HANKINTASOPIMUS ILMANVAIHTOSUODATTIMET (puitejärjestely)

Transkriptio

1 1(8) HANKINTASOPIMUS ILMANVAIHTOSUODATTIMET (puitejärjestely) 1. SOPIJAOSAPUOLET /, y-tunnus PL Nurmijärvi Yritys X Oy, y-tunnus (toimittaja) XXX XXX (Mäntsälän kunta tekee hankinnasta oman sopimuksensa soveltaen tätä sopimusluonnospohjaa) Seudulliseen hankintapalvelukeskuksen mahdollisesti myöhemmin liittyvälle kunnalle varataan mahdollisuus liittyä tähän sopimukseen sen voimassaoloaikana. 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyissä tarjouksissa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Sopimus koskee Nurmijärven ja Tuusulan kuntien ilmanvaihtosuodattimia. Puitesopimuksen voimassaoloaika alkaa tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu saakka. Sopimusta voidaan jatkaa vuoden optiolla ja Option käytöstä päätetään erikseen ennen voimassa olevan sopimuksen päättymistä. Hankittavien ilmanvaihtosuodattimien tekniset ja muut ominaisuudet on määritelty tarjouspyynnössä ja toimittajan tarjouksessa. Puitejärjestelyyn valittiin X sopimustoimittajaa. Hankintajohtajan viranhaltijapäätöksessä XX.XX.2014 on mainittu etusijajärjestys, jonka mukaan kunnat hankkivat tuotteita sopimustoimittajilta:

2 2(8) xx xx Tilaukset tehdään ensisijaisuusjärjestystä soveltaen eniten vertailupisteitä saaneelta toimittajalta silloin kun hankinnan kaikki ehdot on määritelty. Jos ensisijaisella toimittajalla ei ole tarvittavaa tuotetta valikoimissaan tai ei pysty sitä syystä tai toisesta tarjouksen mukaisessa toimitusajassa toimittamaan, voi tilaaja käyttää toissijaista toimittajaa jne. 3. ILMANVAIHTOSUODATTIMIEN KARTOITUS Ensisijaiseksi toimittajaksi valittu toimittaja suorittaa veloituksetta asiakkaan kiinteistöissä ilmanvaihtosuodattimien kartoituksen sopimuskauden alussa. Kartoituksessa toimittaja kartoittaa ja mitoittaa suodattimet optimaalisiksi ja energiataloudellisiksi yhdessä asiakkaan edustajan kanssa. Kartoitus on tehtävä konekohtaisesti. Kartoituksesta käy ilmi ainakin kiinteistön tiedot, ilmanvaihtokoneen numeron, toiminta-alueen ja sijainnin sekä konekohtaisesti mitoitettujen suodattimien tiedot. Kartoituksen yhteydessä ja muulloin tarvittaessa toimittaja antaa asiakkaalle myös tarvittavaa opastusta suodattimista. Toimittaja lähettää kartoituksen tiedot asiakkaalle. 4. TUOTTEIDEN TILAAMINEN Tilaaja tilaa tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin. Tilaukset tehdään sähköpostilla tai puhelimitse. 5. TOIMITUSTAPA / TOIMITUSEHTO Toimitustapa on vapaasti perille kunnan toimipisteeseen säältä suojaan tilaajan osoittamaan paikkaan toimitettuna. Toimitettavat tuotteet on pakattava kiinteistökohtaisesti ja niihin on merkittävä selvästi kiinteistön nimi ja ilmanvaihtosuodattimen tyyppitunnus. Toimitus sisältää tarvittavat tiivisteet. Vakiosuodattimen toimitusaika saa olla enintään 2 viikkoa ja mittatilaustuotteen toimitusaika enintään 3 viikkoa.

3 3(8) 6. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN Toimittaja vakuuttaa tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 7. VIIVÄSTYSSEURAAMUKSET Mikäli tavaran toimittaminen viivästyy sovitusta, on tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 4 prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan tilatun erän hinnasta, joka viivästymisen vuoksi on jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. Jos toimitus viivästyy sovitusta toimitusajasta yli 14 vuorokautta, on tilaaja oikeutettu hankkimaan suodattimia kateostona toiselta toimittajalta, mikäli tilanne niin vaatii. Alkuperäinen toimittaja on velvollinen korvaamaan tilaajalle mahdollisen hinnanerotuksen ja lisäksi edellä mainitun viivästyssakon. 8. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Tilaaja reklamoi virheellisestä tuotteesta myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti siten kun toimittajan kanssa sovitaan. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin.

4 4(8) 9. HINNAT Hinnat ovat kiinteät hankittavien tuotteiden osalta saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana. Tarkistettu hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukselle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston sähköisesti. Mahdollisesti tapahtuvien sopimushintojen tarkistuksen jälkeen puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien etusijajärjestys tarkistetaan uusien hintojen pohjalta jokaisen hinnantarkistuksen yhteydessä samalla periaatteella kuin varsinainen hankintaratkaisukin on tehty. Tästä seuraa se, että sopimushintaa koskeva hinnankorotus tai -alennus saattaa muuttaa toimittajien etusijajärjestystä kesken sopimuskauden. Mikäli toimittajalla on sopimuskauden aikana sopimushintoja alempia tarjoushintoja (esim. kampanjahintoja), tilaaja saa tuotteet aina halvimpaan hintaan. Määräaikaisten kampanjahintojen soveltaminen ei käynnistä etusijajärjestyksen tarkistamista. 10. MAKSUEHTO JA VIIVÄSTYSKORKO Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan seudulliselle talouspalvelukeskukselle (Tuusulan kuntaan). 11. RAPORTOINTI Kunnat sopivat hankittuja tuotteita koskevasta raportoinnista toimittajan kanssa. Toimittaja on velvollinen toimittamaan raportointitiedot maksutta asiakkaalle.

5 5(8) 12. TAKUUEHDOT JA -AIKA Viallinen tuote korjataan tai vaihdetaan maksutta uuteen. Muilta osin takuu noudattaa valmistajien ja/tai maahantuojien takuuehtoja. 13. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOLMANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Hankintasopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 14. ALIHANKINTATYÖN KÄYTTÄMINEN JA TILAAJAVASTUULAIN EDELLYTTÄMÄT SELVITYKSET Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset hankintapalvelukeskukselle, jos käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa sillä tavalla, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus toteutuu. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä 3 (Tarjoajan kelpoisuus) mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Todistukset eivät saa toimitettaessa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia ja ne on tilaajavastuulain mukaisesti uusittava aina 12 kuukauden välein sopimuskaudella.

6 6(8) 15. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 16. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET SEKÄ SANKTIOT Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä 14 päivässä korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 17. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä.

7 7(8) Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 18. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Hyvinkään käräjäoikeudessa. Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. 19. MUUT EHDOT Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset: Nurmijärvellä XX.X.2014 Kari Ylitie XX Oy

8 8(8) Hankintajohtaja Sopimuksen liitteet: - Liite 1 Tarjouspyyntö - Liite 2 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE Tavarat) - Palveluntuottajan tarjous liitteineen