HANKINTASOPIMUSLUONNOS / Puisto- ja leikkikenttävälineet (puitejärjestely) Nurmijärven kunnan eri toimipisteet, y-tunnus

Transkriptio

1 1(7) HANKINTASOPIMUSLUONNOS / (puitejärjestely) 1. SOPIJAOSAPUOLET Asiakas / tilaaja: y-tunnus Nurmijärven kunnan eri toimipisteet, y-tunnus Toimittaja: Yritys X, y-tunnus xxxxxxx-x 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Hankinta koskee Nurmijärven kunnan leikkikenttävälineiden, liikunnallisten välineiden, ja puistokalusteiden hankintaa sopimuskauden aikana. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu saakka. Hankintapalvelukeskus voi jatkaa sopimusta 1+1 vuoden optiolla ja Optiokaudet otetaan käyttöön automaattisesti sopimuksen alkuperäisin ehdoin, ellei hankintayksikkö ilmoita sen käyttämättä jättämisestä. Ilmoitus option kokonaan tai osittain (jatketaan ainoastaan 1 vuodella) käyttämättä jättämisestä on tehtävä toimittajalle kirjallisesti ja viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. 4. TOIMITETTAVIEN TUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Jos tarjotut tuotteet vaihtuvat sopimuskaudella, tarjoajan on toimitettava vähintään vastaava tuote tilalle, ilman että tuotteen vaihtuminen aiheuttaa lisäkustannuksia tilaajalle. 5. TUOTTEIDEN TILAAMINEN

2 2(7) Tilaaja tilaa tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tilaukset voidaan tehdä puhelimitse, sähköpostitse tai toimittajan sähköisellä tilausjärjestelmällä, jos toimittajalla sellainen on. Tilaukset, reklamaatiot ja muu asiakaspalvelu ei saa ohjautua maksulliseen puhelin- tai muuhun palveluun. Toimittajalla on suomenkielinen nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. 6. VARAOSIEN SAATAVUUS Tuotteisiin on oltava saatavana varaosia vähintään 15 vuotta tuotteen hankkimisesta. Varaosien toimitusaika on tarjouksen mukainen, mutta korkeintaan 10 arkipäivää (vakiotuotteet). 7. TUOTETAKUU Tuotteilla on tarjouksen mukainen tuotetakuu, jonka perusteella toimittaja huolehtii viallisten tuotteiden vaihtamisen tai korvaamisen. Takuu on vähintään 2 vuotta. Takuun tulee kattaa vähintään toiminnalliset, rakenteelliset, materiaali- ja tuotannon aiheuttamat virheet. 8. TOIMITUS Vakiotuotteiden toimitusaika on enintään 20 arkipäivää tilauksesta. Tuotteet toimitetaan tilaajan ilmoittamaan paikkaan. Toimitukset tapahtuvat arkipäivisin (maanantaiperjantai) tilaajan kanssa sovittuna aikana. Vastaanottajan on kuitattava tilaus vastaanotetuksi. Tilatut tuotteet on toimitettava tilaajan määrittämissä toimituserissä pakattuna esim. puistokohteittain siten, että eri kohteisiin kuuluvat tuotteet ovat pakattuna erikseen. Toimituseriin on merkittävä selvästi tilaajan antama merkki tai tunnus sekä tilaajan ja työmaan nimi. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. Puisto- ja leikkikenttävälineistä osan asentaa tilaaja ja osan toimittajan asennuspalvelu (jos toimittajalla sellainen on). Toimituksen mukana on toimitettava kirjalliset, suomenkieliset asennus- ja huolto-ohjeet sekä osaluettelot välineittäin. Toimittaja lähettää pyydettäessä samat ohjeet myös sähköisessä muodossa. 9. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN

3 3(7) Toimittaja vakuuttaa kustannuksellaan tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 10. HINNAT Hinnat ovat arvonlisäverottomia nettohintoja. Hinnat ovat kiinteät vähintään yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamishetkestä. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava kunnan hankintapalveluille viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sen hetkisen hintakauden päättymistä. Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutosesityksessä. Hintoja voidaan tarkistaa valuuttakurssien ja tullitariffien olennaisten ja pitkäaikaisten muutosten perusteella ja arvolisäverokannan mahdollisesti muuttuessa ja mahdollisten uusien lainsäädäntöön ja viranomaismääräyksiin perustuvien verojen ja maksujen tullessa voimaan, mikäli ne vaikuttavat ko. tuotteiden ja palveluiden hintoihin ja muiden todellisten, yksilöityjen ja perusteltujen syiden nojalla. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston. Hinnantarkistusneuvotteluissa hyväksytty tarkistettu hinta on voimassa vähintään seuraavat 12 kuukautta. Hinnoissa on huomioitava myös kustannusten lasku. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Jos hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Vakuutusmaksujen on sisällyttävä hintoihin, vaaranvastuu siirtyy tilaajalle vasta kun tavara on kuitattu vastaanotetuksi. 11. MAKSUAIKA JA EHTO Maksuaika on 30 päivää netto. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. 12. LASKUTUS, LASKUTUSLISÄT, TOIMITUS- JA KÄSITTELYMAKSUT YMS. LISÄT

4 4(7) Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan erikseen sovitulla tavalla. Laskussa on erittely laskutuksen perusteista. Yritys Y-tunnus Verkkolaskuosoite ja operaattori Nurmijärven kunta OVT CGI Laskutusosoite Ostolaskujen käsittely PL Pori Kuljetuslavoista tai -rullakoista ei hyväksytä erillistä veloitusta. Toimittajan halutessa voidaan lavat yms. asettaa toimittajan omalla kustannuksellaan noudettavaksi erikseen sovittavalla tavalla. Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa laskussa eriteltyinä. Laskujen viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 13. RAPORTOINTI Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Myyjä toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain tai pyydettäessä yhteenvedon, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi tilaajat saavat pyytäessään excel-muotoisia raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tapahtuu sähköisesti. 14. TOIMITUKSEN VIIVÄSTYMINEN JA SANKTIOT Mikäli toimitus viivästyy toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevista syistä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 5 % viivästyneen tuotteen hinnasta kultakin alkavalta viivästysviikolta kuitenkin enintään 25 % tuotteen hinnasta tai enintään 2000 euroa.tämä viivästyssakko koskee myös varaosia. Jos toimittaja ei pysty lainkaan toimitusta suorittamaan voi tilaaja käyttää toista puitesopimuksen piiriin valittua toimittajaa 15. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Jos toimitettavaa tavaraa ei toimiteta tai toimitetaan virheellisiä tuotteita, tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan. Rekla-

5 5(7) mointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti siten kun toimittajan kanssa sovitaan. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa sopimuksen mukaan toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 16. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOL- MANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 17. ALIHANKINTYÖN JA TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa käyttämään sopimuskauden aikana tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain tarkoittama selvitysvelvollisuus tilaajalle konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset toimitetaan Nurmijärven kunnalle ennen alihankintatyön käyttöönottoa. Alihankintatyön jatkuessa pitempään, on toimittajan toimitettava uudet selvitykset aina 12 kuukauden välein. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä työterveyshuollon järjestämisestä. 18. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia.

6 6(7) 19. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Jos jompikumpi sopijapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 20. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET SEKÄ SANKTIOT Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana. Sopimuksen purkuperusteeksi katsotaan mm. se, että toimittaja jättää toistuvasti toimittamatta tilattuja tuotteita. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 21. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 22. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA 23. MUUT EHDOT Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Hyvinkään käräjäoikeudessa.

7 7(7) Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 24. ALLEKIRJOITUKSET JA PÄIVÄYS Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset: Paikka ja aika Nurmijärvellä xx.xx.2017 / hankintapalvelu Yritys X Pekka Kivilevo Talousjohtaja