Kkemäen kaupungin knsernihje Hyväksytty KV 22.5.2017 36 Vimaantul 1.7.2017
2 Sisällys (tsikinti nudattaa KL 47 knsernihjeen sisältöä) 1. YLEISTÄ...3 1.1. Kaupungin mistajaplitiikka...3 1.2. Knsernihjeen tarkitus ja tavite...4 1.3. Knsernin määritelmä...4 1.4. Knsernihjeen vimaantul, sveltaminen ja sitvuus...5 1.5. Kaupungin timielinten timivallanjak...5 2. TYTÄRYHTEISÖJEN HALLITUSTEN KOKOONPANOT JA NIMITTÄMINEN (KL 47 6)...6 2.1. Edustajien valinta tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallintelimiin...6 2.2. Edustajien timinta tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallinnssa...6 3. TALOUDEN JA INVESTOINTIEN SUUNNITTELU JA OHJAUS (KL 47 1)...7 3.1. Tilikausi ja kirjanpidn järjestäminen...7 3.2. Takaukset...7 3.3. Sijitus- ja rahitustiminta...8 3.4. Yhteisöjen rahituksen järjestäminen...8 4. KONSERNIVALVONTA JA -RAPORTOINTI SEKÄ RISKIENHALLINTA (KL 47 2)...8 4.1. Knsernin valvnta...8 4.2. Tilintarkastajan valinta...8 4.3. Raprtinti...8 4.4. Riskienhallinta...9 5. TIEDOTTAMINEN JA KUNNAN LUOTTAMUSHENKILÖN TIEDONSAANTIOIKEUS (KL 47 3)10 6. KONSERNIJOHDON ENNAKKOKÄSITYKSEN HANKKIMINEN (KL 47 4)...10 7. KONSERNIN SISÄISET PALVELUT (KL 47 5)...11 8. KUNTALAIN MUKAINEN OHJAUS KUNTAYHTYMISSÄ...11 8.1. Edustajien valinta kuntayhtymien hallintelimiin...11 8.2. Edustajien timinta kuntayhtymien hallinnssa...12 8.3. Tietjen antaminen kaupungille...12 8.4. Kkuksista ja päätöksistä tiedttaminen...12 9. HYVÄ HALLINTOTAPA (kknaan uusi KL 47 7)...12 9.1. Hallituksen tehtävät, vastuut sekä esteellisyys ja riippumattmuus...12 9.2. Hallituksen puheenjhtaja...13 9.3. Timitusjhtaja...13 9.4. Raprtinti, valvnta ja riskienhallinta...13 9.5. Tiedttaminen...14
3 1. YLEISTÄ 1.1. Kaupungin mistajaplitiikka Uuden kuntalain mistajaplitiikan ja hjauksen velvitteet krstavat kunnan pliittisen ja ammatillisen jhtamisen vastuuta. Kaupungin mistajaplitiikan tavitteena n turvata kaupungin pitkäjänteinen timinta ja varmistaa kaupungin pääman käyttöön sekä maisuuden hankintaan ja hitn liittyvän päätöksenten systemaattisuus, pitkäjänteisyys ja päämien käytön tehkkuus. Valtuust linjaa kuntastrategiassa (KL 37 ) mistajaplitiikan, jka määrittelee millaista maisuutta kunta hankkii ja missä tehtävissä ja hankkeissa kunta n mukana mistajana ja sijittajana. Kkemäen kaupunki ei hanki maisuutta tai sijituksia ilman erityisiä perusteita pelkästään varallisuutensa lisäämiseksi. Omistajaplitiikassa yhtiöille asetetaan strategisia kehittämistavitteita sekä tavitteita timinnan tulksellisuudelle, kuten vaikuttavuudelle, laadulle, kustannustehkkuudelle, kannattavuudelle, maisuuden arvn kehittymiselle ja tulkselliselle käytölle. Omistajahjauksella varmistetaan että, tytäryhteisö timii kaupungin tahdn ja tavitteiden mukaisesti. Knsernihje n mistajahjauksen tärkeä väline. Omistajaplitiikka ja knsernihjaus Omistajaplitii k ka Omistajastrat e gia Knsernihjaus Strategisten tavitte i den ja prsessien määrittely Omistajahjaus - miten kunnan päätö s- valtaa käytetään tytä r- yhtiöissä Vaikutusten ja kustannu s- tehkkuuden mi t taaminen ja arv i inti Valvntahjeiden ant - kunnan t i mielimille ja viranhaltiji l le 1.2. Knsernihjeen tarkitus ja tavite Valtuustn hyväksymällä kaupungin knsernihjeella ludaan puitteet ensisijaisesti kuntaknserniin kuuluvien yhteisöjen mistajahjaukselle kaupungin tavitteiden mukaisesti. Knsernihjeen tavitteena n, että kaupungin tytär- ja sakkuusyhteisöt, kuntayhtymät ja muut kuntaknserniin kuuluvat yhteisöt tteuttavat valtuustn hyväksymiä ja asettamia tavitteita. Knsernihjeella pyritään yhteisöjen hjauksen yhtenäistämiseen, timinnan läpinäkyvyyden lisäämiseen, kaupungin yhteisöstä saaman tiedn laadun parantami-
4 seen ja tiednkulun tehstamiseen. Knsernihje n sa kaupungin jhtamisjärjestelmää ja siinä nudatetaan ns. hyvää hallinttapaa (crprate gvernance). 1.3. Knsernin määritelmä Kaupunkiknsernilla tarkitetaan (KL 6 ) kaupungin sekä yhden tai useamman juridisesti itsenäisen yhteisön mudstamaa taludellista kknaisuutta, jssa kaupungilla (emyhteisö) yksin tai yhdessä muiden knserniin kuuluvien yksiköiden kanssa n kirjanpitlain (5 ) tarkittama määräämisvalta (tytäryhteisö). Määräämisvalta merkitsee kaupungin mahdllisuutta hjata tytäryhteisöjen timintaa niin, että knsernin tavitteet ja edut tulevat tetuksi humin. Kirjanpitlain (5 ) mukaan tytäryhteisöksi nimitetään niitä yhteisöjä, jissa emyhteisöllä n määräysvalta. Kaupungilla n määräysvalta muussa yhteisössä, kun sillä n - enemmän kuin pulet yhteisön kaikkien sakkeiden tai suuksien tuttamasta äänimäärästä tai - yhtiöjärjestyksen, yhtiöspimuksen, yhdistyksen, säätiön tai niihin verrattavien sääntöjen njalla ikeus nimittää tai erttaa enemmistö yhteisön hallituksen tai vastaavan timielimen jäsenistä taikka enemmistö sellaisen timielimen jäsenistä, jka nimittää hallituksen tai - spimuksen perusteella edellä selstettua vastaava määräämisvalta. Kuntaknserniin kuuluvat (31.12.2016) seuraavat tytäryhteisöt: Kiinteistö Oy Teljän Talt Kkemäen Tellisuuskylä Oy Kkemäen Vesihult Oy Kkemäen Lämpö Oy Kiinteistö Oy Hakatienkartan Kkemäen Tekevät Oy Osakkuusyhteisöksi nimitetään yhteisöä, jssa emyhtiöllä n jk yksin tai yhdessä muiden samaan knserniin kuuluvien knserniyhteisöjen kanssa merkittävä mistussuus ja humattava vaikutusvalta. Kaupungin sakkuusyhteisöllä tarkitetaan kirjanpitlain 1 luvun 7 ja 8 :ien tarkittamaa mistusyhteysyritystä ja sakkuusyritystä. Kuntaknserniin kuuluu seuraava sakkuusyhteisö: Kkemäen Jäähalli Oy Kaupunki n jäsenenä tällä hetkellä seuraavissa kuntayhtymissä: Kkemäen ja Kiikisten kuntayhtymä Illa Satakunnan sairaanhitpiiri Satakunnan kulutuskuntayhtymä Satakuntaliitt Keski-Satakunnan terveydenhulln kuntayhtymä. Sasky kulutuskuntayhtymä
5 1.4. Knsernihjeen vimaantul, sveltaminen ja sitvuus Knsernihjetta nudatetaan Kkemäen knserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä sekä sveltuvin sin kuntayhtymissä ja sakkuusyhteisöissä. Kukin tytäryhteisö käsittelee ja hyväksyy knsernihjeen itseään sitvaksi yhtiökkuksessa tai vastaavassa timielimissä välittömästi. Knsernihjeeseen perustuvien yksittäisten hjeiden llessa ristiriidassa yhteisöä kskevan muun erityislainsäädännön kanssa nudatetaan vimassa levaa erityislainsäädäntöä. Yhteisön jhdn n ilmitettava ristiriidasta kaupungin knsernijhdlle. Knsernihje ei muuta tytäryhteisöjen, sakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän jhdn ikeudellista asemaa tai vastuuta. 1.5. Kaupungin knsernijht ja sen timivallan jak Kaupungin knsernijhtn kuuluvat kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen knsernijast sekä kaupunginjhtaja ja talusjhtaja. Kaupunginvaltuust n kaupunkiknsernin ylin päätöksentekelin. valtuustn tehtävänä n määrittää ja hyväksyä kuntaknserniin kuuluvien yhteisöjen timinnalliset ja taludelliset tavitteet sekä kaupungin mistajaplitiikan linjaukset. Valtuustn tehtävänä n myös hyväksyä knsernihje. Kaupunginhallitus 1. vastaa mistajaplitiikan, mistajahjauksen periaatteiden ja knsernihjeen kehittämisestä ja valmistelusta valtuustlle. 2. määrää knsernijhtn kuuluvien viranhaltijiden tytäryhteisö- ja sakkuusyhteisökhtaisen työnjan. 3. antaa valtuustlle vähintään vusittain raprtin yhtiöiden tavitteiden tteutumisesta ja taludellisen aseman kehittymisestä sekä arvin tulevasta kehityksestä ja riskeistä. 4. arvii vusittain mistajahjauksen tulksellisuutta kuntaknsernin kknaisedun tteutumisen, riskienhallinnan ja menettelytapjen kannalta ja teettää ulkpulisen arviinnin kerran valtuustkaudessa sekä 5. käsittelee arviinnin tulkset ja jhtpäätökset valtuustn puheenjhtajistn kanssa. 6. nimeää yhtiökkusedustajat ja antaa heille mistajahjauksen edellyttämät timintahjeet. Knsernijast 1. vastaa mistajahjauksen tteuttamisesta ja rganisi knsernijhtamisen ja knsernivalvnnan. 2. seuraa ja arvii yhtiöiden tavitteiden tteutumista ja taludellisen aseman kehitystä ja tekee niiden perusteella tarvittaessa esityksiä kaupunginhallitukselle. 3. antaa kaupungin ennakkkannan knsernihjeen edellyttämissä asiissa sekä
6 4. käy kaupungin elinvimaisuuteen, elinkein- ja maaplitiikkaan liittyviä neuvtteluja ja tekee kaupunginhallitukselle alitteita näihin liittyvistä asiista. Kaupunginjhtajan tehtävänä n timia knsernin jhtajana mistajahjauksella myötävaikuttaa hjattavakseen määrättyjen yhtiöiden hallintn ja timintaan, seurata niiden kuntayhtymien ja kuntien edustajainkkusten timintaa sekä valmistella kaupunginhallituksen knsernijastn käsittelyä varten kaupungin edustajille annettavat tarvittavat hjeet kannan ttamisesta yhtymävaltuustssa tai edustajainkkuksessa käsiteltäviin kysymyksiin. Talusjhtajan tehtävänä n seurata knserniyhtiöiden taluden kehitystä ja mistajanhjauksella myötävaikuttaa hjattavakseen määrättyjen yhtiöiden hallintn ja timintaan. 2. TYTÄRYHTEISÖJEN HALLITUSTEN KOKOONPANOT JA NIMIT- TÄMINEN (KL 47 6) Knsernihjeessa määrätään hallitusten jäsenten nimitysperiaatteet ja -käytännöt ttaen humin yhtiön timialan edellyttämä liiketiminnan ja taluden asiantuntemus. 2.1. Edustajien valinta tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallintelimiin Kuntaknsernin tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallintelimiin edustajia valittaessa ja tytär- ja sakkuusyhteisön asiaa kaupungin hallinnssa käsiteltäessä tetaan humin kuntalain ja hallintmenettelylain esteellisyyttä kskevat säännökset. Kaupunkiknsernin mistajahjauksen hella sakeyhtiöiden hallitus työskentelee sakeyhtiölakiin perustuvilla ikeuksilla, vastuilla ja velvitteilla. Knserniyhtiöiden sääntömääräisissä yhtiökkuksissa valitaan hallitukset. Tytäryhteisön hallituksen kknpanssa n kuntalain 47 mukaan tettava humin yhteisön timialan edellyttämä riittävä taluden ja liiketiminnan asiantuntemus ja strateginen merkittävyys. Jäsenistön tulisi edustaa mistajaa sekä pliittisesta että hallinnn näkökulmasta, mutta hallitukseen tulee myös saada kunkin yhtiön timintaan liittyvää substanssisaamista. Hallitusvalinnissa tulee myös kiinnittää humita naisten ja miesten väliseen tasa-arvn. Hallituksen puheenjhtajille susitellaan hallitustyöskentelyn kulutuksen surittamista (HHJ- tutkint). Puheenjhtajan tulee hallita mm. hyvä hallinttapa, hallituksen ja hallitustyön rganisinti, strategiatyö ja yhteisön taluden seuranta. 2.2. Edustajien timinta tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallinnssa Kaupungin tytär- ja sakkuusyhteisöjen hallintn valitsemien edustajien tulee timia yhtiön edun mukaisesti. Hallitusten jäsenten tulee nudattaa sekä kaupunginhallituksen/knsernijastn tai kaupunginjhtajan erikseen antamia hjeita sekä timia siten, että yhtiön edun lisäksi humiidaan kaupungin etu. Js kaupungin edustajana tytär-
7 yhtiön hallintn valittu henkilö n tilanteessa, jssa hän jutuisi timimaan kaupungin edun vastaisesti, tulisi hänen pyytää kaupungilta selkeät timintahjeet. Kaupunginjhtajalla tai hänen määräämällään viranhaltijalla n ikeus sallistua tytäryhteisön hallituksen kkukseen. 3. TALOUDEN JA INVESTOINTIEN SUUNNITTELU JA OHJAUS (KL 47 1) Kuntalaissa alijäämän kattamisvelvllisuutta kskevaa sääntelyä (118 ) n tiukennettu ja laajennettu kskemaan kk kuntaknsernista laskettavia taluden tunnuslukuja. Tytäryhteisöjen taluden ja investintien hjauksen sekä sisäisen valvnnan merkitys tulee nusemaan - yhtiöiden timinnallisten ja taludellisten tavitteiden täsmällisyys mahdllistaa tulksellisen timinnan arviinnin ja seurannan. 3.1. Tilikausi ja kirjanpidn järjestäminen 3.2. Takaukset Kuntaknsernin tilikausi n kalenterivusi. Yhteisöt järjestävät kirjanpitnsa niin, että tilinpäätöksestä vidaan laatia kaikkia knsernin yhteisöjä kskeva kuntalain tarkittama knsernitilinpäätös. Kirjanpitlain edellyttämät tiedt knsernitilinpäätöstä varten n timitettava kaupungille viimeistään 15.2. mennessä. Talusjhtaja antaa yksityiskhtaisia hjeita knsernitilinpäätöksen laatimisesta ja käy tarvittavat neuvttelut tytäryhteisöjen edustajien kanssa. Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen timitetaan kaupungille tilinpäätösasiakirjat käsittäen tulslaskelman, rahituslaskelman, taseen, liitetiedt, talusarvin tteumavertailu, timintakertmus ja tilintarkastuskertmus. Mikäli yhteisö pyytää lainilleen kaupungin takausta, tulee tämän takauspyynnön liitteeksi laatia kirjallinen selvitys yhteisön liiketiminta- ja talussuunnitelmasta sekä takaukseen sisältyvistä riskeistä, jtka saatetaan kaupunginvaltuustn tietn takauspäätöstä tehtäessä. Kaupungin takauksesta tytäryhteisön lainille päättää kaupunginvaltuust. Kaupungin edustaja sallistuu tytäryhteisöiden takaus- ja lainaneuvtteluihin. Kuntalain 15 luvun 129 säädökset takauksen antamisen edellytyksistä rajittavat kuntaknsernin mahdllisuuksia antaa takauksia vain tytäryhteisöilleen, js yhtiö timii kilpailutilanteessa markkinilla. Kunta ei saa myöntää takausta, js takaukseen sisältyy merkittävä taludellinen riski. Lisäksi kaikissa tilanteissa kunnan tulee ttaa humin EU:n valtintukisäännökset, jttei kilpailulsuhteita vääristetä. 3.3. Sijitus- ja rahitustiminta Tytäryhteisöjen timialaan ei kuulu sijitustiminta. Nrmaalin maksuvalmiuden edellyttämän san ylittävä sa tytäryhteisön likvidistä rahitusmaisuudesta n hjattava tytäryhteisön kanssa yhteisesti svittavalla tavalla emyhteisön käyttöön.
8 Pankkipalvelujen käyttämisessä ja kassavarjen sijittamisessa nudatetaan kuntaknsernissa yhtenäistä käytäntöä. Knsernitilin käyttööntt n mahdllista kaupunkiknsernissa. 3.4. Yhteisöjen rahituksen järjestäminen Yhteisöjen rahitus järjestetään pääsääntöisesti keskitetysti siten, että vidaan päästä kaikkien yhteisöjen kannalta parhaimpiin mahdllisiin lainaehtihin. Tytäryhteisön n ilmitettava rahitustarpeestaan ja lainistaan kaupungille ja pyydettävä lupa ttaa uutta lainaa sekä neuvteltava vakuuksien käytöstä. Tytäryhteisö vi saada kaupungin varista lyhytaikaista lutta. 4. KONSERNIVALVONTA JA -RAPORTOINTI SEKÄ RISKIENHALLINTA (KL 47 2) 4.1. Knsernin valvnta Knsernin valvnnasta vastaa knsernijht. Knsernivalvnta tarkittaa tytäryhteisöjen tulksellisuuden ja taludellisen aseman seurantaa, analysintia ja raprtintia sekä riskienhallintajärjestelmien timivuuden arviimista. Knsernijht rganisi knsernijhtamisen ja -valvnnan knsernihjeiden sisältämien määräysten mukaisesti sekä seuraa ja arvii niiden nudattamista ja riittävyyttä. Knsernijhdlla n ikeus tarkastaa tytäryhteisön timintaa ja talutta tarvittavassa laajuudessa ja saada tarkastustehtävän edellyttämät tiedt. 4.2. Tilintarkastajan valinta 4.3. Raprtinti Kuntalain (122 ) mukaan valtuust valitsee hallinnn ja taluden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jnka tulee lla julkishallinnn ja -taluden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Kkemäen kaupungin edun valvmiseksi tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi tulee valita kaupungin tilintarkastajaksi valittu JHTT-yhteisö tai muu emyhtiön hyväksymä tilintarkastaja. Yhtiöjärjestyksiin ja yhdistyksen sääntöihin n tehtävä tarvittavat muutkset. Tytäryhteisöjen raprtinnin jatkuva kehittäminen tukee knsernijhdn valvnta- ja seurantavastuuta yhteisöjen taludellisesta ja riskienhallinnan tilasta. Erityisesti knsernin merkittävimmille yhtiöille kehitetään ja vahvistetaan yhtiökhtaiset tunnusluvut ja mittarit sekä arviidaan niiden timinnan merkittävät riskit. Osavusikatsauksissa tulee käsitellä yhteisölle asetettujen tavitteiden tteutuminen, timinnan tulksellisuus ja yhtiön taludellisen aseman kehittyminen. Raprtinnin yhteydessä tulee arviida myös maisuuden arvn kehittymiseen ja timinnan pitkäaikaiseen kehitykseen vaikuttavia tekijöitä. Osavusikatsaus ajalta 1.1.- 30.6. tulee timittaa 30.8. mennessä.
9 4.4. Riskienhallinta Raprtista tulee ilmetä - yhteisölle asetettujen tavitteiden ja tunnuslukujen tteuma mm. suunniteltu palvelututannn kknaismäärä, tärkeimmät suritteet, raprtintihetkeen mennessä tteutunut määrä sekä ennuste kk vuden tteutumasta - välitilinpäätös vuden alusta raprtintihetkeen (budjetitu verrattuna tteutuneeseen) ja tilinpäätösarvi - lyhyt vapaamutinen katsaus yhtiön lyhyen ja pitkän aikavälin taludellisesta tilanteesta, jssa tarkastellaan tavitteiden ja tunnuslukujen tteutumista, pikkeamia ja krjaavia timenpiteitä Lisäksi yhteisöjen tulee ennen kunkin tilivuden alkua timittaa knsernijhdlle alkavaa tilivutta kskeva talusarvi. Uuden kuntalain mukaan kaupungin tulee j talusarvissa humiida kuntaknsernin taluden vastuut ja velvitteet entistä selkeämmin. Tilivuden aikana talusarvin tehtävistä lennaisista muutksista tulee raprtida knsernijhdlle. Kaupunginjhtajalla n ikeus pyytää tarvittaessa muitakin raprtteja ja antaa hjeita rahitus- ja budjetintikysymyksissä. Kk kuntaknsernissa nudatetaan yhtenäistä riskienhallinta- ja vakuutusplitiikkaa. Sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan järjestäminen kuuluu tytäryhteisöjen hallitusten ja timitusjhtajien vastuulle. Taludellisten riskien hallitsemiseksi knserniyhtiöillä tulee tarvittaessa lla hallituksensa hyväksymä riskienhallintasuunnitelma. Knsernijht ja tilintarkastajat arviivat prsesseja, jilla rganisaatiissa varmistetaan, että merkittävät riskit n ymmärretty ja että niitä hallitaan asianmukaisesti. Merkittävimmiksi arviitujen riskien hallinnasta ja valvnnasta raprtidaan hallitukselle ja knsernijhdlle. Knsernijht arvii vusittain kunnan kknaisedun tteutumisen ja riskienhallinnan kannalta mistajahjauksen tulksellisuutta. Lisäksi päätetään velvllisuudesta järjestää sisäinen tarkastus, mikäli sisäinen valvnta ja riskienhallinta eivät tuta knsernijhdlle riittävää varmuutta sisäinen valvnnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja tulksellisuudesta kunnassa ja kuntaknsernissa. Kuntaknsernin vakuutukset kilpailutetaan knsernitaslla. Knserniyhtiöiden jhdn tulee varmistaa, että vakuutusturva n riittävä. 5. TIEDOTTAMINEN JA KUNNAN LUOTTAMUSHENKILÖN TIEDONSAANTIOI- KEUS (KL 47 3) Kuntalain 29 mukaan sana kaupungin timinnan kuvausta yhteisön n annettava riittävästi tietja järjestämistään palveluista, taludesta, valmistelussa levista asiita ja niitä kskevista suunnitelmista, asiiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja pää-
10 tösten vaikutuksista. Yhteisön n annettava tiedtusta varten kaupungille tämän pyytämät tiedt. Ennen tietjen antamista yhteisön n arviitava vidaank tiedt antaa aiheuttamatta yhteisölle haittaa. Luttamushenkilön tiednsaantiikeus ei ultu suraan kunnan tytäryhteisöihin, kska nämä eivät le kuntalain 83 :ssä tarkitettuja kunnan viranmaisia. Kuntalain 83 mukaan luttamushenkilöillä n ikeus saada kaupungin knsernijhdlta tytäryhteisöjen timintaa kskevia tietja, jllei salassapita kskevista säädöksistä muuta jhdu. Yhteisöjä kskevasta tiedtuksesta ja sen järjestämisestä vastaa yhteisön pulesta hallitus kknaisuudessaan ja timitusjhtaja. Tiedttamisessa ja tietjen antamisessa yhteisöjä kskevissa asiissa tulee ttaa humin kaupungin yleiset tiedtusperiaatteet sekä julkisuus- ja salassapitsäännökset. Tytär- ja sakkuusyhteisöjen n timitettava kaupunginjhtajalle ja knsernijastlle yhtiön hallituksen kkusten, yhtiökkusten ja yhdistyksen vusikkusten kkuskutsut ja esityslistat ennen kkusta sekä pöytäkirjat kkuksen jälkeen. Yhtiöiden tulee varmistaa, ettei menettelystä aiheudu yhtiölle tai klmannelle sapulelle vahinka. Samin yhtiöiden n hulehdittava siitä, ettei liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietja luvuteta. 6. KONSERNIJOHDON ENNAKKOKÄSITYKSEN HANKKIMINEN (KL 47 4) Tytäryhteisön timitusjhtajan n j valmisteluvaiheessa ennen maa päätöksentekaan selvitettävä kunnan knsernijhdn ennakkkäsitys asiaan sillin, kun päätettävä asia merkittävästi vaikuttaa yhteisön tai kunnan timintaan tai taludelliseen vastuuseen. Tytäryhteisön hallituksen puheenjhtajan velvllisuutena n valva, että ennakkkäsitys n haettu ja että se kirjataan pöytäkirjaan siinä kkuksessa, kun merkittävästä asiasta tehdään päätös hallituksen kkuksessa. Yhteisön timitusjhtajan n hankittava kunnan knsernijhdn ennakkkäsitys mm. seuraaviin timenpiteisiin: 1. liiketiminnan merkittävä tai pikkeuksellinen laajentaminen 2. merkittävät tai pikkeukselliset investinnit sekä kiinteistö- ja yrityskaupat 3. yhtiön taludelliseen tilanteeseen tai riskienhallintaan lennaisesti vaikuttava tapahtuma 4. yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttaminen 5. rahitusrakenteen muuttaminen 6. lainantt ja -ant sekä vakuuksien, takausten taikka muiden yhtiöitä sitvien merkittävien rahavelvitteiden antaminen tai niiden ehtjen muuttaminen 7. yhteisön maisuuden luvuttaminen knkurssiin tai selvitystilaan taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen. 8. vaikutuksiltaan merkittävän ikeudellisen prsessin alittaminen 9. sakkeiden merkintä 10. timintaan nähden tärkeän maisuuden tai ikeuksien hankkiminen, myyminen, vukraaminen, luvuttaminen tai panttaaminen 11. periaatteelliset tai taludellisesti merkittävät spimukset
11 12. muuhun kuin yhteisön tavanmaiseen timintaan kuuluvat tai epätavallisin ehdin tehtävät spimukset yhtiön ja sen sakkeenmistajan taikka hallituksen jäsenen välillä, kyseisten spimusten muuttaminen sekä spimuksiin perustuvista ikeuksista lupuminen 13. timitusjhtajan tai vastaavan valinta ja palkkaus/ timitusjhtajaspimus 14. merkittävät henkilöpliittiset ratkaisut kuten tulspalkkijärjestelmän käyttööntt ja muuttaminen tai päällikkötasn rekrytinti 15. yhtiökkukselle tehtävä vitnjakehdtus, mikäli se pikkeaa yhtiön nudattamasta tavanmaisesta vitnjakkäytännöstä 16. tytäryhteisön perustaminen ja purkaminen 17. merkittävät markkinintitimet Omistajan ennakkkäsityksen hankkiminen ei muuta tytäryhteisön jhdn ikeudellista asemaa tai vastuuta. 7. KONSERNIN SISÄISET PALVELUT (KL 47 5) Hankinnat Kkemäen kaupunkiknserni pyrkii järjestämään tukipalvelut keskitetysti. Taludellisia ja timinnallisia hyötyjä haetaan kaupunkiknsernissa talus- ja henkilöstöhallintn, hankintihin, kiinteistönhitn ja puhtaanapitn sekä tiettekniikka- ja tietliikennepalveluihin liittyen. Timinnallisista ja taludellisista syistä palvelut vidaan hankkia knsernin ulkpulelta. Tavitteena n, että knsernin yksiköt käyttävät samja tietjärjestelmiä sekä nudattavat yhteisiä tiethallinnn timintahjeita. Tytäryhteisöjen hankinnissa tulee humiida kk knsernin etu ttaen humin, mitä julkisista hankinnista n säädetty. Yhteistyötä kaupungin kanssa tulee tteuttaa ainakin periaatteellisissa ja kk knsernia käsittävissä hankinnissa. Hankinnat tteutetaan yhteishankintana mahdllisuuksien mukaan. Kaupunki vi antaa hjeita hankintamenettelystä. 8. KUNTALAIN MUKAINEN OHJAUS KUNTAYHTYMISSÄ 8.1. Edustajien valinta kuntayhtymien hallintelimiin Kuntaknsernin edustajat kuntayhtymien hallintelimiin valitaan kuntalain säännösten mukaisesti. Edustajia valittaessa tetaan humin kuntalain ja hallintmenettelylain esteellisyyttä kskevat säännökset. 8.2. Edustajien timinta kuntayhtymien hallinnssa Kaupungin kuntayhtymien hallintn valitsemien edustajien tulee edesauttaa kaupunginvaltuustn asettamien tavitteiden tteutumista, nudattaa kaupungin talusarvita ja talussuunnitelmaa sekä kaupunginhallituksen ja kaupunginjhtajan erikseen
12 antamia hjeita sekä timia muutinkin kaupungin edun mukaisesti. Yksittäiset hjeet eivät saa lla ristiriidassa yhteisöä kskevien säännösten kanssa. Omistajahjauksen peratiivisesta täytäntöönpansta vastaa yhteisön timiva jht. 8.3. Tietjen antaminen kaupungille Kuntayhtymän tulee timittaa kaupungille talusarvinsa, savusikatsauksensa ja tilinpäätöksensä sekä kirjanpitlain edellyttämät asiakirjat knsernitilinpäätöksen laatimista varten. Kuntayhtymän tulee timittaa tiedt timinnastaan ja taludestaan kaupungin savusikatsauksiin emyhteisön aikataulun mukaisesti. Kaupunginjhtajalla n ikeus pyytää tarvittaessa muitakin raprtteja ja antaa hjeita rahitus- ja budjetintisiissa. 8.4. Kkuksista ja päätöksistä tiedttaminen Kuntayhtymien n timitettava kaupunginhallitukselle kuntayhtymän hallituksen ja valtuustn kkusten kkuskutsut ja esityslistat hyvissä ajin ennen kkusta sekä pöytäkirjat välittömästi kkusten jälkeen viimeistään viikn kuluttua kkuksesta. 9. HYVÄ HALLINTOTAPA (kknaan uusi KL 47 7) Hyvän hallinttavan tarkituksena n yhdessä edellä esiteltyjen knsernihjausta ja jhtamista kskevien hjeiden kanssa yhtenäistää knsernin tytäryhteisöjen jhtamisja hallintkäytäntöjä sekä varmistaa, että tytäryhteisöissä tteutuvat hyvät liiketimintaperiaatteet; avimuus, tulstietjen ikeellisuus, sisäinen ja ulkinen valvnta, riskienhallinta ja että kaupungin mistuksia hidetaan tuttavasti ja lutettavasti. Ohje määrittelee tytäryhteisöjen jhdn eli hallituksen ja palkattujen jhtajien rlia, velvllisuuksia ja suhdetta kaupunkiin sakkeenmistajana. Tehkas jhtamis- ja hallintjärjestelmä edellyttää hallituksen, jhdn, tilintarkastajien ja mistajien välistä kiinteää vurvaikutusta. Tytäryhteisöjen hallitusten kknpant ja nimittämiskäytännöt n määritelty edellä knsernihjeen tisessa luvussa. 9.1. Hallituksen tehtävät, vastuut sekä esteellisyys ja riippumattmuus Hallituksen tehtävät ja vastuut määräytyvät sakeyhtiölain mukaisesti. Hallitus hulehtii yhtiön hallinnsta ja sen timinnan asianmukaisesta järjestämisestä yhdessä timitusjhtajan kanssa. Hallitus hjaa ja valv yhtiön timintaa ja timitusjhtajaa, nimittää ja erttaa timitusjhtajan, hyväksyy tavitteet ja riskienhallinnan periaatteet, varmistaa jhtamisjärjestelmän timinnan sekä vastaa yhtiön kirjanpidn ja varainhidn valvnnasta. Valittaessa jäseniä tytäryhtiön hallitukseen tulee varmistua että heillä n riittävä timialan, hallinnn ja taluden saaminen. Kaupungin edustajien n timittava siten, että tytäryhteisön timinta vastaa kaupungin tavitteita ja että kaupunki ja tytäryhteisöt timivat yhteistyössä. Hallituksen jäsenen vastuu sisältää myös sakeyhtiölain, muiden lakien ja yhtiöjärjestyksen nudattamisen.
13 Esteellisyyskysymyksissä svelletaan sitä, mitä hallint- ja sakeyhtiölaissa esteellisyydestä säädetään. Hallituksen keskeinen tehtävä n valva yhtiön timivan jhdn timintaa. Valvnnan edistämiseksi hallituksen jäsenten n ltava yhtiöstä aidsti riippumattmia. Hallituksen kkuspalkkiissa pyritään yhtenäiseen käytäntöön ja avimuuteen kaupunkiknsernissa. 9.2. Hallituksen puheenjhtaja 9.3. Timitusjhtaja Hallituksella n ltava puheenjhtaja. Puheenjhtajan valitsee hallitus, ellei yhtiöjärjestyksessä le tisin määritelty. Hallituksen puheenjhtaja vastaa siitä, että hallitus kkntuu tarvittaessa tai js hallituksen jäsen tai timitusjhtaja sitä vaatii. Hän vastaa siitä, että kkukset vat asianmukaisesti valmisteltuja ja että kkusaineist n hallituksen jäsenten käytettävissä hyvissä ajin ennen hallituksen kkusta. Hän jhtaa hallituksen tehkasta työskentelyä ja timii kkuksessa puheenjhtajana sekä hulehtii siitä, että kkuksesta pidetään pöytäkirjaa sekä allekirjittaa pöytäkirjan. Hallituksen puheenjhtajalla n krstunut vastuu valvntavelvllisuuden, asiiden valmistelun ja päätöksentekmenettelyn salta. Kaupunkiknserniin kuuluvilla yhtiöillä n timitusjhtaja. Hallitus valitsee ja vi erttaa timitusjhtajan. Timitusjhtajan palvelussuhteen keskeisistä ehdista laaditaan yhtiön ja timitusjhtajan välinen kirjallinen timitusjhtajaspimus. Timitusjhtaja hitaa yhtiön juksevaa hallinta hallituksen antamien hjeiden mukaisesti. Hän hulehtii yhtiön kirjanpidn ja varainhidn järjestämisestä lainmukaisella ja lutettavalla tavalla. Hän valmistelee hallituksen kkukset hallituksen puheenjhtajan hjeiden mukaan ja timittaa hallituksella riittävän aineistn hyvissä ajin etukäteen ennen hallituksen kkusta. 9.4. Raprtinti, valvnta ja riskienhallinta Hallituksen n hulehdittava, että yhtiössä n timiva jhtamisjärjestelmä ja säännöllinen raprtinti, jka n suhteessa liiketiminnan laatuun ja laajuuteen. Tytäryhteisöjen tulee järjestää kirjanpitnsa siten, että sen perusteella vidaan laatia kuntalain mukainen knsernitilinpäätös. Sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan tavitteena n saltaan varmistaa, että yhtiön timinta n tehkasta ja tulksellista, infrmaati lutettavaa ja että säännöksiä ja timintaperiaatteita nudatetaan. Sisäisen tarkastuksen avulla vidaan tehstaa hallitukselle kuuluvan valvntavelvllisuuden hitamista. Riskienhallinta n sa yhtiön valvntajärjestelmää. Riskien hallinnan avulla pyritään varmistamaan, että yhtiön liiketimintaan vaikuttavat riskit tunnistetaan ja niitä seurataan. Riskit vivat liittyä esimerkiksi päätöksentekn, yhtiön tutteisiin tai palveluihin, rahitukseen, kilpailutilanteeseen, henkilöstöön, spimuksiin tai vastuukysymyksiin. Tiedt tytäryhtiöraprtinnissa timitetaan knsernijhdn antamien hjeiden ja aikataulujen mukaisesti. Tytäryhteisö nudattaa talusarvin ja tilinpäätöksen laadinnassa ja raprtinnissa knsernijhdn antamia hjeita ja aikatauluja. Tytäryhteisön n lisäksi raprtitava erikseen, mikäli sen timinta ei vastaa asetettuja tavitteita.
14 9.5. Tiedttaminen Yhtiöt vastaavat tiedttamisestaan siinä mudssa ja laajuudessa kuin yhtiön timinta edellyttää. Millin yhtiöllä n asiakkainaan kuntalaisia, yhtiön timinta n laajaa tai yleistä mielenkiinta herättävää, n hulehdittava riittävästä tiedtuksesta. Knsernijhdlle n tiedtettava merkittävistä tapahtumista yhtiön timinnassa ennen julkista tiedtusta.