Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5)

Transkriptio

1 Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5) 101 Seurantaraportti vuoden 2013 tulospalkkiojärjestelmien toimialarajat ylittävien prosessien tavoitteista ja tulospalkkiojärjestelmiin vuosiksi 2014 ja 2015 otettavat toimialarajat ylittävät prosessit HEL T Päätös Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä Merkitä seurantaraportin (liite 1) tiedoksi ja kehottaa taloussuunnittelu- ja varainhallintaosastoa kokoamaan johtajistolle loppuraportin helmikuussa 2014 tulospalkkiojärjestelmissä olevien viiden toimialarajat ylittävän prosessin vuoden 2013 tavoitteiden toteumasta. Lisäksi kaupunginjohtaja päätti, että tulospalkkiojärjestelmiin vuosiksi 2014 ja 2015 mukaan otettavat toimialarajat ylittävät prosessit ovat o Liikennehankkeiden investointien suunnitteluprosessi (Kj) o Hankintojen tehostaminen (Ryj) o Asuntotuotantoprosessi (Kaj) o o Lasten ja nuorten terveyden edistäminen (Stj) Peruskoulun päättäneiden ohjaus ja toisen asteen koulutuksen tehostaminen (Sj) Päätöksen perustelut Johtajiston ja tekemien päätöksen mukaan vuosien 2012 ja 2013 tulospalkkiojärjestelmiin otettiin mukaan seuraavat toimialarajat ylittävät prosessit, niiden vastuuvirastot ja osallistuvat virastot: 1. Tietotekniikan kehittäminen (Kj) vastuuvirastona talous- ja suunnittelukeskus ja osallistuvina virastoina hallintokeskus, henkilöstökeskus, sosiaalivirasto ja terveyskeskus 2. Muistisairaan potilaan hoitoketju (Stj) vastuuvirastona terveyskeskus ja osallistuvina virastoina sosiaalivirasto ja liikuntavirasto 3. Kaivuutyöt (Ryj) vastuuvirastona rakennusvirasto ja osallistuvina virastoina Helsingin Energia, Stara, kaupunkisuunnitteluvirasto, HKL ja kiinteistövirasto 4. Palvelutilojen tilahallinta (Kaj) vastuuvirastona kiinteistövirasto ja osallistuvina virastoina opetusvirasto, sosiaalivirasto,

2 Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5) terveyskeskus, talous- ja suunnittelukeskus, kaupunkisuunnitteluvirasto ja kaupunginkirjasto 5. Keskeytysten vähentäminen toisen asteen opinnoissa (Sj) vastuuvirastona opetusvirasto ja osallistuvina virastoina henkilöstökeskus, nuorisoasiainkeskus, sosiaalivirasto ja terveyskeskus. Johtajiston , ja tekemien päätösten mukaan vastuuviraston tai -liikelaitoksen aloitteesta tuli valmistella yli toimialarajojen meneville prosesseille tavoitteet, mittarit ja painoarvohaitarit. Lyhyt yhteenveto seurantaraportista Johtajiston päätöksessä todettiin, että tässä vaiheessa kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtajat omistavat vähintään yhden ehdotetuista prosesseista. Prosessinomistaja seuraa toteutusta. Tämä seurantaraportti on koottu talous- ja suunnittelukeskuksen vastuuvirastoilta saaman tiedon perusteella. Saadun raportoinnin perusteella voidaan todeta: Prosessien kehittäminen ja kypsyystaso ovat eri vaiheissa. Muistisairaan potilaan hoitoketjun kehittäminen ei ole edennyt vuonna Palvelutilojen tilahallinnan tavoitteiden edistymisestä ei ole raportoitu. Varsinaiset prosessimittarit ovat edelleen kehitteillä. Prosessien mittaaminen oli alun perin tavoitteena kaikilla, mutta se on osoittautunut sekä vaikeaksi että aikaa vieväksi. Toimialarajat ylittävien prosessien kehittäminen ja samalla yhteistyömuotojen sekä johtamis- ja menettelytapojen kehittäminen vaatii aikaa. Tulospalkkiojärjestelmään vuosiksi 2014 ja 2015 mukaan otettavat prosessit Kun tulospalkkiojärjestelmään mukaan otetut prosessit määriteltiin syksyllä 2011, oli ajatuksena, että prosessit ovat mukana tulospalkkiojärjestelmässä vähintään kaksi vuotta. Tämä johtui siitä, että mukaan otetut prosessit olivat osin määrittelemättä ja kuvaamatta, eikä niille voitu heti asettaa yksiselitteisiä mittareita. Käytännössä osa toimialarajat ylittävien prosessien tavoitteista oli siten kehittämispainotteisia ja prosesseille luotiin kehityspolku. Vuoden 2013 lopussa valitut prosessit ovat, tietotekniikan kehittämistä lukuun ottamatta, olleet mukana tulospalkkiojärjestelmässä kaksi vuotta. Tietotekniikan kehittämissä mukana vuonna 2012 oli

3 Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5) pikaviestimien (Lync) käytön lisääminen ja vuonna 2013 ICTinfrapalvelukeskuksen perustaminen. Helsingin kaupungin strategiaohjelman mukaan kehitetään prosessien johtamista ja johtamistapoja sekä parannetaan asukkaiden palveluketjuja tehostamalla toimialarajat ylittävien prosessien ohjausta. Toimenpiteinä tässä mainitaan mm. Keskeisissä toimialarajat ylittävissä tavoitteissa toimenpiteet valmistellaan samaan palveluketjuun osallistuvien virastojen ja liikelaitosten yhteistyönä. Yhteiset toimenpiteet sisällytetään samansisältöisinä ao. lauta- ja johtokuntien talousarvioehdotuksiin. Toimialarajojen ylittävää johtamista toteutetaan pilottihankkeilla, joissa kokeillaan johtamisvaltuuksien muutoksia määräaikaisesti ja tarvittaessa johtosääntöjen muutoksilla. Lisätään usean viraston ja liikelaitoksen yhteisten tulospalkkiotavoitteiden osuutta tulospalkkiojärjestelmässä. Johtajisto päättää vuosille 2014 ja 2015 tulospalkkiojärjestelmään mukaan otettavista toimialarajat ylittävistä prosesseista, jotta tavoitteet vuodelle 2014 voidaan asettaa. Lähtökohtina prosessien valinnalle ovat: Strategiaohjelma Tulospalkkiojärjestelmässä nyt mukana olevien prosessien tilanne Johtajiston arviointi. Valittavien prosessien tavoitteiden asetannan tulee suuntautua prosessien johtamistapojen määrittelyyn ja kehittämiseen. Jokaisesta valittavasta prosessista tulee tehdä ehdotus prosessin johtamisen toimintamallista ja pelisäännöistä. Tämä tarkoittaa sitä, että tunnistetaan, rajataan ja kuvataan prosessi ja sen rajapinnat, määritellään prosessin tarkoitus, mittarit ja tavoitteet, määritellään prosessin omistaja sekä omistajan tehtävät, vastuut ja valtuudet sekä prosessiin liittyvät muut roolit ja määritellään päätöksentekorakenteet. Koska tavoitteiden asettamisessa korostuu johtamisnäkökulma, tulee valittavien prosessien tavoitteet asettaa virastojen päälliköiden tulospalkkiojärjestelmiin. Tavoitteet tulee asettaa kaikille niille virastopäälliköille, jotka ovat määritelty osallistumaan valitun toimialarajat ylittävän prosessin tavoitteiden toteuttamiseen.

4 Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5) Jos virastopäällikkö osallistuu yhteen valittuun toimialarajat ylittävään prosessiin, on tulospalkkiotavoitteen oltava painoarvoltaan vähintään 5 % virastopäällikön henkilökohtaisen osuuden tulospalkkiosta. Jos virastopäällikkö osallistuu useampaan kuin yhteen valittuun toimialarajat ylittävään prosessiin, on tulospalkkiotavoitteen oltava painoarvoltaan vähintään 10 % virastopäällikön henkilökohtaisen osuuden tulospalkkiosta. Seuraavassa on esitetty ne toimialarajat ylittävät prosessit ja niiden vastuuvirastot, jotka olisivat mukana tulospalkkiojärjestelmissä vuonna 2014 ja Prosesseja tulee tarpeen mukaan konkretisoida hallittaviksi kokonaisuuksiksi. Prosessit ja niiden vastuuvirastot sekä muut osallistuvat virastot/liikelaitokset ovat: 1. Liikennehankkeiden investointien suunnitteluprosessi (Kj) vastuuvirastona kaupunginkanslia ja osallistuvina virastoina Helsingin Satama, kaupunkisuunnitteluvirasto, kiinteistövirasto, liikennelaitos ja rakennusvirasto. 2. Hankintojen tehostaminen (Ryj) vastuuvirastona hankintakeskus ja osallistuvina virastoina kaupunginkanslia, rakennusvirasto, Stara, liikuntavirasto, työterveyskeskus ja sosiaali- ja terveysvirasto. 3. Asuntotuotantoprosessi (Kaj) vastuuvirastona kiinteistövirasto/kaupunki-suunnitteluvirasto ja osallistuvina virastoina kaupunginkanslia, asuntotuotantotoimisto, rakennusvalvontavirasto ja kiinteistövirasto. 4. Lasten ja nuorten terveyden edistäminen (Stj) vastuuvirastona sosiaali- ja terveysvirasto ja osallistuvina virastoina varhaiskasvatusvirasto, opetusvirasto, liikuntavirasto, nuorisoasiainkeskus ja Palmia. 5. Peruskoulun päättäneiden ohjaus ja toisen asteen koulutuksen tehostaminen (Sj) vastuuvirastona opetusvirasto ja osallistuvina virastoina kaupunginkanslia, sosiaali- ja terveysvirasto ja nuorisoasiainkeskus. Lisätiedot Sakari Uutela, erityissuunnittelija, puhelin: sakari.uutela(a)hel.fi Liitteet 1 Väliraportti johtajistolle pdf

5 Helsingin kaupunginhallitus Pöytäkirja 38/ (5) Tiedoksi: Muutoksenhaku: muutoksenhakukielto, valmistelu Virastot ja laitokset