TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (8) ESPOON KAUPUNGIN TYTÄRYHTEISÖIDEN TALOUSTOIMINTOJEN HANKINTA 1. Sopijaosapuolet Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y 0101263-6 2. Sopimuksen yhteyshenkilöt ja tytäryhteisöt 3. Sopimuksen kohde Sopimuksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen on eritelty sopimuksen liitteellä. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on Espoon kaupungin tytäryhteisöiden taloustoimintojen hoito. Palvelu tuotetaan noudattaen voimassaolevaa kirjanpitolainsäädäntöä (Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336), tätä sopimusta ja alan hyvää tapaa. Toimittajan toteuttamien tilinpäätös- ym. asiakirjojen on oltava selkeitä ja huoliteltuja. Toimittajalla tulee olla sopimustehtävien suorittamista varten riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö. Työvälineiden on vastattava ajan vaatimuksia ja ohjelmistojen päivityksistä on huolehdittava siten, että ne toimivat lainmukaisesti. Toimittajan on huolehdittava raportointiaikatauluissa pysymisestä sekä riittävästä varamiesjärjestelystä. Toimittaja vastaa siitä, että kirjanpidon on-line raportointi toteutetaan viimeistään xx päivän viiveellä (täydennetään tarjouksesta).
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (8) Asiakas vastaa siitä, että Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava Toimittajalle niin hyvissä ajoin, että Toimittaja voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Palvelun sisältöä koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin sopimuksen liitteellä hankinnan yksilöinti. 4. Sopimusta käyttävät tytäryhteisöt 5. Sopimuskausi Tähän sopimukseen voivat liittyä Espoon kaupungin tytäryhteisöt, sen jälkeen kun tytäryhteisö on siitä ensin sopinut Asiakkaan sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Asiakkaan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle tytäryhteisön liittymisen sopimukseen. Tytäryhteisö on oikeutettu käyttämään Asiakkaan ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun tytäryhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Selvyyden vuoksi todetaan, että valituille toimittajille ei synny yksinoikeutta toimittaa Espoon kaupungin tytäryhteisöille tämän sopimuksen kohteena olevia palveluita sopimuskauden aikana, vaan tytäryhteisöt päättävät erikseen sopimukseen liittymisestä. Sopimuskausi on kaksi vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1+1 optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 6. Alihankkijoiden käyttö 7. Tilaaminen Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoiden ketjuttaminen ei ole sallittua. Asiakas voi tilata palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Asiakas ei ole sitoutunut tiettyihin hankintamääriin. 8. Hinnat Hinnat ovat sopimuksen liitteellä. Kaikkiin hintoihin tulee sisältyä kaikki tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset sekä palkat, kulukorvaukset, kilometrikorvaukset, postitus, tulostus ym. maksut ja
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (8) normaalit kirjanpitoon liittyvät tavanomaiset selvitystyöt. Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä. Jokainen tytäryhteisö on veloitettava saman yksikköhinnan mukaan liikevaihdosta tai henkilömäärästä riippumatta. Hinnoittelun on perustuttava malliin, jossa jokainen tytäryhtiö voi ottaa toiminnoista halutut osat käyttöön. Veloitus tapahtuu toteutuneiden määrien mukaisesti ja Asiakas ei ole sitoutunut tiettyihin hankintamäärin. 9. Hintojen tarkistaminen Kaikkien hintojen on oltava kiinteänä voimassa yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopijaosapuolet voivat esittää tämän jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä sekä Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. 10. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskuissa on mainittava arvonlisäveroton ja arvonlisäverollinen hinta, jonka tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Laskutus kuukausittain jälkikäteen, maksuehto on 14 päivää netto laskun päiväyksestä laskettuna. Maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. Toimittajalla tulee olla valmius verkkolaskutukseen. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista (laskutus ym. osoitteet) sovitaan tytäryhteisöittäin erikseen.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (8) 11. Vakuutukset 12. Reklamaatiot 13. Sopimusseuranta 14. Kestävä kehitys Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Toimittaja on velvollinen osallistumaan mahdollisiin seurantakokouksiin (Vähintään 2 asiakastapaamista Espoossa /vuosi) sekä toimittamaan vaaditut raportit. Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. 15. Kateosto Kaupungilla on oikeus kateostoon, mikäli palvelu myöhästyy sovitusta tai Toimittajan toiminta ei ole muutoin sopimuksen mukaista. Kateostolla tarkoitetaan tavaran tai palvelun ostamista kolmannelta osapuolelta tai palvelun suorittamista omana työnä. Toimittaja on velvollinen korvaamaan Kaupungille kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Kaupunki on velvollinen ennen kateostoa informoimaan Toimittajaa. 16. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 1 kuukauden irtisanomisaikaa noudattaen.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (8) Sopijaosapuolet sitoutuvat ilmoittamaan toiselle sopijaosapuolelle sulautumisja jakautumissuunnitelmistaan viimeistään kuukautta ennen suunniteltua sulautumista tai jakautumista. 17. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen 18. Ylivoimainen este Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. 19. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 20. Sopimuksen Irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 21. Sopimuksen purkaminen Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (30 pv) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (8) Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 22. Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen avustamaan tilaajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle palveluntuottajalle tai tilaajan itsensä hoidettavaksi. Palveluntuottajalla on oikeus veloittaa tästä aiheutuvasta lisätyöstä hintaliitteen mukaisesti. 23. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (8) kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 24. Noudatettavat sopimusehdot 25. Sopimuskappaleet Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. 26. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys 1. Tämä sopimus 2. Tarjouspyyntö pvm 3. JYSE 2009 PALVELUT 4. Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa..2012 Asiakas X Toimittaja X
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (8) LIITTEET: - Yhteyshenkilöt - Hankinnan yksilöinti - Hintatiedot