1 Harjavallan liikunta- ja uimahallin lipunmyynti ja kahviotoiminnan hoitaminen 1.Tarjouspyynnön tavoite Harjavallan kaupungin Tekniset palvelut etsii asiakaspalveluhenkistä yrittäjää, joka ottaa vastatakseen Harjavallan liikunta- ja uimahallin kahviotoiminnan sekä lipunmyynnin. Kahviotoiminta hoidetaan yrittäjän omana liiketoimintana,jota varten Harjavallan kaupunki vuokraa yrittäjälle kahviotilat. Lipunmyynti toteutetaan ostopalveluna, josta tekniset palvelut pyytää tarjoukset. 2. Kuvaus lipunmyyntipalvelusta ja kahviotilasta Harjavallan uusi ja laadukas Liikunta- ja uimahalli on suunniteltu avattavaksi syyskuussa 2013. Uimahallin kävijämäärän arvioidaan olevan n. 35.000, liikuntahallin n. 20.000 ja kuntosalin, monitoimitilojen n. 15.000 käyttäjää vuodessa. Uimahalli on käytössä n. 10 kk ja liikuntahalli n. 11 kk vuodessa. Käyttäjämäärät perustuvat tilatarveselvitykseen ja muihin arvioihin eivätkä ole sitovia. Kesä heinäkuussa liikunta- ja uimahallissa suoritetaan vuosihuollot ja pidetään henkilökunnan kesälomat. Liikunta- ja uimahallin sisääntuloaulassa on lippukassa ja kahvio, joiden hoitaminen edellyttää yhtä toimijaa. Lipunmyynti hoidetaan uimahallin aukioloaikoina (alustavat aukioloajat jäljempänä). Lipunmyynnin kassapiste suljetaan tuntia ennen liikunta- ja uimahallin sulkemisaikaa. Palvelun tuottaja tilittää kassan Harjavallan kaupungille talousjohtajan/keskushallinnon antamien ohjeiden mukaisesti. Kahvion tulee olla on avoinna asiakkaille pääsääntöisesti liikunta ja uimahallin aukioloaikoina. Yrittäjä voi pitää kahviota auki myös aukioloaikojen ulkopuolella, jolloin siitä sovitaan erikseen vapaa-aikasihteerin kanssa. Harjavallan kaupunki kalustaa Liikunta- ja uimahallin lipunmyyntipisteen. Lipunmyynnin tehtäviin kuuluvat mm. - uimahallin lipputuotteiden myynti kassapisteen myyntilaitteella (DL- Software) - uima- asusteiden vuokraaminen ja peflettien myynti - lipunmyynnin tulojen ja liikuntaseteleiden tilitys sopimuksen mukaan - asiakkaiden neuvonta Liikunta- ja uimahallin kahvio Harjavallan kaupunki luovuttaa yrittäjän käyttöön lipunmyyntipisteen välittömässä yhteydessä sijaitsevat kahviotoimintaa varten kalustetut kahviotilat 96 m2,kabinettitilat 16 m2, keittiötilat 18,5 m2,varaston 10 m2 toimiston 6 m2 sekä 2 kpl wc:eitä 2,5 m2.tiloissa on yhteensä 54 asiakaspaikkaa,sisältäen 12 asiakspaikan kabinettitilan. Tarjouksen jättäjän tulee tutustua liikunta- ja uimahallin kahvio- ja keittiötilojen varusteluun. Yrittäjä voi käyttää kahviotilaa Liikunta- ja uimahallin toimintaan
2 HARJAVALLAN KAUPUNKI liittyvien oheistuotteiden myyntiin. Harjavallan kaupunki perii kahviotilasta vuokraa 1.000 alv 0% kuukaudessa. Vuokraa peritään Liikunta- ja uimahallin aukiolokuukausilta. Vuokraan sisältyvät lämpö-, vesi-, sähkö- ja jätehuoltokustannukset. Yrittäjä hoitaa vuokraamiensa tilojen ylläpitosiivouksen ja vuokranantaja (Harjavallan kaupunki) huolehtii perussiivouksesta hallin ollessa kiinni. Kaupunki toimittaa siivousvälineet ja aineet, sekä wc:ssä tarvittavat paperit normaalia käyttöä varten. Palvelun tuottaja sitoutuu korvaamaan käytössään oleville tiloille ja koko kalustolle mahdollisesti aiheuttamansa vahingot. Palvelujen tuottaja ei vastaa käytössään olevan normaalin käytön aiheuttamasta kulumisesta. Kalustoluettelo on esitetty tarjouspyyntöasiakirjan lopussa kohdassa muut asiat. 3. Sopimusaika ja hintojen korotus Valitun palveluntarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus ajalle 1.9.2013-31.12.2015. Lisäksi on mahdollisuus kahteen (1+1) optiovuoteen molempien osapuolien niin halutessa. Tarjouksessa annettujen hintojen tulee olla voimassa 31.12.2015 saakka. Mahdollisen optiovuoden käytöstä ja ajasta sovitaan erikseen tilaajan ja tarjoajan kesken kolme (3) kuukautta ennen edeltävän sopimuskauden päättymistä. Yrittäjällä on oikeus irtisanoa sopimus kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Mikäli yrittäjä laiminlyö sopimuksen ehtoja, on kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus kahden kuukauden irtisanomisajalla. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitettaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tehtyä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava: ostopalvelusopimus, tarjouspyyntö ja tarjous. Osapuolet sitoutuvat siihen,että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan viipymättä toiselle sopijapuolelle. 4. Hankintapäätös Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan käsittelyyn ja tarjouspyyntöasiakirjassa esitetyt vaatimukset täyttävät tarjoajat hyväksytään tarjousvertailuun. Hankinnasta tehdään tarjousten vertailun jälkeen hankintapäätös. Sopimus palveluiden hankinnasta tehdään yhden yrittäjän kanssa. Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi.
3 5. Lainsäädäntö Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) muutoksineen sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- ja elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoukseen tulee liittää toimivaltaisen viranomaisen antama todistus (enintään 3 kk vanhoja) siitä,että tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen lainsäädännön mukaiset eläkevakuutusmaksut ja verot tai valaehtoinen ilmoitus yhteiskuntavelvoitteiden suorittamisesta ja selvitys voimassaolevasta tapaturmavakuutuksesta. Vaihtoehtona on,että tarjoaja kuuluu Suomen Asiakastieto Oy:n vastuullisten yritysten rekisteriin. Käynnistyvät yritykset voivat korvata pyydetyt asiakirjat ja selvitykset liiketoimintasuunnitelmalla ja siihen liitetyllä kuvauksella tulevaa toimintaa koskevista toimenpiteistä sekä aikatauluista. 5.6 Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset: - Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja tehty suomen kielellä - Tarjouksen tulee olla kokonaistarjous, osatarjouksia ei oteta huomioon - Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat -Alihankkijasta tulee liittää tarjoukseen samat vähimmäisselvitykset kuin varsinaisesta toimittajasta 6. Tarjottavaa palvelua koskevat muut vaatimukset ja selvitykset Tarjoajan tulee toimittaa myös alla olevat selvitykset joita käytetään hyväksi palvelun laatua arvioitaessa: - Lipunmyyntiä ja kahvion palvelua koskevat toimintasuunnitelmat (palvelukuvaus) - Palvelusta vastaavan kokemus tarjottavaa palvelua vastaavasta toiminnasta - Henkilökunnan määrä ja sijaisjärjestelyt 7. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushintana ilmoitetaan arvonlisäveroton ostopalvelun hinta kuukaudessa Liikuntaja uimahallin lipunmyynnin ja siihen liittyvän asiakaspalvelun hoitamisesta. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjouksen tekijän tulee huomioida, että ostopalvelukorvausta lipunmyynnin hoitamisesta maksetaan vain Liikunta- ja uimahallin (11 kk vuodessa) aukiolokuukausilta.
8. Tarjousten käsittely ja hyväksyminen 4 Tarjous hylätään, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen tai se ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja ehtoja. 9. Hankinnan valinta- ja tarjousten vertailukriteerit Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan tärkeysjärjestyksessä seuraavin kriteerein: 9.1 Lipunmyynti- ja asiakaspalvelun hinta /kk (alv. 0%) 9. 2 Toiminnalliset ominaisuudet Yrittäjän soveltuvuus palvelutehtävään (haastattelu, osaaminen, kyvykkyys kokemus vastaavista asiakaspalvelutoimeksiannoista. Palvelukuvaus ja henkilöstöresurssit. ja Harjavallan kaupunki pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki annetut tarjoukset perustellusta syystä. 10. Sopimusehdot ja sopimuksen tekeminen Valitun yrittäjän kanssa tehdään kirjallinen sopimus ja hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä ja sen liitteenä / liitteinä olevia sopimusluonnoksia sekä tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimuskauden alkaessa ja aikana tilaaja ja tarjoaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä tarjousasiakirjojen mukainen hankinnan sisältö ja laatu käytännössä tarkoittavat sekä määrittelevät tarkemmin mm. toimintatavan ja palvelujen sisällöt. Toimeksiantoa voidaan tarvittaessa laajentaa tai tehdä jatkohankintoja. Valittavan yrittäjän tulee hyväksyä palvelulle kaupungin laatima sopimusluonnos, enintään vähäisin muutoksin ja korvauksia koskevilta osin muutoksitta. 11. Asiakirjojen julkisuus Tarjoukset ovat yleisesti julkisia hankintapäätöksen jälkeen. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Palvelun hinta ei ole liikesalaisuus.
5 12. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 30.8.2013 saakka. 13. Tarjouksen toimittaminen Kirjallinen tarjous suljetussa kirjekuoressa tulee toimittaa osoitteella :Harjavallan kaupunki,tekniset palvelut, Keskustie 5 B,29200 Harjavalta 08.05.2013 klo 12.00 mennessä. Kuoreen otsikoksi merkitään Harjavallan Liikunta ja uimahallin kahvion ja lipunmyynnin hoitaminen. Muut asiat: Keittiö varustetaan Dieta Oy:n varusteilla ja myyntilinjastolla. (ks. liitteet 2 kpl) Harjavallan kaupunki varustaa Liikunta- ja uimahallin kahvio- ja keittiötilat: Asiakaspöydät ja tuolit, 54 asiakasta varten (ks. liite) Yrittäjä voi harkintansa mukaan hankkia juomakaapin ja jäätelöpakastimen esim. tavaran toimittajien kanssa tehdyllä sopimuksella. Yrittäjän hankittavaksi jää muu tarvitsemansa irtaimisto/tarpeisto, kuten esimerkiksi tarjoilu ja valmistusastiastot. Liikuntahallin- ja uimahallin aukioloajat päätetään toukokuussa 2013 Uimahallin alustavat aukioloajat: Ma klo 12.00-20.00 Ti klo 06.00-20.00 Ke klo 08.00-20.00 To klo 08.00-20.00 Pe klo 06.00-20.00 La klo 10.00-16.00 Su klo 10.00-16.00 Liikuntahallin,kuntosalin ja monitoimitilan alustavat aukioloajat ovat : Joka päivä 08.00-22.00
6 HARJAVALLAN KAUPUNKI Lippukassa suljetaan tuntia ennen uimahallin sulkemisaikaa. Uima-altaat suljetaan puoli tuntia ennen sulkemisaikaa - liitteenä: Liikunta- ja uimahallin 1 kerroksen pohjapiirustus,sopimusluonnos,liitteet Lisätiedot: Palveluntarjoajat voivat esittää kilpailutukseen liittyviä kysymyksiä sähköpostilla 24.04.2013 kello 12.00 mennessä: katja.dahlman@harjavalta.fi. Kaikkiin lähetettyihin kysymyksiin vastataan 29.04.2013 12.00 mennessä. Lisätietoja antavat vapaa-aikasihteeri Vesa Hakala 0444325353, vesa.hakala@harjavalta.fi.(palvelutoimintaan liittyvät asiat) ja talonrakennusinsinööri Matias Eskola 0444325394, matias.eskola@harjavalta.fi (kassapalveluihin, kulunvalvontaan ja ylläpitoon liittyvät asiat) Juhani Ramberg tekninen mestari Tekniset palvelut Keskustie 5 29200 Harjavalta