TARJOUSPYYNTÖ 1 (8) RESURSSIVARAUSJÄRJESTELMÄN HANKINTA Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta resurssivarausjärjestelmästä, sen ylläpidosta ja kehittämisestä. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteissä 5 ja 6 olevien sopimusehtojen mukaisesti. Hankinnan tavoitteena on saada kaupungin nykyiset ja tulevat tarpeet täyttävä resurssinvarausjärjestelmä. Resursseina järjestelmässä voi olla tiloja, kursseja, ihmisiä, laitteita tai muita vastaavia resursseja, joita voidaan varata ja maksaa Internetin kautta. Vaatimusten mukainen resurssivaraus järjestelmätoimitus kuntakäyttäjäliittymällä tulee sisältämään 500 käyttäjää pääkäyttäjineen. 500 käyttäjien määrä tulee sisällyttää tuotteen kertakustannus hankintahintaan. Hankinta käsittää resurssivarausjärjestelmän käyttöönottoprojektin, toimituksen ja sopimuskauden aikaisen käyttöpalvelun, järjestelmän ylläpidon ja asiakastuen. Tarkempi kuvaus hankittavasta resurssivarausjärjestelmä kokonaisuudesta ja sen sisällöstä on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Espoon kaupunki hakee yhtä järjestelmän toimittajaa, joka pystyy sitoutumaan ja jolla on vaadittavat resurssit kehittää ja ylläpitää resurssivarausjärjestelmää kokonaisvaltaisesti ja asetettujen vaatimusten mukaisesti laadukkaasti. Espoon kaupunki tulee seuraamaan järjestelmätoimituksen laatua ja asetettujen tavoitteiden täyttymistä. Tarjoajan tulee sekä suunnitella että toteuttaa resurssivarausjärjestelmä Espoon kaupungin ympäristöön ja arkkitehtuurilinjauksiin sopivaksi ja laatia ratkaisusta liitteen 10 (liite 10 KAkuva) mukaiset kokonaisarkkitehtuurikuvaukset. Kuvauksissa noudatetaan JHS179 menetelmää. Arkkitehtuurikuvaukset pitää hyväksyttää Espoon kaupungin arkkitehtuuriryhmässä Espoon arkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli
TARJOUSPYYNTÖ 2 (8) sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Varatoimittajaksi valitaan kilpailutuksessa toisen sijan saanut tarjoaja. Sopimuskausi Sopimuskausi on toistaiseksi voimassaoleva ja se alkaa sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 16.05.2012 klo 12:00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kolmena kappaleena (hintalomake erilliseen suljettuun kirjekuoreen tarjousasiakirjojen sisään) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Resurssivarausjärjestelmän hankinta.
Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset TARJOUSPYYNTÖ 3 (8) Tarjous on jätettävä myös sähköisenä kahdella CD- ROM - levyllä tai kahdella muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjoajia toivotaan vastaamaan tarjouspyyntöön liitteessä 12 esitetyn tarjousrakenteen mukaisesti. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.08.2012 saakka ja voittaneen tarjouksen osalta siihen asti kunnes sopimukset on allekirjoitettu. Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 ja 2.1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (8) Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle Tarjouspyyntö, Toimittajakortti Liite1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 4 (Liite 4, Hinnat). Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Toimituksen, ylläpidon ja lisäpalveluiden hintojen tulee sisältää liitteissä määritellyt käyttäjät (sisältäen pääkäyttäjät) ja järjestelmä on oltava laajennettavissa kaikkiin Asiakkaan määrittämiin yksiköihin, tahoihin sekä Asiakkaan määrittämiin käyttöympäristöihin. Toimituksen hinnan tulee sisältää kaikki ohjelman käytössä tarpeelliset komponentit sekä ohjelman uudet versiot ja niiden asentamisen asiakkaan hallinnassa oleville palvelimille Asiakkaan käyttöön. Toimituksen kustannukset tulee sisältää kaikki toteutusprojektista aiheutuvat kokonaiskustannukset hintaliitteen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (8) Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuvaiheeseen pääsevät ne tarjoukset, jotka täyttävät kelpoisuusehdot. ks. liite vertailuperusteet (Liite 3, Vertailuperusteet). Liitteen 3 vertailuperusteet mukaisten pisteytettävät toiminnalliset ominaisuudet pisteytetään seuraavasti: Laatu 60p Laadun vertailuperusteena käytetään liitteen 2.1 (välilehti: vertailuperusteet) vertailuperusteita (30p) ja projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuutta (15p) ja asiakastyytyväisyyttä (15p). Hinta 40p Vertailuhintana käytetään hintaliitteen 4 `vertailuhinta kohtaa. Tilaaminen Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Tuote- ja hintatiedot annetaan liitteenä 4 olevalla Excel - taulukolla. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (8) Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteiden 5 ja 6 (liitteineen) sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita, JIT 2007 yleisiä sopimusehtoja, JIT 2007 erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista ja JIT 2007 erityisehtoja palveluista ja konsultointipalveluista (www.vm.fi). Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (8) Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 13.4.2012 klo 9:00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 18.4.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa ESPOON KAUPUNKI Sampo Suihko Sivistystoimen johtaja
TARJOUSPYYNTÖ 8 (8) LIITTEET Liite 1 Espoon kaupungin resurssienvarausjärjestelmän nyky- ja tavoitetila kuvaus Liite 1.1 Espoon kaupunginmuseon prosessikuvaus, liite 1 Liite 1.2 Työväenopiston tilavarausjärjestelmän prosessikuvaus, liite 2 Liite 1.3 Espoon kaupungin kirjaston tilavaraus prosessikuvaus, liite 3 Liite 1.4 Ohjatun liikunnan ilmoittautumisen prosessikuvaus, liite 4 Liite 1.5. Liikuntapalvelut, suora tilavaraus tenniskenttä, liite 5 Liite 1.6 Liikuntapalvelut tilavarausprosessi, päätöksenteko, liite 6 Liite 1.7 Liikuntapalvelut tilavarausprosessi, päätöksenteon jälkeen, liite 7 Liite 1.8 Venepaikkojen hakeminen prosessikuvaus, liite 8 Liite 1.9 Venepaikan vaihto prosessikuvaus, liite 9 Liite 1.10 Koulun luokkatilan varausprosessi, liite 10 Liite 1.11 Community laskuliittymä, liite 11 Liite 1.12 Espoo asiointi, ratkaisukuvaus, liite 12 Liite 1.13 Tietovirtakuvaus resurssivarausjärjestelmät, liite 13 Liite 1.14 Toimijarekisteri järjestelmäarkkitehtuuri, liite 14 Liite 1.15 Kansalaisen asiointipalvelu, integraatiodokumentti, liite 15 Liite 1.16 Espoon karttapalvelut rajapinta, liite 16 Liite 2 Kelpoisuusehdot (* Liite 2.1 Toimituksen vaatimukset ja vertailuperusteet, liitteen 2 liite 1 (* Liite 2.2 Resurssivarausreferenssi taulukko, liitteen 2 liite 2 (* Liite 2.3 Asiakastyytyväisyyskysely resurssivaraus, liitteen 2 liite 3 Liite 3 Vertailuperusteet Liite 4 Hinnat (palautetaan täytettynä tarjouksen mukana omassa suljetussa kuoressa, USB tikun tai CD-rom oleva hintaliite tallennetaan omaan: `Hinnat nimiseen alakansioon) (* Liite 5 Toimitussopimus Liite 5.1 Toimitussopimus, liite 1 Liite 5.2 Toimitussopimus hallinnointimalli, liite 2 Liite 6 Palvelusopimus Liite 6.1 Palvelusopimus ylläpito ja kehitys, liite 1 Liite 6.2 Palvelusopimus hallinnointimalli, liite 2 Liite 7 Liite 8 Liite 9 Liite 10 Liite 11 Resurssivarausjärjestelmän roadmap Espoon kaupungin tietoturvapolitiikka Projektisuunnitelman sisällysluettelo (toivottu rakenne) KA-kuva (kokonaisarkkitehtuurin dokumentointi malli) Sähköisten asiointipalvelujen käyttöliittymäohjeisto Liite 12 Rakenne palautettaville tarjouksille (toivottu tarjouksen rakenne) Liite 13 Tarjouspyynnön toimittajakortti (* (* Liitteet 2, 2.1, 2.2, 4 ja 13 tulee palauttaa täytettynä tarjouksen mukana.