12.3.2015 Sivu 1/8 TILAUS- JA VAIHTUVIEN ASIAKASKULJETUSTEN KILPAILUTUS Hankintayksikkö: Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä Lähtötiedot Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä pyytää tarjouksia erityishuoltopiirin asiakkaiden kuljetuspalveluista sopimuskaudelle 1.8.2015-31.7.2017 ja optiovuosille 1.8.2017 31.7.2018 sekä 1.8.2018 31.7.2019 Hankinnan kohde Kyseessä on hankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä on laissa tarkoitettu julkinen hankintayksikkö. Nyt kyseessä olevan hankinnan kokonaisarvon arvioidaan ylittävän EU-kynnysarvon. Tämä tarjouspyyntö koskee kaikkia kuntayhtymän asiakaskuljetuksia, jotka lain mukaan kuuluvat kuntayhtymän vastuulle. Hankintamenettelyn tuloksena syntyy puitejärjestely. Tällä kilpailutuksella etsitään useita palveluntarjoajia, joiden kanssa solmitaan puitesopimus. Puitejärjestelyyn valitaan palveluntuottajia tilaajan tarvetta vastaava määrä halvimman hinnan perusteella. Taksikeskuksen on myös mahdollista jättää tarjous. Kohteena olevat kuljetuspalvelut: 1. Säännölliset viikoittain toistuvat asiakaskuljetukset / työtoiminta, jatkoopetus jne. 2. Palvelukotien tilauskuljetukset terapioihin, lomille jne. Kohdan 1 kuljetusten reitit muuttuvat muutaman viikoin jaksoissa tai mahdollisesti useamminkin. Kohdan 2. kuljetukset perustuvat tilaajan päivittäisiin muuttuviin kuljetustarpeisiin. Tilaaja ei ennalta sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkii palveluita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Tilaaja pyrkii logistisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevän kokonaisuuden muodostamiseen siten, että kuljetukset optimoidaan eri reittien, ryhmien ja toimipisteiden yhteiskuljetuksiksi aina, kun se on tilaajan kannalta järkevää ja kuljetusteknisesti (reitit, aikataulut, kuormat jne.) mahdollista. Tärkein tekijä, mikä ohjaa kuljetusten kilpailutusta ja järjestämistä, on kuntayhtymän asiakkaiden tarpeet. Näistä tarpeista tulevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 4. Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset. Osa tilaajan tarvitsemista kuljetuspalveluista ajoittuu koulujen lukuvuoteen eli ajalle elokuu kesäkuu pois lukien koulujen lomakaudet. Osa kuljetuspalveluista on asiakaskuljetuksia kuntayhtymän palveluihin tai niistä pois eli erikseen tilattavia kuljetuksia.
12.3.2015 Sivu 2/8 HUOM! Tähän puitejärjestelyyn eivät kuulu KTO:n koulukuljetukset Mylly- Antin peruskouluun. Ne kilpailutetaan erikseen. Tarjouspyynnön laajuus ja sopimuskausi Sopimuskausi alkaa 1.8.2015 ja päättyy 31.7.2017. Lisäksi tilaaja voi jatkaa sopimuskautta ilmoittamalla palveluntuottajalle viimeistään 31.5.2017 optiovuodelle 1.8.2017 31.7.2018 sekä vastaavasti ilmoittamalla viimeistään 31.5.2018 optiovuodelle 1.8.2018 31.7.2019. Puitejärjestelyn sisältö Puitejärjestelyn sisältö on lähemmin kuvattu liitteessä 2. Tilattavien kuljetusten osalta palveluntuottaja sitoutuu kuljettamaan kaikki tilaajan hänelle osoittamat kuljetukset itse tai käyttämällä alihankkijaa tai, kalustonsa ollessa varattuna muualle, järjestämään tilalleen toisen puitesopimustoimittajan. Palveluntuottajan tulee tarjouksessaan tarjouslomakkeella ilmoittaa, minkä tyyppiset ajoneuvot palveluntuottaja tarjoajaa tämän puitesopimuksen mukaisiin kuljetuksiin. Reitit Hankintayksikkö suunnittelee reitit kuljetustarpeiden mukaan ja valitsee sopivimman tarjoajan tai tarjoajat tarjouspyynnössä kuvattua menettelyä noudattaen. Tilaajan henkilökunta laatii ajosuunnitelmat ja tekee kuljetustilaukset puitejärjestelyyn valitulta palveluntuottajalta tämän mukaisesti. Mikäli jonkun tarjoajan kuljetuskalusto ei sovellu juuri kyseiselle reitille tai kuljetustehtävään (esim. ei riittävästi pyörätuolipaikkoja autossa), valitaan toinen puitetoimittaja. Ajosuunnitelmien tarkoituksena on antaa palveluntarjoajille tieto kuljetusten määristä ja kohteista mahdollisimman pitkäksi ajaksi kerrallaan etukäteen. Kuljetukset tilataan joka viikko siten, että edellisenä torstaina tilaajan edustajat ilmoittavat seuraavan maanantain ja sunnuntain (em. päivät mukaan lukien) väliset kuljetukset kirjallisesti sähköpostilla palveluntuottajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Palvelun tarjoaja vahvistaa tilatut kuljetukset perjantaina ilmoittamalla kuljettavan auton sekä yhteystiedon. Tilaajan edustajilla on oikeus ilmoittaa muutoksista kuljetukseen viimeistään kaksi tuntia ennen auton liikkeelle lähtöä; mikäli kuljetus peruuntuu tämän jälkeen, palveluntuottajalla on oikeus veloittaa kertakorvauksena 30 euroa. Mikäli tilaajalle tulee yllättävä ja äkillinen kuljetustarve, joissa ei voida kohtuudella käyttää puitesopimustoimittajaa, tilaaja voi käyttää yleisiä taksipalveluja. Tilaaja varaa oikeuden yhdistellä kuljetuksia muiden kunta-organisaatioiden kuljetusten kanssa. Muut kuntaorganisaatiot voivat myös myöhemmin liittyä mukaan tähän puitesopimukseen tämän puitesopimuksen ehtojen ja laajuuden puitteissa.
12.3.2015 Sivu 3/8 Hinta Kuljetuspalvelun hinta määräytyy kulloinkin voimassa olevan taksiliikenteen kuluttajahinnoista annetun valtioneuvoston asetuksen mukaisen taksiliikenteen kuluttajahinnan perusteella sisältäen perusmaksun, ajomatkamaksun ja odotusmaksun, kaikki arvonlisäveroineen. Palveluntuottaja ei peri palvelustaan asetuksessa mainittuja lisämaksuja tai muita lisämaksuja eikä Tilaaja maksa niitä. Kuljetuspalvelun hinta on X % edellä mainitun asetuksen mukaisesta perusmaksusta, ajomatkamaksusta ja odotusmaksusta sisältäen arvonlisäveron. Palveluntuottajan siirtymistä asemapaikaltaan tms. lähtöpisteeseen tai paluuta sinne ei korvata erikseen. Tarjotun hinnan tulee olla sama suhteessa taksitaksaan koko sopimuskauden, optiovuodet mukaan lukien. Eli tarjottu hinta muuttuu vain valtioneuvoston antaman taksiasetuksen mukaisen yleisen taksitaksan muuttuessa ko. muutoksen verran, hintakerroin ei muutu. Palveluntuottajan tulee laskutuksen yhteydessä antaa tilaajan ohjeiden mukainen erittely ajamistaan kuljetuksista. Palveluntuottajan tulee noudattaa tilaajan antamia ohjeita kuljetusten raportoinnista. Käytännöistä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Vain sopimuksen mukaisesti eritelty lasku maksetaan. Lasku on lähetettävä laskutettavia kuljetuksia seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä. Palvelun laatu Palvelun laatuvaatimukset on lähemmin kuvattu liitteessä 4. Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset. Tilaajalle on erittäin tärkeää, että kuljetusasiakkaina olevan erityisryhmän kuljetuksen toimivat luotettavasti, aikataulussa ja turvallisesti. Perusteena tälle on kehitysvammaisten asiakkaiden, erityisesti lasten, korostunut huolenpidon tarve. Kuljettaja vastaa siitä, että kuljetettavia ei missään olosuhteissa jätetä kohdepaikkaan ilman valvontaa, vaan kuljettajan tulee huolehtia, että matkustajat otetaan määränpäässä vastaan. Osa kuljetettavista tarvitsee erityisavustusta kuljetuksen aikana sekä noutamisessa ja saattamisessa. Avustuksen järjestämisestä vastaa tilaaja.
12.3.2015 Sivu 4/8 Palvelun laadun ylläpito sopimuskauden aikana Sopimuskauden aikana palvelun laadun säilyminen korkealla tasolla varmistetaan kontrollijärjestelmällä. Palveluntuottajan palvelussa ilmenneet virheet ja niiden perusteella palvelusta tehdyt reklamaatiot kirjataan. Laatutason virheeksi katsotaan mm. seuraavat: yli 5 minuutin myöhästyminen lähtöpaikasta ilman kuljettajan tekemää etukäteisilmoitusta myöhästymisestään tai kuljetuksen jääminen kokonaan saapumatta. kuljettaja laiminlyönti avustaa kuljetettavia ajoneuvoon nousemisessa ja siitä poistuttaessa kuljettaja ei saata asiakasta kohdepaikkaan Osassa kuljetustilauksia lähtöaika ilmoitetaan noin-aikoina; silloin alle 15 min myöhästymisistä laatupisteitä ei vähennetä. Sama koskee, jos kuljettaja myöhästyy todistettavasti liikenneonnettomuuden, tien sulkemisen tms. kuljettajasta täysin riippumattomasta ja odottamattomasta seikasta johtuen (force majeur). Palveluntuottajan virhemerkinnät vaikuttavat siten, että sopimuskauden aikana palveluntarjoajia kuhunkin kuljetukseen valittaessa tapahtuu kulloinkin vapaana olevan tarjoajan valinta paitsi edullisimman hinnan myös vähäisimmän virhemäärän perusteella. Ajalla 1.8.2015 31.12.2015 palveluntuottajien valinta kuhunkin kuljetukseen perustuu vain tarjottuihin hintoihin (eli em. laatuvirhepisteitä ei huomioida). Virhemerkinnät kirjataan ja aikaisemmat kertyneet merkinnät poistetaan, kun palveluntuottaja on tuottanut palvelua edellisen virhemerkinnän jälkeen 6 kuukautta virheittä. Toistuvia, samaa asiaa koskevia reklamaatioita pidetään merkittävänä laatutason puutteena, jonka johdosta tilaaja voi esittää kirjallisen varoituksen ja asettaa reklamaation luonne huomioiden kohtuullisen määräajan asian korjaamiselle. Lisäksi tilaajalla on oikeus antaa varoitus, mikäli kuljetus jää kokonaan hoitamatta tai hoidettava kuljetus myöhästyy yli 15 minuuttia pysäkiltä/toimipisteestä lähdössä ilman pätevää syytä. Kolmen kirjallisen varoituksen jälkeen tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, ellei palveluntuottaja ole korjannut menettelyään sopimuksen mukaiseksi. Lisäksi mikäli palveluntuottajan kanssa tehtävään sopimukseen perustuvissa palveluissa havaitaan olennaisia virheellisyyksiä tai laiminlyöntejä, sopimus voidaan purkaa välittömästi. Olennaisella virheellä tai laiminlyönnillä tarkoitetaan esim. kuljettajan törkeää käyttäytymistä tai asiakkaaseen tai henkilökuntaan kohdistuva väkivaltaista käytöstä. Taksikeskuksen ollessa sopimuskumppanina laatuvirheet vaikuttavat samalla tavalla edullisuusjärjestykseen. Taksikeskus sitoutuu olemaan käyttämättä useisiin laatuvirheisiin syyllistynyttä taksiyrittäjää/kuljettajaa.
12.3.2015 Sivu 5/8 Alihankinta Tarjoaja voi käyttää alihankkijaa. Jos tarjoaja tulee käyttämään alihankkijaa, tarjouksesta tulee ilmetä, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana. Alihankkijaksi voidaan hyväksyä vain tarjouskilpailuasiakirjoissa asetetut vaatimukset täyttävä liikennöitsijä. Tarjouksentekijä vastaa alihankkijansa toimista kuin omistaan. Sama koskee taksikeskusta. Tarjouskilpailussa valitun palveluntuottajan tulee hyväksyttää käyttämänsä alihankkijat tilaajalla ennen kuin alihankkijaa käytetään. Jos palveluntuottaja on perustellusta, ennakoimattomasta syystä pysyvästi estynyt hoitamasta puitesopimuksen mukaisia velvoitteitaan itse, hän voi käyttää loppusopimuskauden ajan palvelun tuottamiseen alihankkijaa, joka tilaajan tulee etukäteen hyväksyä. Yhteistarjous Tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta. Yhteenliittymässä ei saa olla enempää liikennöitsijöitä kuin työsuoritus edellyttää. Jokaisen yhteistarjoukseen osallisen tulee osallistua liikenteen toteuttamiseen merkittävällä osuudella. Kaikkien yhteenliittymään osallisten liikennöitsijöiden on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta ja liikennöinnistä. Tämä kohta ei koske oikeushenkilöä yhteenliittymätarjoajana. Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset on mainittu tarjouspyynnön liitteessä 3. Soveltuvuusvaatimuslomake tulee palauttaa täytettynä tarjouksen liitteenä. Tarjoajan tai hänen alihankkijansa tulee selvittää palveluntuottamiseen osallistuvien henkilöiden rikostausta eli tarkastaa jokaiselta palveluun osallistuvalta työntekijältään rikostaustaote (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)). Kilpailun voittaneen liikennöitsijän on toimitettava tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista ja sopimuskauden aikana kerran lukuvuoden aikana, jos liikennöitsijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Palvelun tuottamiseen osallistuva henkilöstö Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa mahdollisimman kokenutta ja vakituista henkilöstöä. Palveluntuottaja on Tilaajan perustellusta vaatimuksesta velvollinen vaihtamaan kuljettajan, jos palveluntuottaja on saanut 3 kirjallista reklamaatiota kyseisen kuljettajan toiminnasta johtuen. Vaihtaminen on toteutettava viivytyksettä ja viimeistään 3 viikon kuluessa tilaajan vaatimuksesta.
12.3.2015 Sivu 6/8 Vahingonkorvaus Palveluntuottaja on lisäksi velvollinen korvaamaan tilaajalle vahingon, joka aiheutuu siitä, että sopimuksen tarkoittama liikennöinti jää täyttämättä tai että palveluntuottaja on muutoin laiminlyönyt ostoliikenteen järjestämiseksi asetetut velvoitteensa tai muutoin rikkonut sopimusta. Palveluntuottaja vastaa myös matkustajille ja muille ulkopuolisille aiheuttamistaan vahingoista Muut ehdot Tarjouksentekijä voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tilaajan aikaisemmat kokemukset tarjouksentekijästä ovat olleet hankinnan luonne huomioon ottaen vakavasti ja olennaisella tavalla huonoja. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava suljetussa kuoressa, kuoreen merkintä Asiakaskuljetukset 2015. Tarjous on toimitettava 20.4.2015 klo 12.00 mennessä Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymälle osoitettuna osoitteeseen Myllyojantie 2, 21520 Naskarla. MÄÄRÄAJAN JÄLKEEN SAAPUNEITA TARJOUKSIA EI OTETA HUOMIOON. Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen harri.lindqvist@kto-vs.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Asiakaskuljetukset 2015. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 20.3. 2015 kello 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kaikki kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan 27.3. 2015 lähettämällä ne sähköpostitse kaikille niille tarjoajille, jotka ovat 20.3. 2015 kello 12.00 mennessä ilmoittaneet halukkuutensa saada tietoonsa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa julkaisuhetkeen mennessä osoitteeseen. Kysymyksiä ja vastauksia ei julkaista muulla tavoin. Lisätietoja toiminnastamme saa kotisivuiltamme www.kto-vs.fi
12.3.2015 Sivu 7/8 Tarjouksen antaminen Tarjous annetaan oheiselle tarjouslomakkeelle (liite 1). Tarjoukseen ei saa sisällyttää varaumia tai ehtoja. Tarjouksen liitteenä on oltava tarjottavassa palvelussa käytettävän ja sopimusluonnoksen ehdot täyttävän autokaluston kuvaus. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjous sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjousten voimassaolo Tarjousten on oltava voimassa 30.9.2015 asti. Palveluntuottajan valintaperuste Palveluntuottajiksi valitaan hinnaltaan halvimpien tarjousten tehneitä tarjoajia riittävä määrä. Hintavertailu suoritetaan seuraavasti: Suurin mahdollinen pistemäärä on 100 pistettä. Paras tarjous (edullisin hinta ) = 100 pistettä, muut suorassa suhteessa vähemmän. Laskukaava: halvin tarjous/oma tarjous * 100 pistettä). Hankintasopimuksen syntyminen Hankintasopimussuhde syntyy, kun tilaaja ja palveluntuottaja ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet hankintasopimuksen. Tarjoaja sitoutuu tekemään tilaajan kanssa hankintasopimuksen, jonka ehdot ovat samat kuin tarjouspyynnön liitteenä 2 olevan hankintasopimusluonnoksen ehdot tai niitä sisällöltään olennaisesti vastaavat. Sopimusluonnos saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin ehtoihin.
12.3.2015 Sivu 8/8 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: - Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. - Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. - Yleisesti julkiseksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mikäli se katsoo, että tarjouksensa sisältävän liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. KTO - kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus Varsinais-Suomen erityishuoltopiirin kuntayhtymä Harri Lindqvist Talousjohtaja LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Puitejärjestelyn kuvaus Liite 3: Tarjoajaa koskevat vaatimukset Liite 4: Asiakaskuljetusten laatuvaatimukset Liite 5: Tarjottavaa kalustoa koskevat vaatimukset Liite 6: Luettelo kuljetusten lähtöpaikoista Liite 7: Sopimusluonnos Liite 8: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_ julkaisut/20140701julkis/jyse_2014_palvelut.pdf