AMKEn luovat verkostot -seminaari 15.5.2012, Aulanko Ennakointitiedon lähteitä henkilöstösuunnitteluun Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja
PHKKn visio 2017 Olemme oppimisen ja kestävän uudistamisen kansainvälinen huippuyksikkö. PHKKn Henkilöstöohjelma 2013 2017 Henkilöstöohjelman tavoitteena on tukea ja kannustaa henkilöstön oppimista, uudistumista ja vastuullisuutta tulevaisuudesta. Pitkän aikavälin tavoitteena on vahvistaa yhdessä oppimista ja osaamista keskeisillä osaamisalueilla, edistää yksilön ja työyhteisön vastuun ottamista, uudistaa johtamis- ja työskentelytapojamme, kohdentaa laadulliset ja määrälliset henkilöstöresurssit suunnitelmallisesti.
Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelu käsittää organisaation strategian ja toiminnan vaatiman henkilöstön määrällisen ja laadullisen kokonaistarpeen määrittelyn tulevaisuudessa. Laadulla tarkoitetaan henkilöstön osaamista, koulutus-, ikä-, henkilöstöryhmä-, palvelussuhde- ym. toivottuja rakenteita. Tulevien vuosien määrällinen ja laadullinen henkilöstötarve, millä on vaikutusta henkilöstön rekrytointi- ja kehittämissuunnitelmiin sekä - toimenpiteisiin. Henkilöstösuunnittelu on osaamisesta, hyvinvoinnista ja työnteon edellytyksistä huolehtimista sekä esimerkiksi henkilöstön jatkuvaa sijoittamista eri tehtäviin. (Valtiovarainministeriö)
PHKK:ssa tehdään ennakoivaa henkilöstösuunnittelua mm. 1. Yksikkökohtaisissa henkilöstösuunnittelupalavereissa esimiesten, Henkilöstöpalveluiden ja Talouspalveluiden asiantuntijoiden kanssa. 2. Rekrytointeja suunniteltaessa. Rekrytointiesitys. 3. HENKU -sovelluksella (henkilöstökulujen budjetointisovellus). Sovelluksessa hyödynnetään Pegasos palkanlaskentajärjestelmästä AGS-raportoinnin kautta siirrettyä dataa. Sovellus pohjautuu Access tietokantaan. Talousarvio tai ennuste laaditaan henkilöittäin tarkastamalla raportointiajankohdan tietojen paikkansapitävyys suunnittelussa olevan ajanjakson kannalta. Sovellus laskee automaattisesti taustatietoihin määritellyt palkankorotusprosentit ja lomarahojen vaikutuksen.
Henkilöstösuunnittelupalaverit Palkat- ja palkkiot sivukuluineen Ostopalvelut (työ, joka korvaa itse tehtävää työtä) Lisätunnit/ylitunnit Liukumat, ylityöt Sivutoimiset Ikäjakauma eläköityminen, osaamisen poistuminen Sairaus- yms. poissaolot (päivinä, euroina) Koulutuspoissaolot (päivinä, euroina) Henkilöstö (palvelussuhteet, %, tutkinnot)
Miksi koulutusorganisaatio ennakoi? Ennakointi tarjoaa alustan työelämäyhteistyöhön ja edellyttää työelämäyhteistyötä. Koulutusorganisaation tulee arvioida tulevaisuuden osaamistarpeita, jotta työelämän vaatimuksiin pystytään vastaamaan Toiminnan suunnittelu Opetussuunnitelmatyö Aloituspaikat, mitoitus Oman henkilöstön osaamisen johtaminen Muu kehittämistyö, esimerkiksi aluekehittämistehtävät
Ennakointi Ennakoinnin tavoitteena on tulevaisuuteen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen, oivallusten löytäminen, yhteisen ymmärryksen rakentaminen sekä valintojen tekeminen tulevaisuuden tavoitteista. Painopiste on pitkällä tai keskipitkällä aikavälillä Ratkaistavia kysymyksiä tarkastellaan laaja-alaisesti ja eri näkökulmista Edetään vaiheittain eri menetelmiä hyödyntäen Edistetään vuorovaikutusta sekä myös erilaisten mielipiteiden esittämistä Arvoketjussa muotoutuva tieto muuttuu informaatiosta ymmärryksen kautta toiminnaksi. (Siikaniemi, Saikkonen ja Härkönen 2010)
Osaaminen on dynaamista ja muutoksen kohteena on kontekstisidonnaista (tietyssä kulttuurissa, ammatissa, organisaatiossa, tehtävässä, roolissa ja tilanteessa) on sosiaalisesti konstruoitua sisältää integroituja kokonaisuuksia tietoja, taitoja ja asenteita on tarpeellista tehtävien suorittamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen on tarpeellista, jotta voidaan toimia tehokkaasti on tarpeellista ammatilliseen ja henkilökohtaiseen kehittymiseen. (Siikaniemi, Saikkonen & Härkönen 2010)
Osaamisen ennakointi Osaamisen ennakointi lähtee tulevaisuuteen vaikuttavien keskeisten muutostekijöiden tunnistamisesta ja päätyy muutoksen johtamiseen organisaation ja yksilön osaamisessa. Ennakointitiedon luonteesta johtuen tieto ei ole riittävän nopeasti hyödynnettävissä, jos hyödyntävä organisaatio ei ole mukana tiedon tuottamis- ja tulkintaprosessissa. (Siikaniemi, Saikkonen & Härkönen 2010)
Osaamisen ennakoinnin ulottuvuudet (Siikaniemi, Saikkonen &Härkönen 2010)
Osaamisen ennakoinnin prosessi (Siikaniemi, Saikkonen & Härkönen 2010; mukaellen Horton 1999)
Osaaminen Tiedon lähde ja tyyppi Tiedon keräämistapa Tarkasteluajankohta Integraatio henkilöstötietojärjestelmään Ydinosaaminen organisaation strategia organisaation toiminnan arvioinnit (laatu yms.) alueelliset, kansalliset ja kansainväliset koulutusstrategiat alueelliset ja kansalliset elinkeino ja innovaatiostrategiat työmarkkinoiden ennusteet ja trendit megatrendit, top ten listat Tiedon lähteet ovat tekstuaalisia lähteistä, jotka ovat ylimmän johdon, asiantuntijoiden ja tutkijoiden laatimia. Henkilölähteet ovat mm. verkostot, kollegat, asiakkaat. Informaatio tekstuaalisista lähteistä kootaan sisällön analyysillä. Informaatio henkilölähteistä esim. strategian suunnittelussa kootaan mm. keskusteluista ja työpajoista. Strategian suunnittelussa ja arviointiprosesseissa, jotka tehdään 1-2 kertaa vuodessa.. Ydinosaamisten muutokset määritellään strategisten tavoitteiden ja menestystekijöiden pohjalta. Uudet ja pysyvät ydinosaamiset määritellään osaamisprofiiliin tietojärjestelmässä. Dynaaminen osaaminen Nuoseva Muuttuva heikot signaalit, villit kortit, ideat organisaation toiminnan arvioinnit (laatu yms.) Heikkojen signaalien tiedon lähteet ovat pääosin henkilölähteitä (asiantuntijat, futuristit. tutkijat, verkostot) ja myös tekstuaalisia lähteitä (journaalit, tieteelliset ja talous julkaisut) Aktiivinen keskustelu henkilöstön kanssa, verkostoituminen asiantuntijoiden, tutkijoiden ja kollegojen kanssa. Ahkera lukeminen ja tulevaisuuden trendien seuraaminen. Jatkuva ympäristön skannaus, Kehityskeskustelut, osaamiskeskustelut/yksilö ja ryhmä. Henkilöstötietojärjestelmä sisältää osaamisprofiilit ja kehityskeskusteluosion. Näihin viedään signaalit organisaatiolle merkityksellisistä nousevista osaamisista. Organisaation toiminnan aktiivinen arviointi. (laatu yms.) Laskeva vastaavalla tavalla kuin yllä ydinosaaminen Osaamisen poistuminen Eläköityminen yksilöiden ja organisaation osaamiset tietokannassa raportit ja muut asiakirjat osaamisen johtamisesta (esim. arvioinnit) arviointitieto organisaation toiminnasta organisaation prosessikuvaukset Tekstuaalisista lähteistä tiedostoista ja tietokannoista sisällön analyysillä. Erilaiset keskustelut ja haastattelut. Kehityskeskustelut, osaamiskeskustelut/yksilö ja ryhmä ennen eläköitymistä. Keskitytään hiljaisen tiedon siirtoon. Henkilöstötietojärjestelmä sisältää osaamisprofiilit ja kehityskeskusteluosion. Organisaation sisällä Organisaatiomuutokset tehtäväkierto Tekstuaaliset lähteet ovat tiedostoina ja tietokannoissa. Tiedon muodostavat yksilöt, esimiehet, asiantuntijat, johto, henkilöstöasiantuntijat eri keskusteluissa. Ajankohta määräytyy muutosprosessien mukaisesti. Osaamisfoorumi. Henkilöstötietojärjestelmä sisältää osaamisprofiilit ja kehityskeskusteluosion ja tehtäväkierto-osion. Irtisanoutuminen Siikaniemi, L. (2012) "Information pathways for the competence foresight mechanism in talent management framework", European Journal of Training and Development, Vol. 36 Iss: 1, pp.46-65 Kehityskeskustelut, osaamiskeskustelut/yksilö ja ryhmä ennen organisaatiosta poistumista. Henkilöstötietojärjestelmä sisältää osaamisprofiilit ja kehityskeskusteluosion ja loppukeskusteluosion.
Osaaminen Tiedon lähde ja tyyppi Tiedon keräämistapa Ydinosaaminen organisaation strategia organisaation toiminnan arvioinnit (laatu yms.) alueelliset, kansalliset ja kansainväliset koulutusstrategiat alueelliset ja kansalliset elinkeino ja innovaatiostrategiat työmarkkinoiden ennusteet ja trendit megatrendit, top ten listat Informaatio tekstuaalisista lähteistä kootaan sisällön analyysillä. Informaatio henkilölähteistä esim. strategian suunnittelussa kootaan mm. keskusteluista ja työpajoista. Dynaaminen osaaminen Nuoseva Muuttuva Laskeva Osaamisen poistuminen Tiedon lähteet ovat tekstuaalisia lähteistä, jotka ovat ylimmän johdon, asiantuntijoiden ja tutkijoiden laatimia. Henkilölähteet ovat mm. verkostot, kollegat, asiakkaat. heikot signaalit, villit kortit, ideat organisaation toiminnan arvioinnit (laatu yms.) Heikkojen signaalien tiedon lähteet ovat pääosin henkilölähteitä (asiantuntijat, futuristit. tutkijat, verkostot) ja myös tekstuaalisia lähteitä (journaalit, tieteelliset ja talous julkaisut) vastaavalla tavalla kuin yllä ydinosaaminen Aktiivinen keskustelu henkilöstön kanssa, verkostoituminen asiantuntijoiden, tutkijoiden ja kollegojen kanssa. Ahkera lukeminen ja tulevaisuuden trendien seuraaminen. Organisaation toiminnan aktiivinen arviointi. (laatu yms.)
Tulevaisuudessa Meillä on jotakin pitkäaikaista osaamista, josta kannattaa pitää kiinni vaikka kilpailu kovenisikin. Tarvitsemme jotakin uutta ja luovaa vanhan rinnalle. Enemmän muuttuu se miten tehdään kuin se mitä tehdään. Kaikki tehdään tulevaisuudessa eri tavalla kuin ennen. (O. Hietanen, 2011)
Learn everywhere! Learn everything! School of everything http://schoolofeverything.com/