Palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistohankinta

Transkriptio

1 KH - Yleisjaosto KH - Yleisjaosto Palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistohankinta 922/ /2013 YJ 63 Hallintojohtaja Riitta Luotio: Henkilöstöhallinnon ohjelmistot ovat tulleet elinkaarensa päähän ja edellyttävät uusimista. Ohjelmistohankinnassa on kolme eri vaihtoehtoa: 1. Kunnan oma hankinta ja kilpailuttaminen 2. Palkanlaskennan vaiheittainen ulkoistus Kunnan Taitoa Oy:lle 3. Ohjelmistohankinta Tieran kilpailuttaman ohjelmistokilpailutuksen kautta Ohjelmiston hankintaa koskevaa asiaa on aikaisemmin käsitelty palkkahallinnon ulkoistamista koskevassa asiassa sekä osana keskusviraston palvelustrategiatyötä. Palkkahallinnon ulkoistamista koskeva asia palautettiin kaupunginhallituksessa uuteen valmisteluun ja odottamaan Raision kaupungin osalta Taitoa Oy:n siirtoselvityksen valmistumista. Raision kaupunki ei toistaiseksi ole tehnyt Taitoa Oy:n siirtoselvitystä. Palvelustartegiatyössä kaupungin oman henkilöstöhallinnon ohjelmiston hankinnan ja kilpailuttamisen ratkaisussa käytettiin vertailupohjana on Raisiossa vuosina suoritettua hankintaa, joka sisälsi myös taloushallinnon järjestelmät. Tekninen ratkaisu olisi tässä mallissa tullut järjestelmätoimittajalta SaaS-palveluna (ratkaisu fyysisesti toimittajan tiloissa, ei välillisiä teknisiä kustannuksia esim. palvelimet, lisenssit ja ylläpito). Tämän vaihtoehdon tilalle on kuitenkin pyydetty uusi tarjous toiselta ohjelmistotoimittajalta toukokuussa Vaihtoehto 1: Kaupungin oma ohjelmistohankinta Tieran kilpailutuksen on voittamassa CGI:n Populus -sovellus. Aikaisemmat hintavertailut perustuivat Aditron Personec-F -ohjelmistoon. Asiasta on pyydetty CGI:ltä alustava kustannusarvio: Populus CGI:LTÄ Projekti Perushinta + lisenssit Konversio Status-Populus vuosi yht seuraavaa vuotta (ylläpito) á vuotta yht

2 Projektipäällikkö 1-1,5 htv *) YHTEENSÄ (5 vuotta) Vaihtoehdon kustannusarvio perustuu siihen, että vaihto tapahtuisi versiopäivityksenä Statuksesta kuntamalliin ilman kilpailutusta. Tämä sisältää riskin hankintalain osalta. Lisäksi projektipäällikkö on tässä versiossa päätoiminen. Henkilöstöhallinnon työmäärä ja resurssit huomioon ottaen ei ole mahdollista irrottaa projektipäällikköä nykyresurssista "otona". Vaihtoehto 2: Taitoa Oy Toisessa mallissa toteutus perustuisi vaiheittaiseen palveluiden ulkoistukseen Taitoa Oy:lle. Etenemismalli voisi olla esimerkiksi seuraava: 1. Ensimmäisessä vaiheessa Tieran kilpailuttama palkkajärjestelmä tulisi Naantalin käyttöön Taitoa Oy:n tuen kera siten, että henkilöstö ei vielä siirry. Tieran toteuttama Taitoan palkkajärjestelmän kilpailutus ja siihen liittyvät neuvottelut ovat vielä kesken, ne pitää ensin saada valmiiksi (aikataulu 09/2013) Taitoa tekee tästä konseptista tarkennetun hinnoitteluesityksen Naantalille heti, kun kilpailutuksen tulokset ja Taitoan sopimus palkkajärjestelmästä saadaan valmiiksi Taitoa tarjoaa Naantalille "avaimet käteen palvelun" palkkajärjestelmän osalta Taitoan installaation jatkokehitys viedään valtakunnallisesti yhtenäisenä tavoiteprosessin mukaisena ja kulut ovat yhteisen järjestelmän jatkokehityksessä huomattavasti pienemmät kuin oman installaation 2. Toisessa vaiheessa Naantalin kanssa jatketaan prosessia, jossa henkilöstö siirtyy Taitoalle ja Taitoa tuottaa palkkahallinnon palvelut. Taitoa perustaa toimipisteen Turun alueelle Toisen vaiheen aikataulua ei tarvitse sitoa esim. ensi vuoteen, tavoitteen asettelu Naantalin oman tarpeen mukaisesti Optiona voidaan myös miettiä mahdollisuutta Tiera-ERP HR- ratkaisuun liittyvän palvelun tuottamisesta Optiona taloushallinnon palveluiden siirto Taitoalle ja siinä lisämahdollisuus miettiä pidemmällä aikavälillä siirtymistä Tiera-ERP taloushallinnon palvelujen piiriin Kustannusten määrittely tässä vaihtoehdossa ei ole käytettävissä olevan tiedon perusteella vielä kokonaisuudessaan mahdollista. Vaihtoehto 3: Tiera

3 Populus ohjelma hankitaan Tieran kilpailutuksen kautta. Populus Tieralta Projekti Lisenssit Ylläpito ( ) vuosi yht seuraavaa vuotta (ylläpito) vuotta yht Projektipäällikkö 0,5 htv*) YHTEENSÄ (5 vuotta) Tämä malli edellyttää, että henkilöstöhallinnon nykyisiä töitä voidaan siirtää toimistosihteerille ja "harjoittelijalle" tai määräaikaiselle henkilölle. Tiera on tehnyt hankintapäätöksen Tavoiteaikataulu neuvotteluille oli 30.4, mutta neuvottelut ovat venymässä syyskuun 2013 loppuun. Neuvotteluissa halutaan varmistaa että tuote soveltuu sekä yksittäisten kunta-asiakkaiden käyttöön että palvelukeskuskäyttöön (Taitoa) ja integroituu osaksi Tieran ERP-ratkaisua. Tavoitteena on kustannustehokkaan ratkaisun hakeminen asiakkaille. Esitetyistä vaihtoehdoista ratkaisuehdotus henkilöstöhallinnon ohjelmistohankintaan pystyttänee tuomaan esittelyyn lokakuussa Näillä näkymin Tieran kautta hankittuna ratkaisu olisi noin % edullisempi kuin kaupungin omana hankintana. Lisäksi vältyttäisiin raskaalta kilpailutusprosessilta ja projektipäällikön terve on Tieran kautta toteutettuna ratkaisevasti kevyempi. Mikäli Naantalin kaupunki osallistuisi Tieran palkkajärjestelmän käyttöönottoon "edelläkävijänä", on euron projektikustannuksista mahdollista saada aikanaan palautuksia maksimissaan 80 % yhteisen kehittämisen osuudesta. VS. KAUPUNGINJOHTAJA: KOKOUSKÄSITTELY: YLEISJAOSTO: Yleisjaosto merkitsee tiedoksi palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistohankinnan tilannekatsauksen. Vs. kaupunginjohtaja tarkensi pohjaehdotusta seuraavasti: Yleisjaosto merkitsee tiedoksi palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistohankinnan tilannekatsauksen. Vuoden 2014 talousarvion laadinnan yhteydessä tehdään päätös hankinnan ratkaisuvaihtoehdosta Tarkennettu ehdotus hyväksyttiin. YJ 82

4 hallintojohtaja Riitta Luotio Palkkahallinnon ohjelmistohankinnasta on neuvoteltu Tieran ja Tai to an edus ta jien kans sa Taitoalla on uutena palvelukonseptina ns. Oma Taitoa -palvelu, jossa tarjotaan tietojärjestelmän käyttöönottopalvelu ilman henkilöstön siirtoa palvelukeskustoimintamalliin. Oma Taitoaan voi järjestelmätoimituksen lisäksi liittää muita oheispalvelukokonaisuuksia (esim. sovelluspalvelun ja käytön tuki, prosessituki ja prosessin kehitys). Jotta tarjous asiasta voidaan tehdä, tulee järjestelmäympäristöjeneroista laatia eroanalyysi Tieran ja CGI:n kanssa. Eroanalyysin pohjalta kyetään laskemaan käyttöönottoprojektin hinta, jatkuvan palvelun hinta sekä oheispalveluiden laajuus ja niiden hinta sekä laatia aikatauluehdotus etenemiselle. Eroanalyysin laatimispäiviksi on sovittu 2. ja Populus-järjestelmän mahdollisesta käyttöönotosta on laadittu alustava eroanalyysi yhteistyössä CGI:n edustajien kanssa Kun Tieran Populus -temp la te on käyttöönotettu, tehdään virallinen eroanalyysi. Läpikäynnissä tulivat esiin seuraavat eroavaisuudet/lisätoiminnallisuustarpeet: Liittymät: Primus -liittymää palkkoihin ei ole olemassa Winnhits -liittymää ei ole käytössä KuntaRekry -liittymää ei ole Raportit: Henkilörekisterioteta ei työntekijä voi tulostaa Populuksesta Ad-autentikointi ei kuulu templateen Hälytykset sähköiselle työpöydälle eivät kuulu templateen Tieralta on saatu epävirallisia hintoja palkkahallinnon ohjelmiston käyttöönotosta Naantalille. Tiera ja taitoa tekevät sopimuspohjaan perustuvan tarjousesityksen perjantaina , joten asiaa ei valitettavasti saada valmisteltua esityslistalle. Tiera ja Taitoa ovat yhdessä tehneet tarjouksen Oma Taitoa-palvelusta. Asialistalla esitetty Tieran tarjous on poistunut. Oma taitoa palvelussa tietojärjestelmä voidaan ottaa käyttöön ilman henkilökunnan siirtämistä palvelukeskustoimintamalliin. Käyttöönoton hinta-arvio Naantalille alv 0%: Template -ratkaisu sis. alla olevat

5 Käyttöönottoprojekti Käyttöönottomaksu Käyttövaltuuksien han kinta (lisenssit) palkansaajalle á 16,90. (Laskentaperusteena 1600 henkilöä) Template -ratkaisuun kuulu mattomien integ raatioiden työmäärä ar vioidaan htp 1090 Projektiin liittyvät seu raa vat liittymät, joista ei veloi teta erikseen: erik seen, mutta alustava arvio on 3 Titania htp/liitty mä Hellewi Pro Consona/Effi ca maksuliikenne (Opus capita) Verkkopalk ka/tulostuspalvelu esa ra Olemassa ole vat vakioidut vi ranomaisliittymät (Ve rot taja, Kela jne.) Pääkäyttäjäkoulutus htp Tarpeen mukaan /päivä/8 henkilön ryh mä VS. KAUPUNGINJOHTAJA: KOKOUSKÄSITTELY: YLEISJAOSTO: Kaupunginhallituksen yleisjaosto merkitsee palkkahallinnon ohjelmistohankinnan tilanteen tiedoksi. Tarkemmat kusannusarviot ja toetutumistapa toimitetaan kaupunginhallitukselle talousarviolaadinnan yhteydessä. Asian käsittelyä yleisjaostossa jatketaan marraskuun kokouksessa. Merkitään, että tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen oli läsnä tässä asiassa. Ehdotus hyväksyttiin. Merkitään, että tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen oli asiantuntijana tässä asiassa.