KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Elintarvikkeet KLKH101 Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde... 1 2. Toimittaja... 1 3. Hinnoittelu... 1 4. Hinnanmuutokset... 1 5. Tilaaminen ja toimitus... 2 6. Sopimushallinta... 4 7. Sitoutuminen... 4 8. Eksaitti... 5 9. Lisätietoja... 5
1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimuskausi 1.2.2016-31.1.2020. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. Puitejärjestely on jaettu seuraaviin tuoteryhmiin: Maitovalmisteet Kala ja kalavalmisteet Leipä ja leipomotuotteet Liha, lihavalmisteet ja valmisruuat Hedelmät, vihannekset ja juurekset Viljatuotteet Kuivatuotteet, valmisruuat ja pakasteet Non-food tarvikkeet Asiakkaat voivat osallistua halutessaan myös vain osaan tuoteryhmistä. Toimittajalla on oltava nimettynä Asiakkaille oma asiakasvastaava/yhteyshenkilö tai tarvittaessa oma asiakastiimi. Erikoistuotteita voidaan sopimusaikana tilata mm. juhlapalvelujen opetuskeittiöiden tarpeisiin, esimerkiksi riista, tuoreet kalat ja marjat, alkoholi, erityisruokavaliotuotteet. Mikäli Toimittajalla ei ole näitä tuotteita tarjota, hankkii Asiakas ne saamaltaan taholta. 2. Toimittaja Kespro Oy ( Y-tunnus 1558201-5) Metsäläntie 20 00320 Helsinki Iikka Latostenmaa 040 419 1907 iikka.latostenmaa@kespro.fi 3. Hinnoittelu Hinnastot löytyvät Eksaitti-työtilasta otsikon sopimustuotteet alta. Kuljetukset hinnoitellaan asiakaskohtaisesti omakustannushintaan. Kuljetuskustannukset hinnoitellaan annettujen volyymiin perustuvien perustietojen perusteella. Jos nämä tiedot muuttuvat sopimuskaudella, kuljetusveloituksia voidaan säätää sen mukaan. Toimituserän alarajaa ei ole. Toimittaja ei saa veloittaa muita erillisiä lisiä kuten toimitus- tai laskutuslisää tai mitään muutakaan vastaavaa lisää. Toimittajan toimitusvaikeuksista johtuvien jälkitoimitusten kuljetuskustannukset maksaa toimittaja. 4. Hinnanmuutokset Sopimustuotteiden ja kuljetusten hinnat ovat kiinteitä 8 kuukautta sopimuksen alkamisesta, jonka jälkeen hinnat tarkistetaan aina 4 kuukauden välein. Tarkastusajankohtia ovat helmikuu, kesäkuu ja lokakuu. Hinnanmuutosten tulee perustua todelliseen kustannuskehitykseen. Toimittaja toimittaa perustellun hinnanmuutosesityksensä viimeistään 1,5 kuukautta ennen sovittua mahdollista hinnanmuutosajankohtaa.
2 Sopimushinnat tarkistetaan 4 kuukauden välein ja toimittajalla tulee olla tuoteryhmäkohtaisesti seuranta ja analyysi kustannusten ja markkinahintojen kehittymisestä edellisen 4 kuuden ajalta. Hintamuutoksien tulee pohjautua perusteltuun syyhyn, perustelluksi syyksi käy esimerkiksi todennettu hankintahintojen muutos. Sopimustuotteiden myyntikatteiden pitää olla kiinteitä koko sopimuskauden ajan. Hinnan- ja tuotemuutoksien yhteydessä KL-Kuntahankinnoilla on oikeus tarkastaa muuttuvien tuotteiden myyntikatteet pistokokein ja verrata niitä tarjoushetken myyntikatteisiin. Myyntikatetta käytetään perusteena hinnoitellessa uutta/korvaavaa tuotetta. 5. Tilaaminen ja toimitus Asiakkaat tilaavat tuotteita Toimittajan sähköisestä kauppapaikasta, sähköpostilla tai oman ostotilausjärjestelmän kautta. Toimittaja toimittaa tuotteet joko Asiakkaan yhteen toimituspisteeseen, suoraan käyttöpaikalle (voi olla useita) tai suoraan Potilaalle sovittuun toimitusosoitteeseen. Tarjoajalla tulee olla valmiudet vastaanottaa tilauksia ja toimittaa tuotteita kaikilla edellä mainituilla tavoilla. 5.1. Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on TOP toimitettuna perille tilaajan nimeämään paikkaan sisätiloissa (TOP tilaajan nimeämä paikka, Finnterms 2001). Toimittaja ei saa veloittaa pientoimituslisiä sekä muita erillisiä lisiä kuten toimitus-tai laskutuslisää tai mitään muutakaan vastaavaa lisää. Pikatoimituksien hinnasta ja laskutuksesta sovitaan Toimittajan ja Kuntahankintojen välillä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tilaukset toimitetaan kahden arkipäivän sisällä esim. tilaus maanantaina, toimitus asiakkaalla keskiviikkona. Tuotteiden tulee olla tuoreita ja laadukkaita. Tuotteilla on oltava riittävästi käyttöaikaa siitä, kun tuote saapuu tilaajalle. Käyttöaika tulee olla tuotteille ominainen, esim. tuoretuotteilla pitää olla käyttöaikaa vähintään 3 päivää. Tuoreilla maito- ja maitojuomavalmisteilla sekä pilkotuilla heveillä tulee olla käyttöaikaa toimituspäivän jälkeen vähintään 3 päivää. Toimitukset tapahtuvat sovitusti asiakaskohtaisesti keittiökohtaisina toimituspäivinä. 5.2. Toimituksen viivästyminen Toimittajan vastuulla on tarjota korvaavaa tuotetta samalla tai edullisemmalla hinnalla, mikäli tarjouspyynnön hintaliitteiden mukaisia sopimustuotteita ei ole saatavilla. Mikäli Toimittajalla ei ole järjestää korvaavaa toimitusta, ja tilaajien toiminta niin edellyttää, on tilaajilla oikeus hankkia tarvitsemansa tuotteet sieltä, mistä se on toiminnan kannalta mahdollista. Tässä tapauksessa toimittaja on velvollinen hyvittämään mahdollisen tuotteiden hinnan erotuksen sekä mahdolliset hankinnasta aiheutuvat muut kustannukset (ml. työaika joka alkavalta tunnilta sekä tilauksen kuljetuskustannukset) tilaajille. Jos tilaajalle on tuotu väärä tuote, tilaajalla on palautusoikeus tai vastaanottaa tavara 20% alennuksella tilaajan valinnan mukaisesti. Toimittaja on velvollinen maksamaan Asiakkaalle viivästyssakkoa 2 prosenttia viivästyneen toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden ajanjaksolta, kuitenkin enintään 20 %, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta, tai ylivoimaisesta esteestä.
3 5.3. Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Maksuehto on 30 päivää laskun päivämäärästä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskussa tulee olla: - asiakkaan nimi ja osoite - palveluiden/tuotteiden nimet - toimitusosoite ja tilaajan nimi - hinnat (alv eriteltynä) - viitenumero - tilaus-/toimituspäivä 5.4. Reklamaatiot Asiakas lähettää tuotteisiin/palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 24 tunnin kuluttua tuotteen käyttöönotosta. Toimittaja on velvollinen tallentamaan vastaanottamansa reklamaatiot ja esittämään ne sovitusti Kuntahankinnoille. Toimittaja sitoutuu laatimaan yhdessä asiakastyöryhmän kanssa yhteisen kirjallisen reklamaatiopohjan, jota kaikki asiakkaat käyttävät reklamaatioiden ilmoittamiseen. Toimittaja sitoutuu tallentamaan kaikki saapuneet reklamaatiot paikkaan, johon myös asiakasryhmän jäsenillä on pääsy. Kuntahankinnat käsittelee tällöin reklamaation yhdessä Toimittajan kanssa. Toimittajan tulee määrittää ja suorittaa toimenpiteet, joilla poistetaan poikkeamien syyt niiden toistumisen ehkäisemiseksi. Korjaavien toimenpiteiden tulee olla asianmukaisia poikkeamien aiheuttamiin vaikutuksiin nähden. Toimittajan tulee tiedottaa Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille määrittämänsä ja tekemänsä korjaavat toimenpiteet puolivuosittain. 5.5. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa kuukausittain Asiakkaan halutessa asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot: - asiakkaan nimi - toimitusosoite /-teet ja tilaaja/tilaajien nimet - tilaus-/toimituspäivä - palveluiden/tuotteiden nimet, koodit ja määrät - hinnat (alv eriteltynä) - toimitusvarmuus Toimittaja toimittaa vuosiyhteenvedon Asiakkaan kaikista toimituksista. Toimittaja lähettää Asiakkaalle mainitut asiakasraportit raportointikautta seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä
4 6. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 4-6 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa. 6.1. Vuosikello Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet. 6.2. Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 7. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu
5 sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 8. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 9. Lisätietoja Kimmo Vuorela KL Kuntahankinnat Oy kimmo.vuorela@kuntahankinnat.fi 050 593 0119 Iikka Latostenmaa Kespro Oy iikka.latostenmaa@kespro.fi 040 419 1907