Koulussa kaikki hyvin? tietohallinto kuntoon, lyhyt oppimäärä Tieken Vaikuta ja vaikutu seminaari 16.9.2010 jyrki.koskinen@fi.ibm.com
Koulutoimen tietohallinto kuntoon, lyhyt oppimäärä Havaintoja ja ongelmia Visio Strategia ja sen jalkautus Tietohallinnon organisointi Johtopäätökset, yhteenveto 2
Tieto- ja viestintätekniikka (TVT) koulun arjessa havaintoja ja ongelmia Ratkaisujen ja sovellusten laatu ja hinta Laitteiden käytettävyys on huono kestää 15 minuuttia oppitunnin alusta ennenkuin laite on toiminnassa jää käyttämättä. Tietojärjestelmät eivät keskustele keskenään, tietoja joudutaan tallettamaan moneen kertaan. Työlästä ja virheille altista. Koulutoimen tietotekniikkaratkaisujen hyötykäyttö ja hankintaprosessi yhdessä tietohallinnon kanssa Työasemapohjaista, suljettua teknologiaa - kallista hankkia ja käyttää. Kilpailuttaminen ja kehittäminen toimittajien talutusnuorassa on työlästä ja kallista. Uutta tekniikkaa on kyllä otettu käyttöön mm valkotauluja mutta niiden mahdollisuuksia ei hyödynnetä vaan niitä käytetään liitutauluina kateederiopetuksessa moottorisaha justeerina. Tietohallinto on tuonut tietokoneita mutta ne ovat edelleen laatikoissa kun tietohallinto ei ole ehtinyt asentaa. Tuotteen tai palvelun laatu: Tuote on määritysten mukainen ja......ja käyttötarkoitukseensa sopiva...ja se on saatu hyötykäyttöön 3
TVT koulun arjessa havaintoja ja ongelmia 4 Koulun ja koulutoimen johtaminen osana kuntien toiminnan ohjaamista ja päätöksentekoa Koulut ovat kuntien tietohallinnon lypsylehmiä. Koulutoimen saama tietotekniikan palvelutaso koetaan huonoksi ja palvelu kalliksi miten kalliiksi, sitä ei oikein tiedetä. Palvelutasosta ei ole selkeitä sopimuksia. Tietotekniikan kokonaiskustannuksista ei ole vertailukelpoista tietoa. Laitteet, ohjelmistot, infrastruktuuri (investoinnit, ylläpito, tuki, huolto,...). Opettajat käyttävät tieto- ja viestintätekniikkaa osana opetusta, jos niin itse haluavat. Miten johtaa kouluyhteisöä, joka on täynnä huippuammattilaisia, jotka tekevät mitä haluavat? Laitteita ei ole riittävästi opetuskäyttöön. Miten opettaja voisi hyödyntää tietotekniikkaa työssään kun hänellä ei ole tietokonetta? Puutteita johtamisessa Faktat johtamiselle puuttuu. Onko strategia olemassa ja jalkautettu? Miten saada aikaan muutos ja millä tasolla: yksittäinen opettaja, koulu, kunta, valtio? Onko kuntien prioisointi ja resurssointi kohdallaan?
TVT koulun arjessa - havaintoja ja ongelmia Valtakunnallinen koulutoimen kehittäminen ja ohjaus Kuntatasolle hajautetun päätöksenteon kolikon toinen puoli Tieto- ja viestintätekniikan mahdollisuuksia hyödynnetään Suomessa satunnaisesti on huippukouluja ja huippukuntia mutta toisaalta alisuoriutujia. Oppilaat joutuvat eriarvoiseen asemaan asuinpaikan perusteella. Kunnat teettävät ja ostavat samat tietojärjestelmät moneen kertaan. Kansantaloudellinen tappio, kallista veronmaksajille. Kuntatasolla tehtävä päätöksenteko johtaa kuntakohtaisiin, pirstaleisiin ratkaisuihin. Taloudelliset päätökset tehdään kunnissa - Miten taata suomalaisen koulutoimen kyvykkyys valtakunnallisesti? Onko kuntien autonomian hyöty haittaa suurempi? 5
Temppu ja miten se tehdään 6
Muutoksen johtaminen Hinku Hinku muuttua Oikeudenmukainen osallistaminen Kirkas Kirkas visio visio Mitattavat, mielekkäät tavoitteet Kriittiset menestystekijät Tehokas, johdonmukainen viestintä Näkyvä ja ja sitoutunut johto, johto, resurssit 7
VISIO: TVT kiinteäksi osaksi oppimista, opetusta ja koulun toimintaa Oppiaineen ehdoilla! 1. Tieto- ja viestintätekniikka kiinteäksi osaksi opetusohjelmaa Tukemaan perustaitojen harjoittamista esim. kielten ja matematiikan drilliharjoitukset Tukemaan uusia oppimistapoja ongelmanratkaisu- ja tutkimuskeskeinen oppiminen, tiedon luonti yhdessä Tietotekniikan mahdollisuuksien hyödyntäminen opetuksessa ja oppimisessa luomaan uusia oppimisen ja opetuksen muotoja etäopetus virtuaaliopetus sosiaalisen median hyödyntäminen myös kodin ja koulun yhteistyössä 2. TVT helpottamaan opetuksen järjestämistä ja opettajan ja rehtorin työtä 3. TVT auttamaan koulun hallinnossa osana kunnan hallintoa Osana prosessien kehittämistä yli siilojen. Arjen tietoyhteiskuntaohjelma: http://www.arjentietoyhteiskunta.fi/index.phtml?s=31 8
Menestysresepti: koulutoimen ja tietohallinnon strategiat saumattomassa yhteistyössä 9 Koulutoimen strategia IT strategia Erillisiä Näkökulmana kustannustehokkuus ja riskien minimointi Tietohallinto päätää tietotekniikka-asioista IT ei mukana toimintastrategiaa laadittaessa Ei yhteistä mittaristoa Koulutoimen strategia IT strategia Yhdennetty Näkökulmana IT:n hyödyntäminen toimintaprosessien ja kyvykkyyksien kehittämisessä Toiminnasta vastaava päättää toiminta- ja IT-investoinneista IT -väki ymmärtää toiminnan tarpeita ja tavoitteita Yhdennetty suunniteluprosessi Sovitut roolit suunnittelu- ja hankintaprosesseissa Sovitut mittaristot Integroitu koulutoimen strategia Integroitu Näkökulmana tietotekniikan mahdollistamat uudet toimintamallit ja innovaatiot Integroitu suunnitteluproessi (IT ja toiminta) Yhteiset mittarit
Keskitetty vai hajautettu tietohallinto - entä koulutoimen tietotekniikan palvelukeskus? Koulutoimeen hajautettu tietohallinto Palvelukeskus Kuntatasolla keskitetty tietohallinto Vaihtelevat standardit Synergiahyödyt Yhteiset systeemit ja tuki Kaukana koulutoimesta Erilaiset ympäristöt ja toteutukset Korkeammat kustannukset Koulutoimi päättää Asiakkaan tarpeita kuunnellaan Koottu osaaminen Yhtenäiset standardit ja kontrollit Skaalaedut Jäykkä Koulutoimi ei voi vaikuttaa yleiskustannuksiin Päällekkäinen työ Parhaat käytännöt Ei ota huomioon koulutoimen tarpeita 10
Kehittämisen ositus ja vaiheistus Strategia Kehittäminen Toiminta visio ja missio tavoitteet toimintamalli, Toimintamalli ja prosessit Määritellyt, suunnitellut ja käyttöönotetut prosessit Tavoitteen mukainen toiminta prosessikartta tietojärjestelmän kokonaisrakenne organisaatio ja roolit resurssit mittarit hyödyt /kustannukset kehitysohjelma Tietojärjestelmä, infrastruktuuri Organisaatio ja osaaminen Määritelty, suunniteltu, toteutettu, testattu ja käyttöönotettu tietojärjestelmä ja infrastruktuuri Määritelty, suunniteltu ja toteutettu organisaatio, osaavat henkilöt Virheetön ja käyttötarkoitukseensa sopiva suorituskykyinen tietojärjestelmä ja infra Tavoitteen mukainen suoritus Muutoksen johtaminen, valmiuksien kehittäminen Hankkeen ja projektien hallinta Mittaaminen, palaute toiminnan kehittämiseksi 11
Työpöydän palvelut oppimiseen, opetukseen ja koulun hallintoon Esimerkki: tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetila Käyttäjäroolikohtaiset palvelut Avoimen lähdekoodin ohjelmistoja vapaasti jokaisen käyttöön. Verkkopohjainen teknologia-alusta. Palvelut pilvestä, käytettävissä mistä tahansa. lähde: Avoin Koulu projekti 2009 Oppilas Oppiminen Opetussisällöt Työkirjat Projektit ja ja tehtävät Etäopetus Opettaja Työpöytä Koulun hallinto Opetussuunnitelmien perusteet Opetussuunnitelmat Työ-ja lukujärjestykset Arviointi, palautteet, suoritukset Poissalolot, Reissuvihko Oppilasrekisteri Sijaisrekisteri Tilojen ja ja laitteiden varaukset Sähköiset lomakkeet Videovalvonta, Keskustelevisio Oppilaitoksen kirjasto Avoin Koulu alusta (kirjautuminen, käyttäjähallinta, käyttöoikeudet) Käyttäjäpalvelut Tuottavuustyökalut Yhteinen dokumenttien tuotanto Kalenteri Etäkokous Omat kotisivut, julkaiseminen Sähköposti, pikaviestintä Dokumenttien hallinta, sisällön hallinta Rehtori Tekniset palvelut Tulostusten hallinta Varmuuskopiointi Tietovarastot Tiedon integrointi Prosessien integrointi Sanomanvälitys Hakemistopalvelut Vanhemmat Integrointi Kunnan muut prosessit ja ja järjestelmät Kouluviranomaiset Muut viranomaiset Henkilöstöjärjestelmä Palkanlaskenta Varastonhallinta 12 Laitteistot, tietoliikenne, käyttöjärjestelmä
Koulutoimen tietohallinto kuntoon - yhteenveto Kustannustehokkaan teknologian hyödyntäminen, mm Verkkopohjaiset palvelut työasemapohjaisten ratkaisujen sijaan cloud Verkkopohjaisilla ratkaisuilla jatkoaikaa myös vanhoille työasemille kestävää kehitystä Avoimen lähdekoodin ohjelmistot osana palvelua rahat eivät kulu lisensseihin Avoimet rajapinnat takaavat yhteensopivuuden pois teknologia- ja toimittajaloukuista Koulutoimen strategia kuntoon Tarvitaan yhteinen koulutoimen visio ja tavoitteet, kuvattu toimintamalli ja sitä tukeva tietojenkäsittelyn kokonaisrakenne, sovittu kehittämisohjelma ja budjetti Tietohallinnon tarkoituksenmukainen organisointi hajautus / keskitys / palvelukeskus? Entä Sitran ICT KPK? Hyvä tietohallinnon hallintomalli - läpinäkyvyyttä kustannuksiin ja selkeät palvelun laatumittarit. valtakunnallinen kustannusten keruu ja tilastointi, OPH:n Koulutoimen tietohallintotilasto 2.0. Kunnat voivat vertailla keskenään koulutoimien kustannuksia ja tarkastella koulutoimen ja muiden hallinnonalojen kustannuksia. 13 Toimialakohtaiset standardit varmistamaan yhteensopivuuden SADe Oppijan palvelukokonaisuus kuvaa tietojärjestelmien rajapinnat SCORM kansainvälinen standardi
Tietotekniikan ja toiminnan yhdentäminen edellyttää koulutoimen ja tietohallinnon kiinteää yhteispeliä ja yhteistä kieltä 14
Kysymyksiä?