TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 5 ) 1. YLEISTÄ Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy (VVA Oy) on Viitasaarella toimiva, kaupunkiomisteinen vuokra-asuntoja tarjoava yritys. Vuokrattava on 431 huoneistoa 29 kiinteistössä. Asunnot ovat pääosin kerros- ja rivitalohuoneistoja eri puolilla Viitasaarta. Asukkaina on kaiken ikäisiä ihmisiä aina vauvasta vaariin. Myös opiskelijoille on tarjolla 12 soluasuntoa yhdessä rivitalossa. Hankintayksikkö käyttää tässä hankinnassa sähköistä Kilport Juha -kilpailutuspalvelua. 1.1. Kilport Juha Kilport Juha mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. VVA Oy julkaisee tarjouspyynnön sekä HILMA -ilmoituskanavalla, Kilport Juhassa että omilla nettisivuillaan. Tarjouspyyntöasiakirjat on avoimesti tulostettavissa Kilport Juhasta. Tarjousten jättäminen Kilport Juhassa -järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Tehtäväsisältö Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy pyytää tarjoustanne kiinteistönhoitotehtävien suorittamisesta. Kohteiden määrittely ja tarjoushintojen antaminen on esitetty tarjousliitteessä 1. Kiinteistökohtaiset tiedot ovat osin ohjeellisia ja tarjouksen antajan on perehdyttävä kiinteistöihin ennen tarjouksen jättämistä. Esittelytilaisuus käsitellään kohdassa "Tarjouspyynnön lisätiedot". 2.2. Tarjouksen kattavuus Tarjouksessa voi tarjota kiinteistölle kiinteistöhoidon kokonaispakettia (sisältäen ulkoalueen hoidon ja teknisen kiinteistönhoidon) tai osatarjouksena ulkoalueiden hoitoa. Tarjoukset käsitellään hoito-alueittain (kiinteistöalueet 1 ja 2 ) osa-alueiden hintojen perusteella, joista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tilaaja voi valita ulkoalueelle eri toimijan kuin tekniseen kiinteistöhoitoon. 2.3. Hankintasopimus Sopimusaika on 1.3.2010-28.2.2011. Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy laatii kohteeseen oman kiinteistökohtaisen sopimuksen. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Kaikissa sopimuksissa noudatetaan sopimusohjelmassa mainittuja periaatteita.
TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 5 ) Solmittavat hankintasopimukset tulevat voimaan 01.03.2010, paitsi kohteessa Tilhikuja 3 sopimus astuu voimaan 01.04.2010 ja Poreliuksentie 10, jossa sopimus astuu voimaan 01.10.2010. 2.4. Muuta Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Tarjoukset tulee tehdä suomen kielellä. Tarjoajan tulee huomioida tilaajavastuulain velvoitteet, jotka hankintayksikkö varmentaa viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksessa on kuvattava sekä yrityksen kiinteistönhoito-, huolto-, ulkoalueiden ja näihin liittyviin muihin palveluihin alueellinen että sopimuskohteen palveluorganisaatio, palvelun toteutustapa ja ko. henkilöstön ammattitutkinnot ja -koulutus sekä alan kurssit. Palvelukuvaus tulee liittää erillisenä, vapaamuotoisena asiakirjana - mielellään yhdellä tai korkeintaan kahdella sivulla. 3.1. Alihankinta Tarjouksessa on määriteltävä kohteessa mahdollisesti käytettävistä alihankkijoista Kiinteistö, missä alihankkijaa on tarkoitus käyttää, Toiminta, mitä alihankkija suorittaa ja sen osuus (%) koko toiminnan työmäärästä, Alihankkijan nimi ja yhteystiedot Henkilöstön ammattitutkinnot ja koulutus sekä alan kurssit. Tarjoaja vastaa mahdollisen alihankinnan tekemisistä kuten omastaan. Tarjoajan on hyväksytettävä etukäteen tilaajalla käyttämänsä alihankkijat tai vuokratyövoima. Lisäksi pyydetään tarjous lampunvaihdosta tarjouspyyntölomakkeen erittelyn mukaisesti. Lampunvaihdon sekä muita erillishinnaston palveluja voi tilata ko. tarjouksen perusteella myös asunnon vuokralainen, jos ei pysty itse asunnon lamppuja vaihtamaan. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU Tarjous annetaan tarjouslomakkeen mukaisesti eriteltynä. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon hinnan lisäksi yrityksen kiinteistönhoitoja kunnossapitopalvelujen alueellinen ja kohdekohtainen organisaatio, esitetty palvelun toteutustapa, oman henkilöstön ja nimettyjen alihankkijoiden henkilöstön ammattiammattitutkinnot ja -koulutus sekä alan kurssit, alueellinen ja kohdekohtainen laadunvalvonta, alueellinen koulutus- ja kehitystoiminta sekä erillisellä lomakkeella pyydetyt yrityksen toimintaa ja henkilöstöä koskevat asiat. Näiden arviointia varten tarjoajan on annettava kustakin asiasta erillinen selvitys sekä vastattava yrityksen toimintaa ja henkilöstöä koskeviin kysymyksiin oheisella liitteenä olevalla lomakkeella.
TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 5 ) Kiinteistöistä annetaan hinta sekä ulko-alueiden hoidosta ja teknisestä hoidosta, josta muodostuu kiinteä kiinteistöhoidon kokonaishinta kiinteistöittäin. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Hankinta päätetään kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten perusteella joko kokonaistarjouksena tai jaettuna osa-alueittain. Kokonaistaloudellisesti edullisimpien tarjousten arviointikriteereinä ovat tarjoushinnan lisäksi palvelun toimintakuvaus ja palvelutoiminnan seuranta. Arvioinnin vertailuperusteet sekä niiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat: Palvelun toimintakuvaus 40 % palvelun toteutustapa erillisen liitteen perusteella yrityksen palveluorganisaatio henkilöstön ammattiosaaminen palvelun käytännön toteutus ja toimintavarmuuus kaluston soveltuvuus ulkoalueiden hoitoon Tarjoushinta 60 % tarjoushinnan edullisuus joko kokonaistarjoushintojen tai osahintojen mukaisesti 5.1. Arvioinnin toteutus Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa tuotteiden toimintakuvauksen ja palvelutoiminnan seurannan maksimipistemäärä on yhteensä 40 ja tarjoushinnan 60 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin kokonaistarjoushinta saa 60 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 60. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa 1-10. Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla. Eniten pisteitä saanut tarjous tai tarjoukset valitaan toimittajiksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. 6. TOIMITUS- JA MAKSUEHDOT Toimitus- ja maksuehdot liitteenä olevan sopimusohjelman mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 5 ) 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT 7.1. Tarjouskohteen esittely Tarjoajan on tutustuttava tarjouskohteisiin. Kiinteistöihin tutustuminen alkaa 18.12.09 klo 09.00 osoitteessa Viestintie 2, 44500 Viitasaari. Lisätietoja antaa toimitusjohtaja Pekka Pulliainen puhelin 014-459 7320 (toimisto) puhelin 040-8383 597 (GSM) pekka.pulliainen@viitasaari.fi (email) Kiinteistöjen asemapiirrokset on saatavissa pyydettäessä toimitusjohtaja Pekka Pulliaiselta. 7.2. Tarjouspyynnön muut kysymykset Mahdolliset tarjouspyyntöasiakirjoja ja niiden sisältöä koskevat kysymykset tehdään kiinteistön näyttötilaisuudessa. Mahdolliset hankintaa koskevat muut lisätiedot tulee pyytää Kilport Juhassa osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport Juhan käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla Näyttötoiminnon alla avoimesti ja anonyyminä. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin viimeistään hankinnan perustiedoissa määrittelemänä aikana. Vastaukset näkyvät samassa paikassa. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN 8.1. Tarjousten jättäminen Tarjous liitteineen tulee jättää viimeistään 08.01.2010 klo 12.00. Tarjoukset jätetään Kilport Juha - palveluun osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Jättääkseen tarjouksen sähköisesti, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juhaan osoitteessa https://juha.kilport.fi/ilmoitus. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilport Juhaan. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport Juhaan on maksutonta. Tarjous tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat word ja pdf. Vaaditut henkilöstö- ja tarjousliite (excel-liite) tulee jättää.xls-päätteisenä asiakirjana, jotta tarjousvertailu mahdollistuu. Tarjouksen on oltava voimassa kolme (3) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä lukien.
TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 5 ) 8.2. Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö päättää liikesalaisuuden tarkoituksenmukaisuuden. VIITASAAREN VUOKRA- Pekka Pulliainen toimitusjohtaja 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentävät seuraavat asiakirjat Yleiset sopimusehdot (Kiinteistönhoidon sopimusehdot.pdf) Palvelukuvaus (Palvelukuvaus_kiinteistonhoito_2010.pdf) Piha-alueiden hoito-ohje (Piha-alueiden kasvillisuuden hoito-ohje.pdf) Sopimusohjelma (Sopimusohjelma 15.12.2009.doc) Ulkoalueiden hoito-ohje (Ulkoalueiden hoito-ohje.pdf) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjouksen mukana tarjoajan tulee toimittaa seuraavat asiakirjat, jotta tarjous otetaan mukaan tarjousvertailuun. Tarjoajan on huomioitava, että tarjousliitteen excel-taulukko palautetaan excel- muodossa. Muut asiakirjat on liitettävä sähköisesti vakiomuotoisesti (esim. word, pdf ja ppt) tarjouksen liitteeksi. Referenssit vastaavanlaisista toteuksista Palvelukuvaus Henkilöstölomake (Henkilöstötietoliite.xls) Tarjousliite (Tarjousliite.xls) Työaikaliite (Työaikaliite_liite 3.xls)