ERASMUS INTENSIIVIKURSSIT - Erasmus Intensive Programmes (IP)

Transkriptio

1 ERASMUS INTENSIIVIKURSSIT - Erasmus Intensive Prgrammes (IP) Hakuhje Talussi ja budjetinlasku 2012/13 INTENSIIVIKURSSIN TALOUSSÄÄNNÖT Intensiivikurssin tuen piiriin laskettavat kulut n vitava tdeta jälkikäteen mahdllisissa tilintarkastuksissa. Tämän vuksi hankkeen kirjanpit krdinaatikrkeakulussa n hidettava hulellisesti, hankkeeseen n mahdllisuuksien mukaan situtettava mukaan talusasiista vastaavaa henkilökuntaa. 1 KELPOISET JA EI-KELPOISET KULUT Ainastaan sellaiset kulut, jtka liittyvät suraan intensiivikurssin työhjelmaan merkittyihin timintihin, lasketaan kelpisiksi. Kulujen n täytynyt aiheutua jk krdinaattrikrkeakulun tai partnerikrkeakulujen piskelijiden, pettajien tai henkilökunnan timesta EI-KELPOISET KULUT Seuraavat kulut eivät le kelpisia EU-tuen piiriin: Spimuskauden ulkpulella syntyneet kulut Kulut, jihin n saatu tukirahitusta j muualta (erit. EU-tuki) Ns. ktikrkeakulun piskelijiden, pettajien ja henkilökunnan matkakustannukset (ktikrkeakuluksi katstaan se krkeakulu, jssa intensiivikurssi järjestetään) Knferenssi-, seminaari- tai tutkimustiminnan rahitus Viihdytyskulut, esiintymispalkkit Avustukset, sijituspäämakulut Luttrajan ylläpit, tilinylitykset, takaajana timiminen, velkihin varautuminen Liiketiminnan knkurssiin, likvidaatin, velkihin tai vukraspimuksen päättymiseen varautuminen Sakt, taludelliset sanktit tai ikeudenkäynnistä aiheutuneet kulut Liialliset tai harkitsemattmat kulut 1.2. KELPOISET KULUT EU:n myöntämä rahitus kattaa klme eri kululukkaa: 1) Järjestelykustannukset (Organizatinal csts) intensiivikurssin järjestämisestä kituvat yleiskustannukset 2) Matkakustannukset (Travel csts) niiden partnerikrkeakulujen piskelijiden ja pettajien matka- ja viisumikulut, jtka tulevat muista krkeakuluista kuin missä kurssi järjestetään EraIP2012_Hakuhje_Talussi 1

2 3) Asumis- ja leskelukustannukset (Subsistence csts) niiden partnerikrkeakulujen piskelijiden ja pettajien asumis- ja leskelukustannukset, jtka tulevat muista krkeakuluista, kuin missä kurssi järjestetään Järjestelykuluihin myönnettävä rahasumma n ns. könttäsumma. Matkakulut krvataan tdellisten kulujen mukaan (75 %). Asumis- ja leskelukustannukset määräytyvät ennalta määrättyjen päivätariffien (maakhtaiset maksimituet) mukaan. Kustannusten siirrt eri kululajien välillä vat sallittuja tiettyjen ehtjen puitteissa. Ks. khta 2.4. Siirrt eri kululajien välillä. Myös arvnlisävertus kelpaa kuluksi, js se n tdellinen kulu, ja ellei sitä vi krvata kansallisen arvnlisäverjärjestelmän avulla. 2 ERI KULULAJIT 2.1. JÄRJESTELYKULUT ORGANIZATIONAL COSTS Järjestelykuluja vivat lla esim. seuraavanlaiset kulut: Kulutusmateriaalien ja -dkumenttien tuttaminen Tilavukrat (lukat, luentsalit, labratrit jne.) Varusteiden ja apuvälineiden vukrat Intensiivikurssin sisältöön leellisesti liittyvien pintretkien ja tutustumiskäyntien aiheuttamat kustannukset Kurssijaksn tiedttamiseen ja markkinintiin liittyvät kustannukset Käännös- ja tulkkauspalvelut Prjektin hallinnimisesta aiheutuvat kulut, palkkakulut Yleiskustannukset: pstitukset, puhelimien ja faxien käyttö, tietliikennekustannukset, timisttarvikekustannukset, valkpit yms. yms. Seuraavat matka-, leskelu- ja asumiskustannukset: Prjektin henkilöstön kustannukset kurssin suunnittelu- ja lppuarviintivaiheessa Intensiivikurssille kutsuttujen ulkpulisten asiantuntijiden kulut Ktikrkeakulun (krkeakulu, missä kurssi pidetään) piskelijiden ja pettajien kulut Kansallinen timist myöntää kurssille järjestelyrahaa kmissin asettamien enimmäismäärien rajissa. Vuden sumalaisten krkeakulujen krdinimien kurssien järjestelyrahan enimmäismäärä n 8 570,00 eura. Js kurssia ei järjestetä krdinaattrikrkeakulun ktimaassa, niin siinäkin tapauksessa rganisaatikulut maksetaan kurssia hallinnivan krkeakulun ktimaan tukisumman mukaisesti. Ktikrkeakulun piskelijiden ja pettajien kustannukset n krvattava järjestelykululukasta. Myös mahdlliseen kulttuurihjelmaan liittyvät kulut maksetaan järjestelykuluista, edellyttäen, että kulttuurihjelma sisältyy intensiivikurssin työhjelmaan. Järjestelyihin myönnettävä tukiraha n ns. könttäsumma. Järjestelykulujen kuitteja ei tarkasteta, mutta edunsaajan n vitava tdistaa, että kurssi n järjestetty suunnitellusti. Mahdllisten auditintivierailujen varalta n kirjanpidn syytä lla kunnssa myös järjestelykustannusten salta. EraIP2012_Hakuhje_Talussi 2

3 2.2. MATKAKULUT TRAVEL COSTS Muista kuin kurssin pitpaikkakunnan krkeakulusta tulevien partnerikrkeakulujen piskelijiden ja pettajien matka- ja viisumikulut lasketaan hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi. Kansallinen timist myöntää tukea matkakustannuksiin 75 % tdellisista kustannuksista. Matkustuskulujen kuitit ja tsitteet n säilytettävä mahdllisia kuittitarkastuksia ja auditinteja varten. HUOM! EU-tukea myönnetään krkeintaan 60 piskelijaa ja 20 pettajaa kskeviin matkakustannuksiin. Ne IP-prjektihenkilökunnan/pettajien matkakulut, jtka aiheutuvat varsinaisen intensiivijaksn ulkpulisesta suunnittelu- tai arviintimatkista, kustannetaan järjestelykuluista. Js kurssi pidetään jssain tisessa kuin krdinivassa krkeakulussa, niin tällöin krdinivan krkeakulun kurssisallistujien matkakustannukset vat kelpisia matkakulujen piiriin. Js kurssille sallistuu piskelijita tai pettajia partnerikrkeakulusta, jka sijaitsee samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitpaikka, niin heidän kulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi matkakustannuksiksi. Js kurssin pitpaikaksi valikituu paikkakunta, jka ei le khtuullisen matkan päässä mistään kurssille sallistuvasta krkeakulusta, niin matkakustannuksiin vidaan hakea tukea kaikkia kurssin sallistujia varten. K. tapauksessa kurssin pitpaikan valinta n kuitenkin perusteltava tarkin. Matkakustannukset, jtka aiheutuvat Erasmus-hjelman ulkpulisista maista matkustamisesta eivät le kelpisia kuluja, ellei kansalliselta timistlta le saatu etukäteen kirjallista erityislupaa. Matkakustannukset lasketaan tdellisten kulujen perusteella riippuen tapauskhtaisesti kulkuvälineestä (juna, linja-aut, taksi, lentkne, vukra-aut, ma aut). Matkustavien partnereiden n pyrittävä minimimaan matkakustannukset käyttämällä mahdllisimman edullisia matkustustapja. Esimerkiksi lentmatkustamisessa ainastaan turistilukan liput sallitaan. Osallistujakhtaisia matkakustannuksia laskettaessa n tettava humin kaikki matkan aiheuttamat kulut eri kulkuvälineillä alkupisteestä määränpäähän ja takaisin. Matkakustannukseen lasketaan myös mahdlliset viisumikustannukset. Matkavakuutukset sen sijaan kustannetaan leskelu- ja asumiskustannuskululukasta. Henkilöautlla matkustettaessa kulut krvataan seuraavasti: Kilmetrikrvaus ei saa ylittää 0,22 /km. Krvaus ei saa myöskään ylittää krkeakulujen mia matkustussääntöjen rajja. Taksilla tai vukra-autlla matkustaminen sallitaan, js aiheutuneet kulut eivät khtuuttmasti ylitä muilla kulkuvälineillä tehdyn vastaavan matkan kustannuksia (ttaen humin myös hintaan vaikuttavat tekijät, kuten aika, suuri matkatavaramäärä). Henkilöautlla matkustettaessa kulut krvataan ainastaan yhden matkustajan salta, vaikka ajneuvssa matkustaisikin useampi ihminen. EraIP2012_Hakuhje_Talussi 3

4 2.3. ASUMIS- JA OLESKELUKULUT ACCOMMODATION AND SUBSISTENCE COSTS Muista kuin kurssin pitpaikkakunnan krkeakulusta tulevien partnerikrkeakulujen piskelijiden ja pettajien asumis- ja leskelukulut lasketaan tähän kululukkaan hyväksyttäviksi kustannuksiksi. HUOM! EU-tukea myönnetään krkeintaan 60 piskelijaa ja 20 pettajaa kskeviin asumis- ja leskelukustannuksiin. Ne IP-prjektihenkilökunnan / pettajien asumiskulut, jtka aiheutuvat varsinaisen intensiivijaksn ulkpulisesta suunnittelu- tai arviintimatkista, kustannetaan järjestelykuluista. Js kurssi pidetään jssain tisessa kuin krdinivassa krkeakulussa, niin tällöin krdinivan krkeakulun kurssisallistujien asumiskustannukset vat kelpisia tämän kululajin piiriin, mutta sitä vastin kurssin pitpaikkakunnan sallistujien kuluja ei krvata. Js kurssille sallistuu piskelijita tai pettajia partnerikrkeakulusta, jka sijaitsee samassa maassa mutta eri paikkakunnalla kuin kurssin pitpaikka, niin heidän asumiskulunsa lasketaan myös hyväksyttäviksi asumis- ja leskelukustannuksiksi. Js kurssin pitpaikaksi valikituu paikkakunta, jka ei le khtuullisen matkan päässä mistään kurssille sallistuvasta krkeakulusta, niin asumiskustannuksiin vidaan hakea tukea kaikkia kurssin sallistujia varten. K. tapauksessa kurssin pitpaikan valinta n kuitenkin perusteltava tarkin. Matkavakuutukset kustannetaan asumis- ja leskelukululukasta. Asumis- ja leskelukustannukset myönnetään maakhtaisten tukisummien mukaan. Js kurssi pidetään muussa kuin krdinaattrikrkeakulun ktimaassa, niin asumis- ja leskelukustannusten laskemisessa käytetään kurssin sijaintimaan tukisummia. Tuen suuruus riippuu kurssin sijaintimaan elinkustannuksista sekä kurssin pituudesta. Oleskelu- ja asumistuki kattaa asumisen, rukailut sekä mahdlliset matkat kurssin pitpaikalla. Tukisummat lasketaan sallistujakhtaisesti riippuen kurssilla vietetystä ajasta. Sekä piskelijiden että pettajien khdalla käytetään päiväkhtaisia tariffeja. Seuraavalla sivulla levista taulukista 1 ja 2 ilmenee enimmäistuen määrä /pettaja, piskelija kaikissa LLPhjelmamaissa. Lppuraprtissa asumiskustannukset raprtidaan sallistujien kurssilla viettämän ajan mukaan. Tdellisia asumiskustannuksia (htellilaskut, asuntlakulut, lunaat) ei raprtida ASUMIS- JA OLESKELUKULUJEN LASKEMINEN IP-timinnssa asumiskustannukset perustuvat päiväkhtaisiin tariffeihin, jtka n laskettu elinkustannusten perusteella maittain (ks. taulukt sivulla 7). Asumiskustannusten laskemiseen käytetään k. taulukn tariffeja. Opiskelijiden khdalla päiväkhtainen tukisumma pysyy samana kurssin pituudesta hulimatta, mutta pettajilla päiväkhtainen tariffi laskee ensimmäisten 7 päivän ja 14 päivän jälkeen. Esimerkki: Sumessa järjestettävän intensiivikurssin asumiskustannukset lasketaan seuraavanlaisesti: R = päiväkhtainen tariffi (daily rate) N = kurssin kest = kurssilla vietetty aika (pvää) EraIP2012_Hakuhje_Talussi 4

5 Opiskelijat (päivätariffi (daily rate) Sumi: 25, ks. taulukk 1) Laskukaava: R x N = X Esim. kurssin kest (kurssilla vietetty aika) 12 päivää 25 x 12 = 300 (asumistuki yhdelle piskelijalle 12 päivän ajalta) Opettajat (päivätariffi (daily rate) Sumi (ks. taulukk 2): 1-7 päivälle: päivälle: päivälle: 34 Laskukaava 1-7 päivälle: R x N = X Esim. Kurssin kest (kurssilla vietetty aika) 6 päivää 210 x 6 = 1260 (asumistuki yhdelle pettajalle 6 päivän ajalta) Laskukaava 1-14 päivälle (yli 7 pvää): (R x 7) + (R2 x N2) = X kaavassa N2 n niiden päivien määrä, jiden salta kurssin pituus ylittää 7 päivää (esim. kurssin kest 9 päivää N2 = 2) kaavassa R2 n päivätariffi 8-14 päivälle (ks. Taulukk 2, keskimmäinen sarake) Esim. kurssin kest (kurssilla vietetty aika) 12 päivää (N2=5) (210 x 7) + (84 x 5) = = 1890 (asumistuki yhdelle pettajalle 12 päivän ajalta) Laskukaava 1-42 päivälle (yli 14 pvää): (R x 7) + (R2 x 7) + (R3 x N3) = X kaavassa N3 n niiden päivien määrä, jiden salta kurssin pituus ylittää 14 päivää (esim. kurssin kest 19 päivää N3 = 5) kaavassa R2 n päivätariffi 8-14 päivälle (ks. Taulukk 2, keskimmäinen sarake) kaavassa R3 n päivätariffi päivälle (ks. Taulukk 2, viimeinen sarake) Esim. kurssin kest (kurssilla vietetty aika) 24 päivää N3 = 10) (210 x 7) + (84 x 7) + (34 x 10) = = 2398 (asumistuki yhdelle pettajalle 24 päivän ajalta) 2.4. SIIRROT ERI KULULAJIEN VÄLILLÄ Kustannusten siirrt vat mahdllisia matkakustannus- sekä leskelukustannuskululukkien välillä. Siirrettävä summa vi lla enintään 10% siihen kululukkaan myönnetystä tuesta, jka n näistä kahdesta pienempi. Siirrt vat mahdllisia tapauksissa, jissa tisen kululajin kulut vat dtettua pienemmät ja tisen dtettua suuremmat. Esim. a) Asumiskululukasta matkakuluihin Siirt asumiskuluista matkakuluihin vidaan tehdä sillä edellytyksellä, että asumiskustannukset vat suunniteltua pienemmät ja tdelliset matkakulut suuremmat: piskelijita n llut suunniteltua vähemmän kurssi tteutuu suunniteltua lyhyempänä pettajien leskelupäiviä kurssilla n vähemmän. EraIP2012_Hakuhje_Talussi 5

6 Esim. Kurssille sallistuu 1-2 piskelijaa vähemmän kuin alun perin li suunniteltu. K. piskelijita varten myönnettävä leskeluapuraha vidaan pelastaa kurssin käyttöön siirtämällä se matkakuluihin. Siirt vi tapahtua sillä edellytyksellä, että tdelliset matkakulut vat aittua suuremmat ja tisaalta, että siirrettävä summa pysyy 10 %:n puitteissa. b) Matkakuluista asumiskuluihin Siirt matkakuluista asumiskuluihin vidaan tehdä sillä edellytyksellä, että tdelliset matkakulut vat suunniteltua pienemmät ja tisaalta, että sallistujien asumis- ja leskelukustannukset vat suuremmat: piskelijita/pettajia n llut suunniteltua enemmän pettajien leskelupäiviä kurssilla n enemmän. Esim. Asumis- ja leskelukustannuksiin myönnetty 32 piskelijaa ja 8 pettajaa varten ,00 sekä matkakustannuksiin 7 500,00 (=75 %). Matkakulut vat dtettua pienemmät ja tisaalta yksi pettaja viipyi kurssilla neljä (4) päivää aittua pidempään. Näin llen matkakululukasta vidaan siirtää max. 750,00 (= 10% 7 500,00 eursta) asumis- ja leskelukulujen kattamiseen. Lpulliseksi hankkeelle krvattavaksi matka-apurahaksi jää 6 750,00 ( =6 750). Js mlemmat kululukkien kulut vat dtettua pienemmät, ylimääräistä rahaa ei vi siirtää esim. järjestelykustannuksiin vaan ylimääräinen tuki n palautettava lppuraprtinnin jälkeen kansalliselle timistlle. Kulujen siirrsta ilmitetaan kirjallisella ilmituksella kansalliselle timistlle aina välittömästi, kun mahdllinen siirt n kurssijärjestäjien tiedssa. 3 OPISKELIJAT JA -OPETTAJAT, JOILLA ON ERITYISTARPEITA Js krdiniva krkeakulu tai jku hankkeen partnereista aik lähettää intensiivikurssille piskelijan tai pettajan, jlla n erityistarpeita, kannattaa sen hyvissä ajin spia vastaanttavan krkeakulun kanssa järjestelyistä, jita henkilön leskelu kurssilla vaatii. Kun asiista n partnerien kesken svittu, krdiniva krkeakulu vi ana CIMOsta ylimääräistä tukea sallistumista varten. Anmusta varten tarvitaan myös arvi ylimääräisistä kustannuksista ja tiedt muista henkilön saamista avustuksista. Anmukseen liitetään lääkärintdistus. CIMO päättää myönnettävästä lisätuesta tapauskhtaisesti. EraIP2012_Hakuhje_Talussi 6

7 LIITE 1 Asumis- ja leskelukustannusten maakhtaiset tariffit Table 1. Subsistence csts Rates fr students per persn /day (Eurs, ) Table 2. Subsistence csts Rates fr teachers per persn /day (Eurs, ) HOST COUNTRY Daily rate Belgique/Belgie BE 21 Balgarija BG 13 Česká republika CZ 18 Danemark DK 29 Deutschland DE 20 Eesti EE 16 Ellas EL 20 España ES 21 France FR 25 Eire/Ireland IE 23 Italia IT 23 Kyprs CY 18 Latvija LV 16 Lietuva LT 15 Luxemburg LU 21 Magyarrszág HU 17 Malta MT 17 Nederland NL 22 Österreich AT 23 Plska PL 16 Prtugal PT 18 Rmania RO 15 Slvenija SI 19 Slvensk SK 17 Sumi FI 25 Sverige SE 25 United Kingdm UK 29 Island IS 22 Liechtenstein LI 31 Nrge NO 31 Switzerland - CH 31 Cratia - HR 20 Türkiye TR 17 Daily rate fr 1-7 days / day Daily rate fr additinal 8-14 days /day Daily rate fr additinal days / day HOST COUNTRY BE BG CZ DK DE EE EL ES FR IE IT CY LV LT LU HU MT NL AT PL PT RO SI SK FI SE UK IS LI NO CH HR TR EraIP2012_Hakuhje_Talussi 7