RUOKOLAHDEN KUNTA, TARJOUSPYYNTÖ METSÄPALVELUSOPIMUKSESTA RUOKOLAHDEN KUNTA, TARJOUSPYYNTÖ METSÄPALVELUSOPIMUKSESTA Sisällys 1. Tarjouspyyntö... 2 1.1. Tilaaja ja yhteyshenkilö...... 2 1.2. Hankinnan kohde... 2 1.3. Yhteinen hankintanimike (CPV)... 3 1.4. Hankinnan toteutuspaikka... 3 2. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset...3 3. Tarjoajalle asetetut ehdottomat vaatimukset...4 4. Vertailtavat ominaisuudet ja pisteytys...4 5. Sopimuskausi.... 5 6. Hankintamenettely..... 5 7. Hankinnan ennakoitu arvo.... 5 8. Hankinnasta ilmoittaminen... 5 9. Tarjous... 5 9.1. Tarjouksen sisältö... 5 9.2. Tarjousasiakirjojen julkisuus... 6 9.3. Tarjousten jättö...6 9.4. Tarjouksen voimassaoloaika... 6 9.5. Tarjouksen kieli... 6 10. Hankinnan jakaminen... 6 11. Hinnat... 6 12. Maksuehdot... 7 13. Tarjoajan / tarjoajan sulkeminen kilpailusta... 7
14. Hankintapäätös... 7 15. Hankintasopimus... 7 16. Noudatettavat sopimusehdot...7 17. LIITTEET... 7 1. Tarjouspyyntö Ruokolahden kunnan omistuksessa on talousmetsiä 995 hehtaaria ja taajamametsiä (lähi- ja virkistysalueiden metsiä) 201 hehtaaria. Käytössämme on Metsänhoitoyhdistys Etelä-Karjalan laatimat metsäsuunnitelmat vuosille 2015 2024 talousmetsistä ja vuosille 2011 2020 taajamametsistä. Suunnitelmat ovat päivitetty vuodenvaihteen 2015 2016 tilanteeseen. Talousmetsien metsäsuunnitelman mukainen hakkuukertymä 2015 2024 on noin 64 000 m³. Taajamametsien metsäsuunnitelman 2011 2020 mukainen hakkuukertymä suunnitelmajaksolle on 6 700 m³. Talousmetsistä hakattavat puut myydään pystykaupalla. Taajametsissä kunta toteuttaa talousmetsiä pienipiirteisempää puunkorjuuta useimmiten hankintahakkuina ja hankintapuidenkin ostajat kilpailutetaan. Kymmenvuotiskauden 2015-2024 aikana hakkuusuunnitteen mukaiseksi puunmyyntituloksi on arvioitu 200 000-250 000 /v ja metsänhoitotöiden kustannuksiksi (jotka osin riippuvat toteutettavista hakkuumääristä) 30 000-40 000 /v. Nyt kunta kilpailuttaa metsäpalvelut tulevalle viisivuotiskaudelle (2016 2020). Kilpailutuskriteerit on jaettu neljään pääryhmään (nuoren metsän hoito, taimikon perustaminen, puukauppa-apu, puunkorjuupalvelut) ja esitetty tarkemmin liitteissä. Tarjouskilpailu on tarkoitus toteuttaa siten, että puunkorjuupalveluita koskevaan osioon on mahdollista tarjota osallistumatta muiden palvelukokonaisuuksien tuottamiseen. Ruokolahden kunta pyytää tarjoustanne metsäpalvelusopimuksesta, jonka tavoitteena on turvata talousmetsien ja taajamametsien laadukas metsänhoito, hakkuumahdollisuuksien täysimääräinen ja suunnitelmallinen hyödyntäminen talousmetsissä, maisemanhoito ja virkistysmahdollisuuksien huomioiminen taajamametsissä sekä tilaajan edunvalvonta metsänhoitoon liittyvissä asioissa. 1.1. Tilaaja ja yhteyshenkilö Tilaaja: Ruokolahden kunta, Virastotie 3, 56100 Ruokolahti Yhteyshenkilö: Antti Pätilä, kunnanjohtaja, puh. 044 4491 201, antti.patila(at)ruokolahti.fi 1.2. Hankinnan kohde Metsäpalvelusopimus, koskee taajama- ja talousmetsiä, käsittää tarjouslomakkeessa esitettyihin kokonaisuuksiin liittyvät toimenpiteet ajalle 1.1.2016 31.12.2020. Toimittaja suunnittelee, ohjaa ja toteuttaa työt tilaajan omistamissa metsissä siten, että työt tehdään oikeaan aikaan tilaajan tavoitteiden ja tarpeiden mukaan. Vuosittain tehtävistä hoito- ym. töistä ja niiden suorittamisesta sovitaan erikseen Toimittajan ja Tilaajan kesken kalenterivuoden alussa tai tarpeen niin vaatiessa. Työmäärään voi vaikuttaa tilaajan tarpeen ja tahtotilan lisäksi mm. kunnanvaltuuston vuosittain vahvistama talousarvio. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vuosittaisiin tai koko sopimuskautta kattaviin vähimmäismääriin. Lisäksi tilaaja pidättää oikeuden teettää
haluamiaan hoitotöitä esim. työllisyyshankkeina. Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita. Toimittaja laskuttaa alihankkijoidensa tekemät työt sekä vastaa heidän työstään ja palvelun laadusta kuin omastaan. Tilaaja tarjoaa toimittajan käyttöön selainpohjaisen verkkopalvelun, jossa ovat metsäsuunnitelma-aineistot, jonka jälkeen Tilaajalla ja Toimittajalla on mahdollisuus selata ja tarvittaessa päivittää suunnitelmaa sähköisesti. Toimittaja päivittää kaikki tilaajan metsissä tehtävät hakkuut ja hoitotyöt palvelunaan. Metsäsuunnitelman päivittäminen palveluntuottajan omien töiden osalta tulee kuulua tarjouksessa ilmoitettujen työlajien hintoihin. 1.3. Yhteinen hankintanimike (CPV) Metsänhoitopalvelut 77200000-2 1.4. Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka Ruokolahti 2. Tarjoukselle asetetut ehdottomat vaatimukset Metsänhoitotöiden tulee olla hyvän metsänhoidon laatukriteerit täyttäviä. Laatukriteerit perustuvat Tapion hyvän metsänhoidon suosituksiin, metsäsertifioinnin vaatimuksiin ja metsäalan lainsäädäntöön. Palvelun ja sen tuottajan tulee ehdottomasti täyttää tässä tarjouspyynnössä asetetut laatu-, osaamis- ja muut ehdot. Lisäksi tarjoajalla tulee olla vähintään viiden (5) vuoden kokemus erilaisista metsänhoitotöistä. Palveluntuottajan on pystyttävä tuottamaan tilaajalle vähintään seuraavat työlajit ja palvelut: 1. Nuoren metsän hoito (ennakkoraivaus, varhaisperkaus, taimikonhoito, nuorenmetsänhoito) 2. Taimikon perustaminen (maanmuokkaus, istutus, konekylvö) 3. Avustaminen puukaupassa (puunmyyntisuunnitelman laatiminen, leimikon kilpailutus ja tarjousten vertailu, hakkuusopimuksen laadinta, hakkuun valvonta, puun mittaus/mittaustodistusten laadinta ja/tai valvonta). Puukaupan avustamisessa palveluvasteen maksiaika eli aika joka kuluu palvelupyynnön antamisesta palvelun toteuttamisen aloittamiseen, on korkeintaan 14 vrk. Palveluntuottajan kanssa voidaan tarvittaessa sopia 14 vrk pitemmästä vasteajasta. 4. Puunkorjuu (hakkuu, metsäkuljetus), kohdentuu pääosin taajamametsiin. Palvelukokonaisuus 4 (Puunkorjuu) voidaan tarjota itsenäisenä osallistumatta kohtien 1 (Nuoren metsän hoito), 2 (Taimikon perustaminen) ja 3 (Avustaminen puukaupassa) tuottamiseen. Kuitenkin jos palveluntuottaja tarjoaa kohdat 1-3, tulee sen tarjota myös palvelukokonaisuus 4. Puunkorjuupalveluissa palveluvasteen maksiaika eli aika joka kuluu palvelupyynnön antamisesta palvelun toteuttamisen aloittamiseen, on korkeintaan 14 vrk. Palveluntuottajan kanssa voidaan tarvittaessa sopia 14 vrk pitemmästä vasteajasta. Palveluntuottajan tarjotessa kohdat 1 3, arvioidaan mainitut kohdat erikseen itsenäisenä tarjouskokonaisuutena ja kohta 4 erikseen itsenäisenä kokonaisuutena, jos tarjouskilpailuun osallistuu yksikin palveluntuottaja, joka tarjoaa palveluja ainoastaan kohtaan 4. Jos kaikki tarjouskilpailuun osallistuvat palveluntuottajat tarjoavat kokonaisuudet 1 4 (eli yksinomaan palvelukokonaisuuden 4 tarjouksia ei ole), tapahtuu kokonaistaloudellisuuden arviointi huomioiden kaikki palvelukokonaisuudet 1 4 yhdessä. Puunkorjuupalvelujen kohdalla on huomioitava, että korjuupalveluna hakattu ainespuu myydään erillisen tarjouskilpailun perusteella.
Tarjoukseen on liitettävä tarjouslomake (Liite 1), josta ilmenee yksikköhinnat eri työlajeille ja palveluille vuodelle 2016. Samat hinnat koskevat talous- ja taajamametsiä. Yksikköhintojen tulee sisältää kaikki palveluntuottamisen kustannukset. Lisäksi tarjouksesta tulee ilmetä ne periaatteet, joilla hintoja tarkistetaan sopimuskauden aikana. Tilaaja hyväksyy vuosittain sopimuskaudella ainoastaan indekseihin perustuvat muutokset (esim. metsäalan kone- ja autokustannusindeksi, elinkustannusindeksi tai muu metsäalalla yleisesti käytössä oleva indeksi). Tilaaja ei hyväksy mahdollisia kiinteitä vuosimaksuja. Omien töiden päivittäminen metsäsuunnitelmaan tulee kuulua työlajien yksikköhintoihin. Omat työt on päivitettävä metsäsuunnitelmaan toimintavuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Muiden töiden hinta ( /ha, /m3, /h) tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (Liite 1). 3. Tarjoajalle asetetut ehdottomat vaatimukset 3a) Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoukseen on liitettävä enintään kolme (3) kuukautta vanha kaupparekisteriote. 3b) Tarjoaja on ottanut lakisääteisen tapaturmavakuutuksen. Tarjoukseen on liitettävä enintään kolme (3) kuukautta vanha selvitys vakuutuksesta. 3c) Tarjoaja on maksanut lakisääteiset työeläkemaksut. Tarjoukseen on liitettävä enintään kolme (3) kuukautta vanha selvitys työeläkemaksujen suorittamisesta. 3d) Tarjoaja on maksanut lakisääteiset sosiaaliturvamaksut ja verot. Tarjoukseen on liitettävä enintään kolme (3) kuukautta vanha toimivaltaisen viranomaisen selvitys maksujen suorittamisesta. 4. Vertailtavat ominaisuudet ja pisteytys Valituksi tulee tarjous, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin sekä täyttää kohdissa 2 ja 3 esitetyt ehdottomat vaatimukset. Hintatietoja vertaillaan oheisella tarjouslomakkeella (Liite 1), johon merkitään eri työlajien ja palveluiden yksikköhinnat (yksi hinta/kenttä) vuodelle 2016. Jokainen kenttä on täytettävä. Lisätiedot ja hintojen tarkistusperiaatteet tulee selvittää erikseen. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavasti: 1) Nuoren metsän hoito Halvin kesihinta saa maksimipistemäärän 40 (yhteensä 8 hintaa) 2) Taimikon perustaminen Halvin keskihinta saa maksimipistemäärän 30 (yhteensä 7 hintaa) 3) Puukauppa-apu Halvin keskihinta saa maksimipistemäärän 10 (yhteensä 2 hintaa) 4) Puunkorjuupalvelut (hakkuut ja metsäkuljetus) pääosin taajamametsissä Halvin keskihinta saa maksimipistemäärän 20 (yhteensä 4 hintaa). Halvimman tarjouksen saadessa maksimipistemäärän lasketaan muiden tarjousten vertailupisteet seuraavasti: Kunkin kohdan/osatarjouksen (tarjouslomakkeen kohdat 1 4) halvimman tarjouksen hinta (keskiarvo) jaetaan maksimipistemäärällä, jolloin saadaan yksittäisen pisteen hinta ( /piste). Kunkin halvinta keskihintaa kalliimman tarjouksen pistemäärä lasketaan siten, että kalliimman ja halvimman tarjouksen euromääräinen erotus jaetaan yksittäisen pisteen hinnalla ja tulos vähennetään maksimipistemäärästä.
Eniten pisteitä osatarjouksista 1 3 saanut katsotaan halvimmaksi ja tarjouskilpailun voittajaksi osatarjousten 1 3 osalta. Osatarjous 4 (Puunkorjuu eli hakkuu ja metsäkuljetus), jota toteutetaan pääosin taajamametsissä, käsitellään itsenäisenä erikseen ja maksimipistemäärän tässä osatarjouksessa saanut on kohdan 4 voittaja. Palvelukokonaisuuteen 4 voi palveluntuottaja tarjota siten, että se ei tarjoa kohtiin 1 3. Kuitenkin jos palveluntuottaja tarjoaa kohtiin 1 3, tulee sen tarjota myös kohtaan 4. Jos kaikki tarjouskilpailuun osallistuvat palveluntuottajat tarjoavat kokonaisuudet 1 4 (eli yksinomaan palvelukokonaisuuden 4 tarjouksia ei ole), tapahtuu kokonaistaloudellisuuden arviointi huomioiden kaikki palvelukokonaisuudet 1 4 yhdessä. Eniten pisteitä saanut tarjous katsotaan halvimmaksi. Mikäli kaksi tai useampi tarjousta saa tasapisteet, nuoren metsän hoidosta enemmän pisteitä saanut tarjous voittaa. Mikäli myös nuoren metsän hoidon pisteet ovat tasan, taimikon perustamisesta enemmän pisteitä saanut tarjous voittaa. Mikäli myös taimikon perustamisesta saadut pisteet ovat tasan, voittava tarjous ratkaistaan arvalla. 5. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.1.2016 31.12.2020 6. Hankintamenettely Hankinnassa noudatetaan avointa hankintamenettelyä. 7. Hankinnan ennakoitu arvo Hankinnan ennakoitu arvo on yli hankintalain 15 :n kansallisen kynnysarvon (30 0000 ). 8. Hankinnasta ilmoittaminen Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA - palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) xx.xx.2016. Lisäksi hankinnasta on ilmoitettu Ruokolahden kunnan verkkopalvelussa osoitteessa www.ruokolahti.fi. 9. Tarjous Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Tilaajalla on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja allekirjoituksellaan sitoutuu kohdissa 2 ja 3 asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin. 9.1. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. Tarjoajan yleisesittely, laadunvarmistus ja referenssit 2. Enintään kolme (3) kuukautta vanha kaupparekisteriote. 3. Enintään kolme (3) kuukautta vanha selvitys tapaturmavakuutuksesta. 4. Enintään kolme (3) kuukautta vanha selvitys työeläkemaksujen suorittamisesta. 5. Enintään kolme (3) kuukautta vanha toimivaltaisen viranomaisen selvitys maksujen suorittamisesta. 6. Tarjouslomake, jossa hinnat ilman arvonlisäveroa (alv O %)
7. Hintojen tarkistusperiaatteet 8. Allekirjoitukset ja lisätietojen antajat sekä heidän yhteystietonsa puhelinnumeroineen ja sähköpostisoitteineen. 9.2. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli tarjoaja haluaa pitää jonkun asian / jotkin asiat salassa liike- ja ammattisalaisuuden perusteella tulee nämä asiat esittää omana asiakirjanaan tarjouksen liitteenä, Jonka tarjoaja merkitsee selkeästi salaiseksi. Tarjouksenhinta ei kuitenkaan voi olla salassa pidettävä asia. Lopullisen päätöksen asiakirjojen salassapidosta tekee Ruokolahden kunta. 9.3. Tarjousten jättö Tarjoukset voi jättää suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Ruokolahden kunta, kirjaamo Virastotie 3, 56100 Ruokolahti. Tai: Sähköpostilla osoitteeseen: kirjaamo(at)ruokolahti.fi Kuoreen tai viestiin merkintä Tarjous metsäpalvelusopimuksesta. Tarjouskuoresta tai viestistä tulee näkyä tarjoavan yrityksen nimi. Tarjousten on oltava perillä viimeistään tiistaina xx.xx.2016 klo 15.00 9.4. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa vähintään xx.xx.2016 saakka 9.5. Tarjouksen kieli Tarjoukset tulee jättää Suomen kielellä. 10. Hankinnan jakaminen Osatarjouksen voi jättää ainoastaan tarjouslomakkeen kohtaa 4 Puunkorjuupalvelut 11. Hinnat Kaikki hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) 12. Maksuehdot Kaikkien laskujen maksuehto on 21 pv netto. Toimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 13. Tarjoajan / tarjoajan sulkeminen kilpailusta
Tarjouksen ja tarjoajan tarjouskilpailusta poissulkemisperusteet on mainittu Laissa julkisista hankinnoista (hankintalaki, 348/2007 8. luvussa.) Lisäksi tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään hankintalain 2 mukaisen syrjimättömyys ja tasapuolisuussäännösten nojalla. Edellisen lisäksi Ruokolahden kunta pidättää oikeuden keskeyttää hankinta esimerkiksi liian kalliiden tarjousten tai muuttuneiden olosuhteiden vuoksi. 14. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee Ruokolahden kunta. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. 15. Hankintasopimus Hankintasopimus tehdään hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi. Ruokolahden kuntaa sitova sopimus syntyy vasta, kun kirjallinen hankintasopimus on allekirjoitettu. 16. Noudatettavat sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan Suomen lakia. Sopimusehtoina käytetään julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Muiden sopimusehtojen vaatiminen on tarjouspyynnön ehtojen vastaista ja johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Sopimusosapuolten väliset erimielisyydet ratkaistaan Itä-Suomen käräjäoikeudessa, ellei asiaa saada ratkaistua keskinäisin neuvotteluin. 17. LIITTEET Liite 1: Tarjouslomake Liite 2: Yhteenveto Ruokolahden kunnan metsäsuunnitelmien avainluvuista, talousmetsät Liite 3: Yhteenveto Ruokolahden kunnan metsäsuunnitelmien avainluvuista, taajamatalousmetsät Ruokolahti xx.xx.2016, Antti Pätilä