1 VIRTAIN KAUPUNKI 03.09.2014 TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPERUNA, RAAKA, KUORITTU JA KUORIMATON SEKÄ TUOREET JUUREKSET Virtain kaupunki pyytää sitovaa tarjoustanne kuorimattomasta ja kuoritusta, raa`asta ruokaperunasta ja tuoreista juureksista, Virtain kaupungin eri yhteisöjen keittiöille tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. 1 Ilmoitus- ja hintamenettely Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta avoimella menettelyllä, johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoitus Editan sähköisellä Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 17.9.2014 (www.hankintailmoitukset.fi). 2 Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.12.2014 30.11.2016. Ostajapuoli varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä vuodella. Päätös option käytöstä tehdään erikseen viimeistään 6 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. 3 Hankinnan kohteen kuvaus ja asetetut vaatimukset Liitteessä nro 1: sopimukseen liittyvät toimituskohteet sekä toimituspäivät ja ajat Liite nro 2: tarjouslomake Liite nro 3: selvitys tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta Liite nro 4 hinnoitteluliite Hinnoitteluliitteessä mainitut määrät ovat arvioituja vuosikulutusmääriä, jotka perustuvat aikaisempien vuosien kulutusmääriin. Ostaja ei sitoudu ostamaan ilmoitettua määrää tuotteita, vaan todellinen kulutus voi olla suurempi tai pienempi. Kulutusmäärät ilmoitetaan tarjoajalle ainoastaan tarjouksen tekemisen tueksi. Perunoiden tulee täyttää voimassaolevan ruokaperuna-asetuksen (690/06) mukaiset laatuvaatimukset. Perunoiden lisäksi muidenkin sopimus-
2 tuotteiden tulee täyttää voimassaolevan elintarvikelainsäädännön mukaiset laatuvaatimukset (Elintarvikelaki 13.1.2006). Tarjouksessa on ilmoitettava, miten tarjoaja on toiminnassaan ottanut ympäristöasiat huomioon. Peruna saa sisältää tummumisenestoaineen, mutta ei mitään lisäaineita. Perunoiden tulee olla suurtalouteen sopivia, laadultaan 1 luokan lajikkeita, joista tulee löytyä vaihtoehdot käyttötarkoituksen mukaan: kiinteä lajike ja jauhoinen lajike. Annosperunan koko on 35 40 mm ja se on tasakokoisesti lajiteltua sekä kestää pitkää lämpösäilytystä, laatikko- ja perunasoseperunan koko on 40 60 mm. Asiakkaalla tulee olla kuorittujen tuotteiden käyttöaikaa toimituspäivän lisäksi vähintään kolme vuorokautta ja kaikkien tuotteiden on pysyttävä moitteettomana viimeiseen käyttöpäivään saakka. Tuotteita, jotka ovat väriltään muuttuneita tai joissa havaitaan mikrobiologisia riskitekijöitä, ei oteta vastaan, eikä niistä makseta. Mahdolliset laboratoriotutkimukset pilaantuneiksi epäiltyjen tuotteiden tutkimisesta maksaa toimittaja silloin, kun perunoiden tuotelaatu todetaan tutkimuksissa välttäväksi tai huonoksi. Pakkausmerkintöjen tulee olla voimassaolevan ruokaperuna-asetuksen (690/06) ja voimassaolevan Työ- ja Elinkeinoministeriön elintarvikkeiden pakkausmerkintäasetuksen (1084/04) mukaisia. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta pieniä määriä myös muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja tuotteita ilman eri kilpailutusta. Näistä sovitaan tapauskohtaisesti valitun toimittajan kanssa erikseen. 4 Tarjoajan soveltuvuus / kelpoisuusvaatimukset Tarjous tulee tehdä liitteenä olevalle tarjouslomakkeelle ja se tulee olla täytettynä täydellisesti. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste ja voidaan sulkea pois sellaiset tarjoajat, joita koskee 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset hankinnantoteuttamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamiseen.
3 Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta liitteellä kolme. Tarjoukseen on liitettävä liite nro 3, Selvitys sopijapuolen lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta. 5 Hinnan ilmoittaminen Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla hinnoitteluliitteellä pyydetyssä muodossa. Muussa muodossa annettuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjouksessa on ilmoitettava kiinteä hinta tuotekohtaisesti euroa / kilo nettona ilman arvonlisäveroa. Hintaan on sisällytettävä mahdolliset pakkaus-, kierrätys-, rahti ja vakuutusmaksut. Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä. Tuotteiden hinnat ovat kiinteitä yhden vuoden sopimuskauden alusta lukien, jonka jälkeen sekä ostajalla että myyjällä on oikeus esittää hinnantarkistusta vuosittain. Perusteltu hinnanmuutosesitys tulee tehdä kirjallisena kolmea kuukautta ennen esitettyä hinnan voimaanastumista. Mahdollinen korotusperuste tulee olla toimittajasta riippumaton ulkoinen peruste ja tarjouksentekohetkellä ennakoimattomissa oleva tekijä. Perusteettomia hinnanmuutoksia ei hyväksytä. Hinnankorotus ei voi ylittää 2 %:ia vuodessa Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään siihen, että tarjoushinnat liikkuvat markkinatilanteesta riippuen myös alaspäin. 6 Toimitusehto- ja aika, kuljetus Toimitusehto on liitteen 2 mukaisiin toimitusosoitteisiin (toimitettuna perille, TOP). Mikäli toimitus on puutteellinen toimittajan virheestä johtuen, tulee täydentävä tilaus pystyä antamaan kuorman tarkistuksen jälkeen ja täydentävä toimitus tulee olla asiakkaalla seuraavana päivänä annetusta tilauksesta. Mikäli tilattua tuotetta ei ole toimitushetkellä saatavilla, on myynnin aina tarkistettava tilaajalta korvaavan tuotteen sopivuus.
4 Elintarvikkeissa määritellään, että helposti pilaantuvien elintarvikkeiden, kuten kuoritun perunan lämpötila ei saa nousta säilytyksen ja kuljetuksen aikana yli +6 asteen. Koska peruna alkaa imeltyä kylmässä, ei perunan lämpötila voi myöskään laskea kovin kylmäksi. Perunan lämpötila ei saa laskea alle +4 asteen. Tämä tulee huomioida perunan kuljetuksessa koko sopimuskauden ajan. 7 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous voidaan antaa tuotekohtaisesti vain yhdestä tuotteesta. 8 Alihankinta Mikäli tarjoaja käyttää tai aikoo käyttää palvelussaan alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa ja mainittava käytetyt/ehdotetut alihankkijat. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. 9 Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla. Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle. Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto laskettuna laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. Erillisiä laskutus- ja toimistokuluja ei hyväksytä. 10 Seuranta ja raportointi Toimittaja antaa pyydettäessä raportit toteutuneesta myynnistä toimituskohteittain ja tuotteittain. 11 Hankintamenettelyn vaiheet, hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjousten vertailuun hyväksytään soveltuvuusehdot täyttävät tarjoukset ja tarjoajat. Hankintapäätöksen perusteena on alin hinta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa:
5 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste ja voidaan sulkea pois sellaiset tarjoajat, joita koskee 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta tavaroilta/palveluilta edellytetään. Mikäli tarjoaja ei täytä kaikkia ehdottomia vaatimuksia tai ilmoittaa tiedot virheellisinä tai selvitys puuttuu, johtaa se tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen on myös vastattava tarjouspyynnön ehtoja ja muotovaatimuksia. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa. Tarjouspyynnön mukana olevia tarjouslomakkeita on käytettävä. Tarjousten hintavertailu Tarjousten vertailuperusteena on halvin hinta. Hintavertailu tehdään hinnoitteluliitteen mukaisten tuotteiden vuosikulutusarvioon perustuvan yhteenlasketun hinnoittelun mukaan. Hankinnan kohteen toimittajaksi valitaan hinnaltaan halvimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.
6 12 Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Tarjouskilpailun ratkeamisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään tämän tarjouspyynnön, JYSE 2014 Tavarat yleisiin sopimusehtoihin ja tarjouksen ehtoihin perustuva toimitussopimus. Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus liitteineen 2. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 TAVARAT 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) 13 Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010), Virtain kaupungin hankintasääntöä ja soveltuvin osin julkisten hankintojen sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat). 14 Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan. Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisältäisi liikesalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (asianosaisjulkisuus).
7 JulkL 11 kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on kuitenkin annettava. 16 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 9.10.2014 klo. 16.00 mennessä sähköisesti osoitteeseen sirpa.makinen@virrat.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Perunat ja juurekset on näyttävä viestin otsikossa. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksistä ja vastauksista laaditaan yhteenveto. Yhteenveto on nähtävissä Virtain kaupungin internet-sivuilta osoitteesta: http://virrat.fi/kaupunkipalvelut/hankinnat-ja-kilpailutus/avoimettarjouspyynnot/ 17.10.2014 klo.12.00. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on ottanut huomioon myös mahdollisiin kysymyksiin annetut vastaukset tai tarjouspyyntöön tehdyt korjaukset. 17 Tarjouksen sisäänjättö Sitovat suomenkieliset tarjoukset tulee antaa liitteenä olevalle tarjouslomakkeella, hinnoitteluliitteellä sekä soveltuvuusliitteellä. Tarjous liitteineen tulee toimittaa allekirjoitettuna kahtena kappaleena suljetussa kuoressa osoitteella Virtain kaupunki, tekninen toimi, PL 85, 34801 VIRRAT. Tarjous on jätettävä viimeistään 27.10.2014 klo 14.00 mennessä, varustettuna merkillä Perunat ja juurekset. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta, ei makseta erillistä korvausta tarjoajalle. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien.
8 VIRTAIN KAUPUNKI Katriina Maunula tekninen johtaja Sirpa Mäkinen ruokapalvelupäällikkö LIITTEET 1. Toimituskohteet, yhteyshenkilö, toimituspäivät ja ajat 2. Tarjouslomake 3. Selvitys tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta 4. Hinnoitteluliite