1 Yleistä. 2 Lähettäjän perustiedot

Transkriptio

1

2 2 Sisällys 1 Yleistä Lähettäjän perustiedot Palkansaajat Henkilön perustiedot Palkkalaskelmien lähetys Lähetetyn palkkalaskelman tarkistus Visma Verkkopalkan löytyminen verkkopankeista Säästöpankki Osuuspankki Nordea S-Pankki Danske Bank Handelsbanken Aktia-pankki Ålandsbanken Paikallisosuuspankki... 13

3 1 Yleistä Fivaldissa on mahdollista lähettää palkkalaskelmat sähköisesti Visma Verkkopalkkana, tulostuspalveluun tai sähköpostiin. Visma Verkkopalkan ja tulostuspalvelun käyttöönotto tapahtuu suoraan Visma Fivaldista. Visma Verkkopalkan ja tähän liittyvän tekstiviesti lähetyksen sekä tulostuspalvelun käyttö laskutetaan normaalin kuukausilaskutuksen yhteydessä. 2 Lähettäjän perustiedot Palkanlaskennan perustiedoissa Tulosteiden ohjaustiedot välilehdellä kohdassa Palkkalaskelmien sähköinen jakelu valitaan haluttu oletuslähetystapa, ja ilmoitetaan lähettäjän sähköpostiosoite, vaihtoehtoinen lähetystapa Visma Verkkopalkalle ja sähköpostille sekä valitaan tulostuspalvelun kirjeluokka. Sähköposti ei ole koskaan vaihtoehtoinen lähetystapa. Mikäli vaihtoehtoiseksi lähetystavaksi on valittu Tulostus näytölle, palkkalaskelma ei lähde palkansaajalle ensisijaisen lähetystavan epäonnistuessa. HUOM! Verkkopalkkoja lähettävällä käyttäjällä tulee olla sähköposti tallennettuna Palvelunhallinnan Käyttäjätiedoisssa Visma Software Oy 3

4 Visma Verkkopalkkaan liittyvät valinnat SMS viesti lähetetään verkkopalkkalaisille valinnalla kaikista toimitetuista verkkopalkoista lähtee tekstiviesti palkansaajille, joille on valittu tekstiviestin toimitus ilmoitettuun matkapuhelinnumeroon. SMS viestin lähettäjä kenttään voidaan määrittää 11 merkkinen viestin lähettäjätieto, joka näkyy vastaanottajalle. Verkkopalkan SMS viesti ruutuun kirjoitetaan palkansaajalle lähetettävä tekstiviesti. Oletuksena ruudussa on esimerkkiviesti, jonka kentät <YRITYSNIMI>, <SUMMA> ja <PVM> täydentyvät viestiin automaattisesti palkansaaja kohtaisesti. Viestin yläpuolella on viestinmerkkilaskuri ja alapuolella näytetään palkansaajalle lähtevä viesti. Viestin loppuun tulee varoitus jos viestin pituus ylittää 160 merkkiä. Yli 160 merkkiä pitkät viestit lähetetään useammassa tekstiviestissä (160 merkkiä/viesti). Jokainen lähetetty tekstiviesti laskutetaan hinnaston mukaisesti. Tekstiviesti lähetetään palkansaajalle Visma Verkkopalkan onnistuneen lähetyksen jälkeen. Vaihtoehtoista lähetystapaa käytetään jos palkansaajan perustiedoista puuttuu IBAN, postiosoite tai henkilötunnus ei ole validi suomalainen Hetu. Sähköpostiin liittyvät valinnat Sähköpostia varten laitetaan Otsikko-kohtaan sähköpostin otsikko ja viesti-kohtaan varsinainen viesti. Vaihtoehtoista lähetystapaa käytetään jos palkansaajan sähköpostiosoite ei ole tiedossa. HUOM! Lähettäjän sähköpostiosoitteen tulee olla käytössä oleva, koska virheilmoitukset viestin välityksessä tapahtuvista virheistä ja mahdolliset asiakkaiden vastaukset tulevat tähän sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostien osalta tulee noudattaa erityistä huolellisuutta ja ottaa huomioon salaamattoman sähköpostin kyseenalainen soveltuvuus salassa pidettävän aineiston välitykseen. Palkansaajan itsensä tulisi myöntää lupa sähköpostin käyttöön. Fivaldi ASP tekee sähköpostiosoitteelle järkevyystarkastuksen lähetettäessä, mutta tämä ei ole tae, että sähköposti on olemassa tai, että siinä ei olisi esim. kirjoitusvirhettä. Onnistunut lähetys tarkoittaa, että sähköposti on lähetetty eteenpäin Fivaldi ASP palvelusta. Jos sähköposti on merkitty onnistuneeksi lähteneeksi, ei palvelun tarjoajalle ole mahdollista selvittää syytä miksi sähköposti ei ole saapunut perille. Syynä voi olla esim. virhe sähköpostiosoitteessa, vastaanottajan roskapostisuojat, verkkovirhe tms. Tulostuspalveluun liittyvät valinnat Asettamalla ruksi kohtaan ei sähköisiä kopioita käyttäjä määrittelee tulostuspalveluun lähetettävän aineiston olevan sellaista, joka tulostetaan. Ruksi kohdassa ei pelkästään sähköistä jakelua tarkoittaa, että tulostuspalveluun lähetetty aineisto tulostetaan paperille riippumatta vastaanottajan ilmoittamasta vain sähköisestä jakelusta Visma Software Oy 4

5 3 Palkansaajat Henkilön perustiedot Henkilön perustiedot- välilehdellä valitaan palkkalaskelmien lähetystapa, jossa on valmiina Oletus. Tulostuspalvelu ottaa käyttöön tulostuspalvelun. Lähetettäessä palkansaajan palkkalaskelma verkkopalkkana, valitaan Visma Verkkopalkka. Verkkopalkansaajalla tulee olla oikea suomalainen Hetu, henkilön osoitetiedot sekä IBAN täytettynä. Jos palkansaajalle lähetetään tekstiviesti saapuneesta verkkopalkkalaskelmasta, palkansaajalle täytetään toimiva matkapuhelinnumero sekä valitaan puhelinnumeron perässä oleva SMS -valinta. Tekstiviesti lähetetään vain yhteen numeroon. Jos halutaan lähettää henkilön palkkalaskelma sähköpostin liitteenä, laitetaan Sähköposti-kenttään palkansaajan sähköpostiosoite ja valitaan lähetystavaksi Sähköposti Visma Software Oy 5

6 4 Palkkalaskelmien lähetys Sähköinen jakelu toimii vain maksetuksi merkintä ruudulla. Tällöin valitaan palkkalaskelmien tulostuksessa Käytä sähköistä jakelua. Ohjelma ilmoittaa kuinka monta palkkalaskelmaa siirrettiin lähetettäväksi verkkopalkkana, sähköpostina ja kuinka monta mahdollisen tulostuspalvelun kautta. Lisäksi ilmoitetaan kuinka monta verkkopalkkaan liittyvää tekstiviestiä lähetetään. Jos valinta oli päällä, vain ne laskelmat joita ei jaella sähköisesti muodostuvat omalla tulostimella tulostusta varten. Kukin palkkalaskelma lähtee viestijonoon vain kertaalleen, ohjelma ilmoittaa jos yritettiin lähettää jo lähetetty laskelma uudestaan. Visma Verkkopalkan käyttöehdot tulee hyväksyä ennen kuin ensimmäiset palkkalaskelmat voidaan lähettää. Ohjelma huomaa kun ollaan lähettämässä Visma Verkkopalkaa ja keskeyttää lähetyksen käyttöehtojen lukemiseksi ja hyväksymiseksi. Hyväksynnän jälkeen lähetetään aineisto valitsemalla uudelleen Tulosta/tee aineisto. Hyväksyntä tehdään kerran yhtä asiakasympäristöä kohden Visma Software Oy 6

7 Visma Software Oy 7

8 5 Lähetetyn palkkalaskelman tarkistus Viestijono Apuohjelmissa olevasta viestijonosta voidaan tarkastaa lähetyksen onnistuminen. Viestijonosta nähdään yksittäisen palkkalaskelman tarkkuudella niiden tila. Sähköpostin viestiosa voidaan myös tarkastaa viestijonosta painikkeella Näytä viesti. Tila kohdassa näkyy lähetyksen tila. Tila voi olla onnistunut, välitetty eteenpäin, lähetyksessä, poistettu ja epäonnistunut. Lähetyksessä tilassa olevat viestit odottavat lähetystä, välitetty eteenpäin tarkoittaa että tuloste on välitetty eteenpäin, tämä on käytössä vain postituksessa. Onnistunut tarkoittaa, että verkkopalkka tai sähköpostiviesti on lähetty onnistuneesti eteenpäin, tai tulostuspalvelusta on saatu kuittaus tulosteen vastaanottamisesta. Epäonnistunut tarkoittaa, että lähetys on epäonnistunut eikä sitä yritetä uudestaan. Poistettu tarkoittaa, että käyttäjä on poistanut viestin lähetyksestä, mikä on mahdollista ainoastaan lähetyksessä oleville viesteille. poistaminen tapahtuu valitsemalla haluttu viesti ja valitsemalla peruuta. Ennen viestin peruuttamista kysytään varmistus Visma Software Oy 8

9 6 Visma Verkkopalkan löytyminen verkkopankeista Verkkopalkat löytyvät hieman eri polkujen takaa eri verkkopankeissa. Tässä kappaleessa on kuvattu mitä kautta Visma Verkkopalkka löytyy eri pankkiryhmien verkkopankeista. Visma palkkalaskelman toimittaja on Maventa. Verkkopalkat säilytetään Maventan toimesta. Verkkopankeissa suoritetaan käyttäjän tunnistus ja siirrytään linkin kautta palveluntarjoajan sivuille tarkastelemaan palkkalaskelmia. Maventan palvelussa valitaan alla olevasta näkymästä haluttu palkkalaskelma katsottavaksi. Palkkalaskelma on oheisen kuvan kaltainen Visma Software Oy 9

10 6.1 Säästöpankki Verkkopankkiin kirjautumisen jälkeen valitse pikalinkeistä verkkopalkka. Täältä valitaan Maventa ja Hae palkkalaskelma. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.2 Osuuspankki Visma Software Oy 10

11 Osuuspankista palkkalaskelmat löytyvät Omat tilit ja maksut kohdasta. Täältä valitaan palkkatiedot ja palkkalaskelman toimittaja Maventa. Palkkatietoja pääsee tarkastelemaan klikkaa tästä linkistä. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.3 Nordea Nordean verkkopankissa verkkopalkkalaskelma löytyy päivittäisistä raha-asioista. Täältä valitaan Tilit ja Verkkopalkka. Täältä valitaan operaattoriksi Maventa ja seuraavaksi siirry palveluun. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.4 S-Pankki Visma Software Oy 11

12 S-Pankin verkkopalkka löytyy Tilit ja Verkkopalkka. Valitse operaattoriksi Maventa. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.5 Danske Bank Danske Bankilla verkkopalkka löytyy Arkistot ja verkkopalkka osiosta. Täältä valitaan Siirry verkkopalkkapalveluun. Seuraavaksi valitaan verkkopalkkaoperaattori Maventa ja Jatka. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma Visma Software Oy 12

13 6.6 Handelsbanken Verkkopalkka löytyy kirjautumisen jälkeen Oikopolut listasta. Verkkopalkka löytyy myös nimivalikosta, johon pääsee klikkaamalla omaa nimeä verkkopankin oikeasta yläkulmasta. Valitaan palkkalaskelman toimittaja Maventa ja kirjoitetaan työnantajan nimi Anna palkkalaskelman nimi kohtaan. Työnantajan nimi on mahdollista tallentaa Palkanmaksaja kohtaan klikkaamalla Tallenna uusi nimi painiketta. Lopuksi klikkaa hae. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.7 Aktia-pankki Verkkopalkka löytyy maksaminen painikkeen takaa. Klikataan Asetukset Lisäpalvelut Verkkopalkka ja tästä operaattori Maventa verkkopalkka. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma. 6.8 Ålandsbanken 1. Kirjaudu sisään Internetkonttoriin, valitse pankkisi ylävalikossa ja valitse palkkalaskelma 2. Valitse Maventa ja Klikkaa Tarkasta palkkalaskelma 3. Valitse Jatka palkkalaskelmien palveluntarjoajan sivulle ja valitse oikea palkkalaskelma 6.9 Paikallisosuuspankki 1. Kirjautumisen jälkeen oikealla ylhäällä klikkaa nimeäsi 2. Muokkaa verkkopankkia näytöllä etsi palveluasetukset ja verkkopalkka 3. Valitse operaattoriksi Maventa 4. Maventan palvelussa valitaan haluttu palkkalaskelma Visma Software Oy 13