Työpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet

Transkriptio

1 Työpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet

2 Työpaja 3 : ICT tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet Ohjelma klo Porin seudun ICT-ympäristön nykytilan tulosten esittely ICT-muutostuen selvityksen pohjalta ICT-muutostuen tehtävät kuntarakenneuudistuksen toteutusvaiheessa Kehittämisehdotusten tarkastelu Tietohallinnon ja ICT -palvelutuotannon järjestämismallit / skenaariot Porin seudulla huomioiden kuntarakenteiden vaihtoehdot

3 ICT -muutostuen tehtävät kuntarakenneuudistuksen toteutusvaiheessa

4 Kunnan ICT ympäristön nykytilan kuvauksen sisältö Lähtötilanne Analyysi Kehittämiskohteet K K K K K K Kuntien nykytila A) Kuntaliitos B ) Yhteistyön tiivistäminen C) Säilytetään nykytila P O VK Valitut kehittämis- /muutoskohteet

5 ICT muutostukiohjelman tilanne nyt Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -muutostukiohjelma Selvitysvaihe ICT -muutostuki Selvitysalue S R T Pvm aloitettu S = suunnittelu Keski-Uusimaa R = Resursointi Joensuun seutu T = Toteutus Espoon seutu Lappeenrannan seutu Porin seutu Seinäjoen seutu Lahden seutu Tampereen seutu Jyväskylän seutu Turun seutu kevät/2014 Kuopion seutu Vaasan seutu kevät/2014 Oulun seutu kevät/2014 Metropolialue Itä-Uusimaa = toteutuksessa = suunnittelu käynnistetty = ei aloitettu

6 Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki ICT tukiohjelman toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät ja muut kunnalliset organisaatiot) toiminta voi liitostilanteesta tai muusta rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tavoitteena luoda edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi Yhteisillä toimintamalleilla, tukimateriaalilla ja kuntaliitoskohtaisella muutostuella tuetaan kansallisten kunta- ja palvelurakennemuutosten tavoitteita sekä liittyvien kuntien paikalliselle muutokselle asettamia yhteisiä tavoitteita. Tukiohjelman avulla pyritään varmistamaan, että toiminnan kehittämisen edellytykset säilyvät muutoksesta huolimatta Päätökset Selvitysvaihe Toteutusvaihe Arviointivaihe Tuki kuntamuutoksen hyötyjen, kustannusten ja uusien ratkaisumallien arviointiin lähtötilanteen ja asetetun tavoitteen avulla. Tavoitetilan toteutuksen suunnittelu Tuki varsinaiselle kuntamuutoksen toteutukselle, jatkuvuuden varmistaminen sekä uusien ja yhteisten ratkaisuiden käyttöönotolle Muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien käyttöönoton varmistaminen, hyötyjen mittaus

7 ICT muutostuen vaiheet Selvitysvaihe Yhteistoiminta/Yhdistymis päätös Yhteistoiminta/Yhdistymis sopimuksen hyväksyntä Toteutus (siirtymäkausi) Uuden kunnan /organisaation päätöksentekojärjestelmän käynnistäminen Toteutus (uusi kunta) Arviointivaihe Selvitysvaiheen ohjaus Muutoksen johtaminen Muutoksen johtaminen Arvioinnin ohjaus Kuntaliitosselvitykseen nimetty ohjausryhmä nimeää valmistelevat työryhmät Tietohallinnosta ja ICT:stä vastaava työryhmä suunnittelee selvitysvaiheen toteutuksen ja työn organisoinnin Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi ja kehittämiskohteiden tunnistaminen Vaihtoehtoiset toimintamallit ja vaihtoehtojen arviointi Toteutusvaihtoehtojen suunnittelu Yhdistymissopimuksen valmistelu Yhdistysmissopimus Yhdistymishallitus Yhdistyvien kuntien valtuustot, lautakunnat ja viranhaltijat Uusi valtuusto Muutoksen toteutusorganisaation vastuulliset Muutoksen tavoitteet ja toiminnan suunnittelu Nykytilan päivitys ja toimenpiteet Johtamisen suunnittelu Muutoksen toteutuksen organisointi Uuden kunnan: - valtuusto - kunnanhallitus - lautakunnat - virkamiesjohto Muutoksen toteutusorganisaation vastuulliset Muutoksen linjauksista päättäminen Muutoksen johtaminen Muutoksen toteuttaminen Muutoksen toteutuksen organisointi Kunnan valtuusto Kunnanhallitus Lautakunnat Kunnan virkamiesjohto (yhdistymissopimus 3 v.) Selvitysvaiheen tehtävät Toteutuksen tehtävät Toteutuksen tehtävät Arvioinnin tehtävät Johtamisen ja toiminnan arviointi ja kehittäminen Suunnittelun, päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki 7

8 Toteutusvaihe siirtymäkausi ja ICT-muutostuki Toteutus (siirtymäkausi) Muutoksen johtaminen Tavoitetilan ja toimintamallin täsmentäminen strategian valmistelu Toimenpiteiden suunnittelun aloitus - kriittiset toimet (100 pv) Johtamis- ja palvelujärjestelmän valmistelu (hallinto ja johtosäännöt) Nykytilan päivitys ja täydentäminen Sopimusasiat, irtisanomiset, jatkaminen, uudet hankinnat Tietojärjestelmien ja infran ylläpito ja pienkehitys Ohjelmajohtaminen ja projektien toteutus Kokonaisarkkitehtuurin hallinta Riskien hallinta ja varautuminen Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto Strategia ja ohjelma luonnokset Kriittisten toimenpiteiden suunnitelma Uuden kunnan johtamis- ja palvelujärjestelmä luonnokset (Hallinto- ja johtosääntöluonnokset) ICT palveluiden johtamismalli ja kuvaukset Tietohallintomallin kuvaukset Toiminnan tavoitetilan kuvaukset (KA kuvaukset, arkkitehtuuriperiaatteet, toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia) Jatketut ja irtisanotut sopimukset, ylläpitosopimukset ja - hankinnat Hankintastrategia ja politiikka luonnos Hanke- ja projektisuunnitelmat KA-hallintamalli Riski-, laatu-, jatkuvuus- ja varautumissuunnitelmat ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki 8

9 Arviointivaiheen ICT -muutostuki Arviointivaihe Arvioinnin ohjaus Kunnan valtuusto, kunnanhallitus, lautakunnat ja kunnan virkamiesjohto vastaavat hallinto- ja johtosääntöjen puitteissa toiminnan johtamisesta ja organisoinnista Yhdistymissopimus rajoittaa toimenpidevaltaa voimassaolon ajan 3 v. ICT palvelutoiminta ja kokonaisarkkitehtuurin hallinta ovat kiinteä osa normaalia johtamiskäytäntöä Toiminnan talouden ja tuottavuuden mittaaminen ja arviointi Tietohallinnon ja kokonaisarkkitehtuuritoiminnan kypsyyden mittaaminen ja arviointi Sopimusten ja hankintojen hallinta ja vaikuttavuuden mittaaminen ja arviointi Johtamis- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen, kehittämisen vuosikello Palvelutoiminnan kehittämisen hallinta Riskien hallinta ja varautuminen ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki

10 ICT muutostuen toteutusaikataulu Organisointi Selvitysvaiheen ICT -muutostuki Organisointi Toteutusvaiheen ICT -muutostuki Organisointi Arviointivaiheen ICT -muutostuki Valmistelu ICT muutostuen tutkimusohjelma Työvälineiden ja tietopankin ylläpito

11 Aiheita keskusteluun työpaja 3 Mitkä ICT- muutostuen loppuraportissa esitetyt Porin seudun kehityskohteet ovat ensi sijaiset, mistä aloitetaan, priorisointi? Mitä muita kehittämiskohteita? Mitä sähköisiä palveluita odotatte kuntalaisille toteutettavan lähiaikoina? Onko tarvetta ICT-kehitystyön toteuttamiseen toisin? Mikä on tavoitetila Porin seudun tietohallinnon organisointiin? Mitkä ovat suurimmat riskit ICT -palveluiden järjestämisessä uudelleen?