Pakilan alueurakka 2014-2019 Pakila - Paloheinä Maunula Metsälä Patola - Pirkkola - alueen ylläpito
Pakilan alueurakka 2/20 Sisällysluettelo 1 Tilaaja... 3 2 Hankinnan tavoitteet... 3 2.1 Palvelusopimuksen tarkoitus... 3 2.2 Hankinnan kohde... 3 2.3 Pakilan alueurakan toteuttamisen tavoitteet... 4 2.3.1 Sopimuskauden tavoitteet... 4 2.4 Hankintamenettelyn tavoitteet... 5 2.5 Hankinnan toteutus... 5 3 Allianssin järjestäytyminen ja tehtävät... 6 3.1 Allianssin vaiheet... 6 3.1.1 Kehitysvaihe... 7 3.1.2 Toteutusvaihe... 7 3.2 Allianssin osapuolet... 8 3.3 Allianssin tehtävät... 9 3.4 Pakilan alueurakan toimintatavat... 10 3.5 Allianssin hankinnat... 10 4 Hankintamenettely... 12 4.1 Hankinta-aikataulu... 12 4.2 Neuvotteluajat ja sisältö... 12 4.3 Tilaajan organisaatio hankintaa varten... 12 5 Tarjouksen sisältö ja arviointi... 13 5.1 Yleistä... 13 5.2 Tarjouksen sisältämät tiedot... 13 5.3 Tarjouksen arviointikohteet ja -perusteet... 14 6 Tarjousten vertailu... 17 6.1 Tarjouksen pisteytys... 17 6.2 Tarjousten kokonaispisteiden laskeminen... 18 7 Tarjouspyynnön muut ehdot... 18 7.1 Tarjouskieli... 18 7.2 Tarjousten jättäminen ja voimassaolo... 18 7.3 Asiakirjojen julkisuus... 19 7.4 Tarjouspalkkio... 19 7.5 Tarjouspyynnön tarkentamiset... 19 7.6 Tarjousten hylkääminen ja hankintamenettelyn keskeyttäminen... 19 7.7 Sopimuksen syntyminen... 19 7.8 Lisätiedot... 20 8 aineisto... 20
Pakilan alueurakka 3/20 1 Tilaaja Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Kasarmikatu 21 00130 Helsinki Yhteyshenkilö ylläpitoinsinööri Anna Keskinen p. 09 310 39650 anna.keskinen@hel.fi 2 Hankinnan tavoitteet 2.1 Palvelusopimuksen tarkoitus Katu- ja viheralueiden ylläpidon keskeisin tavoite on varmistaa sujuva ja turvallinen liikkuminen Helsingin kaduilla kaikkina vuodenaikoina sekä ylläpitää helsinkiläisten tarpeet tyydyttävää, monipuolista, toimivaa ja viihtyisää viheralueiden verkostoa. Alueen asukkaiden ja liiketoimintojen sekä läpikulkevan liikenteen tyytyväisyys toteutettuun palvelutason laatuun on yksi palvelusopimuksen keskeinen tavoite. Kuntasektorin tuottavuuden kehittämisvaatimukset asettavat alueiden ylläpidolle toisen merkittävän haasteen. Helsingin katu- ja puistotöihin varatut määrärahat eivät kasva kustannustason eivätkä suoritemäärien nousua vastaavasti. Siksi tuottavuutta on vuosi vuodelta kehitettävä toimintatapoja ja teknologiaa kehittämällä. Edellä mainittujen tavoitteiden toteuttamista varjostaa talviolosuhteiden suuresta vaihtelusta aiheutuvat riskit ja mahdollisuudet, joiden hallitsemiseksi pitää löytää mahdollisimman järkevä toimintatapa. Tilaaja haluaa allianssimalliin perustuvalla palvelusopimuksella yhdessä valittavan palvelutoimittajan kanssa kehittää uusia toimintamalleja ja tekniikoita edellä mainittujen tavoitteiden toteuttamiseksi, haasteiden ja riskien hallitsemiseksi sekä mahdollisuuksien hyödyntämiseksi. 2.2 Hankinnan kohde Pakilan alueurakan kehitys- ja toteutusvaiheen hankinnan (myöhemmin Hankinta) tavoitteena on osallistumisilmoituksen perusteella valituista neljästä tarjoajasta valita tilaajan käyttöön kokonaistaloudellisesti edullisin palvelutoimittaja (urakoitsija). Pakilan alueurakka toteutetaan allianssimalliin perustuvana 5-vuotisena palvelusopimuksena siten, että tilaaja ja tällä tarjouspyynnöllä hankittava palvelutoimittaja muodostavat yhteisen allianssiorganisaation (myöhemmin Allianssi). Osapuolet jakavat hankkeen riskit ja hyödyt yhdessä sopimillaan periaatteilla ja noudattavat tiedon avoimuuden periaatteita kiinteää yhteistoimintaa tavoitellen. Allianssi toteuttaa Pakilan alueurakan kehitys- ja toteutusvaiheen. Tarjouspyynnössä käytetään tarjoajasta nimeä Tarjoaja, silloin kun kyseessä on tarjousvaihe ja Palvelutoimittaja, silloin kun kyseessä on Allianssin toimintatapa.
Pakilan alueurakka 4/20 Hankinnan kohde sisältää Pakilan, Paloheinän, Maunulan, Metsälän, Patolan ja Pirkkolan yleisten alueiden (katu-, viher- ja luonnonmukaiset alueet) ylläpitoa toteutusohjelman mukaisesti. Kohteesta käytetään jäljempänä nimeä Pakilan alueurakka tai lyhyemmin vain Alueurakka. Sopimusaika on viisi (5) vuotta ja neljä (4) kuukautta sisältäen alueurakan kehitysja toteutusvaiheen. Kehitysvaihe käynnistyy 8.5.2014 ja päättyy 30.9.2014. Kehitysvaiheessa laaditaan toteutussuunnitelma tavoitteineen Pakilan alueurakan toteutusta varten. Urakka-aika (toteutusvaihe) alkaa 1.10.2014 ja päättyy 30.9.2019. Sopimuksen kustannusarvio on 7,5 milj. euroa (alv 0 %). 2.3 Pakilan alueurakan toteuttamisen tavoitteet Allianssin tavoitteet koostuvat koko sopimuskautta ohjaavista tilaajan asettamista tavoitteista ja allianssin vuosittain kullekin toimintavuodelle päättämistä tavoitteista. Tavoitteet konkretisoituvat tavoitekustannuksena ja avaintulosaluekohtaisina tavoitteina sekä toteutussuunnitelmana. Sopimuskauden tavoitteet kohdistuvat urakka-alueen asiakastyytyväisyyteen ja ylläpidon laatuun, tuottavuuden parantamiseen sekä kustannustehokkuuteen ja toiminnan kehittämiseen. Kunkin toimintavuoden tavoitekustannuksesta, avaintulosalueista ja niistä koskevista tavoitteista Allianssi päättää hyvissä ajoin ennen vuoden alkua. Ensimmäisen toimintavuoden tavoitteista sovitaan kehitysvaiheen aikana ja ne tulevat sopimuksen liitteeksi. Periaatteena on, että kunkin toimintavuoden tavoitteet toteuttavat ja vievät koko sopimuskauden tavoitteita asteittain eteenpäin. 2.3.1 Sopimuskauden tavoitteet Sopimuskautta koskevat tavoitteet ovat: a) Laatutaso: alueen asukkaiden tyytyväisyys ylläpidon laatuun kasvaa sopimuskauden aikana b) Tuottavuus: ylläpidon laatutaso ei laske, vaikka alueen katu- ja viheralueiden ylläpitoon varatut määrärahat eivät sopimuskaudella kasva kustannustason nousua vastaavasti c) Kehittäminen: ylläpidon menetelmiä, toimintatapoja ja tekniikoita kehitettään kustannustehokkuuden, laadun varmistamisen, kustannustietouden sekä ympäristösuorituksen parantamiseksi Kehittämisvaiheessa Allianssi tekee koko sopimuskautta koskevan toteutus- ja tuottavuuden kehittämissuunnitelman sekä kehittämisohjelman tavoitteiden toteuttamiseksi. Sopimuskauden toteutus- ja tuottavuuden kehittämissuunnitelma sekä kehittämisohjelma konkretisoituvat myöhemmin laadittavissa vuotuisissa tavoitteissa ja toteutussuunnitelmissa.
Pakilan alueurakka 5/20 2.4 Hankintamenettelyn tavoitteet Tilaajan tavoitteena on, että Allianssin muodostuminen ja sen osapuolten välisen luottamuksen kasvattaminen alkaa jo tämän tarjouskilpailun aikana. Tarjoajan tehtävänä on tarjouksellaan ja valintavaiheessa vakuuttaa tilaaja 1) yhteistoiminta- ja kehittämiskyvykkyydellään. tarjoajan avainhenkilöt ja heidän näytöt kehittämiskyvystä vastaavissa projekteissa. tarjoajan yhteistoiminta- ja johtamiskyky toimia Allianssin osapuolena. tarjoaja osoittaa kehittämis- ja innovaatiokykynsä menetelmien ja toimintatapojen kehittämisessä asiakkaiden palvelussa, kustannustehokkuudessa, tuottavuuden kehittämisessä, riskien hallinnassa ja laadunvarmistuksessa. 2) kyvykkyydellään tuottaa arvoa rahalle. toteutussuunnitelma, jolla tarjoaja varmistaa asukastyytyväisyystavoitteen (huomioiden asukkaat, julkinen liikenne ja julkisten palvelujen tavoitettavuus) toteutumisen ja laatuvaatimusten täyttymisen. tuottavuuden kehittämissuunnitelma, jolla tarjoaja esittää, miten se kehittää tuottavuutta sopimuskauden aikana (talvihoito, lumenpoisto, vihertyöt, rakenteellinen kunnossapito - lähtökohtana laatutavoitteet) ympäristösuunnitelma (kuvaus toimintatavoista ja kalustosta), jolla tarjoaja varmistaa, että ylläpidosta ympäristölle aiheutetut haitat ovat mahdollisimman vähäiset (pöly, energiankulutus, jätteet, kemikaalien käyttö, melu). 2.5 Hankinnan toteutus ön liittyvä hankintailmoitus, katu- ja puisto-osasto: : Pakilan alueurakka 2014-2019 on julkaistu 7.10.2013 HILMA-tietokannassa. Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Neuvotteluihin osallistuvat tilaajista ja tarjoajista ne henkilöt, jotka tulevat toimimaan allianssin organisaatiossa joko johtoryhmässä, projektiryhmän jäseninä tai allianssin asiantuntijoina. Hankinnan aikataulu on esitetty luvussa 4.1.
Pakilan alueurakka 6/20 3 Allianssin järjestäytyminen ja tehtävät 3.1 Allianssin vaiheet Allianssin vaiheet on kuvattu alla. Kuva 1. Allianssin vaiheet katu- ja puisto-osasto päätti keväällä 2013 toteuttaa Pakilan alueurakan allianssimalliin perustuvalla urakkana. Hankintavaihe eli allianssin muodostaminen, jolla haetaan palvelutoimittaja Pakilan alueurakan allianssiin, käynnistyi HILMA-ilmoituksella 7.10.2013. Alustava tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille 11.12.2013 ja lopullinen 7.2.2014. Tavoitteena on, että tekee päätöksen siirtyä kehitysvaiheeseen viimeistään 8.4.2014, minkä jälkeen sopimus voidaan allekirjoittaa valitun palvelutoimittajan kanssa 8.5.2014 mennessä. Aikataulu on alustava. Allianssi tarkistaa sopimuskautta koskevan suunnitelmansa jokaisen tuotantokauden lopussa. Aina ennen uuden toimintavuoden alkua Allianssin tehtävänä on sopia vuoden tavoitekustannuksesta, avaintulosalueista ja niitä koskevista tavoitteista, laatia niitä toteuttava suunnitelma sekä niihin kannustava kannustinjärjestelmä. Kun kaikki toteutusvaihetta koskevat tavoitteet ja toimintatavat yksimielisesti hyväksytty, tilaaja on tehnyt päätöksen edetä kootun Allianssin kanssa ja sopimus on
Pakilan alueurakka 7/20 liitteineen allekirjoitettu, siirrytään toteutusvaiheeseen. Toteutusvaihe käynnistyy 1.10.2014 ja päättyy 30.9.2019. 3.1.1 Kehitysvaihe 3.1.2 Toteutusvaihe Kehitysvaihe käynnistyy 8.5.2014 ja päättyy 30.9.2014. Kehitysvaiheessa Allianssi laatii koko sopimuskautta koskevan suunnitelman, miten sopimuskaudella säilytetään alueen ylläpidon taso sekä kehitetään ja tuottavuutta toimintatapoja niin, että tilaajan esittämät sopimuskautta koskevat tavoitteet konkretisoituvat ja toteutuvat. asettaa ensimmäisen tuotantokauden tavoitekustannuksen, avaintulosalueet ja niitä koskevat tavoitteet (suoritustasot ja mittarit). laatii tuotantokauden tavoitteiden toteutumisen varmistavan toteutussuunnitelman. laatii kaupallisen mallin periaatteiden mukaisen ensimmäisen tuotantokauden kannustinjärjestelmän. kartoittaa hankkeen riskit ja niiden hallintatoimenpiteet. innovoi ja kehittää uusia toimintatapoja. kehittää hankkeen ohjaus- ja laadunvarmistus- ja raportointimenettelyt. muodostaa lopullisen allianssiorganisaation. luo Allianssin johtamisjärjestelmän. ratkaisee hankkeen parhaaksi kysymykset. Allianssi tarkistaa sopimuskautta koskevan suunnitelmansa jokaisen vuoden lopussa. Aina ennen kunkin toimintavuoden alkua Allianssin tehtävänä on sopia alkavan vuoden tavoitekustannuksesta, avaintulosalueista ja niitä koskevista tavoitteista, laatia niitä toteuttava suunnitelma sekä niihin kannustava kannustinjärjestelmä. Toteutusvaihe kestää viisi (5) vuotta alkaen 1.10.2014 ja päättyen 30.9.2019. Toteutusvaihe jakautuu viiteen toimintavuoteen, joiden alkamis- ja päättymisajat ovat 1.10.2014-31.12.2015 1.1.2016-31.12.2016 1.1.2017-31.12.2017 1.1.2018-31.12.2018 ja 1.1.2019-30.9.2019. Ensimmäisen toimintavuosi jaetaan kahteen osaan 1.10.-31.12.2014 ja 1.1.- 31.12.2015, mutta molempien jaksojen suunnitelmat tehdään kehitysvaiheessa. Allianssi vastaa toteutusvaiheessa alueurakan toteutuksesta, seuraa vuodelle sovittujen tavoitteiden toteutumista ja laatii niistä luotettavat toteutusennusteet. Vuoden päätyttyä allianssi raportoi vuoden tavoitteiden toteutumisen sekä tuottavuuden ja toimintatapojen kehittymisen Tilaajalle. Tavoitteena on tuotantotapojen ja tekniikoiden jatkuva parantaminen.
Pakilan alueurakka 8/20 3.2 Allianssin osapuolet Tilaaja ja palvelutoimittaja muodostavat yhteisen allianssiorganisaation. Allianssin organisaatiorakenne ja hallinto on kuvan 2 mukainen. Organisaation tehtävät on kuvattu tarkemmin Allianssisopimusluonnoksessa. Tilaaja edellyttää, että tarjoajan tarjouksessaan ilmoittama organisaatio yhdessä tilaajan organisaation kanssa kattaa alueurakan kehitys- ja toteutusvaiheen kannalta tärkeimmät tehtävät. Kuva 2. Kaavio Allianssin organisaatiosta ja sen tehtävistä Tilaajan edustajat Allianssin johtoryhmässä ovat: Toimistopäällikkö Pekka Isoniemi Osastopäällikkö Osmo Torvinen Tilaajan ehdokkaat projektiryhmään ovat: Ylläpitoinsinööri Anna Keskinen Puistovastaava Sini Tiainen Rakennusviraston muut asiantuntijat ovat tarvittaessa Allianssin käytettävissä. Tilaaja nimeää tarvittaessa hankkeeseen neutraalin talousasiantuntijan, jonka tehtävänä on tarkistaa palvelutuottajan kustannusten hallintajärjestelmät sekä toimia tarvittaessa korvattavia kustannuksia koskevien erimielisyyksien ratkaisijana yms. tehtävissä. Talousasiantuntijatehtävät ovat allianssin korvattavia kustannuksia. Allianssi voi niin päättäessään käyttää myös konsultteja hankkeen parhaaksi periaatteella.
Pakilan alueurakka 9/20 3.3 Allianssin tehtävät Allianssisopimus tehdään tilaajan ja valitun tarjoajan kanssa. Tarjoaja voi olla ryhmittymä, jolloin se koostuu useammasta osakeyhtiöstä. Allianssin osapuolet toteuttavat Pakilan alueen yleisten alueiden (katu-, viher- ja luonnonmukaisten alueiden) ylläpidon vuosina 2014-2019 ja sopimuskautta koskevan toteutussuunnitelman kehitysvaiheen aikana. Tilaaja edellyttää, että tarjoajan tarjouksessaan ilmoittama organisaatio yhdessä tilaajan kanssa kattaa alueurakan toteutuksen kannalta tärkeimmät Allianssin tehtävät. Taulukossa 1 on esitetty tarjoajan vastuulla olevat tehtävät ja tilaajan esitys tehtävistä, jotka täytetään paras hankkeelle periaatteella joko tilaajan tai tarjoajan organisaatiosta. Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää ehdotus Allianssin organisaatioksi. Tarjoaja voi ehdottaa erilaista resursointia ja vastuunjakoa, mikäli se pitää ehdotustaan tilaajan ehdotusta tarkoituksenmukaisempana. Toteuttajat Hankkeen parhaaksi periaatteella valittaviin tehtäviin sovitaan kehitysvaiheessa Allianssin johtoryhmän toimesta. Taulukko 1. Allianssin tehtävien jakautuminen Pakilan alueurakassa Tehtävät Allianssin projektipäällikkö Urakan johtaminen ja ohjaus Päätoteuttajan vastuu Ylläpidon toteutussuunnittelu Tilaaja Palvelutoimittaja Paras hankkeelle Talvihoidon mitoittavat suunnitelmat Puhtaanapidon mitoittavat suunnitelmat Kasvillisuuden hoidon mitoittavat suunnitelmat Kunnossapidon toteutussuunnitelma Lupien hakeminen ja valmistelu Urakan kustannusohjaus ja seuranta Urakan aikatauluohjaus ja seuranta Urakan turvallisuusjohtaminen Turvallisuussuunnittelu Turvallisuuskoordinaattori Riskienhallinta Hankintojen suorittaminen Alueurakan toteuttaminen Talvihoito Puhtaanapito Kasvillisuuden hoito ja kunnossapito Rakenteiden hoito ja kunnossapito Varusteiden ja kalusteiden hoito ja kun-
Pakilan alueurakka 10/20 Tehtävät nossapito Laitteiden ja järjestelmien hoito ja kunnossapito Avoimien alueiden ylläpito Tilaaja Palvelutoimittaja Paras hankkeelle Laatu Johtaminen Laadun seuranta ja varmistus Loppudokumentointi Viestintä Sidosryhmäyhteydet Tilaaja pyytää tarjoajaa tarjouksessaan nimeämään henkilöt projektipäälliköksi, katu- ja vihertöiden työnjohtajiksi sekä muut tarpeelliseksi katsomansa projektiorganisaation avainhenkilöt tai asiantuntijat. Allianssin projektipäällikön tehtävät on kerrottu sopimusluonnoksessa. Katu- ja vihertöiden työnjohtajien vastuulla on taulukon 1 kohdan Alueurakan toteuttaminen alla luetellut tehtävät. 3.4 Pakilan alueurakan toimintatavat Pakilan alueurakassa käytetään alla lueteltuja järjestelmiä ja toimintatapoja. Tarkemmin alla luetellut järjestelmät ja toimintatavat on kuvattu Allianssisopimuksen liitteen 2 Toteutusohjelmassa luvussa 6 KÄYTETTÄVÄT JÄRJESTELMÄT JA TOIMINTA- TAVAT ja luvussa 8.3 Laadunvarmistus. Sähköinen työmaapäiväkirjasovellus ja toiminnanohjausjärjestelmä Menetelmä sääntarkkailuun ja kelinhallintaan talvikaudelle 1.10.-30.4 sekä järjestelmä tavoitettavissa oloon erikseen talvi- ja kesäkausille. Laadunvarmistusmenetelmä Asiakaspalvelujärjestelmä. Rakennusvirastoon saapuva asiakaspalaute keskitetään asiakaspalveluun, josta se kanavoidaan vastuuhenkilöille (Aspa- järjestelmä). Ympäristönsuojelu, kestävä kehitys ja ilmaston muutoksen ehkäisy Urakanhallintasovellus LASSOn kehittäminen ja käyttöönotto alueurakan aikana 3.5 Allianssin hankinnat Kaikki Allianssin osapuolet ovat yhteisesti vastuussa tarvittavien materiaalien ja palveluiden hankinnasta. Allianssin työt ja niiden suorittamiseen liittyvät hankinnat suoritetaan noudattaen paras hankkeelle periaatteella. Tämä koskee myös Allianssin omana työnä alustavasti suunniteltujen töiden suorittamista. Hankintojen vaihtoehtoja ovat mm: a) Palvelut tuotetaan Allianssin osapuolten omilla resursseilla (esim. projektinjohto, suunnittelu, hankinnat, työsuoritukset jne.).
Pakilan alueurakka 11/20 b) Palvelut tuotetaan hankkimalla ne Allianssin ulkopuolisilta konsulteilta, urakoitsijoilta tai muilta palveluntuottajilta. c) Materiaalien, kaluston ja tavaroiden hankinta Allianssin osapuolilta tai ulkoisista lähteistä. Kohtaan c) viitaten Tilaaja velvoittaa Allianssin käyttämään kilpailuttamiaan hankintasopimuksia. Näitä ovat mm. ajoneuvojen siirtopalvelut, kaluste- ja varustehankinnat. Hankintoja tehtäessä Allianssin tulee yhteisesti päättää sopivin ja kustannustehokkain hankintatapa. Jokainen tapaus pitää arvioida erikseen. Allianssi voi käyttää erilaisia hankintamenettelyjä. Hankinnat tehdään aina jonkun Allianssin osapuolen nimiin. Jos hankkivana osapuolena on Tilaaja, hankinnoissa noudatetaan hankintalakia soveltuvin osin. Allianssin johtoryhmä hyväksyy allianssin hankinnat. Allianssin tulee aliurakoitsijoita käyttäessään huolehtia tilaajavastuulain tarkoittamista toimenpiteistä. Allianssin tulee esittää rakennusvirastolle mahdollisten aliurakoitsijoiden selvitykset verojen ja työnantajamaksujen suorittamisesta. Allianssi ei saa käyttää sellaista palvelun tuottajaa tai näiden alihankkijaa, joka ei ole toimittanut vastaavia selvityksiä kuin mitä allianssisopimuksessa on sovittu.
Pakilan alueurakka 12/20 4 Hankintamenettely Hankintamenettelynä hankkeessa käytetään neuvottelumenettelyä, jossa Hilmailmoituksessa 7.10.2013 : Pakilan alueurakkaan 2014-2019 pyydetyistä osallistumisilmoituksien perusteella valituista neljästä tarjoajasta valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. 4.1 Hankinta-aikataulu Hankintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: info- ja kuulemistilaisuus osallistumisilmoituksen potentiaalisille ehdokkaille 19.9.2013 hankintailmoitus 7.10.2013 vastaanotetaan osallistumisilmoitukset 15.11.2013 valitaan neljä tarjoajaa neuvotteluvaiheeseen 02.12.2013 alustava tarjouspyyntö liitteineen tarjoajille 12.12.2013 1.neuvottelukierros 10.-14.1.2014 lopullinen tarjouspyyntö tarjoajille 7.2.2014 2.neuvottelukierros 17.-20.2.2014 tarjousten jättäminen 14.3.2014 kello 13.00 n päätös allianssikumppanin valinnasta 8.4.2014 allianssisopimuksen allekirjoitus 8.5.2014 Aikataulu on alustava. 4.2 Neuvotteluajat ja sisältö Ensimmäisellä neuvottelukierroksella käsiteltävinä asioina ovat tilaajan ja tarjoajan esittäytyminen, tarjoajan ehdotus allianssiorganisaatioksi, sopimusluonnos ja kaupallisen mallin periaatteet. Lisäksi käsitellään talvihoidon riskien jakautumisen periaatteet. Ensimmäisellä neuvottelukierroksella neuvottelut kestävät kolme tuntia. Toisella neuvottelukierroksella keskitytään arviointikohtaan kyky tuottaa arvoa rahalle. Neuvottelut ovat työpajoja ja kestävät 4-5 tuntia. Niiden sisällöstä viestitään tarjoajille neuvottelukutsun mukana. Neuvotteluajankohdat on ilmoitettu tarjoajille kutsuilla. 4.3 Tilaajan organisaatio hankintaa varten Tarjousten arvioinnista ja pisteytyksestä vastaa tilaajan muodostama arviointiryhmä, jonka kokoonpano on seuraava: Pekka Isoniemi pj. Anna Keskinen Sini Tiainen Ritva Keko Tilaajan asiantuntijaryhmään kuuluvat henkilöt edustavat tarjoajan valintamenettelyn aikana tilaajaa ja toimivat tarvittaessa tiettyjen erikoisalueen asiantuntijoina avustaen arviointiryhmää tarjoajan valinnassa. Tilaajan asiantuntijaryhmän jäsen
Pakilan alueurakka 13/20 osallistuu tarjoajien keskusteluihin ja työpajoihin antaa palautetta arviointiryhmälle tarjouksista ja tarjoajista ei osallistu pisteytykseen. Tilaajan asiantuntijaryhmään kuuluvat: Katriina Arrakoski-Mäkinen Markku Sorsa Heidi Huvila Sopimusneuvotteluita koskien Allianssisopimusta ja kaupallisia neuvotteluita koskien Allianssin kaupallista mallia johtaa Tilaajan puolelta Pekka Isoniemi. Tarjoajan valintamenettelyn puolueettomana fasilitaattorina toimii Antti Piirainen ja hänen varamiehenään Jani Saarinen, molemmat Vison Alliance Partners Oy:stä. 5 Tarjouksen sisältö ja arviointi 5.1 Yleistä Tarjouksen tulee perustua tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tiedot ja kaikki aineistot, jotka on edellytetty toimitettavaksi tarjouksen yhteydessä. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei toimita vaadittuja tietoja ja aineistoja. Tarjous tulee laatia tarjouspyynnön liitteen 1.1. Tarjouslomake mukaisesti. Tarjous muodostuu kolmesta osasta: A) Kyky yhteistoimintaan ja kehittämiseen, B) Kyky tuottaa arvoa rahalle ja C) Palkkion suuruus. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan tarjouspyyntöasiakirjat ja ilmoittamaan tilaajalle havaitsemistaan virheistä, ristiriitaisuuksista ja puutteista. 5.2 Tarjouksen sisältämät tiedot Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: Tarjoajan tiedot Kyky toimia allianssissa kohdat A.1 ja A.2. Kyky tuottaa arvoa rahalle kohdat B.1, B.2 ja B.3. Palkkion suuruus Tarjoajan tiedot, kuvaus ja näytöt arviointikohteista A.1 ja A.2, suunnitelmat kohteista B.1, B.2 ja B.3 sekä palkkion suuruus arviointikohteesta C tulee toimittaa tarjouspyynnön liitteenä 1.1 olevalla tarjouslomakkeessa kerrotulla tavalla.
Pakilan alueurakka 14/20 5.3 Tarjouksen arviointikohteet ja -perusteet Tarjouksen tulee sisältää seuraavat arviointikohteiden mukaiset sisältövaatimukset. Arviointikohteet arvioidaan kussakin kohdassa esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti. A. Kyky toimia allianssissa A.1 Organisaatio ja sen toimintamalli Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjouksessa esitetään tarjoajan ehdotus hankkeen kehitys- ja toteutusvaiheen Allianssin organisaatioksi sekä organisaation avainhenkilöistä: nimeää ehdokkaat Allianssin johtoryhmään nimeää ehdokkaat Allianssin projektiryhmään nimeää muut avainhenkilöt Esityksen tulee sisältää organisaatiokaaviot, sanalliset perustelut organisaatiolle sekä kuvaus sen toimintamallista, jolla varmistetaan parhaat edellytykset tehokkaalle ja uutta luovalle työskentelylle. Tarjouksen arviointiperusteet Arvioidaan tarjoajan asiantuntemusta toteuttaa Pakilan alueurakan kannalta tärkeimmät tehtävät ja niiden vaatimat osaamiset ja resurssit. Arvioidaan, miten tarjoaja on tunnistanut Allianssin, sen eri vaiheiden ja Pakilan alueurakan vaatimukset organisaatiolta ja niihin sisältyvät tehtävät, roolit ja toimintatavan. A.2 Yhteistoiminta- ja kehittämiskyky Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjouksessa esitetään näytöt (1-4 kpl) allianssiorganisaation ehdokkaiden kehittämiskyvystä. Näytöt voivat olla innovaatioita taloudellisimmista tai asiakasta paremmin palvelevista työ- ja toteutustavoista, järjestelmistä ja teknisistä ratkaisuista. Tarjoajan on todennettava luotettavalla tavalla kehitystyön tuloksena saavutetut hyödyt. Tarjouksessa tulee ilmoittaa kehitystyöstä hyötyneen yhteystiedot. Tarjouksen arviointiperusteet Arvioidaan tarjoajan ehdokkaiden kehittämiskykyä tarjouksessa esitettyjen näyttöjen perusteella: Kehittämistyö, mitä sillä on saatu aikaan ja mikä on ollut ehdokkaan rooli kehittämistyössä. Kehittämisen innovatiivisuutta, monipuolisuutta ja erityisesti toimeenpanokykyä arvostetaan. Näyttöjen lisäksi arvioidaan ehdokkaiden yhteistoiminta- ja kehittämiskykyä neuvottelujen aikana, toisessa neuvottelussa. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota ehdokkaiden yhteistoimintakykyyn ja innovatiivisuutta edistäviin toimintamalleihin. Lisäksi arvioidaan, miten hyvin tarjoaja on ymmärtänyt allianssin toimintatavat.
Pakilan alueurakka 15/20 B. Kyky tuottaa arvoa rahalle B.1 Toteutussuunnitelma Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjoajan tulee esittää Pakilan alueurakan ensimmäisen toimintavuoden (1.10.2014-31.12.2015) toteutussuunnitelma ja esittää mitoittavat suunnitelmat vähintään talvihoidon, puhtaanapidon sekä kasvillisuuden hoidon toteuttamiseen. Tarjouksen arviointiperusteet Toteutussuunnitelman arvioinnissa huomioidaan erityisesti resursoinnin ja mitoituksen (kalusto ja henkilöresurssit) riittävyys sekä soveltuvuus urakka-alueella tehtäviin töihin huomioiden eri vuodenajat (talvihoito, puhtaanapito, viherhoito) alueen erityispiirteiden tunteminen ja huomioiminen (mm. käsin tehtävät työt, eri vuodenajat) varallaolojärjestelmä ja varautuminen poikkeuksellisiin tilanteisiin (esim. runsas vesi/lumisade) suunnitelma lumen kuljetuksen vähentämiseen ja kuljetusmatkojen lyhentämiseen B.2 Tuottavuuden kehittämissuunnitelma Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjoajan tulee esittää oma käsityksensä tuottavuuden parantamisen tarpeesta sopimuskauden aikana Pakilan alueurakassa ja esittää sitä vastaava tuottavuuden kehittämissuunnitelma. Suunnitelmassa esitetään, miten tarjoaja aikoo kehittää tuottavuutta niin, että laatutaso ei laske, vaikka alueurakkaa varten varatut määrärahat eivät nouse kustannustasoa vastaavasti koko 5-vuotisen sopimuskauden ajan. Lisäksi tulee kuvata ne toimintaperiaatteet ja tavat, joilla varmistetaan suunnitelman toteutuminen Pakilan alueurakan kehitys- ja toteutusvaiheessa. Tarjouksen arviointiperusteet Tuottavuuden kehittämissuunnitelmaa, sen lähtökohtia ja toimeenpanoa arvioidaan sen asiantuntevuuden, tuloksellisuuden ja realistisuuden näkökulmasta.
Pakilan alueurakka 16/20 B.3 Ympäristösuunnitelma Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjoajan tulee esittää alueen ominaispiirteet huomioiva ympäristösuunnitelma alueurakalle. Ympäristösuunnitelmassa on esitetty toimintatavat, joilla urakoitsija (palvelutuottaja) ottaa ympäristönäkökulman toiminnassaan huomioon niin, että urakan ympäristövaikutukset on pyritty minimoimaan työn laadusta tinkimättä. Tarjouksen arviointiperusteet Ympäristösuunnitelman arvioinnissa huomioidaan erityisesti palvelutoimittajan kykyä ja valmiutta ympäristöasioiden kehittämiseen. Kyvykkyyttä ja valmiutta arvioidaan seuraavien kohtien perusteella: o o o o Pölyn ja melun torjunta urakan toteutuksessa Jätehuoltokäytäntöjen kuvaus, miten päivitetty jätelaki on huomioitu urakan toiminnoissa ja lisäksi: o Esimerkit, miten jätelain osoittama etusijajärjestys huomioidaan urakan toimintakäytännöissä (-> jätteen syntymisen välttäminen, uudelleenkäyttö, kierrätys, hyödyntäminen aineena tai energiana, kaatopaikka). o Kuvaus urakassa käytetyn hiekoitushiekan nostosta ja jatkotoimenpiteistä ja sijoituskohteista. Kuvaus Integroidun torjunnan eli IPM (Integrated Pest Management) käyttämisestä kasvisuojelussa Energiatehokkuuden huomiointi urakan toteuttamisessa. C Palkkio Tarjouksen sisältövaatimukset Tarjoaja tarjoaa 5-vuotisen palvelusopimuksen kiinteän palkkion kustannusarvioltaan 7,5 miljoonan euron palvelusopimuksesta (= korvattavat kustannukset + palkkio), joka sisältää vain toteutusvaiheen 1.10.2014-30.9.2019, ei kehitysvaihetta. Palkkio on korvattavien kustannusten päälle maksettava korvaus, joka sisältää Palvelutoimittajan sopimuksen toteuttamista vastaavan osuuden yrityksen yleiskustannuksista sekä liiketoiminnan katteen. Palkkioon sisältyvät: sopimuksen mukaisten tehtävien toteuttamiseen liittyvät suorat ja epäsuorat kustannukset, jos ne eivät sisälly korvattaviin kustannuksiin. yrityksen yleiskustannukset, jos ne eivät sisälly korvattaviin kustannuksiin. sopimuksen mukaisten tehtävien kate. Palkkio ilmoitetaan palkkioprosenttina. Tarjottu palkkio muutetaan prosentista kiinteäksi summaksi urakkahinta-arvion perusteella. Tilaaja toimittaa tarjoajille tarkennetun urakkahinta-arvion, josta palkkio lasketaan, helmikuun aikana. Kehitysvaiheesta maksetaan 25 %:n palkkio kehitysvaiheen korvattavista kustannuksista.
Pakilan alueurakka 17/20 Tarjouksen arviointiperusteet Palkkion edullisuus. Tilaaja korostaa, että se odottaa tarjouksena yrityksen ns. normaalia palkkiota. Tilaaja tunnistaa hyvään yhteistoimintaan vaikuttavat riskit, jotka sisältyvät tarjottuun joko liian pieneen tai liian suureen palkkioon. Liian pieni tarjottu palkkio johtaa Palvelutoimittajalla paineeseen nostaa tavoitekustannusta ja liian suuri palkkio vastaavasti Tilaajalla paineeseen pienentää tavoitekustannusta. 6 Tarjousten vertailu Edullisin tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisuuden edullisuuden perusteella. Tarjouksen vertailussa käytetään alla esitettyjä arviointikohtia ja niiden painokertoimia. Arviointikohteet Painoarvo A. Kyky toimia allianssissa 30 % A.1 Organisaatio ja sen toimintamalli 10 % A.2 Yhteistoiminta- ja kehittämiskyky 20 % Näytöt kehittämiskyvystä (10 %) Tarjoajan yhteistoimintakyky 2. neuvottelussa (10 %) B. Kyky tuottaa arvoa rahalle 50 % B.1 Toteutussuunnitelma 20 % B.2 Tuottavuuden kehittämissuunnitelma 20 % B.3 Ympäristösuunnitelma 10 % C. Palkkion suuruus 20 % Tarjoukset esitetään kirjallisena lukuun ottamatta kohtaa Tarjoajan yhteistoimintakyky 2.neuvottelussa, joka arvioidaan toisessa neuvottelussa. 6.1 Tarjouksen pisteytys Jokainen arviointiryhmän jäsen lukee ja arvioi tarjoukset (työpajatyöskentelyssä arvioi tarjoajien työskentelyn) ja sen jälkeen pisteyttää tarjoukset (tarjoajat) itsenäisesti vertailuperusteet A1, A2, B1, B2 ja B3 kohdan 5.3 tarjousten arviointiperusteiden -kohtien perusteella. Arviointiryhmä pisteyttää vertailuperusteen asteikolla nollasta sataan (0-100) viiden (5) pisteen tarkkuudella. Saman pistemäärän voi saada useampi tarjouksen antaja. Tarjoajien saamat pisteet vertailuperusteittain (A1, A2, B1, B2 ja B3) skaalataan siten, että kustakin vertailuperusteesta parhaat pisteet saanut tarjous saa 100 vertailupistettä ja muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan kaavalla 100 * oman tarjo-
Pakilan alueurakka 18/20 uksen saamat pisteet/parhaan tarjouksen pisteet pyöristettynä yhden pisteen tarkkuuteen. Hintaelementtistä halvimman palkkion tarjonnut tarjoaja saa 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla 100 * halvin tarjottu palkkio/oma tarjouksen palkkio. 6.2 Tarjousten kokonaispisteiden laskeminen Kun kaikkien tarjoajien vertailuperustekohtaiset pisteet ovat selvillä, lasketaan tarjoajan saamat kokonaispisteet kertomalla vertailuperusteesta saadut pisteet sen painoarvolla ja laskemalla näin saadut pisteet yhteen. Saadut pisteet pyöristetään yhden pisteen tarkkuuteen. Paras tarjous on tarjoajalla, joka on saanut eniten kokonaispisteitä. Kokonaispisteiden ollessa tasan otetaan käyttöön pisteiden desimaaliarvot järjestyksen määrittämiseksi. Jos tarjouksen antaja saa jostakin yksittäisestä vertailuperusteesta arviointiryhmältä nolla (0) pistettä, on tilaajalla oikeus hylätä koko tarjous. 7 Tarjouspyynnön muut ehdot 7.1 Tarjouskieli Tarjousasiakirjat tulee laatia suomen kielellä. Tilaajan ja tarjoajan välinen virallinen viestintä tapahtuu suomeksi, ja työpajat sekä neuvottelut käydään suomen kielellä. 7.2 Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjous on jätettävä viimeistään maaliskuun 14. päivä 2014 klo 13. mennessä rakennusviraston 1. krs vahtimestaripisteeseen, jonka katuosoite on: Kasarmikatu 21, 00130 Helsinki. Tarjouksen jättäjän vastuulla tarjouksen voi lähettää myös postitse. Tarjouksentekijän tulee tällöin ottaa huomioon, että postin jakelu postilokerosta rakennusviraston voi kestää enemmän kuin yhden vuorokauden. Postiosoite on: Helsingin kaupunki, Rakennusvirasto Kilpailutukset PL 1502 00099 Helsingin kaupunki Tarjous tulee toimittaa erillisissä kuorissa siten, että arvosteltava arviointiperuste C. Palkkio on erillisessä kuoressaan. Kuoreen tulee laittaa merkintä Pakilan alueurakka 2014-2019.
Pakilan alueurakka 19/20 Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa, kunnes allianssisopimus on allekirjoitettu, kuitenkin enintään 90 vuorokautta tarjouspyyntökirjeessä määrätystä tarjouksen jättöpäivästä ja se mukaan lukien. 7.3 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti hankinta-asiakirjat tulevat asianosaisia, eli tarjoajia kohtaan julkisiksi sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettäviä tietoja. Muita tahoja kohtaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi sen jälkeen, kun palvelusopimus on tehty siltä osin, kun ne eivät sisällä salassa pidettäviä tietoja. Lain mukaan tieto on kuitenkin annettava asianosaiselle, jos tietoa on käytetty vertailussa. Tarjoajan on merkittävä selkeästi tarjoukseensa mahdolliset salassa pidettävät asiakirjat. Tarjous kokonaisuudessaan ei voi olla liike- ja ammattisalaisuus. 7.4 Tarjouspalkkio Tarjouspalkkiota ei anneta. 7.5 Tarjouspyynnön tarkentamiset Tilaaja saattaa tarkentaa tarkennettua tarjouspyyntöä ja sen liitteitä lisäkirjeillä. Tarjoajia pyydetään vahvistamaan tarjouksessaan, että on vastaanottanut ja huomioinut mahdolliset lisäkirjeet. 7.6 Tarjousten hylkääminen ja hankintamenettelyn keskeyttäminen Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, kun peruutusta koskeva kirje tai sähköposti, on saapunut tilaajalle ennen kuin tilaaja on aloittanut tarjousten avaamisen. Sähköpostilla tehty peruutus tulee vahvistaa samansisältöisellä kirjeellä. Tilaajalla on oikeus tarkistaa julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 53 :ssä säädettyjä poissulkemisperusteita koskevat tiedot tarjoajilta koko hankintamenettelyn ajan. Mikäli tarjoajaa tai jotakin tarjoajaryhmittymän yksittäistä yritystä koskee hankintalain 53 :ssä säädetty poissulkemisperuste, tilaaja on velvollinen sulkemaan tarjoajan / tarjoajaryhmittymän pois tarjouskilpailusta. Tilaaja voi perustellusta syystä hylätä kaikki tarjoukset. Tilaaja ilmoittaa hylkäämisestä ensi tilassa tarjouksen tekijöille. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailusta. 7.7 Sopimuksen syntyminen Tilaaja tarkistaa tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta / jokaiselta tarjousryhmittymän yritykseltä tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006, tilaajavastuulaki ) 5 :ssä ja 5a :ssä tarkoitetut tiedot ennen hankintasopimuksen tekemistä. Tietojen tarkistamisen yhteydessä vieraskieliset todistukset ja selvitykset tulee toimittaa sekä alkuperäiskielisinä että suomenkielelle käännettyinä. Käännösten tulee olla virallisen kielenkääntäjän laatimia ja ulkomaisten viranomaisen antamien todistusten asianmukaisesti legalisoituja.
Pakilan alueurakka 20/20 Tarjous sitoo antajaansa. Tilaajan puolelta sopimussuhde ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisen Kehitysvaiheen allianssisopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan sen jälkeen, kun hankintalain (348/2007) 77 :ssä säädetty 21 päivän odotusaika on kulunut edellyttäen, että hankintapäätöksestä ei ole valitettu markkinaoikeuteen. 7.8 Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 28.2. mennessä sähköpostiosoitteeseen anna.keskinen@hel.fi. Sähköpostiin tulee laittaa otsikoksi Pakilan alueurakka, tarkentavat kysymykset. Esitetyistä kysymyksistä ja vastauksista laaditaan yhteenveto, joka ilmoitetaan tarjoajille sähköpostilla 7.3. mennessä. 8 aineisto ön sisältyy seuraavat asiakirjat. Dokumentti Sisältö 1) Alustava tarjouspyyntö 11.12.2013 Lopullinen tarjouspyyntö 7.2.2014 Liite 1.1 Tarjouslomake 2) Allianssisopimus Sopimusluonnos 11.12.2013 Ehdotus sopimukseksi 7.2.2014 Liite 1: Kaupallinen malli Periaatteet 9.12.2013 Malli osa sopimusehdotusta 7.2.2014 Liite 1.1 Ensimmäisen toimintavuoden suunnitelma (valmistuu kehitysvaiheen tuloksena) Liite 1.2 Korvattavat Luonnos 11.12.2013 kustannukset Osa sopimusehdotusta 7.2.2013 Liite 2: Toteutusohjelma Liite 2.1 Turvallisuusasiakirja Liite 2.2 Tekniset asiakirjat A. Ylläpidon tuotekortit B. Työkohdeluettelot, tuotanto-osat ja määrät C. Työkohdekartat D. Muut ohjeet ja toimintatavat