KH - Yleisjaosto 3 13.01.2014 Kaupunginhallitus 34 20.01.2014 Kaupunginvaltuusto 7 24.02.2014 KH - Yleisjaosto 74 22.09.2014 Kaupunginhallitus 391 06.10.2014 Muutosesitys yleisjaoston vuoden 2014 talousarvioon 709/02.02.00/2013 YJ 3 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama Käyttösuunnitelma Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 18.11.2013 hyväksynyt kaupungin talousarvion vuodelle 2014 ja taloussuunnitelman vuosille 2014-2017. Kaupunginhallituksen yleisjaoston alaisten tehtäväalueiden yhteenlasketut toimintatuotot ovat 589 170 euroa ja toimintakulut 1 637 992 euroa. Toimintakate on - 1 048 822 euroa. Kaupunginhallituksen yleisjaoston alaisten tehtäväalueiden vastuuhenkilö on henkilöstöpäällikkö Laura Saurama. Liitteenä on kaupunginhallituksen yleisjaoston alaisten tehtäväalueiden määrärahojen tarkennettu käyttösuunnitelma. LIITE A1, KH-YJ 13.1.2013 Talousarvioon on tehty muutoksia talousarviokäsittelyssä. Muutokset kohdistuivat henkilöstökuluihin kaikilla tehtäväalueilla. Henkilöstöhallinnon osalta henkilöstökuluja supistettiin 19 616 euroa, palkkahallinnon osalta 1 457 euroa ja uudelleen sijoittamisen osalta 1 113 euroa. Henkilöstöhallinnon osalta muutos oli oleellisin ja kohdistui palkkalaskennan ohjelmistouudistuksen projektipäälliköstä syntyviin kustannuksiin. Muiden kulujen osalta supistaminen liittyi hieman liian korkeaan henkilöstön palkkakustannusten arviointiin talousarvioesityksessä. Kaupunginhallitus ja kaupunginvaltuusto ovat talousarviota käsitelleessään tehneet seuraavat pöytäkirjamerkinnät: Yleisjaosto/ Henkilöstöhallinto: Henkilökunnan ruokailun järjestämisessä siirrytään mahdollisimman nopeasti kustannusneutraaliin tuotantotapaan. Muutosesitys vuoden 2014 talousarvioon Kaupunginhallituksen yleisjaostoa koskevassa talousarvion investointiosassa on kolme investointihanketta: palkkalaskennan ohjelmisto (150 000 ), sovellushankinta työn vaativuuden arviointiin, TVA (29 500 ) ja sovellushankinta sairauspoissaolojen seurantaan (60 000 ). Kaikissa henkilöstöhallinnon investointikohteissa on KH-merkintä. Sairauspoissaolojen seurantaan on talousarvion valmistumisen jälkeen
selvitetty mahdollisia sovelluksia. Talousarvion valmistelussa on käytetty pohjana Hoffmancon tarjoamaa Sirius ohjelmistoa ja sen kustannusta. Tämän jälkeen on selvinnyt, että käytössämme oleva KuntaRekry ohjelmistosovellus tarjoaa lisäohjelmiston nimeltään KuntaHR. Kyseessä on ohjelmistolaajennus, jonka vain kyseinen palveluntuottaja voi toteuttaa. KuntaRekry ja KuntaHR ohjelmisto toimivat yhteen mahdollistaen sähköisen tiedonsiirron rekrytoinnista palvelusuhteen perustamiseen ja työsopimuksen tekoon. Tämän jälkeen ohjelmisto toimii esimiehen henkilöstöjohtamisen välineenä eli se mahdollistaa mm. sairauspoissaolojen seurannan, varhaisen tuen toimintamallin mukaisten puheeksiottojen kirjaamiset ja hyväksymiset, kehityskeskustelujen dokumentoinnin ja koulutusten kirjaamisen. Lisäksi ohjelmisto tuottaa raportteja eri organisaatiotasoille, jolloin ajantasainen asioiden seuranta mahdollistuu eri organisaation tasoilla. KuntaHR ohjelmistosovellus perustuu kuukausittaiseen maksuun, 583 /kk. Tämän lisäksi käyttöönotosta veloitetaan 2 015. Vuoden 2014 kustannukset ohjelmistosovelluksen käyttöönotosta olisivat noin 7 845, jos käyttöönotto olisi maalikuussa 2014. Selvitystyössä koskien sovellushankintaa TVA:n on myös todettu, että järjestelmät, jotka parhaiten palvelevat käyttäjiä, ovat kuukausikustannuksiin pohjautuvia ohjelmistoratkaisuja. Kuukausittaisiin käyttömaksuihin perustuvat sovellushankinnat tulisi olla talousarviossa käyttötalouden puolella ja siten kyseiset määrärahat tulisi siirtää investointiosasta käyttötalouden puolelle. Kaupunginhallituksen yleisjaoston osalta investointiosasta siirtyisi siten yhteensä 89 500 euroa (TVA sovellushankintaan varattu määräraha 29 500 sekä sairauspoissaolojen seurannan sovellushankintaan varattu määräraha 60 000 ) henkilöstöhallinnon tehtäväalueelle. Henkilöstöhallinnon tehtäväalueelle siirtyvä määräraha allokoitaisiin ohjelmistosovelluksiin seuraavasti: sairauspoissaolojen seurannan ohjelmistosovellus 10 000, TVA 29 500, palkkalaskennan ohjelmistohankinta (projektipäällikkö) 50 000. VS. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallituksen yleisjaosto 1. hyväksyy yleisjaoston alaisten tehtäväalueiden käyttösuunnitelman vuodelle 2014 oheisen liitteen mukaisena. 2. esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle vuoden 2014 talousarvion muuttamista siten, että investointiosasta Henkilöstöhallinnon kohteille 2 ja 3 varatut määrärahat yhteensä 89 500 euroa siirretään käyttötalousosan tehtäväalueelle Henkilöstöhallinto.
YLEISJAOSTO: 3. esittää kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus antaa luvan sairauspoissaolojen sovellushankintaan varatun määrärahan käyttämisen ennen kuin kaupunginvaltuusto on käsitellyt talousarvion muutosesityksen. Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. KH 34 VS. KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallitus esittää, että valtuusto muuttaa vuoden 2014 talousarviota siten, että investointiosasta Henkilöstöhallinnon kohteille 2 ja 3 varatut määrärahat yhteensä 89 500 euroa siirretään käyttötalousosan tehtäväalueelle Henkilöstöhallinto. Kaupunginhallitus antaa yleisjaostolle luvan sairauspoissaolojen sovellushankintaan varatun määrärahan käyttämiseen ennen kuin kaupunginvaltuusto on käsitellyt talousarvion muutosesityksen. Vs. kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. KV 7 YJ 74 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama Valtuusto päättää muuttaa vuoden 2014 talousarviota siten, että investointiosasta Henkilöstöhallinnon kohteille 2 ja 3 varatut määrärahat yhteensä 89 500 euroa siirretään käyttötalousosan tehtäväalueelle Henkilöstöhallinto. KAUPUNGINVALTUUSTO: Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin. Henkilöstöpäällikkö on esittänyt yleisjaostolle 12.8.2014 kokouksessa, että palkkahallinnon ohjelmistouudistuksen aikataulu muuttuu. Uuden ohjelmiston käyttöönotoksi on toimittajan Taitoa Oy:n, kanssa sovittu 1.4.2015. Taitoa on osoittanut käyttöönottoprojektille projektipäällikön kesäkuussa ja elokuusta lähtien on valmisteltu käyttöönottoprojektin suunnitelmaa. Myös viimeiset sopimusneuvottelut on käyty ja sopimus sekä projektisuunnitelma on tarkoitus allekirjoittaa 2.10.2014. Aiemmin kaupunginvaltuusto (24.2.2014) on hyväksynyt
määrärahamuutoksen, jossa päätettiin, että henkilöstöhallinnon ohjelmistouudistuksien kokonaismäärärahasta 150 000 euroa jää investointiosaan. Käyttötalouden puolelle siirrettiin 89 500 euroa. Käyttötalouden puolella ohjelmistouudistuksiin on kaikkiaan siten ollut vuonna 2014 käytettävissä 113 900 euroa. Naantalissa ohjelmistouudistukseen on nimetty yhteyshenkilöksi hallintojohtaja Riitta Luotio. Projektin aikataulun muuttuessa myös talousarvioon tulee tehdä muutoksia, koska kulut eivät toteudu suunnitellusti. Taiton projektitoimiston johtaja Maria Vuontisvaara on arvioinut, että investointiosaan kohdistetuista menoista toteutunee vuoden 2014 aikana noin 80 000 euroa ja siten vuodelle 2015 siirtyisi investointiosasta 70 000 euroa. Käyttötalouden puolelle siirretyistä määrärahoista (89 500 ) jää tämän hetken arvion mukaan käyttämättä yhteensä 70 500 euroa. Vuoden 2014 talousarviosta säästyvät kustannukset huomioidaan vuoden 2015 talousarviossa, koska palkkahallinnon investointihanke jatkuu vuodelle 2015. LIITE B3, KH-YJ 22.9.2014 KAUPUNGINJOHTAJA: YLEISJAOSTO: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle hyväksyttäväksi yleisjaoston talousarvion 2014 määrärahojen muutosesityksen siten, että investointiosasta menoja toteutuu 80 000 euroa ja käyttötalouden puolelta 19 000 euroa. Talousarvion muutosesitykset käsitellään koostusti kaupunginvaltuustossa marraskuussa. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin. KH 391 Oheismateriaali: Muutosesitysten perustelut KAUPUNGINJOHTAJA: Kaupunginhallitus esittää, että valtuusto päättää muuttaa yleisjaoston vuo den 2014 talousarviota seuraavasti: Käyttötalousosan tehtäväalueelle Henkilöstöhal linto ohjelmistohankkeisiin varattua määrärahaa vähennetään 70 500 eu rol la, jo ten käy tet tä väksi jää 19 000 euroa. Investointiosaan Henkilöstöhallinnon kohteelle 1 varattua määrärahaa vähennetään 70 000 eurolla, joten käytettäväksi jää 80 000 euroa.
Muutokset viedään kaupunginvaltuuston käsittelyyn yhdessä muiden, vuoden 2014 talousarviota koskevien määrärahamuutosten kanssa. Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.