Toimielinten kokouskutsujen ja esityslistojen toimittaminen sähköisesti

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Toimielinten kokouskutsujen ja esityslistojen toimittaminen sähköisesti Khall Haapaveden kaupunginvaltuusto on jo hyväksymässään strategiassa asettanut tavoitteeksi lisätä sähköistä asiointia. Seuraavat toiminnot/lomakkeet/asiakirjat ovat jo sähköisessä muodossa toimitettavia: - ostolaskut - osa myyntilaskuista - henkilöstöpäätökset - kaupunginhallituksen esityslistat - perusturvalautakunnan esityslistat - ympäristöterveyslautakunnan esityslistat - reseptit Valtuutettu Markku Laitila ja Keskustan valtuustoryhmä ovat jättäneet kaupunginvaltuustossa aloitteen siitä, että myös kaupunginvaltuusto siirtyisi mahdollisimman pian paperittomaan kokouskäytäntöön. Kuntalain (1995/365) 54 :n 4 mom. mukaisesti kokouskutsu voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii, että tähän tarvittavat välineet ja yhteydet ovat käytettävissä. Uuden kuntalain (2015/410) 12 luku tulee voimaan Uuden lain 12 luvun 94 4 mom. mukaan lisäksi hallintosäännössä voidaan määrätä, että kokouskutsun ohella esityslista ja sen liitteet sekä muu kokouksen oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Haapaveden kaupungin hallintosäännössä 58 todetaan kokouksen koolle kutsumisesta seuraavaa: "Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla." Haapaveden kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 8 mukaan kokousta lähetettävä erikseen kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Samassa ajassa on paikka sekä käsiteltävät asiat."

2 Lisäksi kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 9 mukaisesti ehdotukset valtuuston päätöksiksi, on lähetettävä kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Valtuusto voi päättää, kuinka monelle varavaltuutetulle esityslista toimitetaan: Esityslista lähetetään kunkin valtuustoryhmän ensimmäiselle varavaltuutetulle." Mikäli aloitteessa esitettyyn toimintamalliin päätetään siirtyä, niin valtuustosaliin tulee hankkia tarvittava määrä tietokoneita. Mikäli kaikki kaupungin toimielimet siirtyisivät sähköiseen kokouskäytäntöön, niin perusturvalautakunnalta ja ympäristöterveyslautakunnalta voitaisiin pyytää heidän käyttöönsä annetut tietokoneet takaisin. Kyseiset koneet ovat vielä uudehkoja ja käyttökelpoisia. Näiden lisäksi valtuuston ja hallituksen huoneisiin tulisi uusia langattomat tukiasemat, joiden kustannus olisi n euroa. Lisäksi tarvittaisiin pyörillä oleva kärrykaappi koneiden säilyttämistä varten, kaapin valmistaminen onnistuisi JEDUn toimesta.toisaalta tässä uudessa toimintamallissa säästöjä tulisi postitus- ja kopiointikuluista sekä säästö työajan käytön suhteen. Vastauksena valtuustoaloitteeseen: Mikäli kaupunginvaltuusto päättää kokouksessaan annettavan ehdotuksen mukaisesti siirtyä kokouskutsun ja esityslistan toimittamiseen sähköisesti, voitaisiin toimia seuraavasti: - kokouskutsut toimitetaan sähköisesti valtuutettujen (ja valtuustoryhmien ensimmäisten varavaltuutettujen) ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin hallintosäännön mukaisesti 6 päivää ennen kokousta - esityslista liitteineen julkaistaan kaupungin www-sivuilla ja valtuutetuille ilmoitetaan sähköpostitse tieto heti, kun materiaali on julkaistu - mikäli valtuuston käsiteltäväksi tulee jatkossa salaisia tai luottamuksellisia asioita, näiden asioiden osalta esityslista lähetetään jatkossakin kirjeitse - kaupunginvaltuuston kokoushuone varustetaan tietokoneilla, jotka ovat käytössä kokouksessa - toimintamalli olisi käytössä ensimmäistä kertaan kaupunginvaltuuston kokouksessa Esityslistan liitteenä nro 14/2016 on Haapaveden kaupungin voimassa oleva hallintosääntö ja liitteenä nro 15/2016 voimassa oleva valtuuston työjärjestys. Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää:

3 - esittää kaupunginvaltuustolle, että kaikkien toimielinten osalta siirrytään sähköiseen kokouskäytäntöön esittelytekstissä kerrottujen periaatteiden mukaisesti sekä - esittää kaupunginvaltuustolle, että se muuttaa hallintosäännön 58 kuulumaan seuraavasti: "Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista julkaistaan mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun kanssa samanaikaisesti. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.", ja Työjärjestyksen 8 kuulumaan seuraavasti: kokousta lähetettävä sähköpostilla kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Samassa ajassa on paikka sekä käsiteltävät asiat.", ja Työjärjestyksen 9 kuulumaan seuraavasti: ehdotukset valtuuston päätöksiksi, on julkaistava kokouskutsun kanssa samanaikaisesti, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Päätös: Hyväksyttiin. Khall Asia on päätetty ottaa käsiteltäväksi Haapaveden kaupungin 150-vuotisjuhlavaltuuston kokouksessa Valmistelun aikana kustannukset ovat tarkentuneet. Lautakunnilta palautuvien tietokoneiden lisäksi käytetään sivistystoimelta vapautuvia koneita. Kokoustilaan tulee tehdä joitakin sähkötöitä, hankkia uudet langattomat tukiasemat ja koneille säilytystila. Kaikkien näiden töiden ja hankintojen osalta kustannusarvio on alle euroa. Menot katetaan hallintopalveluiden budjetista. Kokoustila on valmis ja sähköinen kokouskäytäntö voidaan ottaa kaikkien toimielinten osalta käyttöön elokuussa Esityslistan

4 liitteenä nro 64/2016 on Haapaveden kaupungin hallintosääntö ja liitteenä nro 65/2016 valtuuston työjärjestys. Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää: - esittää kaupunginvaltuustolle, että kaikkien toimielinten osalta siirrytään sähköiseen kokouskäytäntöön esittelytekstissä kerrottujen periaatteiden mukaisesti sekä - esittää kaupunginvaltuustolle, että se muuttaa hallintosäännön 58 kuulumaan seuraavasti: "Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista julkaistaan mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun kanssa samanaikaisesti. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.", ja Työjärjestyksen 8 kuulumaan seuraavasti: kokousta lähetettävä sähköpostilla kullekin valtuutetulle sekä niille, joilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Samassa ajassa on paikka sekä käsiteltävät asiat.", ja Työjärjestyksen 9 kuulumaan seuraavasti: ehdotukset valtuuston päätöksiksi, on julkaistava kokouskutsun kanssa samanaikaisesti, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Päätös: Hyväksyttiin. Kaupunginhallitus totesi lisäksi, että kaupungin talousarvio ja tilinpäätös toimitetaan myös paperisina tulosteina. Merk. Sirkka Luusua oli läsnä tämän asian käsittelyn aikana.

5