Tietosuojaseloste: M-files HR-varaston työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 1 / 5

Transkriptio

1 KLINGER Finland Oy,. Puhelinnumer Sähköpsti Y-tunnus Tea Hurme puhelinnumer M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Tietsujaselste: M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 1 / 5

2 M-files HR-varastn henkilörekisterissä n dkumentteja ja tietja, jtka liittyvät KLINGER Finland Oy:n työntekijöihin. EU:n yleisen tietsuja-asetuksen mukainen ikeusperuste henkilötietjen käsittelylle n: spimus eli työspimukseen perustuva työsuhde, jssa KLINGER Finland rekisterinpitäjänä käsittelee rekisteröidyn henkilötietja työspimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä lakisääteinen velvite eli KLINGER Finlandin n ilmitettava työntekijöidensä palkkatiedt esim. ssiaaliturva- ja vernviranmaisille lakisääteisten velvitteidensa täyttämiseksi Henkilötietjen käsittelyn tarkitus n työnantajavelvitteiden täyttäminen. Tietja ei käytetä autmatisituun päätöksentekn tai prfilintiin. Rekisteriin tallennettavia dkumentteja tai tietja vat: työhakemukset työspimukset perehdytyslmakkeet kehityskeskustelut työtdistukset varitukset varhaisen välittämisen keskustelut irtisanmisilmitukset työsuhteen päättämisspimukset palkkatdistukset prvisilaskelmat palkkalistat (palkkakrtit) matkalaskut autn verlaskelmat henkilökuvat sallistujaluettelt henkilöstötapahtumiin viisumihakemukset kulutustdistukset KELA-krvaushakemukset sairaslmatdistukset sairaslmailmitukset tapaturmailmitukset työkykyneuvttelut henkilörekisterit Tietsujaselste: M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 2 / 5

3 sairaspissalrekisteri kulutusrekisteri tilast alittaneista, lpettaneista, eläköityvistä ja henkilöstömääristä tapaturmatilast liukumatuntitilast ylityötuntitilast Tietja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitlaissa ja muissa työsuhdelaeissa määritellään. Kirjanpidn tsiteaineist tulee säilyttää kuusi vutta sen kalenterivuden lpusta, jnka aikana tilikausi päättyy. Palkanlaskennan tsiteaineista vat esimerkiksi palkkalaskelmat, palkkjen yhdistelmät ja lmapalkkavelkalaskelmat sekä ulstn ja ay-maksujen tilityksen tdentavat tsitteet. Myös lääkärintdistukset, jtka tdentavat liiketapahtuman, kuten sairausajalta maksettavan palkan, vat tsitteita. Tilinpäätös, timintakertmus, kirjanpidt ja tililuettel sekä luettel kirjanpidista ja aineistista n säilytettävä vähintään 10 vutta tilikauden päättymisestä. Palkkakirjanpidn raprteista10 vuden säilytysaika kskee kirjanpitkirjihin verrattavissa levaa aineista, palkkakausikhtaista listausta maksetuista palkista tiliöinteineen ja palkkakrtteja. Liikearkistyhdistys ry susittelee, että palkkakrtteja säilytetään 50 vutta. 50 vuden säilytysaika perustuu siihen, että tiedt vaikuttavat eläkkeiden määräytymiseen. Käytännössä tämä pidempi säilytysaika kskee ainakin ennen työntekijän eläkelain (2006) vimaantula kskevia tietja, ja sen jälkeen levien tietjen salta 10 vutta riittänee. KLINGER Finland Oy:ssä palkkakrtteja säilytetään 50 vutta. M-files dkumentihallintahjelman HR-varast tettiin yrityksessä käyttöön vunna Osaa dkumenteista, jtka vat syntyneet ennen käyttööntta, säilytetään HR- ja taluskrdinaattrin lukitussa huneessa tai lukitussa arkistssa. Pistaminen ei le autmatisitua. Pistaminen tehdään kerran vudessa ja sen rganisinnista vastaa rekisteristä vastaava yhteyshenkilö. Rekisteriin tallennettavat tiedt saadaan L7:n henkilöstörekisteristä, henkilörekisterin työntekijöiltä, työspimuksista, työterveyshullsta, esimiehiltä jne. Rekisteritietja ei luvuteta säännönmukaisesti kenellekään eikä mitään tarkitusta varten ellei laki sitä edellytä. Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietja luvutetaan vimassa levan lainsäädännön sallimalla ja velvittamalla tavalla viranmaisille, ja muille tahille jilla n lakiin perustuva ikeus saada rekisteristä tietja, kuten esim. verttajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille, työnantajaliitlle ym. Tietsujaselste: M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 3 / 5

4 Henkilöstötapahtumien sallistujaluettelt luvutetaan klmansille tahille (esimerkiksi laivayhtiöille), js tilaisuuden lunne sitä vaatii. Tietja ei siirretä rekisterinpitäjän timesta myös EU:n tai ETA:n ulkpulelle. Rekisterin käsittelyssä nudatetaan hulellisuutta ja tietjärjestelmien avulla käsiteltävät tiedt sujataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteistjen fyysisestä ja digitaalisesta tietturvasta hulehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä hulehtii siitä, että tallennettuja tietja sekä palvelimien käyttöikeuksia ja muita henkilötietjen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietja käsitellään luttamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden timesta, jiden työnkuvaan se kuluu. Kk M-Files HR-varastn henkilörekisterin luku- ja käyttöikeudet vat talusjhtajalla sekä HR- ja taluskrdinaattrilla. Työsuhteessa levilla henkilöillä n lukuikeus dkumentteihin, jiden metatiedissa heidät n mainittu työntekijänä. Osalla dkumenteista n työntekijän lisäksi nimetty vastuuhenkilö, jlla n luku- ja mukkausikeus k. dkumenttiin (esimerkiksi kehituskeskusteludkumentit). Timitusjhtajalla n lukuikeus työspimuksiin. Timitusjhtajalla, k. timialan myyntijhtajalla ja henkilön esimiehellä n ikeus työntekijäkhtaisiin myyntitilastihin. Kaikkien henkilökuvien lukuikeus n kaikilla työntekijöillä. Matkalaskuille n rakennettu työnkulku, jssa työntekijän matkalasku menee hyväksyttäväksi esimiehelle ennen maksuun menemistä. Jkaisella rekisterissä levalla henkilöllä n ikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietnsa ja vaatia mahdllisen virheellisen tiedn krjaamista tai puutteellisen tiedn täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedt tai vaatia niihin ikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (tietsujavastaava@klinger.fi). Rekisterinpitäjä vi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää tdistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietsuja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterissä levalla henkilöllä n ikeus pyytää häntä kskevien henkilötietjen pistamiseen rekisteristä ( ikeus tulla unhdetuksi ). Niin ikään rekisteröidyillä n muut EU:n yleisen tietsuja-asetuksen mukaiset ikeudet kuten henkilötietjen käsittelyn rajittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (tietsujavastaava@klinger.fi). Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietsujaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietsujaselste: M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 4 / 5

5 Tietsujaselste: M-files HR-varastn työntekijöiden henkilörekisteri Sivu 5 / 5