TARJOUSPYYNTÖ RUOKA- JA SIIVOUSPALVELUHENKILÖSTÖN SUOJAVAATTEIDEN OSTOSTA (jäljempänä Aleksia) pyytää tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Nurmijärven kunnan eri laitoksissa ja kiinteistöissä käytettävistä ruoka- ja siivouspalveluhenkilöstön suojavaatteista sopimuskaudelle 1.1.2013-31.12.2015. Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Aleksia varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta 1 vuoden jatkokaudella. Aleksia päättää jatkokauden käytöstä erikseen. 1. Hankinnan kuvaus Tarjouslomakkeessa (liite 1) ilmenevät volyymituotteet. Hankinnan arvo sopimuskaudella on noin 75 000 (arvio). Aleksia ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan ja tuotevalikoiman mukaisesti. Ostot eivät välttämättä jakaudu tasaisesti koko sopimuskaudelle. Solmittavaa hankintasopimusta voivat halutessaan käyttää myös muut kunnan yksiköt. Tarjottavista vaihtoehdoista tulee volyymituotteiden osalta löytyä vähintään 5 eri värivaihtoehtoa tarjouksessa kerrotulla hinnalla. Tarjouksessa tulee ilmetä erikseen hinnoittelu perusväreille ja erikseen hinta erikoisväreille. Tarjottavien tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön tarkoitettuja ja käyttötarkoitukseensa sopivia. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma -hankintailmoitusjärjestelmässä, sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi, että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia.
3. Tarjousten käsittely, kelpoisuuden arviointi ja vertailu 3.1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajan kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden vaatimusten mukainen, ja se sisältää kaikki pyydetyt tiedot pyydetyssä muodossa. Tarjoukset otetaan huomioon vain, mikäli ne vastaavat tarjouspyyntöä. Tarjouksen liitteenä on oltava kaikkien tarjottujen tuotteiden tuoteselosteet ja muut mahdollista käyttöä tai tuotetta koskevat tiedot. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Kelpoisuusehdot täyttänyt ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt hyväksytään kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä suoriutua hankinnan toteutuksesta. Tarjouksen mukana tulee ehdottomasti toimittaa - todistus maksetuista veroista ja sosiaalimaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (työeläkevakuutusmaksu ja tapaturmavakuutusmaksu) suorittamisesta - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus. - mikäli edellä mainituista dokumenteista jokin puuttuu, voidaan niitä pyytää toimittamaan jälkikäteen. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tässä tarjouspyynnössä mainitusta viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista uudelleen vastaavat selvitykset. Todistuksien lisäksi tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä täytetty lomake, johon on koottu tiedot todistuksista. 3.2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja palvelujen käytön minimimääristä, hinnoittelun ra-
kenteesta, aikataulusta, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1. ja 3.2. vaatimukset vertaillaan kohdassa 9. ja liitteessä 3 kerrotuin perustein. 4. Tarjouksen sisältö Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla lomakkeilla (liitteet 1 ja 2). Lisäksi tarjoukseen liitetään muut tarpeelliset asiakirjat kuten esitteet/tiedot/ pyydetyt asiakirjat. Tarjouksen ja kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. 5. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina nettohintoina, vakiovärihinnat ja erikoisvärihinnat erikseen, ja joissa on otettu huomioon kaikki alennukset. Hintoihin ei hyväksytä mitään laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Lisäksi muista kuin tarjousliitteessä mainituista tuotteista ilmoitetaan mahdolliset alennusprosentit. Tarjouksen liitteenä on oltava kuvallinen tuoteluettelo ja hinnasto, josta alennus lasketaan. Hinnat vertaillaan ilmoittamienne nettohintojen mukaan. Tarjouslomakkeen hinnat ovat kiinteät hankittavien tuotteiden osalta 31.12.2013 saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana. Tarkistettu hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava Aleksialle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston. Mikäli toimittajalla on sopimuskauden aikana sopimushintoja alempia tarjoushintoja (esim. kampanjahintoja), tilaaja saa tuotteet aina halvimpaan hintaan. Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden ja mahdollisen optiovuoden hinnantarkistussuunnitelma. Mikäli tarjouksessa olevaa tuotetta ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa vastaava tuote. 6. Toimitusehto Tuotteet tulee toimittaa Nurmijärven kunnanvirastolle (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi). Tarjoajan tulee ilmoittaa toimitusaika viikkoina tilauksen vastaanottamisesta. Vakiotuotteilla toimitusaika tilauksesta saa olla korkeintaan 4 viikkoa, mittatilaustuotteilla vastaavasti 6 viikkoa. Kaikki yli 100 kertatilaukset vapaasti toimituspisteeseen perille toimitettuna, alle 100 kertatilauksista voidaan periä sopimuksen mukainen
toimitusmaksu, muita lisämaksuja (kuljetus-, pientoimituslisä tms.) ei hyväksytä. Toimitusehdoista aiheutuvat kustannukset ovat yksi tarjousten vertailuperuste. 7. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio 8. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Laskuista tulee ilmetä tuotteen nimi, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana ja arvonlisäverot eriteltyinä (tuotteen veroton hinta + veron osuus = tuotteen loppusumma). Laskut toimitetaan mieluiten sähköisesti. Maksuehto on vähintään 30 päivää netto. Maksuaika lasketaan kunnan käytännön mukaisesti alkavaksi laskun saapumispäivästä. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Ostajalle epäedullisempien kuin tässä kuvattujen maksuehtojen käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Viivästyskorko enintään korkolain mukaan. Suurempaa kuin korkolain mukaista viivästyskorkoa ei hyväksytä. Ostajalle epäedullisemman kuin tässä kuvatun viivästysehdon käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, on tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 5 % kultakin alkavalta viivästysviikolta. Viivästyssakko lasketaan toimitettavan erän arvosta. Viivästyssakko voi kuitenkin olla korkeintaan 50 % toimitettavan erän arvosta tai 1000 euroa. Jos toimitus viivästyy sovitusta toimitusajasta yli 14 vuorokautta, on tilaaja oikeutettu hankkimaan tuotteita kateostona toiselta toimittajalta, mikäli tilanne niin vaatii. Toimittaja on velvollinen korvaamaan tilaajalle mahdollisen hinnanerotuksen ja lisäksi edellä mainitun viivästyssakon. Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että eri henkilöstöryhmien suojavaatteiden toimittajaksi voidaan valita eri yritykset. Osakokonaisuudessa on tarjottava kaikkia volyymituotteita. Mikäli kaikkia volyymituotteita ei tarjota, tarjoukset katsotaan tarjouspyynnön vastaisiksi.
9. Tarjousten vertailu, arviointikriteerit, pisteytys ja ratkaisuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudelliseen edullisuuteen sisältyvät Hinta Toimitus- ja maksuehdot Laadulliset tekijät 60 pistettä 10 pistettä 30 pistettä Tarkemmat vertailuperusteet esitetty liitteessä 3. Laadullisten tekijöiden arvioinnin suorittaa Aleksian kokoama raati. Tarjottavista tuotteista tulee toimittaa näytekappaleet arvioitavaksi 30.11.2012 mennessä kohdassa 6 mainittuun toimitusosoitteeseen. Valituksi tulee se toimittaja, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköpostitse tarjoajan ilmoittamaan osoitteeseen. Tarjousvertailu ja hankintapäätökset tehdään osakokonaisuuksittain (siivouspalvelun suojavaatteet ja ruokapalvelun suojavaatteet). Tarjoaja ei saa asettaa ehtoja/varaumia eri osakokonaisuuksien välille. 10. Hankintapäätös, -sopimus, sopimuskausi, sopimuksen syntyminen 11. Sopimuksen tekeminen Aleksia tekee hankinnasta päätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedonanto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntia sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 31.12.2015 saakka. Optiovuodesta tehdään erillinen päätös. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan sopimusasiakirjojen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Toimittajan tarjous liitteineen, tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin
Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Sopimuksen valvonta, reklamaatiot, palautukset, vaihdot Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Tilaaja reklamoi, jos toimitettavaa tavaraa ei toimiteta tai toimitetaan virheellisiä tuotteita myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Kiireellisissä tapauksissa reklamointi voidaan hoitaa puhelimitse, jolloin toimittaja kirjaa reklamoinnin ylös. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti siten kun toimittajan kanssa sovitaan. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa sopimuksen mukaan toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. Sopimuksen täydentäminen tai muuttaminen ja sopimuksen siirto kolmannelle osapuolelle Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. Alihankintatyön ja tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa käyttämään sopimuskauden aikana tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain tarkoittama selvitysvelvollisuus tilaajalle konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttä-
Salassapito, tietojen antaminen ja arkistointi Sopimuksen irtisanominen mät selvitykset toimitetaan liikelaitos Aleksian palvelujohtajalle ennen alihankintatyön käyttöönottoa. Alihankintatyön jatkuessa pitempään, on toimittajan toimitettava uudet selvitykset aina 12 kuukauden välein liikelaitoksen palvelujohtajalle. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä 2 mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. Jos jompikumpi sopijapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopimuksen purkaminen ja purkuperusteet sekä sanktiot Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana. Sopimuksen purkuperusteeksi katsotaan mm. se, että toimittaja jättää toistuvasti toimittamatta tilattuja tuotteita. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet.
Ylivoimainen este Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. Sopimuserimielisyyksien ratkaiseminen ja oikeuspaikka 12. Hankinnan muut ehdot 13. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Hyvinkään käräjäoikeudessa. Aleksia pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 14. Tarjouksen voimassaoloaika 15. Tarjouksen jättäminen Tarjousten tulee olla sitovasti voimassa kolme kuukautta tarjousajan päättymisestä. Kirjalliset samansisältöiset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 30.11.2012 klo 16.00 mennessä yhtenä (1) kappaleena. Kuoreen tarjoustunnus: Suojavaatteiden hankinta. Toimitusosoite: Käyntiosoite: Nurmijärven kunta Liikelaitos Aleksia PL 37 01901 Nurmijärvi Keskustie 2 B 01900 Nurmijärvi
16. Lisätiedot 17. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa sähköpostina osoitteeseen: anu.savander-hamalainen@nurmijarvi.fi 16.11.2012 mennessä otsikoituna Suojavaatteet / kysymys. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat tarjoajien nähtävillä Nurmijärven kunnan kotisivuilla (http://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tar jouspyynnot) viimeistään 23.11.2012. Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet mahdolliset tarjouspyynnön tarkennukset ennen tarjousten jättämistä. Kysymykset on esitettävä suomenkielellä. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä Tarjouspyyntö Liitteet: Tarjouslomake liite 1 Muut tekijät liite 2 Arviointikriteerit liite 3