Mäntsälän kunta Sivu 1 / 6 TABLET-LAITTEET Pyydämme tarjoustanne Tablet-laitteista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. 1. HANKINTAYKSIKKÖ Kilpailuttamisesta vastaa Mäntsälän kunnan Tietohallinto. Laitteiden hankkijoina toimivat kunnan eri yksiköt ja lautakunnat. 2. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta 7.1.2013 julkaistiin hankinta-ilmoitus Hilma-palvelussa, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Mäntsälän kunnan verkkosivuilla http://www.mantsala.fi/yrittajille/tarjouspyynnot. Tarjouskilpailussa noudatetaan avointa menettelyä ja hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä sekä puitejärjestelyä koskevia menettelytapoja. Puitesopimus tullaan tekemään yhden (1) toimittajan kanssa. 3. TARJOUSTEN ARVIOINTI JA VERTAILU Arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a. se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia b. siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin c. tarjous ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen d. tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Tarjottavien laitteiden täytyy olla tarjouksen jättöhetkellä myynnissä Suomessa. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja tuotteiden laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti.
Mäntsälän kunta Sivu 2 / 6 Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajien edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, etteivät tilaajat voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaajat voivat keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaajat pidättävät lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Hankintapäätöksen tekee Mäntsälän kunta, Tietotohallintopäällikkö. 4. HANKINNAN SISÄLTÖ JA EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Mäntsälän kunta hankkii keskitetysti lautakuntien ja muiden yksiköiden käyttöön Tablet-laitteet erikseen sovittavalla tavalla. Tablet -laitteet tilataan asennettuina käyttövalmiiksi. Asennuksen kustannukset lasketaan hintaan mukaan. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan laitteisiin käytönaikaisen tuen, puhelimitse tai sähköpostilla, toimistoaikana ensimmäisen käyttövuoden aikana. Tablettien arvioitu elinkaari on kolme vuotta. Käytönaikainen tuki tarkoittaa siis sitä, että käyttäjällä on vuoden ajan mahdollisuus soittaa / ottaa yhteyttä sähköpostitse tukeen ilman erillistä veloitusta, mutta toimittajan ei tarvitse tarjota paikanpäällä tapahtuvaa tukea eikä ylläpitää automaattisesti esim. ohjelmistojen uusia versioita. Käyttövalmiiksi asennus tarkoittaa tässä sitä, että laitteeseen on asennettu mahdollinen SIM-kortti, jonka kunta toimittaa. Laiteeseen on käyttöönottovaiheessa asennettu viimeiset päivitykset käyttöjärjestelmästä sekä perusohjelmistoista ja laite on valmis käyttöönotettavaksi. Luottamushenkilöiden laitteisiin tulee asentaa lisäksi Shareplus tms. ja Goodreader tms. ohjelmiston sähköisen kokouskäytännön tarpeisiin. Asennukset ja ohjelmistojen hinnat lasketaan mukaan laitehintaan. Tarjottavien Tablet -laitteiden tulee täyttää seuraavat mallikohtaiset ehdottomat vaatimukset: Tablet-laite malli 1 - sisäänrakennettu WLAN-sovitin (IEEE 802.11n) - sisäänrakennettu mobiilidatapaikka - vähintään 32 GB sisäänrakennettua flash-muistia - näytön koko vähintään 9,5 - näytön tarkkuus vähintään 260 PPI (Pixels per inch) tai näytön resoluutio on 2048 x 1536 - vähintään kaksiytiminen suoritin - paino enintään 700 grammaa
Mäntsälän kunta Sivu 3 / 6 - valmistajan myöntämä vähintään yhden (1) vuoden laitetakuu - esim. Apple ipad (4) / 32 GB tai vastaava tuote - yhteensopiva näppäimistö laitteeseen, esim. Logitech Keyboard Ultrathin Case tai vastaava - Targus ipad 2/3 näytönsuojakalvo tai vastaava muu tuote Tableteilla pitää olla mahdollisuus käyttää helposti Microsoft Sharepoint Extra tyyppistä toimintoympäristöä. Ohjelmisto pitää olla suunniteltu kosketusnäytölle ja esimerkkeinä ohjelmistosta ovat Shareplus Pro ja Goodreader -ohjelmistot. Tarjouksessa annetaan hinta kolmelle (3) puolen päivän (3 h) koulutustilaisuudelle, yhteensä 9 tuntia. Koulutustilaisuuksien hinta otetaan mukaan vertailuun. Mäntsälän kunta voi hankkia sopimuskauden aikana valitulta toimittajalta myös Tablet-laitteiden lisälaitteita ja tarvikkeita. 5. VAIHTOEHTOJEN ESITTÄMINEN Ehdottomien vaatimusten yhteydessä ja tarjouspyynnön liitteenä olevilla laatuja hintaliitteillä esitetyt tuotemerkit ja -mallit ovat esimerkkejä. Myös muut mainittuja tuotteita ominaisuuksiltaan ja laadultaan vastaavat ehdottamat vaatimukset täyttävät vaihtoehdot otetaan huomioon. 6. SOPIMUS- JA OPTIOKAUSI SEKÄ SOPIMUKSEN SEURANTA 7. HINNAT Valitun toimittajan kanssa tehdään hankintasopimus hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Hankintojen sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus allekirjoitetaan ja päättyy 31.12.2013. Mäntsälän kunta varaa oikeuden jatkaa sopimusta edelleen kahdentoista (12) kuukauden jaksolla. Option käytöstä sovitaan kolme kuukautta ennen sopimuksen päättymistä. Sopimuksen toteutumista seurataan puolivuosittain tilaajan ja toimittajan yhteisessä seurantakokouksessa. Tarjousliitteellä kysyttyjen tuotteiden tarjoushinnat esitetään arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä (euromääräisinä) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hinnat ilmoitetaan kahdella (2) desimaalilla. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelyistä, laskutuksesta ja toimituksesta aiheutuvat kustannukset. Mitään ylimääräisiä lisiä ei saa Tilaajalta velottaa. Hinnat sisältävät esiasennuksen sekä tässä tarjouspyynnössä mainitut ohjelmat ja yhden vuoden käyttötuen.
Mäntsälän kunta Sivu 4 / 6 Hinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteenä olevalla hintaliitteellä (liite 2). Hintaliite toimitetaan muusta tarjouksesta erillisessä suljetussa kirjekuoressa. 8. HINTOJEN SITOVUUS Tietoteknisten laitteiden hinnat kehittyvät sopimuskauden aikana niiden vanhentuessa ja korvautuessa uusilla tai esimerkiksi komponenttien saatavuuden heikentyessä maailmanlaajuisesti. Siksi hinnoittelun tulee perustua markkinahintoihin. Sopimus voidaan purkaa, jos toistuvasti ilmenee, että toimittajan hinnat eivät vastaa markkinahintoja. Hintoja käsitellään puolivuosittaisissa seurantakokouksissa tai erikseen sovittaessa. 9. TOIMITUSEHDOT JA -AIKA TOP Mäntsälän kunta, Tietohallinto, Heikinkuja 4, 3. krs, Mäntsälä. Toimitusaika yksittäisille laitteille on maksimissaan kaksi viikkoa. Isommissa määrissä toimitusaika saa olla maksimissaan kolme viikkoa tilauksesta. 10. MAKSUEHDOT Tarjoukset pyydämme maksuehdolla 30 päivää netto. 11. VIIVÄSTYSKORKO 12. LASKUTUS Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Valtionvarainministeriön vahvistamaan viivästyskorkoon. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että tuotteet on toimitettu ja tilaaja vastaanottanut laskun. 13. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 3 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 14. PÄÄTÖKSENTEKOPERUSTEET Tarjoajalle, tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan halvimman hinnan tarjonnut toimittaja. Vertailuhintaa laskettaessa käytetään tarjouspyynnön liitteenä olevassa hintaliitteessä esitettyä arviota tuotteiden menekistä. Mäntsälän kunta ei kuitenkaan sitoudu mihinkään minimitilausmäärään sopimuskauden aikana.
Mäntsälän kunta Sivu 5 / 6 Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 15. OSATARJOUKSET 16. MUUT EHDOT Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (2007) sekä Jyse 2009 Tavarat sopimusehtoja. 17. TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT SELONTEOT JA MUUT SELVITYKSET Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset: 1. Kuvaus tarjottujen tuotteiden tilausprosessista 2. Kuvaus tarjottujen tuotteiden toimitusprosessista 3. Kuvaus tarjottujen tuotteiden takuuhuolto- ja huoltoprosesseista. Tarjoajaa ja palvelua koskevat pakolliset kelpoisuusehdot on kerrottu liitteessä 2. Tarjoukseen liitettävät selvitykset tulee numeroida tarjousten luettavuuden helpottamiseksi. 18. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. 19. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEMISJÄRJESTYS 1 Tarjouspyyntöasiakirjat 2 Sopimus 3 Jyse 2009 Tavarat 4 Julkisen hallinnon IT hankintojen yleiset sopimusehdot (2007) 5 Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saa sovitettua sopija-puolten kesken, ratkaisee ensiasteena Tuusulan käräjäoikeus.
Mäntsälän kunta Sivu 6 / 6 20. SÄHKÖINEN TIEDOKSIANTO Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Sähköistä tiedoksiantoa varten, on tarjoajan ilmoitettava tarjousliitteessä (liite 1) sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Mikäli tarjoajalle ei ole käytössään sähköpostia, hän antaa postiosoitteen, johon päätös kirjataan. 21. TARJOUSPYYNTÖÖN LIITTYVÄT KYSYMYKSET JA NIIDEN KÄSITTELY Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava 16.1.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen palvelupiste(at)mantsala.fi. Viesti otsikoidaan seuraavasti: kysymys Tablet-laitteet. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan keskitetysti yhdellä kertaa 21.1.2013, osoitteessa www.mantsala.fi/tarjouspyynnot siten, ettei kysymyksen esittäjää voida tunnistaa. Tarjoaja ottaa huomioon nämä kysymykset / selvennykset tarjouksessaan. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi, emme vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 22. TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN 23. LIITTEET Tarjoukset pyydämme toimittamaan suljetussa kirjekuoressa viimeistään maanantaihin 28.1.2013 klo 12:00 mennessä osoitteeseen: Mäntsälän kunta / palvelupiste Vinkki Heikinkuja 4 04600 Mäntsälä Tarjouskuoressa tulee olla merkintä Tablet-laitteet. Tarjouksen voi lähettää myös sähköpostilla: palvelupiste@mantsala.fi, josta ne tarjousajan umpeutumisen jälkeen toimitetaan hankintayksikölle. Liite 1: Liite 2: Hintaliite Tarjoajaa ja palvelua koskevat pakolliset kelpoisuusehdot 24. ALLEKIRJOITUS Markku Anttila, Tietohallintopäällikkö