittain ja laskujen määrää toimittajittain. Kieku-toimintamallissa analyysiin tarvittavat tiedot on saatavilla BI-raportoinnin avulla. Tietoja on hyvä tarkastella hyödyntäen esim. LKP-tilien rajausta, jotta käsiteltävien tietojen määrä ei kerralla kasva liian suureksi. Kiekun BI-raporttia ajettaessa (esim. seuranta- ja vertailuraportti suppea) valitaan ensin tarkasteltava ajanjakso ja toimintayksiköt. Avautuvalla raportilla valitaan halutut suodatukset, kuten TAKP- ja LKP-tilit. Seuraavaksi raportille lisätään toimittaja-tieto. Ostolaskujen lukumäärä toimittajittain saadaan näkyviin siirtymällä liikekirjanpidon rivit tasolle ja valitsemalla avautuvassa uudessa ikkunassa raportille ensin toimittaja-tieto ja suodattamalla tositelajitiedosta näkyviin Rondo ostolaskut. Tietojen lajitteluperusteita on helppo 4 Valtion hankintakäsikirja 2010 (VM julkaisuja 48/2010), luku 1.6 Hankintatoimen organisointi ja hankintaosaaminen
16 (41) muuttaa BI-raportilla, minkä jälkeen tiedot voi siirtää Excel-taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten. Taulukossa 3 on esitetty kuvitteellinen esimerkki BIraportilta poimittavista tiedoista. LKP LKP Nimi Toimittajia (kpl) Laskuja (kpl) 43920000 Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut 150.000 25 56 43300000 Koulutuspalvelut 75.000 15 140 43210000 Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut 15.000 8 15 40020000 Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet 5.000 5 90 Taulukko 3. Esimerkki hankintojen analysoinnista Kiekun BI-raportoinnin tietoihin pohjautuen Tarkastelun avulla kirjanpitoyksikkö voi tunnistaa euromäärältään suurimmat hankintaluokat, euromäärältään suurimmat toimittajat ja ostolaskuja lähettävien toimittajien määrän hankintaluokittain. Tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa avaintoimittajat sekä erilaisia hankintatoimen kehitystarpeita, kuten hankintojen keskittämisen tarve jossakin hankintaluokassa (LKPtiliryhmässä). Tarkastelu tuo tärkeää tietoa myös menojen käsittelyn kehittämisen tueksi, sillä sen avulla on mahdollista tunnistaa esimerkiksi eniten laskuja lähettävät toimittajat. Analyysissa yhden toimittajan lähettämää laskumäärää voi suhteuttaa toimittajan euromääräiseen painoarvoon. Tarkastelun tietoja voidaan hyödyntää sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käyttöönotossa menojen käsittelyn kehittämiseksi (ohjeen kappale 6.4.1). Edellä kuvattua Kieku BI-raportointiin perustuvaa analysointia voi täydentää vertaamalla sen tietoja Tilhan raportoinnin tietoihin, jolloin on saatavissa kuva mm. Tilhan käytön laajuudesta hankintaluokittain ja toimittajittain. Tilhassa on käyttöönotettavissa uudet Analytics-raportit vuoden 2015 alussa. Käytettävissä olevat raportit on kuvattu ohjeen kappaleessa 5.3.1. Edellä esitettyyn kirjanpidon tietoihin kirjanpitoyksikkö voi analyysissään yhdistää tietoja Tilhasta esim. ostot lkp-tileittäin raportilta, minkä jälkeen on mahdollista analysoida Tilha-tilauksien osuutta kaikista tarkasteltavan LKP-tilin hankinnoista ja verrata Tilha-toimittajien ja kaikkien toimittajien lukumääriä. 3.2 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Kirjanpitoyksiköiden hankintojen tekemisen ja tilaamisen tapoja on hyvä tarkastella hankintaluokittain. Tarkastelussa voidaan tunnistaa hankintaluokittain mahdollisuudet Hanselin puitesopimusten, maksuaikakorttihankintojen ja Tilha-tilaamiseen hyödyntämiseen. Samalla hankintaluokittain on arvioitavissa sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytön hyödyntäminen menojen käsittelyssä (kappale 6.4.1.) Valtiokonttori on laatinut kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi taulukon, johon on koottu suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (ohjeen liite 2). Taulukossa hankintojen luokittelu pohjautuu unspsc-luokitukseen, joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Taulukkoon on merkitty hankintaluokkien kohdalle mahdollinen Hanselin puitesopimus sekä suositus siitä, tulisiko kirjanpitoyksikön hankintaluokkaan kuuluvat ostot tehdä Tilhalla. Tau-
17 (41) lukkoon on merkitty myös ne hankintaluokat, joiden kohdalla laskujen käsittely sopimuskohdistuksella on todennäköistä. Lisäksi taulukkoon on merkitty suositukset maksuaikakorttihankinnoista ja tiliöintikoodin käytöstä. Tarkoituksena on, että kirjanpitoyksikkö kehittäisi hankintatoimeaan liitteessä 2 esitettyjen suositusten mukaisesti. Mikäli Tilhan käytön laajentaminen ja laskujen käsittely tilauksellisina laskuina ei ole jonkin hankintaluokan kohdalla mahdollista, tulee kirjanpitoyksikön selvittää mahdollisuudet hyödyntää tiliöintikoodia ja siihen liittyvää tiliöintimallia menojen käsittelyn sujuvoittamiseksi. Keskeistä on, että kirjanpitoyksikkö tunnistaa hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen laskujen käsittelyyn (kuvio 2). Hankinta- ja tilaustavalla voidaan vaikuttaa siihen, miten paljon ostolaskuja tulee käsiteltäväksi, ja miten laskujen käsittelyä voidaan automatisoida. Ostolaskujen eri käsittelytapoja on kuvattu ohjeen luvussa 6. 4 Hankintojen kilpailuttaminen Kuvio 2. Hankinta-/tilaustavan vaikutus laskujen käsittelyyn Hankintojen kilpailuttamista käsitellään tässä ohjeessa vain lyhyesti, lähinnä Tilhan näkökulmasta. Hankintojen kilpailuttamista on ohjeistettu Valtion hankintakäsikirjassa ja kirjanpitoyksikön omissa hankintaohjeissa. Lisäksi kilpailuttamiseen liittyvää tietoa on saatavilla Työ- ja elinkeinoministeriön kotisivuilla (www.tem.fi) sekä valtiovarainministeriön valtion hankintatoimea koskevista julkaisuista (www.vm.fi). Hankintojen kilpailutuksissa kirjanpitoyksiöiden tulisi lainsäädännön ja yleisten ohjeiden lisäksi huomioida sopimuskauden aikana toimittajalta vaadittavat Tilhan käyttöön liittyvät toimenpiteet liittämällä Tilhaa koskeva dokumentaatio kilpailutusasiakirjoihin. Kirjanpitoyksikkö voi käyttää tässä apuna Valtiokonttorin julkaisemaa Tilha_liite_kilpailutukseen dokumenttia, joka on saatavissa Paperiton-ekstranetista. Liitteessä on vaatimukset Tilhan toimittajaportaaliin rekisteröitymisestä, tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (punch out) toimittamisesta sekä tarvittavista laskutustiedoista. Kirjanpitoyk-
5 Sopimushallinta 5.1 Sopimuksen laadinta 18 (41) sikkö voi muokata mallipohjaa omien tarpeidensa mukaisesti esimerkiksi sen osalta, vaatiiko kirjanpitoyksikkö toimittajalta toimittajaportaalin käyttöä. Kilpailutuksissa on huomioitava myös tarvittavilta osin maksuehtoja ja laskutusta koskevat seikat, kuten verkkolaskutuksen käyttö. Näitä asioita on käsitelty tarkemmin ohjeen luvussa 5.1. Sopimuksen laadinta. Tässä ohjeessa sopimuksen laadintaa käsitellään vain siltä osin, kuin sillä voidaan vaikuttaa menojen käsittelyn sujuvuuteen. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksesta ja myös tarvittaessa Tilhan käytöstä riittävän yksityiskohtaisesti. Laskutusehdoista sovittaessa on keskeistä sopia myös laskulle tarvittavista tiedoista, kuten tilaus- tai sopimusnumerosta. Seuraavissa kappaleissa on tarkasteltu erikseen laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitystä, verkkolaskutuksen hyödyntämistä, maksuehtoja ja koontilaskujen käyttöä. 5.1.1 Laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden merkitys Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnin kannalta oikeat laskutus- ja viitetiedot ovat ratkaisevan tärkeitä. Oikeat tiedot ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät myös manuaalisesti käsiteltävien laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus- ja viitetietojen saaminen laskuille edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. Samalla on huomioitava se, että tiedot tulee usein saada laskulle oikeaan xml-elementtiin, josta ne voidaan automatisoidussa käsittelyssä lukea. Ostolaskun tiedot vaikuttavat sekä kirjanpitoyksikön että palvelukeskuksen tehtäviin menojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavasti: Oikea verkkolaskutusosoite vaikuttaa siihen, että lasku saadaan käsittelyyn mahdollisimman nopeasti sen lähettämisen jälkeen. Oikean sisältöinen tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintikoodi oikeassa laskun xml-elementissä (kentässä) laukaisevat automatisoidun laskun käsittely. o Sopimuskohdistuksen ja tiliöintikoodin käytöstä on kerrottu tarkemmin ohjeen kappaleessa 6.4.1. Toistuvien laskujen käsittely. Laskun viitetiedot (esim. organisaatioyksikkö, henkilö) nopeuttavat laskun reitittämistä seuraavalle käsittelijälle. Laskun viitetiedot nopeuttavat tiliöinnin tekemistä (esim. tiliöintimallit). Kun kirjanpitoyksiköllä on kattava kuva siitä, millaisista ja keiden toimittajien laskuista ostolaskuvolyymi koostuu, on laskuissa käytettävien laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen helpompaa. Tärkeää on varmistaa, että tilauksellisissa ja toistuvissa laskuissa sekä
5.1.2 Verkkolaskun hyödyntäminen 19 (41) esimerkiksi laskumäärältään suurimpien toimittajien laskuissa on tarvittavat tiedot oikein. Laskutus- ja viitetietojen sopiminen liittyy kirjanpitoyksikön kilpailutuksiin ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaan. Laskutus- ja viitetietojen ilmoittamiseen vaikuttaa myös se, mitä tilaustapaa on käytetty (vrt. ohjeen kappale 3.2). Tilauksellisten laskujen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä. Esimerkkeinä voidaan mainita se, ettei laskutuslisiä hyväksytä, tuntiveloituksissa käytetään kiinteää hintaa ja laskutusrytmi on tiedossa (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely. Laskutus- ja viitetietojen sopimiseen vaikuttaa se, onko kirjanpitoyksikössä hankintatoimea keskitetty. Keskitetyssä mallissa on helpompaa varmistaa tarvittava osaaminen laskutus- ja viitetietojen sopimisessa. Hajautetun mallin haasteena on se, miten kaikki hankintoja (ja tilauksia) tekevät virkamiehet saadaan ohjeistettua laskutuksen vaatimuksista. Ostolaskujen puutteelliset tiedot aiheuttavat ylimääräistä työtä ja tehottomuutta laskujen käsittelyssä. Viitetietojen yksinkertaisuuden ja helppouden näkökulmasta on myös merkitystä sillä, onko kirjanpitoyksikössä tehty sisäisen budjetoinnin keventämistä siten, että menoja voidaan kirjata suppeammalle joukolle seurantakohteita (vrt. ohjeen kappale 2.1). Sovittujen laskutusehtojen ja viitetietojen oikeellisuuden valvontaa ja tarvittavaa korjaamista tukee toimintamalli, jossa ostolaskujen käsittely on keskitetty tiliöintien tekemisen osalta ja tiliöintien tekijät on ohjeistettu tarkkailemaan myös esim. maksuehtoja. Ostolaskujen keskitetty tiliöinti ei sulje pois sitä, että laskuja asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä hajautetusti. Mikäli laskutusehtoja ei tarkkailla keskitetyn tiliöintityön yhteydessä, jää tietojen tarkastaminen ainoastaan asiatarkastajan ja hyväksyjän vastuulle. Toimintatapa voi olla haastava mm. tarvittavan ohjeistuksen näkökulmasta. Ohjeen liitteenä 3 on julkaistu uusi lomake kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi toimittajayhteistyössä koskien verkkolaskun, tilausnumeron, sopimuskoodin ja tiliöintikoodin käyttöä. Kirjanpitoyksiköiden tulee täyttää lomakkeelle omat yhteystiedot, joiden mukaisesti toimittajat voivat kysyä lisätietoja. Valtiokonttori on aiemmin ohjeistanut kirjanpitoyksiköitä verkkolaskun hyödyntämisestä (ks. ohjeen liite 1). Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että ostolaskuista verkkolaskuina vuonna 2015 käsitellään 90 prosenttia ja vuoteen 2017 mennessä 95 prosenttia. Hansel Oy on huomioinut verkkolaskutusta koskevan vaateen kilpailutuksissaan ja kirjanpitoyksikön on huomioitava tämä omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyvästä laskutuksesta. Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisen yhteydessä on käynyt ilmi, että kirjanpitoyksiköissä on edelleen vastaanotettu paperilaskuja. Tämän vuoksi kirjanpitoyksiköitä muistutetaan siitä, että Valtiokonttorin aiemmin ohjeistama menettely suoraan kirjanpitoyksikköön tulevien paperilaskujen palauttamisesta toimittajille on edelleen voimassa (pois lukien luottamukselliset laskut ja niiden liitteet). Ostolaskujen skannauspalvelun hyödyntämismahdollisuuksia on kuvattu seuraavassa kappaleessa (5.1.2.1).
5.1.2.1 Ostolaskujen skannauspalvelu 20 (41) Kirjanpitoyksikkö voi ohjata toimittajiaan käyttämään verkkolaskutukseen valtion tarjoamaa toistaiseksi maksutonta Baswaren verkkolaskutuspalvelua (linkki palveluun). Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin kotisivustolta (www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus). Verkkolaskutuspalvelu on selainpohjainen ja palvelussa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivuston englanninkielinen versio (www.statetreasury.fi/e-invoicing). Toimittajat voivat käyttää toisena vaihtoehtona verkkolaskun tekemiseen ja lähettämiseen Itellan tarjoamaa selainpohjaista Verkosto-palvelua, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi (linkki palveluun). Verkosto-palvelun käyttö edellyttää, että toimittajan edustama yritys tai yhteisö on merkitty Suomessa Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhdessä ylläpitämään yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Verkkolaskun lähettäminen Verkosto-palvelun kautta valtion virastoille on toimittajalle maksutonta. Verkostopalvelun kautta toimittaja voi lähettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Verkosto-palveluun kirjautuminen ja palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot löytyvät edelle linkitetyltä Verkosto-palvelun sivustolta. Mikäli toimittaja haluaa lähettää laskun pdf-muodossa sähköpostin liitteenä, tulee toimittajaa informoida siitä, että valtio ei vastaanota sähköpostilla tulevia laskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku (JHS 155 5 ). Valtiokonttori julkaisee kuukausittain Maksuliike-ekstranetissa verkkolaskun vastaanottoon liittyvää tilastoa valtionhallinto, hallinnonala ja kirjanpitoyksikkö -tasoilla. Tiedot raportoidaan kuukausi- ja vuositasolla. Kirjanpitoyksiköiden tulee seurata tilaston avulla omaa kehitystään ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin verkkolaskujen osuuden kasvattamiseksi. Hyvä käytäntö on seurata Rondon arkistohaun avulla (aiemmin julkaistu ohje haun käyttämisestä), ketkä toimittajat ovat lähettäneet laskuja skannauspalveluun ja verrata tietoja Tieken verkkolaskutusosoitteistoon ja ottaa yhteyttä toimittajiin, joilla olisi valmius verkkolaskutukseen. Kirjanpitoyksikkö voi tehdä seurantaa esimerkiksi joidenkin kuukausien osalta muutamia kertoja vuodessa, ellei ole syytä tehdä seurantaa joka kuukausi. Toimittajien informoinnissa verkkolaskun lähettämiseen voi hyödyntää ohjeen liitettä 3 tai Valtiokonttorin aiemmin julkaisemia kirjepohjia (Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi VK 66/03/2012 Liite 2 ja Liite 3). Kirjanpitoyksiköt voivat ottaa vastaan paperimuotoisia ostolaskuja vain poikkeustapauksissa ja tällöin laskuttajalle annetaan laskutusosoitteeksi skannauspalvelun postilokero-osoite. Paperilaskujen skannausta ei saa tehdä kirjanpitoyksikössä tai Palkeissa. Skannauspalvelun käyttö automatisoi laskujen perustietojen käsittelyä. Myös palveluntuottajan (OpusCapita) kanssa tehty sopimus velvoittaa tähän toimintatapaan. 5 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa (JUHTA, versio 1.2 5.10.2012)
21 (41) Kirjanpitoyksikkö voi vastaanottaa laskuja skannauspalvelun kautta vain perustellusta syystä. Tällaisia syitä voivat olla: Toimittaja, jolla ei ole y-tunnusta ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin hän ei voi tehdä laskuja valtion laskutusportaalin kautta. Toimittaja on yksityishenkilö. 5.1.2.2 Muut menotositteet ja skannauspalvelu 5.1.3 Maksuehdot Sellainen ulkomainen toimittaja, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää valtion laskutusportaalia. Skannauspalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää alv-direktiivin vaatimukset sekä muut tarvittavat toimittajan tunnistamiseen Rondossa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (muun muassa teksti lasku, laskuttajan y-tunnus, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Skannauspalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla. Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Käsikirja on saatavilla Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetista. Muiden SEPA-maksuina maksettavien menotositteiden, kuin ostolaskujen (esim. lupamaksut), toimittamisessa skannauspalveluun kirjanpitoyksikkö voi toistaiseksi hyödyntää valmiita lomakepohjia (liitteet 4a ja 4b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka vaaditaan tositteiden automatisoituun käsittelyyn skannauspalvelussa. Skannauspalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokeroosoite muodossa: Virasto XXX PL XX XXXXX Laskut Skannauspalveluun lähetettävä kirjekuori saa sisältää vain yhden menotositteen liitteineen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteelle. Mahdollisten liitteiden olisi hyvä olla A4- kokoisia. Valtiokonttori tulee myöhemmin tarkentamaan ohjeistusta muiden menotositteiden kuin ostolaskujen käsittelystä. Käynnissä olevassa selvityksessä kartoitetaan eri menotositetyyppejä ja selvitetään niihin liittyvien toimintatapojen muuttamista huomioiden myös valmisteilla olevat säädösmuutokset. Kirjanpitoyksiköiden tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa ja sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyen laskutuksesta. Maksuehto perustuu valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa.