Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti Miia Huttunen ja Mari Huttunen 4/2013 Saatavilla käyttöön sitteesta www.liveherring.rg
Sisällys 1. Jhdant... 1 2. Tapahtuman idea... 2 3. Tapahtuman sisältö... 5 4. Kysyntä... 6 5. Khderyhmä ja segmentinti... 7 6. Työtehtävät ja tutantaikataulu... 9 6.1 Jhtaminen... 9 6.2 Taludellinen tutant... 10 6.3 Sisältötutant... 11 6.4 Laki ja hallint... 12 6.5 Tekninen tutant... 12 6.6 Markkininti ja tiedttaminen... 14 6.7 Tutantaikataulu... 15 7. Kustannukset ja ansaintalgiikka... 16 7.1 Kustannukset... 16 7.2 Ansaintalgiikka... 18 8. Yhteenvet... 20 9. Liitteet... 21 10. Lähteet... 23
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 1 1. Jhdant Helmikuussa 2013 suunniteltiin järjestettäväksi valtakunnallisella taslla ainutlaatuiset elkuva- ja mediakulttuurimessut. Messut li tarkitus tteuttaa Arktisen Upeeta - elkuvafestivaalin yhteydessä 16.2.2013 Ylippilastal Ilkivessä, Jyväskylässä. Ensimmäisellä tteuttamiskerralla messujen li tarkitus keskittyä esittelemään paikallista ja alueellista elkuva- ja mediakulttuuria. Messujen sisällön suunniteltiin alunperin kstuvan työnäytöksistä, puheenvurista, tute-esittelyistä ja heistutemyynnistä sekä mahdllisuuksien mukaan myös työpajatiminnasta. Tapahtuman tarkitukseksi määriteltiin tarjta pienemmille alueellisille timijille, kuten tutantyhtiöille, elkuvantekijöille ja pienyrittäjille mahdllisuus timintansa esille tumiseen ja kehittämiseen uusien vertais-, asiantuntija- ja asiakaskntaktien lumisen kautta. Lisäksi timijille haluttiin tarjta tilaisuus tutustua alan uuteen teknlgiaan ja tekniikihin. Tapahtuma alun perin suunnitellun laajuisena päätettiin kuitenkin jättää tteuttamatta ja sen sijaan järjestettiin Keski-Sumen alueen elkuvatimijille suunnattu timijatapaaminen, jnka li tarkitus timia sana alkuperäistä tapahtumaa. Tapaamisen tarkituksena li keskusteluttaa suunniteltu knsepti sekä kerätä kmmentteja ja ideita knseptin kehittämiseksi timijiden tarpeiden ja tiveiden mukaiseen suuntaan. Osana knseptintia tteutettiin kyselytutkimus, jlla pyrittiin kartittamaan messutapahtuman knseptinnin kannalta lennaisia satekijöitä, kuten kiinnstusta, sisältötivmuksia ja käytännön tteutukseen liittyviä seikkja. Kysely tteutettiin internetkyselynä ja linkkiä kyselyyn jaettiin Keski-Sumen alueen elkuvatimijille sähköpstitse. Vastauksia kyselyyn saatiin 13. Timijatapaamisessa saatujen kmmenttien ja kyselytutkimuksen vastausten phjalta tapahtumasta rakennetaan mnistettavissa leva knsepti, jta n jatkssa mahdllista hyödyntää sekä alueellisesti että valtakunnallisesti. Valmis knsepti n saatavilla käyttöön Live Herring -työryhmän kautta.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 2 Elkuva- ja mediakulttuurimessuprjektin taustalla vaikuttavat elkuva- ja mediakulttuurin läänintaiteilijaryhmä Live Herring (Taike/ Keski-Sumi), Keski-Sumen elkuvakeskus ja Arktisen Upeeta -elkuvafestivaali sekä Jyväskylän Ylipistn Ylippilaskunta. Knseptintia n tukenut Audivisuaalisen kulttuurin edistämiskeskus AVEK. 2. Tapahtuman idea Tapahtuman tarkituksena n tarjta pienemmille alueellisille timijille, kuten tutantyhtiöille, elkuvantekijöille ja pienyrittäjille mahdllisuus timintansa esille tumiseen ja kehittämiseen uusien vertais-, asiantuntija- ja asiakaskntaktien lumisen kautta. Lisäksi timijille tarjtaan tilaisuus tutustua alan uuteen teknlgiaan ja tekniikihin. Tapahtuma li alun perin suunniteltu tteutettavan alueellisena, Keski-Sumen alueen kattavana. Kska knseptinnissa kuitenkin li lennaista humiida työryhmän näkemysten lisäksi myös alan timijiden mielipiteet ja tiveet tapahtuman kattavuutta kskien, knseptinnin tueksi laadittuun kyselyyn päätettiin sisällyttää kysymys aiheeseen liittyen. 53,8 prsenttia vastaajista kki alueellisuuden järkeväksi rajaukseksi messutapahtumalle, kun taas sekä paikallisuutta että valtakunnallisuutta kannatti 23,1 prsenttia kyselyyn vastanneista. Tapahtuman ulttaminen valtakunnalliseksi nähtiin kuitenkin ngelmallisena, sillä messujen ei uskttu ainakaan ensimmäisinä järjestämisvusinaan pystyvän hukuttelemaan paikalle ulkpaikkakuntalaisia timijita pitkien välimatkjen vuksi. Myöskään paikallisuutta ei nähty Jyväskylän kkisessa kaupungissa kannattavaksi, sillä suuren san esimerkiksi elkuva-alan timijista tiedettiin timivan Keski-Sumessa Jyväskylän alueen ulkpulella. Messutapahtuman rajaamisen paikalliseksi uskttiinkin näin llen asettavan liikaa rajituksia tapahtuman sisällölle, kun esimerkiksi man timinnan esittelijöiden juksta karsiutuisivat maakunnan elkuvateatterien ja audivisuaalisen alan yritysten edustajat. Tämän vuksi tapahtuma katsttiinkin levan järkevintä rajata Keski-Sumen laajuiseksi.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 3 Messutapahtumaknseptia ei kuitenkaan haluttu sita pelkästään Keski-Sumeen vaan tavitteena li luda mnistuskelpinen knsepti, jka lisi hyödynnettävissä myös Keski- Sumen alueen ulkpulella. Jyväskylän ja kaupungissa vaikuttavan alan timijakentän verrattain pienestä ksta jhtuen tapahtumaa ei katsttu järkeväksi rajata paikalliseksi, mutta paikallisuus vidaan kuitenkin nähdä timivaksi ratkaisuksi, mikäli tapahtuma päädytään järjestämään asukasluvultaan ja elkuva- ja av-timijiden määrältään suuremmassa kaupungissa. Olennaista nkin humiida rajauksen levan riippuvainen avkulttuurikentän laajuudesta ja alan timijiden aktiivisuudesta. Kyselytutkimuksella haluttiin selvittää myös, kuinka usein elkuva- ja av-alan timijat tivisivat tapahtuman järjestettävän. Kysymykseen kuinka usein tapahtuma tulisi järjestää? vastanneista 61,5 prsenttia tivi tapahtumasta vusittaista. Vastausvaihteht kerran kahdessa vudessa sai kannatusta 30,8 prsentilta ja kahdesti vudessa 7,7 prsentilta. Muu, mikä? -khdassa li kuitenkin tutu esille näkemys siitä, että tapahtuman järjestämistiheys lisi järkevää suunnitella ensimmäisestä messutapahtumasta saatujen kkemusten perusteella. Messutapahtumaa li alun perin kaavailtu saksi vusittain Jyväskylässä järjestettävää Arktisen Upeeta -elkuvafestivaalia. Tapahtuma li alustavasti suunniteltu kertaluntiseksi, niin santuksi pilttitapahtumaksi, jlla pyrittäisiin kartittamaan messujen kysyntää, liiketimintaptentiaalia ja uudelleenjärjestämismahdllisuuksia. Messut kettiin järkeväksi piltida kysynnän selvittämiseksi, sillä knseptinnin tueksi laadittu kyselytutkimus teetettiin ainastaan elkuva- ja audivisuaalisen alan ammattilaisilla eikä esimerkiksi harrastaja- ja piskelijayleisöjen kiinnstuksesta tapahtumaa khtaan le juurikaan tieta. Myös kyselytutkimukseen sallistuneiden ammattilaisten verraten pienen määrän vidaan puhua piltinnin järkevyyden pulesta, sillä mikäli tapahtumasta kiinnstuneiden timijiden määrä ei ylitä kyselyyn vastanneiden ammattilaisten määrää, tapahtumasta tuskin n kannattavaa kaavailla vusittaista. Näin llen tapahtuma vidaankin nähdä järkeväksi piltida alueellisten timijiden aktiivisuuden selvittämiseksi. Tämän vuksi lpullinen päätös tapahtuman järjestämistiheydestä kannattaneekin tehdä ensimmäisestä messutapahtumasta saatujen kkemusten perusteella.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 4 Tapahtuma li alun perin suunniteltu saksi jyväskyläläistä Arktisen Upeeta - elkuvafestivaalia, mutta ajatuksen järkevyyttä päätettiin testata selvittämällä kyselytutkimuksessa, missä yhteydessä messutapahtuma lisi alan timijiden mielestä kannattavinta järjestää. 33,3 prsenttia vastaajista kannatti ajatusta messutapahtuman järjestämisestä jnkin tisen aihealueeseen liittyvän tapahtuman yhteydessä, kun taas 25 prsenttia tivi messuista muista tapahtumista erillistä, itsenäistä tapahtumaa. Osaksi jtain tista jyväskyläläistä messutapahtumaa, kuten levy- tai kirjamessuja, tapahtumaa tivi 25 prsenttia vastaajista. Lput 25 prsenttia ei kkenut yhteyttä merkitykselliseksi. Messutapahtuman yhdistämisessä jhnkin tiseen paikalliseen kulttuuritapahtumaan vidaan nähdä sekä psitiivisia että negatiivisia pulia. Messujen tteuttaminen tisen tapahtuman yhteyteen karsisi kuluja etenkin markkininnin salta, kun yhteistyössä timivat tapahtumat visivat markkinida tapahtumiaan yhteisillä materiaaleilla ja jakaa esimerkiksi julisteiden painattamisesta kituvat kulut. Yhteistyötapahtumat visivat myös hyödyntää tistensa verkstja markkininnissa ja tavittaa näin mien kntaktiensa ulkpulisia yleisöjä. Messujen tteuttaminen jnkin verraten suuren ja j vakiintuneen ja nimekkään tapahtuman sana tisi messuille näkyvyyttä ja uskttavuutta. Tisaalta jnkin tisen tapahtuman yhteydessä timiminen saattaisi hämärtää rajaa elkuvamessujen ja yhteistyötapahtuman välillä. Suurimpana ngelmana kahden tapahtuman yhdistämisessä vidaan kuitenkin nähdä spivan, mlempien tapahtumien tekniset tarpeet täyttävän tapahtumapaikan löytäminen. Tapahtumapaikkaan liittyviä ngelmia n käsitelty kappaleessa 6.5. Kska kahden tapahtuman välisestä yhteistyöstä n löydettävissä sekä psitiivisia että negatiivisia pulia, yhteistyötä suunniteltaessa lennaista n punnita, kumpi vaihtehdista n miinuspulistaan hulimatta kannattavampi elkuvamessutapahtuman kannalta. Plus- ja miinuspulien määrän n kuitenkin humiitava levan suurilta sin riippuvainen siitä, minkätyyppisen tapahtuman yhteydessä messut pyritään tteuttamaan, sillä negatiivisten vaikutusten määrän vidaan katsa jäävän psitiivisten varjn mikäli yhteistyötapahtumat vat teknisiltä vaatimuksiltaan lähellä tisiaan.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 5 3. Tapahtuman sisältö Alkuperäisen suunnitelman mukaan tapahtuman li tarkitus kstua työnäytöksistä, puheenvurista, tute-esittelyistä ja heistutemyynnistä sekä mahdllisuuksien mukaan myös työpajatiminnasta. Knseptinnissa päädyttiin kuitenkin hyödyntämään sekä timijatapaamisessa saatua palautetta että kyselytutkimuksen vastauksia. Timijatapaamisessa käydyssä keskutelussa krstuivat erityisesti mahdllisuus verkstitumiseen sekä erityyppisten kulutustilaisuuksien järjestämiseen. Kyselyssä tapahtuman hjelmasisältöjä kartitettiin kysymyksellä minkälaisista sa-alueista tivisit tapahtuman kstuvan?. Kysymykseen annettiin yhdeksän valmista vastausvaihtehta, jista vastaajat valitsivat itseään eniten kiinnstavat vaihtehdt. Vaihtehtja li mahdllista valita useampia. Kannatus valmiiden vaihtehtjen välillä jakautui seuraavasti: - Esittelypisteitä 58,3% - Puheenvurja 58,3% - Tutemyyntiä (esim. tekniikka) 16,7% - Oheistutemyyntiä (esim. elkuvakirpputri) 58,3% - Keskustelutilaisuuksia 75% - Paikallisten tekijöiden elkuvien näytöksiä 75% - Verkstitumismahdllisuuksia 91,7% - Työnäytöksiä 16,7% - Työpajja 41,7% Muuta, mitä? -khdassa tapahtumaan tivttiin kutsuvieraita ja elkuvanäytöksiä ilman alueellista rajausta. Kyselytutkimukseen sallistuneiden ammattilaisten vastauksissa krstuivat tivmukset verkstitumismahdllisuuksista, keskustelutilaisuuksista ja paikallisten tekijöiden elkuvanäytöksistä. Sisällön kannalta ngelmallisena vidaan kuitenkin nähdä se, että, kuten kappaleessa 5. n esitetty, ammattilaiset tivivat messutapahtuman suunnattavan alan timijiden lisäksi myös elkuvaharrastajille, jiden tivmusten tapahtuman sisällöstä vidaan uska pikkeavan ammattilaisten tiveista verraten merkittävästi. Näin llen
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 6 sisällöllisesti tapahtuman suurin haaste nkin tteuttaa tapahtuma niin, että kukin messuille määritelty khderyhmä pystytään humiimaan tapahtuman sisällössä ilman, että tietylle asiakassegmentille suunnattu hjelmist häiritsee tiselle segmentille tarkitettuja hjelmasa-alueita tai estää niiden tteuttamisen kknaan. Ammattilaisten ja harrastajien hjelmisttiveiden ristiriitaisuuksien tapahtumalle mahdllisesti aiheuttamia ngelmia n käsitelty lisää khdissa 4. Kysyntä ja 5. Khderyhmä. 4. Kysyntä Tapahtuman kysynnän arviiminen knseptintivaiheessa n hankalaa, sillä knseptia kskevaan kyselyyn pyydettiin vastauksia ainastaan alan timijilta sen sijaan, että tutkimuksella lisi pyritty kartittamaan esimerkiksi alan piskelijiden tai elkuvakulttuurin suurkuluttajien sallistumishalukkuutta. Kyselytutkimuksessa alan timijilta saadut vastaukset vidaan kuitenkin nähdä kysynnän kannalta rhkaisevina, sillä kaikki kysymykseen lisitk kiinnstunut sallistumaan elkuvamessutapahtumaan? saaduista vastauksista livat psitiivisia. Kysynnän arviiminen pelkkien ammattilaisten näkemysten perusteella n kuitenkin ngelmallista, sillä esimerkiksi elkuvakulttuurin kuluttajien vidaan uska levan kiinnstuneita jkseenkin erilaisista hjelmistsisällöistä kuin alalla timivien ammattilaisten. Messutapahtuman knseptinnin tueksi laaditussa kyselyssä lähestulkn 92 prsenttia vastaajista tivi tapahtuman mahdllistavan verkstitumisen timijiden kesken, mutta verkstitumismahdllisuuksien ei kuitenkaan uskta hukuttelevan esimerkiksi elkuvakulttuurin harrastajia. Vunna 2011 tteutetun, jyväskyläläisen elkuvafestivaalin khderyhmien tiveita kartittaneen kyselytutkimuksen perusteella elkuvamessutapahtumalle vidaan kuitenkin nähdä levan kysyntää ammattilaisten lisäksi myös muiden elkuvakulttuurista kiinnstuneiden keskuudessa (Ks. Huttunen & Huttunen 2011). Kysynnän edellytyksenä vidaan kuitenkin nähdä tapahtuman hjelmistn suunnittelu elkuvaharrastajat humin ttaen. Messuknseptin tueksi tteutetussa kyselyssä esimerkiksi elkuvakirpputrin tivi saksi tapahtumaa vain hieman yli pulet kyselyyn vastanneista ammattilaisista, mutta
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 7 aiemman, jyväskyläläisen elkuvafestivaalin khderyhmien heishjelmativeita selvittäneen kyselyn perusteella heistutemyynnille löytyi kysyntää nimenmaan elkuvakulttuurin harrastajien keskuudessa. Näin llen kysynnän takaamiseksi tapahtuma nkin pyrittävä suunnittelemaan tisistaan ertettujen khderyhmien ehdilla svittamalla eri yleisöjen tiveet yhdeksi tapahtumakknaisuudeksi. 5. Khderyhmä ja segmentinti Tapahtuman khderyhmän määrittelyssä n hyödynnetty knseptinnista vastaavan työryhmän ja yhteistyörganisaatiiden alkuperäisten ajatusten lisäksi kyselytutkimukseen saatuja vastauksia. Tapahtuma li alun perin suunniteltu kaikille avimeksi, kuitenkin painttuen alan timijiden ja harrastajien humiimiseen hjelmistsisällöissä. Kyselyssä khderyhmää kartitettiin kysymyksellä kenelle tapahtuman tulisi lla suunnattu?. 76,9 prsenttia vastaajista tteuttaisi tapahtuman kaikille avimena ja 23,1 prsenttia kki kannattavaksi suunnata messut pääasiassa elkuva- ja audivisuaalisen alan timijille ja harrastajille. Tapahtuman rajaaminen pelkästään alan timijille tai harrastajille ei saanut kannatusta ainaltakaan kyselyyn vastanneelta. Vaikka messutapahtuma tulisikin kyselyyn saaduista vastauksista päätellen pitää kaikille avimena, tapahtuman markkininti nähdään kannattavimmaksi suunnata messujen ensisijaiselle khderyhmälle, elkuva- ja audivisuaalisen alan timijille. Tapahtuman khderyhmien n kuitenkin humiitava riippuvan messujen hjelmistsisällöistä, minkä vuksi tarkkja khderyhmiä ei vida määritellä ennen kuin tapahtuman lpullinen sisältö n tiedssa. Tapahtuman pääkhderyhmä n kuitenkin alustavasti järkevää jakaa klmeen yläsegmenttiin - elkuva- ja av-alan timijihin, alan piskelijihin ja muihin teemasta kiinnstuneisiin. Pääkhderyhmä kettiin järkeväksi lhka useampaan segmenttiin, sillä segmentinnin katsttiin mahdllistavan eri asiakasryhmien mahdllisimman tehkkaan tavittamisen ja eri yleisöjen humiimisen tapahtuman sisällössä. Alan harrastajat segmentitiin elkuva- ja av-tutantjen tekijöihin ja elkuvakulttuurin suurkuluttajiin, jista
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 8 jälkimmäiseen ryhmään luettiin sekä elkuvakerhjen jäsenet että aktiivisesti elkuvakulttuuria seuraavat ja elkuvia katsvat. Ensimmäinen yläsegmentti, alan timijat, luettiin maksi segmentikseen, sillä ryhmän uskttiin levan tavitettavissa muista segmenteistä pikkeavin keinin, kuten alan lehtien, sähköpstilistjen ja Internet-sivustjen kautta. Jukk päädyttiin jakamaan kahteen erilliseen ryhmään, kska itse elkuvia ja muita av-tutantja tekevien uskttiin levan kiinnstuneita erilaisista tapahtumasisällöistä kuin muiden teemasta kiinnstuneiden. Tekijöiden arviitiin vivan lla kiinnstuneita esimerkiksi hjaajavieraiden luennista ja työpajista, kun taas muun muassa heistutemyynnin ja elkuvanäytösten uskttiin kiinnstavan klmatta yläsegmenttiä. Alan piskelijat pulestaan ertettiin maksi segmentikseen sillä piskelijiden uskttiin levan tavitettavissa ppilaitsten sähköpstilistjen kautta. Kuten kappaleessa 3. n esitetty, alan timijiden tiveet messutapahtuman suhteen pikkesivat kuitenkin suhteellisen merkittävästi elkuvaharrastajien hjelmisttivmuksista. Ammattilaisia messutapahtumassa kiinnstivat pääasiassa verkstitumismahdllisuudet ja keskustelutilaisuudet, kun taas harrastajat sittivat kiinnstusta elkuva-aiheista kirpputria ja muuta heistutemyyntiä khtaan. Vaikka ammattilaisten tiveet eivät lleetkaan yhteneväisiä harrastajien tiveiden kanssa, alan timijat kkivat järkeväksi pitää messutapahtuman avimena kaikille kiinnstuneille. Ammattilaisten tiveiden ristiriitaisuus suhteessa harrastajien tiveisiin kuitenkin hankalittaa saltaan knseptin suunnittelua ja etenkin tapahtuman käytännön tteutusta. Tämän vuksi tapahtumaa käytännössä järjestettäessä nkin syytä miettiä, nk messutapahtumalla mahdllista miellyttää mlempia khderyhmiä vai lisik esimerkiksi harrastajat järkevämpää rajata taviteltavien khderyhmien ulkpulelle. Harrastajien sivuuttamisen vidaan kuitenkin nähdä levan ristiriidassa sekä messujen idean että kyselytutkimuksella saavutettujen tulsten kanssa. Mikäli mitään tapahtumalle määritellyistä khderyhmistä ei lla valmiita sivuuttamaan, tisistaan eravista tivmuksista aiheutuvat ngelmat pystytään ratkaisemaan vain, mikäli tapahtumapaikaksi n löydettävissä tila, jka mahdllistaa tisistaan suhteellisen merkittävästi eravien hjelmist-sa-alueiden yhtäaikaisen tteuttamisen.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 9 6. Työtehtävät ja tutantaikataulu Prjektikknaisuuden hallitsemiseksi tutannn työtehtävät n hyvä jatella alatsikittain. Tapahtumatutannn vidaan ajatella kstuvan seuraavista sa-alueista: Sisältötutant, taludellinen tutant, tekninen tutant, markkininti ja tiedtus sekä laki ja hallint. Näiden lisäksi tutantprsessin kknaisuuden taustalle n hahmtettava prjektinhallinta ja jhtaminen, jtka yhdistävät eri sa-alueet timivaksi kknaisuudeksi. Tutantprsessin hahmttaminen yksittäisistä sa-alueista rakentuvana kknaisuutena helpttaa kknaisuuden ymmärtämistä sekä mahdllistaa yksittäisten työtehtävien merkityksen hahmttamisen sekä itsenäisinä siina että sana suurempaa kknaisuutta. Tämä pulestaan helpttaa niin tutannn suunnittelua kuin tteutusta ja raprtintiakin. Elkuva- ja mediakulttuurimessutapahtuman työtehtävät vidaan hahmtella tämän jattelun mukaisesti pääpiirteittäin esimerkiksi seuraavasti: 6.1 Jhtaminen Tutantprsessin hallinninti ja jhtaminen pitää sisällään seuraavat pääkhdat: Työryhmän, harjittelijiden ja vapaaehtisten rekrytinti Työnjak Prjektikknaisuuden hallinninti/krdininti Prjektisuunnitelma, jka vi nudatella esimerkiksi seuraavaa mallia: 1. Perusidea, tausta ja knsepti 2. Tavitteet ja mittarit 2.1 Määrälliset tavitteet ja mittarit 2.2 Laadulliset tavitteet ja mittarit 3. Khde- ja sidsryhmät 3.1 Khderyhmät 3.2 Sidsryhmät 4. Ohjelmist 5. Aikataulu 6. Henkilöstö, työnjak ja päätöksentek 6.1 Henkilöstö ja työnjak
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 10 6.2 Päätöksentek 7. Tapahtumapaikat ja tekniikka 7.1 Tapahtumapaikat 7.2. Tekniikka 8. Budjetti ja rahitus 8.1 Budjetti 8.2 Rahitus 9. Viestintä 9.1 Sisäinen viestintä 9.2 Ulkinen viestintä Markkininti Tiedtus 10. Hankintatarpeet 11. Riskianalyysi 12. Raprtinti Aikataulutus Raprtinti 6.2 Taludellinen tutant Taludellinen tutant pitää sisällään niin budjetinnin ja rahituksen suunnittelun kuin taluden hallintaan liittyvät käytännön työtehtävät. Tutanta varten kannattaa laatia sekä kknaisbudjetti että hjelmista kskevat sabudjetit helpttamaan kulujen jakaantumisen hahmttamista. Erityisesti kknaisbudjetti pyritään laatimaan pääpiirteittäin j tutantprsessin alkuvaiheessa tehkkaan rahitussuunnittelun mahdllistamiseksi. Budjetti n hyvä jakaa sabudjetteihin esimerkiksi kappaleessa 7.1 esitellyn kustannusrakenteen mukaisesti. Rahitussuunnitelmassa pulestaan vi hyödyntää khdassa 7.2 esiteltyä tapahtuman ansaintalgiikkaa. Taludellisen tutannn salta työtehtävät vidaan eritellä päälukittain seuraavasti: Rahituksen suunnittelu ja hankinta
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 11 Budjetinti apurahahakemukset (ulkinen rahitus, julkinen) yritysyhteistyö (ulkinen rahitus, yritysyhteistyö) lipputult (sisäinen rahitus) vaihtspimukset (ulkinen rahitus, yritysyhteistyö) ment: tult: henkilöstökulut: palkat, mahd. päivärahat, työnantajamaksut markkinintikulut: markkinintivastaavan palkka, graafikn palkka, painkulut (julisteet, lehdet, flyerit, liput) hjelmistkulut: esitysikeudet, tekijänikeusmaksut, tiljen vukrat, rahdit, matkakulut, tekniikan vukra timistkulut muut kulut, kuten vakuutukset rganisaatin ma rahitus lipputult apurahat ja avustukset spnsriyhteistyöspimukset (vaihtspimukset) mainsmyynti laskujen maksu, kassjen lasku yms. käytännön talushallintn liittyvät timet 6.3 Sisältötutant Sisältötutannn salta työtehtävät vat riippuvaisia prjektisuunnitelmassa tehdyistä sisältölinjauksista. Elkuva- ja mediakulttuurimessutapahtuman salta vidaan kuitenkin ajatella sisältötutannn pitävän sisällään seuraavat pääkhdat: Teeman ja hjelmistkknaisuuksien suunnittelu Sisällön valinta ja hankkiminen Puhujavieraat
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 12 6.4 Laki ja hallint Juridiset seikat kulkevat jhtamisen hella kk tutannn suunnittelun ja tteutuksen perustana. Lakiin ja hallintn ja liittyviä työtehtäviä vat seuraavat: Tekijänikeudet Vakuutukset Spimukset: esiintyjät, työntekijöiden, harjittelijiden, yhteistyökumppaneiden, hjelmist Luvat ja ilmitukset 6.5 Tekninen tutant Tapahtuman järjestämiseksi vaadittavat tilat ja tekniikka vat riippuvaisia hjelmasisällöistä. Vidaan kuitenkin ajatella, että vähimmäisvaatimuksena n tila, jka mahdllistaa sekä puheenvurjen tai keskustelutilaisuuksien järjestämisen että esittely- tai myyntipisteiden svittamisen tilaan järkevästi ja timivasti suhteessa tisiinsa. Esimerkiksi mahdlliset elkuvanäytökset ja puheenvurt n kyettävä tteuttamaan niin, etteivät ne keskeytä muuta samanaikaista timintaa, minkä vuksi tila n pystyttävä tarpeen vaatiessa jakamaan. Esitysteknisesti valkkankaalla esitettäväksi tarkitetun elkuvan näyttäminen edellyttää ajantasaista laitteista valkkangasta, prjektria ja elkuvan esittämiseen sveltuvaa äänentista sekä ammattilaista vastaamaan laitteistn käytöstä. Myös esitystilan valaistus vaatii erikishumita, sillä elkuvan esittämisen edellytyksenä vidaan pitää täysin pimennettävissä levaa tilaa. Optimaalisen esitystilan erityisvaatimuksena vidaan nähdä myös nuseva, kiinteä katsm, minkä lisäksi tilan tulisi lla äänieristetty sekä muuten akustiikaltaan tarkituksenmukainen. Kska elkuvien esittäminen ei kuitenkaan le messutapahtuman päätarkitus, vidaan esitysteknisistä vaatimuksista tinkiä perustellusti. Olennaista n kuitenkin humiida elkuvien esittämisen tekniset edellytykset ja pyrkiä löytämään tapahtuman käyttöön tila, jssa esitellyt seikat tteutuvat mahdllisimman hyvin ilman, että elkuvien esittämisestä kituu häiriötä tapahtuman muulle hjelmistlle.
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 13 Tekniikan salta vähimmäisvaatimuksena vidaan kuitenkin pitää timivaa äänentista sekä mahdllista elkuvien esityskalusta ja puheenvurjen tteuttamiseen vaadittavaa tekniikkaa, kuten äänentista ja esimerkiksi videtykkiä ja valkkangasta. Optimaalista lisikin löytää tila, jka täyttää sellaisenaan messujen hjelmistn sille asettamat vaatimukset, mutta sa elkuvien esittämiseen ja puheenvurjen pitämiseen vaadittavasta kaluststa n myös mahdllista lainata tai vukrata jltakin alueella timivalta tahlta. Alun perin messujen tapahtumapaikaksi li suunniteltu Ylippilastal Ilkiven yläkertaa, kska messut kettiin järkevimmäksi järjestää samassa rakennuksessa Ilkiven alakerrassa timivan Arktisen Upeeta -elkuvafestivaalin kanssa, jnka saksi messutapahtumaa li alun perin kaavailtu. Mikäli messut päädytään yhdistämään jhnkin muuhun paikalliseen kulttuuritapahtumaan, messut vikin lla järkevintä tteuttaa myös sijaintinsa pulesta emtapahtumansa yhteydessä yhtenäisen tapahtumakknaisuuden lumiseksi. Kska elkuvien esittäminen ja muu messuille alustavasti suunniteltu hjelmist kuitenkin asettaa tapahtumapaikalle verraten tiukkja vaatimuksia, tapahtumaa järjestettäessä spivan tilan löytäminen vi sittautua ngelmalliseksi. Messujen liittämistä jnkin tisen kulttuuritapahtuman yhteyteen nkin syytä miettiä myös ptentiaalisten tapahtumapaikkjen kannalta, sillä elkuvamessujen ja esimerkiksi jnkin tisen messutapahtuman svittaminen samaan, mlempia sapulia tyydyttävään tilaan vi lla haastavaa. Tekniseen tutantn liittyvät työtehtävät vidaan eritellä seuraavasti: Turvallisuus Tekniikka Tilat tilalla n päivitetty ja vimassa leva pelastussuunnitelma hätäulskäynnit avinna tilan maksimi-ihmismäärä ei ylity järjestyksenvalvjat tarvittaessa kuva ja ääni
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 14 pasteet tilan valmistelu Hankintatarpeet ja niiden palautus Pystytys, purku ja siivus 6.6 Markkininti ja tiedttaminen Markkinintikanavat ja täten myös markkininnin työtehtävät riippuvat tapahtumalle valituista khderyhmistä. Markkininnin phjaksi laaditaan markkinintisuunnitelma, jka pitää sisällään suunnitellut markkinintitimenpiteet aikatauluineen. Yleisen, kaikki taviteltavat khderyhmät tavittamaan pyrkivän markkininnin lisäksi lennaista n suunnitella markkinintitimenpiteet kullekin taviteltavista asiakassegmenteistä erikseen. Markkinintisuunnitelma esimerkiksi seuraavan kaavan mukaisesti: 1. Perustiedt tapahtumasta 2. Markkinat 2.1 Kysyntä 2.2 Kilpailu 2.3. Timintaympäristö 3. Lähtökhta-analyysi 3.1 Ympäristöanalyysi 3.1.1 Riskianalyysi 3.2 Tapahtuma-analyysi 3.2.1 Timinta-ajatus 4. Markkinintistrategia 4.1 Markkina-alue 4.2 Khderyhmät ja segmentinti 4.3 Markkininnin haasteet ja tavitteet 4.4. Markkinintitimenpiteet 5. Organisaati ja henkilöstö Markkininnin ja tiedtuksen aikataulutus
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 15 Työnjak mahdllisten yhteistyökumppaneiden kanssa Painmateriaalien suunnittelu Paintaljen kilpailutus ja materiaalien timitus Yhteistyökumppaneiden mainkset ja lgt Materiaalin tuttaminen (esim. tiedtteet) Tiedtuslista, mediarekisteri Painmateriaalien levitys Markkinintitempaukset Tiedtteiden lähetys useampi kierrs mahdllinen khdennettu tiedtus Facebk -markkininti Asiakassegmenttien mukainen khdennus Mediaseuranta Levitettyjen painmateriaalien kerääminen pis tapahtuman jälkeen 6.7 Tutantaikataulu Perinteisesti suurehkn kklukan tapahtumatutantjen aikataulu suunnitellaan kattamaan nin 13 kuukauden mittainen ajanjaks. Näin pitkä prjektiaikataulu kuitenkin n tarpeen ainastaan, mikäli tutant sisältää esimerkiksi apurahahakuja, jtka saattavat lla ajankhtaisia jpa vutta ennen tapahtuman tteutumista. Järkevää n kuitenkin jakaa työtehtävät pidemmälle ajanjakslle prjektin laajuuden humin ttaen. Tutantaikataulun laatiminen n lennainen sa tutannn suunnittelua ja yksityiskhtainen aikataulu tulisikin sisällyttää prjektisuunnitelmaan. Tarkan tutantaikataulun laatiminen ilman varmaa tieta tapahtumasisällöistä n mahdtnta, mutta pääpiirteittäin aikataulun vi rakentaa esimerkiksi seuraavasti: 12 kk ennen tapahtumaa: Prjektisuunnitelma, markkinintisuunnitelma, tutantaikataulu ja budjetti sekä rahitussuunnitelma valmiina
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 16 6 kk ennen tapahtumaa: Rahituksen järjestäminen (esim. spnsripakettien myynti), tilan ja tekniikan varaus, hjelmasisällön hankinta, esim. puhujat, esittelypaikkjen pitäjät yms. 3 kk ennen tapahtumaa: Markkininnin ja tiedtuksen alitus, mahdlliset lupa-asiat 1-2 kk ennen tapahtumaa: Mahdllisten paintutteiden (julisteet/flyerit) levitys Viimeiset viikt: Tehstettu media- ja sidsryhmätiedtus 7. Kustannukset ja ansaintalgiikka Tapahtuman järjestämisestä kituvat kustannukset n jateltu pääkhdittain kustannusrakenteen kknaiskuvan hahmttamiseksi. Kustannusten vidaan ajatella kstuvan seuraavista pääkhdista: palkat, tilat ja tekniikka, markkininti sekä hjelmasisällöt ja muut kulut. Myös tapahtuman ansaintalgiikka n knseptinnissa käsitelty pääkhdittain. 7.1 Kustannukset Palkat Tapahtuman tteuttamisesta kituvat palkkakustannukset kstuvat tapahtuman suunnittelusta ja tteutuksesta vastaavan työryhmän palkkakuluista mahdllisine työnantajamaksuineen tai arvnlisäverineen. Humin tulisi ttaa ainakin tapahtuman tuttajan ja graafikn palkkit sekä mahdllisesti erillisen tiedttajan tai markkininnista vastaavan henkilön palkkakustannukset. Lisäksi n humiitava mahdllinen tarve tekniselle henkilöstölle. Kustannuksia arviitaessa vidaan hyödyntää ammattiliittjen palkkasusituksia tai mahdllisesti spia prjektin tteutuksesta kertakrvausluntisesti. Palkkakustannuksia ei kuitenkaan vida arviida tarkasti tietämättä työryhmän kknpana tai vaadittavan työpanksen tarkkaa määrää. Tilat ja tekniikka Tiljen salta kustannuksista n humiitava mahdllinen tilavukra, mikäli tapahtumapaikkaa ei saada käyttöön yhteistyöspimuksella. Tilaa valittaessa n lennaista
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 17 humiida khdassa 6.5 esitellyt timivan tapahtumapaikan edellytykset. Mahdllisuuksien mukaan tapahtumapaikaksi kannattaa valita tila, jsta löytyy valmiina tapahtuman järjestämiseen vaadittava tekniikka. Mikäli saatavilla ei kuitenkaan le tilaa, jsta tekniikka löytyy valmiina, teknistä laitteista n mahdllista vukrata erikseen. Tällaisessa tapauksessa n myös hyvä pyrkiä kattamaan ainakin sa kuluista yhteistyöspimuksilla. Markkininti Markkininnista kituvat kulut riippuvat suurilta sin siitä, järjestetäänkö messutapahtuma jnkin tisen tapahtuman yhteydessä. Tämän vuksi tarkkaa kustannusarvita ei lekaan mahdllista esittää ennen kuin n tiedssa, tteutetaank messut muista tapahtuma erillisenä, itsenäisenä tapahtumana vai pyritäänkö elkuvamessut tteuttamaan sana jtakin tista paikallista kulttuuritapahtumaa. Messujen järjestäminen jnkin tisen tapahtuman yhteydessä ja sitä kautta yhteisen markkinintistrategian tteuttaminen vähentää kunkin yhteistyötapahtuman markkinintikustannuksia, minkä vuksi messujen järjestäminen sana jtakin tista paikallista kulttuuritapahtumaa vidaankin nähdä markkinintikustannusten minimimisen kannalta järkevänä. Yhteistyössä vidaan kuitenkin nähdä myös miinuspulia, jtka n esitelty kappaleessa 2. Tapahtuman markkininnista kituvat kustannukset kstuvat pääasiassa painmateriaaleista, kuten julisteista, lentlehtisistä ja mahdllisesta messujen hjelmista esittelevästä lehtisestä. Mikäli tapahtuman katstaan tarvitsevan mat Internet-sivut muun markkininnin tueksi, kuluja kituu myös Internet dmainista. Lisäksi kuluja kertyy hjelmalehtisessä mahdllisesti käytettävistä prmkuvista. Graafikn ja tiedttajan palkkit n knseptinnissa laskettu henkilöstökuluihin. Ohjelmasisällöt Ohjelmasisältöjen salta tapahtuman kustannusrakennetta n mahdtnta määrittää tarkasti ennen hjelmistlinjauksien tekemistä. Ohjelmistkustannuksia arviitaessa n kuitenkin mahdllista jatella kulut ylälukittain. Jattelu vi nudatella esimerkiksi seuraavaa kaavaa:
Elkuva- ja mediakulttuurimessut Knseptinti 18 Vierailijat Elkuvaesitykset Palkkit Mahdlliset matkakulut ja päivärahat Majitukset Rukailut Esitysikeudet Esityskpivukrat Rahdit Tekijänikeusmaksut Muut kulut Timistkulut Vakuutukset Luvat Ostpalvelut 7.2 Ansaintalgiikka Tapahtuman tult vidaan jakaa sisäiseen ja ulkiseen rahitukseen. Sisäisellä rahituksella tarkitetaan rganisaatin maa taludellista pansta sekä esimerkiksi tapahtuman lipputulja. Ulkinen rahitus pulestaan pitää sisällään sekä julkisen rahituksen eli apurahat ja avustukset että yritysyhteistyön kautta saatavat tult. Elkuva- ja mediakulttuurimessujen man rahituksen vidaan nähdä kstuvan tapahtuman mahdllisista lipputulista sekä esimerkiksi esittelypaikkavukrista. Kuitenkin n lennaista suhteuttaa mlempien tulnlähteiden mittakaava tapahtuman lunteeseen spivaksi. Knseptintia varten tteutettuun kyselyyn saatujen vastausten perusteella vidaan esimerkiksi nähdä, että tapahtuman maksuttmuutta sallistujille pidettiin merkittävänä satekijänä tapahtumaa suunniteltaessa. On siis lennaista suunnitella tapahtuman mahdllinen pääsymaksu khderyhmän tiveiden ja maksuvalmiuden mukaan.