LOVIISAN KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET. Hyväksytty kaupunginvaltuuston kokouksessa.. 1. Konserniohjeen tarkoitus ja soveltamisala

Transkriptio

1 LOVIISAN KAUPUNGIN KONSERNIOHJEET Hyväksytty kaupunginvaltuuston kokouksessa.. 1. Konserniohjeen tarkoitus ja soveltamisala Tällä konserniohjeella luodaan puitteet kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle Loviisan kaupungin tavoitteiden mukaisesti. Ohjeella yhtenäistetään yhteisöjen toimintaa, lisätään toiminnan läpinäkyvyyttä ja parannetaan yhteisöstä saaman tiedon laatua sekä tehostetaan tiedonkulkua. Konserniohje koskee Loviisan kaupunkia ja tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä. Kuntayhtymissä ja Loviisan kaupungin osakkuusyhteisöissä kaupungin edustajan tulee pyrkiä siihen, että kaupungin konserniohjeen periaatteita noudatetaan myös näissä yhteisöissä. Tytäryhteisöllä tarkoitetaan sellaista osakeyhtiötä, yhdistystä ja muuta yhteisöä ja säätiötä, jossa kaupungilla yksin tai yhdessä tytäryhteisön kanssa on määräämisvalta. Osakkuusyhteisöllä tarkoitetaan osakeyhtiötä tai muuta yhteisöä, joissa kaupungilla yksin tai yhdessä muiden kaupunkikonserniin kuuluvien (tytäryhteisö) kanssa on vähintään viidennes yhteisön osakepääomasta tai vastaavasta pääomasta tai on huomattava vaikutusvalta (20-50 % yhteisön äänimäärästä) 2. Konserniohjeen käsittely ja hyväksyminen Konserniohjeen hyväksyy Loviisan kaupunginvaltuusto. Loviisan kaupunginhallitus johtaa ja ohjaa Loviisan kaupunkikonsernia. Kaupunginhallituksen tehtävänä on valvoa, että ne yhteisöt, joissa kaupungilla on määräysvalta, toimivat kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Konserniohje tulee käsitellä ja hyväksyä kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa sekä muiden tytäryhteisöjen vastaavissa elimissä. konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta.

2 3. Johtaminen, ohjaus ja valvonta Kaupunginvaltuusto hyväksyy kaupungin konsernijohtamista koskevat yleiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet hyväksymällä nämä konserniohjeet. Kaupunginvaltuusto määrittelee kaupungin omistajapolitiikan linjaukset. Kaupunginhallituksen tehtävänä on johtaa, ohjata ja valvoa kaupunkikonsernia siten, että ne yhteisöt, joissa kaupungilla on määräysvalta, toimivat kaupunginvaltuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Kaupunginhallitus valitsee edustajat tai ehdokkaat tytäryhteisöjen hallintoelimiin ja antaa heille tarvittaessa ohjeita. Edustajien tehtävänä on varmistaa strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden sekä omistajaohjauksen toteutumista tytäryhteisöissä. Vastuu kaupunkikonsernin operatiivisesta johtamisesta on kaupunginjohtajalla. Kaupunginjohtaja voi siirtää päätöksellään joidenkin yhteisöjen seurantavastuun toimialajohtajalle tai muulle määräämälleen viranhaltijalle. 4. Edustajien ohjeistaminen Kaupunginhallitus tai kaupunginjohtaja antavat tarvittaessa ohjeita kaupunkia eri yhteisöissä edustaville henkilöille siten kuin kuntalaissa säädetään. Tytäryhteisöt ovat velvolliset pyytämään laajaa merkitystä omaavia päätöksiä tehdessään konsernijohdon evästyksen ennen päätöksentekoa. Evästystä tulee vaatia ja antaa mm. seuraavissa asioissa: - hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan valinta - tilintarkastajan valinta - yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muuttaminen

3 - huomattava velan otto tai takauksen tai muun vakuuden antaminen - huomattava omaisuuden osto tai myynti tai muu investointi -osakkuudet muissa yhteisöissä - vakuuttaminen ja muu riskin hallinta - periaatteellisesti tai taloudellisesti merkittävät sopimukset ja toiminnan laaja-alaiset muutokset kuten olennainen laajentaminen tai supistaminen Kaupunginjohtajalla ja kaupunginhallituksella on oikeus tarvittaessa nimetä edustaja tytäryhteisön hallituksen kokouksiin. Edustajalla on puheoikeus. 5. Tilikausi, kirjanpidon sekä tilintarkastuksen järjestäminen Kaikkien yhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Yhteisöt järjestävät kirjanpidon yhtenäisesti siten, että tilinpäätöksistä voidaan laatia konsernitilinpäätös. Kaupungin talouspalvelut antavat tarkemmat ohjeet konsernitilinpäätöstä varten toimitettavista tiedoista ja määräajoista. Tarvittaessa kaupungin talouspalvelut voivat antaa tarkemmat ohjeet myös yhteisön kirjanpidon järjestämisestä. Tytäryhteisön tilintarkastajan tulee olla sama kuin kaupungin. 6. Raportointi Tytäryhteisöjen tulee viimeistään mennessä toimittaa kaupungin talouspalveluihin alkavaa tilikautta koskeva talousarvio. Talousarvioon tulee kirjata tytäryhteisön toiminnalliset, taloudelliset ja laadulliset tavoitteet, joissa on huomioitava kaupungin tytäryhteisöille antamat ohjeet. Tilivuoden aikana talousarvioon tehtävistä oleellisista muutoksista tulee raportoida kaupunginhallitukselle. Tytäryhteisö raportoi toiminnastaan vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportit toimitetaan kirjallisena ja saatetaan kaupunginhallituksen tietoon osana osavuosikatsauksiin liittyvää konserniraportointia. Tytäryhteisön tulee toimittaa kaupunginjohtajalle, hänen määräämälleen viranhaltijalle ja kaupunginhallitukselle tarvitsemat tiedot. Tytäryhteisön tulee toimittaa kaupungin talouspalveluihin osavuosikatsaus ajalta viimeistään 16.5 mennessä. Osavuosikatsaus ajalta 1.1.

4 31.8 tulee toimittaa viimeistään 16.9 mennessä. Osavuosikatsaukseen tulee sisällyttää ainakin tiedot talouden ja asetettujen tavoitteiden toteutumasta, johtopäätökset yhteisön toiminnan ja talouden tilasta ja resurssien muutoksesta sekä ehdotukset korjaaviksi toimenpiteiksi. Konsernitilinpäätöksen laatimista varten tytäryhteisöjen tulee toimittaa viimeistään 16.2 mennessä tarvittavat tilinpäätösasiakirjat kaupungin talouspalveluiden antamien ohjeiden mukaisesti. Pöytäkirjajäljennökset yhtiökokouksista tulee toimittaa viimeistään tilinpäätösasiakirjojen yhteydessä. 7. Rahoitus ja riskien hallinta Tytäryhteisöjen rahoituksessa on hyödynnettävä kilpailuttamista. Mikäli yhteisö pyytää lainoilleen kaupungin takausta, tulee yhteisön esittää realistinen lainan takaisinmaksusuunnitelma, joka sisältää maksuaikataulut, korkokulut ja lainanlyhennykset siten, että velkapääoma kuoleutuu kohtuulliseksi katsotussa aikataulussa. Vakuutuspalvelut hankitaan kaupunkikonsernille yhteisen tarjouskilpailun perusteella. Tytäryhteisö on velvollinen kartoittamaan riskit sekä ryhtymään toimenpiteisiin, joilla vältetään riskien aiheuttamat taloudelliset tai muut menetykset. 8. Palvelujen ostaminen ja hankinta Tytäryhteisön tulee ulkopuolisia palveluja hankkiessaan käyttää hyväkseen olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrkiä kokonaistaloudellisesti edullisimpaan ratkaisuun sekä olla yhteydessä kaupungin hankinnoista vastaaviin tahoihin ja toisiin tytäryhteisöihin yhteishankintojen mahdollistamiseksi. Hankinnoissa tytäryhteisöjen tulee käyttää hyväkseen kaupungin hankintasopimuksia ja tarjouspyyntöjä. 9. Henkilöstöpolitiikka Henkilöstöpolitiikan tulee olla peruslinjoiltaan kaupungin henkilöstöpolitiikan periaatteiden mukainen. Palkkauksessa ja muissa sopimuksenvaraisissa eduissa tulee noudattaa kaupungin kanssa

5 yhteneväisiä perusteita. Henkilöstöpäällikkö antaa tarvittaessa ohjeita kaupungin periaatteista ja linjauksista.