1(7) Patentti- ja rekisterihallitus Tarjouspyyntö Dnro 373/28/2011 Henkilöstöhallinto 18.4.2011 TARJOUSPYYNTÖ KIELIKOULUTUSPALVELUISTA 1. Tarjouksen pyytäjä Patentti- ja rekisterihallitus Henkilöstöhallinto Tarjouksen pyytäjästä käytetään tässä yhteydessä lyhennettä PRH. Kuvaus viraston toiminnasta ja organisaatiosta löytyy osoitteesta www.prh.fi. Hankinnasta on ilmoitettu 18.4.2011 työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanavassa HILMAssa. Tarjouspyyntö löytyy samasta yhteydestä. Hankinnan diaarinumero on 373/28/2011. Diaarinumeroa pyydetään käyttämään tarjouksen viitteenä. 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on PRH:n kielikoulutuspalvelut tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Kielikurssien kohderyhmänä on viraston henkilöstö, johon kuuluu monipuolisesti eri alojen asiantuntijoita ja toimistohenkilöstöä. Hankinta koostuu englannin, ruotsin, saksan ja ranskan eritasoisista (yleiseurooppalainen viitekehys Common European Framework of Reference for Languages) kielikursseista syksylle 2011 ja keväälle 2012. Kursseja arvioidaan olevan ko. ajanjaksolla noin 20 kappaletta. Jokainen kurssi koostuu 10-15 tapaamiskerrasta, ja jokainen tapaamiskerta sisältää kaksi oppituntia. Tapaamiskertojen tulee olla 1,5 tunnin pituisia ja pääsääntöisesti kerran viikossa lomakaudet ja yleiset vapaapäivät joustavasti huomioiden. Kouluttajan ollessa estynyt tunnit siirtyvät pidettäväksi toiseen ajankohtaan. PRH pidättää itselleen oikeuden hankkia optiona: - muitakin kielikoulutuspalveluita kuin tässä kohdassa mainittuja kieliä, mikäli niitä on palvelun tuottajan tarjonnassa (enintään kolme muuta kieltä lukukautta kohden - sopimukselle jatkoa vuodeksi kerrallaan, kuitenkin enintään kaksi kertaa ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen. Hintatarjousta tehtäessä on huomioitava, että optiovuosien hintojen tulee olla samat kuin hankinnan kohteena olevan vuoden hintojen.
2(7) 2.1 Kurssien sisältö Kurssien tulee olla konkreettisia ja käytännönläheisiä niin, että opittua kieltä voidaan soveltaa käytäntöön välittömästi. Kurssin sisältöä ja painopistettä suulliseen tai kirjalliseen ilmaisuun on voitava räätälöidä osallistujien toiveiden mukaan. Yleissanaston lisäksi sanastossa voi olla teknisen, juridisen tai asiakaspalvelusanaston painotuksia. Oppituntien valmistelu, mahdolliset välitehtävät ja niiden läpikäynti oppitunnilla sisältyvät kurssiin. Osallistujien osallistumisesta, edistymisestä ja saadusta palautteesta on raportoitava puolivuosittain ja kurssien etenemistä on voitava seurata sähköisesti myös verkon kautta. Uusille osallistujille on tehtävä tarvekartoitus ja lähtötasotesti. Sekä raportointi, sähköinen seuranta että uusien opiskelijoiden tarvekartoitus ja lähtötasotestaus on sisällytettävä kurssihintaan. 2.2 Tilat, välineet ja koulutusmateriaalit Koulutukset toteutetaan PRH:n tiloissa. PRH tarjoaa tiloissaan tavanomaiset kokouslaitteet ja välineet. Koulutuksiin kuuluvan mahdollisen oppikirjan osallistujat kustantavat itse. Muun koulutusmateriaalin tarjoaja voi toimittaa sähköisesti. Muulloin sen kopiointi kustannuksineen kuuluu palvelun tarjoajalle. 2.3 Kulut ja muut korvaukset PRH ei korvaa palvelun tuottajalle koulutuksesta aiheutuvia matka-, yöpymis- tai työvälinekuluja, päivärahoja tai muita vastaavia kuluja ja kustannuksia. Edellä mainitut kustannukset on tarjoajan sisällytettävä tarjoushintaan. 3. Hankintamuoto Hankinta on arvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä ja valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus kohdassa 4.4 mainituin vertailuperustein. 4. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus sekä tarjousten vertailu Tarjousten käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätös 4.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan tarjoajan lähettämien selvitysten perusteella. Tarjoajan tulee täyttää kaikki alla mainitut vaatimukset. Tarjoaja, joka ei täytä vaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla mainitut selvitykset:
3(7) Kauppa- ja ennakkoperintärekisteri, työnantajarekisteri sekä arvonlisäverovelvollisuus Vaatimus: Tarjoajan tulee olla merkitty kauppa-, ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin. Selvitys: Tarjoajan oma ilmoitus vaatimuksen täyttymisestä, minkä PRH tarkistaa. Vaatimus: Tarjoajan tulee olla arvonlisäverovelvollinen. Selvitys: Tarjoajan oma ilmoitus vaatimuksen täyttymisestä, minkä PRH tarkistaa Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus: Tarjoaja on suorittanut verot ja sosiaaliturvamaksut. Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa veroviranomaisen antama todistus. Vaatimus: Tarjoaja on suorittanut lakisääteiset eläkevakuutusmaksut. Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa vakuutusyhteisön tai laitoksen antama todistus maksujen suorittamisesta. Tarjoajan suorituskyky Vaatimus: Tarjoajayrityksellä tulee olla riittävästi kokemusta vastaavankaltaisista kielikoulutustehtävistä viimeisen kolmen vuoden ajalta (2008-2010). Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys tarjoajan kielikoulutustehtävien toimeksiannoista viimeiseltä kolmelta vuodelta (2008-2010). Selvityksestä tulee käydä ilmi vähintään seuraavat tiedot: - koulutettavien organisaatioiden nimet - koulutuksen sisällön pääpiirteittäinen kuvaus - asiakkaiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot Vaatimus: Tarjoajayrityksellä tulee hallita monipuolisesti eri opetusmenetelmiä. Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys tarjoajan käyttämistä erilaisista opetusmenetelmistä. Vaatimus: Tarjottavilla kouluttajilla tulee olla korkeakoulututkinto ja pedagoginen pätevyys. Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys tarjottujen kouluttajien koulutuksesta. Vaatimus: Tarjoajalla tulee olla sähköinen koulutuksen seurantajärjestelmä, jonka kautta PRH:lla on mahdollisuus seurata kurssien etenemistä verkossa. Selvitys: Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa selvitys sähköisestä seurantajärjestelmästä. 4.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset sekä sisällöllisesti että muodollisesti. Tarjous ei saa olla ehdollinen; tarjous tulee laatia huomioiden tarjouspyynnössä ja liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa olevat ehdot ja vaatimukset. 4.3 Tarjouksen sisältö Tarjouksessa pyydetään esittämään ainakin seuraavat tiedot: - Tiedot tarjoajasta
4(7) - palvelun tarjoajan esittely lyhyesti ml. kokemus toimialalta - kuvaus miten tarjoaja tuottaa tarjouspyynnössä määritellyt palvelut - yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) - kuvaus, miten palautetta kerätään, asiakastyytyväisyyttä seurataan ja miten ko. tietoja hyödynnetään - Tiedot tarjottavasta palvelusta - hankinnan kielikurssien kokonaishinta 30 oppitunnin kokonaisuudesta (yksi kurssi eli 15 tapaamiskertaa) - hankinnan kielten oppitunnin hinta - tarjottujen kouluttajien saamien palautteiden keskiarvot hankinnan kielistä vuodelta 2010 desimaalin tarkkuudella Hinnat pyydetään ilmoittamaan ilman arvonlisäveroa. Kurssien hinnan on oltava sama kaikille eritasoisille hankinnan kohteena oleville kielille. Lisäksi on ilmoitettava ko. kielten yksittäisen oppitunnin hinta. Tarjoajia pyydetään toimittamaan tarjouksessaan riittävä informaatio asioista, jotka tarjouspyynnön kohdan 4.1 mukaisesti ovat tarjoajien kelpoisuuden arvioinnin ja kohdan 4.4 tarjousten vertailukriteereinä ja siten hankinnan valintaperusteina. Tarjouksen on oltava voimassa 9.9.2011 saakka. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjouksessa niitä on, ne on selkeästi merkittävä erillisiin liitteisiin maininnalla tästä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset ja alihankinnat PRH edellyttää, että tarjous annetaan koko hankinnasta. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisessa ei ole sallittua alihankkijoiden käyttö. Sopimusta ei myöskään saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman PRH:n lupaa. 4.4 Tarjousten vertailu Tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta valittaessa arviointiperusteina käytetään seuraavia kriteereitä: Hinta 60 p. 60 p. - kokonaishinta / kurssi (30 oppituntia) 30 p. - oppitunnin hinta 30 p. Laatu 40 p. 40 p. - tarjottujen kouluttajien saama asiakaspalaute Maksimipisteet yhteensä 100 p. Hintapisteet lasketaan vertaamalla kunkin tarjoajan antamaa hintaa halvimpaan tarjottuun hintaan. Halvin tarjous saa siten täydet 60 pistettä. Hintapisteet lasketaan kaavalla:
5(7) H 1 = halvimman tarjouksen vertailuhinta H 2 = vertailtavan tarjouksen vertailuhinta X = hintapisteet (H 1 / H 2 ) x maksimipisteet = X Laatupisteet saadaan laskemalla tarjottujen kouluttajien saamien asiakaspalautteiden keskiarvot desimaalin tarkkuudella yhteen kielittäin vuodelta 2010: max. englanti keskiarvo ko. kouluttajien palautteista (välillä 1-5 x 2) 10 p. ruotsi keskiarvo ko. kouluttajien palautteista (välillä 1-5 x 2) 10 p. saksa keskiarvo ko. kouluttajien palautteista (välillä 1-5 x 2) 10 p. ranska keskiarvo ko. kouluttajien palautteista (välillä 1-5 x 2) 10 p. Yhteensä 40 p. Mikäli arviointiasteikkona on käytetty muuta kuin viisiportaista asteikkoa, palautteiden keskiarvot skaalataan 1-5 asteikolle PRH:n toimesta. Laatupisteet lasketaan siten, että parhaimmat laatupisteet saaneelle tarjouksella annetaan laskennallisesti maksimilaatupisteet, mikäli ko. tarjous ei saa vertailussa maksimipisteitä. Muiden tarjousten laatupisteet kerrotaan samalla kertoimella. L 1 = maksimilaatupisteet L 2 = parhaan laatutarjouksen pisteet Y= kerroin, millä kaikkien tarjousten laatupisteet kerrotaan L 1 /L 2 =Y Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi valitaan parhaat kokonaispisteet (hintapisteet + laatupisteet) saanut tarjous. 4.5 Hankintapäätös Hankintapäätös pyritään tekemään 31.5.2011 mennessä. PRH pidättää itsellään oikeuden myös hylätä kaikki tarjoukset. 5. Tarjouksen toimittaminen Tarjous tulee toimittaa kirjallisesti suomen- tai ruotsinkielisenä Patentti- ja rekisterihallitukselle viimeistään 16.5.2011 klo 16.00 mennessä. Tarjouskuoreen tai sähköpostiviestin otsikkoon on merkittävä Kielikoulutukset / Henkilöstöhallinto / Dnro 373/28/2011. Tarjous tulee ensisijaisesti lähettää sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@prh.fi edellä mainittuun määräaikaan mennessä. Tarjouksen voi toimittaa myös osoitteella Patentti- ja rekisterihallitus, Kirjaamo PL 1140 (Arkadiankatu 6 A) 00101 Helsinki.
6(7) Määräajan päättymisen jälkeen toimitetut tarjoukset hylätään. 6. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee tehdä kirjallisesti ja lähettää osoitteella mari-anne.manninen@prh.fi. Kysymysten tulee olla PRH:ssa viimeistään 29.4.2011 klo 16.00. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan sähköpostilla viimeistään 6.5.2011 kaikille, jotka ovat toimittaneet yhteystietonsa PRH:lle tätä tarkoitusta varten. Helsingissä 18.4.2011 Patentti- ja rekisterihallitus Hallinto Esko Inkinen Henkilöstöjohtaja Mari-Anne Manninen Henkilöstön kehittämispäällikkö Liitetaulukko Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen ja tarjousvertailu
7(7) Tarjoaja voi käyttää tarjouksessa allaolevaa listaa ja viitata toimittamiinsa liitteisiin kohdassa 1. Kohdan 2 täyttää PRH. Tarjoajan nimi 1. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen (kyllä/ei) Vakuutus siitä, että hankintalain 53 :n poissulkemisperusteita ei ole Vakuutus siitä, että lakisääteiset verot ja maksut on suoritettu Y-tunnus ja rekisteröityminen kauppa-, ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin, alv-velvollinen Pystyy tarjoamaan hankinnan kohteen mukaiset palvelut Yritys toiminut kolmen vuoden ajan kielikoulutustehtävissä Referenssiluettelo vastaavista kielikoulutuksista vuosilta 2008-2010 Hallitsee monipuolisesti eri opetusmenetelmiä Kouluttajilla korkeakoulututkinto ja pedagoginen pätevyys Tarjoajalla sähköinen koulutuksen seurantajärjestelmä TULOS (kyllä/ei) 2. Tarjousvertailu Tarjoajan nimi Hinta (yhteensä 60 pistettä). Kokonaishinta / kurssi (30 oppituntia) koskien ruotsin, englannin, saksan ja ranskan eritasoisia kursseja Oppitunnin hinta koskien ruotsin, englannin, saksan ja ranskan eritasoisia oppitunteja Laatu (yhteensä 40 pistettä). Asiakaspalaute vuodelta 2010 Englanti Ruotsi Saksa Ranska TULOS VOITTAJA