Kiekun käyttöönotossa erityisesti huomioitavat toimintatapamuutokset Haus, Taloushallinnon kevätseminaari, Tallinna 3. - 4.6.2014 Seija Friman Hanketoimiston päällikkö Valtiokonttori, Kieku-toimiala Tilaisuus, Esittäjä Käyttöönottojen tilanne Tilaisuus, Esittäjä 1
Kiekun käyttöönottoerät HTV Käyttäjä määrän lisäys Erä 2013 2014 2015 2016 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 500 500 Valtiokonttori, 1.1.2011 650 150 Suomen Akatemia, 1.4.2011 1 200 550 SM1: Pelastusopisto, Migri, 1.5.2012 7 500 6 300 VM1: VM, Vero, Palkeet 1.1.2013 1/2013 7 980 480 SM2: SM,Häke, Haltik,Pasura 4/2013 10 980 3 000 VM2: TK, AVI, VRK, VER, VATT 10/2013 11 380 400 Valtori 15 180 3 800 RVL 3/2014 4/2014 19 180 4 000 Erä 1: PLM, UM, YM, ARA, PHRakl 4/2014 21 480 2 300 Erä 2: Tulli 31 980 10 500 Erä 2: Poliisi 37 980 6 000 Erä 3: MMM, OKM, TPK 10/2014 1/2015 4/2015 43 543 5 563 Erä 4: STM ja tutkimuslaitokset 53 926 10 383 Erä 5: TEM, LVM 65 680 11 754 Erä 6: OM, VNK, EK, Luke 10/2015 1/2016 ja 4/2016 10/2016 Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 3 Ministeriön rooli kevään 2014 päätöksissä Hallituksen päätös 3.4.2014 julkisen talouden suunnitelmasta vuosille 2015 2018 - Ministeriöt varmistavat ohjauksellaan käyttöönottojen etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen. - Ministeriöiden ja virastojen tulee jatkaa talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuskehitystä tukevien muutosten toteuttamista ja Palkeiden käytön lisäämistä Talouspoliittinen ministerivaliokunta 4.3.2014 - puolsi, että ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kiekutietojärjestelmän käyttöönottojen etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista hallinnonalallaan. Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 4 2
Toimintatapamuutoksista Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 5 Kaikille yhteinen integroitu tietojärjestelmä Kaikki keskeinen talous- ja henkilöstöhallinnon tieto on yhdessä ja samassa järjestelmässä Tietojärjestelmien määrä vähenee - Ylläpito- ja kehittäminen tehokkaampaa Koko valtionhallinnon taha- ja heha-tiedot samassa kannassa - Uudenlainen mahdollisuus hyödyntää tietovarastoa esim. hallinnonalatasolla sekä koko valtiokonsernin tasolla Tietojärjestelmä on integroitu kokonaisjärjestelmä Tieto tallennetaan vain kerran yhteen järjestelmään, ei siis viedä samaa tietoa erikseen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmään tai niihin liittyviin järjestelmiin Tilaisuus, Esittäjä 6 3
Kaikille yhteinen integroitu tietojärjestelmä Virasto ei omista Kieku-järjestelmää Virasto ei voi itsenäisesti päättää järjestelmään tehtävistä ylläpito- ja kehitystöistä Viraston kehittämisehdotukset siirtyvät asiakastapaamisten kautta Palkeista tarkastuksen/arvioinnin jälkeen Kiekun tuotekehitykseen, jossa tehdään Kiekun kokonaisarkkitehtuurin kannalta arviointia ehdotuksen toteuttamisesta. Mikäli päätetään toteuttaa uusi ominaisuus tulee osaksi Kiekua osana jotain julkaisua. Tilaisuus, Esittäjä 7 Yhtenäistyvät tulkinnat Ylityömääräysten tulkinta, osa-aikaisuuskäytäntöjen yhdenmukaistaminen, saldovapaakäytännöt, jne. - Myös oikeudenmukaisuus- ja yhdenvertaisuuskysymys - Kieku-järjestelmä tuottaa oikeat tulkinnat! Virkaehtosopimukset ja työaikasopimukset - Valtionhallinnossa vaikeaa yhtenäistää VES:ien toteutusten periaatteita - Keskustason VES hoituu - Työaikasopimukset ja tarkentavat virastokohtaiset VES:it etenkin työaikoja jaksotyössä koskien voivat tuottaa ongelma Tilaisuus, Esittäjä 8 4
Yhtenäinen työnjako Palkeiden ja asiakasviraston välillä Kaikille virastoille yhteinen palvelumalli ja samat palvelut Kaikki virastot siirtyvät Palkeiden asiakkaaksi täysimääräisesti sekä taha- että heha-palvelujen osalta Voi tarkoittaa sitä, että tehtäviä siirtyy virastosta Palkeisiin Erikseen ostettavissa erityispalveluja, mm. raportointiin Yhtenäinen työnjako Palkeiden ja asiakasvirastojen välillä Taloushallinnossa virastossa Kieku-järjestelmän käyttäjäroolit ovat pääasiassa katselu- ja selailurooleja ja tietojen ylläpitäminen tapahtuu Palkeissa Palkeiden rooli korostuu yhteisten tietojen ja rekisterien ylläpidossa Tilaisuus, Esittäjä 9 Yhteinen seurantakohdemalli Yhteinen malli koko valtionhallinnossa - Toiminnot perustuvat VN:n ohjesääntöön ministeriöiden toimialoista Seurantakohteet ( seukot ) - Mieluummin vähemmän kuin enemmän (ainakin alkuun lähdettäessä) Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi - Monivirastoisissa kirjanpitoyksiköissä (kpy) seukot yhtenäistettävä ainakin yhteiseksi katsottavilta osin - Varmistetaan, että eri seukot menevät mahdollisimman vähän päällekkäin Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon Seurantakohteet ylläpidetään Kiekun Ficossa (taloushallinnossa) - Ficosta tiedot siirtyvät SAP HCM:ään, Logica-Ajanhallintaan, Logica- Palkkoihin, BI-raportointiin, M2:een, R8:aan, VTV:lle ja substanssijärjestelmiin Tilaisuus, Esittäjä 10 5
Kieku-portaali, poissaolojen ilmoittaminen ja hakeminen Virkamies tekee poissaoloilmoituksen tai -hakemuksen portaalissa. Esimies hyväksyy tai hylkää ei-harkinnanvaraisen poissaolon portaalissa. Esimies käsittelee harkinnanvaraisen poissaolon ja lähettää sen portaalissa johdolle päätettäväksi. Johto päättää harkinnanvaraisesta poissaolosta portaalissa. Henkilöstöasiantuntija tulostaa poissaolopäätöksen harkinnanvaraisesta poissaolosta perusjärjestelmästä. 11 Työaikojen kohdentaminen Virkamies kohdentaa työaikansa seurantakohteille Esimies hyväksyy tiedot järjestelmässä Suunniteltu säännöllinen työaika on kaiken työajan laskennan perusta. Kulunvalvonnassa leimattua työaikaa voidaan käyttää suoraan pohjana työajan laskennassa ja kohdennuksissa Virkamies voi korjata toteutuneen työajan tietoja Työaikapankkien käyttö sähköistyy ja automatisoituu Kaikki työaikakorvaukset lasketaan ja maksetaan järjestelmän kautta Esimies seuraa alaistensa työaikaa, kohdennuksia ja korvauksia järjestelmästä Virkamies näkee omat työaikatietonsa ja korvauksensa järjestelmästä 12 Tilaisuus, Esittäjä 38 6
Toimintojen organisointi Arvioidaan viraston talous- ja henkilöstötoimintojen sisältö, lopputuotteet sekä vastuunjaot Talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnot kannattaa järjestää mahdollisimman keskitetysti johdetuiksi - yhteiset pelisäännöt, ei virasto-/laitoskohtaisia tai alueellisia tulkintoja - osaamiskeskus ; virtuaalinen 2.6.2014 13 Työroolit Kiekussa käytetään yhtenäisiä työrooleja Työrooli ei viittaa tiettyyn yksittäiseen henkilöön vaan siihen rooliin, jossa prosessin tekijä toimii suorittaessaan prosessia. Siten yhdellä työntekijällä voi olla useita työrooleja ja sama työrooli voi olla usealla henkilöllä Määrittelyn pohjana ovat yhteiset Kieku-prosessit Työrooleihin liitetään järjestelmän käyttäjäroolit, joiden perusteella mm. järjestelmän käyttöoikeudet määritellään Käyttöoikeudet rakentuvat käyttäjätunnukseen yhdistettäviin käyttöoikeusrooleihin ja rakenteellisiin oikeuksiin (pd-profiili) - Yleiset käyttöoikeudet perustuvat SAPin laajaan käyttöoikeuskonseptiin Tilaisuus, Esittäjä 14 7
Muutoksia henkilöstöhallintoon Budjetoidun toimen luominen tehdään virastossa sähköisellä lomakkeella. Budjetoituihin toimiin liittyvät muutokset ja lakkauttamiset viraston yhteyshenkilö pyytää palkeita suorittamaan ATpalvelupyynnöllä. Uusien ja muuttuvien henkilö- ja palvelussuhdetietojen sekä palkkatietojen tallentaminen järjestelmään tehdään virastossa sähköisillä lomakkeilla. Myös palvelussuhteen päättäminen tehdään virastossa sähköisellä lomakkeella. Lomaoikeus näkyy lomasuunnittelussa kuukausittain ansaitun mukaisesti aina puolenkuun palkka-ajojen jälkeen. Virastoilla ei ole selaaja- ja raportointioikeuksia palkkoihin, mutta virastolla on käytössä raportit, joiden avulla virasto voi tarkastaa. 15 Muutoksia taloushallintoon Yhteiset ja virastokohtaiset validointisäännöt Suorat kirjaukset reskontratileille estetty Kauden vaihteen tehtävillä tarkka järjestys ja aikataulu hyvin tiukka Uusia tehtäviä mm. jakopalkkojen käsittely, projektien purkuajot Kkp-siirto ja VTV siirto BI -tietovaraston puolelta Kirjanpidon virallisten raporttien arkistointi automaattinen Raportteja kahdesta paikkaa: Perusjärjestelmästä (FICO) BI-tietovarastosta (portaalin kautta) 16 8
Muutoksia taloushallintoon Rajapinta laskutustiedon tuottamiseen voi muuttua, vaihtoehdot: - Excel-tallennus - Tallennus suoraan Kiekuun (SAP FICOon) - tiedostona liittymällä Asiakastietojen ilmoittaminen: asiakas täytyy avata ennen laskutietojen vientiä järjestelmään Jokaisella laskutettavalla asialla pitää olla nimikekoodi Talousarvion, kirjanpidon tilien, määrärahojen ja tuloarvioiden prosessi muuttuu: tieto keskitetysti Kiekuun Palkeissa Valtiokonttorin toimittamien tietojen perusteella pl. kuluvan vuoden jakamattomat määrärahakirjeet Kaikki seurantakohteet ylläpidetään Palkeissa keskitetysti 17 Muita mahdollisia muutoksia viraston toimintatapoihin Takautuvat muutokset - Pitkät prosessiketjut edellyttävät, että asiat tehdään ajallaan eikä lähdetä jälkikäteen korjaamaan - Joskus on pakko muuttaa/korjata jälkikäteen, mutta tällöinkin korjausvienneillä avoimelle kaudelle eikä pyrkien muuttamaan koko toimintojen ketjun historiaa prosessissa Pakko: esim. takautuvat palkkamuutokset VES:in takautuvassa voimaan tulossa - Sisäiseen laskentaan vaikuttavia muutoksia vain silloin, kun niillä on todellista merkitystä päätöksenteolle - Prosessimaiseen toimintatapaan perustuvat järjestelmät (esim. SAP) eivät helposti taivu takautuviin muutoksiin Tilaisuus, Esittäjä 18 9
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Esimies voi hoitaa yhden yhteisen portaalin kautta esimiestehtävään kuuluvat henkilöstöhallinnon toimenpiteet - Keskitetty yhteen paikkaan - Reaaliaikainen - Historiatieto käytettävissä Asiasta riippuen esimies joko esittelee tai ratkaisee henkilöstöasioita portaalilomakkeella Nimitystoimivalta yleensä muuttuu joiltakin osin ja lähiesimiehen rooliin tulee nimitysesityksen tekeminen Kiekuun Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Esimiehet saavat portaaliin muistutuksia mm. määräaikaisen palvelussuhteen päättymisestä tai kehityskeskustelujen alkamisesta - Esimies seuraa omaa portaalin tehtävälistaansa Esimies valitsee poissaolojensa ajaksi portaalissa sijaisen itselleen - Esimiehen sijaisena voi toimia vain esimies Pohdittavaa: mikä on esimiehen rooli ja tehtävät; päätöksenteko substanssikysymyksissä / henkilöstöhallinnon asioissa => muuttaa mahdollisesti nykykäytäntöjä Sijaistoiminto ei koske kaikki toimintoja portaalissa esim. palvelussuhteen perustaminen portaalilomakkeella, BI-raportit, ylityömääräys Kiekun myötä esimiesrooliin tulee mm. kaikkien sairauspoissaolojen ja saldovapaiden hyväksyminen - kaikki ei-harkinnanvaraiset poissaolot ( mm. lomat, sairauslomat, koulutuksessa olot) - lomarahan vaihtovapaat ja säästövapaat sekä saldovapaat 10
Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Työaikojen hyväksymisestä ja kirjauskombinaatioiden tarkoituksenmukaisuudesta vastaa esimies Esimies hyväksyy kohdennetut työajat sekä tehdyt ylityöt ja haittakorvaukset - esimies antaa ylityömääräyksen portaalissa ja hyväksyy tehdyt ylityöt portaalissa (saa työlistalleen ilmoituksen hyväksyttävistä ylitöistä) - mikäli ylitöitä ja haittakorvauksia ei ole hyväksytty aikataulun mukaisesti, ne eivät mene ajoissa maksuun Hanke suosittelee, että virkamiehet käyvät viikoittain ilmoittamassa ja kohdentamassa toteutuneen työaikansa sekä esimiehet tarkistamassa ja hyväksymässä alaisten toteumia samaan tahtiin Tervetuloa Kiekun käyttäjäksi! Lisätietoa Kiekusta: www.valtiokonttori.fi/kieku Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt: kieku@valtiokonttori.fi Valtio Expo, Seija Friman 20.5.2014 22 11