Saarijärven kaupunki TARJOUSPYYNTÖ Tekninen toimi / tuottajapalvelut PL 13, Sivulantie 11, 43101 Saarijärvi 22.6.2016 SAARIJÄRVEN KESKUSTAN KOULUKESKUS, vuokrattavat väistötilat Pyydämme tarjoustanne koulukeskuksen tilaelementtirakenteisista väistötiloista. Tilat tulevat yläkoulun ja lukion käyttöön. Tiloissa tulee työskentelemään noin 390 oppilasta ja 36 opettajaa. Tilaaja Hankintamenettely Saarijärven kaupunki (myöhemmin tilaaja). Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ei ylitä EU-kynnysarvoa. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Saarijärven kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.saarijarvi.fi/ hallinto ja päätökset/kaupungin hankinnat Osatarjous Vaihtoehtotarjoukset Ei hyväksytä Ei hyväksytä Tilojen laajuus Huonetilaohjelma liitteenä 1. Hankinnan kuvaus Toimitus sisältää huonetilaohjelman mukaiset tilat sekä rakennuksen suunnittelun rakennuslupakuvineen ja pystytyksen sijoituspaikalle osoitteessa Koulutie 4, 43100 Saarijärvi. Huonetilaohjelma liitteenä 1. Tilaaja hoitaa pääsuunnittelijan velvollisuudet ja laati asemapiirustuksen teon rakennuslupaa varten sekä rakennuslupamaksun. Väistötilojen sijoituspaikka on liitteessä 2 merkitty koulukeskuksen tontti. Tilaaja päättää lopullisesta sijoituspaikasta. Rakennus tulee sijoittaa kahteen kerrokseen ja rakennuksessa tulee olla kerrosten välillä kevythissi ja tarvittavat porrasnoussut. Tilaaja hoitaa kaukolämpö-, vesi-, viemäri-, sähkö ja kuituliittymien ja perustuksien suunnittelun sekä toteutuksen kustannuksineen toimittajan kirjallisen ohjeistuksen mukaisesti kytkentäpisteisiin saakka. Urakkarajana on perustusten yläpinta alussoiroineen. Tilaajan valitsema pohjarakennus- ja perustusurakoitsija toimii päätoteuttajana perustustyövaiheeseen saakka. Valittu tilatoimittaja toimii hankkeen päätoteuttajana tilaelementtiasennuksen aloittamisesta lähtien kohteen valmis- 1
tumiseen saakka. Päätoteuttaja vastaa työmaan johtovelvollisuuksista ja muista päätoteuttajalle kuuluvista velvollisuuksista. Tilaaja ja toimittaja laativat yhdessä yleisaikataulun 4 viikon sisällä hankintasopimuksen allekirjoittamisesta molempien osapuolten töiden yhteensovittamiseksi. Viivästyssakko YSE 1998 ehdoista poiketen myöhästymissakko on toimittajasta johtuvasta syystä 20 000, alv 0% / alkava viikko. Myöhästymissakon vertailuajankohta kytketään tilojen valmistumiseen 17.2.2017 mennessä edellyttäen, että tilaaja on toteuttanut rakennuskohteen perustamistyöt elementtien pystytyksen aloittamisen mahdollistavaan kuntoon 30.11.2016 mennessä. Tilaajan mahdollinen viivästys siirtää vastaavan määrän työpäiviä em. vertailuajankohtaa eteenpäin. Vuokra-aika Tilojen vuokra-aika on 18.2.2017 31.12.2019 saakka. Vuokrasopimusta voidaan jatkaa 6 kk jaksoin enintään 31.12.2021 saakka. Jatkoajasta tulee tilaajan ilmoittaa 6 kk ennen jatkoajan alkamista. Takuu ja velvollisuudet vuokra-aikana Tilojen tulee olla muuttovalmiit 17.2.2017 mennessä. Tilat voivat valmistua nopeamminkin, jos valitun toimittajan toimitusnopeus sen mahdollistaa. Tällöin vuokra-aika alkaa tilojen ollessa muuttovalmiita. Vuokra-aika ja tilaajan vastuu rakennuksen ylläpidosta päättyvät vuokra-ajan päättyessä. Tämän jälkeen toimittaja vastaa kaikesta rakennuksen ylläpidosta ja poisviennistä. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa ehdotus kohteen vuokrasopimukseksi, jonka pohjalta tilaajan ja toimittajan kesken neuvotellaan lopulliset vuokrausehdot. Sopimusehdotus ei saa sisältää osapuolten kannalta kohtuuttomia ehtoja. Tilaajalle asetettua kohtuutonta ehtoa, jonka poistamisesta ei päästä sopimukseen, voidaan pitää tarjouksen hylkäämisperusteena. OPTIOMAHDOLLISUUS 1. Nyt hankittavia väistötiloja tai osaa niistä voidaan käyttää koulukeskuksen muiden koulurakennuksien sisäilmakorjausten väistötilana em. ajanjakson jälkeen. Optiomahdollisuuden käyttämisestä sovitaan 31.12.2018 mennessä. 2. Vuokra-aikana tilaajalle voi syntyä lisätilan tarve, joka on enintään 1400 m2. Tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa tarjouksessaan antamalla vuokrahinnalla lisätila tilaajalle 6 kk kuluessa siitä, kun lisätilaus on tehty. Toimittaja vastaa koko vuokraamisjakson ajan tilojen teknisestä ja käyttötarkoituksen mukaisesta toimivuudesta. Tilaaja vastaa huolto-ohjeiden noudattamisesta koko vuokraamisjakson ajan. Käyttö- ja huolto-ohjeet on toimitetta- 2
va viimeistään 2 viikkoa ennen vuokrauskohteen luovuttamista tilaajan käyttöön. Tilaaja vastaa epäasianmukaisen käytön aikaansaamista vaurioista. Toimitusehto Vakuutukset Vapaasti perustuksilla kohteessa; Koulutie 4, 43100 Saarijärvi. Vuokra-ajan päätyttyä vuokralle antaja purkaa ja pois kuljettaa tilat 9 kk:n sisällä vuokrasuhteen päättymisen jälkeen. Toimittaja ottaa oman työnsä osalta rakennustyövakuutuksen. Vakuutuksen tulee kattaa myös mahdolliset toimittajan aliurakat. Tilaaja vakuuttaa kohteen käyttöönotosta/vuokra-ajan alusta vuokra-ajan loppuun. Toimittaja vastaa muista vakuutuksista, kuten esim. kuljetusten aikainen vakuuttaminen. Tarjouksen ja tarjottujen tilojen vähimmäisvaatimukset Rakennus tulee olla uusi käyttämätön rakennus. Rakennuksen on oltava tilaohjelmaltaan liitteen 1 mukainen ja 2-kerroksinen. Tilojen järjestys voi vaihdella, mutta kaikki esitetyt toiminnat täytyy tarjotusta ratkaisusta pystyä osoittamaan. Tilojen järjestyksen tulee tukea toiminnallisuutta ja tarpeita. Sisäänkäyntejä tulee olla riittävästi tukien toiminnallisuutta. Rakennus tulee sijoittaa kahteen kerrokseen ja rakennuksessa tulee olla kerrosten välillä kevythissi ja henkilömäärää vastaavat porrasnoussut. Tilojen pinta-ala on ohjeellinen. Tarjottu rakennuksen yhteenlaskettu opetus-, varasto- ja toimistotilojen kokonaisala ei saa olla 5% suurempi tai pienempi, kuin tilaohjelmassa esitetty. Seuraavien vähimmäisvaatimusten tulee täyttyä, jotta tarjous voidaan ottaa tarjousvertailuun. - väistötilojen tulee täyttää kaikilta osin voimassa olevat rakennusmääräykset pysyvälle rakennukselle. Tarjoukseen tulee liittää selvitys tarjotun ratkaisuvaihtoehdon rakenteista ja rakenteiden U-arvosta. Selvitykseen tulee sisältää vähintään ulkotilaan rajoittuvien rakenteiden rakennetyypit ja U- arvot sekä ovien ja ikkunoiden U-arvot. Lisäksi selvityksessä tulee esittää tilojen pintamateriaalit. - rakennus tulee olla puurunkoinen. Ulkoverhous voi olla puuta tai julkisivulevyä - vesikaton muoto on harja- ja tai pulpettikatto. Kattovesille tulee olla sadevesijärjestelmä. - ulko-ovien edustat tulee varustaa katetuilla portailla ja katetuilla invaluiskilla - väistötiloissa tulee olla vesikiertoinen lämmitys. Tilat liitetään kaukolämpöön. - tilojen tulee täyttää opetustiloille asetetut viranomaisvaatimukset ilmanvaihdon osalta. Ilmanvaihto tulee olla koneellinen tulo- ja poistoilman- 3
vaihto lämmön talteenotolla. Jälkilämmitys hoidetaan vesikiertoisena kaukolämmöllä. - RAU-tekniikasta tulee olla yhteys valokuitukaapelia pitkin kaupungin hälytysjärjestelmään - tarjottuun hintaan tulee sisältyä tilojen akustointi siten, että RakMK C1 mukaiset ohjearvot täyttyvät. - tarjottuun hintaan tulee kuulua sälekaihtimet opetus- ja toimistotilojen ikkunoihin - kaikki tilat tulee olla tilaohjelman mukaisesti kuhunkin opetusaineeseen soveltuvana ja käyttökuntoon varustettuja. Kiintokalusteet kuuluu toimitukseen. Jokainen opetus- ja toimistotila tulee varustaa kahdella hyllyllisellä kiintokaapilla. Luokkatiloissa tulee olla valkotaulut, kiinnityspinnat, valkokankaat ja varaukset kattoprojektorille ja älytauluille. Jokaisessa luokkahuoneissa tulee olla vähintään yksi vesipiste. Tarjoukseen sisältyvät lisävesipisteet on merkitty tilaohjelmaan, liite 1. - väistötilat tulee varustaa kiinteällä ATK-verkolla ja Wlan-mahdollisuudella. - tarjouksen liitteenä tulee esittää ARK-pohjakuva tarjotuista ratkaisuista. Esityksestä tulee ilmetä tilojen nimi, neliömäärä ja varustus - valitun toimittajan tulee esittää kahden viikon sisällä valintapäätöksestä LVI-perustusohjeen, josta ilmenee viemäripisteiden paikat, jotta tilaaja pääsee toteuttamaan mahdollisimman pian viemäröintisuunnitelmaa. Tarjoushinta Tarjoushinta ilmoitetaan tilaajan tarjouslomakkeella, liitteenä 3, seuraavasti eriteltynä: 1. Kiinteä, arvolisäveroton (alv 0%) tilojen suunnittelu-, asennus- ja poiskuljetushinta sisältäen nostot, asennuksen ja kuljetusvakuutukset. 2. Kiinteä, arvonlisäveroton (alv 0%) vuokrahinta, joka ilmoitetaan /kk (alv 0%). Vuokrahinta on kiinteä koko sopimuskauden ajan. 3. Mahdollisen optiokauden 1.1.2020 31.12.2021 kiinteä, arvonlisäveroton (alv 0%) vuokrahinta, joka ilmoitetaan /kk (alv 0%). Vuokrahinta on kiinteä koko optiokauden ajan. Laskutus Alihankinta Vuokralaskutus tulee tapahtua kuukausittain Saarijärven kaupungin sähköistä laskunkäsittelyä noudattaen. Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Laskutuslisää yms. ei hyväksytä. Alihankkijan käyttäminen edellyttää tilaajan hyväksymistä. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa selvitys käytettävistä alihankkijoista. Sopimuskauden aikana toimittajan tulee ilmoittaa, mikäli toimeksiannoissa käytettävät alihankkijat muuttuvat ja hyväksytettävä uudet alihankkijat tilaajalla. Tarjoajan tulee varmistua siitä, että alihankintaketju ei ole pidempi kuin kaksiportainen eli tarjoajan alihankkija ei voi käyttää tilaajalle tarjotun palvelun tuottamiseen alihankkijaa. 4
Tarjoajan kelpoisuus Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset Tarjoajan tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden tulee olla moitteettomasti hoidettu. Tarjouksen allekirjoituksellaan tarjoaja vakuuttaa että ko. asiat on hoidettu. Tarjouksen liitteinä tulee toimittaa seuraavat selvitykset ja todistukset, jotka eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien: Tilaajavastuu.fi:n Luotettava Kumppani yritysraportti tai Rakentamisen Laatu RALA ry:n pätevyysrekisteristä tulostettu ajantasainen yritysraportti sekä kaupparekisteriote todistus tai muu luotettava selvitys seuraavista: o selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (Patentti ja rekisterihallituksen ja verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmä), o kaupparekisteriote, o todistus verojen maksamisesta o todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta o todistus tapaturmavakuutuksesta. o selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista, Mikäli tarjoajalla on verovelkaa tai erääntyneitä eläkevakuusmaksuja sekä Tilaajavastuu.fi tai RALA -raporteissa on näitä koskeva häiriömerkintä, tulee lisäksi esittää: verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty Todistukset ja selvitykset mahdollisista alihankkijoista tulee toimittaa ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta, mikäli niitä ei ole saatavissa tilaajavastuu.fi tai RALA palvelun kautta. Kielivaatimus Hankkeen suunnittelun, toimituksen ja asennuksen asiointikieli on suomi. Taloudellinen tilanne Tarjoajan taloudellisten edellytysten tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan viimeisen kahden vuoden keskimääräisen vuotuisen liikevaihdon tulee olla vähintään kaksi kertaa nyt kysymyksessä olevan tai 5
hankinnan arvioitu kokonaisarvo. Liikevaihdon tulee olla 4,0 Milj. /vuosi. Tarjoajan tulee esittää tarjouksen liitteenä yrityksen liikevaihtoluvut vuodelta 2014 ja 2015. Yrityksen referenssit Tarjoajalla on oltava kokemusta ja näyttöä vastaavista toimituksista Suomessa. Referenssinä tulee esittää viimeisten kolmen (3) vuoden ajalta kaksi (2) siirtokelpoisen koulun tai päiväkodin toimittaminen. Kohteen laajuus tulee olla vähintään 1000 ker-m2. Referenssikohteista tulee esittää vähintään seuraavat tiedot: - asiakasorganisaatio yhteystietoineen - toimitusajankohta - toimituksen sisältö Tarjoajat, joiden osalta referenssivaatimus ei täyty, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Yrityksen laatujärjestelmä Tarjoavalla yrityksellä tulee olla vähintään hyväksytty yrityskohtainen tai projektikohtainen laatujärjestelmä. Selvitys laatujärjestelmästä tulee liittää osaksi tarjousta. Toiminnan vastuuvakuutus Tarjoajalla on oltava toiminnan vastuuvakuutus, jonka määrä on vähintään 500.000 esinevahingoissa.. Valintaperuste Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuhintana käytetään tarjouslomakkeen yhteensä hintaa, joka muodostuu seuraavien osien yhteenlasketusta arvonlisäverottomasta (alv 0%) kokonaishinnasta - kiinteästä, arvolisäverottomasta (alv 0%) tilojen suunnittelu-, asennus- ja poiskuljetushinnasta sisältäen nostot, asennuksen ja kuljetusvakuutukset. - vuokra-ajan 18.2.2017 31.12.2019 kiinteästä, arvonlisäverottomasta (alv 0%) kokonaisvuokrahinnasta - mahdollisen jatkokauden 1.1.2020 31.12.2021 kiinteästä, arvonlisäverottomasta (alv 0%) kokonaisvuokrahinnasta Tarjousten käsittely Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu 6
Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53½ :n tai 54 :n mukainen sulkemisperuste. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos - se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia - siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin - tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia - tarjoaja on esittänyt tarjouksessaan omia ehtoja, jotka ovat ristiriidassa valintaperusteiden kanssa Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Hankintaneuvottelu Päätöksenteko Tarjoajista se, joka näyttää tulevan valituksi toimittajaksi, voidaan tarvittaessa kutsua hankintaneuvotteluun. Hankintapäätöksen tekee kaupunginhallituksen esityksestä kaupunginvaltuusto, joka kokoontuu 29.8.2016. Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi kirjallisesti tarjouslomakkeella ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Molempia osapuolia sitova hankintasopimus syntyy, kun hankinnan sisältöä ja toimitusehtoja koskeva sopimus sekä rakennuksen vuokrasopimus on allekirjoitettu. Sopimusehdot Hankinnassa sovelletaan rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998) ellei tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä ole muuta mainittu. Toimittaja vastaa työkohteidensa ja työntekijöidensä työsuojelusta viranomaisasiointeineen. Toimittajan tulee käyttää töissään töiden luonteen huomioon ottaen aina riittävän ammattitaitoista työvoimaa. Sopimusasiakirjojen keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: - sopimusneuvotteluissa laadittu mahdollinen hankintamuistio - tämä tarjouspyyntö liitteineen - hankintasopimus 7
- rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998) - tarjous liitteineen Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat pääsääntöisesti julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaselle, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajan tulee ehdottomasti merkitä tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SA- LAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä sekä perustella salassapitovaatimus. Saarijärven kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, mitkä asiakirjat lain mukaan ovat salassa pidettäviä. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Hintatiedot sekä hankintayksikön laatima hintavertailu eivät ole salassa pidettäviä asiakirjoja. Luottamuksellisuus Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjoukset tulee jättää 8.8.2016 klo 16:00 mennessä sähköpostilla osoitteella kirjaamo@saarijarvi.fi. Sähköpostin osoitekenttään pyydämme tekemään merkinnän Tarjous väistötiloista. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous tulee olla voimassa 8.10.2016 saakka. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Yhteydenotto Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä sähköpostilla osoitteella kirjaamo@saarijarvi.fi 22.7.2016 klo 16:00 mennessä. Viestin otsikoksi kysymys/väistötilasta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa muulla tavalla esitettyihin tiedusteluihin. Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan mahdolliset tarkennukset julkaistaan 26.7.2016 osoitteessa http://www.saarijarvi.fi/kuntainfo/kaupungin-hankinnat/kaynnissa-olevattarjouskilpailut 8
Tarjoajien tulee 26.7.2016 jälkeen tarkistaa em. osoitteesta, onko annetuilla vastauksilla tai tilaajan mahdollisilla tarkennuksilla vaikutusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Vesa Ronkainen Tekninen johtaja Liitteet 1. huonetilaohjelma 2. asemapiirustus 3. tarjouslomake 9