Kahdeksan kaupunkia vertaili taloushallinnon palvelujaan 00 3..00 Helsingin kaupunki Talous- ja suunnittelukeskus TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Kahdeksan kaupunkia vertaili taloushallinnon palvelujaan...1 Työnjako selkeäksi ja vastuut selville...3 Tarkastuslautakunta arvioi Talpaa...3 M-järjestelmä pienostoksiin ja luottokorttimaksamisiin...3 Kuluttajien verkkolaskutuksesta... Toimittajarekisteri on tärkeä työväline... Myynnistä suoritukseen -prosessiryhmän kuulumisia...5 Päämäärämme on täyttää kaupungin kassaa... Tutustujia Talpassa...7 TASA-järjestelmä kiinnostaa...7 Sähköinen palkkalaskelma verkkopankista...7 Kirjanpidon ohjeet selkeiksi... Laskutuksen web-lomakkeesta... Tulossa asiakastilaisuuksia... Henkilöuutisia... Tutkimuksen pääpaino oli palvelukeskuksessa ja sen toiminnassa, mutta myös asiakasnäkökulma otettiin huomioon. Tietoa kerättiin sekä johtamisen että taloushallinnon prosessien näkökulmista. Yleisiä tuloksia vertailusta Helsinki, Espoo, Jyväskylä, Lahti, Oulu, Tampere, Turku ja Vantaa osallistuvat taloushallinnon palvelukeskusten benchmarkingtutkimukseen. Tutkimus tehtiin maalis huhtikuun aikana. Loppuraportti esiteltiin 1.5.00. Palvelukeskuksia on perustettu kaupungeissa viimeisen neljän vuoden aikana, muutokset ovat siis melko tuoreita. Palvelukeskusten suurimmat organisatoriset haasteet löytyvät henkilöstöstä. Uudet tietojärjestelmät sekä muuttuvat prosessit vaativat uutta osaamista. Organisaatioiden tehokkuuden hakeminen on vielä kesken, koska osassa organisaatioista muutokseen sopeuttaminen on jäänyt palvelukeskuksen vastuulle. Asiakaslähtöisyyden ja palvelumentaliteetin rakentaminen palvelukeskukseen ei tapahdu hetkessä, ja muutos uusiin toimintatapoihin on edelleen kesken. Pienten prosessien vertailussa on suurta vaihtelua suorituskyvyssä. Suurissa prosesseissa vaihtelu on huomattavasti pienempää. Prosessikustannuksissa suurimmat erot vertailutietokantaan löytyvät henkilöstökustannuksista. Tutkimuksessa mukana olleiden kaupunkien keskimääräiset henkilöstökustannukset ovat yli 000 euroa henkilötyövuodelta pienemmät kuin vertailutietokannan keskimääräiset henkilöstökustannukset.
Palvelukeskus Palvelukeskus + asiakkaat Taloudellisuus palvelukeskus Tuottavuus palvelukeskus Taloudellisuus, ml. asiakkaat Tuottavuus, ml. asiakkaat 10 Palvelukeskus 10 Palvelukeskus + asiakkaat Turku 5 5 Taloudellisuus La Tur Va Es Tam Hel Ou Taloudellisuus Es Jy Tam La Tur Ou Hel Helsinki Jyväskylä Vantaa Oulu Tampere 5 3 1 7 1 5 3 7 1 1 3 0 Jy 0 Tuottavuus 10 0 Va 0 Tuottavuus 10 Lahti Espoo 7 3 7, * Kaupunkien SSC Benchmarking loppuraportti Helsinki-tiivistelmän diaesityksestä. Tutkimuksessa nousi esiin seuraavat teemat: 1 Työn siirtäminen asiakasorganisaatiosta palvelukeskukseen l Kesken jokaisessa palvelukeskuksessa l Epäselvät työnjaot ja prosessirajapinnat aiheuttavat ylimääräistä työtä Asiakasnäkökulman ja vuorovaikutuksen kehittäminen l Vuorovaikutuksen puuttuminen lisää työtä sekä palvelukeskuksessa että asiakasorganisaatioissa l Vuorovaikutuksen lisäämisellä voidaan vaikuttaa muutoksen etenemiseen 3 Prosessien standardointi ja automatisointi l Palvelukeskuksissa liikaa prosessivariaatioita, poikkeuksia sekä epäselvää työnjakoa palvelukeskuksen ja asiakkaiden välillä l Edelleen havaittavissa vaikutuksia siirtymävaiheesta ja siihen liittyvästä muutoksesta Kustannus-/hyötynäkökulman voimakkaampi esille nostaminen l Palvelukeskuksilta tullaan tulevaisuudessa vaatimaan yhä enemmän kustannusten läpinäkyvyyttä, tuottavuuden lisäämistä sekä kustannustehokkuutta. l Toimintatapoja tulee mitata, seurata ja kehittää. Kaupunkikohtainen painotettu suorituskyvyn vertailu singissä on suurempi osa tehtävistä siirtynyt palvelukeskukseen kuin muissa mukana olevissa kaupungeissa. Prosesseittain tarkasteltuna Helsinki sijoittui parhaiten palkanlaskennassa sekä laskutuksessa ja myyntireskontran hoidossa. Mitä enemmän käsityötä, sitä suuremmat kustannukset Suomalaisten taloushallinnon palvelukeskusten tavoitteena on ollut kustannusvähennysten saavuttaminen taloushallinnon perusprosesseissa seuraavien toimenpiteiden avulla: l tehtävien keskittäminen ja henkilöstön osaamiseen panostaminen l prosessien ja toimintatapojen yhtenäistäminen l tietojärjestelmien ja teknologian yhtenäistäminen sekä automaatioasteen kasvattaminen l tiedon saatavuuden parantaminen ja tiedon läpinäkyvyys Aiempien benchmarking-tutkimusten tuloksista nähdään, että yleisimmät syyt al- Suorituskyky mittari osoittaa, että vertailtaessa palvelukeskuksien omaa toimintaa Helsinki sijoittuu keskivaiheelle sekä tuottavuudessa että taloudellisuudessa. Kun taas otetaan huomioon prosessien koko henkilötyömäärät, Helsinki sijoittuu keskimääräistä paremmin. Tämä osoittaa, että Helhaiseen kustannustehokkuuteen ovat: l manuaalinen työ prosesseissa johtuen esim. automaation vähäisyydestä sekä ylimääräisistä hallinnollisista tehtävistä l alhainen volyymi, jolloin IT-investoinneista ei saada täysimittaista hyötyä l muutosvastarinta ja siitä johtuva kykenemättömyys prosessien kehittämiseen l sopimattomat roolit ja vastuut sekä niistä johtuva kykenemättömyys toiminnan kehittämiseen Kaupunkien vertailututkimus osoittaa, että kustannustehokkuuteen pääseminen on ollut haastavaa. Kaupunkien palvelukeskusten ja yksityisen sektorin palvelukeskusten välillä on selkeä kuilu, mutta prosesseja edelleen kehittämällä tuota kuilua voidaan merkittävästi kuroa umpeen. Benchmarking-tutkimuksen teki Deloitte Oy. Tuula Jäppinen taloushallintopäällikkö Talpa tiedottaa 00
Työnjako selkeäksi ja vastuut selville Tarkastuslautakunta arvioi Talpaa M-järjestelmä pienostoksiin ja luottokorttimaksamisiin Talpan asiakastilaisuus 1..00 kokosi yhteen runsaan joukon asiakasvirastojen ja Talpan omaa henkilökuntaa kuulemaan ajankohtaisia kuulumisia. Keskeisesti esillä olivat Talpan palvelujen tuotteistamisen tarkentaminen ja siihen liittyvä hinnoittelu. Muutoksella pyritään entistä parempaan kustannusten kohdistamiseen oikealle asiakkaalle aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Virastokohtaiset työt, jotka eivät ole kaikille asiakkaille tarjottavia standardipalveluja, tullaan velottamaan erikseen tehtyjen työtuntien mukaisesti. Vuoden 009 palvelusopimusta tehtäessä kiinnitetään erityishuomiota asiakasvirastojen ja Talpan välisen työnjaon kuvaamiseen. Sekä tarkastuslautakunta että tilintarkastajat ovat kertomuksissaan kiinnittäneet huomiota työnjaon selkeyttämistarpeeseen. Asiakasvirastojen ja Talpan tuleekin jatkossa huolehtia siitä, että palvelusopimuksissa sovittu työnjako virastojen ja Talpan välillä on kaikkien prosessiin osallistuvien tiedossa. Vain näin pääsemme kaupunkitasolla optimaaliseen työn suoritukseen ja selkeisiin vastuisiin. Talpa panostaa nykyistä enemmän asiakkuuksien hallintaan. Asiakkuuden hallinta keskitetään asiakaspalvelupäällikölle. Näin parannamme vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Tuula Jäppinen taloushallintopäällikkö Talpan hyödyt näkyvät Tarkastuslautakunnan vuoden 007 arviointikertomuksessa todetaan, että taloushallintopalvelu on vastannut sille perustamisen yhteydessä asetettuihin tavoitteisiin. Tämän voisi olettaa vaikuttaneen myös kaupungin taloushallinnon kustannuksiin, mutta asiasta ei ole olemassa laskelmia. Tarkastuslautakunta päättelee, että Talpan kohdalla kustannustehokkuus on parantunut, koska Talpan käyttömenot kasvoivat vuodesta 00 vuoteen 007 vain 1,5 prosenttia eli 0,3 miljoonaa euroa. Kun inflaation on ollut prosenttia, merkitsee tämä, että Talpan käyttömenot ovat alentuneet,5 prosentilla. Tarkastuslautakunnan raportissa todetaan vielä, että työnjaossa Talpan ja asiakasvirastojen kesken on kehitettävää. Talpa on hoitanut tehtäviä, jotka kuuluisivat palvelusopimuksen mukaan asiakasvirastolle. Kaupunginvaltuusto käsittelee arviointikertomusta kokouksessaan 1..00. Myös tilinpäätöstä käsitellään samassa kokouksessa. Taloushallintopalvelussa laajennetaan M-matka- ja kulunhallintajärjestelmän hyödyntämistä. Pienet käteiskassat on tarkoitus jatkossa korvata luottokorteilla (Eurocard). Luottokorteilla maksetut kulut käsitellään M-järjestelmässä. Virastoissa on tällä hetkellä käytössä laajasti ennakkokassoja pienhankintoja varten. Ennakkokassoista on nostettu käteisvaroja, joilla on tehty hankintoja. Kassoihin on haettu täydennystä keskuskassasta ostokuitteja vastaan. Toimintatapa on ollut manuaalinen, virheille altis, hidas sekä työläytensä takia myös hyvin kallis prosessi. M-järjestelmään tuodaan jatkossa koneellisesti Luottokunnasta Helsingin kaupungin Eurocard-luottokortilla tehdyt ostot. Luottokortit kohdistuvat oikealle henkilölle käytetyn luottokorttinumeron perusteella ja ostot selvitetään M:ssa tilanteen mukaan, joko viikoittain tai kuukausittain. Jokaisessa virastossa on oma M-tukihenkilö, joka tarvittaessa opastaa järjestelmän käytössä. Jatkossa M-järjestelmässä käsitellään myös käteisellä ostetut pienostokset, jotka kaupungin työntekijä on maksanut omalla rahallaan tai omalla luottokortillaan. Näistä ostoksista on aikaisemmin pitänyt laatia maksuosoitus ja hyväksyttää se esimiehellä. Jatkossa nämä kulut kirjataan M- järjestelmään ja hyväksymiskierto tapahtuu sähköisesti. Kuitit lähetetään taloushallintopalveluun liitettäväksi kululaskuun. Taloushallintopalvelu on aloittanut luottokorttimaksamisen pilotointiprojektin toukokuussa. Luottokorttimaksamisesta hankitaan kokemusta pienhankinnoista sekä hankinnoista, joita paljon matkustavat henkilöt tekevät matkoilla tapahtuvissa hankinnoissa. Pilottivirastoina toimivat talous- ja suunnittelukeskuksen elinkeinopalvelun tapahtumatoimisto sekä matkailuja kongressitoimisto sekä nuorisoasiainkeskus. Myöhemmin pilotointiprojektiin tulee mukaan myös sosiaaliviraston sijaishuoltotoimisto. Pilotoinnista saatu kokemus hyödynnetään luottokorttimaksamisen toimintatavan ja ohjeistuksen suunnittelussa. Ohje maksu- ja luottokorttien hankkiminen ja käyttö on päivitetty Rj 3..00; 5, kts. Heli-intra: talous > taloushallinnon ohjeet > maksuliikenteen ohjeet sekä pysyväispäätökset ja ohjeet. Päivi Turpeinen Maksuliikenne Talpa tiedottaa 00
Toimittajarekisteri on tärkeä työväline Kuluttajien verkkolaskutuksesta Kuluttajan verkkolaskutuksen laajentaminen kaikkeen terveyskeskuksen asiakaslaskutukseen on siirtynyt Sampo Pankin viimeaikaisten järjestelmäongelmien vuoksi. Tällä hetkellä aikatauluksi on pankin kanssa sovittu kesäkuun alku. Lasten päivähoidon asiakaskunnassa verkkolaskun vastaanottajiksi on siirtynyt noin 700 laskun vastaanottajaa. Prosentuaalisesti tämä on vain noin 5 prosenttia asiakkaista. Lisäämme osuutta markkinoimalla verkkolaskumahdollisuutta jälleen toimintakauden alkaessa elokuussa. Taloushallintopalvelu laskuttaa vuosittain 170 000 päivähoidon laskua ja 750 000 terveyskeskuksen asiakaslaskua. Elina Tirkkonen Laskutus Toimittajarekisteri sisältää tavaroiden ja palvelujen tuottajien yhteystietoja pankkitileineen ja y-tunnuksineen. Tällä hetkellä toimittajia on rekisterissä noin 000, joista yksityishenkilöitä noin 000. Päivittäin avataan uusia 30 0 kappaletta. Kerran vuodessa tehdään siivousajo erikseen sovituin kriteerein. Esimerkiksi ne toimittajat, joilla ei ole ollut koko vuonna yhtään laskua poistetaan. Avausprosessissa tarkistetaan toimittajan laskun tiedot ja verrataan yritystietojärjestelmän rekisteritietoihin, tarkistetaan ennakkoperintärekisterin voimassaolo ja toimittajan alv-kelpoisuus tai merkitään, jos toimittaja ei ole alv-velvollinen. Tiedot tallennetaan laskutusjärjestelmä AdeEkoon. Yön aikana tiedot päivittyvät ja näkyvät laskujen kierrätysohjelma Bipissä. Toimittajatiedot siirtyvät automaattisesti Bipistä hankintajärjestelmä Kostiin. Y-tunnus ja ennakonperinnän voimassaolopäivämäärä tallennetaan avaustilanteessa. Koko rekisterin ennakonperinnän päivitystilaus tehdään joka vuosi ennen helmikuun viimeistä päivää. Merja Taussi taloussihteeri, ostolaskut Kaupungille tulevassa laskussa pitää olla: l Y-tunnus oltava laskussa, mikäli toimittaja on yritystietorekisterissä (YTJ) l toimittajan nimi oltava samassa muodossa kuin YTJ-rekisterissä myös yhtiömuoto l osoite l laskun sisältö mitä laskutetaan l ennakkoperintärekisterin voimassaolo, mikäli laskulla on työtä l arvonlisävero-velvollisuus oltava kunnossa, mikäli laskussa on alv l Yrittäjäeläkemaksut (YEL) jos yksityinen elinkeinonharjoittaja laskuttaa työstä l Oy, Ay, Ky, osuuskunta, yhdistys, säätiö, kunta, yhtymä, kuntayhtymä ei tarvita Yel-vakuutustodistusta, vaikka laskuttavat työstä l jos laskusta puuttuu tietoja, niin se palautetaan lisäselvitystä varten l jos on palkkion maksu, niin laskun tarkastaja hoitaa alkuperäisen laskun tiliöitynä-tarkastettuna-hyväksyttynä palkkioiden kautta maksuun Toimittajatietojen avauksessa l tarkistetaan yritystietorekisteristä (YTJ) laskulla olevalla nimellä, onko sama y-tunnus l y-tunnuksen omistaja tarkistetaan verovirastosta, ellei yritystietorekisteri anna tietoa laskulla olevalla nimellä l Oy, Ay, Ky, osuuskunta, yhdistys, säätiö, kunta, yhtymä, kuntayhtymä avataan y-tunnuksen mukaisesti yhtiömuoto viimeisenä paitsi Asoy, Koy, Kkoy, Boab ja Faab Heidi Honkaheimo, Kuvassa vasemmalta Toimittajarekisteriä ylläpitävät taloussihteerit Merja Taussi, Raili Kaareskorpi ja Anna-Maija Salmi. l aputoiminimi avataan erikseen, jos eri pankkitili kuin päätoiminimellä (yritys/aputoiminimi) l ennakkoperintärekisteritiedot on tarkastettu voimassaolopäivämäärä Toimittajan esto l toimittajalle tehdään esto, jos konkurssi, toiminta lakannut, seurantapyyntö tai maksukielto viranomaiselta (verottaja, ulosottovirasto) tai vain työtä laskuttavan ennakkoperintärekisteri ei ole voimassa l jos työtä laskuttavan YEL-vakuutustodistus puuttuu tai on vanhentunut, toimittaja laitetaan estoon Irmeli Malvia, Merja Taussi taloussihteerit Ostolaskut Talpa tiedottaa 00
Myynnistä suoritukseen -prosessiryhmän kuulumisia Myynnistä suoritukseen -prosessiryhmä on nyt kokoontunut neljä kertaa eli olemme olleet ylivoimaisesti innokkaimmin liikkeelle lähtenyt ryhmä. Ryhmänä lienemme myös puheliain, hauskin ja kovaäänisin. Koska ryhmällämme on paljon kokemusta laskutus- ja perintäasioiden (hyvästä ja huonosta) hoidosta sekä kaupungilla että yksityisellä sektorilla, käsittelemme asioita usein esimerkkitapausten valossa. Jaamme kokemuksiamme ryhmässä ja mietimme tosissamme, miten myynnistä suoritukseen prosessi saataisiin yhteisvoimin hiottua toimivammaksi ja tehokkaammaksi. Lisähaastetta tehtäväämme luo edelleen vanha käsitys, että tulojen kerääminen kaupungille on jotenkin toisarvoinen tehtävä. Tavoitteenamme on saada prosessiryhmälle annetut kuluvan vuoden tehtävät täytettyä jo lokakuuhun mennessä. Yhteinen tahtomme on, että lokakuussa jälleen järjestämme Laskutus ja perintä -päivät, joille kutsumme kaikki laskutuksesta ja perinnästä kiinnostuneet, prosessissa mukana häärivät kaupungin työntekijät. Tuolloin meillä tullee olemaan paljon uutta materiaalia valmiina: l päivitetty prosessikuvaus laskutuksesta ja perinnästä l mahdollisesti päivitetty Tarina Reinosta (= prosessikuvaus tarinana) l käytännön ohjeistus prosessin eri vaiheissa toimijoille l esimerkkejä hyvistä käytännöistä virastoissa laskutuksen perustietojen hankinnassa l esimerkkejä hyvistä käytännöistä virastoissa laskutuksen kuukausittaisessa seurannassa Aloitimme työmme määrittelemällä prosessin tavoitteeksi oikeasisältöisen ja oikea-aikaisen laskutuksen sekä suoritusten tehokkaan keräämisen kaupungille. Prosessin kriittisiksi onnistumistekijöiksi ja niihin liittyviksi riskeiksi olemme tähän mennessä löytäneet seuraavia asioita: 1 Laskutuksen perustiedot kerätään virastossa oikein Ellei näin tehdä, riskinä on, että: l Asiakas saa virheellisen laskun l Lasku lähetetään väärälle asiakkaalle l Perintä tapahtuu virheellisten olettamusten mukaisesti (esim. lähetetään ulosottovirastoon, vaikka saatava ei ole suoraan ulosottokelpoinen) l Tiedot siirtyvät myyntireskontraan ja kirjanpitoon virheellisinä Talpan laskutuksessa tiedot tallennetaan oikein (tallennettavia tietoja ovat verkkolaskuosoitteet, suoraveloitusvaltuutusten nouto, muu maksaja -tietojen tallennus sekä manuaalilaskujen osalta tallennus ylipäätään) Ellei näin tehdä, riskinä on edellä mainittujen lisäksi, että: l Asiakas saa paperilaskun postitse verkkolaskun tai suoraveloituksen sijaan l Asiakas ei saa varsinaista laskua lainkaan 3 Välitön, kattava tiedonsiirto toimijoiden kesken Ellei näin tapahdu, riskinä on, että: l Laskutusdataa ei lähetetä virastosta talpaan lainkaan è ei laskuteta lainkaan! l Tietoa lähetetystä datasta ei saada talpaan è ei laskuteta lainkaan! l Laskutuksen perustiedoissa puutteita/virheitä, jotka johtavat turhiin selvittelyihin è laskutus viivästyy l Laskutusdataa ei käsitellä talpassa è ei laskuteta lainkaan! Saumaton yhteistyö ja selkeät pelisäännöt toimijoiden kesken Ellei näin tapahdu, riskinä on, että: l Perintätehtävät laiminlyödään / perintä viivästyy è kaupunki menettää tuloja l Myyntireskontran luotettavuus ja ajantasaisuus on kyseenalaista è virheellisiä perintätoimia, kaupungin maine kärsii l Saatavat pääsevät vanhenemaan è kaupunki menettää tuloja Olemme myös miettineet toimenpiteitä, joilla edellä mainittuja riskejä voidaan pienentää tai kokonaan poistaa. Toistaiseksi toimenpidelistauksessamme on mm. seuraavia asioita: l Viraston henkilöstöä koulutetaan laskutuksen perustietojen hankintaan l Kaupungin yhteinen laskutus- ja perintäohje päivitetään l Laaditaan käytännön ohjeistus prosessin eri vaiheissa toimiville l Otetaan käyttöön sähköinen tietojen siirtolomake (=Web-lomake) l Sovitaan kattava kuittausjärjestelmä tiedostojen lähettämiseen ja vastaanottamiseen (kpl, euroa) l Talpan laskutuksessa luodaan seurantajärjestelmä laskumääristä kuukausittain asiakasvirastoittain l Virastoissa luodaan seurantakäytännöt laskutuksen kuukausittaiseen seurantaan l Talpan laskutuksessa luodaan perintäprosessin seurantajärjestelmä l Henkilöstölle tarjotaan koulutusta laskutus- ja perintäprosessista Työmme on siis lähtenyt hyvin käyntiin ja lokakuuta kohti kiristämme vielä tahtia. Tulettehan mukaan keskusteluun viimeistään lokakuussa. Myynnistä suoritukseen -prosessiryhmä: l Eija Hirvikoski, Opetusvirasto l Minna Leino, Nuorisoasiainkeskus l Jouko Leinonen, Sosiaalivirasto l Arja Rantanen, Terveyskeskus l Jenni Rope, Hallintokeskus, oikeuspalvelut l Matti Saarinen, Liikuntavirasto l Elina Tirkkonen, Talpa, laskutus l Anita Andsten, Talpa, perinnän palvelualue l Päivi Lahti, Talpa, laskutuksen palvelualue Elina Tirkkonen Laskutus Talpa tiedottaa 00 olli turunen
Päämäärämme on täyttää kaupungin kassaa kuvat pirkko tiainen, Kaupunginasiamies Jenni Rope toteaa, että poikkihallinnollisen työryhmän jäsenenä työskentely on aina haastavaa, mutta onnistuessaan äärettömän antoisaa ja palkitsevaa. Ajatus Helsingin kaupungin saatavien perintäprosessin kuvaamisesta alusta loppuun saakka, ja kaikki prosessiin osallistuvat toimijat mukana taisi syntyä sekä Talpassa että hallintokeskuksen oikeuspalveluissa lähes yhtä aikaa toistemme ajatuksista tietämättä jo vuonna 007. Samaan aikaan myös kaupungin virastot alkoivat esittää oikeuspalveluille toiveita yhteisen perintäprosessin kuvaamisesta ja ohjeistuksen laatimisesta. Aika oli ilmeisen otollinen kaikkien laskutus- ja perintätoimiin osallistuvien tahojen yhteistyön aloittamiselle sekä yhteisen laskutus- ja perintäprosessin luomiselle ja sen riskien ja vahvuuksien analysoimiselle. Ja siitä se sitten lähti omasta näkökulmastani ihan niin kuin itsestään, mutta Talpan näkökulmasta katsottuna varmasti kovan työn tuloksena; sähköpostilaatikkooni tupsahti Talpan asiakasvirastojen ja yhteistyökumppanien edustajille suunnattu kutsu Talpan prosessiseminaariin.1.00. Tarve asioiden ja prosessien hahmottamiseen laajoina hallintokuntien rajoja rikkovina poikkihallinnollisina kokonaisuuksina on kasvanut, kun Helsingin kaupunki on keskittänyt virastojen ja laitosten tarvitsemien tukipalvelujen tuottamista erityisiin tukipalvelujen tuottamiseen keskittyneisiin hallintokuntiin. Muun muassa Talpan perustaminen sekä Lindorff Oy:n kanssa aloitettu yhteistyö on monimutkaistanut saatavien laskutus- ja perintäprosessia. Myös siinä mukana olevien toimijoiden määrä on kasvanut. Tästä syystä laskutus- ja perintäprosessin yhdenmukaistamisesta ja kuvaamisesta on tullut entistä tärkeämpää kaikkien prosessin toimijoiden näkökulmasta. Omasta kokemuksesta voin todeta poikkihallinnollisen työryhmän jäsenenä työskentelyn olevan aina haastavaa, mutta onnistuessaan äärettömän antoisaa ja palkitsevaa. Haastavaksi työskentelyn tekee erityisesti yhteistyön alkuvaiheessa eri hallintokuntia edustavien työryhmän jäsenten toisistaan poikkeavien näkemysten, odotusten, tarpeiden ja painotusten huomioon ottaminen ja valjastaminen yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Mutta kun tässä onnistutaan ja yhteinen päämäärä on kirkastunut kaikille työryhmän jäsenille, työryhmällä on käytettävissään valtava määrä osaamista, taitoa ja tahtoa tuon yhteisen päämäärän saavuttamiseen. Myynnistä suoritukseen -prosessiryhmän yhteisenä päämääränä on Helsingin kaupungin saatavien yhdenmukainen, nopea ja tehokas tulouttaminen usein pohjattomaksikin mainittuun kaupungin kassaan. Työryhmämme kokoonnuttua jo muutaman kerran, olen huomannut ryhmämme jäsenten aidosti jakavan yhteisen huolen Helsingin kaupungin saatavien yhdenmukaisen laskutuksen ja perinnän toteutumisen haastellisuudesta, mutta ennen kaikkea sen yhteisen tahdon onnistua päämäärässämme täyttää tuo kaupungin pohjaton kassa. Saumaton yhteistyö laskutus- ja perintäprosessin eri toimijoiden, eli virastojen, Talpan, Lindorff Oy:n ja oikeuspalvelujen, kesken on ainoa tapa saavuttaa yhteinen päämäärämme. Virastojen rajoista välittämättä. Yhteistyössä. Yhteisvoimin. Jenni Rope johtava kaupunginasiamies Hallintokeskus Oikeuspalvelut Työskentely ryhmässä mielekästä Koen prosessityöryhmässä työskentelyn mielekkääksi, koska ryhmän jäsenet ovat eri virastoista ja asioita tulee tarkasteltua monesta eri näkökulmasta. Samalla kuulee toisten käytännöistä, toimintatavoista ja ongelmistakin. Minna Leino toimistosihteeri Nuorisoasiainkeskus, Työryhmässä työskentely on hyvää kertausta laskutuksen koko prosessiin, toteaa Eija Hirvikoski. Kokemuksia prosessin kirkastamisesta Myynnistä suoritukseen työryhmässä työskentely on ollut erittäin miellyttävä kokemus. Vuorovaikutus ryhmässä toimii, osallistujat ovat tehneet kotitehtävänsä hyvin ja näin olemme edenneet tapaamisesta toiseen tuloksia saaden. Työryhmässä mukana olevien eri virastojen edustajat tulevat hyvin erilaisista toimintaympäristöistä. Näkökannat asioihin ovat kuitenkin kaikille yhteisiä, joten ymmärrys samaa kieltä puhuvien ryhmäläisten kanssa on sujuvaa. Puheenjohtaja Elina Tirkkonen vie asioita eteenpäin asiantuntevasti ja maltillisesti. Työryhmässä työskentely on hyvää kertausta laskutuksen koko prosessiin myynnistä suoritukseen jopa perintään saakka. Eija Hirvikoski kirjanpitopäällikkö Opetusvirasto Talpa tiedottaa 00
Pirjo Norppa-Röpelinen Tutustujia Talpassa Anja Mörsky ja Arja Väyrynen Henkilöstökeskuksen uravalmennus-koulutuksesta tutustuivat huhtikuussa taloushallintopalveluun. Kahden päivän aikana he saivat koulutukseensa liittyen yleistietoa Talpan eri prosessien toiminnoista sekä työtehtävistä käytännön tasolla. TASA-järjestelmä kiinnostaa, Uravalmennukseen osallistuneet vasemmalta Anja Mörsky ja Arja Väyrynen sekä Talpasta hallintopäällikkö Leena Rautakorpi Talpan ja hallinnon esittelytilaisuudessa. Valmennettavien palaute päivistä oli: antoisaa, mielenkiintoista ja virkistävää. Leena Rautakorpi hallintopäällikkö Hallinto Talpan arkistonhoitaja Tuula Vaara esitteli Talpan sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eams) ja järjestelmäasiantuntija Olli- Pekka Kaukonen talous- ja palkkahallinnon aineiston sähköistä arkistointia (TASA-järjestelmä) Espoon, Tampereen ja Turun arkistotoimen päälliköille, kun he vierailivat Talpassa 5..00 Helsingin vs. arkistotoimen päällikön Eeva-Kaisa Peurasen johdolla. Maija Voutilainen Kirjanpito Sähköinen palkkalaskelma verkkopankista Kaupungin kuukausipalkkalaisilla on ollut mahdollisuus saada palkkalaskelmansa sähköisenä oman tilipankkinsa verkkopankkiin. Sähköinen palkkalaskelma on nähtävissä verkkopankissa jo 3 arkipäivää ennen palkan maksupäivää. Kun palkansaaja ottaa verkkopalkkalaskelman käyttöön, paperista palkkalaskelmaa ei enää lähetetä kotiin. Tällä hetkellä verkkopalkan käyttäjiä on 3 09. Helsingin kaupungilla on verkkopalkkapalvelusopimus Aktian, Nordean, Op-ryhmän ja Sampo Pankin kanssa. Myös Handelsbankenin asiakkaille tulee mahdollisuus liittyä verkkopalkkalaskelman käyttäjäksi lähiaikoina. Syksyllä verkkopalkkapalvelu laajenee koskemaan myös kaupungin tuntipalkkaisia työntekijöitä. Verkkopalkkapalvelun käytön edellytyksenä ovat internetyhteys ja henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset. Jos palkansaajalla on yhteinen tili esimerkiksi puolison kanssa, tällöin ei voi tehdä verkkopalkkapalvelusopimusta. Kun palkansaaja haluaa ottaa verkkopalkkalaskelman käyttöön, hänen tulee ilmoittaa asiasta kirjallisesti tai sähköpostitse omalle palkanlaskijalleen tai täyttää sähköinen ilmoituslomake Heli-intrassa: Palvelukeskukset > Taloushallintopalvelu > Siirry verkkopalkkalaskelmaan. Uusi palkansaaja voi suoraan ilmoittautua verkkopalkkalaskelman käyttäjäksi rastittamalla työsopimuksen/viranhoitomääräyksen liitteenä olevassa perustietolomakkeessa olevan kohdan Haluan palkkalaskelman sähköisenä. Pankista palkkalaskelmaa katsoessa on oikea vaihtoehto tiedon tuottamiselle Logica. Sillä WM-data on nyt Logica. Lisätietoja Lisätietoja verkkopalkasta saa talous- ja suunnittelukeskuksesta (Talpa) omalta palkanlaskijalta tai Anna Maria Puuroselta (310 551). Tietoteknisissä häiriötilanteissa ota yhteys osoitteeseen: tuki.palkkahotelli@wmdata.fi. Ohje verkkopalkan käyttäjille löytyy Heli-intrasta: Talous > Palkanlaskennan ohjeet > Uusimmat ohjeet > Ohje verkkopalkkalaskelman käyttäjälle. Anna Maria Puuronen suunnittelija Palkanlaskenta Talpa tiedottaa 00
Kirjanpidon ohjeet selkeiksi Toukokuun 15. päivänä pidettiin infotilaisuus irtaimiston rekisteröinnistä, irtaimen käyttöomaisuuden kirjanpidosta ja kiinteän käyttöomaisuuden kirjanpidosta. Sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvästä laskennallisesta arvonlisäverosta oli infotilaisuus 7.5.00. Infotilaisuuksien tavoitteena on selventää ohjeiden sisältöä ja saadun palautteen perusteella parantaa niiden luettavuutta. Toivomme edelleenkin asiakasvirastoilta toivomuksia infotilaisuuksien aiheiksi ja niitä voi lähettää osoitteella: maija.voutilainen@hel.fi Maija Voutilainen Kirjanpito Laskutuksen web-lomakkeesta Web-lomaketta testataan yhteistyössä virastojen henkilöstön kanssa touko kesäkuun aikana. Tavoitteena on edelleenkin, että Web-lomakkeen tuotantokäyttö päästään aloittamaan kesän aikana. Web-lomakkeella ilmoitetaan tiedot laskutusta varten. Elina Tirkkonen Laskutus Tulossa asiakastilaisuuksia Palkanlaskenta järjestää syys-lokakuussa kaksi yhteistyötilaisuutta, joista toinen on talpan asiakasvirastojen ja toinen HKR:n sekä liikelaitosten palkanlaskennan yhteyshenkilöille. Tarkemmista ajankohdista ja ohjelmasta tiedotetaan kesälomien jälkeen. Eija Keränen Palkanlaskenta Henkilöuutisia Palkanlaskennasta l Palkkasihteerit Kaija Kaulio (sosiaaliviraston lasten päivähoidon palvelualue), Kaisa Kytölä (terveyskeskuksen pitkäaikaissairaala ja kotihoito palvelualue) ja Aulikki Öhrmark (sosiaaliviraston vanhustenpalveluiden palvelualue) ovat siirtyneet kevään kuluessa eläkkeelle. l Sosiaaliviraston lasten päivähoidon palvelualueella on aloittanut palkkasihteeri Päivi Molander ja terveyskeskuksen pitkäaikaissairaala ja kotihoito palvelualueella palkkasihteeri Osmi Tuominen. Kirjanpitotoimistosta l Taloussihteeri Maarit Ronkainen on aloittanut maaliskuussa. Maarit siirtyi Talpaan sosiaalivirastosta ja hän toimii Arbiksen, Korkeasaaren, liikuntaviraston ja suomenkielisen työväenopiston yhteyshenkilönä kirjanpitotoimistossa. Lisäksi hän on Talpan yhteyshenkilö ATJmaksatusajoissa (sosv). Tiedote ilmestyy syksyllä 00 l.9.00 l 5.11.00 Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Heli-intra > Palvelukeskukset > Talpa l Heli-intra > Talous Talous- ja suunnittelukeskuksen www-sivuilla l www.hel.fi / Talous- ja suunnittelukeskus / Viraston esittely / Taloushallintopalvelu Sähköinen julkaisu, ilmestyy kertaa vuodessa. Julkaisija Taloushallintopalvelu Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Sirpa Jyrkänne, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Toimituksen osoite pirkko.tiainen@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute talpa.asiakastiedote@hel.fi Talpa tiedottaa 00