KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 6 ) 1. YLEISTÄ Kankaanpään kaupunki on monipuolinen varuskuntakaupunki Pohjois-Satakunnan ytimessä. Kankaanpään kaupungin tukipalveluyksikkö huolehtii toimistopalvelujen, palvelupisteen, siivous- ja ruokahuollon ja tietohallinnon palvelujen tuottamisesta kaikille kaupungin palvelukeskuksille ( sivistykeskus, hallintokeskus, talouskeskus, ympäristökeskus ja tekninen keskus). Erikoistumalla omaan tehtäväänsä tukipalveluyksikkö mahdollistaa muille kansalaisille palvelujen tuottajille keskittymisen omaan perustehtäväänsä. Palvelut tuotetaan kaupunkistrategian mukaisesti ottaen huomioon vaihtoehtoiset ja monipuoliset palveluiden tuottamistavat. Tukipalveluyksiköllä on kansainvälinen ISO 9001:2008 standardin mukaisesti sertifioitu laadunhallintajärjestelmä. Kankaanpään kaupunki on siirtynyt käyttämään hankintojen kilpailuttamisessa sähköistä Kilport Juha -kilpailutuspalvelua. Kilport Juha mahdollistaaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Kankaanpään kaupunki julkaisee tarjouspyyntönsä sekä Kilport Juhassa että omilla nettisivuillaan. Hankintalain mukaiset tarjouspyynnöt julkaistaan myös HILMA -ilmoituskanavalla. Kilpailutukseen osallistuva yritys saa avoimesti ladata tarjouspyyntöasikirjat itselleen Kilport Juha palvelun kautta. Tarjousten jättäminen Kilport Juha -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS Hankinta käsittää siivouspalvelua Kankaanpään kaupungin kyläkouluihin; - Laurin koulu, Viidanperäntie 11, 38910 Ala-Honkajoki - Kyynärjärven koulu, Lohikontie 144, 38770 Lohikko ja - Venesjärvenkoulu, Venesjärventie 878, 38760 Venesjärvi Siivouspalvelun sopimusaika on 10.01.2011-31.12.2012. Hankintaan littyy mahdollisesti yhden vuoden optioaika 01.01.2013-31.12.2013, jonka käytöstä sovitaan hyvissä ajoin ennen sopimuskauden päättymistä. Hankinnan yleinen kuvaus Koulupäiviä sopimusaikana on lukuvuosittain noin 190, joista mahdollisesti kaksi päivää voi olla lauantaipäiviä, toinen kevätlukukaudella ja toinen syyslukukaudella. Lauantain siivous sovitaan erikseen koulu kohtaisesti, kun selviää ovatko oppilaat koululla vai jossain muualla.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 6 ) Siivoojan toimenkuvaan kuuluu siivouksen lisäksi ruokahuoltoa; lounaan tarjoilu, välipalan tarjoilu sekä astioiden pesu ja keittiön puhtaanapito Kankaanpään kaupungin laatiman omavalvontasuunnitelman mukaisesti. Siivoojan toimenkuvaan kuuluu myös ulko-ovien ja edustojen puhtaanapito ja liukkauden torjunta. Koulujen pintamateriaalit ovat tavanomaista koulutasoa. Koulun siivouskomerot ovat palveluntuottajan käytössä tavaroiden säilytykseen. Siivottavat tilat ovat tavanomaisia koulutiloja. Siivous tehdään koulupäivinä ja siivousaika on klo 6-21. Kouluilla olevat pyykinpesukoneet ovat palveluntarjoajan käytössä, korjautuksista aiheutuvat kulut kuuluvat palveluntarjoajalle. Koulut esitellään yhteisessä esittelytilaisuudessa, joka pidetään torstaina 9.12.2010 kello 13 alkaen Venesjärven koululta. Tarjouksen jättämisen edellytyksenä on osallistuminen esittelytilaisuuteen. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä, osatarjoukset huomioidaan. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET Siivoustyön kuvaus ja laatuvaatimukset Tarjouspyynnön liitteenä on palvelukuvaus kohteiden tiloista, siivoustiheydestä sekä laadullisesta vaatimustasosta. Palvelukuvauksen mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun. Siivouksen laadullista ja toiminnallista tasoa seuraa kohteessa palvelupäällikkö tai siivoustyönohjaaja, joka toimii myös kohteen vastuullisena yhteyshenkilönä kaupungin osalta. Tarvikkeet Palveluntarjoaja hankkii kohteisiin koko sopimusajan hygieniapaperit, vaihtomatot eteiseen ja porrashuoneeseen sekä keittiölle koneastianpesuaineen ja huuhteluaineen, jotka tilataan palvelupäälliköltä/ siivoustyönohjaajalta. Palveluntuottaja huolehtii em. tuotteiden puhtaanapidosta ja täyttämisestä. Muut keittiöllä tarvittavat aineet kuuluvat palveluntuottajalle. Nestesaippua pitää olla dispensiossa. Muut vaatimukset Jätteet tulee lajitella sekä pahvi- ja keräysjätekeräyksen mukaisesti. Palveluntarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa siivousaika kohteittain/ päivä. Siivouspalvelujen laadullisesta ja toiminnallisesta kuvauksesta tarjoajan tulee laatia erillinen kuvaus (max.2 A4 sivua). Lisäksi kuvauksessa tulee ilmetä varahenkilöjärjestelmä
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 6 ) sekä kehitys-laadunseurantajärjestelmä, josta käy ilmi kuinka usein palveluntoimittaja seuraa kohteen laatua, mikä on työnjohdollinen aika/ päivä. Henkilöstön vaatimustaso Siivoushenkilöstöllä pitää olla toimitilahuoltajan tai laitoshuoltajan tutkinto suoritettu tai vähintään meneillään, sekä hygieniapassi suoritettuna. Lisäksi työkokemus on eduksi. Siivoojan edellytetään käyttämään siistiä työasua sekä keittiötoiminnassa myssyä. Siivoojalta odotetaan myös asiallista käyttäytymistä sekä suomen kielen taitoa. Jokaiseen kohteeseen on nimettävä henkilö ennen sopimuksen alkamista, joka pääsääntöisesti hoitaa siivoustyön/ ruokahuollon sekä hänelle varahenkilö. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki siivouspalveluun sisältyvät kustannukset, myös eritesiivoukset. Tarjous hinnoitellaan seuraavasti: - ylläpitosiivous /päivä, alv 0% - perussiivous /vuosi, alv 0%, sis. myös keittiön Tarjous tulee hinnoitella hintaliitteen mukaisesti. Hintaliite tulee palauttaa tarjouksen mukana täydellisesti täytettynä. Ylläpitosiivouksen hinta lasketaan vuosihinnaksi, siivouspäivien mukaan. Perussiivous tapahtuu kerran vuodessa, pääsääntöisesti kesällä. Sekä ylläpitosiivouksen että perussiivouksen yhteinen vuosihinta on tarjousvertailun hintaperuste. Tarjoushinnan tulee olla kiinteästi voimassa 31.12.2012 asti. Tarjoushintaa voidaan mahdollisen option osalta tarkistaa 01.01.2013 alkaen siten, että hinnantarkistusesitys tehdään viimeistään 31.10.2012. Mahdolliset hinnanmuutosperusteet tulee esittää ja määritellä tarjouksessa (esim. palkka-, materiaali, tms. kulujen nousu). Hintojen mahdolliset muutokset sovitaan erillisissä neuvotteluissa. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Hankinta toteutetaan kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten perusteella. Alla olevat tarjouksen hyväksymisen painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 30 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan samalla prosenttiosuudella. Muille kriteereille tarjousten arviointityöryhmässä annetaan pisteitä 4-10 ja keskimääräinen arvo kerrotaan kriteerin prosenttiarvolla. Eniten pisteitä saanut tarjous
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 6 ) tai tarjoukset tuoteryhmittäin valitaan palvelutuottajiksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Hankinnan arviointikriteerit, joiden arvioinnissa painotetaan erityisesti Siivouspalvelujen laadullinen ja toiminnallinen kuvaus 40 % puhtaustaso ja sen tasalaatuisuus toimintatapa tarjotussa ympäristössä kohteen esteettömän toiminnan huomioiminen Palvelun toimitavarmuus ja joustavuus 30% henkilöstön töissä pysyvyys ja poissaolot henkilöstön yhteistyökyky henkilöstön joustavuus erityistilanteissa toimintavarmuus aikaisemmissa kohteissa Tarjoushinta 30% tarjoushinta (ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen yhteishinta) 6. TOIMITUSEHDOT Siivouspalvelun toimintaa seuraa palvelupäällikkö/ siivoustyönohjaaja. Kaksi kertaa vuodessa pidetään yhteinen arviointipalaveri kohteen siivouspalvelun toimivuudesta; toinen alkusyksystä, jossa tarkistetaan perussiivous ja toinen keväällä. Perussiivous voidaan laskuttaa vasta sen jälkeen, kun palveluntilaaja on sen hyväksynyt. Hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus sen jälkeen, kun päätös hankinnasta on saanut lain voiman. Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Palvelusopimus voidaan purkaa 1 kuukauden irtisanomisajalla kahden kirjallisen varoituksen jälkeen, jos palvelun laatu ei vastaa kuvausta/sopimusta. Rekalmointiprosessista sovitaan hankintasopimuksessa, jonka laatii työntilaaja. 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport Juhassa osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus viimeistään 16.12.2010 klo 10. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport Juhan käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla Näytätoiminnon alla avoimesti ja anonymina. Kysymyksiin vastataan viimeistään 16.12.2010 klo 12. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 6 ) 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjoukset jätetään vain Kilport Juha -palveluun osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus 17.12.2010 klo 10:00 mennessä. Jättääkseen tarjouksen sähköisesti yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juhaan osoitteessa https://juha.kilport.fi/ ilmoitus. Rekisteröinti on ohjeistettu edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröityminen ja tarjousten jättäminen Kilport Juhaan on maksutonta. Tarjoajien on syytä huomioida, että tarjousta ei voi jättää ilman pakollisten tarjousliitteiden jättämistä. Tarjous tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat word ja pdf. Vaadittu tarjousliite (excel-liite) tulee jättää xls-päätteisenä asiakirjana, jotta tarjousvertailu mahdollistuu. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviksi. Kankaanpään kaupunki Sanna Heinineva Palvelupäällikkö 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentävät seuraavat asiakirjat: - siivoustyönkuvaus ja laatuvaatimukset - pohjakuvat, joista Laurin koulun kuvat ovat mukana, mutta Venesjärven ja Kyynärjärven koulun kuvat saa esittelytilaisuudessa. Laurin koulu pohjakuvat (Laurin koulu pohja.pdf) Siivoustyönkuvaus ja laatuvaatimukset (SIIVOUSTYÖN KUVAS JA LAATUVAATIMUKSET kyläkoulut.doc)
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 6 ( 6 ) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjouksen liitteenä on toimitettava täytetty tarjousliite, joka tulee palauttaa ehdottomasti excel-muodossa. Kyynärjärven koulun pohjakuva Kyynärjärven koulun pohjakuva Kyynärjärven koulun pohjakuva Hintaliite (Kopio Tarjousliite.xls sivukoulut.xls)